在荷蘭 UBO 登記冊中登記、變更和登出 UBO

當您擁有一家荷蘭公司時，您需要考慮到您必須在荷蘭 UBO 登記冊中正式登記您公司的任何所謂“最終受益所有人”（Ultimate Beneficial Owner(s)）。如果滿足特定標準，這些人員通常是董事和股東。Intercompany Solutions 在為外國創業者設立荷蘭公司以及財務、法律和行政服務等許多其他相關事務方面積累了多年的豐富經驗。這些服務可以幫助您取得重大成功，同時遵守荷蘭的法律法規。

因此，我們還可以協助您處理在設立荷蘭公司過程中可能遇到的任何其他任務。登記、變更或登出 UBO 也是我們服務範圍的一部分。我們堅信，任何型別的業務擴張都應以正確且盈利的方式執行。這就是為什麼我們始終致力於幫助外國創業者以穩定和盈利的方式在荷蘭建立業務。如果您想了解更多關於我們服務的資訊，請隨時向我們諮詢無約束力的專業建議。

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為什麼需要在荷蘭登記 UBO？

UBO 登記冊自 2022 年 3 月 27 日起正式啟用。在荷蘭登記最終受益所有人（UBO）對於提高商業活動的透明度和追責機制至關重要。這是因為，所有管理公司或擁有公司重大利益的重要個人，都要對其通過公司採取的任何行為負責。簡單來說：通過這種方式更容易對掌權者的行為進行追責。該措施符合歐盟法規，特別是歐盟的反洗錢指令（AMLD），並具有以下列出的幾個關鍵目的。

1. 打擊金融犯罪

首先，UBO 登記冊有助於打擊洗錢活動。通過識別最終從金融交易或商業活動中受益的個人，UBO 登記冊可以密切監視個人具體通過公司手段在做什麼。此外，UBO 登記冊通過提高透明度來防止出於犯罪目的濫用金融系統，從而積極抵制恐怖主義融資。此外，登記冊還被動地打擊逃稅和欺詐行為。這是通過向當局提供清晰的所有權結構圖以減少非法活動來實現的。

2. 促進透明度

UBO 登記冊揭示了公司、合夥企業、基金會和其他法人實體背後的個人，減少了利用複雜的所有權結構掩蓋非法活動的可能性。它允許公眾、記者和其他企業獲取某些 UBO 資訊，在商業環境中建立信任和信心。這樣，您可以立即知道您在與誰做生意，他們的往績是否乾淨，以及是否應該促成任何形式的潛在合作，而不會讓您現有的業務面臨風險。

3. 滿足歐盟要求

UBO 登記冊是歐盟強制要求的，作為其更廣泛的反洗錢框架的一部分。合規性確保荷蘭履行其作為歐盟成員國的義務，避免制裁或聲譽風險。因此，如果您有在荷蘭建立可能涉及犯罪活動的企業的野心，您應該受到警告。該登記冊的主旨是主動消除任何企圖通過非法、不公平或其他邪惡手段讓其他企業破產的公司或利益相關者。歐盟擁有歐洲單一市場，商品和服務在其中自由貿易。歐盟希望保持這種狀態。

4. 促進企業的盡職調查

盡職調查是以值得信賴的方式開展業務的非常重要的組成部分。盡職調查基本上意味著，您對潛在的業務合作伙伴、客戶和投資者展開調查。在任何方向做出錯誤的選擇都可能讓您牽扯進骯髒的勾當，因此最好確保您清楚自己在與誰打交道。金融機構、法律專業人士和其他實體可以訪問 UBO 登記冊，以滿足“瞭解您的客戶”（KYC）和盡職調查要求。該過程確保公司瞭解與其接觸的實體和個人，從而降低面臨金融和法律風險的可能性。

5. 促進公平競爭

公平競爭是公平和平等的資本主義社會的基礎。資本主義不僅僅是為了賺錢；恰恰相反。某些個人開創的新事物能立即創造出新的商業和就業機會，從而可能促進繁榮發展。所有權和控制權的透明度可以遏制不道德的商業行為，為誠信公司創造公平競爭的環境。因為當有人從事違法行為時，由於能夠了解任何公司的 UBO，該行為將會被登記在案。

帶著筆記本的討論

UBO 登記冊的關鍵細節

荷蘭 UBO（最終受益所有人）登記冊是一個旨在提高荷蘭公司和其他法人實體的最終所有或控制個人的透明度的系統。它是歐盟反洗錢指令的一部分，旨在打擊洗錢和恐怖主義融資等金融犯罪。我們上面已經簡要討論過這一點，但值得一提的是，UBO 登記冊旨在實現平等和誠信的創業。這也是避免過大壟斷的一種方式，因為過大的壟斷可能瞬間抹殺小型（但仍具盈利能力且誠信的）企業。那麼，讓我們進入正題。

誰符合 UBO 資格？

因此，在討論了 UBO 登記冊、成為 UBO 的利弊之後，您可能想知道 UBO 究竟是什麼。因此，UBO 是指通過所有權或表決權擁有或控制公司或法人實體 25% 以上的個人。因此，如果您擁有或控制一家公司超過 25% 的股份或表決權，您就是官方定義的 UBO。儘管如此，有一些提議的更新旨在將恰好擁有 25% 所有權或表決權的個人納入其中，從而擴大定義以提高覆蓋範圍。因此，不再是超過 25%，而是達到 25% 就不再屬於非 UBO 範圍。請注意，成為 UBO 似乎是一件權力很大的事情，但當一個人符合 UBO 資格時，也承擔著一些責任。例如，存在一些登記要求。

登記要求及違規後果

因此，公司和法人實體必須在荷蘭商會（KVK）的 UBO 登記冊中登記其 UBO 的詳細資訊。這包括 UBO 的身份識別資訊，例如姓名、出生日期以及所有權或控制權的性質。如果不這樣做，可能會產生嚴重後果。瞭解誰擁有公司大部分股權的重要性在於這個人開展業務的方式。如果是合法執行和管理的，完全沒有問題。但如果 UBO 跨越了一些法律界限，他們可能會面臨合規問題和隨後的處罰。在荷蘭，首先這相當於行政處罰。您可能會收到高達 21,750 歐元的行政罰款。對於不合規行為還有其他處罰，例如以進一步罰款為威脅的強制合規令。

除了行政罰款外，還有刑事處罰。這是因為根據《經濟犯罪法》，不合規可被視為經濟犯罪。違反該法案的潛在後果包括罰款、社群服務，在嚴重情況下甚至會面臨監禁，尤其是在登記期間提供虛假資訊的情況下。當局積極監控合規情況，以確保透明度並防止濫用公司結構從事洗錢或逃稅等非法活動。

當前合規資料

截至 2024 年 3 月，荷蘭約有 80% 的法人實體遵守了登記要求。正如我們之前討論的那樣，不合規可能導致罰款或其他處罰。順便提一句，在歐盟法院作出裁決後，出於對隱私的擔憂，對 UBO 登記冊的訪問曾被暫時限制。然而，到 2024 年年中，銀行、公證人和保險公司等某些實體已重新獲得訪問許可權，使其能夠有效地履行盡職調查義務。此外，自 2024 年 6 月起，公司將能夠從 UBO 登記冊中獲取經認證的摘錄，以證明符合“瞭解您的客戶”（KYC）要求。UBO 登記冊與提高公司透明度和減少金融犯罪的國際努力保持一致。雖然它在促進追責方面很有效，但它也面臨挑戰，特別是在平衡透明度與隱私顧慮方面。不過，這仍然是一個正在推進的問題，應該會在相對較短的時間內得到解決。

需要登記 UBO 的實體

瞭解哪種型別的實體應該登記 UBO 非常重要。在所有情況下，這都涉及參與商業活動的實體。這包括但不限於：

公司（BVs、NVs 等）
基金會和協會
合夥企業（普通合夥、有限合夥或專業合夥）

豁免適用於 eenmanszaak（個體戶）、上市公司以及某些不具備完全法人資格的協會。一旦您登記了 UBO，請記住，為了促進透明度，某些資料（如姓名和持股比例）是公開可訪問的。不過，並非所有資料都會公開。某些私人資訊（如居住地址）僅供公證人和金融機構等獲授權實體訪問。有關詳細指導，荷蘭商會（KVK）為 UBO 登記提供官方檔案和支援工具。您還可以參考在公司合規方面經驗豐富的公司（如 Intercompany Solutions）提供的諮詢服務。

在登記冊中登記 UBO

您的機構中是否有屬於最終受益所有人、但尚未在 UBO 登記冊中列為 UBO 的人員？那麼這就是您登記這些人員的地方。在荷蘭登記最終受益所有人（UBO）涉及提交關於最終擁有或控制公司或其他法人實體的個人的特定資訊。該過程可確保符合反洗錢法規並提高公司透明度。以下是 UBO 登記的步驟和要求的詳細概述。請記住：初創公司和小企業主正是通過這種方式獲得保護的。

UBO 登記步驟

為了確定誰是您公司的 UBO，荷蘭政府明確解釋瞭如何識別符合 UBO 資格的個人。這些人員可以定義為：

直接或間接擁有 25% 以上的股份或表決權
通過協議或影響力等其他手段行使控制權

要為您的公司登記 UBO，您需要採取一些基本步驟。我們將在下面列出這些步驟。

收集所需資訊：

必須提供關於 UBO 的以下詳細資訊：

姓名全稱
出生日期和國籍
居住地址（不會向公眾公開）
所有權或控制權的性質和程度（以百分比表示）
支援該資訊的證明檔案，例如股東協議和有效身份證明檔案

將資訊提交給荷蘭商會（KVK）

登記通過 KVK 進行，既可以是線上形式也可以是親自前往，或者藉助專業的服務公司，如 Intercompany Solutions。
公司需要填寫 KVK 提供的 UBO 登記表格

荷蘭商會（KVK）進行核實

一旦您完成了所有這些操作，荷蘭商會將在更新 UBO 登記冊之前對資訊進行核實。某些欄位（如所有權程度）是公開的，而私人資訊細節則受限。

維護並更新所提供的資訊

公司有責任保持 UBO 詳細資訊的最新狀態。所有權或控制權的任何變更都必須及時且準確地報告。

在登記冊中變更 UBO 資訊

除了登記 UBO 外，您還可以在 UBO 登記冊中報告變更。例如，這些變更可能涉及 UBO 在您機構中的權益，以及遮蔽 UBO 個人資料的可能性。變更荷蘭實體已登記的最終受益所有人（UBO）涉及更新由 KVK 維護的 UBO 登記冊中的資訊。當實體的所有權、控制權或結構發生變化時，這是必不可少的。我們將在下面概述更新 UBO 詳細資訊的步驟和主要注意事項。

確定您公司內部的變更

最重要的部分是明確確定將發生哪些變化。是否有新的 UBO 需要登記？如果是，則通過通常的登記程式完成。但可能還有其他變更，例如利益相關者數量的變化，或其持股比例的變化。您還可以確定哪些個人不再是 UBO，並根據所有權或控制權超過 25% 的門檻確定新的 UBO。

收集必要的證明檔案

然後，您需要準備能夠證明變更的檔案，例如更新後的股東協議、董事會會議紀要或其他確認新結構的法律檔案。順便提一句，公開資料和私人資料是有區別的。所有更新後的公開資料（例如姓名和所有權程度）都將向公眾開放。但私人資料（如居住地址）保持保密，僅供獲授權實體訪問。

通知 KVK

在收集完所有必要的證明檔案後，您需要向 KVK 提交更新後的 UBO 資訊。如果您是外國創業者且所需操作對您來說過於複雜，通常可以通過線上、親自辦理或通過在荷蘭值得信賴的合作伙伴來完成。您需要提供與首次登記時要求的相同詳細資訊，包括 UBO 的姓名、出生日期和國籍，以及所有權和控制權的性質。

提交變更申請

您或您聘請來處理此類事務的公司需要使用 KVK 針對 UBO 更新的特定表格。確保資訊準確完整，以避免處理延遲。您是否想將 UBO 的外國私人地址更改為荷蘭私人地址，或更改為另一個外國地址？屆時您需要為此使用表格 18：商業登記冊其他補充表格（Supplement to other Trade Register）。在核查過程中，KVK 將審查提交的變更。一切批准後，UBO 登記冊將顯示更新後的資訊。請務必確保您符合荷蘭關於 UBO 的法律。這意味著您需要確保持續監控並及時報告未來的變更，以避免處罰。

另請注意，UBO 資料的變更必須在生效後 7 天內通過 UBO 宣告進行報告。及時報告至關重要。變更一發生就必須予以溝通。正如上面所討論的，未能報告變更的公司可能會面臨罰款、行政處罰或聲譽受損。如需更多資訊或支援，荷蘭商會網站提供了詳細的指南和聯絡方式。專業顧問（例如 Intercompany Solutions）可以協助處理複雜的 UBO 變更或合規問題。

登出 UBO

當人員不再被視為 UBO 時，您還可以在 UBO 登記冊中登出該人員。如果某人不再是 UBO，您也必須在 7 天內通過 UBO 宣告報告此事。登出 UBO 時，請注意是否需要在 UBO 登記冊中登記其他 UBO。要在荷蘭登出 UBO，您需要遵循更新或刪除 KVK 的 UBO 登記冊中 UBO 資訊的流程。當某人不再符合 UBO 資格時（例如出售股份、轉讓表決權或卸任控制職位時），即會發生登出。為了您的方便，我們在下面列出了 UBO 登出流程的步驟和關鍵細節。

核實變更

您需要做的第一件事是確保該個人不再滿足 UBO 標準，即前面提到的擁有或控制超過 25% 的股份。例如，如果股東離開公司，或者他們出售了部分股份且不再滿足標準。

通知 KVK

一旦您知道要登出誰的 UBO 身份，您需要向 KVK 提交申請，從 UBO 登記冊中刪除該個人的資訊。這通常可以線上或親自辦理，或者由可以協助您的合格第三方辦理。您始終需要使用 KVK 提供的 UBO 更新或刪除表格。

提供所需的證明檔案

然後，您需要收集所有必要的支援檔案，例如更新後的股東協議、轉讓契據或公司決議。您必須提交變更證據（例如證明股份轉讓或公司結構其他變化的證明檔案），以便登出程式得以完成。

確認登出

商會在核實資訊後，將更新 UBO 登記冊並刪除該個人的詳細資訊。請注意，與 UBO 登記和變更流程一樣，您也需要及時報告此類變更，以保持符合法律規定。除此之外，公司還必須更新其內部記錄，並在需要時通知相關利益相關者（例如銀行）。就隱私而言，已登出的 UBO 將不再有任何資料在公共登記冊中可見。但是，出於盡職調查目的，獲授權實體可能仍可訪問歷史記錄。未能登出不再屬於 UBO 的個人可能會導致罰款或處罰，因為這可能會對公司的所有權和控制結構做出不準確的呈報。有關詳細指導，荷蘭商會網站和 Intercompany Solutions 等法律諮詢公司可以提供登出所需的具體說明和表格。

挑戰與顧慮

雖然 UBO 登記冊具有重大好處，但它也引發了對隱私和資料安全的擔憂。部分 UBO 資訊是公開的，這引發了關於平衡透明度與個人隱私權之間的辯論。該系統已進行調整以解決這些顧慮，例如限制公眾對某些敏感資料的訪問。有關 UBO 登記冊的合理性及運作方式的更多資訊，荷蘭商會（KVK）和歐盟法律框架等資源提供了額外的見解。當然，Intercompany Solutions 也可以協助您處理涉及您公司內部 UBO 登記、登出和變更的所有事務。

您想設立荷蘭公司嗎？請確保同時登記所有 UBO

Intercompany Solutions 專注於荷蘭公司設立，但我們能為您提供的服務遠不止於此。除了為您在荷蘭組建公司並完成註冊外，我們還可以協助處理許多額外任務，例如申請許可證、辦理簽證以及處理各種行政事務（如您的報稅和法律問題協助）。登記、變更和登出 UBO 對我們來說也完全不是問題。一旦您決定建立荷蘭公司，我們將向您索取一些標準檔案，包括有效身份證明檔案、您的全名和出生日期、首選公司名稱以及荷蘭商業註冊地址。憑藉這些檔案，我們可以前往公證人處設立您的公司，但我們也可以直接安排許多其他重要事項，例如開立荷蘭銀行賬戶，並確保您在荷蘭登記冊中妥善列為 UBO。

我們能為您提供的服務

Intercompany Solutions 已協助了來自 50 多個不同國籍的數百名外國創業者。我們的客戶範圍從小型的單人初創公司到跨國公司，以及介於兩者之間的各種規模企業。我們的流程針對外國創業者，因此，我們知道協助您進行公司註冊的最實用方法。我們可以協助處理在荷蘭註冊公司的全套服務：

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