Lista płac dla zdalnych zespołów w Holandii: Jakie masz opcje?

Jeśli obecnie posiadasz zagraniczną firmę i chciałbyś rozszerzyć swoją obecność za granicą, Holandia jest doskonałym miejscem do rozważenia. Kraj ten konsekwentnie zajmuje bardzo wysokie miejsca w wielu międzynarodowych rankingach biznesowych i jest niezwykle przyjazny dla obcokrajowców. Ale co najważniejsze: posiada jedną z największych na świecie dwujęzycznych pul talentów. Dlatego pomagamy zagranicznym firmom w zatrudnianiu wykwalifikowanego personelu, oferując szyte na miarę usługi płacowe, które zdejmują z nich cały ciężar administracyjny. Holenderskie prawo pracy może być dość skomplikowane, zwłaszcza jeśli nie znasz języka niderlandzkiego. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, co możemy dla Ciebie zrobić, skontaktuj się z nami w dowolnym momencie, aby uzyskać osobistą i profesjonalną poradę. W tym artykule wyjaśnimy, jak zarządzać zdalnymi zespołami w Holandii i jak dokładnie działa obsługa płac.

Poproś o bezpłatną konsultację

Podsumowanie: Zagraniczne firmy rozszerzające działalność na Holandię nie mogą po prostu wykonywać międzynarodowych przelewów bankowych, aby płacić zdalnym pracownikom. Zamiast tego muszą przestrzegać surowych holenderskich przepisów prawa pracy, obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne oraz ustawowej płacy minimalnej w wysokości 14,71 EUR za godzinę. Firmy mają cztery główne modele zatrudniania zdalnego: zatrudnianie niezależnych freelancerów, partnerstwo z Employer of Record (EOR) w celu przeniesienia wszystkich ryzyk związanych z zgodnością, rejestracja jako pracodawca niebędący rezydentem bezpośrednio w holenderskich organach podatkowych lub założenie lokalnej holenderskiej BV w celu uzyskania skalowalnej efektywności kosztowej. Dodatkowo, pracodawcy zdalni muszą przestrzegać ścisłego obowiązku staranności ("zorgplicht"), który obejmuje zapewnienie takich rzeczy, jak ergonomiczne stanowisko pracy w domu i wolne od podatku świadczenie na pracę z domu w wysokości 2,45 EUR dziennie.

Praca zdalna: holenderskie przepisy i regulacje

Do 2026 roku marzenie o możliwości pracy z dowolnego miejsca w Holandii zderzyło się nieco z rzeczywistością. Podczas gdy holenderscy pracownicy cenią sobie dni pracy z domu bardziej niż kiedykolwiek, rząd zaostrzył przepisy, aby zapewnić, że praca zdalna nie stanie się luką pozwalającą na unikanie podatków lub ochrony praw pracowniczych. Jeśli jesteś zagraniczną firmą, która chce zatrudniać ludzi w Holandii, musisz zdać sobie sprawę, że holenderskie prawo pracy w większości chroni pracownika, a nie pracodawcę (trochę podobnie do ludzi, którzy wynajmują od właścicieli).

Jeśli członek Twojego zespołu siedzi przy biurku w Amsterdamie lub Rotterdamie, jest chroniony holenderskimi przepisami o zwolnieniach, ma prawo do holenderskiej płacy minimalnej (która w tym roku osiągnęła 14,71 EUR za godzinę) i musi być objęty holenderskim ubezpieczeniem społecznym, by wymienić tylko kilka przykładów. Oprócz tego pamiętaj, że nie możesz po prostu wysłać przelewu bankowego z banku w Londynie czy Nowym Jorku i uważać, że sprawa zapłaty dla pracowników jest załatwiona. Holenderskie organy podatkowe ("Belastingdienst") oczekują formalnej struktury podczas zatrudniania ludzi, a to oznacza przestrzeganie holenderskiego prawa pracy i prawa podatkowego.

W związku z tym, niezależnie od tego, czy korzystasz z lokalnego partnera, czy rejestrujesz się samodzielnie, potrzebujesz sposobu na potrącanie podatków od wynagrodzeń i wpłacanie składek na krajowe systemy ubezpieczeń. W 2026 roku "nie wiedziałem" nie jest już ważną wymówką dla holenderskich władz. Wznowiły one również pełne egzekwowanie przepisów dotyczących na przykład fałszywego samozatrudnienia, co oznacza, że jeśli zatrudnisz freelancera, a on lub ona wygląda i zachowuje się jak pracownik, możesz liczyć na zaległe podatki i znaczne kary. Upewnij się więc, że przestrzegasz wszystkich zasad, najlepiej zatrudniając zaufaną stronę trzecią, taką jak Intercompany Solutions. Poniżej przedstawimy niektóre z najczęściej stosowanych sposobów zatrudniania ludzi w Holandii, jeśli posiadasz zagraniczną firmę.

Opcja 1: Model freelancera (Zzp’er)

Dla wielu zespołów zdalnych najprostszym rozwiązaniem wydaje się zatrudnianie holenderskich talentów jako freelancerów. Nie ma potrzeby prowadzenia list płac, obliczania składek na ubezpieczenie społeczne, a rachunek płaci się po prostu za każdym razem, gdy ktoś dla Ciebie pracuje, lub okresowo (możesz to swobodnie ustalić z każdym freelancerem, co czyni tę opcję bardzo elastyczną). Niestety, w przeszłości był to ogromny obszar szarej strefy, który firmy wykorzystywały. Dlatego w 2026 roku zasady zostały znacząco zaostrzone w ramach egzekwowania ustawy bilansującej ocenę stosunków pracy („Wet VBAR”).

Holenderskie organy podatkowe są obecnie bardzo agresywne w kwestii fałszywego samozatrudnienia. Jeśli Twój freelancer pracuje wyłącznie dla Ciebie, używa laptopa Twojej firmy, uczestniczy w cotygodniowych spotkaniach i nie ma (wielu) innych klientów, prawo traktuje go jako pracownika, niezależnie od treści Twojej umowy. Tak więc, jeśli holenderskie organy podatkowe zdecydują, że jest on faktycznie pracownikiem, zostaniesz obciążony latami zaległych składek na ubezpieczenie społeczne, a także wysokimi grzywnami, które mogą stanowić bardzo znaczną kwotę, mogącą nawet doprowadzić Cię do bankructwa. Powinieneś więc być bardzo ostrożny, zatrudniając kogoś w ten sposób i upewnić się, że Twoja umowa nie podlega żadnym kryteriom fałszywego samozatrudnienia.

Zatem model freelancera działa tylko wtedy, gdy osoba ta jest naprawdę niezależna. Powinna ustalać własne godziny pracy, używać własnego sprzętu i ponosić wyraźne ryzyko przedsiębiorcze. Jeśli chcesz, aby była kluczową częścią Twojego zespołu, traktuj ją jak kolegę i pozwól jej reprezentować Twoją firmę, droga freelancera zdecydowanie nie jest dla Ciebie najlepszym rozwiązaniem. Jest to świetna opcja dla krótkoterminowego projektu lub konkretnego zadania, takiego jak tworzenie strony internetowej lub obsługa deklaracji podatkowych, ale w przypadku stałego członka zespołu zdalnego często sprawia więcej kłopotów niż jest warta.

Opcja 2: Pracodawca Rekordowy (EOR)

Dla zagranicznej firmy bez lokalnego biura, opcja EOR jest często najpopularniejszym wyborem do zatrudniania zdalnego w 2026 roku, zwłaszcza jeśli jesteś nowy na rynku lub po prostu chcesz zatrudnić ludzi jak najszybciej. Jest to również przydatna opcja, gdy chcesz zatrudnić wykwalifikowanych migrantów zamiast holenderskiego personelu. Jak opisujemy w tym artykule, EOR działa jako prawny pracodawca w Twoim imieniu. Zajmuje się holenderską umową o pracę, dba o to, by wynagrodzenie spełniało aktualne progi, i zarządza specyficznymi holenderskimi szczegółami, takimi jak obowiązkowy dodatek urlopowy i zwolnione z podatku świadczenie na pracę z domu.

Zaletą EOR dla zespołów zdalnych jest to, że całkowicie eliminuje potrzebę rozumienia holenderskiego systemu ubezpieczeń społecznych. Jeśli Twój zdalny pracownik zachoruje, EOR zajmuje się procesem reintegracji wymaganym przez holenderskie prawo. Jeśli pracownik chce ubiegać się o ulgę podatkową 30%, eksperci podatkowi EOR zajmują się wnioskiem. Ty po prostu otrzymujesz jedną miesięczną fakturę, która obejmuje wynagrodzenie, podatki i opłatę za usługę.

Wadą? Może to być drogi sposób na skalowanie, w zależności od firmy, z którą zdecydujesz się współpracować. Jeśli masz tylko jednego lub dwóch zdalnych pracowników, to rozsądna cena za zerowe ryzyko prawne. Ale jeśli planujesz zatrudnić zespół dwudziestu lub więcej osób, czeka Cię ogromny roczny narzut tylko za przywilej nieposiadania własnego podmiotu. Jest to idealna opcja na początek, ale wiele firm w końcu z niej wyrasta. Niemniej jednak jest to jedyna opcja, która dosłownie obejmuje wszystkie obowiązki i ryzyka, więc jeśli chcesz być bezpieczny, jest to w zasadzie wybór dla Ciebie.

Opcja 3: Rejestracja jako pracodawca niebędący rezydentem

A co, jeśli chcesz być bezpośrednim pracodawcą, ale nie jesteś gotowy na założenie pełnej holenderskiej BV? Istnieje w rzeczywistości rozwiązanie pośrednie, zwane Rejestracją Pracodawcy Niebędącego Rezydentem. Pozwala to Twojej zagranicznej firmie (np. z siedzibą w USA lub Wielkiej Brytanii) zarejestrować się bezpośrednio w holenderskich organach podatkowych („Belastingdienst”) jako pracodawca. W tej konfiguracji jesteś prawnym pracodawcą w umowie, ale jesteś zarejestrowany w Holandii specjalnie dla celów podatku od wynagrodzeń. Otrzymasz holenderski numer podatkowy od wynagrodzeń, co pozwoli Ci potrącać podatek od wynagrodzeń i składki na ubezpieczenie społeczne dla Twojego zdalnego pracownika. Jest to bardzo przejrzysty sposób działania, ponieważ pokazuje władzom, że poważnie traktujesz swoje obowiązki, bez obciążeń związanych z lokalną korporacją.

Istnieje jednak haczyk: musisz samodzielnie zająć się stroną administracyjną lub zatrudnić wyspecjalizowanego holenderskiego partnera ds. płac. Nadal będziesz musiał upewnić się, że umowa jest zgodna z holenderskim prawem pracy, co oznacza, że nie możesz po prostu użyć standardowej umowy o pracę z kraju ojczystego, ale będziesz musiał zrobić wszystko zgodnie z holenderskim prawem pracy i prawem podatkowym. Będziesz również odpowiedzialny za takie rzeczy, jak zarządzanie (długoterminowym) chorobowym i ubezpieczeniem na wypadek niezdolności do pracy. Jest to fantastyczna opcja dla firm, które wyrosły z modelu EOR, ale nie są jeszcze gotowe na zobowiązanie się do utworzenia podmiotu prawnego. W tym scenariuszu, zatrudnienie kogoś do obsługi wszystkich spraw płacowych jest najmądrzejszą opcją, jeśli chcesz mieć pewność, że przestrzegasz wszystkich przepisów i regulacji.

Opcja 4: Założenie lokalnej holenderskiej BV

Jeśli Twój zdalny zespół rośnie powyżej kilku osób, najbardziej zrównoważonym długoterminowym posunięciem jest utworzenie holenderskiej „Besloten Vennootschap” (BV). Pomyśl o BV jako o holenderskim obywatelstwie Twojej firmy. Jest to oddzielny podmiot prawny, który zapewnia Ci najwyższy poziom wiarygodności w oczach lokalnych banków, IND, a co najważniejsze, pracowników, których próbujesz zatrudnić. Proces ten został znacząco usprawniony do 2026 roku. Prawie całą inkorporację można teraz przeprowadzić za pomocą cyfrowego aktu notarialnego lub pełnomocnictwa, więc koniec z lataniem do Holandii tylko po to, by podpisać kartkę papieru. Będziesz potrzebować minimalnego kapitału w wysokości zaledwie 0,01 EUR, zarejestrowanego holenderskiego adresu biznesowego i wizyty w Izbie Handlowej (KVK). Gdy BV zacznie działać, nie jesteś już tylko zagraniczną firmą; jesteś lokalnym pracodawcą z własnym numerem VAT i rejestracją podatku od wynagrodzeń.

Główną korzyścią jest efektywność kosztowa w skali. Przestajesz płacić wysokie miesięczne opłaty serwisowe, które wiążą się z EOR. Zyskujesz również całkowitą kontrolę nad swoimi pakietami świadczeń, programami emerytalnymi i kulturą firmy. Ponadto, jeśli kiedykolwiek będziesz chciał ubiegać się o licencję sponsorowania, aby sprowadzić talenty spoza UE, posiadanie BV jest niezbędnym pierwszym krokiem. Na początku jest to pewna przeszkoda administracyjna, ale dla zespołu liczącego 10 lub więcej osób rachunek prawie zawsze przechyla się na korzyść BV. Przekształca to Twoje zdalne ustawienie z projektu w stałą holenderską operację. Mimo to zdecydowanie zalecamy zatrudnienie strony trzeciej do wszystkich spraw związanych z płacami, zwłaszcza jeśli niewiele wiesz o zatrudnianiu ludzi w Holandii. Oprócz tego, będziesz musiał wypłacać sobie wynagrodzenie jako dyrektor. Jeśli pozwolisz komuś innemu zająć się tymi wszystkimi rzeczami, będziesz miał więcej czasu na rozszerzanie i rozwój swojej nowo założonej holenderskiej BV.

Wymogi bezpieczeństwa, które należy wziąć pod uwagę

W Holandii obowiązek staranności pracodawcy („zorgplicht”) nie kończy się w biurze. Jeśli Twój zespół pracuje zdalnie, musisz wziąć pod uwagę, że jesteś prawnie odpowiedzialny za zapewnienie, aby ich domowe miejsce pracy było ergonomiczne i bezpieczne pod każdym względem. Nie chodzi tu tylko o bycie miłym pracodawcą: jest to wymóg bezpieczeństwa i higieny pracy. Jeśli zdalny pracownik nabawi się przewlekłego bólu pleców lub zespołu cieśni nadgarstka, ponieważ pracował na krześle kuchennym, technicznie rzecz biorąc, możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności za uraz zawodowy, a to może być bardzo kosztowne i zniechęcające.

Aby temu zaradzić, większość holenderskich pracodawców zapewnia budżet lub bezpośredni zwrot kosztów za odpowiednie biurko, ergonomiczne krzesło i wysokiej jakości monitory. W 2026 roku, wolny od podatku dodatek na pracę w domu jest głównym elementem praktycznie każdej holenderskiej umowy. W tym roku możesz wypłacać swoim pracownikom 2,45 EUR dziennie wolne od podatku, aby pokryć koszty dodatkowej energii elektrycznej, ogrzewania, a nawet kawy, którą piją podczas pracy dla Ciebie.

Poza kwestiami fizycznymi, należy również wziąć pod uwagę tak zwane prawo do odłączenia się (right to disconnect). Choć nie jest to jeszcze twarde prawo w taki sam sposób, jak w niektórych innych krajach UE, holenderskie sądy coraz częściej stają po stronie pracowników, którzy twierdzą, że cierpią na wypalenie z powodu cyfrowego uwiązania. Jako pracodawca zdalny, ustalenie jasnych granic w podręczniku pracownika dotyczących godzin komunikacji i czasu wolnego jest bardzo ważnym elementem zgodności. Dzięki temu Twój zespół jest zdrowy, a holenderscy inspektorzy pracy są zadowoleni, co jest bardzo ważne.

Jak zatem zharmonizować zdalne płace?

Jak widać, jest wiele do przemyślenia, gdy chce się zatrudnić ludzi w Holandii. Ostatecznie, nie założyłeś firmy, aby zostać ekspertem od holenderskich przepisów podatkowych czy regulacji dotyczących ergonomicznych krzeseł. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na bezpieczeństwo EOR, czy długoterminową swobodę własnej holenderskiej BV, chcesz po prostu, aby Twój zespół był zadowolony, a Twoje podstawy prawne zabezpieczone. Prawdziwy sekret to nie tylko wybór modelu; to upewnienie się, że Twoje płace nie są bałaganem.

W 2026 roku władze holenderskie są bardzo rygorystyczne w stosowaniu przepisów takich jak Wet VBAR czy te codzienne ryczałty na pracę z domu. W związku z tym będziesz potrzebować systemu, w którym wszystkie niezbędne działania odbywają się automatycznie. Wyobraź sobie sytuację, w której dzienna dieta w wysokości 2,45 EUR, 8% dodatek urlopowy i złożone ubezpieczenie społeczne dzieją się bez Twojej potrzeby dotykania arkusza kalkulacyjnego czy programu komputerowego. Brzmi dobrze, prawda? To właśnie zasadniczo oferuje solidny partner płacowy: to oni trzymają nudne i skomplikowane rzeczy, takie jak zaległe podatki i audyty IND, z dala od Twojej uwagi.

Poprawne zarządzanie zdalnymi płacami to nie tylko zachowanie zgodności z przepisami, ale także pokazanie holenderskiemu zespołowi, że naprawdę ich cenisz. Masz możliwość zaoferowania profesjonalnego, lokalnego doświadczenia, którego oczekują, podczas gdy Ty skupiasz się na szerszej perspektywie. Jeśli więc jesteś gotowy przestać martwić się holenderską papierkową robotą i zacząć skalować swój zespół, zdecydowanie powinieneś rozważyć EOR lub usługi płacowe jako opcję. To sprawi, że zatrudnianie w Holandii będzie jedną z łatwiejszych części Twojej globalnej ekspansji.

Intercompany Solutions może pomóc odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania dotyczące zatrudniania pracowników w Holandii

Niezależnie od tego, czy chcesz się rozwijać, czy już zatrudniłeś pracowników, ale chcesz uprościć swoje codzienne działania: trafiłeś we właściwe miejsce. Intercompany Solutions oferuje różne opcje obsługi płac, które są specjalnie dostosowane do potrzeb Twojej firmy. Jeśli chcesz zlecić wszystko na zewnątrz, wówczas skorzystanie z naszej opcji EOR będzie dla Ciebie najlepszym rozwiązaniem. Możesz również zdecydować się na samodzielne załatwienie niektórych obowiązków i po prostu zlecić nam obsługę procesu płacowego. Jeśli nie jesteś pewien, jakie rozwiązanie jest dla Ciebie najlepsze, zawsze możesz skontaktować się z nami w razie pytań. Zawsze chętnie udzielimy profesjonalnej porady i pomożemy, gdziekolwiek i kiedykolwiek będzie to konieczne.

Poproś o bezpłatną konsultację

Potrzebujesz praktycznej pomocy z holenderskimi płacami? Nasza dedykowana marka płacowa ICS Payroll zajmuje się rejestracją podatku od wynagrodzeń, miesięcznymi odcinkami wypłat i zgłoszeniami do ubezpieczeń społecznych dla międzynarodowych pracodawców.

Podobne posty:

• Zagraniczne korporacje międzynarodowe i holenderski budżet roczny
• Chcesz innowować w sektorze zielonej energii lub czystych technologii? Załóż firmę w Holandii
• Wypowiedzenie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania między Holandią a Rosją z dniem 1 stycznia 2022 r.
• Dyrektywy w celu przeciwdziałania unikaniu opodatkowania w Holandii
• Istotne zmiany w prawie w Holandii w 2019 roku

Źródła

• Business.gov.nl - zatrudnianie personelu w Holandii
• UWV - holenderskie ubezpieczenia pracownicze i informacje o pracy
• KVK - rejestracja w Holenderskim Rejestrze Handlowym
• KVK - holenderska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (BV)
• PwC Netherlands - spostrzeżenia i publikacje podatkowe
• Hoge Raad 2025, rozwiązanie umowy o pracę (ECLI:NL:HR:2025:1171)
• Hoge Raad 2022, zwolnienie z przyczyn ekonomicznych (ECLI:NL:HR:2022:276)
• Burgerlijk Wetboek Boek 7, prawo pracy (wetten.overheid.nl)
• KPMG Netherlands - usługi i spostrzeżenia podatkowe
• Trybunał Sprawiedliwości UE, CCOO w sprawie rejestracji czasu pracy (C-55/18)
• Belastingdienst - obliczanie podatków od płac