Regulamin

Ogólne warunki handlowe ICS Formations BV

Artykuł 1. Definicje

W niniejszych ogólnych warunkach handlowych stosuje się następujące definicje:

1.1 Ogólne warunki handlowe: zbiór postanowień określonych poniżej.

1.2 ICS Formations BV: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ICS Formations BV, z siedzibą pod adresem Bredaseweg 185, 2e etage, 4872LA Etten-Leur, zarejestrowana w Rejestrze Handlowym Izby Handlowej pod numerem 95852565, reprezentowana prawnie przez Ivo van Dijke. ICS Formations BV obejmuje wszystkie nazwy handlowe.

O ile wyraźnie nie uzgodniono inaczej w niniejszych ogólnych warunkach handlowych, wszystkie warunki mają zastosowanie również do nazw handlowych.

oraz ICS Advisory & Finance BV 37, 3011 AA Rotterdam, Holandia, zarejestrowana w Rejestrze Handlowym Izby Handlowej pod numerem 71469710, reprezentowana prawnie przez Ivo van Dijke.

Obie spółki razem będą nazywane „ICS”, z zastrzeżeniem, że klient rozumie, iż:

ICS Advisory & Finance BV świadczy wszystkie usługi księgowe dla klientów ICS.

ICS Formations BV zapewnia zakładanie spółek, wnioski o numer BTW/VAT, usługi sekretarskie, usługi tłumaczeniowe i ogólne wsparcie ICS.

1.3 Klient: osoba fizyczna lub prawna, która zawarła umowę z ICS.

1.4 Strony: ICS i klient wspólnie.

1.5 Umowa: wszelkie porozumienia, a także (prawne) czynności przygotowawcze i wykonawcze do nich, mające na celu wykonanie przez ICS prac zleconych przez lub na rzecz Klienta.

1.6 Praca: wszystkie prace zlecone przez Klienta lub wykonane przez ICS na jakiejkolwiek innej podstawie, w najszerszym tego słowa znaczeniu.

1.7 Dokumenty: wszystkie elementy udostępnione przez Klienta firmie ICS, takie jak (cyfrowe) dokumenty lub nośniki danych, oraz wszystkie elementy wytworzone przez ICS w ramach umowy, w tym (cyfrowe) dokumenty lub nośniki danych.

1.8 Na piśmie: każda komunikacja pisemna, w tym komunikacja za pośrednictwem poczty elektronicznej i wiadomości cyfrowych, pod warunkiem, że tożsamość nadawcy i autentyczność komunikacji zostały wystarczająco ustalone.

Artykuł 2. Zastosowanie ogólnych warunków handlowych

2.1 Niniejsze ogólne warunki mają zastosowanie do wszystkich ofert, kosztorysów, zawieranych umów, świadczonych usług i innych działań podejmowanych przez ICS. Odstępstwa od niniejszych warunków ogólnych będą ważne tylko wtedy i w takim zakresie, w jakim zostaną uzgodnione na piśmie pomiędzy stronami.

2.2 Niniejsze ogólne warunki mają zastosowanie również do wszystkich umów z ICS, które wymagają zaangażowania osób trzecich.

2.3 W przypadku konfliktu między niniejszymi ogólnymi warunkami a ustaleniami zawartymi w umowie, postanowienia umowy mają pierwszeństwo.

2.4 Jeżeli klient stosuje ogólne warunki (zakupu lub dostawy) i odwołuje się do nich, ich stosowanie jest wyraźnie wykluczone. Wszelkie warunki, które są sprzeczne z niniejszymi ogólnymi warunkami, nie zostaną zaakceptowane przez ICS.

2.5 Obowiązuje najnowsza wersja ogólnych warunków ICS. ICS ma prawo do jednostronnej zmiany i uzupełnienia niniejszych ogólnych warunków. Zmiany będą miały zastosowanie również do już zawartych umów, ze skutkiem od 30 dni po ogłoszeniu zmian. ICS dostarczy klientowi najnowszą wersję ogólnych warunków lub opublikuje ją na swojej stronie internetowej.

2.6 Jeżeli jedno lub więcej postanowień niniejszych ogólnych warunków w dowolnym momencie będzie w całości lub w części nieważne, zostanie uznane za nieważne lub anulowane, pozostałe postanowienia pozostaną w pełni obowiązujące. Strony skonsultują się w celu uzgodnienia nowego postanowienia zastępującego to nieważne lub anulowane. Cel i zakres pierwotnego postanowienia zostaną zachowane w możliwie największym stopniu.

2.7 Jeżeli ICS, z własnej inicjatywy, odstąpi od niniejszych ogólnych warunków na korzyść klienta, nigdy nie może to stanowić podstawy do roszczeń klienta.

Artykuł 3. Oferty i kosztorysy

3.1 Oferta złożona przez ICS jest niezobowiązująca. ICS ma prawo do wycofania złożonej oferty nie później niż w ciągu trzech dni od jej przyjęcia.

3.2 Oferty będą składane na piśmie i/lub w formie cyfrowej, chyba że pilne okoliczności to uniemożliwiają.

3.3 Oferta ICS nie obejmuje wynagrodzenia za współpracę. Oferta i/lub kosztorys mogą obejmować szacowane pozycje kosztów i szacowane godziny. Rzeczywiste poniesione koszty i godziny zostaną zafakturowane według faktycznego zużycia.

3.4 Klient odpowiada za dokładność i kompletność informacji oraz danych dostarczonych przez lub w imieniu klienta ICS, na których opiera się oferta. Jeżeli po przedstawieniu oferty okaże się, że dostarczone dane odbiegają od panujących okoliczności, ICS ma prawo do dostosowania cen i innych związanych z tym warunków. ICS nie jest zobowiązana do weryfikacji dokładności informacji lub danych dostarczonych przez klienta lub osoby trzecie.

3.5 Złożony kosztorys nie zobowiązuje ICS do wykonania części zlecenia po odpowiadającej części wycenionej ceny.

3.6 ICS nie może być związana swoimi ofertami i/lub kosztorysami, jeżeli klient rozumie lub w sposób rozsądny mógł zrozumieć, że oferta i/lub kosztorys, lub ich część, zawiera oczywisty błąd, literówkę lub błąd pisarski.

3.7 Oferty i/lub kosztorysy nie mają automatycznie zastosowania do przyszłych zleceń.

Artykuł 4. Zawieranie umów

4.1 Umowę uważa się za zawartą w wyniku przyjęcia przez klienta oferty złożonej przez ICS.

4.2 Jeżeli przyjęcie klienta odbiega, nawet w drugorzędnych kwestiach, od oferty ICS, umowę uważa się za zawartą, jeśli ICS wyraziła zgodę (na piśmie) na takie odstępstwo/a.

4.3 Jeżeli klient złoży zamówienie w ICS bez wcześniejszej oferty, ICS jest związana takim zamówieniem dopiero po potwierdzeniu go (na piśmie) klientowi.

4.4 Umowy stają się wiążące dla ICS dopiero po pisemnym potwierdzeniu przez ICS lub natychmiast po tym, jak ICS, bez sprzeciwu klienta, rozpoczęła wykonywanie zlecenia.

4.5 Zmiany w umowach będą ważne tylko wtedy i w takim zakresie, w jakim zostaną uzgodnione (na piśmie) pomiędzy stronami. ICS dokona żądanych zmian, o ile będzie to racjonalnie możliwe. Zmiany mogą skutkować przekroczeniem uzgodnionego w umowie terminu przez ICS, co zostanie uznane za siłę wyższą.

4.6 Jeżeli w trakcie wykonywania umowy okaże się, że dla prawidłowego wykonania konieczna jest zmiana lub uzupełnienie samej umowy, ICS poinformuje o tym klienta jak najszybciej. Strony bezzwłocznie i za obopólną zgodą dokonają zmiany umowy.

Artykuł 5. Czas trwania umów

5.1 Umowa jest zawierana na czas nieokreślony, chyba że jej treść, charakter lub zakres stanowią inaczej, lub jeżeli strony wyraźnie uzgodnią inaczej na piśmie.

5.2 Jeżeli uzgodniono termin wykonania określonych zadań, nigdy nie należy go uważać za termin ostateczny. Niedotrzymanie takiego terminu nie stanowi zatem zawinionego niewykonania zobowiązania przez ICS, ani nie stanowi podstawy do rozwiązania umowy.

Artykuł 6. Obowiązki klienta

6.1 Klient musi mieć ukończone co najmniej 18 lat. ICS nie zawiera umów z osobami niepełnoletnimi.

6.2 Klient odpowiada za terminowe i kompletne dostarczenie wszystkich informacji, danych i dokumentów, które są niezbędne lub które klient powinien racjonalnie rozumieć jako niezbędne do wykonania umowy.

6.3 Jeżeli informacje i dokumenty niezbędne do wykonania umowy nie zostaną dostarczone do ICS w sposób terminowy i kompletny, ICS będzie miała prawo do zawieszenia wykonania umowy i obciążenia klienta dodatkowymi kosztami wynikającymi z opóźnienia, według obowiązujących w danym czasie stawek.

6.4 Jeżeli klient ma dostarczyć informacje, dane i/lub dokumenty niezbędne do prawidłowego i pełnego wykonania umowy, okres wykonania rozpocznie się po dostarczeniu przez klienta takich danych i/lub dokumentów do ICS.

6.5 Klient gwarantuje dokładność, kompletność i wiarygodność danych i dokumentów dostarczonych ICS, nawet jeśli pochodzą one od osób trzecich. Klient pozostaje odpowiedzialny za wszelkie konsekwencje wynikające z dostarczenia nieprawidłowych, niekompletnych i niewiarygodnych informacji, danych i dokumentów.

6.6 Na życzenie klienta dostarczone dokumenty zostaną mu zwrócone.

6.7 Klient jest zobowiązany do poinformowania ICS o wszystkich informacjach i danych niezbędnych lub przydatnych do (dalszego) wykonania umowy.

6.8 Klient jest osobiście odpowiedzialny za bezpieczne i prawidłowe przechowywanie plików cyfrowych. ICS nie ponosi odpowiedzialności za utratę (cyfrowych) plików ani za nieautoryzowany dostęp do nich.

6.9 Klientowi zaleca się skonsultowanie się z doradcą prawnym/podatkowym i/lub księgowym przed podpisaniem umowy.

Artykuł 7. Obowiązek informowania i należyta staranność

7.1 Klient musi natychmiast poinformować ICS:

• jeżeli klient zostanie ogłoszony bankrutem lub złoży wniosek o ogłoszenie bankructwa;
• jeżeli klient złoży wniosek o (tymczasowe) zawieszenie płatności;
• jeżeli na klienta zostanie nałożone zajęcie egzekucyjne;
• jeżeli klient zostanie objęty opieką prawną lub kuratelą;
• jeżeli struktura korporacyjna klienta ulegnie zmianie;
• jeżeli zmieni się własność spółki klienta;
• jeżeli klient w inny sposób utraci prawo rozporządzania lub zdolność prawną w odniesieniu do wszystkich lub części swojego majątku.

7.2 Klient musi na żądanie przesłać ICS zaświadczenie o niekaralności/rejestrze karnym.

7.3 ICS może zażądać od Klienta dodatkowej należytej staranności z następujących powodów:

• wygaśnięcie starych dokumentów;
• powody prawne do żądania dodatkowych szczegółów;
• przeprowadzenie rutynowej kontroli, zgodnie z krajowymi i międzynarodowymi przepisami AML, takimi jak ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, oraz równoważnymi regulacjami UE i międzynarodowymi;
• otrzymanie nowych informacji lub żądania należytej staranności od oficjalnego organu, notariusza lub innej właściwej organizacji.

Jeśli Klient nie spełni żądania w rozsądnym terminie (od dwóch tygodni do 30 dni) i pomimo wysłanych ponagleń, Usługodawca ma prawo do natychmiastowego rozwiązania umowy. W takich przypadkach wszelkie zapłacone kwoty zostaną zatrzymane przez ICS.

Artykuł 8. Wykonanie umów

8.1 ICS określi sposób i osobę/osoby, które będą wykonywać umowę. Czyniąc to, ICS będzie uwzględniać instrukcje dostarczone przez klienta.

8.2 ICS wykona umowę z najwyższą starannością i umiejętnościami, zgodnie z zasadami dobrej techniki i należytej staranności oraz z poszanowaniem obowiązujących norm etycznych i zawodowych. Wszystko to na podstawie ówcześnie znanej wiedzy naukowej. ICS ma obowiązek staranności w odniesieniu do świadczonych usług i nie może być pociągnięta do odpowiedzialności na podstawie obowiązku rezultatu; ICS nie może zatem być pociągnięta do odpowiedzialności za rozczarowujące wyniki i/lub nieosiągnięcie założonych celów w wyniku już świadczonych usług.

8.3 ICS dokłada wszelkich uzasadnionych starań, aby chronić dane, które przechowuje dla klienta, w taki sposób, aby dane te nie były dostępne dla osób nieuprawnionych.

8.4 ICS ma prawo, bez uprzedzenia i bez wyraźnej zgody klienta, zlecić wykonanie (części) uzgodnionych usług osobom trzecim, jeśli zdaniem ICS jest to pożądane. ICS nie ponosi odpowiedzialności za błędy i/lub niedociągnięcia osób trzecich, jeśli ICS dołożyła należytej staranności przy wyborze takich osób trzecich.

8.5 ICS ma prawo wykonywać zlecenie etapami.

8.6 Jeżeli zlecenie jest wykonywane etapami, ICS ma prawo zawiesić wykonanie części należących do kolejnych etapów, dopóki klient nie zatwierdzi na piśmie wyników poprzedniego etapu (np. zatwierdzenia projektu aktu).

8.7 Jeżeli zlecenie jest wykonywane etapami, ICS ma prawo do wystawienia oddzielnej faktury za każdą wykonaną część i żądania za nią zapłaty. Jeżeli i dopóki taka faktura nie zostanie zapłacona przez Klienta, ICS nie będzie zobowiązana do wykonania kolejnego etapu i będzie miała prawo do zawieszenia zlecenia.

8.8 W przypadku zlecenia na usługi księgowe, klient musi przesyłać dokumenty niezbędne do księgowości (lub złożenia zeznania podatkowego) miesięcznie lub w akceptowalnym terminie (maksymalnie 10 dni po zakończeniu okresu rozliczeniowego):

• Za pierwszy kwartał dokumenty muszą dotrzeć do ICS nie później niż 10 kwietnia;
• Za drugi kwartał dokumenty muszą dotrzeć do ICS nie później niż 10 lipca;
• Za trzeci kwartał dokumenty muszą dotrzeć do ICS nie później niż 10 października;
• Za czwarty kwartał dokumenty muszą dotrzeć do ICS nie później niż 10 stycznia.

Wszelkie konsekwencje wynikające z niezłożenia sprawozdań w terminie lub w sposób kompletny, ponosi klient i na jego ryzyko.

8.9 ICS wywiąże się ze swoich obowiązków, korzystając z informacji dostarczonych przez klienta. ICS nie może być pociągnięta do odpowiedzialności za opóźnienia w złożeniu zeznań podatkowych, jeśli klient nie przesłał wymaganych dokumentów w terminie (do dziesięciu dni po zakończeniu okresu rozliczeniowego) lub nie uiścił zaliczki za usługi księgowe.

8.10 ICS nie ponosi odpowiedzialności za odsetki naliczone w wyniku:

(a) Opóźnionego złożenia rocznego zeznania podatkowego, w przypadkach, gdy klient nie zatwierdził rocznego sprawozdania finansowego w ustalonym terminie 30 dni od daty jego przekazania klientowi; lub

(b) Opóźnionego złożenia kwartalnej deklaracji VAT, w przypadkach, gdy klient nie dostarczył ICS wymaganej dokumentacji w terminach wskazanych w Artykule 8.8 niniejszych ogólnych warunków.

8.11 Informacje dostarczone przez ICS na mocy umowy podlegają orzecznictwu oraz obowiązującym przepisom prawa i regulacjom w danym momencie. ICS nie ponosi odpowiedzialności, jeśli zmiany w orzecznictwie i/lub przepisach prawa i regulacjach wpływają na klienta.

8.12 ICS ma prawo w każdym czasie zażądać niezbędnego przedłużenia terminu na złożenie zeznań podatkowych itp. dla klienta. Klient niniejszym wyraża swoją wyraźną i bezwarunkową zgodę na wniosek o przedłużenie.

8.13 W przypadku, gdy klient zażąda pomocy w otwarciu konta bankowego lub konta w instytucji pieniądza elektronicznego, ICS dołoży wszelkich uzasadnionych starań, aby udzielić takiej pomocy. Jednakże:

(a) ICS jest prawnie niezdolna do bezpośredniego świadczenia tej usługi w imieniu klienta;

(b) Zatwierdzenie każdego kolejnego wniosku pozostaje w wyłącznej gestii właściwej instytucji finansowej.

8.14 Klient nie może wywodzić żadnych praw z zobowiązań podjętych przez ICS, które nie zostały pisemnie zarejestrowane przez zarząd ICS. Pracownicy inni niż zarząd nie są uprawnieni do podejmowania zobowiązań, a ICS nigdy nie będzie za to odpowiedzialna.

8.15 ICS zastrzega sobie prawo do zastosowania niestandardowej opłaty za wyjątkowo złożone sytuacje księgowe, w tym między innymi:

• Transakcje z udziałem walut obcych;
• Sporządzanie sprawozdań międzyfirmowych (intercompany);
• Skonsolidowane sprawozdania finansowe;
• Sytuacje wymagające wielokrotnych rewizji danych lub licznych zmian po projekcie sprawozdania finansowego;
• W sytuacjach, gdy z jakiegokolwiek powodu niezależnego od ICS, czas poświęcony na sprawę znacznie przekracza normę.

Konkretna opłata zostanie ustalona na podstawie szczególnych okoliczności i złożoności sytuacji. ICS poinformuje klienta o niestandardowym kosztorysie tak szybko, jak to możliwe.

Artykuł 9. Imigracja

9.1 ICS nie ponosi odpowiedzialności za odmowę zezwolenia, jeżeli klient nie dostarczył niezbędnych dokumentów.

9.2 ICS nie ponosi odpowiedzialności, jeśli klient zostanie odrzucony przez Służbę Imigracyjną i Naturalizacyjną (IND). Żadna instytucja w Holandii nie może zagwarantować akceptacji.

9.3 ICS nie ponosi odpowiedzialności za treść biznesplanów klienta ani za odmowę finansowania/pozwolenia/itp. na podstawie takich biznesplanów.

Artykuł 10. Postanowienia szczególne dotyczące zakładania spółek

10.1 Wynagrodzenie za założenie podmiotu obejmuje rejestrację spółki, czyli akt notarialny i wpis do holenderskiej Izby Handlowej (KvK).

10.2 ICS Formations B.V. odpowiada za rejestrację spółki. Klient odpowiada za samą spółkę.

10.3 ICS Formations B.V. nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia spowodowane nieprzewidzianymi okolicznościami, o których mowa w artykule 16 niniejszych ogólnych warunków (siła wyższa), awariami technicznymi w Izbie Handlowej oraz innymi zdarzeniami niezależnymi od ICS Formations B.V.

10.4 Klient musi wyrazić zgodę na projekt aktu. ICS Formations B.V. nie ponosi odpowiedzialności za błędy w akcie po założeniu, po tym jak klient mógł zapoznać się z projektem aktu i wyraził lub mógł wyrazić na niego zgodę. Wszelkie (dodatkowe) koszty zmian statutu ponosi klient i na jego ryzyko.

10.5 Klient musi posiadać wystarczającą znajomość języka niderlandzkiego i/lub angielskiego. Jeżeli klient nie posiada wystarczającej znajomości języka niderlandzkiego i/lub angielskiego, musi natychmiast poinformować o tym ICS Formations B.V., aby można było zorganizować tłumacza. Koszty tłumacza ponosi klient i na jego ryzyko.

10.6 Oficjalny akt założycielski zostanie dostarczony w języku niderlandzkim, wraz z nieoficjalnym tłumaczeniem na język angielski. W przypadku, gdy Klient zażąda oficjalnego tłumaczenia na inny język, usługi tłumacza przysięgłego mogą zostać zorganizowane za dodatkową opłatą.

10.7 W przypadku, gdy struktura korporacyjna klienta obejmuje więcej niż trzy (3) podmioty wymagające kontroli Know Your Customer (KYC), ICS Formations B.V. zastrzega sobie prawo do naliczenia dodatkowej opłaty za każdy podmiot przekraczający ten próg. Takie dodatkowe opłaty będą stosowane w następujący sposób:

(a) W przypadku pierwszych trzech (3) podmiotów kontrole KYC będą przeprowadzane w ramach standardowej usługi;

(b) Za każdy podmiot powyżej pierwszych trzech (3) zostanie naliczona dodatkowa opłata w wysokości 125 EUR w celu pokrycia kosztów związanych z dodatkowymi kontrolami KYC;

(c) W przypadku struktur obejmujących raje podatkowe mogą zostać naliczone dodatkowe koszty;

(d) Kwota dodatkowej opłaty zostanie określona przez ICS Formations B.V. i przekazana klientowi przed rozpoczęciem dodatkowych procedur KYC.

Artykuł 11. Postanowienia szczególne dotyczące pakietu sekretarskiego

11.1 Umowa dotycząca pakietu sekretarskiego jest zawierana na okres jednego roku, licząc od daty założenia. Jeżeli założenie spółki zostało dokonane przez inną stronę, umowa jest zawierana na okres jednego roku od daty płatności.

11.2 Pierwszy wniosek o nadanie numeru BTW/VAT jest wliczony w pakiet sekretarski. Jest to usługa jednorazowa i dotyczy pierwszego numeru BTW/VAT. Inne usługi, takie jak zmiany numerów BTW/VAT, są traktowane jako dodatkowe prace i w związku z tym wiążą się z dodatkowymi kosztami.

11.3 ICS Formations B.V. nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte przez organy państwowe, takie jak notariusze, holenderska Izba Handlowa, holenderski Urząd Skarbowy itp.

Artykuł 12. Wynagrodzenie za dodatkowe usługi księgowe

12.1 Opłaty za usługi podawane są bez VAT i bez innych kosztów, takich jak inne podatki państwowe, koszty podróży, wysyłki i/lub koszty osób trzecich, chyba że wyraźnie wskazano lub uzgodniono inaczej. Dodatkowe koszty będą fakturowane klientowi według faktycznego zużycia.

12.2 Wynagrodzenie ICS Advisory & Finance, w razie potrzeby powiększone o zaliczki i faktury osób trzecich, zostanie obciążone klientowi miesięcznie, kwartalnie, rocznie lub po zakończeniu prac, włącznie z ewentualnym należnym podatkiem od wartości dodanej.

12.3 ICS zastrzega sobie prawo do dostosowania cen swoich usług w przypadku wzrostu kosztów ponoszonych przez spółkę, w tym między innymi inflacji i innych kosztów operacyjnych. Wysokość każdej podwyżki cen zostanie określona przez ICS według własnego uznania.

Klient zostanie poinformowany z wyprzedzeniem o wszelkich planowanych podwyżkach cen i będzie miał możliwość anulowania subskrypcji do końca roku obrotowego.

Artykuł 13. Fakturowanie, płatność i windykacja

13.1 Płatność faktury musi nastąpić w ciągu 15 dni od daty wystawienia faktury, chyba że wyraźnie uzgodniono lub wskazano inny termin płatności.

13.2 ICS zastrzega sobie prawo w każdym czasie do żądania (całkowitej) zaliczki lub innego zabezpieczenia płatności od Klienta.

13.3 Reklamacje dotyczące faktury nie zawieszają obowiązku płatności klienta.

13.4 W przypadku nieterminowej lub niekompletnej płatności, ICS będzie miała prawo do natychmiastowego zawieszenia wykonania umowy lub jej rozwiązania poprzez pisemne powiadomienie.

13.5 W przypadku opóźnionej lub niekompletnej płatności, klient znajdzie się w zwłoce z mocy prawa, a ICS będzie miała prawo, bez konieczności dalszego wezwania do zapłaty, obciążyć klienta odsetkami ustawowymi od daty wymagalności do daty całkowitej zapłaty.

13.6 ICS ma prawo obciążyć klienta kosztami windykacji (pozasądowej) w wysokości 15% całkowitej uzgodnionej kwoty, z minimum 150 EUR, nawet w przypadku, gdy rzeczywiste koszty przewyższają rozstrzygnięcie kosztów sądowych, bez konieczności wcześniejszego wezwania do zapłaty. To ostatnie ma zastosowanie w zakresie, w jakim bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej.

13.7 Płatności dokonane przez klienta zostaną najpierw zaliczone przez ICS na poczet wszystkich należnych odsetek i kosztów, a następnie na poczet najwcześniej wymagalnych faktur.

13.8 W przypadku zlecenia udzielonego wspólnie, klienci, w zakresie, w jakim usługi zostały wykonane na rzecz wspólnych klientów, będą solidarnie odpowiedzialni za zapłatę kwoty faktury, niezależnie od nagłówka samej faktury.

Artykuł 14. Niewypłacalność

14.1 ICS będzie miała prawo do rozwiązania umowy na piśmie bez dalszego wezwania do zapłaty i bez interwencji sądowej, w momencie, gdy klient:

• zostanie ogłoszony bankrutem lub złoży wniosek o ogłoszenie bankructwa;
• złoży wniosek o (tymczasowe) zawieszenie płatności;
• podlega zajęciu egzekucyjnemu;
• w inny sposób utraci prawo rozporządzania lub zdolność prawną w odniesieniu do wszystkich lub części swojego majątku.

Artykuł 15. Zawieszenie i rozwiązanie

15.1 ICS będzie miała prawo do zawieszenia wypełniania swoich zobowiązań, dopóki wszystkie wymagalne roszczenia wobec klienta nie zostaną w pełni uregulowane, jeżeli (1) klient nie wypełnia zobowiązań wynikających z umowy lub nie wypełnia ich w pełni, lub (2) jeżeli ICS powzięła wiadomość o okolicznościach, które dają uzasadniony powód do obaw, że klient nie będzie w stanie (prawidłowo) wypełnić swoich zobowiązań, lub (3) jeżeli przy zawarciu umowy zażądano od klienta zabezpieczenia wykonania jego zobowiązań, a takie zabezpieczenie nie zostało dostarczone.

15.2 ICS jest również uprawniona do rozwiązania umowy (lub do doprowadzenia do rozwiązania umowy) w sytuacjach wymienionych w pierwszym ustępie niniejszego artykułu, lub gdy wystąpią inne okoliczności o takim charakterze, że wykonanie umowy jest niemożliwe lub nie może być już wymagane zgodnie z kryteriami rozsądku i słuszności. Obejmuje to również przypadki, w których klient odmawia uwzględnienia i/lub nie przestrzega dodatkowych żądań należytej staranności w celu przestrzegania przepisów prawa i regulacji (np. Dyrektywy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy/WWFT).

15.3 Rozwiązanie nastąpi poprzez pisemne powiadomienie i bez interwencji sądowej.

15.4 W przypadku rozwiązania umowy, roszczenia ICS wobec klienta staną się natychmiast wymagalne.

15.5 ICS zastrzega sobie prawo do żądania odszkodowania i nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody lub koszty poniesione przez klienta lub osoby trzecie.

15.6 Komunikacja między stronami

(a) ICS będzie komunikować się z klientem wyłącznie za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) i telefonu.

(b) W przypadku, gdy: (i) Korespondencja jest kierowana na adres e-mail lub numer telefonu, który nie jest już używany; oraz (ii) Klient nie poinformował ICS w odpowiednim czasie o takiej zmianie, ICS nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody, kary lub inne negatywne konsekwencje wynikające z nieotrzymania takiej korespondencji przez klienta.

(c) Klient jest wyłącznie odpowiedzialny za:

• Utrzymywanie aktualnych i funkcjonalnych adresów e-mail i numerów telefonów do komunikacji z ICS; oraz
• Niezwłoczne informowanie ICS o wszelkich zmianach danych kontaktowych.

(d) Wszelkie roszczenia wobec ICS z tytułu strat lub szkód wynikających z błędów w komunikacji spowodowanych nieaktualnymi lub nieprawidłowymi danymi kontaktowymi dostarczonymi przez klienta są wyraźnie wyłączone.

Artykuł 16. Siła Wyższa

16.1 Jeżeli wykonanie umowy stanie się niemożliwe z przyczyn niezależnych od ICS lub z przyczyn, dla których wypełnienie jej zobowiązań nie może być racjonalnie wymagane od ICS, w tym między innymi choroby, awarie sieci komputerowej lub inne awarie techniczne, niedociągnięcia osób trzecich zatrudnionych przez ICS, działania rządu i inne zakłócenia w normalnym przebiegu działalności w jej przedsiębiorstwie, ICS będzie miała prawo do zawieszenia wykonania umowy.

16.2 W niniejszych Ogólnych Warunkach, siła wyższa oznacza: okoliczność, której nie można przypisać winie ICS i której nie można przypisać ICS na mocy prawa, czynności prawnej lub ogólnie przyjętych zwyczajów. Oprócz tej interpretacji siły wyższej zgodnie z prawem i orzecznictwem, siła wyższa obejmuje również: wszelkie przyczyny zewnętrzne, przewidziane lub nieprzewidziane, na które ICS nie ma wpływu, ale które uniemożliwiają ICS wypełnienie jej zobowiązań.

16.3 W przypadku siły wyższej, ICS dołoży wszelkich uzasadnionych starań, aby zapewnić alternatywne rozwiązanie, jeśli jest to pożądane.

16.4 Jeżeli sytuacja siły wyższej wystąpi w momencie, gdy ICS (częściowo) wypełniła swoje zobowiązania lub będzie w stanie je wypełnić, ICS ma prawo do zafakturowania części już wykonanej lub do wykonania. Klient jest zobowiązany do zapłaty tej faktury tak, jakby była to oddzielna umowa.

16.5 Od momentu, gdy sytuacja siły wyższej trwa przez co najmniej 2 miesiące lub ma charakter trwały, obie strony mogą (częściowo) rozwiązać umowę poprzez pisemne powiadomienie, bez interwencji sądowej, bez możliwości dochodzenia przez strony odszkodowania.

Artykuł 17. Odpowiedzialność i odszkodowanie

17.1 W przypadku, gdy klient wykaże, że poniósł szkodę w wyniku zawinionego niewykonania zobowiązania przez ICS, wynikającego z lub związanego z wykonaniem umowy, odpowiedzialność ICS za szkody bezpośrednie będzie ograniczona do maksymalnej kwoty, do której w konkretnym przypadku ICS ma prawo zgodnie z polisą ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej zawartą przez ICS, powiększonej o franszyzę samoobciążalną ICS przewidzianą w tej polisie.

17.2 Jeżeli z jakiejkolwiek przyczyny nie zostanie dokonana żadna płatność na podstawie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, o którym mowa w pierwszym ustępie niniejszego artykułu, wszelka odpowiedzialność zostanie ograniczona do maksymalnej (części) kwoty faktury, której dotyczy odpowiedzialność.

17.3 ICS będzie odpowiedzialna wyłącznie za szkody bezpośrednie. Przez szkody bezpośrednie rozumie się wyłącznie:

• uzasadnione koszty poniesione w celu ustalenia przyczyny i zakresu szkody, o ile ustalenie odnosi się do szkód w rozumieniu niniejszych warunków;
• ewentualne uzasadnione koszty poniesione w celu doprowadzenia wadliwego świadczenia ICS do zgodności z umową, o ile mogą być one przypisane ICS;
• uzasadnione koszty poniesione w celu zapobieżenia lub ograniczenia szkody, o ile klient wykaże, że koszty te doprowadziły do ograniczenia szkody bezpośredniej, o której mowa w niniejszym artykule.

17.4 Wyklucza się odpowiedzialność ICS za szkody pośrednie, w tym między innymi straty wtórne, utratę zysków, utratę oszczędności, uszkodzone lub utracone dane lub materiały, szkody spowodowane przerwami w działalności gospodarczej, obrażenia ciała lub szkody niematerialne.

17.5 ICS nigdy nie ponosi odpowiedzialności za szkody, jakiegokolwiek rodzaju, wynikające z:

• nieprzestrzegania przez klienta obowiązków zawartych w niniejszych ogólnych warunkach;
• sytuacji siły wyższej, o której mowa w artykule 16 niniejszych ogólnych warunków;
• dostarczenia nieprawidłowych i/lub niekompletnych danych, informacji i/lub dokumentów dostarczonych przez lub w imieniu klienta, w tym nieterminowego lub odmowy przesłania informacji i/lub danych przez klienta;
• nieprzestrzegania przez klienta wymogów prawnych dotyczących fakturowania i/lub stosowania prawidłowych stawek VAT;
• uszkodzenia informacji, danych i/lub rejestrów lub utraty informacji, danych i/lub rejestrów klienta przechowywanych w ICS lub u osób trzecich;
• korzystania z usług w celach innych niż zamierzone;
• nieprzestrzegania lub niewłaściwego przestrzegania zaleceń i/lub instrukcji ICS przez klienta lub osoby trzecie;
• uszkodzenia lub zniszczenia dokumentów podczas transportu lub wysyłki pocztą lub kurierem, niezależnie od tego, czy transport lub wysyłka są realizowane przez lub w imieniu klienta, ICS lub osoby trzeciej;
• błędów lub awarii w używanym sprzęcie lub oprogramowaniu;
• dłuższego niż pierwotnie przewidziano terminu dostawy i/lub wykonania, niezależnie od przyczyny;
• naruszenia praw własności intelektualnej i/lub prywatności z powodu nieautoryzowanego dostępu osób trzecich do informacji i/lub danych ICS i/lub klienta;
• naruszenia praw własności intelektualnej w przypadku, gdy klient narusza prawa własności intelektualnej osób trzecich;
• rozczarowujących wyników i/lub nieosiągnięcia założonych celów;
• błędów i/lub niedociągnięć osób trzecich, w tym organów rządowych i problemów (technicznych) w Izbie Handlowej.

17.6 ICS nigdy nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody poniesione przez osoby trzecie. Klient zwolni ICS, jej personel i podwykonawców z wszelkich roszczeń osób trzecich wynikających z lub związanych z wykonaniem umowy.

17.7 Wszelka odpowiedzialność ICS wygasa po upływie roku od momentu zakończenia umowy z powodu jej wykonania, odstąpienia lub rozwiązania.

17.8 Postanowienia niniejszego artykułu mają zastosowanie z wyjątkiem przypadków umyślnego działania lub rażącego niedbalstwa ze strony ICS lub jej kierownictwa oraz w przypadku, gdy bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

Artykuł 18. Przeniesienie ryzyka

18.1 Ryzyko utraty lub uszkodzenia rzeczy będących przedmiotem zlecenia przechodzi na klienta w momencie, gdy zostaną one prawnie i/lub faktycznie dostarczone klientowi, a tym samym oddane pod kontrolę klienta lub osoby trzeciej wyznaczonej przez klienta.

Artykuł 19. Poufność

19.1 ICS jest zobowiązana do zachowania poufności wobec osób trzecich niezwiązanych z wykonaniem zlecenia. Poufność ta dotyczy wszelkich informacji o charakterze poufnym udostępnionych ICS przez klienta oraz wyników uzyskanych w wyniku ich przetwarzania. Poufność ta nie ma zastosowania w zakresie, w jakim przepisy prawa lub normy zawodowe wymagają ich ujawnienia.

Artykuł 20. Własność intelektualna

20.1 ICS zastrzega sobie wszelkie prawa do wytworów umysłu, których używa lub używała w ramach wykonania umowy z Klientem, w zakresie, w jakim prawa ustawowe do takich wytworów mogą istnieć lub zostać ustanowione.

20.2 Klientowi wyraźnie zabrania się powielania, publikowania, przetwarzania lub wykorzystywania produktów, w tym między innymi porad, metod pracy, (wzorcowych) umów oraz projektów systemów i/lub innych produktów intelektualnych bez uprzedniej pisemnej zgody ICS.

20.3 Klient nie jest uprawniony do dostarczania produktów umysłowych osobom trzecim, chyba że w celu uzyskania opinii eksperta na temat pracy ICS.

20.4 Klient zwolni ICS z wszelkich roszczeń osób trzecich opartych na naruszeniu praw własności intelektualnej.

20.5 W przypadku naruszenia postanowień niniejszego artykułu, Klient będzie zobowiązany do pełnego zrekompensowania wszelkich szkód poniesionych przez ICS i osoby trzecie.

Artykuł 21. Zbycie usług i polityka zwrotów

21.1 Jeżeli usługi zostaną przedwcześnie przerwane przez Klienta, ICS będzie miała prawo do odszkodowania za wynikającą z tego i wiarygodną utratę zdolności do pracy, chyba że przerwanie jest zawinione przez ICS. Ponadto klient będzie zobowiązany do zapłaty faktur za pracę wykonaną do tego momentu oraz wydatków poniesionych przez ICS i osoby trzecie.

21.2 Kwalifikowalność do zwrotu i warunki

Klient może, w określonych okolicznościach i według wyłącznego uznania ICS, być uprawniony do zwrotu. Kwalifikowalność ta zostanie określona zgodnie z tabelą zwrotów zawartą w Załączniku A oraz z następującymi postanowieniami:

(a) Okoliczności niepodlegające zwrotowi:

1. Jeżeli klient przerwie proces zakładania spółki po przekazaniu wszystkich dokumentów notariuszowi;
2. Jeżeli notariusz odrzuci rejestrację klienta z powodu nieprzejścia kontroli KYC;
3. Jeżeli klient odmówi dostarczenia niezbędnych informacji do kontroli KYC;
4. Jeżeli holenderska Izba Handlowa odmówi założenia spółki.

W takich przypadkach nie zostanie zwrócona żadna kwota za koszty założenia spółki.

(b) Częściowy zwrot: W przypadku, gdy klient nie przejdzie kontroli KYC, ICS zatrzyma wyłącznie koszty związane z kontrolami KYC. Pozostała zapłacona kwota może zostać zwrócona klientowi.

(c) Zawieszenie procesu zakładania spółki: (i) Jeżeli klient nie odpowiada przez okres do 30 dni, proces zakładania spółki zostanie zawieszony; (ii) Proces może zostać wznowiony w ciągu sześciu miesięcy, po uiszczeniu dodatkowych kosztów; (iii) Po sześciu miesiącach zostanie naliczona dodatkowa opłata w wysokości 500 EUR za wznowienie procesu zakładania spółki.

(d) Wygaśnięcie płatności: Jeżeli klient pozostaje nieosiągalny przez ponad rok, początkowa płatność wygaśnie. Klient będzie musiał ponownie uiścić pełną cenę za założenie spółki, aby ponownie rozpocząć proces.

(e) Usługi opłacone z góry: W przypadkach, gdy klient zapłacił z góry za usługi sekretarskie lub księgowe, a założenie spółki jest utrudnione z jakiegokolwiek powodu wymienionego w niniejszym artykule, zwrot za te usługi opłacone z góry może zostać przyznany według uznania ICS.

21.3 Jeżeli umowa zostanie przedwcześnie rozwiązana przez ICS, ICS w porozumieniu z klientem zapewni przeniesienie pracy do wykonania osobom trzecim, chyba że rozwiązanie jest zawinione przez klienta. ICS ma prawo obciążyć klienta kosztami przeniesienia.

21.4 Anulowanie zakupionych usług nie uprawnia automatycznie Klienta do zwrotu. ICS może odmówić zwrotu pieniędzy, jeśli koszty związane ze świadczeniem usługi już zostały poniesione. Każdy wniosek o zwrot zostanie rozpatrzony indywidualnie, z uwzględnieniem konkretnych okoliczności anulowania i związanych z tym kosztów.

Artykuł 22. Reklamacje / skargi

22.1 Reklamacje dotyczące wykonanej pracy muszą być składane na piśmie do ICS w ciągu 15 dni od daty wysłania dokumentów lub informacji będących przedmiotem reklamacji, lub w ciągu 15 dni od wykrycia wady, jeśli klient wykaże, że nie mógł racjonalnie odkryć wady wcześniej.

22.2 Reklamacje dotyczące faktury muszą być zgłoszone ICS w ciągu 15 dni od jej otrzymania.

22.3 Reklamacja nie zawiesza obowiązku płatności klienta.

22.4 Reklamacje nie będą rozpatrywane po upływie wyżej wymienionych terminów. Wszystkie konsekwencje niezgłoszenia natychmiastowego ponosi klient i na jego ryzyko.

22.5 ICS musi mieć możliwość zweryfikowania reklamacji i w każdym czasie będzie miała prawo do poprawy wykonania umowy. W przypadku uzasadnionej reklamacji, ICS skonsultuje się z klientem w celu znalezienia odpowiedniego rozwiązania.

22.6 Klient nigdy nie będzie miał prawa do pełnego zwrotu uzgodnionej lub zapłaconej kwoty. Ewentualne obniżenie ceny leży w każdym czasie w gestii ICS.

Artykuł 23. Prawo właściwe i jurysdykcja

23.1 Wszystkie umowy między Klientem a ICS, a także wszelkie spory z nich wynikające, podlegają wyłącznie prawu niderlandzkiemu.

23.2 Wyraźnie wyklucza się stosowanie Konwencji wiedeńskiej o międzynarodowej sprzedaży towarów lub innych mających zastosowanie międzynarodowych przepisów i regulacji.

23.3 Holenderski sąd okręgowy, w którym ICS ma swoją siedzibę, ma wyłączną jurysdykcję do rozstrzygania wszelkich sporów między stronami, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

Załącznik A. Polityka zwrotów ICS

Zakładanie / Zmiana Statutu (w tym usługi notarialne)

• Anulowanie w ciągu 24 godzin od płatności: pełny zwrot
• Po wykonaniu kontroli WWFT przez ICS: 150 EUR za osobę/podmiot
• Akt sprawdzony przez notariusza: 850 EUR
• Gdy notariusz rozpoczął pracę nad aktem: 100% kosztów założenia

Usługi Sekretarskie

• Anulowanie w ciągu 24 godzin od założenia (jeśli założenie przez inną stronę, w ciągu 24 godzin od płatności): pełny zwrot
• Powyżej 24 godzin od założenia (jeśli założenie przez inną stronę, powyżej 24 godzin od płatności): 100%

Usługi Księgowe

• Anulowanie w ciągu 24 godzin od płatności: pełny zwrot
• Anulowanie z wyprzedzeniem (co najmniej 3 miesiące przed rozpoczęciem kolejnego roku podatkowego): brak kary za anulowanie kolejnego roku podatkowego
• Anulowanie w trakcie roku podatkowego bez wyprzedzenia: 100%

Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się również z naszą Polityką plików cookie, Polityką prywatności, Warunkami świadczenia usług i Informacjami prawnymi.