Jak zatrudnić pierwszego pracownika w Holandii, nie popełniając błędów

Jeśli chcesz zatrudnić pracowników w Holandii jako firma zagraniczna, istnieje kilka różnych ścieżek do wyboru. Oprócz tego, należy wziąć pod uwagę wiele przepisów i regulacji. Aby uczynić ten cały proces znacznie bardziej zrozumiałym, Intercompany Solutions oferuje kompleksowe usługi płacowe, aby pomóc Ci od pierwszego dnia. Możemy zająć się całą administracją, wszystkimi deklaracjami podatkowymi i sprawami związanymi z zatrudnianiem personelu w Holandii. Dzięki temu zawsze będziesz zgodny z holenderskim prawem pracy. Nasz wyspecjalizowany zespół ekspertów może dokładnie powiedzieć Ci, co będziesz musiał zrobić i jak do tego podejść. Chcesz uzyskać więcej informacji na temat zatrudnienia pierwszego pracownika w Holandii? W takim razie oczywiście skontaktuj się z nami bezpośrednio z wszelkimi pytaniami, które możesz mieć na ten temat.

Poproś o bezpłatną konsultację

Podsumowanie: Zatrudnienie pierwszego pracownika w Holandii wymaga wyboru zgodnej ramy prawnej: założenia lokalnej holenderskiej spółki BV, skorzystania z licencjonowanej ścieżki płacowej dla pracodawców niebędących rezydentami lub użycia Employer of Record (EOR) w celu zmniejszenia odpowiedzialności pracodawcy. Ponieważ zagraniczne struktury zatrudnienia nie istnieją w holenderskim prawie, umowy muszą zawierać precyzyjne warunki ustawowe, takie jak ścisły miesięczny maksymalny okres próbny dla umów na czas określony i przestrzeganie 36-miesięcznego limitu dla umów tymczasowych („ketenregeling”). Ponadto pracodawcy muszą przestrzegać zasady należytej staranności („zorgplicht”), która jest regulowana przez ustawę Gatekeeper Improvement Act. Nakłada ona obowiązkowe partnerstwa z medycyną pracy („Arbodienst”) i wiąże się z odpowiedzialnością finansowania dwóch lat wypłat wynagrodzenia podczas zwolnienia chorobowego.

Kluczowy krok	Co musisz zrobić dobrze
Wybierz legalnego pracodawcę	Wybierz holenderską BV, rejestrację jako pracodawca nierezydent lub EOR, zanim zatrudnisz
Użyj zgodnej umowy	Przestrzegaj maksymalnie 1-miesięcznego okresu próbnego, 8% dodatku urlopowego i 36-miesięcznej reguły łańcucha (ketenregeling)
Obejmij obowiązek należytej staranności	Zorganizuj Arbodienst i ubezpieczenie chorobowe na 2 lata (104 tygodnie) zasiłku chorobowego
Sprawdź CAO i emeryturę	Zweryfikuj swój kod SBI pod kątem wiążącego CAO i ewentualnego obowiązkowego branżowego funduszu emerytalnego
Uporządkuj podatek, IND i 30% ruling	Uzyskaj numer podatkowy dla listy płac, złóż wniosek o 30% ruling w ciągu 4 miesięcy i zorganizuj sponsoring IND

Jak w ogóle zamierzasz zatrudnić kogoś?

Zanim jeszcze zaczniesz rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami, musisz zadać sobie bardzo ważne pytanie: kto będzie prawnym pracodawcą na papierze? To jest w rzeczywistości błąd numer jeden dla firm międzynarodowych, które często zakładają, że mogą po prostu zatrudnić kogoś w Holandii, używając umowy z ich kraju ojczystego. W rzeczywistości holenderskie władze podatkowe („Belastingdienst”) i prawo pracy wymagają lokalnego sposobu zatrudniania ludzi, aby zapewnić prawidłowe rozliczanie podatków i ubezpieczeń społecznych. Zasadniczo masz trzy strategiczne ścieżki do wyboru.

Pierwsza to założenie holenderskiej BV, lokalnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jest to standard, jeśli planujesz zatrudnić zespół i chcesz mieć pełną kontrolę nad swoją marką. Druga ścieżka to korzystanie z Employer of Record (EOR). EOR to holenderska firma, która zatrudnia osobę dla Ciebie, skutecznie działając jako prawna tarcza. Zajmuje się całą zgodnością, podczas gdy Ty zarządzasz codzienną pracą pracownika. Trzecia opcja to rejestracja jako pracodawca nierezydent (Non-Resident Employer Registration), gdzie Twoja zagraniczna firma rejestruje się bezpośrednio do holenderskich podatków płacowych bez zakładania lokalnej BV.

Potraktuj ten wybór jako fundament całego Twojego holenderskiego przedsięwzięcia. Jeśli nie masz jeszcze holenderskiej jednostki, ale Twój ulubiony potencjalny pracownik musi rozpocząć pracę natychmiast, EOR jest Twoją jedyną realistyczną opcją, aby pozostać legalnym od pierwszego dnia. Jednakże, gdy osiągniesz trzech lub czterech pracowników, miesięczne opłaty za usługi EOR mogą szybko przekroczyć koszt utrzymania Twojej własnej BV. Wiele firm zaczyna od EOR, aby przetestować rynek, a następnie przenosi pracowników do własnej BV, ale nadal korzysta z usług płacowych, aby zmniejszyć obciążenie administracyjne. Podjęcie tej decyzji wcześnie oszczędza Ci wielu kłopotów, ponieważ zmiana modeli często wymaga sporządzenia zupełnie nowych umów. Dlatego upewnij się, że zawsze analizujesz swój dwuletni plan wzrostu przed podpisaniem pierwszej umowy, ponieważ najtańsza opcja dzisiaj może być najdroższą za osiemnaście miesięcy.

Obowiązkowe holenderskie klauzule umowne

Po ustaleniu formy prawnej, kolejną przeszkodą jest sama umowa. To właśnie tutaj wiele zagranicznych zespołów HR jest zdezorientowanych, ponieważ koncepcja zatrudnienia "at-will" (na czas nieokreślony z możliwością rozwiązania w dowolnym momencie) po prostu nie istnieje w Holandii. Nie możesz po prostu skopiować umowy z kraju ojczystego i myśleć, że będzie ona wystarczająca. Weźmy na przykład obowiązkowy okres próbny. Jeśli oferujesz umowę na czas określony od sześciu miesięcy do dwóch lat, prawo mówi, że masz dokładnie jeden miesiąc na podjęcie decyzji, czy pracownik pasuje. Jeśli spróbujesz przemycić dwumiesięczny okres próbny, cała klauzula zostanie odrzucona przez sędziego, pozostawiając Cię bez żadnego okresu próbnego. Następnie jest 8% dodatek urlopowy. To nie jest jakaś miła premia; to prawo ustawowe. Musisz być całkowicie jasny podczas negocjacji, czy oferowane wynagrodzenie obejmuje, czy nie obejmuje tę kwotę 8%, w przeciwnym razie możesz zapłacić tysiące więcej niż planowałeś w maju (ponieważ w tym miesiącu będziesz musiał wypłacić tę kwotę pieniędzy).

Musisz również uważać na zasadę łańcuchową. W 2026 roku zasada ta stanowi, że możesz zawrzeć tylko trzy umowy tymczasowe w ciągu trzech lat. Po czwartej umowie lub po osiągnięciu 36 miesięcy, pracownik staje się prawnie stałym. Nie ma więc żadnych „jeśli” ani „ale”. Nawet klauzule o zakazie konkurencji stały się bardziej skomplikowane; teraz musisz udowodnić „przekonujący interes biznesowy” na piśmie, aby utrzymać go w umowie na czas określony. To właśnie te drobne szczegóły zazwyczaj sprawiają kłopoty przy pierwszym zatrudnieniu. W związku z tym, zamiast próbować upodobnić swoje istniejące dokumenty do holenderskich, znacznie bezpieczniej jest zacząć od lokalnego szablonu, który już uwzględnia te obowiązkowe elementy. To utrzymuje profesjonalne relacje i chroni Twój biznes.

Tak zwany Obowiązek Należytej Staranności („Zorgplicht”)

W Holandii nie tylko zatrudniasz pracownika; musisz także poważnie dbać o jego dobrostan. Jest to znane jako „Zorgplicht” czyli Obowiązek Należytej Staranności. Jednym z największych zaskoczeń dla pracodawców po raz pierwszy zatrudniających w Holandii jest dwuletnia zasada chorobowa. Zasada ta mówi, że jeśli Twój pracownik zachoruje, jesteś prawnie zobowiązany do wypłacenia co najmniej 70% jego wynagrodzenia przez okres do 104 tygodni. Nie możesz po prostu rozwiązać umowy, ponieważ nie pracuje.

Aby zarządzać tym ogromnym ryzykiem finansowym, prawie każdy rozsądny pracodawca wykupuje ubezpieczenie od nieobecności chorobowej („Verzuimverzekering”). Ubezpieczenie to pokrywa wypłaty wynagrodzenia, ale zazwyczaj wymaga przestrzegania bardzo ścisłego protokołu reintegracji zgodnie z tak zwaną ustawą Gatekeeper Improvement Act. Aby pozostać zgodnym z tymi przepisami, musisz także zawrzeć umowę z służbą medycyny pracy („Arbo Service”). Myśl o nich jak o sędziach medycznych. Kiedy Twój pracownik zgłasza się na zwolnienie chorobowe, lekarz Arbo zasadniczo określa, co może, a czego nie może robić.

Pamiętaj, że nie wolno Ci pytać pracownika o jego diagnozę medyczną, ponieważ jest to poważne naruszenie RODO i prywatności w Holandii. Dostajesz tylko informację, jak długo będzie nieobecny w pracy i jaki rodzaj dostosowanej pracy może być w stanie wykonywać. Ponadto, będziesz musiał przeprowadzić Inwentaryzację i Ocenę Ryzyka (RI&E), aby upewnić się, że jego miejsce pracy, nawet jeśli jest to biuro domowe, jest bezpieczne. Brzmi to jak dużo biurokracji, ale uruchomienie tych ubezpieczeń i usług przed pierwszym dniem pracy to jedyny sposób, aby wszystko poszło dobrze. Jeśli to zlekceważysz, jedna długotrwała choroba może łatwo zrujnować Twój mały biznes.

Emerytura i układy zbiorowe pracy (CAO)

Jednym z najczęstszych błędów, jakie mogą popełnić zagraniczni pracodawcy, jest założenie, że mogą po prostu zaoferować wynagrodzenie i na tym zakończyć. W Holandii jednak wiele branż jest objętych układem zbiorowym pracy („CAO”). Są to ogólnosektorowe umowy negocjowane między związkami zawodowymi a organizacjami pracodawców, które dyktują wszystko, od płacy minimalnej po stawki za nadgodziny. Jeśli Twoja działalność gospodarcza podlega konkretnemu CAO, takiemu jak handel detaliczny, IT czy metalurgia, jesteś prawnie związany jego warunkami, nawet jeśli nigdy niczego nie podpisałeś.

Zatem, zanim zatrudnisz swojego pierwszego pracownika, musisz sprawdzić swój kod SBI (kategorię działalności gospodarczej w Izbie Handlowej), aby sprawdzić, czy dotyczy Cię obowiązkowy CAO. Jeśli tak, Twoja umowa o pracę nie może oferować nic mniej korzystnego niż to, co jest zapisane w tej umowie. Następnie jest emerytura. W przeciwieństwie do wielu innych krajów, Holandia ma złożony, wielofilarowy system emerytalny. Chociaż nie ma uniwersalnego prawa zmuszającego każdego pracodawcę do zapewnienia emerytury, około 70% firm jest do tego zobowiązanych ze względu na ich CAO lub obowiązkowy ogólnobranżowy fundusz emerytalny. Jeśli działasz w sektorze takim jak budownictwo lub opieka zdrowotna, prawdopodobnie nie będziesz miał wyboru i będziesz musiał zapisać swojego pierwszego pracownika do określonego funduszu i płacić wymagane składki.

Ponadto, nawet jeśli żaden CAO nie ma zastosowania, w 2026 roku bardzo często holenderscy pracownicy oczekują składki emerytalnej jako standardowego świadczenia. Jeśli zignorujesz ten aspekt, możesz stwierdzić, że niemożliwe jest przyciągnięcie najlepszych talentów. Dlatego zdecydowanie zalecamy, aby zawsze skonsultować się z ekspertem ds. płac, takim jak Intercompany Solutions, w celu zweryfikowania statusu Twojego CAO, zanim zaczniesz negocjować wynagrodzenie, w przeciwnym razie możesz otrzymać wsteczne faktury za składki emerytalne, które mogą wynieść tysiące euro na pracownika.

IND i 30% ruling

Jeśli zatrudniasz specjalistę z zagranicy, a nawet osobę, która już mieszka w Holandii i spełnia określone kryteria, musisz porozmawiać o 30% ruling. Jest to zasadniczo ulga podatkowa, dzięki której możesz zapewnić 30% wynagrodzenia brutto pracownika bez podatku, aby pokryć koszty eksterytorialne. W 2026 roku zasady stały się jeszcze bardziej precyzyjne w odniesieniu do progów wynagrodzeń i stopniowego zmniejszania świadczenia w czasie. Największym błędem jest przegapienie terminu.

Musisz złożyć wniosek o ten ruling w ciągu czterech miesięcy od daty rozpoczęcia pracy przez pracownika. Jeśli przegapisz to okno, ulga podatkowa nie będzie obowiązywać wstecz do daty rozpoczęcia pracy, a Ty zasadniczo pozbawiłeś nowego pracownika ogromnej części jego wynagrodzenia netto. Ponadto, jeśli Twój pierwszy pracownik nie jest obywatelem UE, będziesz musiał zająć się IND (Immigration and Naturalisation Service). Aby sponsorować wysoko wykwalifikowanego migranta, Twoja firma musi stać się „Uznanym Sponsorem”. Proces ten obejmuje fazę weryfikacji, podczas której IND analizuje stabilność finansową i rejestrację Twojej firmy. Nie możesz po prostu obiecać wizy; musisz mieć status prawny, aby to poprzeć.

Jeśli nie chcesz przechodzić przez kłopoty z samodzielnym zostaniem sponsorem dla jednej osoby, to właśnie tutaj użycie EOR staje się ponownie niezwykle cenne, ponieważ mają już licencję sponsoringową. Nawigowanie po 30% ruling i wymaganiach IND wymaga precyzji, ponieważ pojedynczy błąd we wniosku może skutkować odrzuceniem, którego odwołanie zajmuje miesiące, często powodując, że Twój nowy pracownik szuka bardziej efektywnego podatkowo pracodawcy gdzie indziej.

Konfiguracja listy płac i holenderskie organy podatkowe

Po podpisaniu umowy należy, że tak powiem, zamienić zatrudnienie w rzeczywistość finansową. Zaczyna się to od rejestracji jako pracodawca w holenderskim urzędzie skarbowym. Nawet jeśli jesteś zagraniczną firmą bez lokalnego biura, musisz uzyskać holenderski numer podatkowy do celów płacowych („loonheffingennummer”) przed pierwszym dniem pracy nowego pracownika. Musisz również zweryfikować tożsamość pracownika, sprawdzając jego oryginalny paszport lub dowód osobisty i przechowując bezpieczną kopię w swoich aktach, ponieważ pominięcie tego kroku może skutkować zastosowaniem „stawki anonimowej”, co stanowi ogromne 52% obciążenie podatkowe, którego ani Ty, ani Twój pracownik nie chcecie.

W 2026 roku strona administracyjna jest w dużej mierze cyfrowa, ale nie jest to coś, co ustawiasz raz i potem już się tym nie zajmujesz. Będziesz musiał stworzyć miesięczny system płac, który uwzględnia takie rzeczy jak podatek od wynagrodzeń, ubezpieczenie społeczne i składki na ubezpieczenie pracownicze. Jedną konkretną rzeczą, która zaskakuje zagranicznych właścicieli firm, jest system kosztów związanych z pracą („Werkkostenregeling” lub „WKR”). Jest to pula wolna od podatku (zazwyczaj około 1,92% całkowitego funduszu płac), której możesz użyć, aby zapewnić swojemu zespołowi dodatkowe korzyści, takie jak członkostwo w siłowni, kwiaty lub firmowy rower bez płacenia dodatkowych podatków. Jeśli jednak przekroczysz ten budżet, nadwyżka zostanie opodatkowana stawką 80%. Ponieważ holenderski system płac jest tak specyficzny, większość pracodawców zatrudniających po raz pierwszy uważa, że znacznie taniej jest zatrudnić lokalnego dostawcę usług płacowych niż próbować konfigurować oprogramowanie z kraju macierzystego, aby obsługiwało ważne szczegóły holenderskiego ubezpieczenia społecznego.

Podręczna lista kontrolna „pierwszego zatrudnienia”

Podsumowując, potraktuj swojego pierwszego holenderskiego pracownika jako sekwencję kamieni milowych, a nie tylko proste podpisanie dokumentu. Naprawdę nie możesz sobie pozwolić na błędy, więc Twój plan działania zaczyna się od wyboru modelu zatrudnienia. Postaraj się wcześnie zdecydować, czy wybierasz BV, EOR, czy rejestrację nierezydenta. Gdy to zostanie ustalone, musisz sporządzić umowę zgodną z holenderskim prawem. Nie chodzi tylko o wynagrodzenie; chodzi o przestrzeganie niezbędnych rzeczy, takich jak jednomiesięczny okres próbny i wyraźne określenie sposobu rozliczania 8% dodatku urlopowego. Zanim Twój nowy pracownik w ogóle otworzy laptopa, upewnij się, że Twoje ubezpieczenie chorobowe i umowy o świadczenie usług Arbo działają. Pominięcie tego to prawdopodobnie największe ryzyko, jakie możesz podjąć, ponieważ w zasadzie zakładasz się przeciwko możliwości dwuletniego zwolnienia chorobowego.

Ostatni etap dotyczy holenderskich władz podatkowych. Będziesz potrzebować numeru podatkowego do celów płacowych i zweryfikowanej kopii dowodu tożsamości pracownika w swoich aktach, aby uniknąć przerażającej anonimowej stawki podatkowej. Jeśli przenosisz talenty, uzyskaj 30% ulgę i sponsoring IND, ponieważ pominięcie tych okienek jest błędem, który bezpośrednio uderza w portfel Twojego pracownika. Na koniec, wprowadź system płac, który faktycznie może śledzić Twój budżet WKR na te wolne od podatku korzyści. Postępując zgodnie z tą sekwencją, zmienisz potencjalne pole bitwy prawnej w profesjonalne doświadczenie. Nie tylko zachowasz zgodność; zbudujesz solidne podstawy, które sprawią, że Twój pierwszy holenderski pracownik poczuje, że dołączył do firmy, która naprawdę wie, co robi.

Lista kontrolna krok po kroku dotycząca zatrudniania pracowników w Holandii

• Wybierz infrastrukturę zatrudnienia: zdecyduj między lokalnym holenderskim BV, systemem płac dla pracodawcy nierezydenta lub Employer of Record (EOR).
• Zweryfikuj status CAO i obowiązkowego funduszu emerytalnego: Przeanalizuj kod SBI Twojej Izby Handlowej (KvK), aby sprawdzić, czy istnieją sektorowe układy zbiorowe pracy i obowiązkowe fundusze branżowe.
• Zabezpiecz ubezpieczenia zgodności: Uzyskaj certyfikowaną umowę o świadczenie usług z medycyną pracy („Arbodienst”) i ubezpieczenie od nieobecności chorobowej („verzuimverzekering”), aby pokryć dwuletni mandat zasiłku chorobowego.
• Zarejestruj się w holenderskim urzędzie skarbowym: Uzyskaj swój dedykowany numer podatkowy do celów płacowych („loonheffingsnummer”) przed pierwszym dniem pracy.
• Przeprowadź audyty tożsamości i wiz: Zachowaj zweryfikowaną kopię paszportu, aby wyeliminować 52% karę anonimowej stawki podatkowej, i złóż wnioski o 30% ulgę w ciągu 4 miesięcy.

Intercompany Solutions pomoże Ci zatrudnić wykwalifikowanych ludzi w mgnieniu oka

Szukasz lokalnych ekspertów, ale nie wiesz, od czego zacząć? Nie musisz się martwić: jesteśmy tutaj, aby Ci pomóc w tym procesie. Na początku może to wydawać się zniechęcające, ale jeśli wszystko prawidłowo ustawisz, zobaczysz, że zatrudnianie ludzi w Holandii jest w rzeczywistości bardzo wykonalne. Upewniamy się, że wszystkie niezbędne wymogi są spełnione, a Ty przestrzegasz wszystkich praw i przepisów dotyczących zatrudniania personelu w Holandii. Możemy również udzielić Ci fachowej porady, upewnić się, że zatrudniasz odpowiednich ludzi i pomóc Ci w potrzebie. Zatrudnianie kogoś w obcym kraju może wydawać się przerażające, ale z czasem zobaczysz, że jest to solidna inwestycja, która może pomóc Twojej firmie rozwijać się w przyszłości. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać wsparcie lub zadać wszelkie pytania.

Więcej informacji na temat spraw płacowych można znaleźć na stronie internetowej ICS Payroll pod adresem www.icspayroll.com.

Poproś o bezpłatną konsultację

Podobne wpisy:

• Zagraniczne korporacje międzynarodowe i roczny budżet Holandii
• Dyrektywy w celu przeciwdziałania unikaniu opodatkowania w Holandii
• Traktat podatkowy wypowiedziany między Holandią a Rosją od 1 stycznia 2022 roku
• Chcesz innowować w sektorze zielonej energii lub czystych technologii? Rozpocznij działalność w Holandii
• Jak założyć firmę jako młody przedsiębiorca

Źródła

• Business.gov.nl - zatrudnianie pracowników w Holandii
• UWV - holenderskie ubezpieczenie pracownicze i informacje o pracy
• Burgerlijk Wetboek Boek 7, prawo pracy (wetten.overheid.nl)
• SVB - holenderskie ubezpieczenie społeczne i certyfikaty A1
• PwC Netherlands - analizy i publikacje podatkowe
• Hoge Raad 2025, rozwiązanie umowy o pracę (ECLI:NL:HR:2025:1171)
• Hoge Raad 2022, zwolnienie z przyczyn ekonomicznych (ECLI:NL:HR:2022:276)
• KPMG Netherlands - usługi i analizy podatkowe
• Trybunał Sprawiedliwości UE, CCOO w sprawie rejestrowania czasu pracy (C-55/18)
• Belastingdienst - koszty eksterytorialne i zasada 30%
• Belastingdienst - obliczanie podatków od wynagrodzeń