Zatrudnianie pracowników w Holandii bez lokalnego podmiot...

Payrolling to bardzo innowacyjne rozwiązanie, jeśli chcesz zatrudnić personel w Holandii, nie angażując się całkowicie we wszystkie niezbędne obowiązki i ograniczenia wynikające z holenderskich przepisów i regulacji. Ponieważ zatrudnianie pracowników może być dość trudne do zrozumienia dla zagranicznych przedsiębiorców, Intercompany Solutions może Ci pomóc, oferując rozbudowane i specjalistyczne usługi płacowe, które są skierowane specjalnie do obcokrajowców, którzy chcieliby założyć firmę w Holandii lub zatrudnić personel w inny sposób. Zapewniamy kompleksową administrację płacową dla firm (od startupów po organizacje międzynarodowe). Tak naprawdę nie ma znaczenia, czy zatrudniasz lokalny personel, lokalnego dyrektora firmy (DGA), czy wykwalifikowanych migrantów: zawsze upewnimy się, że uprościmy dla Ciebie cały proces, abyś mógł skupić się wyłącznie na rozwoju swojej firmy.

Poproś o bezpłatną konsultację

Podsumowanie: Zagraniczne firmy często mogą zatrudniać pracowników w Holandii poprzez payrolling, bez konieczności zakładania najpierw holenderskiego podmiotu. Firma payrollingowa staje się wówczas ich prawnym pracodawcą i zajmuje się takimi sprawami jak umowy, przetwarzanie wynagrodzeń, potrącenia podatkowe i zgodność z przepisami, podczas gdy Ty zachowujesz kontrolę nad codzienną pracą pracownika. Może to być praktyczny pierwszy krok do testowania rynku, dla małych zespołów lub krótkoterminowej ekspansji. W miarę rozwoju Twojej działalności w Holandii możesz później przejść na holenderską BV lub połączyć swoją BV z usługami payrollingowymi.

Opcja	Czas konfiguracji	Nakład pracy i koszt	Ryzyko związane ze zgodnością	Najlepiej pasuje do
Holenderska BV	Tygodnie do miesięcy	Wyższy (notariusz, rejestracje, bieżące opłaty)	Niski (pełna struktura)	Plany długoterminowe, rosnące zespoły
Freelancer (Zzp)	Dni	Niski	Wyższy (niewłaściwa klasyfikacja przez władze holenderskie)	Niezależna praca projektowa
Payrolling	Dni	Niski (przejrzysta opłata)	Niski (dostawca się tym zajmuje)	Wejście na rynek, pierwsze zatrudnienia, elastyczność

Czy musisz założyć holenderski podmiot lokalny?

Jeśli chcesz zatrudnić pracowników w Holandii, jedno z pierwszych pytań, które się pojawia, jest zaskakująco proste: czy rzeczywiście musisz najpierw założyć holenderską firmę? Dla wielu zagranicznych przedsiębiorców to pytanie szybko staje się sporym problemem. Na przykład, być może znalazłeś już świetnego kandydata, lub chcesz szybko się rozwijać, ale wtedy napotykasz na struktury prawne, przepisy podatkowe i wymogi rejestracyjne, które wszystko spowalniają. Oprócz tego, założenie holenderskiej BV może zająć trochę czasu i wymaga przygotowania, a nie każda firma jest na ten etap od razu gotowa.

Jednak zatrudnienie kogoś lokalnie bez posiadania organizacji prawnej w Holandii nie jest tak proste, jak mogłoby się wydawać. Holenderskie prawo pracy jest dość surowe, i nie możesz po prostu „zatrudnić i zobaczyć, jak pójdzie” bez odpowiedniej konfiguracji. Właśnie tutaj alternatywne rozwiązania stają się interesujące. Jedną z najbardziej praktycznych opcji jest payrolling, który pozwala zatrudniać pracowników w Holandii bez natychmiastowego zakładania własnej holenderskiej firmy. Ale jak to naprawdę działa? I kiedy jest to naprawdę najlepszy sposób działania? W tym artykule omówimy trudności, opcje, które faktycznie masz, i jak payrolling może być poręcznym i elastycznym podejściem do wejścia na rynek holenderski w kwestii zatrudniania personelu.

Wyzwania związane z zatrudnianiem personelu bez holenderskiego podmiotu prawnego

Próba zatrudnienia kogoś w Holandii bez posiadania holenderskiej firmy może szybko stać się dość skomplikowana. Na papierze może to wyglądać na wykonalne, ale gdy przyjrzysz się bliżej, istnieje kilka rzeczy, które mają tendencję do blokowania Cię. Pierwszą z nich jest odpowiedzialność prawna. W Holandii pracodawca musi spełnić dość wiele lokalnych przepisów. Pomyśl o odpowiednich umowach o pracę, ubezpieczeniu pracowników i składkach na ubezpieczenia społeczne. Nie są one opcjonalne i nie są łatwe do zorganizowania z zagranicy bez jakiejś lokalnej struktury.

Potem jest strona podatkowa, i to tutaj sprawy często stają się nieco skomplikowane. Ponieważ nawet jeśli Twoja firma znajduje się gdzie indziej, zatrudnienie holenderskiego pracownika może stworzyć lokalną obecność podatkową. Oznacza to, że możesz nagle musieć zajmować się podatkami od wynagrodzeń i wymogami sprawozdawczymi w Holandii. Nie jest to coś, co większość przedsiębiorców planuje, gdy chcą zatrudnić tylko jedną osobę. Jest też praktyczna strona rzeczy. Prowadzenie listy płac w innym kraju, nadążanie za zmieniającymi się przepisami i upewnianie się, że wszystko jest zgodne z prawem, może zająć sporo czasu. Zwłaszcza jeśli Holandia nie jest jeszcze Twoim głównym rynkiem, ponieważ wtedy może to zacząć wydawać się ciężkim krokiem przy stosunkowo małym ruchu.

Jak to działa w praktyce?

Ponieważ nie zawsze potrzebujesz holenderskiego oddziału ani podmiotu, aby zatrudnić kogoś za pośrednictwem payrolling w Holandii jako zagraniczna firma, możesz myśleć, że bardzo łatwo jest po prostu zatrudnić ludzi i po prostu to zrobić. Ale jest kilka haczyków! Jak już omówiliśmy, w przypadku payrolling, dostawca usług płacowych jest prawnym pracodawcą w Holandii. Zatem z prawnego i administracyjnego punktu widzenia:

Umowa o pracę jest zawarta z firmą payrollingową
Zajmują się oni podatkiem od wynagrodzeń, ubezpieczeniem społecznym, zgodnością z przepisami
Ponoszą formalne obowiązki pracodawcy

Z tego powodu nie potrzebujesz własnego holenderskiego podmiotu ani oddziału tylko po to, aby kogoś zatrudnić. Ale jest kilka rzeczy, o których należy pamiętać:

Substancja i obecność

Nawet bez oficjalnego holenderskiego podmiotu, zatrudnienie kogoś w Holandii może stworzyć formę lokalnej obecności, którą czasami nazywa się „zakładem stałym”, w zależności od tego, czym zajmuje się ten pracownik.

Rodzaj(e) działalności

Jeśli pracownik generuje przychody, podpisuje umowy lub reprezentuje Twoją firmę w znaczący sposób, władze podatkowe mogą nadal traktować to jako działalność gospodarczą w Holandii.

Plany długoterminowe

Wiele firm zaczyna od payrolling bez oddziału, ale później i tak zakłada holenderską BV, lub rejestruje oddział lub spółkę zależną, jeśli działalność gospodarcza rośnie. Tak więc w rzeczywistości posiadanie holenderskiej obecności biznesowej nie jest wymagane, ale może stać się istotne później, w zależności od skali i aktywności.

Możliwe rozwiązania takich problemów

Jakie masz więc opcje, jeśli chcesz zatrudnić kogoś w Holandii, ale nie masz jeszcze założonej holenderskiej firmy? Większość ludzi kończy na trzech kierunkach. Pierwszym jest założenie własnej holenderskiej BV. Jest to najbardziej kompletne rozwiązanie, ponieważ masz swój własny podmiot prawny i wszystko przez niego przechodzi. Ale jest to również największy i kosztowny krok. Potrzebujesz notariusza, musisz zarejestrować firmę i istnieją bieżące obowiązki, których tak naprawdę nie możesz zignorować. Jeśli na początek zatrudniasz tylko jedną osobę, może to wydawać się dużo.

Potem jest opcja freelancera. Początkowo często wygląda to na łatwiejsze. Uzgadniasz umowę, płacisz faktury i gotowe. Ale w Holandii wiąże się to z haczykiem. Jeśli ktoś pracuje jak pracownik, z ustalonymi godzinami i instrukcjami, władze mogą w ogóle nie traktować go jako freelancera, ale jako pracownika. Taka sytuacja może później stać się skomplikowana, zwłaszcza jeśli okaże się, że podatki lub składki powinny były być płacone inaczej. Trzecią opcją jest payrolling. To tutaj inna firma oficjalnie zatrudnia Twojego pracownika, podczas gdy Ty nadal pracujesz z nim na co dzień. Brzmi to trochę nietypowo na początku, ale w praktyce może zdjąć dużą część presji. Nie musisz wszystkiego organizować sam od pierwszego dnia i nie jesteś zmuszony do tworzenia pełnej struktury, zanim będziesz gotowy.

Jak payrolling może pomóc Tobie i Twojej firmie

Gdzie więc w tym wszystkim pasuje payrolling? Zasadniczo, przenosi on formalną rolę pracodawcy na inną stronę. Firma payrollingowa zatrudnia pracownika na papierze i zajmuje się wszystkim, co wiąże się z tą odpowiedzialnością. Pomyśl o takich rzeczach jak umowy, wypłaty wynagrodzeń, potrącenia podatkowe, ubezpieczenia społeczne i cała reszta. Nie musisz więc sam aranżować tych części, co zazwyczaj staje się skomplikowane, gdy działasz z zagranicy. Jednocześnie codzienna sytuacja nie zmienia się tak bardzo. Pracownik nadal pracuje z Tobą, postępuje zgodnie z Twoimi instrukcjami i jest częścią Twojego zespołu. Dlatego ludzie czasami na początku uważają to za trochę dziwne, ponieważ prawnie i praktycznie wydaje się, że są to dwie różne warstwy.

Mimo to, to działa i jest dość powszechne w Holandii. Tak naprawdę eliminuje to potrzebę natychmiastowego zakładania holenderskiego podmiotu. Nie zajmujesz się lokalnymi rejestracjami, nie rozpracowujesz sam podatków od wynagrodzeń i nie próbujesz nadążać za przepisami, których jeszcze nie znasz. Dostawca usług płacowych już ma tę strukturę na miejscu. Dla wielu firm eliminuje to wiele niepotrzebnych wahań. Możesz po prostu zacząć, zobaczyć, jak idzie, i budować od tego punktu, nie zamykając się zbyt wcześnie w czymś stałym.

Zalety payrolling

Gdy zaczniesz nieco bardziej zagłębiać się w payrolling, zalety stają się dość jasne, zwłaszcza jeśli porównasz to z samodzielnym konfigurowaniem wszystkiego od podstaw. Jedną z największych zalet jest szybkość. Nie musisz przechodzić przez cały proces zakładania holenderskiej firmy, co może zająć czas i wymagać pewnego planowania. Dzięki payrollingowi, sprawy często mogą potoczyć się znacznie szybciej. Ułatwia to reagowanie, gdy znajdziesz odpowiednią osobę i nie chcesz tracić rozpędu. Jest też strona kosztowa. Pamiętaj, że założenie i utrzymanie BV wiąże się z pewnymi stałymi wydatkami, nawet jeśli Twoja działalność jest obecnie ograniczona. Payrolling natomiast jest zazwyczaj znacznie bardziej elastyczny. Zasadniczo płacisz za to, co używasz, bez natychmiastowej konieczności posiadania pełnej struktury.

Może to faktycznie wydawać się znacznie bezpieczniejsze, zwłaszcza na wczesnych etapach działalności. Kolejną zaletą payrolling jest zmniejszenie ogólnej złożoności. Takie rzeczy jak holenderskie prawo pracy, podatki od wynagrodzeń i zgodność z przepisami mogą być dość szczegółowe i zdecydowanie nie zawsze łatwe do ogarnięcia, gdy prowadzisz firmę z zagranicy. Pracując z firmą payrollingową, duża część tej odpowiedzialności spada z Ciebie. Zajmują się administracją, śledzą zmieniające się przepisy i dbają o to, aby wszystko było wykonane prawidłowo. To nie oznacza, że jesteś całkowicie bezczynny, ale zdejmuje to dużą część presji. Dla wielu firm, to połączenie szybkości, niższych kosztów początkowych i mniejszej złożoności jest dokładnie tym, co sprawia, że payrolling jest tak praktyczną opcją przy wchodzeniu na rynek holenderski.

Ograniczenia payrolling i inne kwestie, o których należy pamiętać

Payrolling sprawdza się w wielu sytuacjach, ale nie jest to coś, z czym automatycznie zostajesz na zawsze. W pewnym momencie możesz zacząć dostrzegać jego wady. Jedną z nich jest prosty fakt, że pracownik nie jest oficjalnie zatrudniony bezpośrednio przez Twoją firmę. W codziennej praktyce jest to zazwyczaj w porządku, ludzie po prostu normalnie ze sobą współpracują, ale może to wydawać się nieco pośrednie. Zwłaszcza jeśli budujesz podstawowy zespół i chcesz, aby wszystko było pod jednym dachem. Potem jest strona kosztowa. Na początku payrolling często wydaje się lżejszy, ponieważ unikasz kosztów założenia i wielu czynności administracyjnych.

Ale z biegiem czasu te miesięczne opłaty pozostają. Jeśli Twój zespół się powiększa lub jeśli planujesz pozostać aktywny w Holandii długoterminowo, może to zacząć mieć mniejszy sens finansowy. Inną kwestią jest to, że bardzo zależy to od sposobu działania Twojej firmy. Niektóre struktury dobrze pasują do payrolling, podczas gdy inne niekoniecznie. Nie zawsze jest to coś, co można szybko zdecydować; zazwyczaj staje się to jaśniejsze, im dłużej jesteś aktywny jako właściciel firmy. A czasami po prostu wyrastasz z payrolling. To, co zaczęło się jako praktyczne rozwiązanie, staje się pewnego rodzaju obejściem, którego już nie potrzebujesz. To nie znaczy, że jest to zła opcja, wcale nie. To po prostu oznacza, że często jest to część pewnej fazy. Przydatne na początku lub gdy chcesz elastyczności, ale nie zawsze jako ostateczna konfiguracja.

Najlepsze zastosowania i praktyki

Kiedy zatem payrolling ma największy sens? Zazwyczaj w okolicznościach, gdy chcesz działać, ale nie jesteś jeszcze gotowy, aby w pełni zaangażować się w obecność biznesową za granicą. Testowanie rynku to doskonały sposób na rozpoczęcie. Być może chciałbyś zbadać rynek holenderski, określić, czy istnieje zapotrzebowanie, lub mieć lokalnego eksperta na miejscu? W takiej sytuacji natychmiastowe założenie pełnoprawnej firmy może wydawać się znaczącym krokiem, więc zamiast tego możesz zacząć skromnie z payrolling. Możesz zatrudnić kogoś, rozpocząć działania i wszystko ustalać w miarę postępu. Jest to również przydatne podczas pracy z zespołami zdalnymi lub rozproszonymi. Jeśli Twoja firma ma siedzibę za granicą, ale chcesz zatrudnić holenderskiego pracownika, payrolling może wypełnić tę lukę, nie zmuszając Cię od razu do lokalnej struktury.

Inna sytuacja, w której często się to pojawia, to krótkoterminowa ekspansja. Pomyśl o projektach, tymczasowych rolach lub sytuacjach, w których nie jesteś jeszcze pewien, jak długo będziesz potrzebować kogoś. Zamiast angażować się w pełną konfigurację firmy, utrzymujesz jednocześnie znacznie większą kontrolę i elastyczność. Niemniej jednak, nadal ważne jest, aby jasno określić oczekiwania od samego początku. Nawet jeśli struktura jest bardziej elastyczna, sama relacja pracy powinna być stabilna i jasna dla pracownika. Ogólnie rzecz biorąc, payrolling sprawdza się najlepiej, gdy traktuje się go jako praktyczny krok pośredni, a niekoniecznie jako cel ostateczny.

Kiedy należy rozważyć przejście na holenderską BV?

W pewnym momencie pytanie zazwyczaj pojawia się samo. Czy nadal korzystać z payrolling, czy nadszedł czas na założenie własnej holenderskiej BV? Nie ma dokładnego momentu, w którym ta zmiana musi nastąpić, ale istnieje kilka sygnałów, które ludzie zazwyczaj zauważają. Na przykład, jeśli Twoje działania w Holandii nie są już tymczasowe. Może zaczynałeś tylko testując rynek, ale rzeczywiście wszystko działa? Zdobywasz klientów, być może nawet myślisz o rozbudowie małego zespołu. To często moment, w którym payrolling zaczyna przypominać bardziej krok pośredni niż ostateczną konfigurację. Koszty również mogą odgrywać rolę, choć nie zawsze od razu.

Na początku elastyczność jest zazwyczaj ważniejsza niż oszczędność na strukturze. Ale z czasem te bieżące opłaty za obsługę płac są nadal obecne. Jeśli planujesz pozostać i rozwijać się, posiadanie własnej jednostki może zacząć mieć większy sens finansowy. Jest też coś w posiadaniu wszystkiego pod własną firmą. Umowy, pracownicy, codzienne operacje; to po prostu bardziej naturalnie się układa. To nie znaczy, że musisz się z tym spieszyć. Niektóre firmy działają szybko, podczas gdy inne potrzebują trochę więcej czasu, zanim podejmą tę decyzję. To naprawdę zależy od tego, jak pewny jesteś swoich planów w Holandii. W większości przypadków zmiana następuje, gdy nie jest to już wielki krok, ale bardziej oczywisty kolejny krok.

Oprócz tego, możesz również wybrać przysłowiowe najlepsze z obu światów: posiadanie holenderskiej BV i połączenie tego z naszymi usługami payrolling. Można sobie wyobrazić kilka sytuacji, w których firmy posiadające BV nadal wybierają payrolling:

Kiedy zatrudniasz pierwszego pracownika i chcesz uniknąć natychmiastowego zakładania własnej administracji
W przypadku ról tymczasowych lub projektów, gdzie elastyczność jest ważniejsza niż struktura
Jeśli chcesz zlecić na zewnątrz HR i kwestie zgodności, nawet jeśli technicznie mógłbyś to zrobić samodzielnie (co może faktycznie zaoszczędzić Ci dużo czasu, aby skupić się na ważniejszych sprawach)
W fazach wzrostu, gdy wszystko szybko się zmienia, a wewnętrzne procesy nie są jeszcze w pełni wdrożone

Więc nawet z BV, payrolling może zdjąć z Ciebie sporo pracy. Główna różnica polega na tym, że mógłbyś zatrudnić bezpośrednio, ale decydujesz się tego nie robić, przynajmniej dla niektórych ról lub okresów. Z czasem wiele firm zatrudnia pracowników bezpośrednio na swoją listę płac, gdy sytuacja się ustabilizuje. Ale mieszanie obu rozwiązań jest również całkowicie normalne. Niektórzy pracownicy na liście płac Twojej BV, inni za pośrednictwem dostawcy usług płacowych: nie ma z tym problemu.

Intercompany Solutions może Ci pomóc na wiele sposobów

Zatrudnianie pracowników w Holandii bez posiadania lokalnej jednostki może na początku wydawać się nieco skomplikowane. Istnieją zasady do rozważenia, implikacje podatkowe i praktyczne kwestie, które nie zawsze pojawiają się, dopóki nie jesteś już w trakcie procesu. Dla wielu zagranicznych firm utrudnia to szybkie działanie, zwłaszcza jeśli chcesz zacząć od jednego zatrudnienia. Payrolling oferuje rozwiązanie. Daje Ci możliwość zatrudnienia kogoś lokalnie, bez natychmiastowego zakładania holenderskiej BV i bez konieczności samodzielnego rozwiązywania każdego szczegółu od pierwszego dnia. Jednocześnie nie jest to coś, z czym musisz tkwić na zawsze.

Niektóre firmy wykorzystują to jako punkt wyjścia, inne nadal korzystają z tego obok własnej struktury. To naprawdę zależy od tego, co pasuje do Twojej sytuacji. Najważniejsze jest to, że masz opcje i nie musisz rozwiązywać wszystkiego od razu, zanim zrobisz pierwszy krok. Jeśli rozważasz zatrudnienie w Holandii i nie jesteś pewien, która droga ma największy sens, może pomóc spojrzenie na Twoje plany, harmonogram i to, jak elastyczny chcesz być na początku. W Intercompany Solutions stale pomagamy zagranicznym przedsiębiorcom w wejściu na rynek holenderski, niezależnie od tego, czy wiąże się to z założeniem holenderskiej BV, czy z badaniem alternatyw, takich jak payrolling. Jeśli chciałbyś zrozumieć, co najlepiej sprawdzi się w Twojej konkretnej sytuacji, skontaktuj się z nami. Zawsze chętnie Ci doradzimy.

Poproś o bezpłatną konsultację

Potrzebujesz praktycznej pomocy z holenderskimi płacami? Nasza dedykowana marka płacowa ICS Payroll zajmuje się rejestracją podatku od wynagrodzeń, miesięcznymi odcinkami płacowymi i zgłoszeniami do ubezpieczeń społecznych dla międzynarodowych pracodawców.

Formation time	Dutch BV formation completed in 3 to 5 business days
Process	Fully remote setup with step-by-step guidance
Compliance	Expert support for registration, VAT and compliance
Aftercare	Accounting, tax and legal support included
One partner	All of the above through one trusted formation partner

Zatrudnianie pracowników w Holandii bez lokalnego podmiotu: Czy Payrolling jest rozwiązaniem?