Czy musisz zarejestrować się w IND, aby zatrudnić zagranicznych pracowników?

Intercompany Solutions oferuje szeroki zakres usług, w szczególności dla zagranicznych przedsiębiorców, którzy chcieliby założyć firmę w Holandii. Możesz liczyć na naszą pomoc w całym procesie inkorporacji, ale z pewnością nie jest to koniec naszej pracy. Oprócz naszej podstawowej działalności oferujemy również różne dodatkowe usługi, które są specjalnie zaprojektowane, aby Twoja firma odnosiła sukcesy i utrzymywała się na rynku. Jedną z tych usług jest wszystko, co wiąże się z zatrudnianiem pracowników, a w szczególności z obsługą płac. Oferujemy kompletne usługi płacowe i możemy również działać jako EOR, co znacznie ułatwia i wyjaśnia zatrudnianie pracowników bez konieczności zajmowania się całą stroną administracyjną. Jeśli chcesz dowiedzieć się, co możemy dla Ciebie zrobić, skontaktuj się z nami bezpośrednio. Z przyjemnością opowiemy Ci, co możemy zrobić dla Ciebie i Twojej firmy.

Poproś o bezpłatną konsultację

Podsumowanie: Aby zatrudnić personel spoza UE/EOG, bezpośredni pracodawca musi zarejestrować się jako „Uznany Sponsor” w IND. W przeciwnym razie organ imigracyjny odmówi rozpatrzenia wszelkich wniosków o zezwolenie na pracę lub pobyt. Uzyskanie tego statusu zapewnia dostęp do przyspieszonego rozpatrywania wniosków w ciągu dwóch do czterech tygodni zamiast trzech miesięcy, co wymaga jednorazowej opłaty aplikacyjnej w wysokości 2,539 EUR dla małych firm (poniżej 50 pracowników) lub 5,080 EUR dla większych podmiotów, plus 423 EUR za każde zezwolenie indywidualne. Firmy mogą całkowicie ominąć te intensywne ramy regulacyjne, początkowe koszty i rygorystyczne bieżące obowiązki sprawozdawcze, korzystając z usługi Employer of Record (EOR), która przejmuje wszystkie formalne zobowiązania sponsorskie.

Pytanie	Krótka odpowiedź
Czy potrzebują tego pracownicy z UE/EOG/Szwajcarii?	Nie. Mogą pracować bez pozwolenia lub sponsoringu IND
Czy potrzebują tego pracownicy spoza UE/EOG?	Tak. Musisz być uznanym sponsorem IND (erkend referent)
Ile kosztuje sponsoring?	2,539 EUR (poniżej 50 pracowników) lub 5,080 EUR, plus 423 EUR za każde zezwolenie
Jakie są korzyści?	Przyspieszone zezwolenia w 2-4 tygodnie zamiast do 3 miesięcy
Czy można tego uniknąć?	Tak, poprzez EOR, pozwolenie na rok orientacyjny (zoekjaar) lub zatrudnienie z UE/EOG

Rzeczywistość zatrudniania pracowników spoza granic Holandii

Znalezienie najlepszych talentów w Holandii nie stało się łatwiejsze w ciągu ostatnich kilku lat. Potencjalni kandydaci stają się coraz bardziej krytyczni wobec potencjalnych ofert pracy i mają znacznie więcej preferencji, a nawet wymagań niż w przeszłości. Kiedy więc decydujesz się na opublikowanie oferty pracy dla programisty lub analityka danych, stos CV jest zazwyczaj albo zbyt cienki, albo brakuje mu tej specyficznej wiedzy, której naprawdę potrzebujesz. Właśnie wtedy powinieneś zacząć szukać poza granicami Holandii. Sprowadzanie zagranicznych talentów rozszerza Twój zasięg, ale wiąże się również z zupełnie nowym zestawem zasad, których mogłeś się nie spodziewać. Pomyśl o sytuacji. Znajdujesz idealnego kandydata spoza Unii Europejskiej. Jesteś podekscytowany, oni są podekscytowani, a Ty chcesz jak najszybciej zatrudnić ich na umowę o pracę.

Wtedy ktoś wspomina o IND: holenderskiej Służbie Imigracji i Naturalizacji. Nagle, prosta czynność zatrudniania kogoś wydaje się niezwykle skomplikowanym zadaniem. Dlaczego więc w ogóle szukać za granicą? Ponieważ czasami lokalny rynek po prostu nie ma wysoko wyspecjalizowanych umiejętności, których potrzebujesz do skalowania swojej firmy. Niezależnie od tego, czy jest to międzynarodowy specjalista ds. marketingu, doświadczony inżynier czy specjalista ds. produktu: rozszerzenie obszaru poszukiwań sprawia, że Twoja firma staje się konkurencyjna.

Ale kiedy Twój nowy pracownik posiada paszport spoza UE, rząd holenderski chce wiedzieć, kto przyjeżdża i dlaczego. IND zasadniczo pełni rolę strażnika. Upewniają się, że firma zatrudniająca daną osobę jest legalna, a pracownik faktycznie ma powód, aby tu być. Zatem, zanim jeszcze złożysz wniosek o wizę lub zezwolenie na pobyt, być może będziesz musiał cofnąć się i spojrzeć na swoją własną rejestrację korporacyjną. Nie chodzi tylko o osobę; chodzi o status Twojej firmy w oczach władz. Tym zajmiemy się w tym artykule. Jeśli chcesz więcej faktów na temat obowiązków podatkowych przy zatrudnianiu pracowników zagranicznych, zdecydowanie powinieneś również sprawdzić ten artykuł.

Zrozumienie IND i statusu uznanego sponsora

Jak wspomnieliśmy powyżej, aby sprowadzić najlepszych specjalistów spoza UE, nieuchronnie będziesz mieć do czynienia z Immigration and Naturalization Service, czyli IND. Działa ona jako główny strażnik migracji pracowników międzynarodowych do Holandii, zapewniając, że firma i osoba spełniają wszystkie obowiązujące wymogi prawne. Dla większości rozwijających się firm najlepszym podejściem jest uzyskanie statusu tzw. uznanego sponsora („erkend referent”). Ale dlaczego to jest ważne?

Zasadniczo bycie uznanym sponsorem daje Ci szybką przepustkę przez biurokrację zatrudniania pracowników zagranicznych i znacznie ułatwia i przyspiesza ten proces. Oznacza to konkretnie, że zamiast czekać do trzech miesięcy na zatwierdzenie wizy, wnioski złożone w ten sposób zazwyczaj rozpatrywane są w ciągu zaledwie dwóch do czterech tygodni. Aby faktycznie uzyskać ten status, Twoja firma musi być zarejestrowana w Holenderskiej Izbie Handlowej i wykazać stabilność finansową. IND sprawdza również wiarygodność, co oznacza, że nie powinno być żadnych większych niedawnych bankructw, zaległości podatkowych ani wcześniejszych naruszeń przepisów imigracyjnych. Obowiązuje jednorazowa opłata za złożenie wniosku o ten status, która wynosi 2,539 EUR dla firm zatrudniających 50 lub mniej pracowników i 5,080 EUR dla większych firm.

Gdy uzyskasz status sponsora, sposób prowadzenia działalności i zatrudniania ludzi staje się znacznie prostszy. Na przykład opłata za wnioski o indywidualne zezwolenia na pobyt spada do 423 EUR. Możesz również łatwo zarządzać wszystkim za pośrednictwem portalu IND Business Portal. Naprawdę zamienia to ogromną pracę administracyjną w przewidywalny i płynny proces. Status ten wiąże się jednak z rygorystycznym obowiązkiem należytej staranności. Jesteś odpowiedzialny za prowadzenie właściwej dokumentacji, w tym dowodów, takich jak potwierdzenie, że wynagrodzenie jest wypłacane na osobiste konto bankowe pracownika każdego miesiąca.

Kiedy konieczna jest rejestracja w IND?

Kiedy więc sponsoring IND jest faktycznie obowiązkowy? Jeśli zatrudniasz kogoś, kto posiada paszport UE, EOG lub Szwajcarii, nie masz takiego obowiązku. Osoby te mają prawo mieszkać i pracować w Holandii bez żadnych specjalnych pozwoleń imigracyjnych. Wystarczy, że wprowadzisz je do swojego standardowego systemu płac. Jednak w momencie zatrudnienia obywatela spoza UE/EOG, zasady zmieniają się całkowicie, ponieważ nie możesz po prostu umieścić ich na liście płac. Na początek będą potrzebować ważnego zezwolenia na pobyt i pracę. Aby uzyskać to zezwolenie dla wysoko wykwalifikowanego migranta, pracownika wewnątrzkorporacyjnego transferu lub posiadacza Niebieskiej Karty UE, Twoja firma musi działać jako oficjalny uznany sponsor.

Co się dzieje, jeśli się nie zarejestrujesz? IND po prostu odmówi rozpatrzenia wniosków o zezwolenie na pracę lub pobyt dla Twoich kandydatów. Wniosek musi być złożony w ramach Twojego statusu sponsora, aby proces był ważny i aby otrzymać decyzję w typowym dwu- do czterotygodniowym terminie. Niemniej jednak, istnieje również kilka przypadków szczególnych do rozważenia. Na przykład, jeśli Twój nowy pracownik posiada już ogólne zezwolenie na pobyt, które uprawnia do nieograniczonego dostępu do holenderskiego rynku pracy, nie musisz być sponsorem. Albo, jeśli korzystasz z usługi Employer of Record (EOR) do ich zatrudnienia, EOR zajmuje się sponsoringiem. W ten sposób rejestracja wiąże wizę pracowniczą bezpośrednio z tożsamością Twojej firmy. Bez niej Twój zagraniczny kandydat nie może legalnie rozpocząć pracy dla Ciebie w Holandii. Pamiętaj również, że próba ominięcia tego wymogu może skutkować wysokimi grzywnami za nieprzestrzeganie przepisów, a także natychmiastową odmową wydania wizy, czego powinieneś unikać za wszelką cenę.

Proces składania wniosków o sponsoring

Przyjrzyjmy się rzeczywistemu procesowi składania wniosków. Odbywa się on za pośrednictwem wspomnianego portalu IND Business Portal. Nie jest to tak straszne, jak się wydaje, pod warunkiem, że masz uporządkowane dokumenty, zanim zaczniesz. Po pierwsze, IND sprawdza, czy Twoja firma jest wiarygodna i stabilna. Szukają niedawnych bankructw, dużych zaległości podatkowych lub wszelkich problemów z prawem pracy. Będziesz potrzebować aktualnego wyciągu KVK i aktualnych sprawozdań finansowych, aby udowodnić, że faktycznie możesz wypłacać komuś wynagrodzenie. Następnie, zdecydowanie powinieneś rozważyć koszty. Pamiętaj, że opłata aplikacyjna zależy od wielkości Twojej firmy. Wspomnieliśmy o opłatach powyżej, nie są one bardzo wysokie, ale nadal powinieneś wziąć je pod uwagę.

Po opłaceniu faktury IND rozpoczyna weryfikację. Czekanie trwa od jednego do trzech miesięcy, jeśli jesteś zupełnie nowym podmiotem. Jeśli masz już sieć międzynarodowych pracowników, możesz uzyskać zgodę szybciej. Otrzymasz formalną decyzję i dostęp do portalu online. Gdy Twoje uznanie będzie aktywne, możesz ubiegać się o zezwolenia na pobyt dla poszczególnych pracowników. Opłata za wniosek o zezwolenie wynosi 423 EUR na rok 2026. Upewnij się jednak, że nie czekasz z gromadzeniem tych dokumentów do ostatniej chwili. Posiadanie gotowych danych finansowych oznacza, że możesz przejść na status uznanego sponsora bez niepotrzebnego opóźniania harmonogramu zatrudniania.

Bieżące obowiązki i niezbędna zgodność po zarejestrowaniu się w IND

Gdy Twoja firma uzyska status uznanego sponsora, rozpoczyna się prawdziwa praca związana z przestrzeganiem przepisów. IND oczekuje, że będziesz działać jako uważny i odpowiedzialny pracodawca. Jeśli nie wykonasz swoich obowiązków administracyjnych prawidłowo, ryzykujesz utratę statusu sponsora. Po pierwsze, masz ścisły obowiązek informowania. Jeśli pracownik odchodzi, zostaje zwolniony lub przestaje pracować dla Twojej firmy, nie możesz po prostu pozwolić, aby sprawy się toczyły i nic nie robić: musisz faktycznie powiadomić IND w ciągu 28 dni. Dokładnie ta sama zasada obowiązuje, jeśli wynagrodzenie pracownika spadnie poniżej wymaganego progu lub jeśli weźmie on długotrwały urlop bezpłatny.

Po drugie, zasady dotyczące prowadzenia dokumentacji rozszerzyły się w ostatnich latach, o czym szczegółowo pisaliśmy również w tym artykule. Na przykład, musisz teraz przechowywać rzeczywiste dowody wypłat wynagrodzenia w swojej administracji. W porównaniu z przeszłością, kiedy wystarczała prosta lista płac, oznacza to więcej pracy. Teraz IND może zażądać wglądu w wyciągi bankowe firmy lub zestawienia płatności, pokazujące, że pieniądze faktycznie opuściły konto Twojej firmy i trafiły na osobiste konto pracownika.

Po trzecie, musisz aktualizować ich dane dotyczące zatrudnienia. Obejmuje to ich aktualny adres zamieszkania w Holandii oraz kopię ważnego paszportu lub zezwolenia na pobyt. Musisz przechowywać te dokumenty przez co najmniej pięć lat po zakończeniu stosunku pracy. Brzmi to jak góra papierkowej roboty, ale jest całkowicie wykonalne dzięki odpowiednim narzędziom lub dobremu partnerowi ds. płac takiemu jak Intercompany Solutions. Pomyśl o tym jako o standardowej procedurze, aby utrzymać aktywną licencję sponsora i całkowicie prawidłowe relacje z IND.

Alternatywy dla bezpośredniego sponsoringu

Sponsoring jest świetny i wiele rzeczy ułatwia, ale pamiętaj, że nie jest to jedyna opcja. Jeśli dopiero zaczynasz, lub potrzebujesz zatrudnić tylko jedną osobę, początkowe opłaty i obciążenie prawne mogą nie pasować do Twojego budżetu. Jaka jest więc alternatywa? Wielu właścicieli firm korzysta z Employer of Record, czyli EOR. Pomyśl o tym jako o outsourcingu prawnej strony zatrudnienia, ponieważ firma zewnętrzna przejmuje całą odpowiedzialność prawną. Stają się formalnym pracodawcą na papierze, zarządzają pozwoleniem na pracę i prowadzą lokalną listę płac. Twój nowy pracownik pracuje dla Ciebie każdego dnia, ale EOR ponosi ryzyko administracyjne i ciężar zgodności z przepisami.

Inną drogą jest poszukiwanie kandydatów z zezwoleniem na pobyt w celu poszukiwania pracy ("zoekjaar"). Są to zazwyczaj niedawni absolwenci holenderskich lub czołowych światowych uniwersytetów, którzy posiadają pozwolenie na pracę w Holandii, nie wymagające od ich pracodawcy bycia uznanym sponsorem. Jest to fantastyczny sposób na przetestowanie nowego pracownika przez rok przed podjęciem długoterminowego zobowiązania. Oczywiście, możesz również zatrudniać obywateli Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Ci pracownicy nie wymagają pozwoleń ani sponsoringu, co całkowicie omija system IND. Korzystanie z EOR lub zatrudnianie osób z nieograniczonymi prawami do pracy pozwala budować zespół bez natychmiastowego tworzenia infrastruktury sponsoringu korporacyjnego. Zamiast tego, pozwala to skupić się na rozwoju, podczas gdy ktoś inny zajmuje się wszystkimi skomplikowanymi sprawami za Ciebie.

Najczęstsze pułapki i jak ich unikać

Podsumujmy, przyglądając się najczęstszym błędom popełnianym przez niektórych pracodawców, którzy mają do czynienia z IND. Ponieważ nawet pojedyncze przeoczenie może ostatecznie doprowadzić do formalnego ostrzeżenia, a nawet utraty statusu sponsora, dlatego warto być przygotowanym. Najczęstsze przeoczenie zdarza się wraz z nadejściem nowego roku. IND aktualizuje progi wynagrodzeń każdego stycznia. Jeśli zapomnisz dostosować wynagrodzenie pracownika po indeksacji lub nie powiadomisz IND, że jego wynagrodzenie spadło poniżej progu, natychmiast naruszasz przepisy.

Kolejną częstą pułapką jest bezpłatny urlop. Jeśli wysoko wykwalifikowany migrant bierze bezpłatny urlop, a jego wynagrodzenie spadnie poniżej wymaganego minimum za ten okres, jesteś prawnie zobowiązany zgłosić to do IND w ciągu czterech tygodni. Zignorowanie tego tylko dlatego, że jest to tymczasowe, może skutkować wysokimi grzywnami administracyjnymi. Następnie jest wymóg prowadzenia dokumentacji, o którym mówiliśmy. IND wymaga teraz faktycznego dowodu wypłaty wynagrodzenia, a nie tylko miesięcznego paska płacowego. Jeśli podczas audytu masz w aktach tylko paski płacowe, kontrola zakończy się niepowodzeniem. Dlatego przechowuj wyciągi z przelewów bankowych lub zestawienia płac w swoich folderach.

Brakujące dokumenty w tle to również klasyczna pułapka. Zawsze upewnij się, że zaświadczenie o niekaralności jest podpisane przed przybyciem kandydata, i przechowuj kopię jego paszportu oraz aktualnego holenderskiego adresu w aktach. Co się stanie, jeśli zignorujesz te zasady? Osoby, które po raz pierwszy naruszą przepisy, zazwyczaj otrzymują ostrzeżenie, ale powtarzające się naruszenia prowadzą do poważnych kar finansowych w wysokości od €1,500 do €4,500 za każde naruszenie. W skrajnych przypadkach IND cofnie nawet Twoją licencję sponsora. Dlatego upewnij się, że Twoje pliki są w porządku i bądź na bieżąco z kalendarzem. Trochę dyscypliny w tym zakresie pozwoli Twojemu międzynarodowemu zespołowi pracować bez zakłóceń.

Intercompany Solutions może pomóc Ci w różnych usługach związanych z zatrudnianiem pracowników

Intercompany Solutions oferuje szeroki zakres usług płacowych, w tym dodatkowe usługi mające na celu znaczne ułatwienie i zarządzanie administracją. Rozumiemy, że zwłaszcza zagraniczni pracownicy mogą mieć trudności z zatrudnianiem personelu w Holandii, zwłaszcza gdy nie masz założonej holenderskiej BV (nawiasem mówiąc, możemy również w tym pomóc, jeśli kiedykolwiek będziesz chciał rozszerzyć swoją obecność korporacyjną na Holandię). Krótko mówiąc, dbamy o to, aby wszystkie obowiązki podatkowe i administracyjne były spełniane w prawidłowy sposób, co oznacza, że możesz skupić się wyłącznie na codziennych działaniach biznesowych i personelu. A ponieważ oferujemy również usługi EOR, możemy zająć się wszystkimi niezbędnymi procedurami wizowymi za Ciebie, dzięki czemu nie musisz stawać się uznanym sponsorem w IND i możesz zamiast tego skupić się na innych sprawach. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, co robimy i konkretnie, co możemy dla Ciebie zrobić, skontaktuj się z nami w dowolnym momencie z pytaniami, które mogą Cię nurtować.

Poproś o bezpłatną konsultację

Potrzebujesz praktycznej pomocy z holenderską listą płac? Nasza dedykowana marka płacowa ICS Payroll zajmuje się rejestracją podatku od wynagrodzeń, miesięcznymi listami płac i zgłoszeniami do ubezpieczeń społecznych dla międzynarodowych pracodawców.

Podobne posty:

• Zagraniczne korporacje międzynarodowe i roczny budżet Holandii
• Wypowiedzenie traktatu podatkowego między Holandią a Rosją z dniem 1 stycznia 2022 r.
• Jak założyć firmę jako młody przedsiębiorca
• Chcesz innowować w sektorze zielonej energii lub czystych technologii? Załóż firmę w Holandii
• Holenderskie prawodawstwo dotyczące inwestycji zagranicznych

Źródła

• Business.gov.nl - zatrudnianie personelu w Holandii
• UWV - holenderskie ubezpieczenia pracowników i informacje o pracy
• IND - holenderska imigracja i zezwolenia na pobyt
• Burgerlijk Wetboek Boek 7, prawo pracy (wetten.overheid.nl)
• PwC Netherlands - spostrzeżenia i publikacje podatkowe
• Hoge Raad 2025, rozwiązanie umowy o pracę (ECLI:NL:HR:2025:1171)
• Hoge Raad 2022, zwolnienie z przyczyn ekonomicznych (ECLI:NL:HR:2022:276)
• EY Netherlands - spostrzeżenia podatkowe
• Trybunał Sprawiedliwości UE, CCOO w sprawie rejestrowania czasu pracy (C-55/18)
• Belastingdienst - obliczanie podatków od wynagrodzeń
• Belastingdienst - VAT dla zagranicznych przedsiębiorców