Registracija, promjena i deregistracija stvarnih vlasnika...

Kada ste vlasnik nizozemske tvrtke, morate uzeti u obzir da ćete morati službeno registrirati sve takozvane "stvarne vlasnike" (Ultimate Beneficial Owner(s)) svoje tvrtke u nizozemskom UBO registru. To su obično direktori i dioničari, pod uvjetom da ispunjavaju određene kriterije. Intercompany Solutions stekao je dugogodišnje iskustvo u osnivanju nizozemskih tvrtki za strane poduzetnike te u mnogim drugim povezanim pitanjima, kao što su financijske, pravne i administrativne usluge. Ove usluge mogu vam pomoći postići značajan uspjeh, a istovremeno poštovati nizozemske zakone i propise.

Stoga vam također možemo pomoći sa svim dodatnim zadacima na koje možete naići na putu do osnivanja nizozemske tvrtke. Registracija, izmjena ili odjava UBO-a također je uključena u naše usluge. Duboko smo uvjereni da svaka vrsta poslovne ekspanzije treba biti provedena na ispravan i isplativ način. Stoga se dosljedno trudimo pomoći stranim poduzetnicima u stabilnom i isplativom osnivanju njihovog poslovanja u Nizozemskoj. Ako ikada želite saznati više o tome što radimo, slobodno iskoristite naše neobvezujuće profesionalne savjete.

Kontaktirajte nas izravno

Zašto UBO-i moraju biti registrirani u Nizozemskoj?

UBO registar djeluje od 27. ožujka 2022. Registriranje stvarnih vlasnika (UBO) u Nizozemskoj je ključno za poboljšanje transparentnosti i odgovornosti u poslovanju. To je zato što su sve važne osobe koje vode tvrtku ili su značajni dioničari tvrtke odgovorne za sve radnje poduzete putem tvrtke. Jednostavnije rečeno: na taj način je lakše pozvati na odgovornost osobe na vlasti za njihova djela. Ova mjera je u skladu s propisima Europske unije, posebno s EU direktivama o sprječavanju pranja novca (AMLD), i služi nekoliko ključnih ciljeva koje ćemo navesti u nastavku.

1. Borba protiv financijskog kriminala

UBO registar prije svega pomaže u borbi protiv pranja novca. Identificiranjem osoba koje na kraju imaju koristi od financijskih transakcija ili poslovnih aktivnosti, UBO registar može precizno pratiti što točno te osobe rade putem korporativnih sredstava. Osim toga, UBO registar aktivno se bori protiv financiranja terorizma, povećavajući transparentnost kako bi spriječio zlouporabu financijskih sustava za kriminalne svrhe. Dodatno, registar pasivno se bori protiv izbjegavanja poreza i prijevara. To se postiže pružanjem jasne slike vlasničkih struktura vlastima kako bi se smanjio broj nezakonitih aktivnosti.

2. Promicanje transparentnosti

UBO registar otkriva osobe koje stoje iza tvrtki, partnerstava, zaklada i drugih pravnih osoba, smanjujući mogućnost korištenja složenih vlasničkih struktura za skrivanje nezakonitih aktivnosti. Omogućuje javnosti, novinarima i drugim tvrtkama pristup određenim informacijama o UBO-ima, gradeći povjerenje u poslovnom okruženju. Na taj način odmah znate s kim poslujete, je li njihova prošlost čista i trebate li uopće uspostavljati bilo kakvu potencijalnu suradnju, ne ugrožavajući svoje trenutno poslovanje.

3. Ispunjenje zahtjeva EU-a

UBO registar je obvezan u EU kao dio šireg okvira za sprječavanje pranja novca. Usklađenost s propisima osigurava da Nizozemska ispunjava svoje obveze kao država članica EU-a, izbjegavajući sankcije ili reputacijski rizik. Dakle, ako imate ambicije vezane uz osnivanje tvrtke u Nizozemskoj koja bi mogla biti uključena u kriminalne aktivnosti, trebali biste biti upozoreni. Registar aktivno nastoji eliminirati svaku tvrtku ili dioničara koji želi eliminirati druge s tržišta nezakonitim, nepoštenim ili na drugi način štetnim sredstvima. EU ima svoje Jedinstveno europsko tržište na kojem se roba i usluge slobodno razmjenjuju. I EU želi da tako i ostane.

4. Olakšavanje dubinske analize za poduzeća

Dubinska analiza je vrlo važan dio vođenja poslovanja na pouzdan način. Dubinska analiza u osnovi znači da provodite istraživanja o potencijalnim poslovnim partnerima, klijentima i investitorima. Donošenje lošeg izbora u bilo kojem smjeru moglo bi vas potencijalno uvući u neugodne stvari, stoga je najbolje osigurati da znate s kim imate posla. Financijske institucije, odvjetnici i drugi subjekti mogu pristupiti UBO registru kako bi ispunili zahtjeve za poznavanje klijenta (KYC) i dubinsku analizu. Ovaj proces osigurava da su tvrtke svjesne subjekata i osoba s kojima komuniciraju, smanjujući izloženost financijskim i pravnim rizicima.

5. Povećanje poštene konkurencije

Poštena konkurencija temelj je pravednog i ravnopravnog kapitalističkog društva. Kapitalizam nije samo zarađivanje novca; naprotiv. Činjenica da neki pojedinci iniciraju nešto novo, odmah stvara nove poslovne prilike i zaposlenje, što potencijalno može dovesti do razvoja društava. Transparentnost u vezi s vlasništvom i kontrolom obeshrabruje neetične poslovne prakse, stvarajući jednake šanse za poštene tvrtke. Jer kada netko učini nešto nezakonito, to će biti registrirano, zahvaljujući mogućnosti poznavanja UBO-a svake tvrtke.

Bespreking met notitieboekje

Ključni detalji UBO registra

Nizozemski registar UBO (Ultimate Beneficial Owner) sustav je osmišljen za povećanje transparentnosti o osobama koje u konačnici posjeduju ili kontroliraju tvrtke i druge pravne subjekte u Nizozemskoj. Dio je direktiva Europske unije o suzbijanju pranja novca i ima za cilj borbu protiv financijskog kriminala, poput pranja novca i financiranja terorizma. O tome smo već ukratko govorili gore, ali uvijek vrijedi spomenuti da registar UBO ima za cilj jednako i pošteno poduzetništvo. To je također način da se izbjegnu preveliki monopoli koji mogu odmah eliminirati mala (ali ipak profitabilna i poštena) poduzeća. Stoga, prijeđimo na stvar.

Tko se kvalificira kao UBO?

Nakon svih ovih razgovora o UBO registru, zamkama i prednostima toga da ste UBO, vjerojatno se pitate tko je zapravo UBO. Pa, UBO je osoba koja posjeduje ili kontrolira više od 25% tvrtke ili pravnog subjekta, bilo putem vlasničkih prava ili prava glasa. Dakle, ako posjedujete ili kontrolirate više od 25% tvrtke, službeno ste UBO. Ipak, postoje određena predložena ažuriranja koja imaju za cilj uključiti osobe koje posjeduju točno 25% udjela ili prava glasa, proširujući definiciju kako bi se povećao obuhvat. Dakle, to više nije iznad 25%, već do 25% uključujući, kako ne bi bili UBO. Imajte na umu da biti UBO može zvučati moćno, ali to donosi određene obveze kada se kvalificirate kao UBO. Na primjer, postoje određeni zahtjevi za registraciju.

Zahtjevi za registraciju i posljedice u slučaju neusklađenosti

Dakle, tvrtke i pravni subjekti moraju registrirati podatke o svojim UBO-ima u nizozemskom UBO registru koji vodi Trgovačka komora. To uključuje identifikacijske podatke o UBO-u, kao što su ime i prezime, datum rođenja te priroda njihovog vlasništva ili kontrole. Kad se to ne učini, mogu nastati ozbiljne posljedice. Važnost znanja tko posjeduje većinu tvrtke leži u načinu na koji ta osoba posluje. Ako se to provodi i upravlja u skladu sa zakonom, nema problema. Ali ako UBO prekorači određene pravne granice, može naići na probleme s usklađenošću i posljedične kazne. Što se u Nizozemskoj, za početak, svodi na administrativne kazne. Možete dobiti kaznu do 21 750 eura. Postoje i dodatne kazne za neusklađenost, poput naloga za usklađivanje pod prijetnjom daljnjih kazni.

Osim administrativnih kazni, postoje i kaznenopravne kazne. To je zato što se nepoštivanje propisa može smatrati gospodarskim kaznenim djelom prema Zakonu o gospodarskim kaznenim djelima. Potencijalne posljedice kršenja ovog zakona uključuju novčane kazne, rad za opće dobro, pa čak i zatvor u ozbiljnim slučajevima, posebno ako su prilikom registracije dostavljene lažne informacije. Vlasti aktivno prate usklađenost kako bi osigurale transparentnost i spriječile zlouporabu korporativnih struktura za nezakonite aktivnosti, poput pranja novca ili izbjegavanja plaćanja poreza.

Trenutni podaci o usklađenosti

U ožujku 2024. godine, oko 80% pravnih subjekata u Nizozemskoj ispunilo je zahtjev za registraciju. Kao što smo već spomenuli, neusklađenost može rezultirati novčanim kaznama ili drugim sankcijama. Usput, pristup UBO registru privremeno je ograničen zbog zabrinutosti za privatnost nakon presude Suda EU-a. Međutim, neki subjekti, poput banaka, javnih bilježnika i osiguravajućih društava, ponovno su dobili pristup do sredine 2024. godine, što im omogućuje učinkovito ispunjavanje obveza dubinske analize. Osim toga, od lipnja 2024. godine tvrtke će moći dobiti ovjerene izvatke iz UBO registra kako bi dokazale usklađenost sa zahtjevima Know Your Customer (KYC). UBO registar je u skladu s međunarodnim naporima za poboljšanje korporativne transparentnosti i smanjenje financijskog kriminala. Iako je učinkovit u promicanju odgovornosti, suočio se s izazovima, posebno u vezi s balansiranjem transparentnosti s zabrinutostima za privatnost. To je još uvijek neriješeno pitanje koje bi se trebalo riješiti u relativno kratkom vremenu.

Subjekti koji su obvezni registrirati UBO

Vrlo je važno znati koja vrsta subjekta treba registrirati UBO. U svim slučajevima to se odnosi na subjekt koji obavlja poslovnu djelatnost. To između ostalog uključuje:

Tvrtke (BV, NV i druge)
Zaklade i udruge
Partnerstva (javna, komanditna ili profesionalna)

Izuzeća se odnose na samostalne poduzetnike, tvrtke kotirane na burzi i određene udruge bez pune pravne sposobnosti. Nakon registracije UBO-a, imajte na umu da su neki podaci, poput imena i postotaka vlasništva, javno dostupni radi promicanja transparentnosti. Međutim, nisu svi podaci objavljeni. Neke privatne informacije, poput adresa prebivališta, dostupne su samo ovlaštenim subjektima, poput javnih bilježnika i financijskih institucija. Za detaljne smjernice, Nizozemska Trgovačka komora pruža službenu dokumentaciju i alate za podršku za registraciju UBO-a. Također možete koristiti savjetodavne usluge tvrtki poput Intercompany Solutions, koje imaju iskustva u području korporativne usklađenosti.

Registracija UBO-a u registru

Postoje li u vašoj organizaciji stvarni vlasnici koji još nisu upisani u UBO registar? Onda ih treba tamo registrirati. Registracija Stvarnog Vlasnika (UBO) u Nizozemskoj uključuje slanje specifičnih informacija o osobama koje u konačnici posjeduju ili kontroliraju tvrtku ili drugi pravni subjekt. Ovaj proces osigurava usklađenost s propisima o sprječavanju pranja novca i povećava korporativnu transparentnost. U nastavku je detaljan pregled koraka i zahtjeva za registraciju UBO-a. Zapamtite: na ovaj se način štite startupi i vlasnici malih poduzeća.

Koraci za registraciju UBO-a

Kako bi se utvrdilo tko je UBO u vašoj tvrtki, nizozemska vlada jasno objašnjava kako identificirati osobe koje se kvalificiraju kao UBO. To mogu biti osobe koje:

Izravno ili neizravno posjeduju više od 25% dionica ili prava glasa
Ostvaruju kontrolu drugim sredstvima, poput ugovora ili utjecaja

Za registraciju UBO-a za vašu tvrtku, potrebno je poduzeti nekoliko osnovnih koraka. U nastavku su prikazani ti koraci.

Prikupite potrebne informacije:

Potrebno je navesti sljedeće podatke o UBO-u:

Puno ime i prezime
Datum rođenja i državljanstvo
Adresa prebivališta (koja neće biti objavljena)
Priroda i opseg vlasništva ili kontrole, izraženi u postocima
Dokumentacija koja potvrđuje informacije, kao što su ugovori o dioničarstvu i važeći identifikacijski dokument

Pošaljite informacije Nizozemskoj gospodarskoj komori (KvK)

Registracija se obavlja putem KvK, online ili osobno, ili uz pomoć specijalizirane tvrtke, kao što je Intercompany Solutions.
Tvrtke moraju ispuniti obrazac za registraciju UBO-a koji je dostavio KvK.

Provjera od strane Nizozemske gospodarske komore (KvK)

Nakon što se svi ovi koraci dovrše, Nizozemska gospodarska komora provjerava informacije prije ažuriranja registra UBO-a. Neka polja, poput opsega udjela, su javna, dok privatni podaci ostaju ograničeni.

Održavajte i ažurirajte dostavljene informacije

Tvrtke su odgovorne za ažuriranje podataka UBO-a. Sve promjene u strukturi vlasništva ili kontrole moraju se prijaviti odmah i ispravno.

Promjena UBO-a u registru

Osim registracije UBO-a, možete prijaviti i promjene u registru UBO-a. To mogu biti promjene koje se odnose, primjerice, na udjele koje UBO ima u vašoj organizaciji, te mogućnost zaštite osobnih podataka UBO-a. Promjena stvarnih vlasnika (UBO-a) registriranih za nizozemski subjekt uključuje ažuriranje informacija u registru UBO-a koji vodi KvK. To je neophodno kada dođe do promjene vlasništva, kontrole ili strukture subjekta. U nastavku ćemo predstaviti korake i ključna pitanja u vezi s ažuriranjem podataka UBO-a.

Identificirajte promjene u svojoj tvrtki

Najvažniji dio je jasno definiranje koje će se promjene dogoditi. Postoji li novi UBO koji treba biti registriran? Tada se to obavlja prema uobičajenoj proceduri registracije. Međutim, mogu se dogoditi i druge promjene, kao što su promjene u broju dioničara ili postotku njihovih udjela. Također možete odrediti koje osobe više nisu UBO i identificirati nove UBO-e na temelju vlasništva ili kontrole koja prelazi prag od 25%.

Prikupite potrebnu dokumentaciju

Zatim ćete morati pripremiti dokumentaciju koja potvrđuje promjenu, kao što su ažurirani ugovori dioničara, zapisnici sjednica uprave ili druga pravna dokumentacija koja potvrđuje novu strukturu. Postoji razlika između javnih i privatnih podataka. Svi ažurirani javni podaci, poput imena i opsega udjela, bit će javno dostupni. Ali privatni podaci, poput adresa prebivališta, ostaju povjerljivi i dostupni su samo ovlaštenim subjektima.

Obavijestite KvK

Nakon prikupljanja sve potrebne dokumentacije, morat ćete predati ažurirane informacije o UBO-u KvK-u. To se obično može učiniti online ili osobno, ili putem pouzdanog partnera u Nizozemskoj, ako ste strani poduzetnik, a potrebne radnje su vam previše komplicirane. Morat ćete navesti iste podatke koji su bili potrebni tijekom početne registracije, odnosno ime, prezime, datum rođenja i državljanstvo UBO-a, kao i prirodu vlasništva i kontrole.

Podnesite zahtjev za promjenu

Vi ili tvrtka koju ste angažirali za rješavanje takvih stvari, morat ćete koristiti specifične obrasce KvK za ažuriranje UBO-a. Pobrinite se da su informacije točne i potpune kako biste izbjegli kašnjenja u obradi. Želite li promijeniti stranu privatnu adresu UBO-a u nizozemsku privatnu adresu, ili u drugu stranu adresu? Tada ćete morati koristiti obrazac 18: Dopuna drugim trgovačkim registrima. Tijekom procesa provjere KvK će analizirati prijavljene promjene. Nakon odobrenja svih podataka, registar UBO-a će prikazati ažurirane informacije. Uvijek se pobrinite da poštujete nizozemske propise o UBO-u. To znači da morate osigurati kontinuirano praćenje i pravodobno prijavljivanje budućih promjena kako biste izbjegli kazne.

Također treba napomenuti da se promjene u podacima UBO-a moraju prijaviti u izjavi o UBO-u u roku od 7 dana od njihovog stupanja na snagu. Pravodobno prijavljivanje je ključno. Promjene se moraju priopćiti odmah nakon što nastupe. Kao što je već spomenuto, tvrtke koje ne prijave promjene mogu snositi novčane kazne, administrativne kazne ili reputacijske gubitke. Za više informacija ili podrške, web stranica Nizozemske gospodarske komore sadrži detaljne vodiče i opcije kontakta. Profesionalni savjetnici, poput Intercompany Solutions, mogu pomoći u slučaju složenih promjena UBO-a ili problema s usklađenošću.

Odjava UBO-a

Također možete odjaviti osobe iz registra UBO-a kada se više ne smatraju UBO-om. Ako osoba više nije UBO, morate to također prijaviti u roku od 7 dana u izjavi o UBO-u. Prilikom odjave UBO-a obratite pozornost morate li registrirati druge UBO-e u registru UBO-a. Za odjavu UBO-a u Nizozemskoj, morate slijediti proceduru ažuriranja ili brisanja informacija o UBO-u u registru UBO-a koji vodi KvK. Odjava se događa kada netko prestane ispunjavati uvjete za UBO, na primjer kada proda svoje udjele, prenese prava glasa ili odstupi s kontrolne pozicije. U nastavku smo, radi vaše udobnosti, predstavili korake i ključne pojedinosti procesa odjave UBO-a.

Provjerite promjene

Prvo što morate učiniti jest osigurati da pojedinac više ne ispunjava UBO kriterije, koji uključuju prethodno spomenuto vlasništvo ili kontrolu iznad 25%. Ako, na primjer, dioničar napusti tvrtku ili proda dio svojih dionica i više ne ispunjava kriterije.

Obavijestite KvK

Nakon što znate koga ispisati iz UBO registra, morate podnijeti zahtjev KvK-u za uklanjanje podataka te osobe iz UBO registra. To se obično može učiniti online ili osobno, ili putem kvalificirane treće strane koja vam može pomoći. Uvijek morate koristiti obrazac za ažuriranje ili uklanjanje UBO-a koji je dostavio KvK.

Dostavite potrebnu dokumentaciju

Zatim morate prikupiti svu potrebnu prateću dokumentaciju, kao što su ažurirani dioničarski ugovori, akti prijenosa ili odluke tvrtke. Morate pružiti dokaz o promjeni, kao što su dokumenti koji potvrđuju prijenos dionica ili druge promjene u strukturi tvrtke, kako bi se postupak deregistracije mogao finalizirati.

Potvrda deregistracije

Nakon što Trgovačka komora provjeri informacije, ažurirat će UBO registar i ukloniti podatke osobe. Važno je napomenuti da se takve promjene također moraju odmah prijaviti kako bi se osigurala usklađenost sa zakonom, kao i u postupcima registracije i promjene UBO-a. Osim toga, tvrtka mora također ažurirati svoje interne registre i, ako je potrebno, obavijestiti relevantne zainteresirane strane, kao što su banke. Što se tiče privatnosti, deregistrirani UBO-i više neće imati nikakve podatke vidljive u javnom registru. Međutim, povijesni zapisi mogu ostati dostupni ovlaštenim tijelima u svrhu dubinske analize. Neprijavljivanje deregistracije osoba koje više nisu UBO-i može rezultirati kaznama ili sankcijama, jer to može dovesti do netočnog prikaza strukture vlasništva i kontrole tvrtke. Za detaljne smjernice, web stranica Nizozemske gospodarske komore i odvjetnička društva, kao što je Intercompany Solutions, mogu pružiti specifične upute i obrasce potrebne za deregistraciju.

Izazovi i zabrinutosti

Iako UBO registar donosi značajne koristi, izaziva zabrinutost u vezi s privatnošću i sigurnošću podataka. Neke informacije o UBO-ima su javne, što je dovelo do rasprava o ravnoteži između transparentnosti i prava na privatnost pojedinca. Sustav je prilagođen kako bi riješio ove zabrinutosti, na primjer, ograničavanjem javnog pristupa određenim osjetljivim podacima. Za više informacija o razlozima i funkcioniranju UBO registra, izvori kao što su Nizozemska gospodarska komora (KvK) i pravni okvir EU-a pružaju dodatne informacije. Naravno, Intercompany Solutions također može pomoći u svim pitanjima vezanim uz registraciju, deregistraciju i promjene UBO-a u vašoj tvrtki.

Želite osnovati nizozemsku tvrtku? Provjerite jeste li registrirali i sve UBO-e.

Intercompany Solutions specijalizirao se za osnivanje nizozemskih tvrtki, ali možemo ponuditi mnogo širi raspon usluga. Osim osnivanja i registracije tvrtke u Nizozemskoj, možemo pomoći i s mnogim dodatnim zadacima, kao što su podnošenje zahtjeva za dozvolu, dobivanje vize i razni administrativni zadaci, poput poreznih prijava i pomoći u pravnim pitanjima. Registracija, promjena i deregistracija UBO-a također nam ne predstavlja problem. Kada se odlučite osnovati nizozemsku tvrtku, tražit ćemo od vas standardne dokumente, koji uključuju važeći identifikacijski dokument, puno ime i prezime te datum rođenja, željeni naziv tvrtke i nizozemsku adresu za registraciju poslovanja. S tim dokumentima možemo otići do bilježnika i osnovati vašu tvrtku, ali također možemo izravno riješiti mnoge druge važne stvari, kao što su otvaranje nizozemskog bankovnog računa i osiguravanje da ste ispravno upisani kao UBO u nizozemski registar.

Usluge koje vam možemo ponuditi

Intercompany Solutions pomogao je stotinama stranih poduzetnika iz više od 50 različitih nacionalnosti. Naši klijenti uključuju i male samostalne start-upe i međunarodne korporacije, te sve između. Naši procesi usmjereni su na strane poduzetnike, stoga znamo najpraktičnije načine za pomoć pri registraciji tvrtke. Možemo pomoći s punim paketom registracije tvrtke u Nizozemskoj:

Osnivanje tvrtke u Nizozemskoj
Zahtjev za PDV ili EORI broj
Zahtjevi za razne vrste dozvola
Pomoć pri pokretanju poslovanja
Administrativne usluge
Tajničke usluge
Pravna pomoć
Porezne i računovodstvene usluge
Opće poslovno savjetovanje

Stalno podižemo naše standarde kvalitete kako bismo dosljedno pružali besprijekorne usluge.

Trebate li registrirati, promijeniti ili deregistrirati UBO? Intercompany Solutions vam može pomoći.

Intercompany Solutions pomogao je tisućama stranih poduzetnika iz svih mogućih industrija i zemalja u osnivanju nizozemske tvrtke. Kao nitko drugi znamo kako učinkovito i ispravno provesti postupak inkorporacije. Budući da smo u ovom području dugi niz godina, izgradili smo i široku mrežu profesionalaca koji nam u svakom trenutku mogu pomoći u rješavanju bilo kojeg vašeg pitanja ili upita. To također znači da možemo ponuditi jedan od najbržih postupaka registracije tvrtke u Nizozemskoj koji su trenutno dostupni. Ako imate sve potrebne dokumente pri ruci i možete nam ih poslati, cijeli proces ne bi trebao trajati dulje od nekoliko radnih dana. U većini slučajeva traje 1-3 dana, a vi ste spremni odmah započeti poslovanje.

Radimo po fiksnim cijenama o kojima ćemo naravno razgovarati s vama prije nego što počnemo raditi za vas. Za samo 1499 € all-inclusive, možete osnovati nizozemsku tvrtku, što znači bez skrivenih troškova. Dodatni plus je činjenica da se proces može završiti u potpunosti daljinski ako nam dostavite punomoć. To vam štedi puno vremena i novca jer ne morate fizički putovati u Nizozemsku da biste osnovali svoju novu tvrtku. Ako želite saznati više o našim uslugama, slobodno pregledajte našu web stranicu za detaljnije informacije. Također nas uvijek možete izravno kontaktirati, a mi ćemo vam pomoći od tog trenutka.