Trebate li se registrirati kod IND-a za zapošljavanje stranih zaposlenika?

Intercompany Solutions nudi širok raspon usluga, posebno za strane poduzetnike koji bi željeli osnovati tvrtku u Nizozemskoj. Možete računati na našu pomoć tijekom cijelog procesa inkorporacije, ali to svakako nije kraj našeg posla. Osim naše osnovne djelatnosti, nudimo i razne dodatne usluge koje su posebno osmišljene kako bi vaša tvrtka bila uspješna i održala se na tržištu. Jedna od tih usluga je sve što je povezano sa zapošljavanjem radnika, a posebno s obradom plaća. Nudimo kompletne usluge obračuna plaća i također možemo djelovati kao EOR, što znatno olakšava i pojednostavljuje zapošljavanje radnika bez potrebe za bavljenjem cjelokupnom administrativnom stranom. Ako želite saznati što možemo učiniti za vas, kontaktirajte nas izravno. Rado ćemo vam reći što možemo učiniti za vas i vašu tvrtku.

Zatražite besplatne konzultacije

Sažetak: Za zapošljavanje osoblja izvan EU/EGP-a, izravni poslodavac mora se registrirati kao "Priznati sponzor" pri IND-u. U suprotnom, imigracijska uprava odbit će razmotriti bilo kakve zahtjeve za radne ili boravišne dozvole. Dobivanje ovog statusa omogućuje ubrzano rješavanje zahtjeva u roku od dva do četiri tjedna umjesto tri mjeseca, što zahtijeva jednokratnu naknadu za prijavu od 2,539 EUR za mala poduzeća (ispod 50 zaposlenika) ili 5,080 EUR za veće subjekte, plus 423 EUR za svaku pojedinačnu dozvolu. Tvrtke mogu u potpunosti zaobići ovaj intenzivni regulatorni okvir, početne troškove i rigorozne tekuće obveze izvješćivanja korištenjem usluge Employer of Record (EOR), koja preuzima sve formalne sponzorske obveze.

Pitanje	Kratak odgovor
Trebaju li to zaposlenici iz EU/EGP-a/Švicarske?	Ne. Mogu raditi bez dozvole ili sponzorstva IND-a
Trebaju li to zaposlenici izvan EU/EGP-a?	Da. Morate biti priznati sponzor IND-a (erkend referent)
Koliko košta sponzorstvo?	2,539 EUR (ispod 50 zaposlenika) ili 5,080 EUR, plus 423 EUR za svaku dozvolu
Koje su prednosti?	Ubrzane dozvole u 2-4 tjedna umjesto do 3 mjeseca
Može li se to izbjeći?	Da, putem EOR-a, dozvole za orijentacijsku godinu (zoekjaar) ili zapošljavanja iz EU/EGP-a

Stvarnost zapošljavanja radnika izvan Nizozemske

Pronalaženje najboljih talenata u Nizozemskoj nije postalo lakše u posljednjih nekoliko godina. Potencijalni kandidati postaju sve kritičniji prema potencijalnim ponudama za posao i imaju znatno više preferencija, pa čak i zahtjeva nego u prošlosti. Stoga, kada se odlučite objaviti oglas za posao programera ili analitičara podataka, hrpa životopisa je obično ili pretanka ili joj nedostaje specifično znanje koje vam zaista treba. Upravo tada biste trebali početi tražiti izvan granica Nizozemske. Dovod stranih talenata proširuje vaš doseg, ali također dolazi s potpuno novim skupom pravila koja možda niste očekivali. Razmislite o situaciji. Pronašli ste idealnog kandidata izvan Europske unije. Uzbuđeni ste, i oni su uzbuđeni, i želite ih zaposliti što prije.

Tada netko spomene IND: nizozemsku Službu za imigraciju i naturalizaciju. Odjednom, jednostavan čin zapošljavanja nekoga čini se izuzetno kompliciranim zadatkom. Zašto onda uopće tražiti u inozemstvu? Jer ponekad lokalno tržište jednostavno nema visokospecijalizirane vještine koje su vam potrebne za širenje vaše tvrtke. Bilo da se radi o međunarodnom marketinškom stručnjaku, iskusnom inženjeru ili stručnjaku za proizvode: proširenje područja pretraživanja čini vašu tvrtku konkurentnom.

Ali kada vaš novi zaposlenik posjeduje putovnicu izvan EU-a, nizozemska vlada želi znati tko dolazi i zašto. IND u osnovi djeluje kao vratar. Oni osiguravaju da je tvrtka koja zapošljava osobu legitimna i da zaposlenik zapravo ima razlog da bude ovdje. Dakle, prije nego što uopće podnesete zahtjev za vizu ili boravišnu dozvolu, možda ćete se morati vratiti i pogledati vlastitu korporativnu registraciju. Ne radi se samo o osobi; radi se o statusu vaše tvrtke u očima vlasti. Time ćemo se pozabaviti u ovom članku. Ako želite više činjenica o poreznim obvezama pri zapošljavanju stranih radnika, svakako biste trebali provjeriti i ovaj članak.

Razumijevanje IND-a i statusa priznatog sponzora

Kao što je gore spomenuto, da biste doveli najbolje stručnjake izvan EU-a, neizbježno ćete imati posla s Imigracijskom i naturalizacijskom službom, odnosno IND-om. Ona djeluje kao glavni čuvar migracija međunarodnih radnika u Nizozemsku, osiguravajući da tvrtka i osoba ispunjavaju sve važeće zakonske uvjete. Za većinu tvrtki u razvoju, najbolji pristup je dobivanje statusa takozvanog priznatog sponzora ("erkend referent"). Ali zašto je to važno?

Uglavnom, status priznatog sponzora omogućuje vam ubrzano rješavanje birokracije pri zapošljavanju stranih radnika te značajno olakšava i ubrzava taj proces. Konkretno, to znači da umjesto da čekate do tri mjeseca na odobrenje vize, zahtjevi podneseni na taj način obično se obrađuju u samo dva do četiri tjedna. Da biste zapravo dobili ovaj status, vaša tvrtka mora biti registrirana pri Nizozemskoj gospodarskoj komori i pokazati financijsku stabilnost. IND također provjerava pouzdanost, što znači da ne bi trebalo biti većih nedavnih stečajeva, poreznih dugova ili prijašnjih kršenja imigracijskih propisa. Postoji jednokratna naknada za podnošenje zahtjeva za ovaj status, koja iznosi 2.539 EUR za tvrtke s 50 ili manje zaposlenika i 5.080 EUR za veće tvrtke.

Jednom kada steknete status sponzora, način poslovanja i zapošljavanja ljudi postaje znatno jednostavniji. Na primjer, naknada za zahtjeve za pojedinačne boravišne dozvole pada na 423 EUR. Također možete jednostavno upravljati svime putem IND poslovnog portala. To zaista pretvara ogroman administrativni posao u predvidljiv i gladak proces. Međutim, ovaj status dolazi s rigoroznom obvezom dužne pažnje. Odgovorni ste za vođenje odgovarajuće dokumentacije, uključujući dokaze poput potvrde da se plaća isplaćuje na osobni bankovni račun zaposlenika svakog mjeseca.

Kada je registracija pri IND-u obavezna?

Kada je dakle sponzorstvo IND-a zapravo obavezno? Ako zapošljavate nekoga s putovnicom EU, EGP-a ili Švicarske, nemate tu obvezu. Ti pojedinci imaju pravo živjeti i raditi u Nizozemskoj bez ikakvih posebnih imigracijskih dozvola. Dovoljno je da ih uključite u svoj standardni sustav obračuna plaća. Međutim, u trenutku zapošljavanja građanina izvan EU/EGP-a, pravila se u potpunosti mijenjaju, jer ih ne možete jednostavno staviti na platnu listu. Za početak će im trebati važeća boravišna i radna dozvola. Da bi se ta dozvola dobila za visokokvalificiranog migranta, radnika na unutar-korporativnom transferu ili nositelja Plave karte EU, vaša tvrtka mora djelovati kao službeni priznati sponzor.

Što se događa ako se ne registrirate? IND će jednostavno odbiti obraditi zahtjeve za radne ili boravišne dozvole za vaše kandidate. Zahtjev mora biti podnesen u okviru vašeg statusa sponzora kako bi proces bio valjan i kako bi se dobila odluka u tipičnom roku od dva do četiri tjedna. Ipak, postoji i nekoliko posebnih slučajeva koje treba uzeti u obzir. Na primjer, ako vaš novi zaposlenik već posjeduje opću boravišnu dozvolu koja mu omogućuje neograničen pristup nizozemskom tržištu rada, ne morate biti sponzor. Ili, ako koristite uslugu Poslodavca rekorda (EOR) za njihovo zapošljavanje, EOR se brine o sponzorstvu. Na taj način, registracija povezuje radnu vizu izravno s identitetom vaše tvrtke. Bez nje, vaš strani kandidat ne može legalno početi raditi za vas u Nizozemskoj. Također imajte na umu da pokušaj zaobilaženja ovog zahtjeva može rezultirati visokim kaznama za nepoštivanje propisa, kao i trenutnim odbijanjem vize, što biste trebali izbjeći pod svaku cijenu.

Proces podnošenja zahtjeva za sponzorstvo

Pogledajmo stvarni proces podnošenja zahtjeva. To se obavlja putem spomenutog IND poslovnog portala. Nije tako strašno kao što zvuči, pod uvjetom da imate uredne dokumente prije nego što počnete. Prvo, IND provjerava je li vaša tvrtka pouzdana i stabilna. Traže nedavne stečajeve, velike porezne dugove ili bilo kakve probleme s radnim pravom. Trebat će vam ažurni KVK izvadak i ažurna financijska izvješća kako biste dokazali da zapravo možete nekome isplaćivati plaću. Zatim, svakako biste trebali uzeti u obzir troškove. Imajte na umu da naknada za prijavu ovisi o veličini vaše tvrtke. Spomenuli smo naknade gore, nisu jako visoke, ali ipak biste ih trebali uzeti u obzir.

Nakon što se račun IND-a podmiri, počinje provjera. Čekanje traje jedan do tri mjeseca ako ste potpuno novi entitet. Ako već imate mrežu međunarodnih zaposlenika, odobrenje možete dobiti brže. Dobit ćete formalnu odluku i pristup online portalu. Kada je vaše priznanje aktivno, možete podnijeti zahtjev za boravišne dozvole za pojedine zaposlenike. Naknada za zahtjev za dozvolu iznosi 423 EUR za 2026. godinu. No, svakako se pobrinite da ne čekate s prikupljanjem tih dokumenata do posljednjeg trenutka. Imati spremne financijske podatke znači da možete prijeći na status priznatog sponzora bez nepotrebnog odgađanja rasporeda zapošljavanja.

Tekuće obveze i nužna usklađenost nakon registracije pri IND-u

Nakon što vaša tvrtka stekne status priznatog sponzora, počinje pravi posao vezan uz poštivanje propisa. IND očekuje da ćete djelovati kao pažljiv i odgovoran poslodavac. Ako ne izvršavate svoje administrativne obveze ispravno, riskirate gubitak statusa sponzora. Prvo, imate strogu obvezu informiranja. Ako zaposlenik ode, dobije otkaz ili prestane raditi za vašu tvrtku, ne možete jednostavno pustiti da se stvari odvijaju i ništa ne poduzeti: zapravo morate obavijestiti IND u roku od 28 dana. Potpuno isto pravilo vrijedi ako plaća zaposlenika padne ispod potrebnog praga ili ako uzme dugotrajni neplaćeni dopust.

Po drugoj strani, pravila o vođenju evidencije proširila su se posljednjih godina, o čemu smo detaljno pisali i u ovom članku. Na primjer, sada morate čuvati stvarne dokaze o isplatama plaća u svojoj administraciji. U usporedbi s prošlošću, kada je bila dovoljna jednostavna platna lista, to znači više posla. Sada IND može zatražiti uvid u bankovne izvode tvrtke ili izvode o plaćanjima, koji pokazuju da je novac stvarno napustio račun vaše tvrtke i dospio na osobni račun zaposlenika.

Po trećoj strani, morate ažurirati njihove podatke o zaposlenju. To uključuje njihovu trenutnu adresu prebivališta u Nizozemskoj i kopiju važeće putovnice ili dozvole boravka. Te dokumente morate čuvati najmanje pet godina nakon prestanka radnog odnosa. Zvuči kao brdo papirologije, ali je potpuno izvedivo uz odgovarajuće alate ili dobrog partnera za obračun plaća kao što je Intercompany Solutions. Shvatite to kao standardnu proceduru za održavanje aktivne sponzorske licence i potpuno ispravnih odnosa s IND-om.

Alternative izravnom sponzorstvu

Sponzorstvo je sjajno i olakšava mnoge stvari, ali zapamtite da to nije jedina opcija. Ako tek počinjete, ili trebate zaposliti samo jednu osobu, početne naknade i pravni teret možda se neće uklopiti u vaš proračun. Koja je onda alternativa? Mnogi vlasnici tvrtki koriste Poslodavca zapisa, odnosno EOR. Zamislite to kao outsourcing pravnog aspekta zapošljavanja, jer vanjska tvrtka preuzima svu pravnu odgovornost. Oni postaju formalni poslodavac na papiru, upravljaju radnom dozvolom i vode lokalnu platnu listu. Vaš novi zaposlenik radi za vas svaki dan, ali EOR snosi administrativni rizik i teret usklađenosti s propisima.

Drugi put je traženje kandidata s dozvolom boravka za traženje posla ("zoekjaar"). To su obično nedavni diplomanti nizozemskih ili vodećih svjetskih sveučilišta koji imaju radnu dozvolu u Nizozemskoj, a za koju njihov poslodavac ne mora biti priznati sponzor. To je fantastičan način da testirate novog zaposlenika godinu dana prije preuzimanja dugoročne obveze. Naravno, možete zaposliti i građane Europskog gospodarskog prostora. Tim zaposlenicima nisu potrebne dozvole ni sponzorstvo, što potpuno zaobilazi sustav IND-a. Korištenje EOR-a ili zapošljavanje osoba s neograničenim pravima na rad omogućuje vam izgradnju tima bez trenutačnog stvaranja infrastrukture korporativnog sponzorstva. Umjesto toga, to vam omogućuje da se usredotočite na razvoj, dok se netko drugi brine o svim složenim stvarima umjesto vas.

Najčešće zamke i kako ih izbjeći

Zaključimo, osvrćući se na najčešće pogreške koje čine neki poslodavci koji imaju posla s IND-om. Jer čak i jedan propust može na kraju dovesti do formalnog upozorenja, pa čak i gubitka sponzorskog statusa, stoga je vrijedno biti pripremljen. Najčešći propust događa se s dolaskom nove godine. IND ažurira pragove plaća svakog siječnja. Ako zaboravite prilagoditi plaću zaposlenika nakon indeksacije ili ne obavijestite IND da je njegova plaća pala ispod praga, odmah kršite propise.

Druga česta zamka je neplaćeni dopust. Ako visokokvalificirani migrant uzme neplaćeni dopust, a njegova plaća padne ispod potrebnog minimuma za to razdoblje, zakonski ste obvezni to prijaviti IND-u u roku od četiri tjedna. Zanemarivanje toga samo zato što je privremeno, može rezultirati visokim administrativnim kaznama. Zatim je tu zahtjev za vođenje evidencije o kojem smo govorili. IND sada zahtijeva stvarni dokaz o isplati plaće, a ne samo mjesečnu platnu listu. Ako tijekom revizije u svojim spisima imate samo platne liste, kontrola će propasti. Stoga čuvajte izvode bankovnih prijenosa ili izvode o plaćama u svojim mapama.

Nedostajući pozadinski dokumenti također su klasična zamka. Uvijek se pobrinite da je potvrda o nekažnjavanju potpisana prije dolaska kandidata, i čuvajte kopiju njegove putovnice te trenutne nizozemske adrese u spisima. Što se događa ako ignorirate ta pravila? Osobe koje prvi put krše propise obično dobivaju upozorenje, ali ponovljena kršenja dovode do ozbiljnih financijskih kazni u iznosu od 1.500 do 4.500 eura za svako kršenje. U ekstremnim slučajevima IND će čak i povući vašu sponzorsku licencu. Stoga se pobrinite da su vaši spisi uredni i budite u toku s kalendarom. Malo discipline u tom pogledu omogućit će vašem međunarodnom timu da radi bez smetnji.

Intercompany Solutions može vam pomoći s raznim uslugama vezanim uz zapošljavanje zaposlenika

Intercompany Solutions nudi širok raspon platnih usluga, uključujući dodatne usluge osmišljene za značajno olakšanje i upravljanje administracijom. Razumijemo da zapošljavanje osoblja u Nizozemskoj, posebno stranih zaposlenika, može biti teško, pogotovo ako nemate uspostavljenu nizozemsku BV (usput rečeno, možemo vam pomoći i s time ako ikada želite proširiti svoje korporativno prisustvo u Nizozemskoj). Ukratko, osiguravamo da su sve porezne i administrativne obveze ispunjene na ispravan način, što znači da se možete usredotočiti isključivo na svakodnevne poslovne aktivnosti i osoblje. A budući da nudimo i EOR usluge, možemo se pobrinuti za sve potrebne postupke za vize umjesto vas, tako da ne morate postati priznati sponzor pri IND-u i možete se umjesto toga usredotočiti na druge stvari. Ako želite saznati više o tome što radimo i konkretno što možemo učiniti za vas, slobodno nas kontaktirajte u bilo kojem trenutku s pitanjima koja vas muče.

Zatražite besplatnu konzultaciju

Trebate praktičnu pomoć s nizozemskim plaćama? Naš specijalizirani brend za platne liste ICS Payroll brine se o registraciji poreza na plaće, mjesečnim platnim listama i prijavama za socijalno osiguranje za međunarodne poslodavce.

Slični postovi:

• Strane multinacionalne korporacije i godišnji proračun Nizozemske
• Raskid ugovora o izbjegavanju dvostrukog oporezivanja između Nizozemske i Rusije, s početkom 1. siječnja 2022.
• Kako pokrenuti tvrtku kao mladi poduzetnik
• Želite inovirati u sektoru zelene energije ili čiste tehnologije? Osnujte tvrtku u Nizozemskoj
• Nizozemski zakoni o stranim ulaganjima

Izvori

• Business.gov.nl - zapošljavanje osoblja u Nizozemskoj
• UWV - nizozemsko osiguranje zaposlenika i informacije o zapošljavanju
• IND - nizozemska imigracija i dozvole boravka
• Burgerlijk Wetboek Boek 7, Zakon o radu (wetten.overheid.nl)
• PwC Netherlands - porezni uvidi i publikacije
• Hoge Raad 2025, raskid ugovora o radu (ECLI:NL:HR:2025:1171)
• Hoge Raad 2022, otpuštanje iz ekonomskih razloga (ECLI:NL:HR:2022:276)
• EY Netherlands - porezni uvidi
• Sud pravde EU, CCOO o bilježenju radnog vremena (C-55/18)
• Belastingdienst - izračun poreza na plaće
• Belastingdienst - PDV za strane poduzetnike