Регистриране, промяна и дерегистриране на UBOs в нидерлан...

Когато притежавате нидерландска компания, трябва да имате предвид, че ще трябва официално да регистрирате всички т.нар. „крайни действителни собственици“ (Ultimate Beneficial Owner(s)) на вашата компания в нидерландския UBO регистър. Това обикновено са директорите и акционерите, при условие че отговарят на определени критерии. Intercompany Solutions е натрупала дългогодишен опит в учредяването на нидерландски компании за чуждестранни предприемачи и много други свързани въпроси, като финансови, правни и административни услуги. Тези услуги могат да ви помогнат да постигнете значителен успех и едновременно с това да спазвате нидерландското законодателство и регулации.

Като такива, ние можем да ви съдействаме и с всякакви допълнителни задачи, които може да срещнете по пътя си към учредяването на нидерландска компания. Регистрирането, промяната или дерегистрацията на UBO също е част от нашия набор от услуги. Ние твърдо вярваме, че всеки тип бизнес експанзия трябва да се осъществява по коректен и печеливш начин. Ето защо ние постоянно се стремим да помагаме на чуждестранните предприемачи да установят присъствието си в Нидерландия по стабилен и печеливш начин. Ако някога искате да научите повече за това, което правим, не се колебайте да ни попитате за необвързващ професионален съвет.

Свържете се с нас директно

Защо UBO трябва да бъдат регистрирани в Нидерландия?

UBO регистърът е активен от 27 март 2022 г. Регистрирането на крайни действителни собственици (UBO) в Нидерландия е от съществено значение за подобряване на прозрачността и отчетността в бизнес дейностите. Това се дължи на факта, че всички важни лица, които или управляват компания, или са значителен акционер в компания, носят отговорност за всички действия, предприети чрез компанията. По-просто казано: по този начин е по-лесно да се търси отговорност от хората на власт за техните действия. Тази мярка е в съответствие с регулациите на Европейския съюз, по-специално Директивите на ЕС за борба с изпирането на пари (AMLDs), и служи на няколко критични цели, които ще изброим по-долу.

1. Борба с финансовите престъпления

UBO регистърът помага в борбата с изпирането на пари, на първо място. Чрез идентифициране на лицата, които в крайна сметка се възползват от финансови транзакции или бизнес дейности, UBO регистърът може отблизо да наблюдава какво точно правят отделните лица чрез корпоративни средства. Освен това, UBO регистърът активно се противопоставя на финансирането на тероризма, като увеличава прозрачността за предотвратяване на злоупотребата с финансови системи за престъпни цели. В допълнение, регистърът пасивно се бори срещу укриването на данъци и измамите. Това се постига чрез предоставяне на властите на ясна картина на собственическите структури, за да се намалят незаконните дейности.

2. Насърчаване на прозрачността

UBO регистърът разкрива лицата зад компании, партньорства, фондации и други юридически лица, намалявайки възможността за използване на сложни собственически структури за прикриване на незаконни дейности. Той позволява на обществеността, журналистите и други бизнеси да имат достъп до определена информация за UBO, създавайки доверие и увереност в бизнес средата. По този начин веднага знаете с кого правите бизнес, дали тяхната история е чиста и дали изобщо трябва да предприемате каквато и да е форма на потенциално партньорство, без да излагате настоящия си бизнес на риск.

3. Изпълнение на изискванията на ЕС

UBO регистърът е задължителен съгласно ЕС като част от неговата по-широка рамка за борба с изпирането на пари. Спазването гарантира, че Нидерландия изпълнява задълженията си като държава членка на ЕС, избягвайки санкции или репутационни рискове. Така че, ако имате някакви амбиции, които включват създаване на бизнес в Нидерландия, който може да бъде замесен в престъпна дейност, трябва да бъдете предупредени. Регистърът активно цели премахване на всяка компания или заинтересована страна, която иска да извади други от бизнеса чрез незаконни, нечестни или по друг начин подли средства. ЕС има свой Единен европейски пазар, в който стоките и услугите се търгуват свободно. И ЕС иска да запази това.

4. Улесняване на надлежната проверка за бизнеса

Надлежната проверка е много важна част от извършването на бизнес по надежден начин. Надлежната проверка по същество означава, че правите проучване за потенциални бизнес партньори, клиенти и инвеститори. Грешен избор в която и да е посока потенциално може да ви замеси в мръсни дела, така че е най-добре да се уверите, че знаете с кого си имате работа. Финансови институции, правни специалисти и други субекти могат да имат достъп до UBO регистъра, за да изпълнят изискванията за „Познай своя клиент“ (KYC) и надлежна проверка. Този процес гарантира, че компаниите са наясно със субектите и лицата, с които се ангажират, намалявайки излагането на финансови и правни рискове.

5. Повишаване на лоялната конкуренция

Лоялната конкуренция е в основата на едно справедливо и равно капиталистическо общество. Капитализмът не е само за правене на пари; напротив. Фактът, че някои индивиди инициират нещо ново, незабавно създава нови бизнес и възможности за заетост, което потенциално може да накара обществата да процъфтяват. Прозрачността относно собствеността и контрола обезкуражава неетичните бизнес практики, създавайки равни условия за честни компании. Защото, когато някой направи нещо незаконно, то ще бъде регистрирано, поради възможността да се знаят UBO на всяка компания.

Bespreking met notitieboekje

Ключови детайли на UBO регистъра

Нидерландският UBO (краен действителен собственик) регистър е система, предназначена да подобри прозрачността относно лицата, които в крайна сметка притежават или контролират компании и други юридически лица в Нидерландия. Той е част от Директивите на Европейския съюз за борба с изпирането на пари и има за цел да се бори с финансови престъпления като изпиране на пари и финансиране на тероризма. Вече обсъдихме това накратко по-горе, но винаги си струва да се спомене, че UBO регистърът цели равноправно и честно предприемачество. Това е и начин да се избегнат твърде големи монополи, които могат незабавно да премахнат малки (но въпреки това печеливши и честни) бизнеси. Така че, нека преминем към същество.

Кой се квалифицира като UBO?

Така че, след всички тези приказки за UBO регистъра, капаните и ползите, които произтичат от това да бъдеш UBO, вероятно се чудите какво всъщност е UBO. И така, UBO е лице, което притежава или контролира повече от 25% от компания или юридическо лице, или чрез права на собственост, или чрез права на глас. Така че, ако притежавате или контролирате повече от 25% от една компания, вие официално сте UBO. Въпреки това, има някои предложени актуализации, които имат за цел да включат лица с точно 25% собственост или права на глас, разширявайки дефиницията за подобряване на покритието. Така че вече не е над 25%, а до 25%, за да не бъдеш UBO. Имайте предвид, че да бъдеш UBO може да изглежда като нещо мощно, но има някои отговорности, когато някой се квалифицира като UBO. Например, има някои изисквания за регистрация.

Изисквания за регистрация и последствия в случай на неспазване

Така че, компаниите и юридическите лица трябва да регистрират данните на своите UBO в UBO регистъра на Нидерландската търговска камара (Dutch Chamber of Commerce’s UBO register). Това включва идентифицираща информация за UBO, като име, дата на раждане и естеството на тяхната собственост или контрол. Когато някой не направи това, могат да възникнат сериозни последици. Важността да се знае кой притежава по-голямата част от една компания се крие в начина, по който това лице извършва бизнес. Ако е законно изпълнено и управлявано, няма никакъв проблем. Но ако един UBO пресече някои законови граници, той може да се сблъска с проблеми със спазването и последващи санкции. Което в Нидерландия възлиза на административни санкции, за начало. Може да получите наказание, което възлиза на административна глоба до 21 750 евро. Има и допълнителни наказания за неспазване, като заповед за спазване под заплаха от допълнителни глоби.

Освен административни глоби, съществуват и наказателни санкции. Това се дължи на факта, че неспазването може да се счита за икономическо престъпление съгласно Закона за икономическите престъпления. Потенциалните последици от нарушаване на този закон включват глоби, общественополезен труд или дори лишаване от свобода в тежки случаи, особено ако по време на регистрацията е предоставена невярна информация. Властите активно следят за спазването, за да осигурят прозрачност и да предотвратят злоупотребата с корпоративни структури за незаконни дейности като изпиране на пари или укриване на данъци.

Текущи данни за спазване

Към март 2024 г. около 80% от юридическите лица в Нидерландия са спазили изискването за регистрация. Както обсъдихме по-рано, неспазването може да доведе до глоби или други санкции. Между другото, достъпът до UBO регистъра беше временно ограничен поради опасения за поверителност след решение на съд на ЕС. Въпреки това, някои субекти като банки, нотариуси и застрахователни компании са възстановили достъпа до средата на 2024 г., което им позволява ефективно да изпълняват задълженията си за надлежна проверка. Освен това, от юни 2024 г. компаниите ще могат да получават заверени извлечения от UBO регистъра, за да демонстрират съответствие с изискванията за „Познай своя клиент“ (KYC). UBO регистърът е в съответствие с международните усилия за подобряване на корпоративната прозрачност и намаляване на финансовите престъпления. Въпреки че е ефективен в насърчаването на отчетността, той се сблъсква с предизвикателства, особено по отношение на балансирането на прозрачността с опасенията за поверителност. Това все още е текущ проблем, който обаче трябва да бъде решен в сравнително кратък срок.

Субекти, които са длъжни да регистрират UBO

Много е важно да се знае кой тип субект трябва да регистрира UBO. Във всички случаи това включва субект, който е ангажиран в бизнес. Това включва, наред с другото:

Компании (BVs, NVs и други)
Фондации и сдружения
Партньорства (общи, ограничени или професионални)

Изключения се прилагат за еднолични търговци, публично регистрирани компании и определени сдружения без пълна правоспособност. След като регистрирате UBO, имайте предвид, че някои данни, като имена и проценти на собственост, са публично достъпни за насърчаване на прозрачността. Не всички данни обаче се правят публични. Определена лична информация, като адреси на жилища, е достъпна само за оторизирани субекти като нотариуси и финансови институции. За подробни указания, Нидерландската търговска камара предоставя официална документация и помощни инструменти за регистрация на UBO. Можете също така да се обърнете към консултантски услуги от компании като Intercompany Solutions, които имат опит в корпоративното съответствие.

Регистриране на UBO в регистъра

Има ли хора, които са крайни действителни собственици във вашата организация, но все още не са вписани като UBO в UBO регистъра? Тогава тук се регистрират тези хора. Регистрирането на краен действителен собственик (UBO) в Нидерландия включва подаване на конкретна информация за лицата, които в крайна сметка притежават или контролират компания или друго юридическо лице. Този процес осигурява съответствие с разпоредбите за борба с изпирането на пари и повишава корпоративната прозрачност. По-долу е представен подробен преглед на стъпките и изискванията за регистрация на UBO. Не забравяйте: така се защитават стартъпите и собствениците на малък бизнес.

Стъпки за регистрация на UBO

За да определите кои са UBO във вашата компания, нидерландското правителство ясно обяснява как да идентифицирате лицата, които се квалифицират като UBO. Те могат да бъдат дефинирани като тези, които:

Директно или индиректно притежават повече от 25% от акциите или правата на глас
Упражняват контрол чрез други средства, като споразумения или влияние

За да регистрирате UBO за вашата компания, има няколко основни стъпки, които трябва да предприемете. Ще очертаем тези стъпки по-долу.

Съберете необходимата информация:

Трябва да се предостави следната информация за UBO:

Пълно име
Дата на раждане и националност
Адрес на местоживеене (който няма да бъде публично достъпен)
Характер и степен на собственост или контрол, изразени в проценти
Документация в подкрепа на информацията, като акционерни споразумения и валиден документ за самоличност

Подаване на информацията в Холандската търговска камара (KvK)

Регистрацията се извършва чрез KvK, онлайн или лично, или с помощта на специализирана фирма като Intercompany Solutions.
Компаниите трябва да попълнят формуляра за регистрация на UBO, предоставен от KvK.

Проверка от Холандската търговска камара (KvK)

След като направите всичко това, Холандската търговска камара проверява информацията, преди да актуализира UBO регистъра. Някои полета, като степента на собственост, са публични, докато личните данни остават ограничени.

Поддържане и актуализиране на предоставената информация

Компаниите са отговорни за поддържането на актуални UBO данни. Всички промени в собствеността или контрола трябва да се докладват своевременно и коректно.

Промяна на UBO в регистъра

Освен регистрация на UBO, можете също така да докладвате промени в UBO регистъра. Това могат да бъдат промени, които включват, например, дяловото участие, което UBO притежават във вашата организация, и възможността за защита на личните данни на UBO. Промяната на действителните собственици (UBO), регистрирани за холандско юридическо лице, включва актуализиране на информацията в UBO регистъра, поддържан от KvK. Това е от съществено значение, когато има промяна в собствеността, контрола или структурата на юридическото лице. По-долу ще очертаем стъпките и ключовите съображения за актуализиране на UBO данните.

Идентифицирайте промените във вашата компания

Най-важната част е ясно да се определи какви промени ще настъпят. Има ли нов UBO, който трябва да бъде регистриран? Тогава това става чрез обичайната процедура за регистрация. Но може да има и други промени, като промени в броя на заинтересованите страни или процентното съотношение на тяхното участие. Можете също така да определите кои лица вече не са UBO и да идентифицирате новите UBO въз основа на собственост или контрол, надвишаващи прага от 25%.

Съберете необходимата документация

След това ще трябва да подготвите документация, която да докаже промяната, като актуализирани акционерни споразумения, протоколи от заседания на управителния съвет или друга правна документация, потвърждаваща новата структура. Между другото, има разлика между публични и частни данни. Всички актуализирани публични данни, като името и степента на собственост, ще бъдат достъпни за обществеността. Но частните данни, като адреси на местоживеене, остават поверителни и са достъпни само за оторизирани лица.

Уведомете KvK

След като сте събрали цялата необходима документация, ще трябва да подадете актуализираната информация за UBO в KvK. Това обикновено може да се направи онлайн или лично, или чрез доверен партньор в Холандия, ако сте чуждестранен предприемач и необходимите действия са твърде сложни за вас. Ще трябва да включите същите данни, както при първоначалната регистрация, които се състоят от името, датата на раждане и националността на UBO, както и естеството на собствеността и контрола.

Подайте заявката за промяна

Вие, или компанията, която сте наели да се грижи за подобни въпроси, ще трябва да използвате специфичните формуляри на KvK за актуализации на UBO. Уверете се, че информацията е точна и пълна, за да избегнете забавяне на обработката. Искате ли да промените чуждестранен частен адрес на UBO на холандски частен адрес или на друг чуждестранен адрес? Тогава ще трябва да използвате формуляр 18: Допълнение към друг Търговски регистър за това. По време на процеса на проверка, KvK ще прегледа подадените промени. След като всичко бъде одобрено, UBO регистърът ще покаже актуализираната информация. Винаги се уверявайте, че спазвате холандските закони относно UBO. Това означава, че трябва да осигурите текущ мониторинг и своевременно докладване на бъдещи промени, за да избегнете санкции.

Имайте предвид също, че промените в UBO данните трябва да бъдат докладвани в UBO декларация в рамките на 7 дни след като са станали валидни. Своевременното докладване е от решаващо значение. Промените трябва да бъдат съобщени веднага след като настъпят. Както вече беше обсъдено по-горе, компании, които не докладват промени, могат да бъдат изправени пред глоби, административни санкции или увреждане на репутацията. За повече информация или поддръжка, уебсайтът на Холандската търговска камара предоставя подробни ръководства и опции за контакт. Професионални съветници, като Intercompany Solutions, могат да помогнат при сложни промени на UBO или проблеми с изискванията за съответствие.

Отписване на UBO

Можете също така да отпишете хора от UBO регистъра, когато те вече не се считат за UBO. Ако дадено лице вече не е UBO, трябва да докладвате това също в рамките на 7 дни в UBO декларация. При отписване на UBO обърнете внимание дали трябва да регистрирате други UBO в UBO регистъра. За да отпишете UBO в Холандия, трябва да следвате процедурата за актуализиране или премахване на UBO информация в UBO регистъра на KvK. Отписване се извършва, когато някой вече не отговаря на критериите за UBO, например когато продаде акциите си, прехвърли правото си на глас или се оттегли от контролираща позиция. По-долу сме изброили стъпките и ключовите детайли на процеса по отписване на UBO за ваше удобство.

Проверете промените

Първото нещо, което трябва да направите, е да се уверите, че лицето вече не отговаря на UBO критериите, които възлизат на споменатата по-рано собственост или контрол над 25%. Например, ако акционер напусне компанията или продаде част от акциите си и вече не отговаря на критериите.

Уведомете KvK

След като разберете кого да отпишете като UBO, трябва да подадете искане до KvK за премахване на данните на лицето от UBO регистъра. Това обикновено може да се направи онлайн или лично, или от квалифицирана трета страна, която може да ви помогне. Винаги трябва да използвате формуляра за актуализация или премахване на UBO, който се предоставя от KvK.

Предоставете необходимата документация

След това трябва да съберете всички необходими подкрепящи документи, като актуализирани акционерни споразумения, актове за прехвърляне или корпоративни решения. Трябва да представите доказателства за промяната, като документи, доказващи прехвърлянето на акции или други промени в структурата на компанията, за да може процесът на отписване да бъде финализиран.

Потвърждение за отписване

След като Търговската камара провери информацията, тя ще актуализира UBO регистъра и ще премахне данните на лицето. Моля, имайте предвид, че също така трябва да докладвате такива промени своевременно, за да останете в съответствие със закона, както при процесите на регистрация и промяна на UBO. Освен това, една компания трябва също да актуализира вътрешните си записи и да уведоми съответните заинтересовани страни, като банки, ако е необходимо. Що се отнася до поверителността, отписаните UBO вече няма да имат видими данни в публичния регистър. Въпреки това, историческите записи могат да останат достъпни за оторизирани лица за целите на надлежната проверка. Неотписването на лица, които вече не са UBO, може да доведе до глоби или санкции, тъй като това може да даде неточно представяне на структурата на собственост и контрол на компанията. За подробни указания, уебсайтът на Холандската търговска камара и юридически консултантски фирми като Intercompany Solutions могат да предоставят конкретни инструкции и формуляри, необходими за отписване.

Предизвикателства и притеснения

Въпреки че UBO регистърът има значителни ползи, той повдигна опасения относно поверителността и сигурността на данните. Някои UBO данни са публични, което доведе до дебати относно балансирането на прозрачността с правата на лична неприкосновеност на индивида. Системата е коригирана, за да се отговори на тези опасения, като например ограничаване на публичния достъп до определени чувствителни данни. За повече информация относно обосновката и функционирането на UBO регистъра, ресурси като Холандската търговска камара (KvK) и правните рамки на ЕС предоставят допълнителни прозрения. Разбира се, Intercompany Solutions също може да ви помогне по всички въпроси, свързани с UBO регистрацията, отписването и промените във вашата компания.

Искате ли да създадете холандска компания? Уверете се, че сте регистрирали и всички UBO

Intercompany Solutions е специализирана в създаването на холандски компании, но можем да ви предложим много по-широк спектър от услуги от това. Освен създаване и регистриране на компания в Холандия за вас, ние можем да съдействаме и с много допълнителни задачи като кандидатстване за разрешително, получаване на виза и различни административни задачи като вашата данъчна декларация и помощ при правни въпроси. Регистрирането, промяната и отписването на UBO също не е проблем за нас. След като решите да създадете холандска компания, ние ще ви помолим за някои стандартни документи, които включват валиден документ за самоличност, вашето пълно име и дата на раждане, предпочитаното име на компанията и холандския адрес за бизнес регистрация. С тези документи можем да отидем при нотариус и да създадем вашата компания, но можем също така директно да уредим много други важни неща, като откриване на холандска банкова сметка и гарантиране, че сте правилно вписани като UBO в холандския регистър.

Услугите, които можем да ви предложим

Intercompany Solutions е съдействала на стотици чуждестранни предприемачи от над 50 различни националности. Нашите клиенти варират от малки стартиращи фирми с един човек до мултинационални корпорации и всичко между тях. Нашите процеси са насочени към чуждестранни предприемачи и като такива, ние знаем най-практичните начини за съдействие при регистрацията на вашата компания. Можем да съдействаме с пълния пакет за регистрация на компания в Холандия:

Създаване на компания в Холандия
Кандидатстване за VAT или EORI номер
Кандидатстване за различни разрешителни
Стартова помощ
Административни услуги
Секретарски услуги
Правна помощ
Данъчни и счетоводни услуги
Общи бизнес съвети

Ние постоянно подобряваме нашите стандарти за качество, за да предоставяме непрекъснато безупречни услуги.

Трябва ли да регистрирате, промените или отпишете UBO? Intercompany Solutions може да ви помогне

Intercompany Solutions е съдействала на хиляди чуждестранни предприемачи от всички възможни области и държави при създаването на холандска компания. Ние знаем, както никой друг, как да се справим с процеса на учредяване бързо и коректно. Тъй като сме активни в тази област от много години, ние също така изградихме широка мрежа от професионалисти, които могат да ни съдействат по всяко време с всякакви въпроси или запитвания, които може да имате. Това също така означава, че можем да предложим една от най-бързите процедури за регистрация на холандска компания, налични в момента. Ако разполагате с всички необходими документи и можете да ни ги изпратите, целият процес не би трябвало да отнеме повече от няколко работни дни. В повечето случаи отнема 1-3 дни и сте готови да започнете бизнес веднага.

Работим с фиксирани цени, които очевидно ще обсъдим с вас, преди да започнем да работим за вас. Вече можете да създадете холандски бизнес за €1499 all-in, което означава, че няма никакви скрити такси. Друг плюс е фактът, че процесът може да бъде завършен изцяло дистанционно, ако можете да ни предоставите пълномощно. Това ви спестява много време и пари, тъй като не е нужно да пътувате физически до Холандия, за да създадете новия си бизнес. Ако искате да научите повече за нашите услуги, не се колебайте да разгледате нашия уебсайт за по-подробна информация. Можете също така винаги да се свържете с нас директно и ние ще ви помогнем оттам.