KVK номер в Нидерландия: Ръководство за регистрация за чуждестранни предприемачи

Неточното регистриране на действителен собственик (Ultimate Beneficial Owner) в Нидерландската търговска камара вече води до административни глоби, започващи от 2750 евро от януари 2026 г. Това подчертава прецизността, необходима при получаване на вашия KVK номер в Нидерландия, който служи като задължителен 8-цифрен идентификатор за всеки бизнес, опериращ в рамките на нидерландската юрисдикция. За чуждестранните предприемачи осигуряването на тази регистрация често поражда специфични процедурни препятствия, особено при опитите за съгласуване на международната документация с техническите изисквания на Нидерландския търговски регистър.

Вероятно сте изпитвали разочарование от липсата на яснота относно разликите между KVK, RSIN и ДДС номерата или предполагаемата необходимост от физическо присъствие в страната. Това ръководство предоставя техническа пътна карта за регистрационния процес през 2026 г., включително законоустановената такса от 85,15 евро и процедурата с легализирано пълномощно за дистанционно учредяване на BV. Ще обясним как да изпълните изискванията на нидерландските власти, без да присъствате физически, гарантирайки, че вашата компания е напълно регистрирана и отговаря на действащите стандарти за корпоративен данък и UBO отчитане.

Функция и предназначение на нидерландския KVK номер

KVK номерът в Нидерландия е 8-цифрен уникален идентификатор, присъждан на всеки стопански субект при вписването му в нидерландския Търговски регистър (Handelsregister). Управлявана от Нидерландската търговска камара (Kamer van Koophandel), тази регистрация е законово изискване съгласно Закона за търговския регистър. Тя служи като основно доказателство, че дружеството съществува като признато юридическо лице или търговско предприятие в рамките на нидерландската юрисдикция. Без този номер даден бизнес не може законно да сключва договори, да наема служители или да урежда данъци в Нидерландия.

За чуждестранните предприемачи KVK номерът служи като крайъгълен камък на корпоративната легитимност. Доставчиците и финансовите институции разчитат на регистъра, за да проверят състоянието на дадено дружество, преди да сключат търговски споразумения или да открият корпоративни банкови сметки. Той осигурява ниво на прозрачност, което е от съществено значение за стабилността на нидерландската икономика. В Intercompany Solutions ние съдействаме за тази регистрация като стандартна част от нашите услуги за учредяване на Dutch BV дружества, като гарантираме, че вашите корпоративни данни са точно отразени в националната база данни от самото начало.

Процесът на проверка позволява на трети страни да извършват надлежна проверка с висока точност. Чрез достъп до Handelsregister потенциален партньор може да провери данъчната история на дружеството и да установи точно кой притежава законната представителна власт. Това предотвратява поемането на финансови задължения за дружеството от неоправомощени лица и помага за намаляване на риска от корпоративни измами. В професионална среда предоставянето на вашия 8-цифрен код често е първата стъпка във всяко взаимодействие между бизнеси.

Кога се издава KVK номер?

KVK издава номера веднага след успешното завършване на процеса по регистрация. Предприемачите могат да подадат своето заявление до три месеца преди официалната си начална дата, осигурявайки прозорец за предварителна регистрация, който е полезен за подготовка на административната инфраструктура. Ако даден бизнес претърпи значителна структурна промяна, като например прехвърляне на собственост или преминаване от едноличен търговец към BV, KVK обикновено присвоява нов номер. Това гарантира, че регистърът винаги свързва правилната правна форма с нейните актуални финансови и правни отговорности.

Изисквания за видимост и публично оповестяване

Нидерландското законодателство изисква да посочвате своя KVK номер в Нидерландия върху цялата изходяща кореспонденция, включително писма, поръчки и фактури. Тази прозрачност обхваща и вашето дигитално присъствие; номерът трябва да бъде ясно видим на вашия бизнес уебсайт и на всички професионални профили в социалните медии, използвани за търговска дейност. Непосочването на регистрационния номер в официални документи може да доведе до административни глоби. То също така подкопава вашия професионален авторитет пред нидерландската данъчна и митническа администрация (Belastingdienst). Поддържането на ясно оповестяване е просто, но критично изискване за непрекъснато съответствие.

Ръководство стъпка по стъпка за регистрация в KVK за чуждестранни предприемачи

Чуждестранните учредители обикновено избират Dutch BV (Besloten Vennootschap) като своя правна форма, тъй като тя предлага ограничена отговорност и професионален имидж за международна търговия. Получаването на KVK номер в Нидерландия за BV изисква специфична последователност от действия с участието на нидерландски нотариус. Нотариусът оформя учредителния акт и извършва електронното подаване към Търговската камара. След като нотариусът подаде акта, KVK обработва регистрацията и издава 8-цифрения идентификационен код. След това на регистрирания нидерландски адрес на дружеството се изпращат официално писмо за добре дошли и официално извлечение от Търговския регистър.

Процесът на дистанционно учредяване

Процедурата чрез легализирано пълномощно (POA) позволява изцяло дистанционно учредяване, което е значително предимство за чуждестранните предприемачи. Ние изготвяме необходимите документи за POA и предоставяме ясни инструкции за подписването им във вашата страна. Трябва да подпишете тези документи в присъствието на местен нотариус. За учредители извън ЕС легализацията или поставянето на апостил е задължително, за да се потвърди автентичността на подписите и документите за самоличност. Тази процедура гарантира, че нидерландските органи получават проверени данни, без да се изисква да пътувате. Чрез използването на специализираните услуги на Intercompany Solutions целият процес по учредяване и регистрация обикновено приключва в рамките на 3 до 5 работни дни.

Документи, необходими за регистрацията

Прецизността на вашата документация предотвратява административни забавяния в KVK и в нотариалната кантора. Необходимо е да предоставите висококачествено сканирано копие на валиден международен паспорт на всички директори и акционери. Въпреки че за граждани на ЕС понякога се приемат лични карти, паспортът остава предпочитаният глобален стандарт за учредяване на дружество в Нидерландия. Също така ще трябва да представите доказателство за адрес по местоживеене. Това трябва да бъде сметка за комунални услуги или банково извлечение, издадени преди не повече от два месеца.

Освен това всяко нидерландско дружество трябва да има регистриран служебен адрес на територията на Нидерландия. Този адрес е публичен и служи като официален контакт за държавните органи и Belastingdienst. Можете да намерите по-конкретни подробности относно формулярите и процедурите за записване на час за регистрация в KVK за чуждестранни компании на официалния портал на Търговската камара. Ако се нуждаете от съдействие за подготовката на вашето досие или за намирането на подходящ регистриран офис, можете да обсъдите изискванията си с нашия екип, за да гарантирате, че всички законови критерии са изпълнени преди подаването.

Разграничаване между идентификационните номера KVK, RSIN и ДДС номера

Номерът от KVK в Нидерландия е вашият публичен търговски идентификатор, но той не е единственият номер, необходим на дружеството ви за законосъобразна дейност. При регистрацията на Dutch BV Търговската камара автоматично генерира Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatie Nummer (RSIN). За разлика от 8-цифрения KVK номер, RSIN се използва от Belastingdienst за идентифициране на юридическото лице във всички данъчни категории. Важно е да се разбере, че докато едноличните търговци използват своя граждански сервизен номер (BSN) за данъчни цели, юридическите лица като BV получават този специфичен RSIN за улесняване на корпоративното данъчно администриране.

Също така трябва да правите разлика между вашия BTW-nummer (данъчен идентификационен номер) и вашия BTW-id (идентификационен номер по ДДС). BTW-id е вашият публичен номер, който посочвате във фактурите и на уебсайта си с цел улесняване на търговията в рамките на ЕС. BTW-nummer се използва единствено за официална комуникация и подаване на декларации към нидерландската данъчна служба. Ако вашето нидерландско дружество търгува с ценни книжа или финансови инструменти на фондовата борса, ще ви е необходим и идентификатор на правния субект (LEI). Този 20-знаков код е задължителен за осигуряване на глобална финансова прозрачност и е отделен от местните ви регистрации.

Процедурата пред данъчната администрация (Belastingdienst)

KVK уведомява Belastingdienst автоматично при учредяването на ново дружество. Това означава, че не е необходимо да подавате отделна първоначална данъчна регистрация при стартиране на бизнес в Нидерландия. Можете да очаквате да получите своите ДДС номера по пощата в рамките на 10 работни дни след финализирането на регистрацията в KVK. Дружествата, които осъществяват внос или износ на стоки извън ЕС, трябва да кандидатстват и за регистрационен и идентификационен номер на икономическите оператори (EORI). Този номер е задължителен за митническото оформяне и обикновено е свързан с вашия RSIN.

Регистрация по ДДС за чуждестранни учредители

Учредителите трябва да определят дали дейността им подлежи на облагане с данък в Нидерландия. Стандартната ставка по ДДС (BTW) е 21%, докато намалена ставка от 9% се прилага за конкретни сектори като храни, вода и определени медицински услуги. Регистрацията ви в KVK е постоянно свързана с данъчния ви профил, което изисква тримесечно подаване на справки-декларации по ДДС, дори ако през съответния период не са извършвани сделки. Неспазването на тези срокове за подаване може да доведе до административни санкции. Ние предлагаме цялостни счетоводни и данъчни услуги, за да гарантираме, че отчетите ви остават точни и напълно синхронизирани с досието ви в KVK.

Законови изисквания и такси за регистрация за 2026 г.

Еднократната такса за регистрация за получаване на KVK номер в Нидерландия е фиксирана на 85,15 евро за календарната 2026 година. Това е задължителен, данъчно признат разход за всички нови търговски дружества. За чуждестранни учредители, използващи нашите услуги за дистанционно учредяване, тази такса обикновено се включва във фактурата на нотариуса, за да се оптимизира административният процес. Ако регистрирате клон или структура, която не изисква нотариус, ще заплатите тази такса директно в офиса на KVK. Те приемат изключително плащания с дебитна или кредитна карта; плащането в брой не се приема в нито едно представителство на Търговската камара.

Освен първоначалната регистрация трябва да вземете предвид и средата на корпоративния подоходен данък (CIT). За данъчната 2026 година Нидерландия прилага ставка на CIT от 19% върху печалби до 200 000 евро. Всяка печалба, надвишаваща този праг от 200 000 евро, се облага с 25,8%. За разлика от някои други европейски юрисдикции, Нидерландия не налага данък върху капитала при емитиране на акции. Този данък беше отменен на 1 януари 2006 г., което прави страната по-рентабилна локация за дружества, планиращи да емитират значителен акционерен капитал по време на или след първоначалното си учредяване.

Минимален акционерен капитал за Dutch BV

От въвеждането на правилата за Flex-BV минималното изискване за акционерен капитал за Dutch BV е определено на 1 евро. Тази гъвкавост ви позволява да адаптирате корпоративната си структура спрямо вашите специфични нужди. На практика обаче много международни предприемачи избират по-висок начален капитал, като например 1000 евро или 10 000 евро, за да изградят незабавно доверие пред нидерландските финансови институции. Процесът по емитиране на акции е интегриран в етапа на регистрация в KVK. Нотариусът посочва номиналната стойност и броя на акциите в учредителния акт, които KVK вписва в публичния регистър, преди издаването на окончателния KVK номер в Нидерландия.

Текущо административно съответствие

Текущото спазване на изискванията включва повече от обикновена първоначална регистрация. По закон сте задължени да поддържате пълна документация за 7-годишен период на съхранение. Това включва всички фактури, банкови извлечения и договори. Ако дейността ви включва недвижими имоти, законът изисква 10-годишен срок за съхранение на тези конкретни документи. Въпреки че KVK не начислява годишна такса за поддръжка, ще трябва да заплащате за заверени удостоверения при доказване на статуса на дружеството си. Тези удостоверения са от съществено значение за откриване на банкови сметки или сключване на договори за наем с висока стойност и се предлагат както в цифров, така и в хартиен формат.

Управление на фирмената документация и нидерландския UBO регистър

KVK номерът в Нидерландия служи като основна връзка със задължителния регистър на действителните собственици (UBO - Ultimate Beneficial Owner). Нидерландското законодателство изисква всички юридически лица да идентифицират и регистрират своите UBO с цел предотвратяване на изпирането на пари и финансовите престъпления. UBO се дефинира като всяко физическо лице, което в крайна сметка притежава или контролира повече от 25% от акциите, правата на глас или дяловото участие в дружеството. От 1 януари 2026 г. административните глоби за неподдържане на точна регистрация в UBO регистъра започват от 2750 евро. Въпреки че публичният достъп до този регистър е ограничен след решения на Европейския съд, компетентните органи и организациите с доказан легитимен интерес запазват пълен достъп до тези данни.

Когато решите да прекратите дейността си в Нидерландия или да преместите бизнеса в чужбина, трябва да преминете през официална процедура по отписване. Това включва ликвидация на дружеството и уведомяване на KVK за заличаване на фирмата от Търговския регистър. Вашият 8-цифрен идентификационен номер ще бъде деактивиран едва след приключването на този процес. Имайте предвид, че отписването не ви освобождава от 7-годишния период за съхранение на документацията; вие все още сте законово задължени да съхранявате фирмения архив дори след като бизнесът престане да съществува.

Актуализиране на информацията в KVK

Имате законово задължение да докладвате всякакви промени в корпоративната си структура в рамките на 8 дни от настъпването им. Това включва назначаването на нови директори, промени в акционерното участие или смяна на адреса на управление. Поддържането на остаряла информация в регистъра може да доведе до административни санкции и да затрудни взаимоотношенията ви с Belastingdienst. Можете да управлявате повечето актуализации онлайн чрез портала "My KVK", като използвате DigiD или идентификационните данни на упълномощен представител. Точните данни гарантират, че вашето KVK удостоверение винаги отразява актуалното правно състояние на предприятието ви.

Подаване на годишни финансови отчети

Всяко Dutch BV трябва да подава годишни финансови отчети в KVK. Нивото на детайлност, изисквано в тези отчети, зависи от размера на вашето дружество, класифицирано като микро-, малко, средно или голямо въз основа на оборота, стойността на активите и броя на служителите. Неподаването на тези отчети в срок се счита за икономическо нарушение и може да доведе до лична отговорност за директорите. В Intercompany Solutions съдействаме на нашите клиенти с цялостни счетоводни услуги, за да гарантираме, че както данъчните декларации, така и изискванията на KVK са изпълнени в законовите срокове. Чрез интегриране на вашето финансово отчитане със съответствието към KVK, вие поддържате корпоративния статус, необходим за стартиране на бизнес в Нидерландия и разрастване на международните ви операции.

Последен преглед: август 2026 г.

Финализиране на навлизането ви на нидерландския пазар

Получаването на KVK номер в Нидерландия представлява основната стъпка при установяването на легитимно търговско присъствие в рамките на Европейския съюз. Очертахме техническата последователност, необходима за регистрация, включително законоустановената такса от €85.15 за 2026 г. и задължителното докладване на UBO за физически лица, притежаващи над 25% собственост. Използването на процедурата с легализирано пълномощно гарантира, че Вашият бизнес може да бъде напълно регистриран и действащ без логистичната тежест на международните пътувания.

Нашата фирма влага над девет години експертен опит в нидерландското корпоративно право и данъчната администрация във всяко учредяване. Гарантираме 24-часово време за реакция и обикновено финализираме процеса по дистанционно учредяване в рамките на 3 до 5 работни дни. Тази ефективност Ви позволява да преминете от първоначално планиране към активна търговска дейност с увереността, че Вашата правна и фискална инфраструктура е стабилна. Поддържането на точна документация и спазването на 7-годишния срок за съхранение ще защитят статуса на Вашето дружество, докато разраствате дейността си.

Очакваме с нетърпение да съдействаме за навлизането Ви в нидерландската бизнес екосистема и да подкрепим Вашия професионален растеж в Нидерландия.

Често задавани въпроси

Каква е точната цена на регистрация в KVK през 2026 г.?

Еднократната такса за регистрация на ново дружество в Нидерландската търговска камара е 85,15 евро за календарната 2026 година. Тази такса е задължителна и подлежи на данъчно приспадане за вашия бизнес. Плащането обикновено се урежда чрез нотариуса по гражданско право по време на учредяването на Dutch BV или се заплаща директно с карта, ако посетите офис на KVK лично. Плащания в брой не се приемат в нито едно представителство на KVK.

Мога ли да получа KVK номер без нидерландски бизнес адрес?

Не можете да получите KVK номер в Нидерландия без регистриран бизнес адрес, намиращ се на територията на Нидерландия. Този адрес служи като официална точка за контакт за държавните органи и обществеността. Той трябва да бъде физическо местоположение, откъдето бизнесът действително се управлява; пощенска кутия не е достатъчна за целите на регистрацията. Ако не разполагате с физически офис, трябва да си осигурите адрес на седалището чрез доставчик на услуги.

Колко време отнема на чужденец да получи KVK номер?

Чуждестранните предприемачи обикновено получават своя 8-цифрен идентификационен номер в рамките на 3 до 5 работни дни, когато използват процедурата за дистанционно учредяване. Този срок предполага, че всички документи за самоличност и легализираното пълномощно са надлежно подготвени. След като нидерландският нотариус по гражданско право оформи учредителния акт и подаде документите по електронен път, KVK обработва регистрацията и издава номера почти веднага.

Еднакъв ли е KVK номерът с моя ДДС номер?

Не, KVK номерът се различава от вашия идентификационен номер по ДДС. KVK издава 8-цифрен търговски идентификатор при вписване в Търговския регистър. Нидерландската данъчна и митническа администрация (Belastingdienst) издава отделно вашите ДДС номера, които обикновено пристигат по пощата в рамките на 10 работни дни след учредяването на вашето дружество. Докато KVK номерът служи за търговска идентификация, ДДС номерът е предназначен стриктно за данъчно администриране и търговия в ЕС.

Какво се случва с моя KVK номер, ако променя правната форма на дружеството от едноличен търговец на BV?

Промяната на вашата правна структура от едноличен търговец на дружество с ограничена отговорност (BV) води до издаването на нов KVK номер. Тъй като BV е отделно юридическо лице от индивидуалния собственик, предходната регистрация трябва да бъде закрита и да се открие нова. Този преход изисква също така нов данъчен идентификационен номер (RSIN) и нов ДДС номер, тъй като фискалната идентичност на бизнеса е съществено променена.

Необходимо ли е да посетя Нидерландия лично, за да се регистрирам в KVK?

Не е необходимо да посещавате Нидерландия лично, ако учредявате Dutch BV. Регистрацията може да бъде извършена дистанционно чрез легализирано пълномощно. Този документ позволява на представител да управлява учредяването и вписването в KVK от ваше име. Ако обаче се регистрирате като едноличен търговец, личното посещение в офис на KVK е задължително за потвърждаване на вашата самоличност и разрешение за пребиваване.

Кой може да вижда личните ми данни в Търговския регистър на KVK?

Нидерландският търговски регистър е публична база данни, което означава, че всеки може да види адреса на управление на вашето дружество, имената на директорите и правомощията за подписване. Тази прозрачност е законово изискване, предназначено да гарантира корпоративната легитимност. Личните данни обаче, като например адресът на вашето местоживеене, са защитени от широката общественост и са достъпни само за компетентни органи като полицията, данъчната администрация или конкретни организации с правно признат легитимен интерес.

Какво представлява регистърът на ДПС (UBO) и необходимо ли е да се регистрирам в него?

Регистърът на ДПС (UBO) е задължителна база данни, управлявана от KVK, която идентифицира действителните собственици, притежаващи повече от 25% от акциите или правата на глас в дадено дружество. Всички нидерландски юридически лица, включително BV, трябва да регистрират своите действителни собственици. Неспазването на тези изисквания за регистрация към 2026 г. може да доведе до административни глоби, започващи от 2 750 евро. Целта на регистъра е да предотвратява изпирането на пари и да осигурява финансова прозрачност в рамките на ЕС.

Sources

• KVK - Registering with the Dutch Business Register
• Business.gov.nl - Private limited company (bv)
• Burgerlijk Wetboek Boek 2 (Dutch Civil Code, legal entities)
• Rijksoverheid - Ondernemen
• Belastingdienst - Corporate income tax rates
• ICS Payroll - Dutch payroll services
• Belastingdienst - Payroll taxes (loonheffingen)
• UWV - Employer obligations
• CJEU, Cadbury Schweppes, C-196/04 (ECLI:EU:C:2006:544)
• Hoge Raad, ECLI:NL:HR:2021:1152
• PwC Worldwide Tax Summaries - Netherlands
• ICLG - Corporate Governance Laws and Regulations, Netherlands