Как да наемете първия си служител в Холандия, без да правите грешки

Ако желаете да наемате служители в Нидерландия с чуждестранна компания, има няколко различни пътя, от които да избирате. Освен това има и много закони и разпоредби, които трябва да се вземат предвид. За да направим целия този процес много по-разбираем за вас, Intercompany Solutions предлага обширни услуги по изчисляване на заплати, които да ви помогнат от първия ден. Ние можем да поемем цялата администрация, всички данъчни декларации и всичко, свързано с наемането на персонал в Холандия. Това гарантира, че винаги сте в съответствие с нидерландското трудово законодателство. Нашият специализиран екип от експерти може да ви каже точно какво трябва да направите и как да го направите. Искате ли повече информация за наемането на първия си служител в Нидерландия? Тогава не се колебайте да се свържете директно с нас с всякакви въпроси, които може да имате по темата.

Заявете безплатна консултация

Резюме: Наемането на първи служител в Нидерландия изисква избор на съвместима правна рамка на предприятието: регистриране на местно нидерландско BV, използване на лицензирана услуга за изчисляване на заплати за чуждестранен работодател (Non-Resident Employer) или използване на Employer of Record (EOR) за намаляване на отговорността за заетостта. Тъй като чуждестранните трудови структури не съществуват според нидерландското законодателство, договорите трябва да включват точни законови условия, като например строг максимум от един месец пробен период за договори с фиксиран срок и спазване на лимита от 36 месеца за временни договори („ketenregeling“). Освен това работодателите трябва да спазват Задължението за грижа („zorgplicht“), което се управлява от Закона за подобряване на портиера (Gatekeeper Improvement Act). Той диктува задължителни партньорства за професионално здраве („Arbodienst“) и носи отговорност за финансиране на две години заплати по време на отпуск по болест.

Ключова стъпка	Какво трябва да направите правилно
Изберете законен работодател	Изберете нидерландско BV, регистрация като работодател без пребиваване (Non-Resident Employer) или EOR, преди да наемете
Използвайте съвместим договор	Спазвайте максималния пробен период от 1 месец, 8% отпускно възнаграждение и правилото за верига от 36 месеца (ketenregeling)
Покрийте Задължението за грижа	Организирайте Arbodienst и застраховка за болест за 2-годишното (104 седмици) болнично обезщетение
Проверете CAO и пенсия	Проверете вашия SBI код за обвързващ CAO и всеки задължителен отраслов пенсионен фонд
Подредете данъците, IND и 30% ruling	Получете номер за данък върху заплатите, кандидатствайте за 30% ruling в рамките на 4 месеца и организирайте спонсорство от IND

Как изобщо ще наемете някого?

Преди дори да започнете интервюта с кандидати, първо трябва да си зададете един много важен въпрос: кой ще бъде законният работодател на хартия? Това всъщност е грешка номер едно за международните компании, които често приемат, че могат просто да наемат някого в Нидерландия, използвайки договор от родната си страна. В действителност, нидерландските данъчни власти („Belastingdienst“) и трудовото законодателство изискват местен начин за наемане на хора, за да се гарантира, че данъците и социалните осигуровки се обработват правилно. По същество тук имате три стратегически пътя.

Първият е създаването на нидерландско BV, местно дружество с ограничена отговорност. Това е стандартът, ако планирате да наемете екип и искате пълен контрол върху вашата марка. Вторият път е използването на Employer of Record (EOR). EOR е нидерландска компания, която наема лицето вместо вас, като ефективно действа като законен щит. Те се грижат за всички неща, свързани със съответствието, докато вие управлявате ежедневната работа на служителя. Третият вариант е регистрация като чуждестранен работодател (Non-Resident Employer Registration), при която вашата чуждестранна компания се регистрира директно за нидерландски данъци върху заплати, без да създава местно BV.

Мислете за този избор като за основа на цялото ви нидерландско начинание. Ако все още нямате нидерландско дружество, но вашият любим потенциален служител трябва да започне веднага, EOR е единственият ви реалистичен вариант да останете законни от първия ден. Въпреки това, щом достигнете трима или четирима служители, месечните такси за услуга на EOR могат бързо да надхвърлят разходите за поддържане на собствено BV. Много компании започват с EOR, за да тестват пазара, а след това прехвърлят служителите към собственото си BV по-късно, но продължават да използват услуги по изчисляване на заплати така или иначе, за да намалят административната тежест. Вземането на това решение рано ви спестява много неприятности, тъй като промяната на моделите често изисква изготвяне на изцяло нови договори. Ето защо, уверете се, че винаги разглеждате своя двугодишен план за растеж, преди да подпишете първия договор, тъй като най-евтиният вариант днес може да се окаже най-скъпият след осемнадесет месеца.

Задължителни клаузи в нидерландски договор

След като сте се спрели на вашето юридическо лице, следващата пречка е самият договор. Тук много чуждестранни HR екипи се объркват, защото концепцията за "наемане по преценка" (at-will employment) просто не съществува в Нидерландия. Не можете просто да копирате и поставите договор от вкъщи и да мислите, че ще е достатъчен. Вземете например задължителния пробен период. Ако предлагате договор с фиксиран срок между шест месеца и две години, законът казва, че имате точно един месец, за да решите дали той е подходящ. Ако се опитате да вмъкнете двумесечен пробен период, цялата клауза ще бъде отхвърлена от съдия, оставяйки ви без пробен период изобщо. След това е 8% отпускно възнаграждение. Това не е някакъв хубав бонус; това е законно право. Трябва да сте пределно ясни по време на преговорите дали предлаганата от вас заплата включва или изключва тази сума от 8%, в противен случай може да се окажете, че плащате хиляди повече, отколкото сте планирали през май (тъй като това е месецът, в който ще трябва да платите тази сума пари).

Трябва също така да следите правилото за веригата. През 2026 г. това правило гласи, че можете да дадете само три временни договора в рамките на три години. При четвъртия договор или ако достигнете 36-месечния срок, този служител е законно постоянен. Така че няма "ако" или "но". Дори клаузите за неконкуренция станаха по-сложни; сега трябва да докажете "убедителен бизнес интерес" писмено, за да бъде валидна в договор с фиксиран срок. Именно тези малки детайли обикновено са спънка за първото наемане. Като такова, вместо да се опитвате да направите съществуващите си документи да изглеждат нидерландски, много по-безопасно е да започнете с местен шаблон, който вече зачита тези задължителни неща. Той поддържа отношенията професионални, а бизнеса ви - защитен.

Така нареченото Задължение за грижа („Zorgplicht“)

В Нидерландия не просто наемате служител; вие също така трябва да се грижите сериозно за неговото благосъстояние. Това е известно като „Zorgplicht“, или Задължение за грижа. Една от най-големите изненади за нидерландските работодатели, които наемат за първи път, е правилото за две години боледуване. Това правило гласи, че ако вашият служител се разболее, вие сте законово задължени да плащате поне 70% от заплатата му за срок до 104 седмици. Не можете просто да прекратите договора, защото те не работят.

За да управлявате този огромен финансов риск, почти всеки разумен работодател сключва застраховка за отсъствие поради болест („Verzuimverzekering“). Тази застраховка покрива плащанията на заплати, но обикновено изисква от вас да следвате много строг протокол за реинтеграция съгласно така наречения Gatekeeper Improvement Act. За да останете в съответствие с тези правила, трябва също така да сключите договор с служба за професионално здраве („Arbo Service“). Мислете за тях като за медицински рефери. Когато вашият служител се обади, че е болен, лекарят на Arbo по същество определя вместо вас какво може и какво не може да прави.

Имайте предвид, че не ви е позволено да питате служителя каква е неговата медицинска диагноза, защото това е огромно нарушение на GDPR и поверителността в Нидерландия. Разбирате само колко дълго ще отсъства от работа и какъв вид адаптирана работа може да бъде в състояние да извършва. Освен това ще трябва да извършите оценка на риска и оценка (RI&E), за да гарантирате, че работното им място, дори ако е домашен офис, е безопасно. Звучи като много бюрокрация, но настройването на тези застраховки и услуги преди първия работен ден е единственият начин да сте сигурни, че всичко ще върви добре. Ако пропуснете това, едно дълготрайно заболяване лесно може да доведе до фалит на вашия малък бизнес.

Пенсия и колективни трудови договори (CAO)

Една от най-честите грешки, които чуждестранните работодатели могат да направят, е да приемат, че могат просто да предложат заплата и да приключат с нея. В Нидерландия обаче много индустрии се управляват от Колективен трудов договор („CAO“). Това са секторни споразумения, договорени между синдикати и работодателски организации, които диктуват всичко – от минималните заплати до ставките за извънреден труд. Ако вашите бизнес дейности попадат под конкретен CAO, като търговия на дребно, IT или металообработка, вие сте законово обвързани от неговите условия, дори ако никога не сте подписвали нищо.

Така че, преди да наемете първия си служител, трябва да проверите вашия SBI код (вашата бизнес категория в Търговската камара), за да видите дали се прилага задължителен CAO за вас. Ако е така, вашият трудов договор не може да предлага нищо по-малко благоприятно от това, което е написано в това споразумение. След това е пенсията. За разлика от много други страни, Нидерландия има сложна многостълбова пенсионна система. Въпреки че няма универсален закон, който да задължава всеки работодател да осигурява пенсия, около 70% от компаниите са задължени да го правят поради техния CAO или задължителен индустриален пенсионен фонд. Ако сте в сектор като строителство или здравеопазване, вероятно няма да имате друг избор, освен да запишете първия си служител в конкретен фонд и да плащате необходимите премии.

Освен това, дори ако не се прилага CAO, през 2026 г. е много обичайно нидерландските служители да очакват пенсионен принос като стандартна придобивка. Ако пропуснете това, може да ви е невъзможно да привлечете топ таланти. Затова силно съветваме винаги да се консултирате с експерт по заплати като Intercompany Solutions, за да проверите статуса си на CAO, преди да започнете да договаряте заплата, или може да се окаже, че получавате фактури за пенсия със задна дата, които могат да възлязат на хиляди евро на служител.

IND и 30% ruling

Ако наемате специалист от чужбина или дори някой, който вече живее в Нидерландия и отговаря на специфични критерии, трябва да говорите за 30% ruling. Това по същество е данъчно предимство, при което можете да предоставите 30% от брутната заплата на служителя необлагаеми, за да покриете извънтериториални разходи. През 2026 г. правилата станаха още по-специфични по отношение на праговете на заплатите и постепенно намаляване на ползата с течение на времето. Най-голямата грешка тук е пропускането на крайния срок.

Трябва да кандидатствате за това решение в рамките на четири месеца от началната дата на служителя. Ако пропуснете този прозорец, данъчното облекчение не е със задна дата до началната дата и по същество сте стрували на новия си служител огромна сума от нетната му заплата. Освен това, ако първият ви нает служител не е гражданин на ЕС, ще трябва да се справите с IND (Службата за имиграция и натурализация). За да спонсорирате висококвалифициран мигрант, вашата компания трябва да стане „Признат спонсор“. Този процес включва етап на проверка, при който IND разглежда финансовата стабилност и регистрацията на вашата компания. Не можете просто да обещаете виза; трябва да имате правен статут, за да го подкрепите.

Ако не искате да минавате през неудобствата да ставате спонсор сами за само един човек, тогава използването на EOR става отново невероятно ценно, тъй като те вече имат лиценза за спонсорство. Навигирането в изискванията на 30% ruling и IND изисква прецизност, тъй като една единствена грешка в заявлението може да доведе до отхвърляне, което отнема месеци за обжалване, често карайки новия ви служител да търси по-данъчно ефективен работодател другаде.

Настройка на заплати и нидерландски данъчни власти

След като имате подписан договор, трябва така да се каже, да превърнете правното наемане във финансова реалност. Това започва с регистрация като работодател в холандските данъчни власти. Дори ако сте чуждестранна компания без местен офис, трябва да получите холандски данъчен номер за заплати („loonheffingennummer“) преди първия работен ден на новия ви служител. Трябва също така да проверите самоличността на служителя си, като проверите оригиналния му паспорт или лична карта и съхранявате сигурно копие във вашите архиви, тъй като пропускането на тази стъпка може да доведе до прилагане на „анонимна ставка“, което представлява огромен 52% данъчен удар, който нито вие, нито вашият служител желаете.

През 2026 г. административната страна е до голяма степен дигитална, но не е точно нещо, което просто настройвате веднъж и не се занимавате повече след това. Ще трябва да настроите месечна система за заплати, която отчита неща като данък върху заплатите, национално осигуряване и премии за осигуровка на служителите. Едно специфично нещо, което изненадва чуждестранните собственици на бизнес, е Схемата за разходи, свързани с работата („Werkkostenregeling“, или „WKR“). Това е необлагаем лимит (обикновено около 1.92% от общата ви сума на заплатите), който можете да използвате, за да предоставите на екипа си предимства като членство във фитнес, цветя или фирмен велосипед, без да плащате допълнителен данък. Ако обаче надвишите този бюджет, ще получите 80% данъчна ставка върху излишъка. Тъй като холандската система за заплати е толкова специфична, повечето работодатели, които наемат служители за първи път, откриват, че е много по-евтино да наемат местен доставчик на услуги за заплати, отколкото да се опитват да конфигурират софтуера си от родната страна, за да се справят с важните детайли на холандското социално осигуряване.

Удобен контролен списък за „първо наемане“

За да обобщим всичко това, мислете за първия си холандски служител като поредица от етапи, а не просто като прост подпис върху документ. Наистина не можете да си позволите да объркате това, така че вашата пътна карта започва с избора на вашия модел на заетост. Опитайте се да решите рано дали ще изберете BV, EOR или регистрация за нерезиденти. След като това е уредено, трябва да изготвите холандски съобразен договор. Това не е само за заплатата; става въпрос за спазване на необходими неща като едномесечния изпитателен срок и изрично посочване как се обработва тази 8% ваканционна надбавка. Преди новият ви служител дори да отвори лаптопа си, уверете се, че вашите застраховки за болест и договори за Arbo услуги са активирани и работят. Пропускането на това е най-големият риск, който можете да поемете, тъй като по същество залагате срещу възможността за двугодишен болничен.

Последният етап е свързан с холандските данъчни власти. Ще ви трябва този данъчен номер за заплати и проверено копие на личната карта на служителя във вашите досиета, за да избегнете ужасяващата анонимна данъчна ставка. Ако премествате таланти, получете 30% ruling и IND спонсорство, защото пропускането на тези срокове е грешка, която удря директно портфейла на вашия служител. И накрая, въведете система за заплати, която наистина може да проследява вашия WKR бюджет за тези необлагаеми придобивки. Следвайки тази последователност, вие превръщате потенциално правно бойно поле в професионален опит. Вие не просто ще спазвате изискванията; вие ще изграждате солидна основа, която кара първия ви холандски служител да се чувства така, сякаш се е присъединил към компания, която наистина знае какво прави.

Подробен контролен списък за наемане на служители в Холандия

• Изберете инфраструктура за заетост: Решете между местно холандско BV, настройка на заплати за работодател нерезидент или работодател по документи (EOR)
• Проверете CAO и задължителния пенсионен статус: Проверете SBI кода на вашата Търговска камара (KvK), за да проверите за колективни трудови договори за целия сектор и задължителни индустриални фондове
• Осигурете застраховки за съответствие: Сключете сертифициран договор за професионално здраве („Arbodienst“) и застраховка за отсъствия поради болест („verzuimverzekering“), за да покриете двугодишния мандат за болнични
• Регистрирайте се в холандските данъчни власти: Осигурете си своя специален данъчен номер за заплати („loonheffingsnummer“) преди първия ден
• Извършете проверки на самоличността и визите: Запазете проверено копие на паспорта, за да елиминирате 52% санкция за анонимна данъчна ставка, и подайте файлове за 30% ruling в рамките на 4-месечния срок.

Intercompany Solutions ще ви помогне да наемете квалифицирани хора за нула време

Търсите ли местни експерти, но не знаете откъде да започнете? Няма нужда да се притеснявате: ние сме тук, за да ви помогнем през този процес. В самото начало може да изглежда обезсърчително, но ако настроите всичко правилно, ще видите, че наемането на хора в Нидерландия всъщност е много изпълнимо. Ние гарантираме, че всяка една необходимост е удовлетворена и вие спазвате всички закони и разпоредби, които обхващат наемането на персонал в Холандия. Можем също така да ви предоставим експертни съвети, да гарантираме, че наемате правилните хора и да ви помогнем в моменти на нужда. Наемането на някого в чужда страна може да изглежда страшно, но с времето ще видите, че всъщност е солидна инвестиция, която може да помогне на вашата компания да расте в бъдеще. Чувствайте се свободни да се свържете с нас за подкрепа или всякакви въпроси, които може да имате.

За повече информация относно въпросите, свързани със заплатите, можете да посетите уебсайта на ICS Payroll на адрес www.icspayroll.com.

Поискайте безплатна консултация

Подобни публикации:

• Чуждестранни мултинационални корпорации и годишният бюджет на Нидерландия
• Директиви за борба с избягването на данъци в Холандия
• Данъчен договор между Нидерландия и Русия денонсиран от 1 януари 2022 г.
• Искате ли да правите иновации в сектора на зелената енергия или чистите технологии? Започнете бизнеса си в Нидерландия
• Как да стартирате бизнес като млад предприемач

Източници

• Business.gov.nl - наемане на персонал в Нидерландия
• UWV - холандско осигуряване на служители и информация за труда
• Burgerlijk Wetboek Boek 7, трудово право (wetten.overheid.nl)
• SVB - холандско социално осигуряване и А1 сертификати
• PwC Netherlands - данъчни прозрения и публикации
• Hoge Raad 2025, прекратяване на трудов договор (ECLI:NL:HR:2025:1171)
• Hoge Raad 2022, уволнение по икономически причини (ECLI:NL:HR:2022:276)
• KPMG Netherlands - данъчни услуги и прозрения
• Съд на ЕС, CCOO за записване на работно време (C-55/18)
• Belastingdienst - екстратериториални разходи и 30% облекчение
• Belastingdienst - изчисляване на данъци върху заплатите