Трябва ли да се регистрирате в IND, за да наемате чуждестранни служители?

Intercompany Solutions предлага широка гама от услуги, особено за чуждестранни предприемачи, които биха искали да създадат бизнес присъствие в Нидерландия. Можете да разчитате на нас да се погрижим за целия процес на учредяване, но работата ни за вас определено не свършва дотук. Освен основната ни дейност, ние предлагаме и различни допълнителни услуги, които са специално създадени, за да поддържат компанията ви успешна и стабилна. Една от тези услуги е всичко свързано с наемането на служители и по-специално изплащането на заплати. Ние предлагаме цялостни услуги за изплащане на заплати и можем да действаме като EOR за вас, което прави много по-лесно и ясно да наемате служители, без да се налага да се занимавате с цялата административна страна на въпроса. Ако искате да разберете какво можем да направим за вас, моля, не се колебайте да се свържете директно с нас. Ще се радваме да ви разкажем какво можем да направим за вас и вашия бизнес.

Заявете безплатна консултация

Резюме: За да наемат персонал извън ЕС/ЕИП, преките работодатели трябва да се регистрират като „Признат спонсор“ към IND. В противен случай имиграционните власти ще откажат да обработят всякакви разрешения за работа или пребиваване. Получаването на този статут дава достъп до ускорен прозорец за обработка от две до четири седмици вместо три месеца, като изисква еднократна такса за кандидатстване от 2 539 евро за малки предприятия (под 50 служители) или 5 080 евро за по-големи субекти, плюс 423 евро на индивидуално разрешително. Компаниите могат изцяло да заобиколят тази интензивна регулаторна рамка, предварителни разходи и строги текущи задължения за отчитане, като използват услугата Employer of Record (EOR), която поема всички официални спонсорски задължения.

Въпрос	Кратък отговор
Необходим ли е за наети лица от ЕС/ЕИП/Швейцария?	Не. Те могат да работят без разрешително или спонсорство от IND
Необходим ли е за наети лица извън ЕС/ЕИП?	Да. Трябва да сте признат спонсор от IND (erkend referent)
Какво струва спонсорството?	2 539 евро (под 50 служители) или 5 080 евро, плюс 423 евро на разрешително
Каква е ползата?	Ускорени разрешителни за 2-4 седмици вместо до 3 месеца
Можете ли да го избегнете?	Да, чрез EOR, разрешително за ориентационна година (zoekjaar) или наемане на лица от ЕС/ЕИП

Реалността на наемането на служители извън границите на Нидерландия

Намирането на топ таланти в Нидерландия не стана по-лесно през последните няколко години. Възможните кандидати стават все по-критични към потенциалните работни места и имат много повече предпочитания и дори изисквания, отколкото в миналото. Така че, когато решите да публикувате обява за работа за програмист или анализатор на данни, купчината автобиографии обикновено е твърде тънка или липсва тази специфична експертиза, от която наистина се нуждаете. Точно тогава трябва да започнете да гледате отвъд границите на Нидерландия. Привличането на чуждестранни таланти разширява обхвата ви, но също така носи цял нов набор от правила, които може да не сте очаквали. Помислете за ситуацията. Намирате идеалния кандидат извън Европейския съюз. Вие сте развълнувани, те са развълнувани и искате да ги включите в списъка за заплати възможно най-скоро.

След това някой споменава IND: холандската Служба за имиграция и натурализация. Изведнъж простият акт на наемане на някого изглежда като изключително сложна задача. Защо изобщо да търсите в чужбина? Защото понякога местният пазар просто не разполага с високоспецифичните умения, от които се нуждаете, за да развиете бизнеса си. Независимо дали става дума за международен маркетинг специалист, опитен инженер или продуктов специалист: разширяването на зоната за търсене прави вашия бизнес конкурентен.

Но когато новият ви служител притежава паспорт от страна извън ЕС, холандското правителство иска да знае кой идва и защо. IND по същество играе ролята на пазач. Те се уверяват, че компанията, която наема лицето, е легитимна и че служителят всъщност има причина да бъде тук. Така че, преди дори да можете да кандидатствате за виза или разрешение за пребиваване, може да се наложи да се върнете назад и да разгледате собствената си корпоративна регистрация. Не става въпрос само за лицето; става въпрос за статута на вашия бизнес пред властите. Това ще обсъдим в тази статия. Ако искате повече фактическа информация относно данъчните задължения при наемане на чуждестранни служители, определено трябва да проверите и тази статия.

Разбиране на IND и признатото спонсорство

Както споменахме по-горе, за да привлечете топ таланти извън ЕС, неизбежно ще се сблъскате със Службата за имиграция и натурализация, или IND. Те действат като основен пазач за международната трудова миграция в Нидерландия, като гарантират, че компанията и индивидът отговарят на всички приложими законови изисквания. За повечето развиващи се бизнеси най-добрият подход тук е да станат така наречен признат спонсор („erkend referent“). Но защо това е от значение?

По същество, това да сте признат спонсор ви дава бърз пропуск през бюрокрацията при наемането на чуждестранни служители и прави процеса много по-лесен и бърз. Това конкретно означава, че вместо да чакате до три месеца за одобрение на визи, заявленията, подадени по този начин, обикновено отнемат само две до четири седмици. За да придобие този статут, вашият бизнес трябва да бъде регистриран в Търговската камара на Нидерландия и да демонстрира финансова стабилност. IND също така проверява за надеждност, което означава, че не трябва да има големи скорошни фалити, данъчни задължения или предишни имиграционни нарушения. Има еднократна такса за кандидатстване за този статут, която е 2 539 евро за бизнеси с 50 или по-малко служители и 5 080 евро за по-големи компании.

След като имате статут на спонсор, начинът, по който правите бизнес и наемате хора, става много по-прост. Например, таксата за заявления за индивидуално разрешение за пребиваване намалява до 423 евро. Можете също така лесно да управлявате всичко чрез IND Business Portal. Това наистина превръща огромното административно натоварване в предсказуем и плавен процес. Въпреки това, този статут идва със строги задължения за грижа. Вие носите отговорност за воденето на правилни записи, включително неща като доказателство, че заплатата се изплаща по личната банкова сметка на служителя всеки месец.

Кога стриктно трябва да се регистрирате в IND?

И така, кога спонсорството от IND всъщност е задължително? Ако наемате някой, който притежава паспорт от ЕС, ЕИП или Швейцария, нямате такова задължение. Тези лица имат право да живеят и работят в Нидерландия без никакви специфични имиграционни разрешителни. Просто трябва да ги включите в стандартната си система за заплати. Но в момента, в който наемете гражданин извън ЕС/ЕИП, правилата се променят изцяло, тъй като не можете просто да ги включите в списъка си за заплати. За начало те ще се нуждаят от валидно разрешение за пребиваване и работа. За да получите това разрешително за висококвалифициран мигрант, преместен служител в рамките на компанията или притежател на синя карта на ЕС, вашият бизнес трябва да действа като официален признат спонсор.

Какво се случва, ако не се регистрирате? IND просто ще откаже да обработи заявленията за разрешително за работа или пребиваване на вашите кандидати. Заявлението трябва да бъде подадено под вашия статут на спонсор, за да бъде процесът валиден и да получите решение в рамките на типичния прозорец от две до четири седмици. Въпреки това, има и няколко гранични случая, които трябва да се вземат предвид. Например, ако новият ви служител вече притежава общо разрешително за пребиваване, което предоставя неограничен достъп до холандския трудов пазар, не е необходимо да сте спонсор. Или, ако използвате услуга Employer of Record (EOR), за да ги наемете, EOR се грижи за спонсорството. Като такова, регистрацията свързва работната виза директно с идентичността на вашия бизнес. Без нея вашият чуждестранен кандидат не може законно да започне работа за вас в Нидерландия. Също така имайте предвид, че опитът да се заобиколи това изискване може да доведе до високи глоби за неспазване, както и до незабавни откази за виза, което е нещо, което трябва да избягвате на всяка цена.

Процесът на кандидатстване за спонсорство

Нека разгледаме самия процес на кандидатстване. Той се осъществява чрез гореспоменатия IND Business Portal. Не е толкова страшно, колкото звучи, при условие че документите ви са подготвени, преди да започнете. Първо, IND проверява дали вашият бизнес е надежден и стабилен. Те търсят скорошни фалити, големи данъчни задължения или проблеми с трудовото законодателство. Ще ви е необходим активен KVK извлечение и скорошни финансови отчети, за да докажете, че всъщност можете да плащате заплата на някого. След това, определено трябва да обмислите разходите. Имайте предвид, че таксата за кандидатстване зависи от размера на вашата компания. Споменахме таксите по-горе, те не са много високи, но все пак трябва да вземете тези разходи предвид.

След като платите фактурата, IND започва своя преглед. Чакането отнема между един и три месеца, ако сте напълно нов. Ако вече имате мрежа от международен персонал, може да получите одобрение по-бързо. Ще получите официално решение и достъп до онлайн портала. След като признанието ви е активно, можете да кандидатствате за разрешения за пребиваване на отделни работници. Таксата за заявление за разрешително е 423 евро за 2026 г. Уверете се, че не чакате до последния момент, за да съберете тези документи. Наличието на готови финансови данни означава, че можете да преминете към признат спонсор, без ненужно да забавяте графика си за наемане на персонал.

Текущи задължения и необходимо съответствие след регистрация в IND

След като вашата компания придобие статут на признат спонсор, започва същинската работа по спазването на изискванията. IND очаква от вас да действате като внимателен и отговорен работодател. Ако не изпълнявате административните си задължения правилно, рискувате да загубите изцяло статута си на спонсор. Първо, имате стриктно задължение да информирате. Ако служител напусне, бъде уволнен или спре да работи за вашия бизнес, не можете просто да оставите нещата да се случат и да не правите нищо: всъщност трябва да уведомите IND в рамките на 28 дни. Абсолютно същото правило важи, ако заплатата на служителя падне под изисквания праг или ако той вземе продължителен неплатен отпуск.

Второ, правилата относно воденето на записи се разшириха през последните няколко години, както подробно обсъдихме и в тази статия. Например, сега трябва да съхранявате реално доказателство за изплащане на заплати в администрацията си. В сравнение с миналото, когато обикновен фиш за заплата беше достатъчен, това означава повече работа. Сега IND може да поиска да види банкови извлечения на бизнеса или прегледи на пакетни плащания, показващи, че парите наистина са напуснали фирмената ви сметка и са постъпили в личната сметка на служителя.

Трето, трябва да поддържате актуални техните данни за заетост. Това включва настоящия им адрес за пребиваване в Нидерландия и копие от валидния им паспорт или разрешение за пребиваване. Трябва да съхранявате тези записи най-малко пет години след прекратяване на трудовото правоотношение. Звучи като планина от документи, но е напълно управляемо с правилните инструменти или добър партньор за заплати като Intercompany Solutions. Мислете за това като стандартна процедура за поддържане на спонсорския си лиценз активен и отношенията си с IND напълно изрядни.

Алтернативи на прякото спонсорство

Спонсорството е чудесно и прави много неща по-лесни, но имайте предвид, че то не е единствената ви възможност. Ако тепърва започвате или трябва да наемете само един човек, предварителните такси и правното натоварване може да не се вписват във вашия бюджет. И така, каква е алтернативата? Много собственици на бизнес използват Employer of Record, или EOR. Мислете за него като за аутсорсинг на правната страна на заетостта, тъй като компанията на трета страна поема цялата правна отговорност. Те стават официален работодател на хартия, управляват разрешението за работа и обработват местните заплати. Новият ви служител работи за вас всеки ден, но EOR поема административния риск и бремето за съответствие.

Друг път е търсенето на кандидати с разрешително за пребиваване тип „ориентационна година“ („zoekjaar“). Това обикновено са наскоро завършили холандски или водещи световни университети, които имат право да работят в Нидерландия, без да е необходимо техният работодател да е признат спонсор. Това е фантастичен начин да изпробвате нов служител за една година, преди да поемете дългосрочен ангажимент. Разбира се, можете да наемете и граждани от Европейското икономическо пространство. Тези служители не се нуждаят от разрешителни или спонсорство, което напълно заобикаля системата на IND. Използването на EOR или наемането на лица с неограничени трудови права ви позволява да изградите екипа си, без незабавно да създавате корпоративна спонсорска инфраструктура. Вместо това, то ви позволява да се съсредоточите върху растежа, докато някой друг се занимава с всички сложни неща вместо вас.

Чести клопки и как да ги избегнете

Нека завършим, като разгледаме най-честите грешки, които някои работодатели правят, когато трябва да се справят с IND. Защото дори едно единствено невнимание може в крайна сметка да доведе до официално предупреждение или дори до загуба на статуса ви на спонсор, така че е разумно да сте подготвени. Най-честото невнимание се случва, когато започне новата година. IND актуализира праговете за заплати всеки януари. Ако забравите да коригирате заплатата на служител след индексацията или не уведомите IND, че тя вече е под прага, вие незабавно изпадате в нарушение.

Друга често срещана клопка е неплатеният отпуск. Ако висококвалифициран мигрант ползва неплатен отпуск и заплатата му спадне под изискуемия минимум за този период, вие сте законово задължени да уведомите IND в рамките на четири седмици. Игнорирането на това само защото е временно може да доведе до големи административни глоби. След това има изискването за водене на документация, което обсъдихме. IND вече изисква действително доказателство за изплащане на заплата, а не просто месечна фишова справка. Ако имате само фишови справки по време на одит, няма да преминете проверката. Затова пазете тези банкови извлечения или прегледи на партиди от ведомостите за заплати, съхранени в папките си.

Липсващите основни документи също са класическа клопка. Винаги се уверявайте, че удостоверението за предходен опит е подписано, преди кандидатът да пристигне, и съхранявайте копие от паспорта му и текущия му холандски адрес във вашите файлове. Какво се случва, ако игнорирате тези правила? Първите нарушители обикновено получават предупреждение, но повтарящите се нарушения водят до сериозни финансови санкции, вариращи от 1 500 евро до 4 500 евро за нарушение. В крайни случаи IND дори ще отнеме лиценза ви за спонсорство. Затова се уверете, че поддържате документите си изрядни и следите календара. Малко дисциплина тук поддържа международния ви екип да работи без прекъсвания.

Intercompany Solutions може да ви помогне с различни услуги, насочени към наемане на служители

Intercompany Solutions предлага обширни услуги за заплати, включително допълнителни услуги, които имат за цел да направят вашата администрация много по-лесна и управляема. Ние разбираме, че конкретно чуждестранните работодатели могат да имат трудности с наемането на персонал в Нидерландия, особено когато нямате холандско BV (можем да ви помогнем и с това, между другото, ако някога искате да разширите корпоративното си присъствие в Нидерландия). Накратко, ние гарантираме, че всички данъчни задължения и административни изисквания са изпълнени по коректен начин, което означава, че можете да се съсредоточите изцяло върху ежедневните си бизнес дейности и персонал. И тъй като предлагаме и EOR услуги, можем да се погрижим за всички необходими визови процедури за вас, така че да не се налага да ставате признат спонсор към IND и вместо това да се съсредоточите върху други въпроси. Ако искате да научите повече за това какво правим и конкретно какво можем да направим за вас, моля, не се колебайте да се свържете с нас по всяко време с въпросите, които може да имате.

Поискайте безплатна консултация

Нуждаете се от практическа помощ с холандските заплати? Нашата специализирана марка за заплати ICS Payroll се занимава с регистрация за данък върху доходите, месечни фишови справки и подаване на документи за социално осигуряване за международни работодатели.

Подобни публикации:

• Чуждестранни мултинационални корпорации и годишния бюджет на Нидерландия
• Данъчен договор между Нидерландия и Русия е денонсиран от 1 януари 2022 г.
• Как да стартирате бизнес като млад предприемач
• Искате да иновирате в сектора на зелената енергия или чистите технологии? Започнете бизнеса си в Нидерландия
• Холандско законодателство, свързано с чуждестранни инвестиции

Източници

• Business.gov.nl - наемане на персонал в Нидерландия
• UWV - Холандска информация за застраховки на служители и труд
• IND - Холандска имиграция и разрешителни за пребиваване
• Burgerlijk Wetboek Boek 7, трудово право (wetten.overheid.nl)
• PwC Netherlands - данъчни прозрения и публикации
• Hoge Raad 2025, прекратяване на трудов договор (ECLI:NL:HR:2025:1171)
• Hoge Raad 2022, уволнение по икономически причини (ECLI:NL:HR:2022:276)
• EY Netherlands - данъчни прозрения
• Съд на ЕС, CCOO относно записването на работното време (C-55/18)
• Belastingdienst - изчисляване на данъци върху заплати
• Belastingdienst - ДДС за чуждестранни предприемачи