荷蘭公證人於公司成立過程中的作用

Intercompany Solutions 始終致力於協助來自世界各地的創業者設立荷蘭公司。由於到目前為止最常被選擇的選項是荷蘭 BV，因此我們大部分時間都在與公證人合作。公證人是在您的公司註冊到荷蘭商會（KVK）之前為其辦理成立手續的人。在本文中，我們將詳細解釋為什麼在設立荷蘭 BV 時需要公證人，公證人實際上做些什麼，以及我們在整個企業設立過程中扮演的角色。

由於我們還為擁有荷蘭業務的外國創業者提供各種額外服務，我們擁有龐大的優秀公證人網路供您利用。憑藉我們的專業知識，您的荷蘭公司將在短短幾個工作日內設立完畢。這將使您能夠幾乎立即開始業務活動。您想了解更多關於我們能為您做些什麼的資訊嗎？或者您想收到一份個性化報價？那麼請隨時通過下面的按鈕與我們聯絡。

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摘要： 雖然許多國家允許純數字化商業註冊，但荷蘭法律強制要求所有 BV 在設立時必須有公證人參與，以防止欺詐並確保企業透明度。公證人負責起草成立契約（Deed of Incorporation），核實所有利益相關者的身份，並確保公司的**組織章程（Articles of Association）**符合荷蘭民法。這一過程為您的企業建立了“值得信賴”的身份，這對於在歐盟內部開立銀行賬戶和建立合作伙伴關係至關重要。

公證人職責	對您的重要意義
身份核實	防止身份盜用並確保具備法律行為能力
起草公司章程	為表決權、股份和董事制定“規則手冊”
UBO 登記	符合歐盟反洗錢（AML）法律規定
KvK 備案	在商業登記冊中正式註冊企業
法律建議	確保您清楚瞭解作為董事的職責和法律責任

荷蘭稅務顧問

如果您從另一個國家來到這裡創業，荷蘭人對公證人的偏愛一開始可能會顯得有些不同尋常。在某些地方，開辦公司主要是一項行政任務。您基本上只需線上填寫一份表格，繳納費用，就準備就緒了。但在荷蘭，當涉及到某些型別的企業時，情況就有所不同了，比如荷蘭 BV（Besloten Vennootschap），它相當於私營有限責任公司。BV 是一種正式的法人結構，因為它能保護您的個人資產，允許靈活的股權結構，併為您在歐盟市場提供專業的形象。因此，荷蘭法律要求公證人參與其設立過程。公證人不僅是在檔案上蓋章，他們實際上是在發揮法律保障作用。他們的工作是確保您的公司設立正確，確保每個人都理解自己簽署的內容，並確保遵守國家有關所有權、透明度和公司治理的法律。

對於外國創業者來說，這一角色一開始往往令人困惑。您可能會問自己：“為什麼我只是開創業務就需要公證人？”但在經歷了這個過程之後，大多數創辦人確實非常賞識這一點。您從第一天起就擁有一家法律上健全的公司，在股份和決策等方面擁有明確的規則。因此，在本文中，我們將帶您瞭解荷蘭公證人實際上為您的 BV 做些什麼。我們還將涵蓋一些問題，例如為什麼法律要求他們參與，以及與公證人合作如何使您的企業設立更順暢、更安全，並且更容易獲得政府、銀行和合作夥伴等機構的信任。如果您想超越僅僅註冊公司的層面，而是建立一家擁有良好法律背景的公司，公證人就是您的指路明燈。

荷蘭公證人實際上做些什麼

因此，公證人實際上有很多工。大多數人通常是在想要購買房地產或訂立遺囑時才聯絡公證人。但是，設立某些型別的企業也需要公證人，因為這些企業型別被視為獨立的實體。這也創造了 BV 所帶來的有限個人責任。簡而言之，公證人的主要任務是準備並簽署公證成立契約，這就像是您的 BV 的法律出生證明。該檔案包含兩個非常重要的部分：

關於創辦人和董事的所有詳細資訊
組織章程，其中規定了 BV 的運營規則

公證人總是會核實您的身份，然後確認您是否確實被允許代表所涉及的任何外國公司行事，並確認所有結構選擇在法律上都是合理的。然後，他們將 BV 提交給商會（KVK）進行正式註冊，並確保您的公司在需要時收到 KVK 號碼和增值稅註冊申請。公證人工作的大部分本質上是預防欺詐。此外，荷蘭公證人有義務進行盡職調查，包括獲取有助於實現 UBO 核實的所有權透明度資訊、反洗錢檢查以及審查您業務活動的整體合法性。這既保護了您，也保護了您未來的客戶，因為荷蘭 BV 值得信賴，正是因為公證人確保了它不是為了陰暗目的而建立的。公證人的另一個有用角色是翻譯和解釋。如果荷蘭法律或術語感到難以理解，公證人用英語為您逐一講解。他們希望確保您完全理解您即將擁有的公司。這種清晰性有助於避免未來股東或董事之間發生誤解。

為什麼設立荷蘭 BV 需要公證人

因此，核心問題來了：為什麼您實際上需要公證人來設立 BV？簡短的回答是：荷蘭政府希望 BV 被嚴肅對待。荷蘭 BV 可以擁有資產、簽署合同、僱用員工，甚至籌集投資。如果公司破產，股東通常可以保持其個人資產的安全。這非常強大。正因為如此，法律規定 BV 必須通過公證契約來設立，因此沒有任何捷徑。公證人會核實所有參與者是否真正理解他們簽署的內容。這不僅僅是一個簽名，而是同意。他們核實誰擁有哪些股份、誰有權做出決策以及日後如何解決問題。可以將公證人視為確保比賽公平開始的裁判。

不過，有幾種企業型別您無需公證人即可設立。例如，獨資企業（eenmanszaak）或 VOF。它們更簡單，但您確實失去了有限責任的安全保障。大多數國際創業者都不想冒這個風險。因此，如果您想要 BV 的優勢，公證人就是整個方案的一部分。但坦白說？在您的公司騰飛之前，有一位法律專家進行反覆核對是讓人放心的。

公證人還安排股本、股東結構和組織章程等事項

當公證人起草組織章程時，他們基本上是在幫助您撰寫公司的規則手冊。這絕不是放在抽屜裡塵封一輩子的枯燥無味的檔案。它塑造了您的 BV 在現實生活中究竟如何運作。例如：

如何發行新股？
誰可以擔任董事，他們獨自能做什麼？
股東如何表決，哪些型別的問題需要一致通過的決議？
股份可以自由出售，還是其他人擁有優先購買權？

這些規則在以後非常重要。設想一下，您與一位信任的合作伙伴開始合作，但幾年後，有人想離開並將其股份賣給陌生人。如果組織章程沒有保護您，那個陌生人可能會突然坐在您的談判桌前，對您的公司做出決策。公證人還幫助將您的商業構想轉化為切實可行的東西：增長計劃、投資者選項，甚至未來擴張的靈活性。他們傾聽您的需求，然後將其轉化為真正起作用的法律語言。這有點像告訴裁縫您希望西裝如何合身。公證人裁剪並縫製公司，以匹配您的專業目標。

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最終受益所有人登記（UBO）

每家荷蘭 BV 都必須登記其最終受益所有人（通常簡稱為 UBO）。這聽起來可能很複雜，但它的意思很簡單：幕後真正擁有或控制您公司的人是誰？政府不希望出現無法知道誰掌管的匿名公司。欺詐和洗錢就是通過這種方式得以生存的。因此，在設立過程中，公證人會核實並登記 UBO。如果某位股東擁有 25% 或更多的股份，或者擁有 25% 或更多的表決權，他們就必須被登記為 UBO。如果沒人跨過這條線，公證人就會檢視誰擁有實質影響力。外國創業者有時會覺得這一步令人驚訝且複雜，甚至可能覺得沒有必要。他們擔心自己的個人資料暴露給全世界等問題。但實際上，商會網站上公開可見的只有有限的資訊。真正敏感的資訊仍然隱藏在安全的政府系統中。

銀行、稅務機關和某些合規行業可以查詢這些系統，但街上的普通人無法挖出您的詳細資訊。公證人在其中的作用是保持一切一致且在法律上正確。他們檢查護照、地址證明，如果涉及外國公司，還會檢查公司檔案，並確認所有權鏈。如果有人想隱藏所有權，公證人將停止成立程式，因為法律要求他們這樣做。請注意，這種透明度實際上也在保護您。當您在荷蘭開展業務時，合作伙伴和銀行可以通過這種方式看到您的 BV 是合法且值得信賴的。這是一個強有力的訊號，表明“這裡沒有任何陰暗勾當，只有真正的創業”。沒有公證人協調這部分工作，UBO 登記過程會混亂得多。有了他們，這只是創辦公司途中的另一個達標專案。

對外國創辦人特別重要的資訊

對於國際創業者來說，這裡有一個巨大的優勢：您不需要前往荷蘭即可設立 BV。公證人已經適應了全球商業環境。如今，許多成立手續都是通過影片身份驗證、海牙認證檔案或委託書遠端完成的。例如，我們通過委託書開展工作，因此您不必為了設立企業而前往荷蘭。這意味著您可以坐在家裡，而您的 BV 已經在歐洲正式設立了。那麼這究竟是如何運作的呢？首先，公證人將通過安全的數字平臺或經核證的護照副本核查您的身份。如果是公司而非個人作為股東，您需要提供附有海牙認證的公司檔案（如成立章程或登記冊摘錄）。公證人會稽核所有內容，準備公證契約，然後安排影片簽署，或者使用您之前簽署的委託書代表您簽署，這實際上非常高效。

當多位創辦人居住在不同國家時，這種靈活性尤為有用。無需協調國際旅行和其他複雜的操作，每個人只需進行數字化簽署即可。因此，時區成為了唯一的微小挑戰。一旦 BV 在商會註冊完畢，您就可以立即申請企業銀行賬戶和增值稅號，並開始運營，甚至無需親自踏入該國一步。公證人基本上充當您在法律體系內部的代表。當您無論身在何處都感到舒適安心時，他們確保遵守了荷蘭的規定。這也是荷蘭被認為是開展跨境創業如此友好的地方的原因之一。您可以獲得一家完全合法的歐盟公司，而無需承擔預訂航班或親自前往當地辦事處的壓力。

公司生命週期中可能發生的變化以及公證人能為您做些什麼

許多外國創業者認為，公證人的工作在 BV 註冊的那一刻就結束了。契約已經簽署，商會已經發放了檔案……工作完成了，對吧？不完全是。BV 是一種靈活的結構。它會成長、變更所有權、增加新董事並調整其規則，其中許多變化都需要公證人再次參與。可以將公證人視為 BV 結構的官方“守護者”。每當法律結構發生改變時，他們都會確保其得到妥善記錄。例如，如果您想引入一位投資者，您可能會發行新股。這需要一份公證契約。或者，如果一位股東想離開，公證人會將他們的股份轉讓給新所有者並進行正確登記。也許您的公司增長迅速，而原有的組織章程現在過於狹隘：沒問題，公證人可以修改章程以賦予您更大的靈活性。

即使像任命或免去一名常務董事這樣簡單明瞭的事情，也必須謹慎登記。這並不是為了文書工作而搞官僚主義。它保護了公司的穩定性和聲譽。銀行、供應商和商業夥伴都希望瞭解您的 BV 的官方記錄與現實相符。如果日後股東之間發生爭議，公證人的檔案就會成為所發生事情及其發生時間的明確記錄。因此，簡單來說，您的 BV 會不斷演變，而公證人的職責就是確保這些變化始終是安全的、合法的，並得到所有需要信任您企業的人的認可。

費用、時間表和實際預期

當然，聘請公證人確實需要花錢。但好訊息是，在過去十年中，在荷蘭設立 BV 已變得負擔得起得多。過去的最低股本要求是 18,000 歐元。現在呢？如果您願意，可以從 1 歐元開始。現在的絕大部分費用都與公證人的時間和專業知識有關。價格因複雜程度而異。對於只有一個股東的簡單 BV，價格通常較低。如果涉及幾家外國公司，或者如果您想要一個定製的結構，預計費用會略高一些。無論哪種方式，與您獲得的法律保護和信任相比，這都是物有所值。時間安排也相當迅速。一旦所有個人和公司檔案準備就緒，BV 通常可以在幾個工作日內設立完成。

遠端身份核實可能會增加一點時間，但儘管如此，這絕不是一個漫長的過程。最大的延遲發生在創辦人等待太久才提供文書工作時，比如護照掃描件或海牙認證檔案。預先準備好一切可以加快整個流程。還有一個預期：公證人非常嚴謹。有時他們可能會向您索要您認為不必要的文件或解釋。但請記住，公證人有責任預防欺詐並確保符合荷蘭和歐盟法律。因此，如果他們提出問題，是為了保護您和您新 BV 的合法性。在履行手續時多一點耐心是非常有益的。

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Intercompany Solutions 如何為您順暢協調整個公證流程

獲得註冊號只是設立荷蘭 BV 的一部分。您還需要構建一個能夠保護您、幫助您擴張並允許您在嚴肅市場上開展業務的企業結構。荷蘭公證人在實現這一目標方面非常重要。從一開始，他們就確保一切都是正確的：您的所有權、您的商業標準和您的法律基礎。他們幫助防止欺詐，使決策更清晰，證明透明度，並將您的想法轉化為銀行和其他機構可以信任的結構。如果沒有公證人的幫助，BV 不會那麼值得信賴或在法律上那麼安全。在本文中，您已經瞭解了公證人如何指導建立企業的整個流程：核查檔案、撰寫公證契約、制定組織章程、在 KVK 辦理備案註冊，並確保精確記錄 UBO 資訊。

他們不會在您成立公司後就離去；當您的企業以後發生變化時，他們會為您提供協助。是否有新投資者加入？股份在轉移嗎？董事在變動嗎？法律是否正在修改以促成業務增長？公證人確保這些調整是合法且官方的。您可以專注於您的業務，而背後的框架依然堅固。公證人對於國際創辦人來說不是障礙，他們是您在當地的盟友。您不必前往荷蘭，不必走進政府大樓，也不必獨自探究這個體系。您可以通過遠端核查、影片簽署、認證檔案和委託書，在世界任何地方完成整個設立過程。荷蘭 BV 可能距離您的家有數千公里，但在適當的協助下，您不會有這種距離感。

這正是我們發揮作用的地方。我們已經幫助來自世界各地的許多企業主迅速且正確地設立了他們的荷蘭 BV。我們協助處理公證程式的所有步驟，從獲取必要的文書工作到安排身份核實、準備股東資訊、協調簽署、在必要時安排翻譯，以及將所有內容傳送給商會。我們的團隊確切瞭解公證人的需求以及如何保持一切順暢執行，因此您不必面對延誤或大量的文書工作。我們維持提供實用事務的協助，如申請增值稅號、稅務協助以及持續合規，以確保您的企業在 BV 設立後保持健康並備受尊重。您將獲得一個可行的荷蘭企業結構，而不會產生任何壓力或對法律感到困惑。如果您準備好將您的夢想變成在荷蘭實際運營的企業，我們將全程為您提供協助。公證人負責法律方面，而我們確保一切順利進行。您提出構想，我們將幫助您將其打造成堅實的荷蘭基石。

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