荷蘭法律規定的財稅檔案儲存義務

當你在荷蘭創業時，需要遵守監管商業環境的所有荷蘭法律。其中一項法律就是所謂的稅務歸檔儲存義務（fiscal retention obligation）。這本質上規定你需要將企業管理記錄歸檔儲存一定的年限。為什麼？因為這樣可以讓荷蘭稅務局（Belastingdienst）在其認為合適的時候隨時檢查你的賬目管理。稅務儲存義務是一項適用於荷蘭所有創業者的法定義務。如果你習慣於使用較舊的檔案和歸檔方式來管理賬目，這可能會是一個相當大的挑戰。甚至很有可能在不知不覺中，你就已經違反了儲存義務。

從本質上講，稅務歸檔儲存義務規定荷蘭的所有創業者在法律上有義務將公司的管理記錄儲存7年。請注意，某些檔案適用7年的儲存期，而其他檔案則適用10年。檔案的儲存方式還必須便於荷蘭稅務局（Belastingdienst）的檢查人員在合理的時間內輕鬆檢查管理記錄。在本文中，我們將概述稅務儲存義務對你的公司意味著什麼，你該如何遵守它，以及需要注意哪些陷阱。

關於稅務歸檔儲存義務的資訊

正如我們上面所解釋的，所有荷蘭企業所有者都有法律義務為荷蘭稅務局（Belastingdienst）提供檢查最長達7年前管理記錄的機會。這適用於有關你的財務支出和收入的基礎資料，例如總賬、庫存管理、應收賬款和應付賬款、採購和銷售管理以及工資薪酬管理。因此，這涵蓋了從1月1日至12月31日的任何特定財年中進出的所有資金。你需要記住，這意味著每位荷蘭創業者在面對稅務機關的抽查時，都必須能夠出示過去7年（或10年）的所有資料。抽查意味著他們可能會突擊檢查，因此你通常需要時刻做好準備。

發生檢查的原因有很多，儘管有時只是作為常規審計。稅務機關可能只是認為你需要接受定期檢查，以確保你的所有操作合法且賬目管理保持最新狀態。這些檢查是隨機發生的，並不頻繁。在其他情況下，稅務機關決定對你進行檢查通常有明確的原因。例如，你提交的申報表被稅務機關認為可疑。或者稅務檢查員對你的某家供應商、合作伙伴或其他相關第三方進行了調查，隨後要求檢視你的賬目管理，以檢查是否存在錯誤或違規行為。這就是為什麼簿記師和會計師經常向客戶強調建立設計良好且簡潔規範的賬目管理非常重要。

這不僅是因為稅務機關可能會來深入查驗你的賬目，更是因為這能為你和你的公司帶來其他切實的好處。如果你執行良好的賬目管理，你就能清晰掌握自己的財務資料。你可以把它類比為家庭記賬本：你監控著所有進出的資金。這意味著你確切地知道問題出在哪裡，例如，當你購買資產的支出超過了實際利潤時。儘管檢查人員上門抽查的機率可能不大，但保持賬目井井有條仍然是明智之舉。對於創業者來說，會計也是做出明智決策的可靠資料來源。這意味著可以更容易地決定何時投資新專案，或者何時減少投資並在一段時間內獲取更多資金。它為你提供了公司盈利能力的整體前景，如果你想取得真正的成功，這一點非常重要。

何時需要適用10年的儲存義務期限？

正如我們在上面簡要提及的，常規儲存期限為7年。在某些情況下，創業者需要將資訊和資料多儲存幾年，即10年。適用這種延長儲存義務的情況之一，是當你擁有或租賃辦公樓或其他型別的經營場所時。有關不動產的資料適用十年的儲存義務，因此，如果你通過公司擁有任何形式的房產，你都需要遵守較長的儲存期限。同樣的規則也適用於：當你的公司提供或參與提供廣播電視廣播服務、電子服務和/或電信服務，並且選擇了所謂的OSS方案（One-Stop-Shop，一站式服務）。請記住，實際上完全可以與稅務機關就某些規定或安排達成協議，例如：

賬目管理的詳細程度
記錄儲存的方式
對基礎資料以外的資料儲存較短的期限

此外，在適用情況下，還應儲存並更新年度創業稅收扣除（entrepreneurial tax deduction）所需的“基礎資料”工時登記。保持良好的里程登記也是如此。如果你將私家車用於商務，或者反過來：當你將公司用車僅用於商務而絕不私用時，你都應該做好里程登記。

究竟誰有義務進行賬目管理？

你可能會問的首要問題之一是，誰有義務保留至少7年的賬目管理記錄？事實上，每一位企業所有者都需要這樣做。無論你的業務規模有多大或多小：這項義務屬於每一位荷蘭創業者。你不僅需要進行賬目管理，而且管理記錄的儲存方式還必須便於稅務機關進行檢查。因此，這涉及一些規章制度，意味著你的賬目管理必須符合荷蘭法律規範。你需要通過這些管理記錄來正確提交增值稅（VAT）申報和社群內供應宣告（ICP），同時也是為了能夠妥善開展業務。通常情況下，這意味著你需要保留所有原始檔案，以便稅務檢查員進行檢查時能夠向其出示。

誰可以免於儲存完整的增值稅記錄？

有一些創業者不必保留完整的增值稅記錄：

僅提供免徵增值稅商品或服務的創業者
非創業者但擁有增值稅識別號（VAT identification number）的法人實體

附加管理義務

你擁有的公司是否經營利潤率商品（margin goods）交易？如果是，你將適用附加管理義務。什麼是利潤率商品？利潤率商品通常是指你在購買時未繳納增值稅的二手商品。在特定條件下，以下物品也可被視為利潤率商品：

藝術品
古董
你在購買或進口時繳納了增值稅的收藏品。

哪些屬於二手商品類別？

二手商品是指無論是否經過修復都可以再次使用的所有商品。請注意，你從個人手中購買的所有商品始終屬於二手商品，即使它們從未被使用過。二手商品還包括自行飼養或培育的貨物，如馬匹。當你從事利潤率商品交易時，你需要保留記錄。這是因為利潤率商品交易受通用管理義務的約束。此外，對利潤率商品的管理還適用不同的規則。利潤率商品的採購和銷售當然必須儲存在你的記錄中。對於這些商品，有兩種不同的方法來實現這一點：

你計算每件單獨商品的增值稅，並在賬目管理中跟蹤每件物品的採購和銷售。稅務機關稱之為個別計稅法（individual method）。
你計算一個申報期內總利潤率的增值稅。我們稱之為綜合計稅法（globalization method）。

兩種方法都受附加管理義務的約束。那麼你該使用哪種方法呢？回答這個問題需要說明的是，允許使用哪種方法取決於商品的型別。以下商品必須強制使用綜合計稅法：

交通工具，如汽車、摩托車、腳踏車、輕便摩托車和房車
服裝
傢俱
圖書和雜誌
攝影、電影和影片裝置
錄影帶、DVD、音樂磁帶、CD、黑膠唱片等
樂器
家用電器
電器裝置
寵物
藝術品、古董和收藏品（在特定條件下，如前所述）

用於這些商品的零部件、配件和用品也強制使用綜合計稅法，因為它們構成了利潤率商品本身不可分割的一部分。因此，即使你在二手車上安裝了新的排氣管，它也將成為利潤率商品（汽車）的一部分。

不屬於利潤率商品的貨物

你是否從事利潤率商品之外的其他商品交易？也就是說你的商品不符合二手商品的條件？那麼你需要使用個別計稅法，而不是綜合計稅法。綜合計稅法允許你用負利潤率抵消正利潤率。但是，個別計稅法不允許這樣做。在任何情況下，只要你認為某種方法適合你，就完全可以向荷蘭稅務局（Belastingdienst）申請更改方法。只有當你是拍賣師，或是代表拍賣師行事的中間人時，才不得使用綜合計稅法。這可能是因為拍賣師充當買家和賣家之間的中間人，因此不能被視為物品的所有者。此外，你也可以附帶增值稅銷售利潤率商品。你實際上可以選擇按常規增值稅銷售利潤率商品。你可以在在普通增值稅方案下銷售時的管理後果中閱讀在賬目管理中需要做些什麼。

你需要在特定時間內儲存的具體檔案

正如我們前面所提到的，你需要將公司管理的所有基礎資料儲存7年，以便稅務機關能夠檢查這些資料。7年的期限從任何商品或服務的當期價值失效時開始計算。為了解釋在這種情況下“當期”（current）的意思，我們可以用汽車租賃合同為例。假設你租了一輛車，租期為3年。只要合同有效，該商品或服務就被視為當期的。然而，隨著合同的終止，該商品或服務屆時不再被使用，因此符合失效的條件。當你結清某項款項（還清）時，情況也是如此。從那一刻起，你需要連續7年儲存與該商品或服務相關的資料，因為這時儲存期限才真正開始。當然，你可能想知道需要歸檔哪些檔案和資料。基礎資料通常包括以下內容：

總賬
庫存管理記錄
採購和銷售管理記錄
應收賬款和應付賬款管理記錄
工資薪酬管理記錄

除了上述基礎資料外，你還需要注意必須儲存所有主資料（master data）。主資料涉及債務人和債權人資訊以及商品檔案等主題。請注意，主資料中的所有變更日後都必須可追溯。

儲存發票的正確方式

儲存義務的一個重要組成部分是接收和儲存資料的具體方式。根據涉及該特定主題的法律規定，你必須以與接收時完全相同的方式儲存對稅收重要的賬簿、檔案和資料載體。也就是說，保持其原始狀態，即源資料的初始記錄。這意味著，以數字形式接收的檔案也需要以數字形式儲存，這在剛開始時可能顯得違反直覺，因為在很長一段時間裡，紙質儲存資料一直是常態。但這已不再適用。例如，你通過電子郵件收到的報價單或發票需要作為數字檔案儲存，因為你最初接收它的方式就是數字化的。根據儲存義務的規則，你只能以數字方式儲存此報價單或發票。

除了將每個數字檔案進行數字化儲存外，你還應該儲存所接收檔案的來源。僅儲存發票本身是不夠的，因為稅務機關希望你能證明發票在收到後未經你手動修改。因此，實現這一點的方法是不僅儲存發票本身，還儲存隨附發票的電子郵件。這能讓檢查人員看到，你儲存為PDF或Word發票檔案確實與最初通過電子郵件接收的發票一致。資訊系統中的資料，即所謂的衍生資料，必須能夠追溯到源資料。在數字化儲存賬目管理時，這種審計追蹤（audit trail）是一個重要的條件。你也獲准要求客戶出示身份證明。然而，根據GDPR（通用資料保護條例）規則，不允許複製此身份證明並將其儲存在管理記錄中。這僅在強制性情況下才被允許，例如當你招募員工，或者人們需要證明其身份才能成為你提供的（某些）服務的訂閱者時。

儲存紙質賬目管理的正確方式

對於你通過郵政收到的紙質發票或其他必須儲存的檔案，根據稅務機關的規定，你實際上可以將其數字化並進行數字儲存。因此在本質上，你用數字檔案替換了原始檔（即紙質發票）。這被稱為轉換（conversion）。但請記住，在這種情況下，正如我們在上面所提到的，你還需要在法律約束期內保留原始檔案。在進行數字化時，你應該瞭解一些重要因素。企業所有者通常通過掃描發票、拍照或將數字化工具連線到其會計程式來進行數字化，這也被稱為“掃描並識別”。只有通過這最後一種數字化方式，才有可能不僅更輕鬆地將發票數字化，而且符合正確的程式。

在一份關於儲存義務的宣傳手冊中，荷蘭稅務局（Belastingdienst）提到了轉換必須滿足的條件。這裡重要的是，原始檔案的安全特徵不能丟失。這意味著你始終需要在7年的期限內以實物（紙質形式）保留紙質發票。特別是現金支付的收據，稅務機關很難檢查其真實性。另一方面，也有會計師事務所與稅務機關就此達成協議的先例。例如，事務所集體獲得了許可，允許其所有客戶以數字方式儲存紙質發票，從而不再需要保留任何紙質檔案。作為創業者，探索各種選擇並可能就你的具體訴求與稅務機關溝通是明智的。只要你保持一切乾淨、透明和合法，他們通常願意保持靈活性並在某些方面提供幫助。

儲存數字資料的正確方式

有幾種正確儲存數字資料的方法。最重要的條件當然是資料必須儲存7年（或10年）。你是否將所有資料和工作儲存在自己的伺服器上？如果是，荷蘭稅法規定你需要有良好的備份程式，同時還需要持續執行這些備份。此外，這些備份必須儲存在與數字賬目管理所在位置不同的其他地點。例如，你可以為此使用外接硬碟。選擇雲解決方案來儲存資料也是被允許且可行的。你知道嗎，基於雲的會計軟體有許多優點，例如：

你和你的簿記師或會計師可以從任何裝置訪問資料
你的資料安全儲存，即使電腦或其他裝置崩潰也不會丟失或損壞
你可以基於真實的時效資料瞭解情況並管理公司
你還可以將其他程式連結到會計軟體

記住這些規則後，你就能相當有把握地以正確方式儲存數字賬目管理記錄。我們在下文中將進一步概述有關數字賬目管理的一些有趣細節。

關於檔案和資料數字儲存的額外條件和要求

你是否將資料儲存在舊式裝置上？儲存義務還意味著保留的資料必須是可調取的。因此，你必須能夠訪問並開啟原始檔案。這意味著，如果某些數字檔案只能通過這種方式查閱，例如能夠讓你訪問資料的舊裝置就必須予以保留。你可以想想舊的儲存介質，例如舊軟盤或早期版本的Windows系統。此外，大多數會計軟體包都支援所謂的財務審計檔案（audit file）。審計檔案是總賬的摘錄。但是請注意，僅保留審計檔案是不夠的，因為它並不包含所有的管理條目。此外，還要留心所有的電子通訊工具，例如你的日曆、應用程式和簡訊。通過電子郵件、WhatsApp、簡訊甚至Facebook傳送的所有資訊，只要被認為屬於“商務通訊”範疇，都應予以儲存。在接受檢查時，必須按照檢查員要求的形式提供這些資訊。該規則同樣適用於儲存數字日程表。

關於將紙質檔案轉換為數字形式或儲存介質的更多資訊

在特定條件下，你可以將資料從一種儲存介質轉移到另一種儲存介質。例如，將紙質檔案或CD-ROM的內容掃描到隨身碟中。當然，要實現這一點需要滿足某些條件，具體如下：

轉換準確且完整地完成
轉換後的資料在整個儲存期內均可調取
你能夠在合理時間內復刻資料，並使其可讀、可核查

如果你成功實現了這一點，你將不再有義務保留紙質檔案。因此，如果你能夠滿足上述條件，就不再需要保留原始檔案。這將為你節省時間和空間，因為你不再需要紙質賬目管理。因此在基本上，數字版本將取代原始版本。原則上，所有檔案都可以進行轉換，但以下檔案除外：

資產負債表（balance sheet）
資產負債狀況表（assets and liabilities statement）
某些海關檔案。

沒有了紙質賬目管理，你實際上可以節省大量的辦公空間和許多額外工作。無需再在舊檔案庫或塞滿物品的櫃子裡的鞋盒中翻找。回顧過去10到20年的數字化發展，向完全數字化的賬目管理邁進是明智之舉。以數字形式儲存的檔案幾乎不可能丟失，特別是當你使用基於雲的解決方案時。此外，查詢數字檔案也容易和快速得多。這也能為你的會計師提供幫助。時不時與你的會計師溝通，嘗試以符合法定儲存義務的方式建立賬目管理。線上會計軟體不僅能提供更具可核查性的管理。通過嚴密保護的防火牆和安全金鑰，優秀的線上會計軟體會自動將你的賬目管理儲存在雲端。你可以把它看作是一個位於安全地點的數字保險箱，除了你和你的會計師之外，沒有其他人可以訪問。或者：當檢查員需要檢查你的賬簿時，荷蘭稅務局（Belastingdienst）也可以訪問。

Intercompany Solutions 可以向你進一步介紹稅務歸檔儲存義務

正如你所見，稅務歸檔儲存義務涉及相當多的內容。隨時瞭解與該主題相關的最新法規是明智之舉，這樣你作為創業者就能確信自己的運營符合所有適用的荷蘭法律。你的會計師實際上應該向你告知這一點，以及有關以合規且安全的方式遵守該法律的所有選擇。如果你沒有會計師且不知道如何合規，或者你可能剛剛開始創業且對這些主題感到陌生：在所有這些情況下，你都可以隨時聯絡 Intercompany Solutions。我們可以為你提供詳盡的財務和稅務建議，包括為你保持規範賬目管理的最佳方式。在報稅和編制年度稅收申報表方面，我們也可以提供支援和建議。如需瞭解更多資訊，請隨時直接與我們聯絡。

來源：

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/

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