Payrolling чи прямий найм працівників у Нідерландах: Що краще для вашої компанії?

Досить складним завданням може бути вибір, що робити, коли ваша компанія починає зростати (міжнародно), і вам потрібно більше кваліфікованих рук, щоб допомогти вам у повсякденній діловій діяльності. Якщо ви бажаєте розширити свою компанію до Нідерландів, вам не завжди потрібна негайна присутність для найму працівників. Ви також можете найняти третю сторону, яка візьме на себе всі адміністративні обов'язки та буде діяти як роботодавець працівника: це називається пейролінг. У Intercompany Solutions ми пропонуємо широкі послуги з розрахунку заробітної плати, які особливо допомагають іноземним підприємцям наймати людей у Нідерландах, навіть без володіння юридичною особою (хоча найняти людей через пейрол також цілком можливо, якщо ви вже володієте голландською компанією, про це ви можете прочитати в цій статті). Якщо ви бажаєте отримати більше інформації про відмінності між пейролінгом та прямим наймом працівників, будь ласка, читайте далі або зв'яжіться з нами безпосередньо для отримання персоналізованої інформації або чіткої цінової пропозиції.

Замовити безкоштовну консультацію

Резюме: При наймі працівників у Нідерландах компанії можуть обирати між прямим наймом або пейролінгом. Кожен варіант має свої дуже специфічні компроміси. Прямий найм пропонує повний контроль, але вимагає самостійного вирішення всіх юридичних, податкових та адміністративних обов'язків. Пейролінг перекладає ці обов'язки на провайдера, що спрощує швидкий найм та зберігає гнучкість, особливо на початкових етапах бізнесу. Багато компаній починають з пейролінгу та переходять до прямого найму, коли їхня присутність у Нідерландах зростає.

Аспект	Прямий найм	Пейролінг
Юридичний роботодавець	Ваша компанія	Провайдер пейролу
Потрібна голландська юридична особа	Так	Ні
Адміністрування та відповідність	Ваша повна відповідальність	Вирішується провайдером
Швидкість налаштування	Повільніше, потрібне повне налаштування	Швидше, часто протягом кількох днів
Початкові витрати	Вищі (інфраструктура, підтримка)	Нижчі (прозора комісія)
Довгострокові витрати	Часто економічніше у великих масштабах	Може накопичуватися з часом
Гнучкість	Нижча (фіксована структура)	Вища (легко коригувати)
Відповідальність за ризики	Ви несете повний ризик	Провайдер бере на себе значну частину
Найкраще підходить для	Стабільні, зростаючі команди	Вихід на ринок та фаза тестування

Що робити, коли вам потрібні працівники в Нідерландах?

Найм когось ніколи не є миттєвим рішенням, прийнятим за одну ніч. Це впливає на витрати, рівень відповідальності, яку ви берете на себе, та наскільки гнучким може бути ваш бізнес у майбутньому. Це справедливо для будь-якої країни, але коли ви маєте справу з Нідерландами як іноземна компанія, додається кілька додаткових рівнів складності. Йдеться не лише про пошук потрібної людини. Йдеться також про те, як ви структуруєте ці робочі відносини. Чи наймаєте ви когось безпосередньо у свою компанію, чи використовуєте замість цього таку схему, як пейролінг? Спочатку це може здатися технічним вибором. Чимось, що ви вирішуєте на основі переваг. Але на практиці це може мати реальний вплив на те, наскільки легко ви можете наймати, скільки часу ви витрачаєте на адміністрування та які ризики ви берете на себе.

Відмінність полягає більше в тому, як організовані речі за лаштунками. Хто є юридичним роботодавцем, хто несе відповідальність і хто займається адміністративною стороною? Саме ці частини впливають на те, скільки контролю ви маєте, але також і на те, скільки вам потрібно керувати самостійно. Деякі компанії віддають перевагу повному контролю з самого початку, тоді як інші вважають за краще робити речі трохи простішими, особливо коли вони ще з'ясовують, як розвиватиметься їхня діяльність у Нідерландах. Пам'ятайте, що жоден з варіантів не є автоматично кращим. Це дійсно залежить від вашої ситуації. Ось чому корисно розглянути обидва підходи пліч-о-пліч, замість того, щоб зосереджуватися лише на одному. У цій статті ми розглянемо, як працює прямий найм, як пейролінг порівнюється з ним, і в яких ситуаціях один може бути більш доцільним, ніж інший.

Прямий найм: пояснення

Якщо ви наймаєте когось безпосередньо в Нідерландах, це по суті означає, що він стає вашим працівником, у штаті вашої власної компанії. Ця частина досить проста. Ви домовляєтеся про умови, підписуєте контракт і починаєте працювати разом. Але якщо придивитися уважніше, за цим налаштуванням ховається більше. Ви не просто той, хто дає вказівки, ви також є офіційним роботодавцем у юридичному сенсі. Бути роботодавцем у Нідерландах передбачає досить багато правил, і не всі з них легко засвоїти одразу. Це також тягне за собою низку обов'язків. Деякі з них очевидні, наприклад, виплата зарплати та ведення обліку.

Інші спочатку менш помітні. Подумайте про те, як пишуться контракти, правила щодо відпустки через хворобу, терміни повідомлення та постійні зобов'язання, які насправді не зникають після найму людини. Потім є сторона нарахування заробітної плати. Податки повинні бути розраховані правильно, внески повинні бути сплачені, і все має бути належним чином задекларовано. Якщо у вас вже є присутність у Нідерландах, це зазвичай є частиною вашого звичайного налаштування. Ви або обробляєте це внутрішньо, або маєте підтримку. Але якщо ви новачок у країні, може знадобитися деякий час, щоб освоїтися з тим, як це все працює. І це не одноразова річ. Це продовжується місяць за місяцем. Це не означає, що прямий найм складний у негативному сенсі. Це просто означає, що це більш повна установка з самого початку. Ви берете повний контроль, але також повну відповідальність.

Використання послуг з нарахування заробітної плати натомість

Отже, як це насправді, коли ви використовуєте послуги з нарахування заробітної плати (payrolling) замість того, щоб наймати працівників самостійно як компанія? Основна ідея досить проста: ви все одно наймаєте когось для роботи на вас, але ви не є їхнім офіційним роботодавцем на папері, оскільки цю частину обробляє компанія, що надає послуги з нарахування заробітної плати. Вона підписує контракт з працівником і бере на себе формальну сторону. З юридичної точки зору, працівник працює на них. Однак у щоденній роботі це не відчувається настільки інакше. Ви все ще спілкуєтеся з працівником, даєте вказівки та вирішуєте, що потрібно зробити. Вони є частиною вашої команди, як і будь-який інший колега. Зазвичай це те, що люди помічають першим. Налаштування здається іншим, але повсякденна робота відчувається знайомою. Більша відмінність прихована в фоні.

Компанія, що надає послуги з нарахування заробітної плати, займається такими речами, як виплата заробітної плати, податки та соціальні відрахування. Вони також забезпечують відповідність усього до всіх відповідних голландських трудових правил і законів, які можуть бути досить детальними та навіть складними, якщо ви не звикли до них. Для компаній, які тільки починають працювати в Нідерландах, це усуває багато здогадок. Вам не потрібно самостійно розбиратися з кожним кроком, перш ніж розпочати роботу. Це також означає, що вам не потрібно відразу створювати повноцінну голландську компанію лише для того, щоб когось найняти. Водночас це не те, що працює повністю самостійно. Це означає, що ви все ще керуєте робочими відносинами між вами та людиною, яка працює на вас, і це означає, що ви завжди залишаєтеся залученими до того, як розвивається ця роль. Швидше, формальні обов'язки покладаються на когось іншого, тому ви можете зосередитися на самій роботі та щоденній діяльності, не застрягаючи в адміністративних тягарях та налаштуваннях.

Порівняння обох варіантів

Якщо ви порівняєте пряме працевлаштування та payrolling, відмінності стануть зрозумілими досить швидко. Не дуже очевидним способом, а скоріше тим, як розподіляються обов'язки. При прямому працевлаштуванні ваша компанія несе все. Ви є юридичним роботодавцем, що означає, що контракти, заробітна плата, податки та відповідність законодавству лежать на вас. Це дає вам повний контроль, але також означає, що вам потрібно займатися кожною частиною цього. При payrolling ця відповідальність розділена. Компанія, що надає послуги з нарахування заробітної плати, стає офіційним роботодавцем, а ви залишаєтеся відповідальними за щоденну роботу.

Отже, працівник працює з вами, але формальна сторона обробляється в іншому місці. Це вже досить сильно змінює ситуацію на практиці. Потім є адміністративна сторона. Якщо ви наймаєте безпосередньо, вам потрібно налаштувати систему нарахування заробітної плати, стежити за регуляціями та переконатися, що все робиться правильно щомісяця. При payrolling значна частина цього переходить з ваших рук. Ці аспекти обробляються постачальником, що може заощадити час, особливо якщо ви незнайомі з голландською системою. Витрати також мають вплив, хоча не обов'язково прямолінійний.

У довгостроковій перспективі пряме працевлаштування може бути більш економічним, особливо якщо ваша команда більша. Payrolling, навпаки, зазвичай передбачає менше початкових налаштувань і легше прогнозується. Ще одна відмінність – гнучкість. Хоча пряме працевлаштування з самого початку має більшу структуру, payrolling зазвичай дозволяє рухатися трохи швидше та швидше модифікувати. І нарешті, існують певні ризики. При прямому наймі ви несете їх самостійно. При payrolling частина цих ризиків управляється компанією, що надає послуги з нарахування заробітної плати.

Плюси та мінуси прямого працевлаштування та payrolling

Якщо ви детальніше розглянете обидва варіанти, ви помітите, що жоден з них не є просто кращим за інший. Це дійсно залежить від того, що вам потрібно саме в цей момент. Пряме працевлаштування безумовно має деякі чіткі переваги. Ви маєте повний контроль, все знаходиться у вашій власній компанії, і часто це здається більш прямолінійним після запуску. Особливо якщо ви вже маєте присутність у Нідерландах, це може природно вписатися у вашу існуючу структуру. Водночас цей контроль супроводжується відповідальністю. Вам потрібно займатися контрактами, заробітною платою, дотриманням законодавства та стежити за змінами правил. Ця частина не зникає після найму когось.

Payrolling підходить до цього з іншого кута. Він забирає значну частину цих обов'язків, покладаючи їх на компанію, що надає послуги з нарахування заробітної плати. Це може спростити речі, особливо на початку вашого бізнесу, або коли ви ще навчаєтесь, оскільки це дає вам більше можливостей зосередитися на поточному завданні, а не на (адміністративному) налаштуванні. Але це також не без недоліків. З часом витрати можуть накопичуватися, і деякі компанії вважають за краще мати все під прямим контролем. Також існує дещо інша динаміка, оскільки працівник формально працевлаштований іншою стороною. У щоденній роботі це зазвичай не має великого значення, але все ж таки варто про це пам'ятати. Зрештою, це менше про те, який варіант "кращий", а більше про те, який відповідає вашій ситуації. Те, що добре працює на одному етапі вашого бізнесу, може бути не найкращим вибором пізніше, тому це значною мірою залежить від етапу, на якому ви зараз знаходитесь зі своєю компанією. Завжди розумно звернутися за порадою до професіонала, якщо ви не впевнені щодо цього конкретного факту.

Отже, що вам вибрати зараз?

Отже, коли прямий найм дійсно має сенс? Зазвичай це не перший крок, який роблять компанії, виходячи на ринок Нідерландів. Частіше це відбувається трохи пізніше, коли справи вже йдуть. Наприклад, якщо ви вже деякий час активні на ринку, і це вже не просто експеримент. У вас є клієнти, є робота, і ви починаєте думати про створення чогось більш стабільного. Саме тоді пряме працевлаштування починає здаватися більш логічним. Замість того, щоб працювати навколо структури, ви створюєте таку, яка повністю знаходиться у вашій власній компанії.

Це також стає більш актуальним, коли у вас вже є голландська BV. На цьому етапі у вас вже є основа, тому безпосередня організація працевлаштування є більш природним наступним кроком. Вам не доведеться покладатися на іншу сторону у формальних питаннях, і все залишатиметься під вашим власним контролем. Це не означає, що це раптом стане просто, але це краще відповідає тому, як налаштований ваш бізнес. Інший важливий фактор – це фактичний розмір вашої команди. Якщо ви наймаєте лише одну людину, різниця може здатися не такою вже й великою. Але якщо ви плануєте розвивати команду, пряме працевлаштування з часом може стати більш доцільним.

Зусилля, які ви докладаєте для налаштування, розподіляються, замість того щоб повторювати ту саму зовнішню структуру для кожного наймання. Проте, це не тільки про цифри. Деякі компанії просто віддають перевагу тому, щоб все було в одному місці. Контракти, розрахунок заробітної плати, щоденні операції – все під їхнім власним дахом. Це дає певну ясність, навіть якщо це пов'язано з більшою відповідальністю. У більшості випадків пряме наймання найкраще підходить, коли ви вже не тестуєте, а справді будуєте щось, що має прослужити довго. А послуги розрахунку заробітної плати є найкращим варіантом, якщо ви починаєте бізнес, хочете залишатися гнучкими або не хочете наймати багато працівників одночасно.

Intercompany Solutions допоможе вам вирішити, який варіант найкраще підходить для вашої компанії

Отже, який вибір найкращий для вашої компанії: розрахунок заробітної плати чи безпосереднє наймання персоналу? У більшості випадків йдеться не про вибір єдиного "правильного" варіанта, а про час. Де ви перебуваєте зараз, і що вам насправді потрібно на цьому етапі? Якщо ви тільки виходите на голландський ринок або ще з'ясовуєте, що до чого, послуги розрахунку заробітної плати можуть значно полегшити перший крок. Це зумовлено кількома факторами. По-перше, це дозволяє вам найняти когось без необхідності одразу налаштовувати все. Ви можете рухатися вперед, багато тестувати та спостерігати, як розвиваються події, перш ніж брати на себе зобов'язання щодо повної структури.

Після цього, якщо та коли ваша діяльність у Нідерландах стає більш стабільною (або ви просто плануєте розвивати команду), пряме працевлаштування часто починає мати набагато більше сенсу. Тоді ви отримуєте налаштування, яке повністю знаходиться у вашій власній компанії та краще узгоджується з можливими довгостроковими планами. Але те, що часто спостерігається на практиці, – це поєднання обох варіантів. Компанії люблять починати з послуг розрахунку заробітної плати, а потім переходити на пряме наймання, коли вони відчувають себе достатньо готовими та стабільними для цього. Це означає, що це не суворий вибір, а скоріше поетапний процес, який супроводжує зростання вашого бізнесу.

Саме тут корисно поглянути на ширшу картину, а не лише на сам метод наймання. У Intercompany Solutions ми регулярно підтримуємо іноземних підприємців в обох аспектах цього процесу. Це включає створення голландської BV, проведення реєстрацій та забезпечення наявності правової структури, а також консультування щодо практичних рішень, таких як послуги розрахунку заробітної плати, коли це краще підходить на ранніх етапах. Якщо ви не впевнені, який шлях вам підходить, або коли варто перейти, може бути корисно розглянути ваші плани трохи детальніше. Якщо ви розглядаєте можливість наймання в Нідерландах і хочете зрозуміти свої варіанти, звертайтеся. Ми раді допомогти вам подумати і вибрати підхід, який відповідає вашій ситуації зараз, і в майбутньому також.

Запросіть безкоштовну консультацію

Потрібна практична допомога з розрахунком заробітної плати в Нідерландах? Наш спеціалізований бренд з розрахунку заробітної плати ICS Payroll займається реєстрацією податку на заробітну плату, щомісячними розрахунковими листками та поданням документів до соціального страхування для міжнародних роботодавців.

Схожі публікації:

• Іноземні транснаціональні корпорації та річний бюджет Нідерландів
• Денонсація податкового договору між Нідерландами та Росією з 1 січня 2022 року
• Хочете впроваджувати інновації в галузі зеленої енергетики чи чистих технологій? Розпочніть свій бізнес у Нідерландах
• Як заснувати бізнес молодому підприємцю
• Виклики для початківців підприємців

Джерела

• Business.gov.nl - працевлаштування персоналу в Нідерландах
• UWV - голландське страхування працівників та інформація про працю
• Burgerlijk Wetboek Boek 7, трудове право (wetten.overheid.nl)
• OECD - трансфертне ціноутворення та міжнародні податкові рекомендації
• PwC Netherlands - податкові інсайти та публікації
• Hoge Raad 2025, розірвання трудового договору (ECLI:NL:HR:2025:1171)
• Hoge Raad 2022, звільнення за економічних причин (ECLI:NL:HR:2022:276)
• PwC Worldwide Tax Summaries - Нідерланди
• Суд Європейського Союзу, CCOO щодо обліку робочого часу (C-55/18)
• Belastingdienst - ПДВ для іноземних підприємців