Номер KVK у Нідерландах: посібник з реєстрації для іноземних підприємців

Недотримання вимог щодо точної реєстрації кінцевого бенефіціарного власника в Торговій палаті Нідерландів станом на січень 2026 року тягне за собою адміністративні штрафи від 2 750 євро. Це підкреслює рівень точності, необхідний під час отримання вашого номера KVK у Нідерландах, який є обов'язковим 8-значним ідентифікатором для будь-якого бізнесу, що діє в межах нідерландської юрисдикції. Для іноземних підприємців проходження цієї реєстрації часто пов'язане з певними процедурними перешкодами, зокрема під час спроби узгодити міжнародну документацію з технічними вимогами Нідерландського торгового реєстру.

Ймовірно, ви відчували розгубленість через брак ясності щодо відмінностей між номерами KVK, RSIN та номерами платника ПДВ або через уявну необхідність фізичної присутності в країні. У цьому посібнику наведено технічний план процесу реєстрації на 2026 рік, включно зі встановленим законом збором у розмірі 85,15 євро та процедурою заснування BV дистанційно за легалізованою довіреністю. Ми пояснимо, як задовольнити вимоги нідерландських органів влади без особистої присутності, гарантуючи, що ваша компанія буде повністю зареєстрована та відповідатиме чинним стандартам корпоративного оподаткування та звітності щодо UBO.

Функція та призначення нідерландського номера KVK

Номер KVK у Нідерландах - це 8-значний унікальний ідентифікатор, який присвоюється кожному суб'єкту господарювання під час його внесення до Торгового реєстру Нідерландів (Handelsregister). Ведення реєстру здійснюється Торгово-промисловою палатою Нідерландів (Kamer van Koophandel), а ця реєстрація є обов'язковою згідно із Законом про торговий реєстр. Вона слугує головним підтвердженням того, що компанія існує як визнана юридична особа або комерційне підприємство в межах нідерландської юрисдикції. Без цього номера бізнес не може на законних підставах укладати договори, наймати працівників або сплачувати податки в Нідерландах.

Для іноземних підприємців номер KVK слугує наріжним каменем корпоративної легітимності. Постачальники та фінансові установи покладаються на реєстр для перевірки статусу компанії перед укладенням торговельних угод або відкриттям корпоративних банківських рахунків. Він забезпечує рівень прозорості, який є необхідним для стабільності нідерландської економіки. У Intercompany Solutions ми забезпечуємо цю реєстрацію як стандартну частину наших послуг зі створення компаній Dutch BV, гарантуючи точне відображення ваших корпоративних даних у національній базі даних із самого початку.

Процес перевірки дозволяє третім особам здійснювати належну обачність (due diligence) з високою точністю. Отримавши доступ до Handelsregister, потенційний партнер може перевірити фіскальну історію компанії та точно визначити, хто має право юридичного підпису. Це запобігає взяттю фінансових зобов'язань від імені компанії неуповноваженими особами та допомагає знизити ризик корпоративного шахрайства. У професійному середовищі надання вашого 8-значного коду часто є першим кроком у будь-якій взаємодії між підприємствами.

Коли видається номер KVK?

KVK видає номер одразу після успішного завершення процесу реєстрації. Підприємці можуть ініціювати подання заявки за три місяці до офіційної дати початку діяльності, що надає період попередньої реєстрації, корисний для підготовки адміністративної інфраструктури. Якщо бізнес зазнає істотних структурних змін, таких як передача права власності або перехід від індивідуального підприємництва до BV, KVK зазвичай присвоює новий номер. Це гарантує, що реєстр завжди пов'язує належну організаційно-правову форму з її поточними фінансовими та юридичними зобов'язаннями.

Вимоги щодо видимості та публічного розкриття інформації

Законодавство Нідерландів вимагає зазначати номер KVK у Нідерландах на всій вихідній кореспонденції, включно з листами, замовленнями та рахунками-фактурами. Ця вимога щодо прозорості поширюється і на цифрову присутність: номер має бути чітко видимим на вебсайті вашої компанії та на будь-яких професійних сторінках у соціальних мережах, що використовуються для комерційної діяльності. Нерозкриття реєстраційного номера в офіційних документах може призвести до адміністративних штрафів. Це також підриває вашу професійну репутацію перед Податковою та митною адміністрацією Нідерландів (Belastingdienst). Дотримання чіткого розкриття інформації є простою, але критично важливою вимогою для постійної відповідності вимогам закону.

Покроковий посібник із реєстрації в KVK для іноземних підприємців

Іноземні засновники зазвичай обирають Dutch BV (Besloten Vennootschap) як свою організаційно-правову форму, оскільки вона забезпечує обмежену відповідальність та професійний імідж для міжнародної торгівлі. Отримання KVK number Netherlands для BV вимагає певної послідовності дій за участю нідерландського нотаріуса. Нотаріус посвідчує установчий акт і здійснює електронне подання документів до Торгово-промислової палати. Після того як нотаріус подає акт, KVK обробляє реєстрацію та присвоює 8-значний ідентифікаційний код. Після цього на зареєстровану нідерландську адресу компанії надсилаються офіційний привітальний лист та офіційний витяг із Торгового реєстру.

Процедура дистанційної інкорпорації

Варіант із легалізованою довіреністю (POA) уможливлює повністю дистанційну реєстрацію, що є значною перевагою для підприємців-нерезидентів. Ми складаємо необхідні документи довіреності (POA) та надаємо чіткі інструкції щодо їх оформлення у вашій країні проживання. Вам необхідно підписати ці документи в присутності місцевого нотаріуса. Для засновників з-поза меж ЄС легалізація або апостилювання є обов'язковими для підтвердження дійсності підписів та документів, що посвідчують особу. Ця процедура гарантує отримання нідерландськими органами влади перевірених даних без необхідності вашого приїзду. Завдяки використанню спеціалізованих послуг Intercompany Solutions увесь процес інкорпорації та реєстрації зазвичай завершується протягом 3–5 робочих днів.

Документи, необхідні для реєстрації

Точність ваших документів дозволяє уникнути адміністративних затримок у KVK та в офісі нотаріуса. Необхідно надати якісну скан-копію дійсного паспорта для всіх директорів та акціонерів. Хоча для громадян ЄС іноді приймаються ідентифікаційні картки, паспорт залишається бажаним світовим стандартом для нідерландської інкорпорації. Вам також потрібно буде надати документ, що підтверджує адресу проживання. Це має бути рахунок за комунальні послуги або банківська виписка не старше двох місяців.

Крім того, кожна нідерландська юридична особа повинна мати зареєстровану юридичну адресу в Нідерландах. Ця адреса є публічною та слугує офіційним каналом зв'язку з урядом та Belastingdienst. Більш детальні відомості щодо форм та протоколів запису на прийом для реєстрації іноземних компаній у KVK можна знайти на офіційному порталі Торгово-промислової палати. Якщо вам потрібна підтримка в підготовці пакета документів або підборі відповідного зареєстрованого офісу, ви можете обговорити свої вимоги з нашою командою, щоб переконатися, що всі встановлені законом критерії виконані перед поданням.

Розмежування номерів KVK, RSIN та ідентифікаційних номерів платника ПДВ

KVK number Netherlands є вашим публічним комерційним ідентифікатором, але це не єдиний номер, необхідний вашій компанії для законної діяльності. Після реєстрації Dutch BV Торгово-промислова палата автоматично генерує Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatie Nummer (RSIN). На відміну від 8-значного номера KVK, номер RSIN використовується Belastingdienst для ідентифікації юридичної особи за всіма податковими категоріями. Важливо розуміти, що тоді як фізичні особи-підприємці використовують свій номер обслуговування громадян (BSN) для податкових цілей, юридичні особи, такі як BV, отримують цей спеціальний RSIN для спрощення адміністрування корпоративних податків.

Вам також слід розрізняти BTW-nummer (ідентифікаційний податковий номер) та BTW-id (ідентифікаційний номер платника ПДВ). BTW-id є вашим публічним номером, який ви зазначатимете на рахунках-фактурах та на своєму вебсайті для полегшення торгівлі в межах ЄС. BTW-nummer використовується виключно для конфіденційної комунікації та подання звітності до нідерландської податкової служби. Якщо ваша нідерландська юридична особа здійснює торгівлю цінними паперами або фінансовими інструментами на фондовій біржі, вам також знадобиться код ідентифікації юридичної особи (LEI). Цей 20-значний код є обов'язковим для забезпечення глобальної фінансової прозорості та функціонує окремо від ваших внутрішніх реєстрацій.

Порядок взаємодії з податковою адміністрацією (Belastingdienst)

KVK автоматично повідомляє Belastingdienst про створення нової юридичної особи. Це означає, що вам не потрібно подавати окрему первинну податкову реєстрацію при відкритті бізнесу в Нідерландах. Ви можете очікувати на отримання ваших номерів платника ПДВ поштою протягом 10 робочих днів після завершення реєстрації в KVK. Компанії, що імпортують або експортують товари за межі ЄС, повинні також подати заявку на отримання реєстраційного та ідентифікаційного номера економічних операторів (EORI). Цей номер є необхідним для митного оформлення і зазвичай прив'язується до вашого RSIN.

Реєстрація платником ПДВ для засновників-нерезидентів

Засновники повинні визначити, чи кваліфікується їхня діяльність як оподатковувана в Нідерландах. Стандартна ставка ПДВ (BTW) становить 21%, тоді як знижена ставка 9% застосовується до окремих галузей, таких як продукти харчування, водопостачання та деякі медичні послуги. Ваша реєстрація в KVK на постійній основі пов'язана з вашим податковим профілем, що вимагає щоквартального подання звітності з ПДВ, навіть якщо за певний період не проводилося жодних операцій. Недотримання цих строків подання звітності може призвести до накладення адміністративних штрафів. Ми надаємо комплексні бухгалтерські та податкові послуги, щоб гарантувати, що ваші податкові декларації залишаються точними та синхронізованими із записами в KVK.

Встановлені законом вимоги та реєстраційні збори на 2026 рік

Одноразовий реєстраційний збір за отримання номера KVK у Нідерландах встановлено у розмірі 85,15 євро на 2026 календарний рік. Це обов'язкові витрати, що підлягають вирахуванню з оподатковуваного прибутку, для всіх нових комерційних суб'єктів. Для іноземних засновників, які користуються нашими послугами дистанційної інкорпорації, цей збір зазвичай сплачується через рахунок-фактуру нотаріуса з цивільного права для оптимізації адміністративного процесу. Якщо ви реєструєте філію або структуру, яка не вимагає участі нотаріуса, ви сплачуєте цей збір безпосередньо в офісі KVK. Оплата приймається виключно дебетовими або кредитними картками; готівка не приймається в жодному відділенні Торгово-промислової палати.

Окрім первинної реєстрації, необхідно враховувати систему корпоративного податку на прибуток (CIT). На 2026 фінансовий рік у Нідерландах застосовується ставка CIT у розмірі 19% на прибуток до 200 000 євро. Будь-який прибуток, що перевищує цей поріг у 200 000 євро, оподатковується за ставкою 25,8%. На відміну від деяких інших європейських юрисдикцій, Нідерланди не стягують податок на капітал при випуску акцій (часток). Цей податок було скасовано 1 січня 2006 року, що робить країну економічно вигіднішою локацією для компаній, які планують випуск значного статутного капіталу під час або після первинного створення.

Мінімальний статутний капітал для Dutch BV

З моменту запровадження правил Flex-BV вимогу щодо мінімального статутного капіталу для Dutch BV встановлено на рівні 1 євро. Така гнучкість дозволяє адаптувати корпоративну структуру до ваших конкретних потреб. Проте на практиці багато міжнародних підприємців обирають вищий початковий капітал, наприклад, 1 000 євро або 10 000 євро, щоб сформувати негайну довіру з боку нідерландських фінансових установ. Процес випуску акцій (часток) інтегровано в етап реєстрації в KVK. Нотаріус зазначає номінальну вартість і кількість акцій (часток) в установчому акті, які KVK потім вносить до публічного реєстру перед остаточним присвоєнням номера KVK у Нідерландах.

Поточне дотримання адміністративних вимог

Поточне дотримання вимог передбачає більше, ніж просто первинну реєстрацію. За законом ви зобов'язані вести повну документацію та зберігати її протягом 7-річного періоду зберігання записів. Сюди входять усі рахунки-фактури, банківські виписки та договори. Якщо ваша діяльність пов'язана з нерухомим майном, закон вимагає 10-річного терміну зберігання відповідних документів. Хоча KVK не стягує щорічної плати за обслуговування, вам доведеться сплачувати за завірені витяги для підтвердження статусу вашої компанії. Ці витяги є необхідними для відкриття банківських рахунків або підписання договорів оренди на значні суми та доступні як у цифровому, так і в паперовому форматах.

Ведення корпоративної документації та Реєстр UBO Нідерландів

Номер KVK у Нідерландах є основним ідентифікатором для обов'язкового реєстру UBO (кінцевих бенефіціарних власників). Законодавство Нідерландів вимагає від усіх юридичних осіб встановлювати та реєструвати своїх UBO з метою запобігання відмиванню коштів та фінансовим злочинам. UBO визначається як будь-яка фізична особа, яка в кінцевому підсумку володіє або контролює понад 25% акцій (часток), прав голосу або прав власності компанії. Станом на 1 січня 2026 року адміністративні штрафи за неналежне ведення реєстрації UBO починаються від 2 750 євро. Хоча публічний доступ до цього реєстру обмежено згідно з рішеннями європейських судів, компетентні органи та організації з підтвердженим законним інтересом зберігають повний доступ до цих даних.

Якщо ви вирішите припинити діяльність у Нідерландах або перевести бізнес за кордон, необхідно пройти офіційну процедуру зняття з реєстрації. Це включає ліквідацію юридичної особи та повідомлення KVK для виключення компанії з Торгового реєстру. Лише після завершення цього процесу ваш 8-значний ідентифікаційний номер буде анульовано. Пам'ятайте, що зняття з реєстрації не звільняє вас від 7-річного періоду зберігання документації; ви все одно зобов'язані за законом зберігати корпоративні документи навіть після того, як бізнес припинить існування.

Оновлення інформації в KVK

Ви маєте встановлений законом обов'язок повідомляти про будь-які зміни в корпоративній структурі протягом 8 днів з моменту настання таких змін. Це стосується призначення нових директорів, змін у складі акціонерів (учасників) або зміни юридичної адреси бізнесу. Наявність застарілої інформації в реєстрі може призвести до адміністративних стягнень і ускладнити ваші відносини з Belastingdienst. Більшість оновлень можна внести онлайн через портал "My KVK" за допомогою DigiD або облікових даних уповноваженого представника. Точні відомості гарантують, що ваш витяг з KVK завжди відображатиме актуальний правовий статус вашого підприємства.

Подання річної фінансової звітності

Кожна Dutch BV зобов'язана подавати річну фінансову звітність до KVK. Рівень деталізації цієї звітності залежить від розміру вашої компанії, яка класифікується як мікро-, мале, середнє або велике підприємство на основі обороту, вартості активів і кількості працівників. Неподання такої звітності вчасно вважається економічним правопорушенням і може призвести до особистої відповідальності директорів. У Intercompany Solutions ми надаємо нашим клієнтам комплексні бухгалтерські послуги для забезпечення своєчасного виконання як податкових зобов'язань, так і вимог KVK у встановлені законом строки. Інтегруючи фінансову звітність із дотриманням вимог KVK, ви підтримуєте належний корпоративний статус, необхідний для starting a business in the Netherlands та масштабування ваших міжнародних операцій.

Останній перегляд: серпень 2026 року

Завершення виходу на ринок Нідерландів

Отримання номера KVK у Нідерландах є фундаментальним кроком для встановлення законної комерційної присутності в Європейському Союзі. Ми описали технічну послідовність дій, необхідну для реєстрації, включно зі встановленим законом збором у розмірі €85.15 на 2026 рік та обов'язковим звітуванням щодо UBO для фізичних осіб, які володіють часткою понад 25%. Використання шляху легалізованої довіреності гарантує, що ваш бізнес може бути повністю зареєстрований і почне діяти без логістичного тягаря міжнародних поїздок.

Наша фірма привносить понад дев'ять років експертного досвіду в галузі корпоративного права та податкового адміністрування Нідерландів у кожну процедуру реєстрації. Ми гарантуємо час відповіді протягом 24 годин і зазвичай завершуємо процес дистанційного заснування протягом 3-5 робочих днів. Така ефективність дозволяє вам перейти від початкового планування до активної комерційної діяльності з упевненістю в надійності вашої юридичної та фіскальної інфраструктури. Ведення точного обліку та дотримання 7-річного строку зберігання документів забезпечать захист статусу вашої компанії в міру масштабування вашої діяльності.

Ми з нетерпінням чекаємо на можливість посприяти вашому виходу на ділову екосистему Нідерландів та підтримати ваше професійне зростання в Нідерландах.

Поширені запитання

Яка точна вартість реєстрації в KVK у 2026 році?

Одноразовий реєстраційний збір для нової компанії в Торговій палаті Нідерландів становить 85,15 євро на 2026 календарний рік. Цей збір є обов'язковим і підлягає вирахуванню з оподатковуваного прибутку вашого бізнесу. Оплата зазвичай здійснюється через нотаріуса під час заснування Dutch BV або сплачується безпосередньо карткою, якщо ви відвідуєте офіс KVK особисто. Готівкові платежі не приймаються в жодному відділенні KVK.

Чи можу я отримати номер KVK без комерційної адреси в Нідерландах?

Ви не можете отримати номер KVK у Нідерландах без зареєстрованої комерційної адреси, розташованої на території Нідерландів. Ця адреса слугує офіційним каналом зв'язку для державних органів та громадськості. Вона повинна бути фізичним місцем, де фактично здійснюється управління бізнесом; абонентської скриньки недостатньо для цілей реєстрації. Якщо у вас немає фізичного офісу, ви повинні отримати зареєстровану юридичну адресу через постачальника послуг.

Скільки часу потрібно іноземцю, щоб отримати номер KVK?

Іноземні підприємці зазвичай отримують свій 8-значний ідентифікаційний номер протягом від 3 до 5 робочих днів у разі дистанційної процедури заснування. Цей термін передбачає, що всі документи, які посвідчують особу, та легалізована довіреність підготовлені належним чином. Щойно нідерландський нотаріус посвідчує установчий акт і подає заяву в електронному вигляді, KVK обробляє реєстрацію та видає номер майже миттєво.

Чи є номер KVK тим самим, що й мій номер платника ПДВ?

Ні, номер KVK відрізняється від вашого ідентифікаційного номера платника ПДВ. KVK видає 8-значний комерційний ідентифікатор після реєстрації в Торговому реєстрі. Податкова та митна адміністрація Нідерландів (Belastingdienst) окремо видає ваші номери платника ПДВ, які зазвичай надходять поштою протягом 10 робочих днів після створення вашої компанії. У той час як номер KVK призначений для комерційної ідентифікації, номер платника ПДВ слугує виключно для податкового адміністрування та торгівлі в межах ЄС.

Що відбувається з моїм номером KVK, якщо я змінюю організаційно-правову форму з індивідуального підприємця на BV?

Зміна вашої організаційно-правової форми з одноосібного володіння на приватну компанію з обмеженою відповідальністю (BV) призводить до видачі нового номера KVK. Оскільки BV є окремою юридичною особою від фізичної особи-власника, попередню реєстрацію необхідно закрити та відкрити нову. Цей перехід також вимагає нового податкового ідентифікаційного номера (RSIN) і нового номера платника ПДВ, оскільки фіскальна ідентичність бізнесу докорінно змінюється.

Чи потрібно мені особисто відвідувати Нідерланди для реєстрації в KVK?

Вам не потрібно особисто приїжджати до Нідерландів, якщо ви створюєте Dutch BV. Реєстрацію можна завершити дистанційно за допомогою легалізованої довіреності. Цей документ дозволяє представнику здійснити реєстрацію заснування та подання документів до KVK від вашого імені. Однак, якщо ви реєструєтеся як індивідуальний підприємець, особистий візит до офісу KVK є обов'язковим для підтвердження вашої особи та посвідки на проживання.

Хто може бачити мої персональні дані в Торговому реєстрі KVK?

Торговий реєстр Нідерландів є публічною базою даних, що означає, що будь-хто може бачити зареєстровану адресу вашої компанії, імена директорів та осіб із правом підпису. Така прозорість є законною вимогою, спрямованою на забезпечення легітимності бізнесу. Проте конфіденційні дані, такі як ваша адреса проживання, приховані від широкої громадськості та доступні лише компетентним органам, таким як поліція, податкова служба або конкретним організаціям із юридично визнаним законним інтересом.

Що таке реєстр UBO і чи потрібно мені в ньому реєструватися?

Реєстр UBO - це обов'язкова база даних під управлінням KVK, яка ідентифікує кінцевих бенефіціарних власників, що володіють понад 25% акцій або прав голосу компанії. Усі нідерландські юридичні особи, включно з BV, зобов'язані зареєструвати своїх UBO. Недотримання цих реєстраційних вимог станом на 2026 рік може призвести до адміністративних штрафів у розмірі від 2 750 євро. Метою реєстру є запобігання відмиванню грошей та забезпечення фінансової прозорості на всій території ЄС.

Sources

• KVK - Registering with the Dutch Business Register
• Business.gov.nl - Private limited company (bv)
• Burgerlijk Wetboek Boek 2 (Dutch Civil Code, legal entities)
• Rijksoverheid - Ondernemen
• Belastingdienst - Corporate income tax rates
• ICS Payroll - Dutch payroll services
• Belastingdienst - Payroll taxes (loonheffingen)
• UWV - Employer obligations
• CJEU, Cadbury Schweppes, C-196/04 (ECLI:EU:C:2006:544)
• Hoge Raad, ECLI:NL:HR:2021:1152
• PwC Worldwide Tax Summaries - Netherlands
• ICLG - Corporate Governance Laws and Regulations, Netherlands