Як найняти першого працівника в Нідерландах без помилок

Якщо ви бажаєте найняти співробітників у Нідерландах за допомогою іноземної компанії, існує кілька різних шляхів на вибір. Крім того, є також багато законів і нормативних актів, які потрібно враховувати. Щоб зробити весь цей процес набагато зрозумілішим для вас, Intercompany Solutions пропонує комплексні послуги з нарахування заробітної плати, щоб допомогти вам з першого дня. Ми можемо взяти на себе всю адміністрацію, всі податкові декларації та питання, пов'язані з наймом персоналу в Нідерландах. Це гарантує, що ви завжди будете відповідати голландському трудовому законодавству. Наша спеціалізована команда експертів може точно розповісти вам, що вам потрібно буде зробити і як це зробити. Бажаєте отримати більше інформації про найм вашого першого співробітника в Нідерландах? Тоді, звичайно, не соромтеся звертатися до нас безпосередньо з будь-якими питаннями, які можуть виникнути у вас з цього приводу.

Замовити безкоштовну консультацію

Резюме: Найм першого працівника в Нідерландах вимагає вибору відповідної правової структури: створення місцевої компанії Dutch BV, використання ліцензованої схеми нарахування заробітної плати для роботодавців-нерезидентів або використання Employer of Record (EOR) для зменшення відповідальності за працевлаштування. Оскільки іноземні трудові структури не існують згідно з голландським законодавством, контракти повинні містити точні законодавчі умови, такі як суворий максимальний випробувальний термін в один місяць для строкових договорів та дотримання 36-місячного ліміту тимчасових контрактів («ketenregeling»). Також, роботодавці повинні дотримуватися обов'язку піклування («zorgplicht»), який регулюється Законом про покращення роботи сторожів. Це передбачає обов'язкове партнерство з охорони праці («Arbodienst») та несе відповідальність за фінансування дворічних виплат заробітної плати під час лікарняного.

Ключовий крок	Що ви повинні зробити правильно
Оберіть юридичного роботодавця	Оберіть Dutch BV, реєстрацію роботодавця-нерезидента або EOR, перш ніж наймати
Використовуйте відповідний контракт	Дотримуйтесь максимального 1-місячного випробувального терміну, 8% відпускних та правила 36-місячного ланцюжка (ketenregeling)
Покрийте обов'язок піклування	Організуйте Arbodienst та страхування від хвороби на 2-річну (104 тижні) виплату лікарняних
Перевірте CAO та пенсію	Перевірте свій код SBI на наявність обов'язкового CAO та будь-якого обов'язкового галузевого пенсійного фонду
Врегулюйте податки, IND та 30% rule	Отримайте номер податку на заробітну плату, подайте заявку на 30% rule протягом 4 місяців та організуйте спонсорство IND

Як ви взагалі збираєтеся найняти когось?

Перш ніж ви навіть почнете співбесіду з кандидатами, вам потрібно спочатку поставити собі дуже важливе питання: хто буде юридичним роботодавцем на папері? Це насправді є головною помилкою для міжнародних компаній, які часто припускають, що вони можуть просто найняти когось у Нідерландах, використовуючи договір зі своєї рідної країни. Насправді, податкові органи Нідерландів («Belastingdienst») та трудове законодавство вимагають місцевого способу найму людей, щоб забезпечити правильне ведення податків та соціального страхування. По суті, тут є три стратегічні шляхи.

Перший – це створення Dutch BV, місцевої компанії з обмеженою відповідальністю. Це стандартний варіант, якщо ви плануєте найняти команду та хочете повного контролю над своїм брендом. Другий шлях – використання Employer of Record (EOR). EOR – це голландська компанія, яка наймає особу за вас, фактично діючи як юридичний щит. Вони займаються всіма питаннями відповідності, тоді як ви керуєте повсякденною роботою співробітника. Третій варіант – реєстрація роботодавця-нерезидента, коли ваша іноземна компанія безпосередньо реєструється для сплати голландських податків на заробітну плату без створення місцевої BV.

Вважайте цей вибір основою всього вашого голландського підприємства. Якщо у вас ще немає голландської юридичної особи, але ваш улюблений потенційний співробітник повинен почати негайно, EOR є вашим єдиним реалістичним варіантом, щоб залишатися законним з першого дня. Однак, як тільки ви досягнете трьох або чотирьох співробітників, щомісячні плати за послуги EOR можуть швидко перевищити вартість утримання вашої власної BV. Багато компаній починають з EOR, щоб протестувати ринок, а потім перекладають співробітників на власну BV пізніше, але все одно продовжують користуватися послугами з нарахування заробітної плати, щоб зменшити адміністративне навантаження. Прийняття цього рішення на ранньому етапі позбавляє вас від багатьох клопотів, оскільки зміна моделей часто вимагає складання абсолютно нових договорів. Тому завжди дивіться на свій дворічний план зростання, перш ніж підписувати перший контракт, оскільки найдешевший варіант сьогодні може стати найдорожчим через вісімнадцять місяців.

Обов'язкові положення голландського договору

Після того, як ви визначилися з юридичною особою, наступною перешкодою є сам договір. Саме тут багато іноземних HR-команд збиваються з пантелику, тому що концепція найму «за бажанням» (at-will employment) просто не існує в Нідерландах. Ви не можете просто скопіювати-вставити договір з дому і думати, що цього буде достатньо. Візьміть, наприклад, обов'язковий випробувальний термін. Якщо ви пропонуєте строковий договір від шести місяців до двох років, закон говорить, що у вас є рівно один місяць, щоб вирішити, чи підходить працівник. Якщо ви спробуєте приховати двомісячний випробувальний термін, суддя відхилить весь пункт, залишивши вас без випробувального терміну взагалі. Крім того, існує 8% надбавка до відпускних. Це не якийсь приємний бонус; це законне право. Під час переговорів вам потрібно чітко зазначити, чи включає чи виключає пропонована вами заробітна плата цю 8% суму, інакше ви можете заплатити тисячі більше, ніж планували, у травні (оскільки це місяць, коли ви повинні будете виплатити цю суму грошей).

Вам також потрібно стежити за правилом ланцюжка. У 2026 році це правило передбачає, що ви можете укласти лише три тимчасові контракти протягом трьох років. За четвертим контрактом, або якщо ви досягли 36-місячного терміну, цей працівник є законно постійним. Отже, немає жодних «якби» чи «але». Навіть положення про неконкуренцію стали складнішими; тепер ви повинні письмово довести «переконливий діловий інтерес», щоб воно діяло в строковому договорі. Саме ці дрібниці, як правило, створюють проблеми для того, хто наймає вперше. Таким чином, замість того, щоб намагатися зробити ваші існуючі документи схожими на нідерландські, набагато безпечніше почати з місцевого шаблону, який вже враховує ці обов'язкові речі. Це зберігає професійні відносини та захищає ваш бізнес.

Так званий Обов'язок дбати («Zorgplicht»)

У Нідерландах ви не просто наймаєте працівника; ви також повинні серйозно дбати про його благополуччя. Це відомо як «Zorgplicht», або Обов'язок дбати. Одним з найбільших сюрпризів для нідерландських роботодавців-початківців є дворічне правило про хворобу. Це правило стверджує, що якщо ваш працівник захворів, ви юридично зобов'язані виплачувати щонайменше 70% його зарплати протягом до 104 тижнів. Ви не можете просто розірвати контракт, тому що вони не працюють.

Щоб керувати цим величезним фінансовим ризиком, майже кожен розсудливий роботодавець укладає Страхування від непрацездатності («Verzuimverzekering»). Це страхування покриває виплати зарплати, але зазвичай вимагає від вас дотримання дуже суворого протоколу реінтеграції згідно з так званим Законом про покращення привратника (Gatekeeper Improvement Act). Щоб дотримуватися цих правил, ви також повинні укласти договір з службою охорони праці («Arbo Service»). Думайте про них як про медичних арбітрів. Коли ваш працівник повідомляє про хворобу, лікар Arbo в основному визначає для вас, що він може і чого не може робити.

Майте на увазі, що вам не дозволяється запитувати у працівника про його медичний діагноз, оскільки це є величезним порушенням GDPR та конфіденційності в Нідерландах. Ви дізнаєтеся лише, як довго він буде відсутній на роботі та який тип адаптованої роботи він може виконувати. Крім того, вам потрібно буде провести Інвентаризацію та оцінку ризиків (RI&E), щоб переконатися, що їхнє робоче місце, навіть якщо це домашній офіс, є безпечним. Це звучить як багато бюрократії, але налаштування цих страховок та послуг до першого дня роботи є єдиним способом переконатися, що все пройде добре. Якщо ви пропустите це, одна тривала хвороба може легко розорити ваш малий бізнес.

Пенсія та колективні трудові договори (CAO)

Однією з найчастіших помилок, які можуть зробити іноземні роботодавці, є припущення, що вони можуть просто запропонувати зарплату і на цьому все. Проте в Нідерландах багато галузей регулюються Колективним трудовим договором («CAO»). Це галузеві угоди, укладені між профспілками та організаціями роботодавців, які диктують все – від мінімальної заробітної плати до ставок за понаднормову роботу. Якщо ваша ділова діяльність підпадає під конкретний CAO, як-от роздрібна торгівля, ІТ або металообробка, ви юридично зобов’язані дотримуватися його умов, навіть якщо ви ніколи нічого не підписували.

Отже, перш ніж найняти свого першого працівника, ви повинні перевірити свій код SBI (вашу категорію бізнесу в Торгово-промисловій палаті), щоб дізнатися, чи поширюється на вас обов’язковий CAO. Якщо так, ваш трудовий договір не може пропонувати нічого менш вигідного, ніж те, що зазначено в цій угоді. Потім є пенсія. На відміну від багатьох інших країн, Нідерланди мають складну, багатоопорну пенсійну систему. Хоча немає універсального закону, який би змушував кожного роботодавця надавати пенсію, близько 70% компаній зобов’язані це робити через їхній CAO або обов’язковий галузевий пенсійний фонд. Якщо ви працюєте в такій галузі, як будівництво чи охорона здоров’я, у вас, ймовірно, не буде іншого вибору, окрім як зарахувати свого першого працівника до певного фонду та сплачувати необхідні внески.

Крім того, навіть якщо CAO не застосовується, у 2026 році для нідерландських працівників дуже поширеним є очікування пенсійних відрахувань як стандартної вигоди. Якщо ви пропустите це, ви можете виявити, що неможливо залучити найкращих фахівців. Тому ми настійно радимо завжди консультуватися з експертом з оплати праці, таким як Intercompany Solutions, щоб перевірити ваш статус CAO, перш ніж ви почнете домовлятися про зарплату, інакше ви можете отримати ретроактивні пенсійні рахунки, які можуть становити тисячі євро на одного працівника.

IND та правило 30%

Якщо ви наймаєте спеціаліста з-за кордону, або навіть когось, хто вже проживає в Нідерландах і відповідає певним критеріям, вам потрібно поговорити про правило 30%. Це, по суті, податкова перевага, за якою ви можете надати 30% валової заробітної плати працівника без оподаткування для покриття екстериторіальних витрат. У 2026 році правила стали ще більш конкретними щодо порогових значень заробітної плати та поступового зменшення вигоди з часом. Найбільша помилка тут – пропустити кінцевий термін.

Ви повинні подати заявку на це правило протягом чотирьох місяців з дати початку роботи працівника. Якщо ви пропустите це вікно, податкова пільга не поширюватиметься на дату початку роботи, і ви, по суті, позбавите свого нового працівника величезної суми його чистої зарплати. Крім того, якщо ваш перший найманий працівник не є громадянином ЄС, вам потрібно буде мати справу з IND (Службою імміграції та натуралізації). Щоб бути спонсором висококваліфікованого мігранта, ваша компанія повинна стати «Визнаним спонсором». Цей процес передбачає етап перевірки, під час якого IND аналізує фінансову стабільність та реєстрацію вашої компанії. Ви не можете просто пообіцяти візу; ви повинні мати юридичний статус, щоб підтвердити це.

Якщо ви не хочете проходити через клопоти зі спонсорством самостійно лише для однієї особи, тоді використання EOR знову стає неймовірно цінним, оскільки вони вже мають спонсорську ліцензію. Навігація в рамках правила 30% та вимог IND вимагає точності, оскільки одна помилка в заявці може призвести до відхилення, розгляд апеляції на яке займає місяці, часто змушуючи вашого нового співробітника шукати більш податково-ефективного роботодавця в іншому місці.

Налаштування заробітної плати та податкові органи Нідерландів

Після підписання контракту вам потрібно, так би мовити, перетворити юридичне працевлаштування на фінансову реальність. Це починається з реєстрації як роботодавця в податкових органах Нідерландів. Навіть якщо ви є іноземною компанією без місцевого офісу, ви повинні отримати голландський номер податку на заробітну плату ("loonheffingennummer") до першого робочого дня вашого нового співробітника. Вам також потрібно перевірити особу свого співробітника, перевіривши його оригінал паспорта або ID-картки та зберігаючи безпечну копію у своїх записах, оскільки пропуск цього кроку може призвести до застосування "анонімної ставки", що є величезним 52% податковим нарахуванням, якого не бажаєте ні ви, ні ваш співробітник.

У 2026 році адміністративна сторона значною мірою цифрова, але це не зовсім те, що ви налаштовуєте один раз і більше ніколи не маєте справу. Вам потрібно буде налаштувати щомісячну систему нарахування заробітної плати, яка враховує такі речі, як податок на заробітну плату, національне страхування та премії страхування працівників. Одна конкретна річ, яка застає зненацька іноземних власників бізнесу, це Схема витрат, пов'язаних з роботою ("Werkkostenregeling", або "WKR"). Це податковий безподатковий фонд (зазвичай близько 1,92% від вашої загальної суми заробітної плати), який ви можете використовувати для надання своїй команді таких переваг, як абонементи в спортзал, квіти або корпоративний велосипед без сплати додаткових податків. Якщо ви перевищите цей бюджет, ви отримаєте 80% податкову ставку на надлишок. Оскільки голландська система нарахування заробітної плати настільки відмінна, більшість роботодавців, які наймають вперше, вважають, що набагато дешевше найняти місцевого постачальника послуг з нарахування заробітної плати, ніж намагатися налаштувати програмне забезпечення своєї країни для обробки важливих деталей голландського соціального страхування.

Зручний контрольний список для "першого найму"

Підсумовуючи, розгляньте вашого першого голландського співробітника як послідовність етапів, а не просто простий підпис на документі. Ви дійсно не можете дозволити собі помилитися, тому ваш план починається з вибору моделі працевлаштування. Спробуйте рано вирішити, чи будете ви використовувати BV, EOR або реєстрацію нерезидента. Після того, як це буде вирішено, вам потрібно скласти контракт, що відповідає голландським вимогам. Це стосується не лише зарплати; це стосується дотримання необхідних речей, таких як одномісячний випробувальний термін, та чітке зазначення того, як обробляється ця 8% відпускна виплата. Перш ніж ваш новий співробітник навіть відкриє свій ноутбук, переконайтеся, що ваші договори страхування на випадок хвороби та послуг Arbo функціонують. Пропуск цього - це, мабуть, найбільший ризик, на який ви можете піти, оскільки ви по суті ставите проти можливості дворічної відпустки по хворобі.

Останній етап – це все про податкові органи Нідерландів. Вам знадобиться номер податку на заробітну плату та перевірена копія посвідчення особи працівника у ваших файлах, щоб уникнути жахливої анонімної податкової ставки. Якщо ви переміщуєте таланти, отримайте правило 30% та спонсорство IND, тому що пропуск цих можливостей – це помилка, яка безпосередньо б'є по гаманцю вашого працівника. Нарешті, налагодьте систему нарахування заробітної плати, яка справді може відстежувати ваш бюджет WKR для цих безподаткових пільг. Дотримуючись цієї послідовності, ви перетворите потенційне юридичне поле битви на професійний досвід. Ви не просто дотримуватиметеся вимог; ви створюватимете міцний фундамент, який змусить вашого першого голландського співробітника відчувати, що він приєднався до компанії, яка справді знає, що робить.

Покроковий контрольний список для найму працівників у Голландії

Виберіть інфраструктуру працевлаштування: Визначтеся між місцевою голландською BV, системою нарахування заробітної плати для нерезидентів-роботодавців або роботодавцем-рекордсменом (EOR)
Перевірте CAO та обов'язковий статус пенсії: Проведіть аудит коду SBI вашої Торгової палати (KvK), щоб перевірити наявність колективних трудових договорів по галузі та обов'язкових галузевих фондів
Забезпечте страхові поліси дотримання вимог: Отримайте сертифікований договір про охорону праці ("Arbodienst") та страхування відсутності на роботі через хворобу ("verzuimverzekering"), щоб покрити дворічний мандат на оплату лікарняних
Зареєструйтесь у податкових органах Нідерландів: Отримайте свій спеціальний номер податку на заробітну плату ("loonheffingsnummer") до першого дня роботи
Проведіть перевірку особи та візи: Зберігайте перевірену копію паспорта, щоб усунути штраф у розмірі 52% за анонімну ставку податку, та подайте документи за правилом 30% протягом 4-місячного терміну.

Intercompany Solutions допоможе вам найняти кваліфікованих людей за короткий термін

Ви шукаєте місцевих експертів, але не знаєте, з чого почати? Не хвилюйтеся: ми тут, щоб допомогти вам у цьому процесі. На самому початку це може здатися складним, але якщо ви все налаштуєте правильно, ви побачите, що наймати людей у Нідерландах насправді дуже реально. Ми гарантуємо, що всі необхідні вимоги будуть виконані, і ви дотримуватиметеся всіх законів та правил, що стосуються найму персоналу в Голландії. Ми також можемо надати вам експертні поради, переконатися, що ви наймаєте потрібних людей, і допомогти вам у скрутні часи. Наймати когось в іноземній країні може здатися страхітливим, але з часом ви побачите, що це насправді надійна інвестиція, яка може допомогти вашій компанії зростати в майбутньому. Не соромтеся звертатися до нас за підтримкою або з будь-якими питаннями, які у вас можуть виникнути.

Для отримання додаткової інформації щодо питань нарахування заробітної плати ви можете відвідати веб-сайт ICS Payroll за адресою www.icspayroll.com.