Найм працівників у Нідерландах без місцевої юридичної осо...

Пейролінг – це дуже інноваційне рішення, якщо ви хочете найняти персонал у Нідерландах, не беручи на себе повністю всі необхідні зобов'язання та обмеження, що випливають з голландського законодавства та нормативних актів. Оскільки наймання працівників може бути досить складним для іноземних підприємців, Intercompany Solutions може допомогти вам, пропонуючи широкі та спеціалізовані послуги з розрахунку заробітної плати, які спеціально спрямовані на іноземців, що хочуть розпочати бізнес у Нідерландах, або інакше найняти тут персонал. Ми надаємо повне адміністрування заробітної плати для компаній (від стартапів до міжнародних організацій). Не має значення, чи наймаєте ви місцевих працівників, місцевого директора компанії (DGA) чи кваліфікованих мігрантів: ми завжди забезпечимо спрощення всього процесу для вас, щоб ви могли зосередитися виключно на зростанні свого бізнесу.

Замовте безкоштовну консультацію

Резюме: Іноземні компанії часто можуть наймати працівників у Нідерландах за допомогою пейролінгу, не створюючи спочатку голландської юридичної особи. Пейролінгова компанія тоді стає їхнім юридичним роботодавцем і займається такими речами, як контракти, обробка заробітної плати, податкові відрахування та дотримання норм, тоді як ви зберігаєте контроль над щоденною роботою працівника. Це може бути практичним першим кроком для тестування ринку, невеликих команд або короткострокової експансії. Зі зростанням вашої голландської діяльності ви можете згодом перейти на голландську Dutch BV або поєднати вашу BV з послугами пейролу.

Опція	Час налаштування	Зусилля та вартість	Ризик відповідності	Найкраще підходить для
Dutch BV	Тижні до місяців	Вищий (нотаріус, реєстрації, постійні збори)	Низький (повна структура)	Довгострокові плани, зростаючі команди
Фрілансер (Zzp)	Дні	Низький	Вищий (неправильна класифікація голландськими органами)	Незалежна, проектна робота
Пейролінг	Дні	Низький (прозора плата)	Низький (провайдер керує цим)	Вихід на ринок, перші найми, гнучкість

Чи потрібно створювати голландську місцеву юридичну особу?

Якщо ви хочете найняти працівників у Нідерландах, одне з перших питань, що виникає, напрочуд просте: чи потрібно спочатку створювати голландську компанію? Для багатьох іноземних підприємців це питання швидко перетворюється на головний біль. Наприклад, ви вже знайшли чудового кандидата або хочете швидко розширюватися, але потім стикаєтеся з юридичними структурами, податковими правилами та вимогами до реєстрації, які все сповільнюють. Крім того, може знадобитися деякий час і підготовка, щоб створити голландську Dutch BV, і не кожна компанія одразу готова до цього етапу.

Однак найняти когось на місцевому рівні без юридичної організації в Нідерландах не так просто, як може здатися. Голландське трудове законодавство досить суворе, і ви не можете просто "наймати і дивитися, як піде" без належної підготовки. Саме тут альтернативні рішення стають цікавими. Одним з найпрактичніших варіантів є пейролінг, який дозволяє наймати працівників у Нідерландах без негайного заснування власної голландської компанії. Проте, як це насправді працює? І коли це дійсно найкращий курс дій? У цій статті ми розглянемо труднощі, варіанти, які у вас є, та як пейролінг може бути зручним і гнучким підходом для виходу на голландський ринок при наймі персоналу.

Виклики найму персоналу без голландської юридичної особи

Спроба найняти когось у Нідерландах без наявності голландської компанії може досить швидко ускладнитися. На папері це може виглядати здійсненним, але як тільки ви придивитесь уважніше, є кілька речей, які, як правило, блокують вас. Перше - це юридична відповідальність. У Нідерландах роботодавець повинен відповідати досить багатьом місцевим правилам. Подумайте про належні трудові договори, страхування працівників та відрахування на соціальне забезпечення. Це не є необов'язковим, і їх нелегко організувати з-за кордону без певної місцевої структури.

Потім є податкова сторона справи, і ось тут все часто стає дещо складним. Тому що, навіть якщо ваш бізнес знаходиться в іншому місці, наймання голландського працівника може створити місцеву податкову присутність. Це означає, що вам раптом може доведеться мати справу з податками на заробітну плату та вимогами до звітності в Нідерландах. Не те, що більшість підприємців планують, коли просто хочуть найняти одну людину. Існує також практична сторона справи. Ведення розрахунку заробітної плати в іншій країні, відстеження змін у законодавстві та забезпечення відповідності всього може зайняти досить багато часу. Особливо, якщо Нідерланди ще не є вашим основним ринком, оскільки тоді це може відчуватися як важкий крок для відносно невеликого руху.

Отже, як це працює на практиці?

Оскільки вам не завжди потрібен голландський філіал або юридична особа, щоб найняти когось через пейрол у Нідерландах як іноземній компанії, ви можете подумати, що дуже легко просто поставити людей на пейрол і, так би мовити, рухатися вперед. Але є кілька нюансів! Як ми вже обговорювали, при пейролінгу пейролінговий провайдер є юридичним роботодавцем у Нідерландах. Отже, з юридичної та адміністративної точки зору:

Трудовий договір укладається з пейролінговою компанією
Вони займаються податком на заробітну плату, соціальним страхуванням, дотриманням норм
Вони несуть формальні обов'язки роботодавця

Через це вам не потрібна власна голландська юридична особа або філіал лише для того, щоб найняти когось. Але є кілька речей, які слід пам'ятати:

Суть та присутність

Навіть без офіційної голландської юридичної особи наймання когось у Нідерландах може створити форму місцевої присутності, яка іноді називається "постійним представництвом", залежно від того, що робить цей працівник.

Типи діяльності

Якщо працівник генерує дохід, підписує контракти або представляє вашу компанію значущим чином, податкові органи все одно можуть розглядати це як ділову діяльність у Нідерландах.

Довгострокові плани

Багато компаній починають з нарахування заробітної плати без філії, але потім все одно створюють Dutch BV або реєструють філію чи дочірню компанію, якщо бізнес-операції зростають. Отже, насправді наявність нідерландської бізнес-присутності не є обов'язковою, але вона може стати актуальною пізніше залежно від масштабу та активності.

Можливі рішення таких проблем

Отже, які у вас є варіанти, якщо ви хочете найняти працівника в Нідерландах, але у вас ще не створена нідерландська компанія? Більшість людей розглядають три напрямки. Перший – це створення власної Dutch BV. Це найповніше рішення, тому що у вас є власна юридична особа, і все проходить через неї. Але це також найбільший і дорогий крок. Вам потрібен нотаріус, вам потрібно зареєструвати компанію, і існують постійні зобов'язання, які ви не можете ігнорувати. Якщо ви наймаєте лише одну людину для початку, це може здатися занадто багато.

Далі є шлях фрілансера. Спочатку це часто виглядає простіше. Ви домовляєтесь про контракт, оплачуєте рахунки, і все готово. Але в Нідерландах це має підводні камені. Якщо хтось працює як співробітник, з фіксованими годинами та інструкціями, органи влади можуть зовсім не вважати його фрілансером, а навпаки – співробітником. Ця ситуація може ускладнитися пізніше, особливо якщо виявиться, що податки або внески повинні були сплачуватися інакше. Третій варіант – це нарахування заробітної плати (payrolling). Це коли інша компанія офіційно наймає вашого працівника, а ви все ще працюєте з ним щодня. Спочатку це звучить трохи незвично, але на практиці це може значно зняти тиск. Вам не потрібно організовувати все самостійно з першого дня, і ви не змушені створювати повну структуру, перш ніж будете готові.

Як нарахування заробітної плати може допомогти вам і вашому бізнесу

Отже, яке місце займає нарахування заробітної плати (payrolling) у всьому цьому? По суті, воно перекладає формальну роль роботодавця на іншу сторону. Компанія, що надає послуги з нарахування заробітної плати, офіційно наймає співробітника та піклується про все, що пов'язано з цією відповідальністю. Це включає такі речі, як контракти, виплати заробітної плати, податкові відрахування, соціальне страхування та все інше. Таким чином, вам не потрібно організовувати ці частини самостійно, що зазвичай ускладнює ситуацію, коли ви працюєте з-за кордону. Водночас, щоденна ситуація насправді не сильно змінюється. Співробітник все ще працює з вами, дотримується ваших інструкцій і є частиною вашої команди. Ось чому спочатку люди іноді вважають цю концепцію трохи дивною, тому що юридично і практично це відчувається як два різні рівні.

І все ж це працює, і досить поширене в Нідерландах. Насправді це усуває необхідність негайно створювати нідерландську юридичну особу. Ви не займаєтеся місцевими реєстраціями, не розбираєтесь із податками на заробітну плату самостійно, і не намагаєтеся встигнути за правилами, з якими ще можете бути незнайомі. Провайдер послуг з нарахування заробітної плати вже має таку структуру. Для багатьох компаній це усуває багато зайвих вагань. Ви можете просто розпочати, подивитися, як підуть справи, і розвиватися далі, не зв'язуючи себе чимось постійним занадто рано.

Переваги нарахування заробітної плати

Як тільки ви починаєте глибше вивчати нарахування заробітної плати, переваги стають досить очевидними, особливо якщо порівняти це з самостійним створенням всього з нуля. Однією з найбільших переваг є швидкість. Вам не потрібно проходити повний процес створення нідерландської компанії спочатку, що може зайняти час і певне планування. Завдяки нарахуванню заробітної плати все часто може рухатися набагато швидше. Це полегшує реагування, коли ви знаходите потрібну людину і не хочете втрачати імпульс. Є також і сторона витрат. Майте на увазі, що створення та підтримка BV пов'язана з певними фіксованими витратами, навіть якщо ваша діяльність наразі обмежена. Нарахування заробітної плати, навпаки, зазвичай набагато гнучкіше. По суті, ви платите за те, що використовуєте, без негайної необхідності мати повну структуру.

Це може бути значно безпечніше, особливо на початкових етапах бізнесу. Ще однією перевагою нарахування заробітної плати є зменшення загальної складності. Такі речі, як нідерландське трудове законодавство, податки на заробітну плату та відповідність вимогам, можуть бути досить деталізованими, і, безумовно, не завжди легко орієнтуватися в них, керуючи компанією з-за кордону. Працюючи з компанією, що надає послуги з нарахування заробітної плати, значна частина цієї відповідальності перекладається з вас. Вони займаються адмініструванням, відстежують зміни правил та забезпечують правильне виконання всього. Це не означає, що ви повністю відсторонені, але це знімає значну частину тиску. Для багатьох підприємств таке поєднання швидкості, низьких початкових витрат та меншої складності є саме тим, що робить нарахування заробітної плати таким практичним варіантом при виході на нідерландський ринок.

Обмеження нарахування заробітної плати та інші міркування, які слід враховувати

Нарахування заробітної плати добре працює в багатьох ситуаціях, але це не те, з чим ви автоматично залишаєтеся назавжди. В якийсь момент ви можете почати помічати недоліки трохи більше. Один з них – це простий факт, що співробітник офіційно не перебуває в штаті вашої власної компанії. У повсякденній практиці це зазвичай нормально, люди просто працюють разом як завжди, але це може відчуватися трохи опосередковано. Особливо якщо ви створюєте основну команду і хочете, щоб усе було під одним дахом. Потім є сторона витрат. Спочатку нарахування заробітної плати часто здається легшим, оскільки ви уникаєте витрат на налаштування та багато адміністративних витрат.

Однак з часом ці щомісячні платежі все одно залишаються. Якщо ваша команда зростає, або якщо ви плануєте довгостроково залишатися активними в Нідерландах, це може стати менш вигідним з фінансової точки зору. Інша річ полягає в тому, що це дійсно залежить від того, як працює ваш бізнес. Деякі структури добре підходять для аутстафінгу, тоді як інші – не дуже. Це не завжди те, що можна вирішити за короткий проміжок часу, як правило, це стає зрозумілішим, чим довше ви є активним власником бізнесу. І іноді ви просто переростаєте аутстафінг. Те, що починалося як практичне швидке рішення, стає чимось на зразок обхідного шляху, який вам більше не потрібен. Це не означає, що це поганий варіант, зовсім ні. Це просто означає, що це часто частина певної фази. Корисно на початку, або коли ви хочете гнучкості, але не завжди остаточна схема.

Найкращі варіанти використання та практики

Отже, коли аутстафінг має найбільший сенс? Зазвичай у тих обставинах, коли ви хочете продовжити, але ще не готові повністю взяти на себе зобов'язання щодо присутності бізнесу за кордоном. Тестування ринку – чудовий спосіб почати. Можливо, ви хотіли б дослідити нідерландський ринок, визначити, чи є потреба, або мати місцевого експерта на місці? У цій ситуації запуск повноцінного бізнесу одразу може здатися значним кроком, тому замість цього ви можете почати скромно з аутстафінгу. Ви можете найняти когось, запустити справи та розібратися в процесі. Це також корисно при роботі з віддаленими або розподіленими командами. Якщо ваша компанія базується за кордоном, але ви хочете додати нідерландського співробітника, аутстафінг може заповнити цю прогалину, не змушуючи вас негайно створювати місцеву структуру.

Ще одна ситуація, де це часто виникає, – короткострокове розширення. Подумайте про проєкти, тимчасові ролі або ситуації, коли ви ще не впевнені, як довго вам знадобиться хтось. Замість того, щоб брати на себе зобов'язання щодо повної організації компанії, ви робите все набагато керованішим та гнучкішим одночасно. При цьому все одно корисно чітко сформулювати очікування з самого початку. Навіть якщо структура більш гнучка, робочі відносини самі по собі повинні бути стабільними та зрозумілими для співробітника. Загалом, аутстафінг, як правило, працює найкраще, коли ви розглядаєте його як практичний проміжний крок, а не обов'язково як кінцеву мету.

Коли слід розглянути перехід на Dutch BV?

У певний момент питання зазвичай виникає майже само собою. Чи продовжуватимете ви використовувати аутстафінг, чи настав час зареєструвати власну Dutch BV? Немає точного моменту, коли цей перехід має відбутися, але є кілька ознак, на які люди схильні звертати увагу. Наприклад, якщо ваша діяльність у Нідерландах більше не є тимчасовою. Можливо, ви починали лише з тестування ринку, але справи насправді йдуть успішно? Ви отримуєте клієнтів, можливо, навіть замислюєтеся про створення невеликої команди. Часто саме тоді аутстафінг починає здаватися проміжним кроком, а не остаточною схемою. Вартість також може відігравати роль, хоча не завжди одразу.

На початку гнучкість зазвичай важливіша за економію на структурі. Але з часом ці поточні витрати на аутстафінг все одно залишаються. Якщо ви плануєте залишатися та розширюватися, наявність власної юридичної особи може стати більш вигідною з фінансової точки зору. Також є щось особливе в тому, щоб мати все під власною компанією. Контракти, співробітники, щоденні операції – все це вибудовується більш природно. Це не означає, що ви повинні поспішати. Деякі компанії рухаються швидко, тоді як іншим потрібно трохи більше часу, перш ніж прийняти це рішення. Це дійсно залежить від того, наскільки ви впевнені у своїх планах у Нідерландах. У більшості випадків перехід відбувається, коли це вже не здається великим кроком, а скоріше очевидним наступним.

Крім того, ви також можете обрати, так би мовити, найкраще з обох світів: мати Dutch BV і поєднувати це з нашими послугами аутстафінгу. Можна уявити кілька ситуацій, коли компанії з BV все ще обирають аутстафінг:

Коли ви наймаєте свого першого співробітника і хочете уникнути негайного створення власної адміністрації
Для тимчасових ролей або проєктів, де гнучкість важливіша за структуру
Якщо ви хочете передати HR та дотримання норм на аутсорсинг, хоча технічно ви могли б робити це самі (що насправді може заощадити вам багато часу, щоб зосередитися на більш важливих питаннях)
Під час фаз зростання, коли все швидко рухається, а внутрішні процеси ще не повністю налагоджені

Отже, навіть з BV, аутстафінг може значно полегшити вашу роботу. Головна відмінність полягає в тому, що ви могли б наймати безпосередньо, але ви вирішуєте цього не робити, принаймні для певних ролей або періодів. З часом багато компаній дійсно переводять співробітників до свого власного штату, як тільки ситуація стабілізується. Але поєднання обох варіантів також є абсолютно нормальним. Деякі співробітники в штаті вашої BV, інші – через провайдера аутстафінгу: жодних проблем.

Intercompany Solutions може допомогти вам багатьма способами

Найм співробітників у Нідерландах без наявності місцевої юридичної особи спочатку може здатися головоломкою. Є правила, які слід враховувати, податкові наслідки та практичні речі, які не завжди виявляються, доки ви вже не в процесі. Для багатьох іноземних компаній це ускладнює швидкий рух, особливо якщо ви просто хочете почати з одного найму. Аутстафінг пропонує вихід. Він дає вам можливість найняти когось на місці, без негайного створення Dutch BV, і без необхідності самостійно розбиратися в кожній деталі з першого дня. Водночас це не те, з чим ви повинні залишатися назавжди.

Деякі компанії використовують це як відправну точку, інші продовжують використовувати це паралельно зі своєю власною структурою. Це дійсно залежить від того, що відповідає вашій ситуації. Головне, що у вас є варіанти, і вам не потрібно вирішувати все одразу, перш ніж зробити перший крок. Якщо ви розглядаєте можливість найму в Нідерландах і не впевнені, який шлях є найбільш розумним, може допомогти розгляд ваших планів, термінів і того, наскільки гнучкими ви хочете бути на початку. В Intercompany Solutions ми постійно допомагаємо іноземним підприємцям вийти на голландський ринок, чи то створення Dutch BV, чи вивчення альтернатив, таких як пейрол. Якщо ви хочете зрозуміти, що найкраще підходить у вашій конкретній ситуації, зверніться до нас. Ми завжди раді обговорити це з вами.

Замовити безкоштовну консультацію

Потрібна практична допомога з голландською заробітною платою? Наш спеціалізований бренд з розрахунку заробітної плати ICS Payroll займається реєстрацією податку на заробітну плату, щомісячними розрахунковими листами та поданням звітів до соціального страхування для міжнародних роботодавців.

Formation time	Dutch BV formation completed in 3 to 5 business days
Process	Fully remote setup with step-by-step guidance
Compliance	Expert support for registration, VAT and compliance
Aftercare	Accounting, tax and legal support included
One partner	All of the above through one trusted formation partner

Найм працівників у Нідерландах без місцевої юридичної особи: Чи є Payrolling рішенням?