Чи потрібно реєструватися в IND для найму іноземних праці...

Intercompany Solutions пропонує широкий спектр послуг, особливо для іноземних підприємців, які хотіли б заснувати бізнес у Нідерландах. Ви можете розраховувати на нас, щоб ми подбали про весь процес реєстрації, але це, безумовно, не межа нашої роботи для вас. Окрім нашої основної діяльності, ми також пропонуємо різноманітні додаткові послуги, спеціально розроблені для підтримки успіху та функціонування вашої компанії. Однією з таких послуг є все, що пов'язано з найманням працівників, і зокрема, послуги з розрахунку заробітної плати. Ми пропонуємо повні послуги з розрахунку заробітної плати і також можемо виступати в якості EOR для вас, що значно полегшує та спрощує для вас наймання працівників без необхідності займатися всією адміністративною стороною справи. Якщо ви бажаєте дізнатися, що ми можемо зробити для вас, будь ласка, не соромтеся зв'язатися з нами безпосередньо. Ми будемо більш ніж раді розповісти вам, що ми можемо зробити для вас і вашого бізнесу.

Замовити безкоштовну консультацію

Резюме: Щоб наймати персонал з-за меж ЄС/ЄЕЗ, безпосередній роботодавець повинен зареєструватися як «Визнаний спонсор» в IND. В іншому випадку імміграційна служба відмовить у розгляді будь-яких дозволів на роботу або проживання. Отримання цього статусу надає доступ до прискореної обробки документів протягом двох-чотирьох тижнів замість трьох місяців, вимагаючи одноразової плати за заявку у розмірі €2,539 для малих підприємств (менше 50 співробітників) або €5,080 для більших компаній, плюс €423 за кожен індивідуальний дозвіл. Компанії можуть повністю обійти цю інтенсивну нормативну базу, початкові витрати та суворі поточні обов'язки зі звітності, скориставшись послугами Employer of Record (EOR), який бере на себе всі офіційні спонсорські зобов'язання.

Питання	Коротка відповідь
Чи потрібен він працівникам з ЄС/ЄЕЗ/Швейцарії?	Ні. Вони можуть працювати без дозволу або спонсорства IND
Чи потрібен він працівникам з країн, що не входять до ЄС/ЄЕЗ?	Так. Ви повинні бути визнаним спонсором IND (erkend referent)
Скільки коштує спонсорство?	€2,539 (до 50 співробітників) або €5,080, плюс €423 за кожен дозвіл
Яка перевага?	Прискорене отримання дозволів за 2-4 тижні замість до 3 місяців
Чи можна цього уникнути?	Так, через EOR, дозвіл на орієнтаційний рік (zoekjaar) або наймання працівників з ЄС/ЄЕЗ

Реалії наймання працівників за межами Нідерландів

Пошук висококваліфікованих фахівців у Нідерландах за останні кілька років не став простішим. Можливі кандидати стають дедалі критичнішими до потенційних робочих місць і мають набагато більше переваг і навіть вимог, ніж у минулому. Тож коли ви вирішуєте опублікувати вакансію для розробника або аналітика даних, стопка резюме зазвичай або надто тонка, або не містить тієї специфічної експертизи, яка вам дійсно потрібна. Саме тоді вам варто почати шукати за межами Нідерландів. Залучення іноземних фахівців розширює ваші можливості, але також приносить цілий новий набір правил, яких ви могли не очікувати. Подумайте про ситуацію. Ви знаходите ідеального кандидата з-за меж Європейського Союзу. Ви в захваті, вони в захваті, і ви хочете прийняти їх на роботу якомога швидше.

Потім хтось згадує IND: голландську Службу імміграції та натуралізації. Раптом простий акт наймання когось здається надзвичайно складним завданням. То чому ж взагалі шукати за кордоном? Тому що іноді місцевий ринок просто не має тих вузькоспеціалізованих навичок, які потрібні для масштабування вашого бізнесу. Чи то міжнародний спеціаліст з маркетингу, досвідчений інженер або спеціаліст з продукції: розширення зони пошуку робить ваш бізнес конкурентоспроможним.

Але коли ваш новий співробітник має паспорт країни, що не входить до ЄС, уряд Нідерландів хоче знати, хто приїжджає і чому. IND, по суті, виконує роль воротаря. Вони переконуються, що компанія, яка наймає особу, є законною, і працівник дійсно має причину бути тут. Отже, перш ніж ви зможете подати заяву на візу або дозвіл на проживання, можливо, вам доведеться зробити крок назад і подивитися на власну корпоративну реєстрацію. Справа не лише в особі; справа в статусі вашого бізнесу перед владою. Саме це ми обговоримо в цій статті. Якщо ви хочете отримати більше фактичної інформації про податкові зобов'язання при найманні іноземних працівників, вам обов’язково варто переглянути цю статтю.

Розуміння IND та визнаного спонсорства

Як ми вже згадували вище, для залучення висококваліфікованих кадрів з-за меж ЄС вам неминуче доведеться мати справу зі Службою імміграції та натуралізації, або IND. Вони діють як головний охоронець кордону для міжнародної трудової міграції до Нідерландів, забезпечуючи відповідність компанії та особи всім застосовним правовим вимогам. Для більшості зростаючих підприємств найкращим підходом є отримання статусу так званого визнаного спонсора («erkend referent»). Але чому це важливо?

По суті, статус визнаного спонсора дає вам швидкий прохід через бюрократичні процедури найму іноземних працівників і значно спрощує та прискорює цей процес. Це конкретно означає, що замість очікування до трьох місяців на схвалення віз, заявки, подані таким чином, зазвичай розглядаються лише за два-чотири тижні. Щоб фактично отримати цей статус, ваша компанія повинна бути зареєстрована в Торгово-промисловій палаті Нідерландів та продемонструвати фінансову стабільність. IND також перевіряє надійність, що означає відсутність значних нещодавніх банкрутств, податкових заборгованостей або попередніх імміграційних порушень. Існує одноразова плата за подання заявки на отримання цього статусу, яка становить €2,539 для підприємств з 50 або менше працівниками та €5,080 для більших компаній.

Отримавши статус спонсора, спосіб ведення бізнесу та наймання персоналу стає набагато простішим. Наприклад, плата за індивідуальні заявки на дозвіл на проживання знижується до €423. Ви також можете легко керувати всім через IND Business Portal. Це справді перетворює величезне адміністративне навантаження на передбачуваний і безперебійний процес. Однак цей статус супроводжується суворим обов'язком піклування. Ви несете відповідальність за ведення належного обліку, включаючи такі речі, як підтвердження того, що зарплата щомісяця виплачується на особистий банківський рахунок працівника.

Коли необхідно обов'язково реєструватися в IND?

Отже, коли спонсорство IND насправді є обов’язковим? Якщо ви наймаєте когось, хто має паспорт ЄС, ЄЕЗ або Швейцарії, у вас немає такого зобов’язання. Ці особи мають право жити та працювати в Нідерландах без будь-яких спеціальних імміграційних дозволів. Вам просто потрібно включити їх до вашої стандартної системи нарахування заробітної плати. Але в той момент, коли ви наймаєте громадянина, що не є громадянином ЄС/ЄЕЗ, правила повністю змінюються, оскільки ви не можете просто включити його до своєї системи нарахування заробітної плати. Для початку, їм знадобиться дійсний дозвіл на проживання та роботу. Щоб отримати такий дозвіл для висококваліфікованого мігранта, внутрішньокорпоративного переведеного працівника або власника синьої картки ЄС, ваш бізнес повинен діяти як офіційно визнаний спонсор.

Що станеться, якщо ви не зареєструєтеся? IND просто відмовить у розгляді заяв на отримання дозволу на роботу чи проживання для ваших кандидатів. Заява має бути подана під вашим статусом спонсора, щоб процес був дійсним і щоб отримати рішення протягом типового терміну від двох до чотирьох тижнів. Тим не менш, є також кілька особливих випадків, які слід врахувати. Наприклад, якщо ваш новий співробітник вже має загальний дозвіл на проживання, який надає необмежений доступ до голландського ринку праці, вам не потрібно бути спонсором. Або, якщо ви використовуєте послугу Employer of Record (EOR) для їх працевлаштування, EOR займається спонсорством. Таким чином, реєстрація пов'язує робочу візу безпосередньо з ідентичністю вашого бізнесу. Без неї ваш іноземний кандидат не зможе законно працювати на вас у Нідерландах. Також майте на увазі, що спроба обійти цю вимогу може призвести до великих штрафів за недотримання та негайної відмови у візі, чого слід уникати за будь-яку ціну.

Процес подачі заявки на спонсорство

Розглянемо фактичний процес подачі заявки. Він відбувається через згаданий IND Business Portal. Це не так страшно, як звучить, за умови, що ви упорядкували свої документи до початку. По-перше, IND перевіряє, чи є ваш бізнес надійним та стабільним. Вони шукають недавні банкрутства, великі податкові борги або будь-які проблеми з трудовим законодавством. Вам знадобиться активний витяг з KVK та останні фінансові звіти, щоб довести, що ви дійсно можете платити комусь зарплату. Далі, ви обов'язково повинні врахувати витрати. Майте на увазі, що розмір плати за заявку залежить від розміру вашої компанії. Ми згадували про збори вище, вони не дуже високі, але ви все одно повинні врахувати ці витрати.

Після оплати рахунку-фактури IND починає свій розгляд. Очікування триває від одного до трьох місяців, якщо ви зовсім новачок. Якщо у вас вже є мережа міжнародного персоналу, вас можуть схвалити швидше. Ви отримаєте офіційне рішення та доступ до онлайн-порталу. Як тільки ваше визнання стане активним, ви зможете подавати заявки на отримання дозволів на проживання для окремих працівників. Плата за заявку на дозвіл становить €423 на 2026 рік. Однак переконайтеся, що ви не чекаєте до останньої хвилини, щоб зібрати ці документи. Наявність готових фінансових даних означає, що ви можете перейти до статусу визнаного спонсора без зайвої затримки у вашому графіку найму.

Постійні зобов'язання та необхідне дотримання після реєстрації в IND

Щойно ваша компанія отримує статус визнаного спонсора, починається справжня робота з дотримання вимог. IND очікує, що ви будете діяти як уважний та відповідальний роботодавець. Якщо ви неправильно виконуєте свої адміністративні обов'язки, ви ризикуєте повністю втратити статус спонсора. По-перше, ви маєте суворий обов'язок інформувати. Якщо працівник звільняється, його звільняють або він припиняє працювати у вашій компанії, ви не можете просто залишити все, як є, і нічого не робити: ви повинні повідомити IND протягом 28 днів. Те саме правило застосовується, якщо зарплата працівника опускається нижче необхідного порогу, або якщо він бере тривалу неоплачувану відпустку.

По-друге, правила щодо ведення обліку розширилися за останні кілька років, як ми також детально обговорювали в цій статті. Наприклад, тепер ви повинні зберігати фактичні докази виплати заробітної плати у своїй адміністрації. Порівняно з минулим, коли простого розрахункового листка було достатньо, це означає більше роботи. Тепер IND може вимагати банківські виписки компанії або огляди групових платежів, що показують, що гроші дійсно покинули рахунок вашої компанії та надійшли на особистий рахунок працівника.

По-третє, вам потрібно оновлювати їхні дані про працевлаштування. Це включає їхню поточну адресу проживання в Нідерландах та копію дійсного паспорта або дозволу на проживання. Ви повинні зберігати ці записи щонайменше п’ять років після припинення трудових відносин. Це звучить як гора паперів, але це цілком керовано за допомогою правильних інструментів або хорошого партнера з розрахунку заробітної плати, такого як Intercompany Solutions. Вважайте це стандартною процедурою для підтримки вашої ліцензії спонсора в активному стані та абсолютно надійних відносин з IND.

Альтернативи прямому спонсорству

Спонсорство – це чудово і багато чого полегшує, але пам’ятайте, що це не єдиний ваш варіант. Якщо ви тільки починаєте або вам потрібно найняти лише одну людину, початкові витрати та юридична робота можуть не відповідати вашому бюджету. Отже, яка є альтернатива? Багато власників бізнесу використовують Постачальника послуг з офіційного працевлаштування (Employer of Record, або EOR). Розглядайте це як аутсорсинг юридичної сторони працевлаштування, оскільки стороння компанія бере на себе всю юридичну відповідальність. Вона стає офіційним роботодавцем на папері, управляє дозволом на роботу та веде місцеву заробітну плату. Ваш новий співробітник працює на вас щодня, але EOR несе адміністративний ризик та тягар відповідності.

Інший шлях – пошук кандидатів з дозволом на проживання для орієнтаційного року («zoekjaar»). Це зазвичай випускники голландських або провідних світових університетів, які мають дозвіл працювати в Нідерландах без необхідності, щоб їхній роботодавець був визнаним спонсором. Це чудовий спосіб протестувати нового співробітника протягом року, перш ніж брати на себе довгострокові зобов'язання. Звісно, ви також можете наймати громадян Європейської економічної зони. Ці працівники не потребують дозволів чи спонсорства, що повністю обходить систему IND. Використання EOR або наймання осіб з необмеженими правами на працю дозволяє вам створювати свою команду, не створюючи негайно інфраструктуру корпоративного спонсорства. Натомість це дозволяє вам зосередитися на зростанні, поки хтось інший займається всіма складними справами за вас.

Поширені пастки та як їх уникнути

Давайте підсумуємо, розглянувши найпоширеніші помилки, яких припускаються деякі роботодавці, маючи справу з IND. Тому що навіть єдиний недогляд може з часом перерости у офіційне попередження або навіть втрату вашого статусу спонсора, тому варто бути готовим. Найчастіший недогляд трапляється на початку нового року. IND оновлює порогові значення заробітної плати щосічня. Якщо ви забудете скоригувати заробітну плату працівника після індексації або не повідомите IND, що тепер вона нижча за порогове значення, ви миттєво порушуєте правила.

Ще одна поширена пастка – неоплачувана відпустка. Якщо висококваліфікований мігрант бере неоплачувану відпустку, і його заробітна плата за цей період падає нижче необхідного мінімуму, ви зобов'язані повідомити про це IND протягом чотирьох тижнів. Ігнорування цього лише тому, що це тимчасово, може призвести до великих адміністративних штрафів. Також є вимога щодо ведення обліку, яку ми обговорювали. IND тепер вимагає фактичного підтвердження виплати заробітної плати, а не просто щомісячної розрахункової відомості. Якщо під час аудиту у вас є лише розрахункові відомості, ви не пройдете перевірку. Отже, зберігайте ці банківські виписки або огляди пакетних платежів заробітної плати у своїх папках.

Відсутні фонові документи також є класичною пасткою. Завжди переконайтеся, що довідка про походження підписана до прибуття кандидата, і зберігайте копію його паспорта та поточної голландської адреси у своїх файлах. Що станеться, якщо ви ігноруватимете ці правила? Порушники, які припускаються помилок вперше, зазвичай отримують попередження, але повторні порушення призводять до серйозних фінансових штрафів від 1 500 до 4 500 євро за кожне порушення. У крайніх випадках IND навіть анулює вашу ліцензію спонсора. Тому переконайтеся, що ваші файли чисті, і стежте за календарем. Трохи дисципліни тут дозволить вашій міжнародній команді працювати без перерв.

Intercompany Solutions може допомогти вам з різними послугами, спрямованими на наймання співробітників

Intercompany Solutions пропонує широкий спектр послуг з нарахування заробітної плати, включаючи додаткові послуги, спрямовані на значне спрощення та керованість вашої адміністрації. Ми розуміємо, що іноземні працівники можуть мати труднощі з найманням персоналу в Нідерландах, особливо якщо у вас немає голландської BV (ми також можемо допомогти вам з цим, до речі, якщо ви коли-небудь захочете розширити свою корпоративну присутність у Нідерландах). Коротше кажучи, ми гарантуємо, що всі податкові та адміністративні зобов'язання виконуються належним чином, що означає, що ви можете зосередитися виключно на своїй повсякденній діловій діяльності та персоналі. А оскільки ми також пропонуємо послуги EOR, ми можемо подбати про всі необхідні візові процедури для вас, щоб вам не довелося ставати визнаним спонсором IND і ви могли зосередитися на інших питаннях. Якщо ви хочете дізнатися більше про те, що ми робимо, і особливо про те, що ми можемо зробити для вас, будь ласка, зв’яжіться з нами в будь-який час з питаннями, які можуть виникнути у вас.

Замовити безкоштовну консультацію

Потрібна практична допомога з нарахуванням заробітної плати в Нідерландах? Наш спеціалізований бренд з нарахування заробітної плати ICS Payroll займається реєстрацією податку на заробітну плату, щомісячними розрахунковими відомостями та поданням документів до соціального страхування для міжнародних роботодавців.

Схожі публікації:

Formation time	Dutch BV formation completed in 3 to 5 business days
Process	Fully remote setup with step-by-step guidance
Compliance	Expert support for registration, VAT and compliance
Aftercare	Accounting, tax and legal support included
One partner	All of the above through one trusted formation partner

Чи потрібно реєструватися в IND для найму іноземних працівників?