Osnivanje holandske kompanije na daljinu: Vodič za notarsku overu za 2026. godinu

Javnobeležnički postupak za osnivanje holandske kompanije na daljinu obično ne podrazumeva potpisivanje osnivačkog akta iz inostranstva. Za osnivača van EU koji koristi standardni postupak na daljinu, punomoćje (PoA) potpisano u inostranstvu može ovlastiti holandskog javnog beležnika da sačini akt bez potrebe da osnivač putuje u Holandiju. Ključno je razlikovati formalizaciju punomoćja od javnobeležničkog sačinjavanja osnivačkog akta za BV.

Sasvim je razumljivo da niste sigurni koji dokumenti zahtevaju javnobeležničku overu, legalizaciju ili prevod. Zahtevi za punomoćje mogu zavisiti od zemlje u kojoj se potpisuje i uputstava postupajućeg javnog beležnika, stoga potvrdite zahteve pre potpisivanja ili organizovanja overe. Osnivanje putem video-veze nije podrazumevani postupak za nerezidentne osnivače.

Ovaj vodič objašnjava uobičajeni postupak na daljinu za osnivača van EU, šta punomoćje ovlašćuje i šta treba potvrditi pre potpisivanja. Takođe obuhvata način na koji državljanstvo, identifikacioni dokumenti i vlasnička struktura mogu uticati na dokumente koje javni beležnik zahteva.

Zašto je javnobeležnička overa deo osnivanja Dutch BV kompanije na daljinu

Osnivanje na daljinu menja način na koji osnivač dostavlja dokumente ili ovlašćuje nekoga da deluje u njegovo ime. Ono ne eliminiše javnobeležnički korak: holandski javni beležnik priprema i sačinjava osnivački akt kojim se osniva BV. U uobičajenom postupku na daljinu za osnivača van EU, punomoćje (PoA) može ovlastiti javnog beležnika da sačini akt bez dolaska osnivača u Holandiju. Postupajući javni beležnik potvrđuje koje se formalnosti primenjuju na okolnosti osnivača.

Šta holandski javni beležnik overava tokom osnivanja BV-a?

Glavni javnobeležnički dokument je akt o osnivanju, a ne svaki dokument podnet tokom postupka. Javni beležnik takođe može zatražiti dokaz o identitetu, izjave osnivača, podatke o kompaniji i dokumentaciju o ovlašćenju, ali se to razlikuje od samog akta. Zatražite od postupajućeg javnog beležnika da potvrdi koji dokumenti zahtevaju određeni oblik overe i kako se taj oblik naziva. KVK uputstvo za osnivanje BV-a objašnjava zahtev za javnobeležničkim aktom. Besloten Vennootschap (BV) je holandsko društvo sa ograničenom odgovornošću o kojem se govori u ovom vodiču.

Ova razlika je ključna za javnobeležnički postupak osnivanja holandske kompanije na daljinu: osnivač može formalizovati ovlašćenje u inostranstvu, dok holandski javni beležnik sačinjava osnivački akt. Zahtevana forma punomoćja može zavisiti od jurisdikcije osnivača i zahteva javnog beležnika. Potvrdite ove pojedinosti pre potpisivanja ili organizovanja legalizacije.

Koje holandske pravne forme zahtevaju javnobeležnički akt?

Javnobeležnički akt je obavezan za osnivanje BV, NV ili stichting. Za osnivanje eenmanszaak, VOF, CV ili maatschap nije potreban javni beležnik. Ove strukture se razlikuju po pravnim posledicama i odgovornosti, tako da sam zahtev za javnim beležnikom ne bi trebalo da odredi koja je forma prikladna. Za pregled postupka osnivanja BV-a, pogledajte ovaj vodič za osnivanje Dutch BV.

Za BV na daljinu, jasno razlikujte dokumente: punomoćje ovlašćuje na postupanje, prateći dokumenti pružaju informacije koje javni beležnik traži, a javnobeležnički akt osniva kompaniju. Potvrdite potrebne formalnosti u vezi sa punomoćjem i aranžmane oko akta direktno sa postupajućim javnim beležnikom.

Kako funkcioniše postupak overe za Dutch BV na daljinu uz punomoćje

Za osnivača van EU koji koristi standardni postupak na daljinu, legalizovano punomoćje (Power of Attorney) omogućava holandskom građanskom notaru da sprovede korake osnivanja bez dolaska osnivača u Holandiju. Tačne formalnosti zavise od jurisdikcije osnivača i zahteva postupajućeg notara. Potvrdite ih pre organizovanja potpisivanja ili legalizacije. Holandski građanski notari imaju posebnu ulogu u holandskim pravnim procedurama, stoga nemojte pretpostavljati da dokument overen od strane notara u drugoj zemlji ispunjava zahteve holandskog notara. Pogledajte holandske građanske notare za više informacija o njihovoj ulozi.

Postupak notarske overe za osnivanje holandskog privrednog društva na daljinu obično prati sledeći redosled:

• 1. Dostavite tražene podatke. Dostavite notaru predložene informacije o društvu i podatke za svakog osnivača, akcionara i direktora. Pitajte koji su dokazi o identitetu i prateća dokumentacija potrebni za vaš slučaj.
• 2. Pregledajte nacrte dokumenata. Proverite imena, adrese, udele u kapitalu i druge podatke o društvu u odnosu na dostavljene informacije. Otklonite neslaganja pre potpisivanja kako bi notar mogao da pripremi akt koristeći usklađene podatke.
• 3. Formalizujte ovlašćenje. Potpišite punomoćje (Power of Attorney) na način koji je odredio postupajući notar. Potvrdite da li mora biti legalizovano ili prevedeno, dostavljeno u originalu ili potpisano u određenom formatu. Zahtevi mogu varirati u zavisnosti od jurisdikcije i slučaja.
• 4. Notar sačinjava osnivački akt. Kada notar pregleda predmet i prihvati ovlašćenje, notar sačinjava osnivački akt za Dutch BV. Prema ovom postupku, osnivač ne putuje u Holandiju. PoA ovlašćuje postupanje; ono samo po sebi ne osniva niti registruje Dutch BV.

Šta rade osnivač, a šta holandski notar

Osnivač dostavlja tačne informacije, odgovara na zahteve za dokumentaciju i potpisuje ovlašćenje prema uputstvima. Notar pregleda predmet, potvrđuje da li dokumenti ispunjavaju zahteve za dati slučaj, priprema osnivački akt i sačinjava ga. Pre potpisivanja PoA, zatražite od notara da navede sve preostale dokumente. Nemojte pretpostavljati da se ista kontrolna lista primenjuje na svakog osnivača.

Kako se podaci o društvu prenose iz faze pregleda u sačinjavanje akta

Podaci o društvu, akcionarima i direktorima treba da se podudaraju u svim materijalima podnetim notaru. Na primer, razlika u spelovanju imena akcionara između identifikacionog dokumenta i dokumenta društva može zahtevati pojašnjenje. Notar određuje koji su dokazi i format prihvatljivi. KVK smernice za osnivanje Dutch BV pružaju opšti kontekst o osnivanju Dutch BV, dok postupajući notar potvrđuje zahteve za konkretan predmet. Za šire informacije o osnivanju, pogledajte ovaj vodič za osnivanje holandskog privrednog društva.

Punomoćje na daljinu, lično potpisivanje ili osnivanje putem video-veze: koje su razlike?

Postupak potpisivanja osnivačkih dokumenata za Dutch BV zavisi od vaših okolnosti i zahteva postupajućeg građanskog notara. Za osnivače van EU koji koriste standardni postupak na daljinu, legalizovano punomoćje (PoA) ovlašćuje notara da sačini akt bez dolaska osnivača u Holandiju. Lično potpisivanje i osnivanje putem video-veze mogu biti opcije za razmatranje, ali ne treba pretpostavljati da odgovaraju svakom osnivaču.

Postupak	Prisustvo osnivača	Metod ovlašćenja	Ko potvrđuje ispunjenost uslova?
Legalizovano punomoćje (Power of Attorney)	Za standardni postupak na daljinu van EU, osnivač ne putuje u Holandiju.	Osnivač potpisuje PoA u obliku koji zahteva postupajući notar. Legalizacija ili druge formalnosti mogu zavisiti od jurisdikcije osnivača.	Postupajući holandski građanski notar potvrđuje traženi oblik i da li postupak odgovara datom slučaju.
Lično potpisivanje	Osnivač prisustvuje lično ukoliko je ovaj postupak dogovoren sa notarom.	Osnivač potpisuje dokumente prema uputstvima notara. Notar potvrđuje koja dokumenta zahtevaju potpis i na koji način.	Postupajući notar potvrđuje organizaciju i dokumenta u skladu sa okolnostima osnivača.
Osnivanje putem video-veze	Osnivač može učestvovati na daljinu samo ako je ta mogućnost dostupna i ako osnivač ispunjava važeće zahteve.	Sve korake digitalne identifikacije i potpisivanja mora prihvatiti postupajući notar za to konkretno osnivanje.	Postupajući notar potvrđuje da li osnivač ispunjava uslove i da li se taj postupak može primeniti.

Kada je legalizovano punomoćje praktičan postupak na daljinu?

Za osnivača van EU koji želi da završi osnivanje Dutch BV bez putovanja, postupak putem legalizovanog PoA je standardna opcija na daljinu opisana u ovom vodiču. PoA ovlašćuje relevantno postupanje; ono samo po sebi ne osniva društvo. Pre potpisivanja, zatražite od notara da precizira traženi tekst i formalnosti potpisivanja, kao i da li je potrebna legalizacija, prevod ili originalni dokument. Zahtevi se mogu razlikovati u zavisnosti od jurisdikcije, stoga nemojte pretpostavljati da se ovaj postupak ili njegove formalnosti automatski primenjuju na svakog osnivača iz EU ili osnivača sa prebivalištem u Holandiji.

Kada osnivač treba da se raspita o ličnom ili digitalnom potpisivanju?

Pitajte javnog beležnika o ličnom potpisivanju ako možete da prisustvujete i želite da razumete šta biste direktno potpisali. Raspitajte se o osnivanju putem video-veze ako želite da proverite da li je ono dostupno za vaše specifične okolnosti. Osnivanje putem video-veze nije podrazumevana opcija za osnivače nerezidente. KVK smernice za osnivanje BV pružaju opšti kontekst, ali postupajući javni beležnik mora potvrditi postupak i formalnosti za vaš predmet. Uloga holandskog javnog beležnika razlikuje se od uloge javnog beležnika u drugoj zemlji.

Koristite javnobeležnički postupak za osnivanje holandske kompanije na daljinu kao redosled koraka koji treba proveriti sa javnim beležnikom, a ne kao garanciju da svaki slučaj prati identične korake. Ako želite da razgovarate o mogućnostima osnivanja Dutch BV, kontaktirajte tim za osnivanje.

Dokumenti i formalnosti koje treba potvrditi pre overe kod javnog beležnika na daljinu

Pripremite predmet prema uputstvima postupajućeg holandskog javnog beležnika, a ne na osnovu kontrolne liste preuzete iz predmeta drugog osnivača. Zahtevi mogu zavisiti od toga gde je dokument izdat, gde će biti potpisan i pojedinosti o predloženom BV. Pre organizovanja potpisivanja u inostranstvu, zatražite od javnog beležnika da potvrdi dokumente, formate i redosled koraka koji se zahtevaju za vaš predmet. Ova priprema predstavlja praktičan deo javnobeležničkog postupka za osnivanje holandske kompanije na daljinu.

Kako pripremiti identifikaciona dokumenta i podatke o kompaniji

Počnite sa identifikacionim dokumentima koji se zahtevaju za svakog osnivača i popunjenom kontrolnom listom javnog beležnika. Zatim potvrdite koji su podaci o kompaniji i prateće informacije potrebni za predložene akcionare, direktore i vlasničku strukturu. Tačni dokazi koji se zahtevaju zavise od konkretnog slučaja, stoga ovaj okvir nemojte smatrati univerzalnim spiskom.

• Dokaz o identitetu: Proverite koja dokumenta javni beležnik zahteva za svako relevantno lice, kao i da li su prihvatljive kopije ili neki drugi format.
• Popunjena kontrolna lista: Koristite sopstvenu kontrolnu listu javnog beležnika i rešite neodgovorene stavke pre potpisivanja ili podnošenja dokumenata.
• Podaci o kompaniji i vlasništvu: Potvrdite tražene informacije o BV, akcionarima, direktorima i predloženoj vlasničkoj strukturi.
• Provera usklađenosti: Uporedite imena i ostale podatke u svim dokumentima. Rešite razlike u pravopisu ili podacima sa javnim beležnikom pre nego što se predmet finalizuje.

Pitajte da li su javnom beležniku potrebni dodatni dokazi za određenog akcionara, direktora ili vlasničku strukturu. Zahtevi se mogu razlikovati među osnivačima, čak i u okviru istog predmeta osnivanja. KVK smernice za osnivanje BV pružaju opšti kontekst osnivanja, ali postupajući javni beležnik mora potvrditi dokumente i formalnosti za vaš slučaj.

Legalizacija, prevod i format potpisivanja

Nemojte pretpostavljati da se dokument izdat ili potpisan u inostranstvu može koristiti u Holandiji u postojećem obliku. Pitajte postupajućeg javnog beležnika da li je za svaki dokument potrebna legalizacija, prevod, originalni primerak ili poseban format potpisivanja. Odgovor može zavisiti od porekla dokumenta i zahteva javnog beležnika. Pravila o apostilu, konzularnoj legalizaciji i prevodu ne treba smatrati univerzalnim.

Potvrdite redosled koraka pre potpisivanja. Pitajte da li javni beležnik prvo mora da pregleda nacrt, da li dokument treba potpisati na specifičan način i da li mora doći do bilo kakve formalizacije pre nego što se pošalje u Holandiju. To može pomoći da se izbegne organizovanje potpisivanja ili overe koja nije u skladu sa uputstvima javnog beležnika. Čuvajte pismena uputstva javnog beležnika uz svoju kontrolnu listu dokumenata kako biste mogli da proverite svaku stavku pre podnošenja.

Nakon osnivačkog akta: registracija u KVK i praktični sledeći koraci

Sačinjavanje osnivačkog akta od strane javnog beležnika i registracija BV u holandskoj Privrednoj komori (KVK) predstavljaju zasebne faze. Sačinjavanje akta je ključni deo javnobeležničkog postupka za osnivanje holandske kompanije na daljinu, ali nemojte pretpostavljati da time završavate svaki korak registracije. Pre nego što akt bude sačinjen, potvrdite sa postupajućim javnim beležnikom ko će podneti prijavu za registraciju u KVK, koje su informacije ili dokumenti još uvek potrebni i kakvu ćete potvrdu dobiti nakon što registracija bude obrađena.

Šta se dešava nakon što javni beležnik sačini akt?

KVK smernice za osnivanje BV objašnjavaju ulogu javnobeležničkog akta i registracije u KVK pri osnivanju Dutch BV. Javni beležnik može potvrditi kako će se ti koraci sprovesti za vaš predmet. Pitajte da li će javni beležnik organizovati registraciju ili morate preduzeti posebnu radnju. Takođe razjasnite kada možete očekivati potvrdu i podatke o registraciji. Pobrinite se da redosled i odgovornosti budu jasni pre nego što potpišete, naročito kada se osnivač nalazi u inostranstvu.

Pre nego što postupak krene dalje, potvrdite:

• Ko podnosi podatke za registraciju u KVK i da li je potrebno da dostavite još nešto.
• Da li su neki podaci ili dokumenti ostali nekompletirani nakon sačinjavanja akta.
• Kakvu potvrdu ili podatke o registraciji kompanije ćete dobiti, i od koga.
• Da li javni beležnik očekuje dalje postupanje sa vaše strane nakon što prijava bude podneta.

Ove provere razlikuju notarski akt od sledeće administrativne faze bez pretpostavke da svaki osnivač sledi identične aranžmane. Za aktuelne informacije o registraciji, obratite se KVK i pitajte notara kako se njegove objavljene smernice primenjuju na vaše osnivanje.

Gde dobiti podršku za celokupan proces osnivanja

Predmet osnivanja na daljinu može uključivati koordinaciju između osnivača, notara i procesa registracije. Intercompany Solutions pruža podršku stranim preduzetnicima pri osnivanju Dutch BV na daljinu, uključujući koordinaciju pravne dokumentacije i KVK registraciju. Njen vodič za osnivanje Dutch BV pruža šire informacije o procesu osnivanja. Besplatne početne konsultacije su dostupne ukoliko želite da razmotrite svoje okolnosti i korake koje treba potvrditi sa notarom.

Pripremite svoje sledeće korake osnivanja sa samopouzdanjem

Osnivanje na daljinu ne uklanja zahtev za holandskim javnobeležničkim aktom. Za osnivača van EU koji koristi standardni put na daljinu, uredno formalizovano punomoćje omogućava holandskom građanskopravnom javnom beležniku da sačini akt bez putovanja osnivača u Holandiju. Javni beležnik mora potvrditi koje se formalnosti primenjuju na vašu jurisdikciju i okolnosti.

Razlikujte korake: punomoćje ovlašćuje za postupanje, javni beležnik sačinjava osnivački akt, a KVK registracija predstavlja zasebnu fazu. Pre potpisivanja, potvrdite potrebna dokumenta, legalizaciju, prevod i format potpisivanja, kao i to ko će voditi registraciju nakon što akt bude sačinjen.

Intercompany Solutions pruža podršku stranim preduzetnicima pri osnivanju Dutch BV na daljinu, uključujući koordinaciju pravnih dokumenata i KVK registraciju. Besplatne početne konsultacije su dostupne radi razmatranja vašeg planiranog načina osnivanja i tačaka koje treba potvrditi sa javnim beležnikom.

Uz jasne zahteve pre nego što potpišete, možete proći kroz svaku fazu na informisan i organizovan način.

Često postavljana pitanja

Da li je za Dutch BV potreban javni beležnik ako je osnivač u inostranstvu?

Da. Za Dutch BV je i dalje potreban holandski građanskopravni javni beležnik koji će sačiniti osnivački akt, čak i ako osnivač živi u inostranstvu. Za osnivača van EU koji koristi standardni postupak na daljinu, legalizovano punomoćje može ovlastiti javnog beležnika da postupa bez putovanja osnivača u Holandiju. Potvrdite potrebne formalnosti za punomoćje sa postupajućim javnim beležnikom. KVK smernice za osnivanje BV-a objašnjavaju zahtev za osnivačkim aktom.

Mogu li osnovati Dutch BV na daljinu bez putovanja u Holandiju?

Da, osnivač van EU generalno može koristiti postupak preko punomoćja na daljinu bez putovanja u Holandiju. Osnivač dostavlja tražene informacije i formalizuje ovlašćenje prema uputstvima, dok holandski javni beležnik sačinjava osnivački akt. Tačna dokumenta i formalnosti zavise od okolnosti i jurisdikcije osnivača, stoga potvrdite postupak sa postupajućim javnim beležnikom pre potpisivanja ili organizovanja legalizacije dokumenata.

Da li je video overa kod javnog beležnika standardni postupak za nerezidentno osnivanje Dutch BV?

Ne. Ne treba pretpostavljati da je video osnivanje standardni put za osnivače nerezidente. Za osnivače van EU, uobičajeni put na daljinu opisan ovde jeste legalizovano punomoćje, pri čemu holandski javni beležnik sačinjava akt. Digitalno osnivanje se može razmotriti samo ako postupajući javni beležnik potvrdi da osnivač i predloženo osnivanje ispunjavaju važeće zahteve. Obratite se direktno javnom beležniku pre nego što se oslonite na video postupak.

Koja je razlika između punomoćja i osnivačkog akta?

Punomoćje je dokument o ovlašćenju. Ono omogućava licu ili stručnjaku navedenom u njemu da preduzima određene radnje u ime osnivača. Osnivački akt je zaseban dokument koji sačinjava holandski građanskopravni javni beležnik radi osnivanja BV-a. Potpisivanje ili legalizacija punomoćja samo po sebi ne osniva društvo niti završava njegovu KVK registraciju. Potvrdite tekst i obim ovlašćenja sa javnim beležnikom.

Da li je za dokumenta potpisana u inostranstvu potreban apostil ili legalizacija za Dutch BV?

Ne uvek. Da li je za dokument potreban apostil, druga vrsta legalizacije, prevod ili određeni format potpisivanja zavisi od njegovog porekla i zahteva postupajućeg holandskog javnog beležnika. Nemojte organizovati overu na osnovu opšte kontrolne liste ili iskustva drugog osnivača. Zatražite od javnog beležnika da potvrdi potrebne formalnosti za svaki dokument i tačan redosled pre nego što potpišete ili pošaljete originale iz inostranstva.

Koja dokumenta treba da pripremim za osnivanje holandskog društva na daljinu?

Započnite sa identifikacionim dokumentima koje zahteva javni beležnik i njegovom popunjenom kontrolnom listom. Možda ćete takođe morati da pružite podatke o predloženom društvu, akcionarima, direktorima i vlasničkoj strukturi. Tačni dokazi i format zavise od konkretnog slučaja. Pitajte da li su javnom beležniku potrebne dodatne informacije za bilo kog akcionara ili direktora i proverite da li se imena i drugi podaci podudaraju u svim dokumentima pre njihovog potpisivanja ili podnošenja.

Da li je za sve tipove holandskih društava potrebna overa kod javnog beležnika?

Ne. Javnobeležnički akt je obavezan za osnivanje BV, NV ili stichting. Za eenmanszaak, VOF, CV ili maatschap nije potreban javni beležnik za osnivanje. Ovi pravni oblici se razlikuju i u drugim aspektima, tako da sam zahtev za javnim beležnikom ne određuje koja je struktura odgovarajuća. Za zahteve koji se odnose na BV, pogledajte KVK smernice o osnivanju BV-a.

Izvori

• KVK - Registracija u holandskom privrednom registru
• Business.gov.nl - Društvo sa ograničenom odgovornošću (bv)
• Burgerlijk Wetboek Boek 2 (Holandski građanski zakonik, pravna lica)
• Rijksoverheid - Ondernemen
• CJEU, Cadbury Schweppes, C-196/04 (ECLI:EU:C:2006:544)
• Hoge Raad, ECLI:NL:HR:2021:1152
• PwC Worldwide Tax Summaries - Holandija
• ICLG - Zakoni i propisi o korporativnom upravljanju, Holandija