Nowe zasady VAT dla e-commerce w UE od 1 lipca 2021 r.

Jeśli Twoja holenderska firma e-commerce chce prowadzić działalność w całej Unii Europejskiej, będziesz musiał zmierzyć się z innymi zasadami VAT niż te, które obowiązują, jeśli dostarczasz towary tylko do klientów w Holandii. W UE obowiązuje szereg podstawowych zasad dotyczących VAT. Dotyczy to określonych progów kwotowych dla naliczania VAT w przypadku sprzedaży konsumentom w innych państwach członkowskich, a także rejestracji VAT za granicą. Od 1 lipca 2021 r. zaczną jednak obowiązywać nowe przepisy dotyczące VAT dla handlu elektronicznego. Niniejszy artykuł wyjaśni najważniejsze zasady VAT dla holenderskich firm z branży e-commerce, takich jak sklepy internetowe i platformy, które dostarczają towary zagranicznym konsumentom w UE. Dotyczy to również dropshippingu.

Podstawowe zasady obowiązujące w całej UE

VAT jest pobierany we wszystkich krajach UE. Kraje UE same określają wysokość stawek VAT na produkty. O tym, który kraj może pobierać VAT, decyduje:

Z którego kraju UE produkty są wysyłane
Do którego kraju UE produkty trafiają
Z jakiego kraju spoza UE produkty zostały importowane
Kto jest importerem: dostawca, sklep internetowy czy klient w przypadku importu produktów
Czy dostarczasz towary innym przedsiębiorcom, czy klientom bez numeru VAT (konsumentom, w przeciwieństwie do zarejestrowanych firm)

W przypadku sprzedaży i dostaw, gdzie towary są wysyłane z Holandii do konsumentów w innych krajach UE, holenderski VAT jest płatny jako podstawa, dopóki pozostajesz poniżej określonej kwoty progowej. Oznacza to, że będziesz pobierać od zagranicznego klienta holenderski VAT, dopóki Twój obrót w danym kraju nie osiągnie obowiązującej kwoty progowej.

Progi kwotowe dla sprzedaży zagranicznej

W UE uzgodniono progi kwotowe dla naliczania VAT od sprzedaży konsumentom w innych państwach członkowskich. Jest to również znane jako sprzedaż na odległość. Jeśli Twój obrót w innym kraju UE przekroczy kwotę progową w ciągu roku, naliczasz stawkę VAT dla tego kraju. Następnie płacisz tam VAT i składasz deklarację VAT. Próg sprzedaży na odległość różni się w zależności od kraju. Holenderski Urząd Skarbowy (Dutch Tax Authorities) posiada bardziej szczegółowe informacje na ten temat.

Progi kwotowe nie mają zastosowania do dostaw wyrobów akcyzowych, takich jak napoje alkoholowe i papierosy. Progi kwotowe nie mają również zastosowania do nowych lub prawie nowych środków transportu, takich jak samochody. Dostawy tych rodzajów towarów nie wliczają się do progów kwotowych. Przy każdej dostawie, niezależnie od kwoty, naliczasz VAT kraju, do którego te towary są wysyłane.

Jeśli sprzedajesz towary objęte tzw. procedurą marży, te dostawy nie wliczają się do progów kwotowych. Jeśli stosujesz procedurę marży, jesteś winien holenderski VAT holenderskiemu Urzędowi Skarbowemu od marży zysku towarów. Nie naliczasz VAT klientowi i nie umieszczasz go na fakturze, ponieważ VAT jest już zawarty w Twojej cenie sprzedaży.

Informacje o rejestracji VAT

Możesz naliczać zagraniczny VAT tylko po zarejestrowaniu się do VAT w danym kraju. Otrzymasz numer VAT od zagranicznego organu podatkowego i złożysz lokalną deklarację VAT. Ponadto możesz również zatrudnić doradcę podatkowego, który zajmie się Twoją zagraniczną rejestracją i deklaracją VAT; ICS zawsze chętnie pomaga w takich zadaniach. Zapewnij terminową rejestrację VAT w kraju, w którym jesteś winien VAT, aby uniknąć wysokich kar. Nawet jeśli początkowo zapłaciłeś VAT w Holandii, zagraniczne organy podatkowe nadal mają prawo do należnego tam VAT. Musisz go zapłacić za granicą, zanim odzyskasz holenderski VAT.

Kiedy stosować zagraniczną stawkę VAT?

Gdy dostarczasz towary klientom w innym kraju UE, którzy nie składają deklaracji VAT, np. konsumentom, zawsze możesz zastosować zagraniczną stawkę VAT i złożyć lokalną deklarację. Jest to możliwe nawet jeśli pozostajesz poniżej kwoty progowej. Musisz złożyć w tej sprawie pisemny wniosek do holenderskiego Urzędu Skarbowego.

1 lipca 2021: nowa dyrektywa UE w sprawie VAT dla e-commerce

Od 1 lipca 2021 r. zacznie obowiązywać nowa dyrektywa UE w sprawie VAT dla handlu elektronicznego. Nowe zasady mają zastosowanie, gdy Twój holenderski sklep internetowy lub firma e-commerce osiągnie roczny obrót w wysokości 10 000 euro lub więcej ze sprzedaży konsumentom w krajach UE poza Holandią. Jeśli Twój obrót w innych krajach UE pozostaje poniżej 10 000 euro rocznie, możesz nadal naliczać holenderski VAT. Nowa dyrektywa VAT ma na celu modernizację i uproszczenie opodatkowania VAT, stworzenie „równych szans” dla przedsiębiorców w UE i poza nią oraz zwalczanie oszustw związanych z VAT w przypadku paczek o małej wartości.

Zmiany, które mogą wpłynąć na Twoją firmę

Wdrożenie nowej ustawy ma bezpośrednie konsekwencje dla Twojej działalności biznesowej ze względu na następujące 3 zmiany:

1. Brak już oddzielnych progów kwotowych

Od 1 lipca 2021 r. progi kwotowe dla wewnątrzwspólnotowej sprzedaży na odległość w poszczególnych krajach UE zostaną zniesione. Będzie obowiązywał 1 wspólny próg w wysokości 10 000 euro. Próg ten dotyczy całej wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, wraz ze sprzedażą usług cyfrowych konsumentom w UE. Jeśli Twoja łączna kwota sprzedaży zagranicznej w krajach UE pozostaje poniżej 10 000 euro rocznie, jako holenderska firma e-commerce możesz nadal naliczać holenderski VAT. Pamiętaj tylko, że transport przesyłki musi być zainicjowany w Holandii i że musisz posiadać oddział w kraju UE.

Od momentu przekroczenia progu 10 000 euro, naliczasz stawkę VAT obowiązującą w kraju UE, w którym znajduje się Twój klient. Możesz załatwić zagraniczną deklarację VAT na 2 sposoby. Albo składasz lokalną deklarację VAT dla każdego indywidualnego kraju UE, do którego sprzedałeś i wysłałeś towary, albo rejestrujesz swoją firmę do „Unijnej Regulacji” w ramach nowego systemu One-Stop-Shop holenderskiego Urzędu Skarbowego.

2. Zwolnienie z VAT przy imporcie do 22 euro wygasa

W przypadku importu towarów do UE istnieje zwolnienie z importowego VAT dla przesyłek o wartości do 22 euro włącznie. To zwolnienie wygaśnie 1 lipca 2021 r. UE dąży do stworzenia „równych szans” dla wszystkich sprzedawców w UE i poza nią. Od 1 lipca 2021 r. VAT importowy będzie należny od importu towarów do UE, niezależnie od wartości przesyłki. Przesyłki o wartości do 150 euro włącznie nadal będą zwolnione z cła importowego.

Kiedy sprzedajesz produkty spoza UE klientom, którzy nie składają deklaracji VAT, musisz zadeklarować VAT od 1 lipca 2021 r. w kraju UE, do którego towary docierają. Na przykład, gdy dostarczasz produkty z Tajwanu za pośrednictwem swojego sklepu internetowego bezpośrednio do konsumentów w Belgii, musisz zapłacić belgijski VAT od tej dostawy.

3. Platformy płacą VAT, gdy odgrywają aktywną rolę

Przedsiębiorca odpowiada za płatność VAT od produktów, które sprzedaje konsumentom za pośrednictwem platformy. W nowych przepisach dotyczących VAT platformy są odpowiedzialne za tę płatność VAT, jeśli platforma odgrywa „aktywną rolę”. Ale aktywna rola to coś więcej niż tylko cyfrowe łączenie podaży i popytu. Na przykład: ułatwianie zamówień i płatności za produkty. Platforma wspiera zakup i dostawę produktów do klientów prywatnych i dlatego jest zobowiązana do zapłaty VAT w kraju zamieszkania klienta.

Ponadto obowiązuje:

Gdy dostawca dostarcza towary konsumentom w UE za pośrednictwem wspomnianej platformy;
Wartość towarów nie przekracza 150 euro;
Towary są importowane do UE.

Jeśli wartość przesyłki przekracza 150 euro, platforma jest również odpowiedzialna za VAT, gdy ułatwia dostawę konsumentowi przez przedsiębiorcę spoza UE, a towary przemieszczają się z jednego państwa członkowskiego UE do konsumenta w innym państwie członkowskim. Jeśli posiadasz platformę i masz towary wysyłane bezpośrednio przez profesjonalnych sprzedawców spoza UE do klientów w innych krajach UE, musisz wraz ze swoim doradcą podatkowym zbadać, czy po wprowadzeniu nowych zasad będziesz musiał zmierzyć się z większym obowiązkiem i odpowiedzialnością w zakresie VAT.

Nowy system „One stop shop”

Po zmianach w prawie, obecny system MOSS dla dostawców usług cyfrowych w UE zostanie włączony do nowego systemu One Stop Shop (OSS). Jako użytkownik obecnego systemu MOSS, od 1 lipca 2021 r. będziesz deklarować swój VAT za pośrednictwem nowego punktu kompleksowej obsługi. Za pośrednictwem nowego portalu możesz również deklarować sprzedaż na odległość. Jeśli przekroczysz próg 10 000 euro zarówno w przypadku dostaw, usług cyfrowych, jak i towarów, możesz złożyć deklarację za pośrednictwem tego portalu. Jako przedsiębiorca możesz deklarować VAT należny w innych krajach UE za pośrednictwem portalu OSS holenderskiego Urzędu Skarbowego. Robisz to poprzez rejestrację do „Unijnej Regulacji”. Nie potrzebujesz rejestracji VAT w innych krajach UE.

Dostawcy usług wkrótce będą mogli również deklarować VAT za pośrednictwem „Unijnej Regulacji” w portalu OSS. Decydując się na nowy system, przedsiębiorca będzie musiał najpierw wyrejestrować swoje inne numery VAT w UE. Jeśli potrzebuje tych innych numerów VAT do innych spraw związanych z podatkiem od sprzedaży, na przykład do odliczenia podatku naliczonego, może również zdecydować się na ich zachowanie. Nie będzie jednak w stanie odzyskać VAT zapłaconego w tych krajach za pośrednictwem punktu kompleksowej obsługi. Aby to zrobić, musi złożyć oddzielny wniosek o zwrot do holenderskiego urzędu skarbowego. W takim przypadku lokalna deklaracja jest wygodniejsza, co pozwoli również zaoszczędzić dodatkowe czynności administracyjne.

Wyżej wymienione firmy i platformy, które sprzedają produkty spoza UE konsumentom w krajach UE i dostarczają je bezpośrednio, mogą korzystać z portalu OSS. Jest to możliwe dzięki „Regulacji Importowej” w ramach portalu. Holenderski Urząd Skarbowy zapewnia, że VAT zadeklarowany za pośrednictwem portalu OSS zostanie przesłany do właściwego kraju UE. Gdy przechowujesz towary dla swojego sklepu internetowego w magazynie w innym kraju UE, potrzebujesz numeru VAT z tego kraju UE. Towary dostarczane przez Ciebie z zagranicznego magazynu są opodatkowane lokalnym VAT-em. Są one dostarczane z tego kraju i nie możesz deklarować swojego VAT-u za pośrednictwem holenderskiego portalu OSS. Składasz deklarację VAT w odpowiednim kraju UE.

Specjalne informacje dotyczące regulacji dla małych przedsiębiorstw (KOR)

Regulacja dla małych przedsiębiorstw (KOR) to szczególne zwolnienie z VAT. Możesz skorzystać z KOR, jeśli masz siedzibę w Holandii i osiągasz obrót nie większy niż 20 000 euro w ciągu 1 roku kalendarzowego. KOR jest przeznaczony dla osób fizycznych (jednoosobowych działalności gospodarczych), kombinacji osób fizycznych (na przykład spółki jawnej) oraz dla osób prawnych (na przykład fundacji, stowarzyszeń i spółek z ograniczoną odpowiedzialnością). Jeśli jednak przekroczysz próg 10 000 euro obrotu w krajach członkowskich UE innych niż Holandia ze swoim sklepem internetowym, stajesz się odpowiedzialny za VAT w odpowiednich krajach członkowskich UE. W tym momencie obowiązują zasady VAT państwa członkowskiego UE Twojego konsumenta, a zatem holenderski KOR nie ma już zastosowania.

Musisz zadeklarować ten obrót w Holandii. Możesz zarejestrować się do Unijnej Regulacji w ramach punktu kompleksowej obsługi lub możesz zarejestrować się lokalnie do VAT i złożyć lokalną deklarację podatkową. Na przykład, jeśli również dokonujesz zakupów w danym kraju z lokalnym VAT-em, może to okazać się tańsze. Możesz wtedy odliczyć zapłacony VAT bezpośrednio w swojej deklaracji podatkowej. Obrót, od którego składasz deklarację lokalnie w innym kraju UE, nie wlicza się do KOR. Możesz nadal stosować KOR, dopóki nie osiągniesz obrotu w wysokości 20 000 euro w Holandii. Jeśli Twój roczny obrót zagraniczny w UE pozostaje poniżej 10 000 euro, a ten obrót, wraz z Twoim obrotem holenderskim, nie przekracza 20 000 euro, możesz nadal pracować w ramach KOR. W takim przypadku nie naliczasz VAT i nie deklarujesz VAT.

Przepisy celne dla przesyłek e-commerce

Oprócz przepisów dotyczących podatku VAT, od 1 lipca 2021 r. zmieni się również ustawodawstwo celne w zakresie przesyłek e-commerce. Elektroniczna deklaracja importowa jest wymagana dla wszystkich przesyłek o wartości do 150 euro. Ponadto, zostaną wprowadzone nowe regulacje dla tych małych przesyłek, które są obecnie w dalszym opracowaniu. Dostawcy, którzy dostarczają towary bezpośrednio z krajów spoza UE, mogą, pod pewnymi warunkami, skorzystać z „Regulacji importowej” w ramach portalu OSS. Dzięki tej Regulacji importowej dostawca składa deklarację VAT w 1 kraju UE. Niniejsze uregulowanie dotyczy wyłącznie przesyłek o wartości do 150 euro. Zamiast importowego podatku VAT, dostawca płaci bezpośrednio podatek VAT obowiązujący w kraju przeznaczenia za pośrednictwem kompleksowego punktu obsługi (one-stop shop).

Agenci celni, firmy transportowe i pocztowe będą podlegać innym regulacjom, jeśli firmy nie będą korzystać z Regulacji importowej. W takim przypadku urząd celny na granicy UE oszacuje wartość przesyłki. Firmy pobierają należny podatek VAT bezpośrednio od konsumenta. Deklarują należny podatek VAT importowy co miesiąc i uiszczają go za pośrednictwem deklaracji elektronicznej. Dotyczy to również wyłącznie przesyłek o wartości do 150 euro. Przeczytaj więcej o e-commerce w Holandii.

Wdrożenie nowych zasad

Kompleksowy punkt obsługi (One Stop Shop, czyli OSS) składa się z 3 dobrowolnych regulacji:

„Regulacja unijna” dla firm z siedzibą w UE posiadających co najmniej 1 oddział lub spółkę zależną w kraju UE. Regulacja ta dotyczy wewnątrzwspólnotowej sprzedaży na odległość i usług.
„Regulacja pozaunijna” dla firm mających siedzibę poza UE, bez stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terenie UE. Regulacja ta dotyczy usług.
„Regulacja importowa” dla sprzedaży na odległość towarów spoza UE o maksymalnej wartości 150 euro.

Holenderskie organy podatkowe będą wspierać system kompleksowej obsługi (one stop shop) od 1 lipca 2021 r. W tym celu organizacja uruchomiła „ścieżkę awaryjną”. Oznacza to, że można korzystać z powyższych regulacji, z pewnymi ograniczeniami:

Dane są częściowo przetwarzane ręcznie. Zwiększa to ryzyko błędów.
Deklaracje i rejestracje mają dłuższy czas realizacji.

Ręczne przetwarzanie może skutkować niepełną wymianą informacji z innymi krajami UE. Organy podatkowe wskazują, że wszelkie opóźnienia spowodowane przez system nie mają konsekwencji dla płatności VAT do innego kraju UE. Na przykład, opóźnienie nie skutkuje nałożeniem kary przez inny kraj UE. Deklaracja za pośrednictwem pakietu oprogramowania, zwana również system-to-system, nie jest możliwa w ramach ścieżki awaryjnej.

Korzystanie z kompleksowego punktu obsługi

Deklaracja i rejestracja dla wyżej wymienionych regulacji odbywa się za pośrednictwem strony Moje Podatki i Cła (My Tax and Customs Administration), zakładka „EU VAT one-stop shop”. Do rejestracji i deklaracji potrzebne jest ‘eRecognition’ ( eHerkenning). Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, możesz użyć DigiD. Możesz zarejestrować się w ramach Regulacji Unijnej i Schematu Importowego od 1 kwietnia 2021 r.

Jeśli nie posiadasz jeszcze eHerkenning dla swojej firmy, złóż wniosek w odpowiednim czasie. Kupując narzędzie logowania eH3 do rejestracji w nowym portalu OSS, możesz ubiegać się o „Schemat rekompensaty eHerkenning Belastingdienst”. Jeśli kwalifikujesz się do programu, rekompensata wynosi 24,20 euro brutto rocznie.

Przygotuj się na nadchodzące zmiany

Nowa kwota progowa wynosząca 10 000 euro jest znacznie niższa niż obecne kwoty progowe w poszczególnych krajach. W rezultacie, bardziej prawdopodobne jest, że będziesz płacić podatek VAT w innym kraju UE niż obecnie. Nowe zasady wejścia mają konsekwencje dla Twojej działalności biznesowej. Będziesz musiał ustalić, w których krajach mieszkają Twoi klienci, jakie obroty osiągasz w poszczególnych krajach UE i jaka stawka VAT obowiązuje. Kraje UE mają różne stawki VAT. Ma to konsekwencje dla ceny produktu w poszczególnych krajach. Dokonaj dostosowań w swoim systemie ERP w celu prawidłowej administracji i fakturowania. Sprawdź również, jak wyświetlasz różne ceny produktów w swoim sklepie internetowym. Odwiedzając Twój sklep internetowy, klient chce zobaczyć prawidłową cenę zawierającą podatek VAT. Skonsultuj się z księgowym lub dostawcą systemu, jakie masz w tym zakresie możliwości. Zastanów się, czy skorzystasz z jednego z dobrowolnych schematów, czy zdecydujesz się na lokalną rejestrację VAT w poszczególnych krajach UE. Upewnij się, że masz swoją rejestrację i systemy w porządku przed 1 lipca 2021 r.

Intercompany Solutions może pomóc w niezbędnych zmianach

Jeśli potrzebujesz dokonać nowych kalkulacji lub dowiedzieć się, czy te zmiany wpłyną na Twoją firmę, możemy pomóc Ci w uzyskaniu niezbędnych informacji i osobistych porad dla Twojej holenderskiej firmy. Możemy również pomóc w zakresie księgowości firmy i rejestracji VAT, całego aspektu finansowego Twojej firmy lub oddziału w Holandii oraz wszelkich innych konkretnych pytań, które możesz mieć.

Źródła:

1. https://taxation-customs.ec.europa.eu/index_en

2. https://home.kpmg/us/en/home/insights/

3. https://www.bakertilly.nl/

Formation time	Dutch BV formation completed in 3 to 5 business days
Process	Fully remote setup with step-by-step guidance
Compliance	Expert support for registration, VAT and compliance
Aftercare	Accounting, tax and legal support included
One partner	All of the above through one trusted formation partner