Postupak registracije UBO-a u Nizozemskoj: Vodič za usklađenost za 2026.

Postupak registracije stvarnog vlasnika u Nizozemskoj nije jednokratna formalnost. Za Dutch BV u stranom vlasništvu započinje utvrđivanjem tko u konačnici posjeduje ili kontrolira društvo, uključujući i putem holding struktura. Kada se osnuje novi BV, javni bilježnik provodi početnu registraciju UBO-a paralelno s KVK registracijom.

Analiza može biti složenija kada nijedna fizička osoba ne drži udjele izravno ili kada kontrola proizlazi iz glasačkih prava ili drugog aranžmana. Osoba se može kvalificirati držanjem više od 25% udjela ili glasačkih prava, ili putem drugog oblika stvarne kontrole. Ako nijedna fizička osoba ne ispunjava kriterije, društvo mora registrirati svog višeg rukovoditelja ili više njih kao pseudo-UBO-ove. KVK pojašnjava zahtjeve za registraciju.

Ovaj vodič objašnjava kako identificirati UBO-ove putem neizravnog vlasništva, pripremiti i podnijeti potrebne podatke te voditi točnu evidenciju u skladu sa zakonom Wwft. Također obuhvaća rok od 7 dana za prijavu promjena KVK-u, pomažući vam u upravljanju stalnom usklađenošću i smanjenju rizika od administrativnih kazni.

Ključne točke

Mapirajte vlasništvo kroz svako holding društvo ili trust kako biste identificirali fizičke osobe koje u konačnici posjeduju ili kontroliraju Dutch BV.
Za novi BV uskladite prijavu UBO-a s javnim bilježnikom i KVK registracijom. Pripremite podatke potrebne za provjeru identiteta svakog UBO-a.
Slijedite postupak registracije stvarnog vlasnika u Nizozemskoj kako biste razumjeli kako registrirati UBO-ove i održavati podatke društva ažurnima.
Uključite podatke o UBO-u u provjere usklađenosti vašeg društva i ažurirajte KVK kada se promijene podaci o vlasništvu ili kontroli.
Točni podaci o UBO-u mogu biti relevantni pri poslovanju s bankama i poreznim tijelima. Provjerite njihove zahtjeve za vašu specifičnu situaciju.

Sadržaj

Razumijevanje UBO registra i usklađenosti s Wwft-om
Kriteriji za utvrđivanje stvarnih vlasnika
Postupak UBO registracije za Dutch BVs
Održavanje usklađenosti i prijava promjena
Strateška razmatranja za međunarodne poduzetnike

Razumijevanje UBO registra i usklađenosti s Wwft-om

Evidencija o vlasništvu nizozemskog društva mora identificirati osobe koje ga u konačnici posjeduju ili kontroliraju, a ne samo navesti njegove neposredne dioničare. UBO je fizička osoba sa znatnim vlasništvom ili kontrolom, izravno ili neizravno. Međunarodni koncept stvarnog vlasnika pomaže objasniti zašto registrirani dioničar društva ne mora biti osoba koja u konačnici ostvaruje korist od njega ili ga kontrolira.

Nizozemska gospodarska komora (KVK) vodi središnji UBO registar. Obveza registracije dio je Zakona o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma (Wwft), nizozemskog okvira za borbu protiv pranja novca i financiranja terorizma. Podaci o UBO-u podupiru transparentnost i dubinsku analizu stranaka koju provode nadležna tijela i institucije obveznici Wwft-a. Gledajte na registar kao na trajnu evidenciju o usklađenosti, a ne samo kao na obrazac koji se ispunjava prilikom osnivanja.

Svrha registra u 2026. godini

Registar podupire napore u utvrđivanju tko stoji iza organizacije te sprječava zlouporabu korporativnih struktura za financijski kriminal. Također čini dio nizozemske provedbe zahtjeva Europske unije za sprječavanje pranja novca. Pristup više nije otvoren za širu javnost. Ograničen je na zakonski ovlaštene kategorije, uključujući nadležna tijela, institucije obveznike Wwft-a, UBO-e koji traže vlastite podatke te strane koje dokažu legitiman interes. KVK pruža objašnjenja o registraciji i pristupu UBO registru.

Dva detalja iz 2026. godine važna su za širi kontekst usklađenosti. Naknada za registraciju pri KVK iznosi 85,15 € (2026., jednokratno). Zasebno, matična banka tijela Belastingdienst je Rabobank od 1. svibnja 2026. Niti jedna od ovih činjenica ne mijenja obvezu društva da svoje podatke o UBO-u održava točnima.

Subjekti koji podliježu UBO registraciji

Dutch BVs, NVs i zaklade (stichtings) među subjektima su koji su dužni registrirati stvarne vlasnike. Za njihovo osnivanje potreban je javnobilježnički akt. Pravila o registraciji primjenjuju se i na određene druge pravne subjekte i partnerstva, stoga nemojte pretpostavljati da je organizacija izuzeta samo zato što nije BV. Eenmanszaak nije zasebna pravna osoba i ne registrira UBO. Za VOF, CV ili maatschap provjerite primjenjive KVK zahtjeve za taj oblik partnerstva.

Dioničar ili matično društvo u vlasničkom lancu je pravna osoba, a ne UBO. Pratite vlasništvo i kontrolu kroz svako društvo sve dok ne identificirate fizičku osobu ili osobe na kraju lanca. Primjerice, ako holding društvo posjeduje udjele u Dutch BV, UBO analiza za BV mora ići dalje od holding društva do pojedinaca koji ga u konačnici posjeduju ili kontroliraju. Burzovno uvrštena društva i njihova izravna i neizravna 100% ovisna društva izuzeta su od UBO registracije. Strana pravna osoba sa samo nizozemskom podružnicom također ne registrira svoje stvarne vlasnike u nizozemskom registru.

Za pregled širih koraka uključenih u osnivanje poslovanja u Nizozemskoj, pogledajte naš vodič za pokretanje poslovanja u Nizozemskoj.

Kriteriji za utvrđivanje stvarnih vlasnika

Primijenite UBO prag od više od 25% na vlasništvo i kontrolu, a zatim pratite svaki vlasnički put do pojedinaca koji stoje iza nizozemskog subjekta. Osoba se može kvalificirati putem udjela, glasačkih prava ili drugog oblika stvarne kontrole. Društvo ili zaklada u vlasničkom lancu sami po sebi nisu UBO jer UBO mora biti fizička osoba.

Izravno vlasništvo drži pojedinac u nizozemskom subjektu. Neizravno vlasništvo prolazi kroz jedan ili više posredničkih subjekata. Primjerice, ako pojedinac posjeduje 60% holding društva, a to holding društvo posjeduje 50% društva Dutch BV, neizravni vlasnički udio pojedinca u BV-u iznosi 30%. To čini tog pojedinca potencijalnim UBO-om prema pragu vlasništva. Procijenite svaki lanac i svaku osobu zasebno, uključujući glasačka prava i sva druga prava kontrole.

Prag od 25% i dokazi o vlasništvu

Za svaki vlasnički put zabilježite subjekte, postotke vlasništva i relevantna prava. Čuvajte prateću dokumentaciju kao što su knjige udjela, korporativne evidencije, vlasničke strukture i ugovori koji utječu na glasanje ili kontrolu. Ti zapisi pomažu objasniti analizu ako KVK zatraži dokaze. Potrebni dokumenti mogu ovisiti o strukturi i okolnostima. KVK-ove UBO smjernice navode podatke za registraciju i način na koji se udio evidentira.

STAK, odnosno nizozemska zaklada koja drži udjele i izdaje depozitne potvrde, zahtijeva detaljniji pregled. Nemojte automatski tretirati STAK kao UBO-a niti pretpostavljati da se svaki imatelj certifikata kvalificira. Ispitajte tko drži glasačka prava, tko prima ekonomsku korist i ima li bilo koja osoba drugu stvarnu kontrolu. Pravni i ugovorni aranžmani određuju koji pojedinci ispunjavaju kriterije.

Kontrola i pseudo-UBO

Postotak udjela sam po sebi ne rješava svaki slučaj. Pregledajte statut ili društveni ugovor, dioničarske sporazume i druge aranžmane za prava koja pojedincu mogu dati odlučujući utjecaj. To može uključivati mogućnost imenovanja ili razrješenja više od polovice direktora, pravo veta na ključne odluke ili utjecaj na korporativnu strategiju. Procijenite takva prava u kontekstu. Pravo veta na ograničeno pitanje ne uspostavlja automatski status UBO-a.

Ako se niti jedan pojedinac ne može identificirati kao UBO putem vlasništva ili kontrole, društvo mora registrirati svog višeg rukovoditelja ili rukovoditelje kao pseudo-UBO-e. To je zamjensko rješenje, a ne izuzeće od registracije. Utvrdite odgovarajućeg statutarnog direktora ili članove uprave, dokumentirajte zašto nije pronađen pojedinac koji ispunjava uvjete i osigurajte da registrirani podaci odgovaraju trenutnim evidencijama o upravljanju društvom. Ova je analiza ključan korak u postupku registracije stvarnih vlasnika u Nizozemskoj, osobito kada su uključene inozemne holding strukture ili slojevita prava kontrole.

Postupak registracije stvarnih vlasnika u Nizozemskoj za Dutch BVs

Za novoosnovani Dutch BV, javni bilježnik provodi početnu UBO registraciju zajedno s registracijom društva pri Nizozemskoj gospodarskoj komori (KVK). Bilježnik provjerava predložene podatke o vlasništvu i kontroli u sklopu postupka osnivanja te provodi provjere identiteta. Utvrdite vlasnički lanac prije solemnizacije ili potpisivanja akta, osobito kada su uključena inozemna holding društva.

Pripremite točne podatke o svakom identificiranom UBO-u, uključujući podatke o identitetu te prirodi i opsegu njihova vlasništva ili kontrole. Za slojevitu strukturu priložite grafikon vlasništva i prateću korporativnu dokumentaciju kako bi put od BV-a do svakog pojedinca bio jasan. KVK-ove smjernice za UBO registraciju objašnjavaju podatke koji se evidentiraju. KVK naknada za registraciju od 85,15 € (2026., jednokratno) opća je naknada za registraciju, a ne zasebna naknada za podnošenje UBO prijave.

Postupak prijave korak po korak

Za novoosnovani BV, bilježnik podnosi početnu prijavu u sklopu postupka osnivanja i KVK postupka. Prije prijave organizirajte podatke kako bi se eventualna neslaganja mogla brzo riješiti:

Identificirajte fizičke osobe koje ispunjavaju UBO kriterije i prikupite identifikacijske dokumente zatražene za bilježničke provjere.
Mapirajte izravno i neizravno vlasništvo, glasačka prava i druga relevantna prava kontrole. Koristite organizacijski grafikon kada se struktura sastoji od više subjekata.
Potvrdite da su imena, podaci o vlasništvu i prateća dokumentacija usklađeni prije nego što bilježnik podnese prijavu za registraciju.

Nemojte pretpostavljati da društvo koje se pojavljuje kao dioničar ili udjeličar može biti registrirano kao UBO. Prijava mora identificirati fizičku osobu ili osobe koje u konačnici posjeduju ili kontroliraju BV. Za postojeći BV, promjene UBO podataka moraju se prijaviti KVK-u u roku od 7 dana.

Registracija na daljinu za inozemne osnivače

Osnivači izvan EU-a općenito mogu koristiti legaliziranu punomoć za osnivanje BV-a na daljinu. Osnivač daje ovlaštenje za djelovanje u njegovo ime, a nizozemski javni bilježnik sklapa akt bez potrebe da osnivač putuje u Nizozemsku. Bilježnik će navesti potreban oblik punomoći te koji su identifikacijski dokumenti ili koraci legalizacije potrebni za okolnosti osnivača. Zahtjevi se mogu razlikovati ovisno o zemlji u kojoj su dokumenti potpisani ili izdani.

Intercompany Solutions navodi rok od 3 do 5 dana za osnivanje Dutch BV na daljinu, no to nije zakonski rok za potvrdu KVK-a ili UBO-a. Vrijeme ovisi o spremnosti dokumenata, provjerama bilježnika i postupku registracije. Postupak osnivanja Dutch BV uključuje javnobilježničke korake i korake pri KVK. Za inozemne osnivače, razumijevanje načina na koji su ti koraci povezani ključno je za postupak registracije stvarnih vlasnika u Nizozemskoj.

Postupak registracije stvarnih vlasnika u Nizozemskoj

Održavanje usklađenosti i prijava promjena

UBO podaci moraju ostati točni nakon registracije. Ako promjena utječe na status UBO-a ili registrirane podatke, prijavite je u roku od 7 dana. Promjene mogu uključivati novog kvalificiranog vlasnika, izmijenjenu strukturu vlasništva ili kontrole ili promijenjene osobne podatke. Provjerite trenutne KVK zahtjeve i pravovremeno podnesite ažuriranja. Godišnji pregled ne bi smio odgoditi prijavu promjene koja je već nastupila.

Događaji koji pokreću ažuriranja

Koristite promjene u vlasništvu, upravljanju i osobnim podacima kao povod za provjeru registra. Na primjer, prijenos udjela može dovesti do toga da nova fizička osoba prijeđe UBO prag. Restrukturiranje inozemnog matičnog društva također može promijeniti tko u konačnici posjeduje ili kontrolira Dutch BV, čak i ako izravni dioničar BV-a ostane isti. Promjene adrese ili državljanstva UBO-a također treba usporediti s registriranim podacima. KVK smjernice za UBO objašnjavaju kako prijaviti promjene.

Vodite vlasničku strukturu i čuvajte relevantne dokaze, kao što su evidencije dioničara i dokumenti koji opisuju prava kontrole, u dokumentaciji društva. Evidencija se mora čuvati 7 godina (10 za nekretnine). Tijekom godišnje pripreme financijskih izvještaja provjerite odgovaraju li vlasnička struktura, UBO podaci i prateća dokumentacija i dalje stvarnoj strukturi društva. Tretirajte to kao praktičnu kontrolu, a ne kao zaseban godišnji rok za podnošenje UBO prijave.

Kontinuirana usklađenost i posljedice

Dodijelite odgovornost za praćenje promjena i učinite UBO provjere dijelom rutinske korporativne administracije. Pregled uz računovodstvene i porezne poslove može pomoći u prepoznavanju prijenosa udjela ili restrukturiranja grupe koji zahtijevaju pozornost. Održavajte UBO evidenciju usklađenom s upravljačkim dokumentima i zasebno procjenjujte porezne obveze, uključujući status poreza na dobit društva.

Neispunjavanje obveza registracije UBO-a može dovesti do provedbenih mjera. Prema politici upravnih novčanih kazni za 2026., standardna kazna za prvi prekršaj iznosi 2.750 €. Ponovljeni prekršaji mogu povući veću novčanu kaznu, a teški slučajevi mogu rezultirati kaznenim progonom. Primjenjiva mjera ovisi o činjenicama i prirodi povrede. Provjerite važeće KVK smjernice i otklonite nepodudarnosti bez odgađanja.

Koristite planirani godišnji pregled kako biste uočili nepodudarnosti u evidenciji, ali djelujte čim dođe do promjene koja se mora prijaviti. Ova je razlika ključna za postupak registracije stvarnih vlasnika u Nizozemskoj: praćenje podupire točnost, dok rok od 7 dana uređuje prijavu nakon nastanka promjene.

Za pomoć pri koordinaciji osnivanja i kontinuirane usklađenosti, kontaktirajte Intercompany Solutions kako biste raspravili UBO usklađenost za svoj Dutch BV.

Strateška razmatranja za međunarodne poduzetnike

Za međunarodne osnivače, UBO evidencija također čini dio informacija koje se koriste u širim poslovnim provjerama. Održavajte vlasničku strukturu i prateće korporativne dokumente usklađenima sa stvarnom strukturom društva. Banke i porezna tijela procjenjuju predmete prema vlastitim postupcima, stoga točna UBO prijava podržava te postupke, ali ne jamči otvaranje računa niti određuje ishod u pogledu PDV-a.

Bankarska i fiskalna integracija

Glavna banka Belastingdiensta je Rabobank od 1. svibnja 2026., kako je navedeno u informacijama Belastingdiensta o njegovu bankovnom računu. To se odnosi na bankovni aranžman poreznog tijela. To ne obvezuje poduzeće na poslovanje putem Rabobanka. Banka koja razmatra otvaranje poslovnog računa može provesti vlastitu dubinsku analizu klijenta i zatražiti informacije o vlasnicima društva, kontrolorima, aktivnostima i izvoru sredstava. Zahtjeve u pogledu dokumentacije potvrdite izravno s bankom.

Registracija UBO-a i registracija za PDV odvojeni su postupci. Subjekt u inozemnom vlasništvu treba procijeniti stvaraju li njegove aktivnosti obvezu registracije za nizozemski PDV i podnijeti zahtjev putem odgovarajućeg Belastingdienst postupka. Porezno tijelo može zatražiti poslovne i vlasničke podatke, ali sam upis UBO-a ne utvrđuje obvezu PDV-a niti jamči dodjelu PDV broja. Pogledajte smjernice Belastingdiensta za PDV za trenutne zahtjeve. Za subjekte u inozemnom vlasništvu registracija za PDV obično traje od 6 do 8 tjedana.

Za međunarodnu trgovinu ili zahtjev za olakšicama iz ugovora o izbjegavanju dvostrukog oporezivanja, druge ugovorne strane ili nadležna tijela mogu zatražiti dokumente koji objašnjavaju vlasništvo i porezni položaj društva. Dokaz o UBO-u može pomoći u utvrđivanju fizičkih osoba koje stoje iza subjekta, ali sam po sebi ne utvrđuje pravo na pogodnosti iz ugovora. Provjerite pravila i dokazne zahtjeve za određenu transakciju i relevantne zemlje.

Privatnost i praktična podrška

UBO podaci općenito nisu otvoreni za javni uvid. Strana koja traži pristup na temelju legitimnog interesa mora ispunjavati primjenjive kriterije. Pristup nije automatski. KVK opisuje pravila u svojim smjernicama za registraciju UBO-a. Održavajte osobne podatke točnima i dijelite prateće dokumente samo kada nadležno tijelo ili institucija ima valjan razlog za njihovo traženje.

Međunarodni osnivači mogu koristiti strukturirani postupak inkorporacije za koordinaciju osnivanja društva i povezanih prijava. Pregledajte korake za pokretanje poslovanja u Nizozemskoj i provjerite pravne i porezne zahtjeve kod nadležnih nizozemskih tijela. To pomaže u održavanju UBO evidencije usklađenom sa širim administrativnim odgovornostima društva, bez tretiranja registracije kao zamjene za bankarske provjere, provjere za PDV ili provjere specifične za porezne ugovore.

Održavajte UBO podatke svog Dutch BV-a ažurnima

Pouzdana UBO usklađenost započinje utvrđivanjem vlasništva i kontrole do relevantnih fizičkih osoba, uključujući i putem neizravnih udjela. Za novi BV, javni bilježnik rješava početnu registraciju UBO-a pri KVK-u. Nakon registracije pregledajte podatke pri promjeni vlasništva ili osobnih podataka te prijavite ažuriranja u roku od 7 dana.

Postupak registracije stvarnih vlasnika u Nizozemskoj predstavlja i korak pri osnivanju i trajnu odgovornost. Vodite jasnu prateću dokumentaciju, provjeravajte ostaju li registrirani podaci točni te uzmite u obzir zasebne zahtjeve dubinske analize koje banke i druge institucije mogu primijeniti.

Za inozemne osnivače, Intercompany Solutions omogućuje osnivanje Dutch BV-a na daljinu, uz navedeni rok osnivanja od 3 do 5 dana, te pruža tajničku podršku za kontinuiranu usklađenost. Navedeni vremenski okvir odnosi se na osnivanje i ne predstavlja jamstvo potvrde UBO-a ili dovršetka drugih vanjskih provjera.

Uz dokumentiranu vlasničku strukturu i jasan postupak pregleda promjena, možete pristupiti usklađenosti u Nizozemskoj s većim samopouzdanjem i održavati evidenciju svog društva urednom.

Raspravite o osnivanju Dutch BV-a i UBO usklađenosti

Često postavljana pitanja

Koji je minimalni temeljni kapital potreban za Dutch BV u 2026.?

Minimalni temeljni kapital za Dutch BV iznosi 1 €. To je minimalni iznos kapitala, a ne ukupni trošak osnivanja ili poslovanja BV-a. Za osnivanje je također potreban javnobilježnički akt te se mogu primijeniti i drugi troškovi. Zahtjev u pogledu kapitala odvojen je od naknade za upis u KVK. Provjerite smjernice za BV nizozemske vlade radi informacija o ovom pravnom obliku.

U kojem se roku promjene UBO-a moraju prijaviti Nizozemskoj gospodarskoj komori?

Prijavite promjene UBO-a u roku od 7 dana. Rok za prijavu primjenjuje se kada se promijene registrirani podaci o UBO-u, uključujući pojedinosti o identitetu, vlasništvu ili kontroli. Vodite evidenciju o promjenama i datumu njihova stupanja na snagu kako bi društvo moglo pravodobno dostaviti ažurirane podatke. KVK-ove smjernice za registraciju UBO-a objašnjavaju kako prijaviti promjene i koje informacije mogu biti potrebne.

Koja nizozemska banka djeluje kao matična banka za Belastingdienst u 2026.?

Matična banka za Belastingdienst je Rabobank od 1. svibnja 2026. To je bankovni aranžman porezne uprave; on ne obvezuje poslovni subjekt da ima račun u Rabobanku. Zahtjev za otvaranje poslovnog računa je zaseban, a odabrana banka određuje vlastiti postupak procjene. Provjerite zahtjeve banke izravno, uključujući informacije o vlasništvu i kontroli koje su joj potrebne za dubinsku analizu stranke.

Je li registracija UBO-a obvezna za vlasnike nizozemskog društva koji nisu rezidenti?

Da. Dutch BV mora registrirati svoje UBO-e čak i ako njezini vlasnici žive izvan Nizozemske. Obveza se odnosi na nizozemsko društvo, stoga država boravišta vlasnika ne uklanja obvezu registracije. Društvo mora identificirati relevantne fizičke osobe putem svoje vlasničke i kontrolne strukture. KVK-ove smjernice navode zahtjeve za registraciju nizozemskih subjekata.

Koje su stope poreza na dobit za Dutch BV u 2026.?

Stopa poreza na dobit iznosi 19% na dobit do 200.000 € i 25,8% na dobit iznad tog iznosa. Primjenjivi porez ovisi o oporezivoj dobiti i okolnostima društva. Registracija UBO-a ne određuje porezni tretman društva. Pogledajte informacije o porezu na dobit tijela Belastingdienst kako biste provjerili pravila i stope primjenjive na društvo.

Može li se registracija UBO-a obaviti na daljinu za strane poduzetnike?

Da. Za novoosnovani Dutch BV, javni bilježnik rješava početnu registraciju UBO-a zajedno s upisom u KVK. Osnivači izvan EU-a mogu koristiti opciju ovjerene punomoći, prema kojoj nizozemski javni bilježnik sklapa akt bez dolaska osnivača u Nizozemsku. Javni bilježnik će potvrditi dokumente i provjere identiteta potrebne za određenu vlasničku strukturu i uključene zemlje.

Kolika je naknada za upis u KVK za novo nizozemsko društvo u 2026.?

Naknada za upis u KVK iznosi 85,15 € (2026., jednokratno). To je opća naknada za upis novog društva u KVK, a ne zasebna naknada za prijavu UBO-a. Razlikuje se od javnobilježničkih i drugih profesionalnih troškova koji se mogu primijeniti tijekom osnivanja. Pregledajte KVK-ove informacije o registraciji radi trenutnih pojedinosti o naknadama i podnošenju prijava prije slanja zahtjeva.

Formation time	Dutch BV formation completed in 3 to 5 business days
Process	Fully remote setup with step-by-step guidance
Compliance	Expert support for registration, VAT and compliance
Aftercare	Accounting, tax and legal support included
One partner	All of the above through one trusted formation partner