Osnivanje nizozemske tvrtke na daljinu: Vodič za javnobilježničku ovjeru za 2026.

Javnobilježnički postupak za osnivanje nizozemskog društva na daljinu obično ne podrazumijeva potpisivanje akta o osnivanju iz inozemstva. Za osnivača izvan EU-a koji koristi standardni postupak na daljinu, punomoć (PoA) potpisana u inozemstvu može ovlastiti nizozemskog javnog bilježnika za sklapanje akta bez potrebe da osnivač putuje u Nizozemsku. Ključno je razlikovati formalizaciju punomoći od javnobilježničkog sklapanja akta o osnivanju društva BV.

Razumljivo je biti u nedoumici oko toga koje dokumente treba javnobilježnički ovjeriti, legalizirati ili prevesti. Zahtjevi za punomoć (PoA) mogu ovisiti o zemlji u kojoj se potpisuje i uputama postupajućeg javnog bilježnika, stoga provjerite zahtjeve prije potpisivanja ili organiziranja ovjere. Osnivanje putem video veze nije zadani način za nerezidentne osnivače.

Ovaj vodič objašnjava uobičajeni postupak na daljinu za osnivača izvan EU-a, što punomoć (PoA) ovlašćuje i što je potrebno potvrditi prije potpisivanja. Također obuhvaća kako državljanstvo, identifikacijski dokumenti i vlasnička struktura mogu utjecati na dokumente koje javni bilježnik zahtijeva.

Zašto je javnobilježnička ovjera dio osnivanja društva Dutch BV na daljinu

Osnivanje na daljinu mijenja način na koji osnivač dostavlja dokumente ili ovlašćuje nekoga da djeluje u njegovo ime. Ono ne uklanja javnobilježnički korak: nizozemski javni bilježnik priprema i sklapa akt o osnivanju kojim se osniva BV. U uobičajenom postupku na daljinu za osnivača izvan EU-a, punomoć (PoA) može ovlastiti javnog bilježnika za sklapanje akta bez potrebe da osnivač putuje u Nizozemsku. Postupajući javni bilježnik potvrđuje koje se formalnosti primjenjuju na okolnosti osnivača.

Što nizozemski javni bilježnik ovjerava tijekom osnivanja društva BV?

Središnji javnobilježnički dokument je akt o osnivanju, a ne svaki dokument podnesen tijekom postupka. Javni bilježnik može također zatražiti dokaz o identitetu, izjave osnivača, podatke o društvu i dokumentaciju o ovlaštenju, no to su zasebni dokumenti u odnosu na akt. Zatražite od postupajućeg javnog bilježnika potvrdu o tome koji dokumenti zahtijevaju određeni oblik ovjere i kako se taj oblik točno naziva. KVK-ove smjernice za osnivanje društva BV objašnjavaju zahtjev za javnobilježničkim aktom. Besloten Vennootschap (BV) je nizozemsko društvo s ograničenom odgovornošću o kojem se govori u ovom vodiču.

Ova je razlika ključna za javnobilježnički postupak za osnivanje nizozemskog društva na daljinu: osnivač može formalizirati ovlaštenje u inozemstvu, dok nizozemski javni bilježnik sklapa akt o osnivanju. Potrebni oblik punomoći može ovisiti o jurisdikciji osnivača i zahtjevima javnog bilježnika. Potvrdite ove pojedinosti prije potpisivanja ili organiziranja legalizacije.

Za koje je nizozemske pravne oblike potreban javnobilježnički akt?

Javnobilježnički akt potreban je za osnivanje društava BV, NV ili zaklade stichting. Za osnivanje oblika eenmanszaak, VOF, CV ili maatschap nije potreban javni bilježnik. Ovi se oblici razlikuju po svojim pravnim posljedicama i posljedicama u pogledu odgovornosti, stoga sam zahtjev za javnim bilježnikom ne bi trebao odrediti koji je oblik prikladan. Za pregled postupka osnivanja društva BV pogledajte ovaj vodič za osnivanje društva Dutch BV.

Za BV na daljinu, jasno razlikujte dokumente: punomoć ovlašćuje za djelovanje, popratni dokumenti pružaju informacije koje javni bilježnik traži, a javnobilježnički akt osniva društvo. Potvrdite potrebne formalnosti za punomoć i pojedinosti o aktu izravno s postupajućim javnim bilježnikom.

Kako funkcionira javnobilježnički postupak za Dutch BV na daljinu uz punomoć

Za osnivača izvan EU-a koji koristi standardni postupak na daljinu, legalizirana punomoć (Power of Attorney) omogućuje nizozemskom javnom bilježniku (civil-law notary) provođenje koraka osnivanja bez putovanja osnivača u Nizozemsku. Točne formalnosti ovise o jurisdikciji osnivača i zahtjevima postupajućeg javnog bilježnika. Potvrdite ih prije organiziranja potpisivanja ili legalizacije. Nizozemski javni bilježnici imaju posebnu ulogu u nizozemskim pravnim postupcima, stoga nemojte pretpostavljati da dokument ovjeren od strane javnog bilježnika u drugoj zemlji zadovoljava zahtjeve nizozemskog javnog bilježnika. Pogledajte nizozemske javne bilježnike za više informacija o njihovoj ulozi.

Postupak javnobilježničke ovjere za osnivanje nizozemskog društva na daljinu obično slijedi ovaj redoslijed:

• 1. Dostavite tražene podatke. Javnom bilježniku dostavite predložene podatke o društvu i podatke za svakog osnivača, dioničara i direktora. Zatražite informaciju koji su dokazi o identitetu i prateća dokumentacija potrebni za vaš slučaj.
• 2. Pregledajte nacrte dokumenata. Provjerite imena, adrese, udjele i druge podatke o društvu u odnosu na dostavljene informacije. Riješite sva odstupanja prije potpisivanja kako bi javni bilježnik mogao pripremiti akt koristeći usklađene podatke.
• 3. Formalizirajte ovlaštenje. Potpišite punomoć na način koji je odredio postupajući javni bilježnik. Potvrdite mora li biti legalizirana ili prevedena, dostavljena u izvorniku ili potpisana u određenom formatu. Zahtjevi mogu varirati ovisno o jurisdikciji i slučaju.
• 4. Javni bilježnik sastavlja i potvrđuje akt. Nakon što javni bilježnik pregleda spis i prihvati ovlaštenje, sastavlja i potvrđuje javnobilježnički akt o osnivanju društva BV. Prema ovom postupku, osnivač ne putuje u Nizozemsku. Punomoć ovlašćuje radnju; ona sama po sebi ne osniva niti registrira BV.

Što osnivač i nizozemski javni bilježnik pojedinačno rade

Osnivač dostavlja točne podatke, odgovara na zahtjeve za dokumentacijom i potpisuje ovlaštenje prema uputama. Javni bilježnik pregledava spis, potvrđuje ispunjavaju li dokumenti zahtjeve za dotični slučaj, priprema akt o osnivanju i potvrđuje ga. Prije potpisivanja punomoći, zatražite od javnog bilježnika da navede sve preostale dokumente. Nemojte pretpostavljati da se isti kontrolni popis primjenjuje na svakog osnivača.

Kako se podaci o društvu prenose iz faze pregleda u sastavljanje akta

Podaci o društvu, dioničarima i direktorima moraju se podudarati u svim materijalima dostavljenim javnom bilježniku. Primjerice, razlika u sricanju imena dioničara između identifikacijskog dokumenta i dokumenta društva može zahtijevati pojašnjenje. Javni bilježnik određuje koji su dokazi i format prihvatljivi. KVK smjernice za osnivanje BV-a pružaju opći kontekst o osnivanju Dutch BV, dok postupajući javni bilježnik potvrđuje zahtjeve za konkretan spis. Za šire informacije o osnivanju, pogledajte ovaj vodič za osnivanje nizozemskog društva.

Punomoć na daljinu, osobno potpisivanje ili osnivanje putem videoveze: koje su razlike?

Postupak potpisivanja dokumenata o osnivanju Dutch BV ovisi o vašim okolnostima i zahtjevima postupajućeg javnog bilježnika. Za osnivače izvan EU-a koji koriste standardni postupak na daljinu, legalizirana punomoć (PoA) ovlašćuje javnog bilježnika da sastavi i potvrdi akt bez putovanja osnivača u Nizozemsku. Osobno potpisivanje i osnivanje putem videoveze mogu biti opcije za razmatranje, ali ne treba pretpostaviti da ijedna od njih odgovara svakom osnivaču.

Postupak	Prisutnost osnivača	Metoda ovlaštenja	Tko potvrđuje ispunjavanje uvjeta?
Legalizirana punomoć	Za standardni postupak na daljinu izvan EU-a, osnivač ne putuje u Nizozemsku.	Osnivač potpisuje punomoć u obliku koji zahtijeva postupajući javni bilježnik. Legalizacija ili druge formalnosti mogu ovisiti o jurisdikciji osnivača.	Postupajući nizozemski javni bilježnik potvrđuje traženi oblik i odgovara li postupak danom slučaju.
Osobno potpisivanje	Osnivač prisustvuje osobno ako je taj postupak dogovoren s javnim bilježnikom.	Osnivač potpisuje dokumente prema uputama javnog bilježnika. Javni bilježnik potvrđuje koje dokumente treba potpisati i na koji način.	Postupajući javni bilježnik potvrđuje aranžmane i dokumente za okolnosti osnivača.
Osnivanje putem videoveze	Osnivač može sudjelovati na daljinu samo ako je taj postupak dostupan i ako osnivač ispunjava primjenjive zahtjeve.	Sve korake digitalne identifikacije i potpisivanja mora prihvatiti postupajući javni bilježnik za to konkretno osnivanje.	Postupajući javni bilježnik potvrđuje ispunjava li osnivač uvjete i može li se taj postupak koristiti.

Kada je legalizirana punomoć praktičan postupak na daljinu?

Za osnivača izvan EU-a koji želi dovršiti osnivanje BV-a bez putovanja, postupak s legaliziranom punomoći je standardna opcija na daljinu opisana u ovom vodiču. Punomoć ovlašćuje relevantnu radnju; ona sama po sebi ne osniva društvo. Prije potpisivanja zatražite od javnog bilježnika da navede traženi tekst i formalnosti potpisivanja, te jesu li potrebni legalizacija, prijevod ili izvorni dokument. Zahtjevi se mogu razlikovati ovisno o jurisdikciji, stoga nemojte pretpostavljati da se ovaj postupak ili njegove formalnosti automatski primjenjuju na svakog osnivača iz EU-a ili rezidentnog osnivača.

Kada bi se osnivač trebao raspitati o osobnom ili digitalnom potpisivanju?

Pitajte javnog bilježnika o osobnom potpisivanju ako možete prisustvovati i želite razumjeti što biste izravno potpisali. Pitajte o osnivanju putem videoveze ako želite provjeriti je li ono dostupno za vaše specifične okolnosti. Osnivanje putem videoveze nije zadana opcija za osnivače nerezidente. KVK-ove smjernice o osnivanju BV-a pružaju opći kontekst, ali postupajući javni bilježnik mora potvrditi postupak i formalnosti za vaš spis. Uloga nizozemskog javnog bilježnika razlikuje se od uloge javnog bilježnika u drugoj zemlji.

Koristite postupak javnobilježničke ovjere za osnivanje nizozemskog društva na daljinu kao redoslijed koji trebate provjeriti s javnim bilježnikom, a ne kao jamstvo da svaki slučaj slijedi identične korake. Ako želite raspraviti mogućnosti osnivanja društva Dutch BV, kontaktirajte tim za osnivanje.

Dokumenti i formalnosti koje treba potvrditi prije javnobilježničke ovjere na daljinu

Pripremite spis prema uputama postupajućeg nizozemskog javnog bilježnika, a ne prema kontrolnom popisu preuzetom iz slučaja drugog osnivača. Zahtjevi mogu ovisiti o tome gdje je dokument izdan, gdje će biti potpisan te o pojedinostima predloženog BV-a. Prije organiziranja potpisivanja u inozemstvu, zatražite od javnog bilježnika potvrdu potrebnih dokumenata, formata i redoslijeda za vaš spis. Ova je priprema praktični dio postupka javnobilježničke ovjere za osnivanje nizozemskog društva na daljinu.

Kako pripremiti identifikacijske podatke i podatke o društvu

Započnite s identifikacijskim dokumentima zatraženim za svakog osnivača i ispunjenim kontrolnim popisom javnog bilježnika. Zatim potvrdite koji su podaci o društvu i prateće informacije potrebni za predložene dioničare, direktore i vlasničke strukture. Točni traženi dokazi ovise o pojedinačnom slučaju, stoga nemojte smatrati ovaj okvir univerzalnim popisom.

• Dokaz o identitetu: Provjerite koje dokumente javni bilježnik zahtijeva za svaku relevantnu osobu te jesu li prihvatljive preslike ili drugi format.
• Ispunjen kontrolni popis: Koristite kontrolni popis samog javnog bilježnika i razriješite sva neodgovorena pitanja prije potpisivanja ili predaje dokumenata.
• Podaci o društvu i vlasništvu: Potvrdite tražene informacije o BV-u, dioničarima, direktorima i predloženoj vlasničkoj strukturi.
• Provjera dosljednosti: Usporedite imena i druge pojedinosti u svim dokumentima. Razriješite razlike u pravopisu ili podacima s javnim bilježnikom prije dovršetka spisa.

Pitajte treba li javni bilježnik dodatne dokaze za određenog dioničara, direktora ili vlasničku strukturu. Zahtjevi se mogu razlikovati među osnivačima, čak i unutar istog spisa o osnivanju. KVK-ove smjernice o osnivanju BV-a pružaju opći kontekst osnivanja, ali postupajući javni bilježnik mora potvrditi dokumente i formalnosti za vaš slučaj.

Legalizacija, prijevod i oblik potpisivanja

Nemojte pretpostavljati da se dokument izdan ili potpisan u inozemstvu može upotrijebiti u Nizozemskoj u svom izvornom obliku. Zatražite od postupajućeg javnog bilježnika potvrdu zahtijeva li svaki pojedini dokument legalizaciju, prijevod, izvornik ili određeni format potpisivanja. Odgovor može ovisiti o podrijetlu dokumenta i zahtjevima javnog bilježnika. Pravila o apostilleu, konzularnoj legalizaciji i prijevodima ne bi se trebala smatrati univerzalnima.

Potvrdite redoslijed koraka prije potpisivanja. Pitajte mora li javni bilježnik prvo pregledati nacrt, treba li dokument potpisati na određeni način te mora li se provesti bilo kakva formalizacija prije nego što se pošalje u Nizozemsku. To može pomoći u izbjegavanju organiziranja potpisivanja ili ovjere koja ne odgovara uputama javnog bilježnika. Držite pisane upute javnog bilježnika uz svoj kontrolni popis dokumenata kako biste mogli provjeriti svaku stavku prije predaje.

Nakon akta: registracija pri KVK-u i praktični sljedeći koraci

Sklapanje akta o osnivanju od strane javnog bilježnika i registracija BV-a pri Nizozemskoj gospodarskoj komori (KVK) zasebne su faze. Sklapanje akta ključni je dio postupka javnobilježničke ovjere za osnivanje nizozemskog društva na daljinu, no nemojte pretpostavljati da time završavaju svi koraci registracije. Prije sklapanja akta provjerite s postupajućim javnim bilježnikom tko podnosi prijavu za upis pri KVK-u, koje su informacije ili dokumenti još potrebni te kakvu ćete potvrdu primiti nakon što registracija bude obrađena.

Što se događa nakon što javni bilježnik sklopi akt?

KVK-ove smjernice o osnivanju BV-a objašnjavaju ulogu javnobilježničkog akta i registracije pri KVK-u u osnivanju društva Dutch BV. Javni bilježnik može potvrditi kako će se ti koraci provesti za vaš spis. Pitajte hoće li javni bilježnik organizirati registraciju ili morate poduzeti zasebnu radnju. Također razjasnite kada možete očekivati potvrdu i pojedinosti o registraciji. Pobrinite se da su redoslijed i odgovornosti jasni prije potpisivanja, osobito kada se osnivač nalazi u inozemstvu.

Prije nego što postupak krene dalje, potvrdite:

• Tko podnosi podatke za registraciju KVK-u i trebate li dostaviti još nešto.
• Jesu li neki podaci ili dokumenti još uvijek preostali nakon sklapanja akta.
• Kakvu ćete potvrdu ili podatke o registraciji društva primiti i od koga.
• Očekuje li javni bilježnik ikakve daljnje radnje s vaše strane nakon podnošenja prijave.

Ove provjere razlikuju javnobilježnički akt od sljedeće administrativne faze, bez pretpostavke da svaki osnivač slijedi identične aranžmane. Za ažurne informacije o registraciji obratite se KVK i upitajte javnog bilježnika kako se njegove objavljene smjernice primjenjuju na vaše osnivanje.

Gdje dobiti podršku za cjelokupni postupak osnivanja

Predmet osnivanja na daljinu može uključivati koordinaciju između osnivača, javnog bilježnika i postupka registracije. Intercompany Solutions pruža podršku stranim poduzetnicima pri osnivanju Dutch BV na daljinu, uključujući koordinaciju pravne dokumentacije i registraciju pri KVK. Njihov vodič za osnivanje Dutch BV pruža šire informacije o postupku osnivanja. Dostupno je besplatno početno savjetovanje ako želite raspraviti o svojim okolnostima i koracima koje treba potvrditi s javnim bilježnikom.

Pripremite svoje sljedeće korake osnivanja sa samopouzdanjem

Osnivanje na daljinu ne uklanja zahtjev za nizozemskim javnobilježničkim aktom. Za osnivača izvan EU-a koji koristi standardni postupak na daljinu, propisno formalizirana punomoć omogućuje nizozemskom javnom bilježniku sastavljanje i ovjeru akta bez potrebe da osnivač putuje u Nizozemsku. Javni bilježnik mora potvrditi koje se formalnosti primjenjuju na vašu jurisdikciju i okolnosti.

Razlikujte pojedine korake: punomoć daje ovlaštenje za postupanje, javni bilježnik sastavlja i ovjerava akt o osnivanju, a registracija pri KVK zasebna je faza. Prije potpisivanja potvrdite potrebne dokumente, legalizaciju, prijevod i oblik potpisivanja, kao i to tko će voditi registraciju nakon što akt bude sastavljen i ovjeren.

Intercompany Solutions pruža podršku stranim poduzetnicima pri osnivanju Dutch BV na daljinu, uključujući koordinaciju pravnih dokumenata i registraciju pri KVK. Dostupne su besplatne početne konzultacije radi razgovora o planiranom načinu osnivanja i točkama koje treba potvrditi s javnim bilježnikom.

Kada su zahtjevi razjašnjeni prije potpisivanja, kroz svaku fazu možete proći informirano i organizirano.

Često postavljana pitanja

Zahtijeva li Dutch BV javnog bilježnika ako je osnivač u inozemstvu?

Da. Za Dutch BV i dalje je potreban nizozemski javni bilježnik koji će sastaviti i ovjeriti akt o osnivanju, čak i ako osnivač živi u inozemstvu. Za osnivača izvan EU-a koji koristi standardni postupak na daljinu, legalizirana punomoć može ovlastiti javnog bilježnika za postupanje bez potrebe da osnivač putuje u Nizozemsku. Potvrdite potrebne formalnosti za punomoć s postupajućim javnim bilježnikom. KVK-ove upute o osnivanju BV-a objašnjavaju zahtjev za javnobilježničkim aktom.

Mogu li osnovati Dutch BV na daljinu bez putovanja u Nizozemsku?

Da, osnivač izvan EU-a općenito može koristiti postupak putem punomoći na daljinu bez putovanja u Nizozemsku. Osnivač dostavlja tražene podatke i formalizira ovlaštenje prema uputama, dok nizozemski javni bilježnik sastavlja i ovjerava akt o osnivanju. Točni dokumenti i formalnosti ovise o okolnostima i jurisdikciji osnivača, stoga prije potpisivanja ili organiziranja legalizacije dokumenata potvrdite postupak s postupajućim javnim bilježnikom.

Je li javnobilježnička ovjera putem videoveze standardni postupak za osnivanje Dutch BV od strane nerezidenata?

Ne. Osnivanje putem videoveze ne bi se trebalo smatrati standardnim postupkom za osnivače nerezidente. Za osnivače izvan EU-a uobičajeni postupak na daljinu opisan ovdje jest legalizirana punomoć, pri čemu nizozemski javni bilježnik sastavlja i ovjerava akt. Digitalno osnivanje može se razmatrati samo ako postupajući javni bilježnik potvrdi da osnivač i predloženo osnivanje ispunjavaju primjenjive zahtjeve. Obratite se izravno javnom bilježniku prije nego što se oslonite na postupak putem videoveze.

Koja je razlika između punomoći i akta o osnivanju?

Punomoć je dokument o ovlaštenju. Ona omogućuje osobi ili stručnjaku navedenom u njoj poduzimanje određenih radnji u ime osnivača. Akt o osnivanju zaseban je dokument koji sastavlja i ovjerava nizozemski javni bilježnik radi osnivanja BV-a. Potpisivanje ili legalizacija punomoći sama po sebi ne osniva društvo niti dovršava njegovu registraciju pri KVK. Potvrdite tekst i opseg ovlaštenja s javnim bilježnikom.

Trebaju li dokumenti potpisani u inozemstvu apostille ili legalizaciju za Dutch BV?

Ne uvijek. Zahtijeva li dokument apostille, drugi oblik legalizacije, prijevod ili određeni format potpisivanja ovisi o njegovu podrijetlu i zahtjevima postupajućeg nizozemskog javnog bilježnika. Nemojte organizirati ovjeru na temelju općeg popisa ili iskustva drugog osnivača. Zatražite od javnog bilježnika potvrdu potrebnih formalnosti za svaki dokument i točan redoslijed prije nego što potpišete ili pošaljete originale iz inozemstva.

Koje dokumente trebam pripremiti za osnivanje nizozemskog društva na daljinu?

Započnite s identifikacijskim dokumentima koje traži javni bilježnik i njegovim ispunjenim kontrolnim popisom. Možda ćete morati dostaviti i pojedinosti o predloženom društvu, dioničarima, direktorima i vlasničkoj strukturi. Točni dokazi i oblik ovise o pojedinačnom slučaju. Provjerite treba li javni bilježnik dodatne podatke za bilo kojeg dioničara ili direktora te provjerite podudaraju li se imena i drugi podaci u svim dokumentima prije nego što ih potpišete ili podnesete.

Zahtijevaju li svi tipovi nizozemskih društava javnobilježničku ovjeru?

Ne. Javnobilježnički akt potreban je za osnivanje BV-a, NV-a ili stichtinga. Eenmanszaak, VOF, CV ili maatschap ne zahtijevaju javnog bilježnika za osnivanje. Ovi se pravni oblici razlikuju i u drugim aspektima, stoga sam zahtjev za javnim bilježnikom ne određuje koja je struktura prikladna. Za zahtjeve koji se odnose na BV proučite KVK-ove upute o osnivanju BV-a.

Izvori

• KVK - Registracija u nizozemski poslovni registar
• Business.gov.nl - Društvo s ograničenom odgovornošću (bv)
• Burgerlijk Wetboek Boek 2 (Nizozemski građanski zakonik, pravne osobe)
• Rijksoverheid - Poduzetništvo
• CJEU, Cadbury Schweppes, C-196/04 (ECLI:EU:C:2006:544)
• Hoge Raad, ECLI:NL:HR:2021:1152
• PwC Worldwide Tax Summaries - Nizozemska
• ICLG - Zakoni i propisi o korporativnom upravljanju, Nizozemska