UBO-Register Niederlande: Compliance-Leitfaden 2026 für BVs

Ein einziges administratives Versäumnis bei Ihrer niederländischen Unternehmensregistrierung kann inzwischen ein anfängliches Bußgeld von €2.750 nach sich ziehen, selbst bei einem Erstverstoß. Da die Behörde für finanzielle und wirtschaftliche Integrität (DFEI) ihre aktiven Prüfungen im Jahr 2026 verstärkt, ist das Verständnis der Anforderungen an das UBO-Register in den Niederlanden nicht mehr bloß eine Formalität; es ist ein kritischer Bestandteil der operativen Sicherheit Ihres Unternehmens. Sie sind sich wahrscheinlich unsicher, wie sich die jüngsten Urteile der EU-Gerichte auf Ihre Privatsphäre auswirken oder wie zwischen direkter und indirekter Kontrolle zu unterscheiden ist. Dies ist eine häufige Sorge internationaler Gründer, die eine BV gründen möchten, ohne mit den komplexen niederländischen Geldwäschegesetzen in Konflikt zu geraten.

Dieser Leitfaden bietet eine präzise Übersicht über die aktuellen Registrierungsvorschriften, Beteiligungsschwellenwerte und verbindlichen Fristen, die Sie einhalten müssen. Wir erläutern den Schwellenwert von >25 % und die spezifische Frist von sieben Tagen zur Meldung von Änderungen an die Handelskammer (KVK). Indem Sie diesem Verfahrensplan folgen, stellen Sie sicher, dass Ihre Gesellschaft alle gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt und gleichzeitig die erforderlichen Unterlagen für die vorgeschriebene siebenjährige Aufbewahrungsfrist vorhält. Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen, um vollständige Compliance und eine erfolgreiche KVK-Registrierung zu gewährleisten.

Understanding the Dutch UBO Register Purpose and Legal Framework

Das niederländische UBO-Register ist eine zentrale Datenbank, die von der Kamer van Koophandel (KVK) verwaltet wird. Dieses Registrierungssystem dient der lokalen Umsetzung der vierten und fünften europäischen Geldwäscherichtlinie (AMLD). Sein Hauptziel ist die Schaffung von Transparenz bei den Unternehmenseigentumsverhältnissen, um Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und Steuerbetrug zu verhindern. Alle niederländischen juristischen Personen, einschließlich der Besloten Vennootschap (BV), Naamloze Vennootschap (NV) und Stiftungen (stichtingen), sind gesetzlich verpflichtet, mindestens einen wirtschaftlich Berechtigten einzutragen. Das Verständnis der wirtschaftlichen Eigentümerschaft ist für jeden Unternehmer unerlässlich, da sie die natürliche Person bestimmt, die eine rechtliche Struktur letztlich kontrolliert oder von ihr profitiert.

Regulatory Authority and the KVK Role

Die Kamer van Koophandel fungiert als Verwaltungsstelle für das Register und stellt sicher, dass die übermittelten Daten ordnungsgemäß verarbeitet und gespeichert werden. Obwohl die KVK den Prozess ermöglicht, prüft sie die Identität der UBOs nicht von sich aus; die rechtliche Verantwortung für die Identifizierung und Registrierung der korrekten Personen liegt allein bei den Geschäftsführern der Gesellschaft. Für 2026 beträgt die KVK-Registrierungsgebühr für eine neue Einheit weiterhin €85,15. Die Erfüllung der Anforderungen an das UBO-Register in den Niederlanden ist ein integraler Bestandteil des Prozesses zur Dutch BV formation. Wenn Sie diese Informationen während der Gründung nicht bereitstellen, vergibt die KVK keine Handelsregisternummer. Dies stellt sicher, dass jedes neue Unternehmen vom ersten Tag an mit einer transparenten Eigentümerstruktur in den niederländischen Markt eintritt.

Privacy Standards and Data Access in 2026

Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes im Zusammenhang mit dem Register haben sich infolge eines Urteils des Gerichtshofs der Europäischen Union (EuGH) aus dem Jahr 2022 erheblich gewandelt. Der Zugang zum Register steht der breiten Öffentlichkeit nicht mehr offen. Im Jahr 2026 sind UBO-Daten nur noch für "Verpflichtete" wie Banken, Notare und Angehörige von Rechtsberufen sowie für zuständige staatliche Behörden wie die Steuer- und Zollverwaltung (Belastingdienst) zugänglich. Eine ordnungsgemäße Einreichung gemäß den Anforderungen an das UBO-Register in den Niederlanden stellt sicher, dass diese Verpflichteten Ihren Unternehmensstatus ohne Verzögerungen überprüfen können. Obwohl die Öffentlichkeit Ihre Angaben nicht durchsuchen kann, enthält das Register weiterhin spezifische Informationen:

• Vollständiger rechtlicher Name sowie Geburtsmonat und -jahr
• Staatsangehörigkeit und Wohnsitzland
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses (z. B. prozentuale Beteiligung an den Geschäftsanteilen)

Die Beschränkung des Zugangs trägt dazu bei, das Bedürfnis nach finanzieller Transparenz mit der persönlichen Sicherheit von Unternehmensinhabern in Einklang zu bringen. Behörden nutzen diese Daten, um Steuererklärungen abzugleichen und verdächtige Finanzmuster aufzudecken. Selbst bei beschränktem Zugang ist die Richtigkeit der Daten von größter Bedeutung. Finanzinstitute eröffnen keine Geschäftskonten, wenn die UBO-Eintragungen unvollständig sind oder im Widerspruch zu anderen Unternehmensdokumenten stehen.

Kriterien zur Ermittlung des wirtschaftlichen Eigentümers für BVs

Die Identifizierung der richtigen Personen ist der technisch anspruchsvollste Teil bei der Erfüllung der Anforderungen an das UBO-Register in den Niederlanden. Nach niederländischem Recht ist ein UBO immer eine natürliche Person. Eine juristische Person, wie beispielsweise eine ausländische Holdinggesellschaft oder eine Stiftung, kann niemals als letztendlicher Eigentümer eingetragen werden. Wenn Ihre Dutch BV Teil eines komplexen Konzerns ist, müssen Sie jede Ebene der Struktur durchleuchten, bis Sie die Menschen identifizieren, die letztendlich begünstigt sind. Diese Transparenz ist für alle BV-Strukturen verpflichtend, unabhängig davon, ob die Gründer ihren Sitz in der EU oder im Ausland haben.

Schwellenwerte für direktes vs. indirektes Eigentum

Direktes Eigentum ist eindeutig; es bezieht sich auf eine Person, die Anteile oder Stimmrechte im eigenen Namen hält. Indirektes Eigentum liegt vor, wenn eine natürliche Person eine Holdinggesellschaft kontrolliert, die ihrerseits Eigentümerin der Dutch BV ist. Eine Person gilt als UBO, wenn sie direkt oder indirekt mehr als 25 % der Anteile hält, mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert oder auf andere Weise eine tatsächliche Kontrolle ausübt. Bei der Registrierung müssen Sie die genaue Bandbreite dieser Beteiligung angeben. Die KVK verwendet hierfür drei Kategorien: 25 % bis 50 %, 50 % bis 75 % und 75 % bis 100 %. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie diese Prozentsätze in einer mehrstufigen Struktur zu berechnen sind, können Sie eine Compliance-Prüfung durch unsere Spezialisten anfordern.

Der Pseudo-UBO: Statutarische Geschäftsführer

Die Erfüllung der Anforderungen des niederländischen UBO-Registers für Pseudo-UBOs ist ebenso obligatorisch wie für Standard-Eigentumsverhältnisse. Einige Unternehmen weisen stark verwässerte Eigentumsverhältnisse auf, bei denen keine einzelne Person mehr als 25 % hält. In diesen spezifischen Szenarien verlangt das Gesetz die Registrierung von Pseudo-UBOs. Dies sind in der Regel alle statutarischen Geschäftsführer des Unternehmens. Wird Ihre BV von einem gesellschaftsrechtlichen Geschäftsführer (Corporate Director) geleitet, so sind die Pseudo-UBOs die natürlichen Personen, die als Geschäftsführer dieser geschäftsführenden Einheit fungieren. Dieser Mechanismus stellt sicher, dass für jede niederländische Einheit eine eingetragene Person existiert, die für deren Handlungen rechenschaftspflichtig bleibt.

Pseudo-UBOs sind gewöhnlich die geschäftsführenden Direktoren, die bereits in Ihrem KVK-Unternehmensauszug aufgeführt sind. Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass ein Unternehmen das UBO-Register einfach leer lassen kann, wenn niemand die Eigentumsschwelle erreicht. Dies ist falsch und führt zu unmittelbarer Non-Compliance. Selbst wenn das Eigentum zu gleichen Teilen auf fünf Personen mit jeweils 20 % aufgeteilt ist, müssen die Geschäftsführer dennoch eingetragen werden, um die rechtliche Integrität der BV zu wahren. Dies gewährleistet, dass die Behörden stets einen Ansprechpartner für die Unternehmensverantwortung haben.

Anforderungen an das UBO-Register in den Niederlanden und Dokumentation

Das Zusammentragen der korrekten Nachweise ist Voraussetzung für eine erfolgreiche KVK-Einreichung. Während die Identifizierung des UBO der erste Schritt ist, verlangt die Handelskammer materielle Nachweise für jede im Antrag gemachte Angabe. Die Erfüllung der Anforderungen an das UBO-Register in den Niederlanden erfordert die Einreichung eines umfassenden Dossiers, das die Identität jeder Person und die genaue Art ihrer Kontrolle belegt. Für komplexe, mehrstufige Unternehmensstrukturen müssen Sie ein Organigramm vorlegen. Dieses Organigramm sollte den Eigentumsweg von der Dutch BV bis hin zu den endgültigen natürlichen Personen an der Spitze der Kette eindeutig veranschaulichen.

Pflichtangaben für die Registrierung

Das Register erfasst für jeden UBO bestimmte personenbezogene Daten. Sie müssen den vollständigen rechtlichen Namen, das Geburtsdatum und die Staatsangehörigkeit der Person angeben. Die Wohnanschrift und das Wohnsitzland müssen ebenfalls erfasst werden. Ein wesentlicher Bestandteil ist die Steuer-Identifikationsnummer. Für niederländische Einwohner ist dies die Burgerservicenummer (BSN). Für nichtansässige Gründer müssen Sie die ausländische Steuer-Identifikationsnummer (TIN) ihres Wohnsitzlandes angeben. Genauigkeit ist hierbei entscheidend; Abweichungen zwischen diesen Angaben und den vorgelegten Ausweisdokumenten führen zu einer Ablehnung der Einreichung.

Erforderliche Belege

Unterlagen müssen im Original oder als beglaubigte Kopien vorliegen. Eine wesentliche Voraussetzung ist eine Kopie des Gesellschafterregisters, welche die Verteilung des Kapitals und der Stimmrechte bestätigt. Zudem müssen Sie hochwertige Kopien gültiger Reisepässe oder Personalausweise einreichen. Werden diese Dokumente aus dem Ausland bereitgestellt, müssen sie notariell beglaubigt sein, um ihre Echtheit zu bestätigen. Für Gründer mit Sitz außerhalb der EU verlangt die KVK häufig, dass Dokumente legalisiert sind oder eine Apostille tragen. Dies ist ein Standardbestandteil des Prozesses zur Gründung einer Dutch BV bei Nutzung des Verfahrens über eine legalisierte Vollmacht.

Wenn Sie Pseudo-UBOs registrieren, müssen Sie notariell beglaubigte Erklärungen beifügen, die deren Status als satzungsmäßige Geschäftsführer bestätigen. Die KVK verlangt dies, um sicherzustellen, dass keine Person mit einer Beteiligung von >25% übergangen wurde. Nach der Registrierung müssen alle Nachweise in den Unternehmensunterlagen aufbewahrt werden. Das niederländische Recht schreibt eine 7-jährige Aufbewahrungsfrist für alle Unternehmensunterlagen im Zusammenhang mit der UBO-Identifizierung vor. Die geordnete Aufbewahrung dieser Unterlagen stellt sicher, dass Sie künftige Anfragen des Amts für finanzielle und wirtschaftliche Integrität oder Ihres Bankpartners zügig beantworten können.

Fristen für die Aktualisierung und Sanktionen bei Nichteinhaltung

Compliance ist keine einmalige Aufgabe, die mit der Gründung abgeschlossen ist. Während die Erstregistrierung innerhalb von 8 Tagen nach der Gründung Ihres Unternehmens erfolgen muss, ist die Erfüllung der Anforderungen an das niederländische UBO-Register eine fortlaufende gesetzliche Verpflichtung. Die niederländische Steuerverwaltung (Belastingdienst) und das Amt für finanzielle und wirtschaftliche Integrität gleichen UBO-Daten aktiv mit Körperschaftsteuererklärungen und Jahresabschlüssen ab. Abweichungen zwischen diesen Unterlagen können unmittelbare Prüfungen oder Auskunftsersuchen nach sich ziehen, da die niederländische Regierung der Genauigkeit ihrer Systeme zur finanziellen Transparenz höchste Priorität einräumt.

Meldung von Änderungen der Eigentumsverhältnisse

Jede Änderung der Eigentümerstruktur oder der persönlichen Daten einer eingetragenen Person muss der KVK innerhalb von 7 Tagen nach dem offiziellen Wirksamwerden der Änderung gemeldet werden. Diese Anforderung umfasst Anteilsübertragungen, durch die Beteiligungsquoten die 25%-Schwelle überschreiten oder unterschreiten, die Ernennung neuer satzungsmäßiger Geschäftsführer (Pseudo-UBOs) oder Änderungen der Wohnanschrift eines UBOs. Es ist zweckmäßig, diese Aktualisierungen mit Ihren allgemeinen Buchhaltungsabläufen für die Dutch BV abzustimmen, um sicherzustellen, dass Ihr internes Gesellschafterregister lückenlos mit der öffentlichen Eintragung synchronisiert bleibt. Das Versäumen dieser 7-Tage-Frist ist eine häufige Ursache für behördliche Verwarnungen bei internationalen Unternehmern.

Durchsetzung und finanzielle Sanktionen

Die Nichteinhaltung der UBO-Vorschriften wird nach dem Gesetz über Wirtschaftsstraftaten als Wirtschaftsdelikt eingestuft. Bei einem Erstverstoß beginnt das Bußgeld in der Regel bei €2.750. Wird der Verstoß nicht behoben oder kommt es zu wiederholten Verstößen, können die Strafen bis zu einem gesetzlichen Höchstbetrag von €27.500 ansteigen. Über diese direkten finanziellen Kosten hinaus kann die anhaltende Nichtführung eines korrekten Registers zur strafrechtlichen Verfolgung der Geschäftsführer führen. Dies kann den Ruf eines Geschäftsführers dauerhaft schädigen und seine Fähigkeit beeinträchtigen, künftige "Fit and proper"-Prüfungen zu bestehen, die für finanzielle oder rechtliche Funktionen in den Niederlanden erforderlich sind.

Die betrieblichen Risiken wiegen oft schwerer als die Bußgelder selbst. Niederländische Banken arbeiten nach strengen "Know Your Customer"-Protokollen und sind gesetzlich verpflichtet, jede im UBO-Register festgestellte "Diskrepanz" zu melden. Stellt eine Bank fest, dass Ihre registrierten UBO-Daten veraltet sind oder nicht mit den Angaben in Ihrer Firmenkontoakte übereinstimmen, kann sie Ihre Geschäftskonten einfrieren. Dies kann zu einem vollständigen Stillstand der Geschäftstätigkeit führen und Gehaltsabrechnungen sowie Lieferantenzahlungen beeinträchtigen. Die Führung korrekter Unterlagen ist daher eine Frage der finanziellen Stabilität und nicht bloß der rechtlichen Pflichterfüllung.

Professionelle Unterstützung bei der UBO-Compliance für ausländische Gründer

Intercompany Solutions verwaltet die UBO-Registrierung als Kernbestandteil des Prozesses zur Gründung einer Dutch BV. Für internationale Unternehmer besteht die primäre Herausforderung darin, die Anforderungen an das niederländische UBO-Register zu erfüllen, ohne im Land physisch anwesend zu sein. Wir nutzen den Weg über eine legalisierte Vollmacht (Power of Attorney, POA), um diese Lücke zu schließen, sodass Gründer aus Nicht-EU- und EU-Ländern ihr Unternehmen aus der Ferne gründen und alle gesetzlichen Pflichten erfüllen können. Dadurch wird gewährleistet, dass Ihre Eigentümerstruktur ab dem Moment der Unterzeichnung der Gründungsurkunde transparent und gesetzeskonform ist.

Das Verfahren mit legalisierter Vollmacht

Spezialisten unserer Kanzlei bereiten die erforderlichen Gründungs- und UBO-Dokumente in den Niederlanden vor und senden diese anschließend an den Gründer in dessen Wohnsitzland. Nachdem der Gründer die lokale notarielle Beglaubigung vollzogen und die erforderliche Legalisation oder Apostille eingeholt hat, werden die physischen Dokumente an unser Büro zurückgesendet. Diese Vollmacht erteilt uns die rechtliche Befugnis, in Ihrem Namen vor einem niederländischen Notar und der Handelskammer zu handeln. Wir kümmern uns um die technischen Details, einschließlich der Bestätigung des Mindeststammkapitals von €1 und der Begleichung der KVK-Registrierungsgebühr von €85.15. Dieser Weg der Fernabwicklung macht einen physischen Besuch bei einem niederländischen Notar oder einem KVK-Büro überflüssig, was für nicht ansässige Geschäftsführer unerlässlich ist. Um die Vorteile des internationalen Lebens weiter zu erkunden, können Sie Spaindinavia entdecken für außergewöhnliche Immobilienverkäufe und -vermietungen in den Regionen Costa Cálida und Costa Blanca.

Compliance endet nicht mit der anfänglichen Gründung; es handelt sich um eine dynamische Anforderung, die sich über die gesamte Lebensdauer des Unternehmens erstreckt. Unsere Corporate-Secretarial-Dienstleistungen sind darauf ausgelegt, Ihre Unternehmensstruktur auf alle Änderungen hin zu überwachen, die sich auf Ihren UBO-Status auswirken könnten. Wenn eine Anteilsübertragung oder eine Änderung der Wohnadresse erfolgt, stellen wir sicher, dass die Aktualisierung innerhalb der obligatorischen 7-Tage-Frist an die KVK gemeldet wird. Diese proaktive Verwaltung ist unerlässlich, um die Vorgaben zur CIT-Compliance in den Niederlanden zu erfüllen, da die Belastingdienst die UBO-Daten häufig im Rahmen von Körperschaftsteuerveranlagungen überprüft.

Unser Team bietet eine 24-Stunden-Reaktionszeit für alle compliancebezogenen Anfragen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen stets einen einwandfreien Status behält. Wir sind darauf spezialisiert, Organigramme für internationale Holdings zu erstellen und sicherzustellen, dass sie die spezifischen Transparenzstandards erfüllen, die von der KVK verlangt werden. Indem Sie Ihre Corporate-Secretarial-Anforderungen zentralisieren, um die Anforderungen an das UBO-Register in den Niederlanden zu erfüllen, reduzieren Sie das Risiko von Verwaltungsgeldbußen und wahren die gesetzliche 7-jährige Aufbewahrungsfrist nach niederländischem Recht. Dieser strukturierte Ansatz bietet die verfahrenstechnische Klarheit, die für die rechtssichere Führung einer niederländischen Einheit erforderlich ist.

Sicherung Ihrer niederländischen Geschäftsaktivitäten für 2026

Die strikte Einhaltung der Anforderungen an das UBO-Register in den Niederlanden stellt sicher, dass Ihre BV ohne das Risiko von Verwaltungsgeldbußen oder Störungen im Bankverkehr agiert. Indem Sie natürliche Personen, die die Eigentumsschwelle von >25% erreichen, präzise identifizieren und verifizierte Unterlagen bei der KVK einreichen, schaffen Sie eine transparente Unternehmensgrundlage. Es ist von entscheidender Bedeutung, zu beachten, dass alle künftigen Änderungen an Ihrer Struktur, Ihren Wohnadressen oder personenbezogenen Daten innerhalb von sieben Tagen gemeldet werden müssen, um einen ordnungsgemäßen Status beim Amt für finanzielle und wirtschaftliche Integrität zu wahren.

Intercompany Solutions agiert als proaktiver Partner für internationale Gründer und bietet eine Remote-Gründung in 3-5 Werktagen mit einer 100%igen Zufriedenheitsgarantie. Wir übernehmen die technischen Komplexitäten Ihrer Registrierung, sodass Sie sich auf die Skalierung Ihres Unternehmens auf dem niederländischen Markt konzentrieren können. Unsere Spezialisten wickeln den Prozess über die legalisierte Vollmacht ab und stellen sicher, dass alle Unterlagen gemäß der gesetzlichen siebenjährigen Aufbewahrungsfrist geführt werden. Dieser strukturierte Ansatz bietet Ihnen die verfahrenstechnische Klarheit, die Sie für einen langfristigen Erfolg benötigen.

Zuletzt überprüft: August 2026

Häufig gestellte Fragen

Ist das niederländische UBO-Register im Jahr 2026 für jedermann öffentlich zugänglich?

Nein. Nach dem EuGH-Urteil von 2022 sind die Niederlande zu einem Modell mit beschränktem Zugang übergegangen. Der Zugriff ist auf Behörden und „Verpflichtete“ wie Banken und Notare beschränkt. Die breite Öffentlichkeit kann die Datenbank nicht durchsuchen. Diese Änderung schützt die Privatsphäre von Unternehmensinhabern, während Strafverfolgungsbehörden weiterhin finanzielle Transparenz wahren können. Behörden nutzen diese Daten speziell, um potenzielle Finanzstraftaten zu untersuchen und Unternehmensstrukturen bei standardmäßigen Compliance-Prüfungen zu überprüfen.

Welcher Mindesteigentumsanteil ist erforderlich, um in den Niederlanden als UBO zu gelten?

Der Schwellenwert liegt bei mehr als 25 %. Dies umfasst das direkte oder indirekte Eigentum an Anteilen, Stimmrechten oder Eigentumsanteilen. Es ist wichtig, zwischen genau 25 % und „mehr als 25 %“ zu unterscheiden. Wenn ein Anteilseigner genau 25 % hält, erfüllt er dieses spezifische Kriterium der Anforderungen des niederländischen UBO-Registers nicht. Nur Personen, die diesen Prozentsatz überschreiten, werden als Eigentümer eingetragen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur Personen mit maßgeblicher Kontrolle formell im Register aufgeführt sind.

Kann eine Person mit Wohnsitz außerhalb der EU als UBO für eine Dutch BV eingetragen werden?

Ja, Personen mit Wohnsitz außerhalb der EU sind berechtigt und verpflichtet, registriert zu werden, wenn sie die Eigentumskriterien erfüllen. Das Register erfasst die kontrollierende natürliche Person unabhängig von ihrer Staatsangehörigkeit oder ihrem Wohnsitz. Nicht ansässige UBOs müssen beim Anmeldeverfahren eine ausländische Steueridentifikationsnummer (TIN) sowie gültige, oft notariell beglaubigte Ausweisdokumente aus ihrem Heimatland vorlegen. Dies ermöglicht es internationalen Unternehmern, das vollständige Eigentum an ihren niederländischen Unternehmen aus der Ferne zu halten.

Was geschieht, wenn ein niederländisches Unternehmen keinen Eigentümer mit mehr als 25 % der Anteile hat?

In diesem Fall muss das Unternehmen „Pseudo-UBOs“ registrieren. Bei diesen Personen handelt es sich um alle satzungsgemäßen Geschäftsführer der juristischen Person. Dadurch wird gewährleistet, dass für jede BV eine registrierte natürliche Person erfasst ist, die rechenschaftspflichtig bleibt. Ist ein Geschäftsführer eine andere juristische Person, werden die natürlichen Personen eingetragen, die diese Muttergesellschaft leiten. Dies verhindert, dass ein niederländisches Unternehmen mit anonymer Führung operiert. Es ist eine obligatorische Auffanglösung für Unternehmen mit stark gestreutem Anteilskapital unter vielen Kleinanlegern.

Gibt es bei der Handelskammer spezielle Gebühren für die UBO-Registrierung?

Nein, es gibt keine gesonderte Gebühr speziell für die UBO-Registrierung. Der Prozess ist in die allgemeine Unternehmensregistrierung bei der KVK integriert. Für 2026 beträgt die einmalige Registrierungsgebühr für eine neue niederländische Rechtsperson €85.15. Diese Gebühr deckt das gesamte Gründungspaket ab, einschließlich der Eintragung in das Handelsregister und der für die Aktivierung des Unternehmens erforderlichen ersten UBO-Meldung. Nachträgliche Aktualisierungen der UBO-Angaben werden im Allgemeinen ohne zusätzliche staatliche Gebühren bearbeitet.

Wie viel Zeit habe ich, um der KVK eine Änderung der UBO-Angaben zu melden?

Sie müssen jede Änderung innerhalb von sieben Tagen melden. Diese Frist gilt für Änderungen von Eigentumsanteilen, Wohnsitzen oder die Ernennung neuer satzungsgemäßer Geschäftsführer. Die Nichtaktualisierung des Registers innerhalb dieses einwöchigen Zeitfensters gilt als Wirtschaftsdelikt. Sie kann zu verwaltungsrechtlichen Verwarnungen oder Bußgeldern führen und dazu führen, dass Ihre Bank Ihre Geschäftskonten wegen Nichteinhaltung der Vorschriften sperrt. Eine unverzügliche Meldung ist unerlässlich, um die Handlungsfähigkeit Ihres Unternehmens aufrechtzuerhalten.

Benötige ich einen niederländischen Notar, um meine UBO-Angaben zu registrieren?

Nicht zwingend für die Registrierung selbst, aber für die Gründung der BV ist ein Notar erforderlich. Während des Gründungsprozesses überprüft der Notar die UBO-Daten und übermittelt sie an die KVK. Wenn Sie ein nicht ansässiger Gründer sind und eine Vollmacht nutzen, beglaubigt Ihr Notar vor Ort die Dokumente. Unsere Kanzlei nutzt diese beglaubigten Kopien anschließend, um die Registrierung in den Niederlanden abzuschließen. Dies stellt sicher, dass das Identifizierungsverfahren den hohen Anforderungen des niederländischen Gesellschaftsrechts entspricht.

Ist die UBO-Registrierung für eine ruhende Dutch BV obligatorisch?

Ja, die Anforderungen des UBO-Registers der Niederlande gelten für alle aktiven und ruhenden BVs. Solange die juristische Person im KVK-Handelsregister eingetragen ist, müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten erfasst sein. Das Ruhen der Geschäftstätigkeit befreit ein Unternehmen nicht von den niederländischen Geldwäschegesetzen oder der Verpflichtung, genaue Eigentumsunterlagen zu führen. Die Nichteinhaltung kann zu Bußgeldern führen, selbst wenn das Unternehmen keine Handelsaktivitäten ausübt. Geschäftsführer müssen sicherstellen, dass die Daten unabhängig vom operativen Status des Unternehmens stets aktuell bleiben.

Quellen

• KVK - Registering with the Dutch Business Register
• Business.gov.nl - Private limited company (bv)
• Burgerlijk Wetboek Boek 2 (Dutch Civil Code, legal entities)
• Rijksoverheid - Ondernemen
• ICS Payroll - Dutch payroll services
• Belastingdienst - Payroll taxes (loonheffingen)
• UWV - Employer obligations
• CJEU, Cadbury Schweppes, C-196/04 (ECLI:EU:C:2006:544)
• Hoge Raad, ECLI:NL:HR:2021:1152
• PwC Worldwide Tax Summaries - Netherlands
• ICLG - Corporate Governance Laws and Regulations, Netherlands