Регистрация на нидерландска компания от чужбина: Практическо ръководство за 2026 г.

Учредяването на Dutch BV невинаги изисква пътуване до Нидерландия. В много случаи учредителите могат да регистрират нидерландско дружество от чужбина, като подготвят необходимите документи и организират нотариус да изповяда учредителния акт. За учредители извън ЕС стандартната дистанционна процедура използва легализирано пълномощно. Точният процес зависи от пребиваването на учредителя и структурата на собственост.

Разбираемо е да не сте сигурни кои документи се нуждаят от нотариална заверка или легализация, или дали чуждестранните документи за самоличност и фирмени документи биха могли да повлияят на процеса. Можете да избегнете предотвратими забавяния, като установите тези изисквания, преди да организирате подписването или легализацията.

Това ръководство обяснява как да изберете път за регистрация, да подготвите документи за нотариуса и да планирате стъпките след учредяването. То също така обхваща регистрацията в KVK, декларирането на UBO, данъчните регистрации и текущото водене на документация. Изискванията могат да варират според вашите обстоятелства, затова потвърдете подробностите за вашия случай с нотариуса и съответните органи.

Какво означава регистрация на нидерландска компания от чужбина?

Дистанционната регистрация означава завършване на приложимия процес по учредяване без пътуване до Нидерландия. Това не означава непременно, че всяка стъпка се извършва онлайн. За учредяването на нидерландско дружество с ограничена отговорност, или Besloten Vennootschap (BV), нидерландски нотариус изготвя и изповядва учредителния акт. Това ръководство се фокусира върху учредяването на BV, а не върху процедурите по регистрация на всяка нидерландска правна форма.

Процедурата зависи от местното пребиваване на учредителя, структурата на собствеността и необходимите документи. Например, ако чуждестранно дружество ще притежава дялове, нотариусът може да изиска фирмени документи, както и идентификация на физическите лица. Преди да организирате подписването или легализацията, поискайте от нотариуса да потвърди документите и начина на подписване, изисквани за вашия случай. Нотариусът и компетентните органи определят приложимите изисквания.

Необходимо ли е чуждестранният учредител да посещава Нидерландия?

Не винаги. Стандартният дистанционен път за учредяване на BV за учредители извън ЕС използва легализирано пълномощно. След това нотариусът може да изповяда акта, без учредителят да пътува до Нидерландия за тази стъпка. Необходимата легализация и придружителни документи зависят от това къде са издадени документите и от преценката на нотариуса. Дистанционната регистрация не означава непременно, че всяка стъпка се извършва чрез видеовръзка или онлайн процес.

Кои нидерландски правни форми изискват нотариус?

За учредяването на BV, NV или stichting се изисква нотариус. Другите често срещани форми, изброени по-долу, не изискват нотариус за своето учредяване. Изберете правна форма въз основа на планираната стопанска дейност и структура на собствеността, а не просто според това дали учредителят е базиран в чужбина. Вижте ръководството на Business.gov.nl за избор на бизнес структура за официален преглед.

Правна форма	Изисква ли се нотариус за учредяването?
BV	Да
NV	Да
Stichting	Да
Eenmanszaak	Не
VOF	Не
CV	Не
Maatschap	Не

Тези различия са от значение, тъй като дистанционната нотариална процедура в това ръководство се прилага за учредяване на BV. Преди да регистрирате нидерландска компания от чужбина, проверете дали BV е подходяща за планираната от вас структура, след което попитайте нотариуса кои документи и условия за подписване се прилагат за вашите обстоятелства.

Как работи дистанционната регистрация на Dutch BV за чуждестранни учредители?

Дистанционното учредяване обикновено включва подготовка на изисканата от нотариуса информация, извършване на необходимата легализация, изповядване на акта и организиране на вписването в Нидерландската търговска камара (KVK). Нотариусът изготвя и изповядва акта за BV. Регистрацията в KVK следва като отделна стъпка. Потвърдете с нотариуса кой ще подаде заявлението за регистрация и дали е необходимо да предоставите нещо допълнително. Официалният правителствен контролен списък предоставя по-широк преглед на стартирането на бизнес в Нидерландия.

Учредителите извън ЕС, използващи стандартния дистанционен ред, могат да завършат процеса, без да пътуват до Нидерландия, чрез използване на легализирано пълномощно. Изискванията зависят от държавата на учредителя и конкретните обстоятелства. Потвърдете ги с нотариуса преди подписване или изпращане на документи. Няма универсален срок за изпълнение, който да е валиден за всеки случай.

Как функционира процедурата с легализирано пълномощно?

Пълномощното упълномощава представител да действа от името на учредителя по време на процеса по учредяване. Документът трябва да бъде легализиран според изискванията за държавата на учредителя и приет от нотариуса. След това нидерландският нотариус изповядва акта. Попитайте нотариуса кой метод на легализация е приложим, къде трябва да бъде оформен документът и дали са необходими други формалности.

Какви документи трябва да подготви учредителят?

Започнете със събиране на данни за самоличността на участващите лица и точна информация за предложената структура на собствеността. Ако юридическо лице ще притежава дялове, нотариусът може да изиска и информация за това дружество и неговите собственици. Това е предварителен контролен списък, а не универсален списък с документи. Попитайте нотариуса кои документи се изискват, в какъв формат трябва да бъдат и дали е необходима заверка, легализация или превод.

• Съберете: изисканата информация за самоличността и собствеността за предложеното BV.
• Проверете: дали някой документ, издаден в чужбина, се нуждае от легализация, заверка или превод.
• Потвърдете: организацията на подписването и текста на пълномощното с нотариуса, преди да организирате полагането на подписи.
• Попълнете: контролния списък за учредяване за вашия случай и изяснете липсващите или несъответстващи данни, преди актът да бъде изготвен.

Ранната подготовка на документите помага за изясняване на въпросите, преди актът да бъде готов. Ако не сте сигурни коя процедура или документи са приложими, можете да обсъдите процеса по учредяване, преди да продължите.

Кой път за регистрация е подходящ за учредители от ЕС и извън ЕС?

Процедурата зависи от това къде живее учредителят, къде са издадени документите му и каква ще бъде структурата на собственост на BV. Стандартният дистанционен ред за учредители извън ЕС използва легализирано пълномощно, така че нидерландският нотариус да може да изповяда акта, без учредителят да пътува. За учредители от ЕС и при други обстоятелства не приемайте автоматично, че се прилага същият процес за документи или подписване. Поискайте от нотариуса да разгледа вашия случай, преди да подготвяте документи.

BV е нидерландска форма с ограничена отговорност, но не е автоматично най-подходящият избор за всеки бизнес. Обмислете планираната структура на собственост и оперативна дейност, преди да продължите. Това ръководство за учредяване на Dutch BV обяснява процеса на учредяване, докато ръководството за стартиране на бизнес в Нидерландия предоставя по-широк контекст относно правните форми.

Процедура	Какво се предвижда	Какво да се потвърди
Учредител извън ЕС, използващ дистанционната процедура	Стандартният дистанционен ред използва легализирано пълномощно. Нотариусът изповядва акта за BV и учредителят не пътува до Нидерландия за тази стъпка.	Нотариусът потвърждава необходимите документи и метода на легализация за държавата на учредителя, както и всички изисквания, произтичащи от структурата на собствеността.
Други дистанционни случаи, включително учредители, базирани в ЕС	Дистанционното провеждане може да е възможно, но не бива да се приема, че процедурата с пълномощно за лица извън ЕС се прилага без промени.	Попитайте нотариуса какъв метод на подписване, документи и формалности се прилагат за местното пребиваване и обстоятелствата на учредителя.
Лично учредяване	Учредителят пътува до Нидерландия, за да участва лично в нотариалната процедура.	Потвърдете с нотариуса дали този път е подходящ и кои документи остават задължителни. Личното присъствие не отменя изискванията за документи.

Какво се променя за учредител извън ЕС, който се регистрира дистанционно?

Легализираното пълномощно е стандартният дистанционен ред за учредител извън ЕС. Местното пребиваване, произходът на документите и по-сложната акционерна структура могат да повлияят на подготовката, затова нотариусът трябва да потвърди изискванията за вашия случай. Въпросите, свързани с имиграцията или пребиваването, са отделни от процедурата по учредяване и не следва да се разглеждат като автоматични изисквания за създаване на BV.

Кога учредителят трябва да сравни BV с друга правна форма?

Сравнете структурите, ако за планирания от вас бизнес или схема на собственост може да не е необходимо BV. За BV, NV и stichting се изисква нотариус; за eenmanszaak, VOF, CV и maatschap не се изисква. Правилният избор зависи от планираната структура и трябва да се разглежда независимо от това дали учредяването може да се извърши дистанционно.

За да регистрирате нидерландска компания от чужбина, потвърдете както желаната правна форма, така и изискванията на нотариуса за вашата процедура. Единствено местното пребиваване не определя коя структура или процес са подходящи за вас.

Какво трябва да уредят учредителите след регистрация на Dutch BV?

Учредяването е началото на административните задължения на BV, а не краят на процеса. Проверете дали данните на дружеството в KVK са правилни, потвърдете как са вписани неговите действителни собственици (UBO) и преценете кои данъчни регистрации се прилагат за неговата дейност. Включете регистрацията в KVK, информацията за UBO, ДДС и текущото водене на документация в списъка си за последващи действия като отделни задачи.

Кои задължения към KVK и относно UBO следват учредяването?

Потвърдете, че BV е вписано в регистъра на Нидерландската търговска камара (KVK) и че регистрираната информация е точна. Задължителният референтен текст е „BV minimum capital €0.01“ и „KVK registration fee €85.15 (2026, one-time)“. Проверете информацията на KVK за таксите за регистрация за актуални подробности.

Нотариусът извършва първоначалната регистрация на UBO като част от процеса по учредяване. Задължителният референтен текст е „UBO threshold >25%“. Прегледайте насоките на KVK за UBO, за да определите кои лица отговарят на условията. За последващи актуализации използвайте текста „UBO changes reported within 7 days“. Поддържайте информацията за собствеността актуална и съгласувайте подробностите по отчитането с KVK, ако собствеността или контролът върху дружеството се променят.

Какви стъпки по отношение на данъците и воденето на документация трябва да планират учредителите?

Регистрацията по ДДС зависи от дейността и обстоятелствата около BV. Проверете указанията на Belastingdienst относно ДДС ставките преди издаване на фактури. Задължителният текст за ставките е „VAT rates 21%/9%/0%“; приложимата ставка зависи от сделката. За дружества с чуждестранна собственост използвайте текста „VAT for foreign-owned entities typically 6-8 weeks“ при планиране на регистрацията и проверете приложимите изисквания пред Belastingdienst.

Съхранявайте фирмената документация в надлежен вид. Задължителният текст за съхранение е „records retained 7 years (10 for immovable property)“. Проверете указанията на Belastingdienst за водене на документация за правилата, приложими за Вашите архиви. Всяко BV трябва също така да изготвя и подава годишни финансови отчети. Задължителният текст за подаване е „annual accounts filed with KVK within 12 months of year-end“.

За корпоративния данък използвайте задължителния текст „CIT 19% up to €200,000 and 25.8% above“. Потвърдете задълженията за отчитане и плащане на дружеството пред Belastingdienst, тъй като те зависят от неговите обстоятелства. Ако регистрирате нидерландско дружество от чужбина, разпределете отговорността за тези последващи задачи отрано, особено когато документацията и информацията за собствеността се намират в различни държави.

Как специалист може да съдейства за регистрация от чужбина?

Координацията може да помогне, когато учредителите събират документи за самоличност и собственост от различни държави, организират легализация и комуникират с нидерландски нотариус. Специалист може да съдейства за организирането на учредителните документи и да координира учредяването и последващите действия по регистрацията в KVK. Това съдействие не замества ролята на нотариуса: нотариусът изготвя и изповядва учредителния акт, а нотариусът и съответните органи определят изискванията според обстоятелствата на всеки учредител.

Преди да изберете подкрепа, изяснете кои стъпки ще бъдат координирани и кои остават ваша отговорност. Изискванията могат да зависят от вашето местожителство, структурата на собственост, произхода на документите ви и предвиденото BV. Обсъдете времевия график, след като тези детайли бъдат прегледани.

Какво трябва да потвърдят учредителите, преди да изберат съдействие за учредяване?

Попитайте кой ще координира действията с нотариуса, кой ще проверява изискванията за легализация на документите и кой ще следи регистрацията в KVK. Изяснете какво обхваща помощта, каква информация или подписи трябва да предоставите и кой ще отговаря на въпросите от страна на нотариуса или властите. Изискайте актуален график, след като структурата на собственост и изискванията за документите бъдат прегледани, вместо да разчитате на обща прогноза.

Какво трябва да изясни първата консултация?

Подгответе кратко описание на вашето местно пребиваване, предложените акционери и собственост, планираната стопанска дейност и предпочитаната правна форма. Попитайте какви документи за самоличност или собственост са необходими, дали документите от вашата държава изискват легализация и дали може да са необходими преводи. Тези подробности помагат да се формулират въпросите към нотариуса, който потвърждава изискванията за вашия случай.

За учредители, които планират да регистрират нидерландско дружество от чужбина, Intercompany Solutions съдейства при учредяване на Dutch BV, дистанционно инкорпориране, изготвяне на правна документация и регистрация в KVK, като предлага също подаване на заявления за ДДС и текуща подкрепа за съответствие. Подходящият подход зависи от вашите обстоятелства. Една консултация може да помогне за изясняване на стъпките, преди да започне нотариалната процедура.

Подгответе следващите си стъпки с яснота

За да регистрирате нидерландско дружество от чужбина, първо потвърдете, че BV отговаря на предвидената от вас структура на собственост и дейност. След това установете кой път за учредяване е приложим за вашето пребиваване и документи. За учредители извън ЕС стандартният дистанционен път използва легализирано пълномощно, като нидерландският нотариус оформя учредителния акт. Поискайте от нотариуса да потвърди документите и метода на легализация, изисквани за вашите обстоятелства.

Планирайте и стъпките, които следват учредяването. Регистрацията в KVK, данните за UBO, всяка приложима регистрация по ДДС и текущото водене на отчетност изискват внимание. Своевременното събиране на информация за самоличността и собствеността може да ви помогне да изясните изискванията, преди да започне нотариалният процес.

Intercompany Solutions съдейства на международни предприемачи при дистанционно учредяване на Dutch BV, включително правна документация и регистрация в KVK. Първоначалната консултация може да помогне за изясняване на вашия път и въпросите, които трябва да бъдат потвърдени с нотариуса и органите.

След като пътят и изискванията за документите са установени от самото начало, можете да преминете през учредяването с по-ясен план.

Често задавани въпроси

Мога ли да регистрирам Dutch BV от чужбина, без да пътувам до Нидерландия?

Да, Dutch BV по правило може да бъде учредено дистанционно, в зависимост от обстоятелствата на учредителя и изискванията на нотариуса. За учредители извън ЕС стандартният дистанционен път използва легализирано пълномощно, което позволява на нотариуса да оформи учредителния акт, без учредителят да пътува до Нидерландия. Дистанционното учредяване не означава непременно онлайн или видео процес. Потвърдете организацията по подписването и документите с нотариуса, извършващ учредяването.

Как действа легализираното пълномощно за учредител извън ЕС?

Пълномощното упълномощава представител да действа от името на учредителя по време на процеса по учредяване. Съгласно стандартния дистанционен път за учредители извън ЕС документът се легализира според изискванията и нидерландският нотариус оформя учредителния акт на BV. Точният метод за легализация зависи от държавата, в която е издаден документът. Преди да организирате легализацията, поискайте от нотариуса да потвърди текста, процеса на подписване и придружаващите документи.

Какви документи са ми необходими за регистрация на нидерландско дружество от чужбина?

Документите зависят от учредителя, структурата на собственост и държавата на произход. Бъдете готови да предоставите данни за самоличност и подробности относно предложените акционери и собствеността. Ако юридическо лице ще притежава дялове, нотариусът може също да изиска информация за това образувание. Няма универсален списък с документи. Попитайте нотариуса дали документите се нуждаят от заверка, легализация или превод, преди да ги изпратите или да подпишете пълномощно.

Изисква ли Dutch BV нотариус, ако всички учредители живеят в чужбина?

Да. За Dutch BV се изисква нидерландски нотариус, който да изготви и оформи учредителния акт, независимо къде живеят учредителите. Учредителите, живеещи в чужбина, могат да използват дистанционен път, но нотариалната стъпка все пак остава задължителна. За учредители извън ЕС стандартният дистанционен път използва легализирано пълномощно. Потвърдете процеса и формалностите по документите с нотариуса. Вижте ръководството за бизнес структури на Business.gov.nl.

Колко време отнема дистанционната регистрация на Dutch BV?

Няма единен надежден срок за всяко дистанционно учредяване. Необходимото време може да зависи от структурата на собственост, пълнотата на документите и необходимостта от легализация или превод. Поискайте актуална прогноза, след като нотариусът се запознае с вашите обстоятелства и документи. Избягвайте да разчитате на общи срокове за изпълнение, преди тези проверки да са приключили. Предварителното събиране на информация за самоличността и собствеността, както и своевременното уточняване на изискванията към документите, ще улеснят подготовката ви.

Може ли Dutch BV с чуждестранна собственост да се регистрира по ДДС?

Да, Dutch BV с чуждестранна собственост може да подаде заявление за регистрация по ДДС, когато дейността и обстоятелствата му налагат такава регистрация. Ставките на ДДС са 21%/9%/0%; приложимата ставка зависи от сделката. Регистрацията по ДДС за дружества с чуждестранна собственост обикновено отнема 6-8 седмици. Запознайте се с указанията за регистрация по ДДС на Belastingdienst, за да разберете процедурата и да проверите кои изисквания се прилагат за компанията.

Какво трябва да направя след регистрирането на моето нидерландско дружество?

Проверете данните на BV в KVK и информацията за UBO, след което потвърдете дали дейността му подлежи на регистрация по ДДС. Прагът за UBO е >25%; промените в UBO се заявяват в срок от 7 дни. Съхранявайте фирмената документация в съответствие с приложимите правила за съхранение и подавайте годишните финансови отчети в KVK в рамките на 12 месеца след приключването на финансовата година. За подробности вижте указанията на KVK относно UBO и информацията за годишните финансови отчети.

Източници

• KVK - Регистрация в нидерландския търговски регистър
• Business.gov.nl - Дружество с ограничена отговорност (bv)
• Burgerlijk Wetboek Boek 2 (Нидерландски граждански кодекс, юридически лица)
• Rijksoverheid - Предприемачество
• Belastingdienst - Ставки на корпоративния данък
• Belastingdienst - ДДС (btw) за предприемачи
• Европейска комисия - Правила и ставки за ДДС
• IND - Висококвалифициран мигрант
• IND - Разрешение за пребиваване за стартъп
• СЕС, Cadbury Schweppes, C-196/04 (ECLI:EU:C:2006:544)
• Hoge Raad, ECLI:NL:HR:2021:1152
• PwC Worldwide Tax Summaries - Нидерландия
• ICLG - Закони и разпоредби за корпоративно управление, Нидерландия