Дистанційне заснування нідерландської компанії: посібник із нотаріального посвідчення 2026

Нотаріальний процес дистанційного заснування компанії в Нідерландах зазвичай не означає підписання установчого акта з-за кордону. Для засновника з-поза меж ЄС, який використовує стандартний дистанційний спосіб, довіреність (PoA), підписана за кордоном, може уповноважити нідерландського нотаріуса посвідчити акт без необхідності поїздки засновника до Нідерландів. Головне полягає в тому, щоб розрізняти оформлення PoA та посвідчення нотаріусом установчого акта BV.

Цілком зрозуміло мати сумніви щодо того, які саме документи потребують нотаріального засвідчення, легалізації чи перекладу. Вимоги до PoA можуть залежати від країни, де вона підписується, та вказівок залученого нотаріуса, тому підтвердьте ці вимоги перед підписанням або оформленням засвідчення. Заснування через відеозв'язок не є стандартним способом для засновників-нерезидентів.

У цьому посібнику розглядається стандартний дистанційний спосіб для засновника з-поза меж ЄС, повноваження, які надає PoA, та питання, які слід узгодити перед підписанням. Також висвітлено, як громадянство, документи, що посвідчують особу, та структура власності можуть впливати на перелік документів, які вимагає нотаріус.

Чому нотаріальне посвідчення є частиною дистанційного заснування Dutch BV

Дистанційне заснування змінює спосіб надання документів засновником або надання повноважень особі діяти від його імені. Воно не скасовує нотаріальний етап: нідерландський нотаріус готує та посвідчує установчий акт, на підставі якого створюється BV. За стандартного дистанційного способу для засновника з-поза меж ЄС довіреність (PoA) може надати нотаріусу повноваження посвідчити акт без необхідності приїзду засновника до Нідерландів. Залучений нотаріус підтверджує, які формальності застосовуються до обставин засновника.

Що саме посвідчує нідерландський нотаріус під час заснування BV?

Основним нотаріальним документом є установчий акт, а не кожен документ, що подається під час процедури. Нотаріус також може вимагати документи, що посвідчують особу, декларації засновника, відомості про компанію та документи про повноваження, але вони відрізняються від самого акта. Зверніться до залученого нотаріуса, щоб уточнити, які документи потребують певної форми засвідчення та як саме ця форма називається. Роз'яснення KVK щодо заснування BV містить інформацію про вимогу щодо нотаріального акта. Besloten Vennootschap (BV) є нідерландською приватною компанією з обмеженою відповідальністю, яка розглядається в цьому посібнику.

Ця різниця є ключовою для нотаріального процесу дистанційного заснування компанії в Нідерландах: засновник може оформити довіреність за кордоном, тоді як нідерландський нотаріус посвідчує установчий акт. Необхідна форма PoA може залежати від юрисдикції засновника та вимог нотаріуса. Узгодьте ці деталі до підписання або організації легалізації.

Які організаційно-правові форми в Нідерландах вимагають нотаріального акта?

Нотаріальний акт вимагається для заснування BV, NV або stichting. Форми eenmanszaak, VOF, CV або maatschap не потребують залучення нотаріуса для свого створення. Ці структури відрізняються своїми юридичними наслідками та ступенем відповідальності, тому сама лише вимога щодо наявності нотаріуса не повинна визначати вибір відповідної форми. Загальний огляд процедури заснування BV можна знайти в цьому посібнику із заснування Dutch BV.

У разі дистанційного заснування BV чітко розмежовуйте документи: PoA надає повноваження на вчинення дій, супровідні документи містять запитувану нотаріусом інформацію, а нотаріальний акт засновує компанію. Узгоджуйте необхідні формальності щодо PoA та оформлення акта безпосередньо із залученим цивільним нотаріусом.

Як працює дистанційний процес нотаріального посвідчення Dutch BV за довіреністю

Для засновника не з ЄС, який використовує стандартну дистанційну процедуру, легалізована довіреність (Power of Attorney) дозволяє нідерландському нотаріусу здійснити кроки щодо реєстрації без необхідності поїздки засновника до Нідерландів. Точні формальності залежать від юрисдикції засновника та вимог діючого нотаріуса. Уточніть їх перед організацією підписання або легалізації. Нідерландські нотаріуси мають особливу роль у правових процедурах Нідерландів, тому не слід вважати, що документ, посвідчений нотаріусом в іншій країні, відповідає вимогам нідерландського нотаріуса. Дивіться Dutch civil-law notaries для отримання додаткової інформації про їхню роль.

Процес нотаріального посвідчення для дистанційної реєстрації нідерландської компанії зазвичай складається з таких етапів:

• 1. Надайте запитані дані. Передайте нотаріусу запропоновану інформацію про компанію та відомості про кожного засновника, акціонера та директора. Запитайте, які документи для посвідчення особи та супровідні документи потрібні для вашого випадку.
• 2. Перевірте проєкти документів. Звірте імена, адреси, частки володіння акціями та інші дані компанії з наданою інформацією. Усуньте розбіжності до підписання, щоб нотаріус міг підготувати акт, використовуючи узгоджену інформацію.
• 3. Оформіть повноваження. Підпишіть довіреність у спосіб, визначений діючим нотаріусом. Уточніть, чи повинна вона бути легалізована або перекладена, надана в оригіналі або підписана в певному форматі. Вимоги можуть різнитися залежно від юрисдикції та конкретної справи.
• 4. Нотаріус оформлює акт. Щойно нотаріус перевірить справу та прийме повноваження, він посвідчує установчий акт Dutch BV. За цієї процедури засновник не здійснює поїздку до Нідерландів. Довіреність (PoA) уповноважує на вчинення дій; вона сама по собі не засновує та не реєструє BV.

Що роблять засновник і нідерландський нотаріус

Засновник надає точну інформацію, відповідає на запити щодо документів та підписує довіреність згідно з інструкціями. Нотаріус розглядає справу, перевіряє, чи відповідають документи вимогам для даного випадку, готує установчий акт і посвідчує його. Перед підписанням PoA попросіть нотаріуса визначити, яких документів не вистачає. Не вважайте, що однаковий перелік документів застосовується до кожного засновника.

Як відомості про компанію переходять від перевірки до посвідчення акта

Інформація про компанію, акціонерів та директорів має збігатися в усіх матеріалах, поданих нотаріусу. Наприклад, різниця в написанні імені акціонера в документі, що посвідчує особу, та в документах компанії може вимагати уточнення. Нотаріус визначає, які докази та який формат є прийнятними. Роз'яснення KVK щодо створення BV надають загальний контекст щодо заснування Dutch BV, тоді як діючий нотаріус підтверджує вимоги для конкретної справи. Для отримання більш детальної інформації про заснування перегляньте цей Dutch company formation guide.

Дистанційна довіреність, особисте підписання або реєстрація по відеозв'язку: у чому різниця?

Спосіб підписання установчих документів Dutch BV залежить від ваших обставин і вимог діючого нотаріуса. Для засновників не з ЄС, які використовують стандартну дистанційну процедуру, легалізована довіреність (PoA) уповноважує нотаріуса посвідчити акт без необхідності поїздки засновника до Нідерландів. Особисте підписання та заснування по відеозв'язку можуть бути варіантами для обговорення, але не слід вважати, що вони підійдуть кожному засновнику.

Route	Founder presence	Authorization method	Who confirms eligibility?
Legalized Power of Attorney	Для стандартної дистанційної процедури для осіб не з ЄС засновник не здійснює поїздку до Нідерландів.	Засновник підписує PoA у формі, визначеній діючим нотаріусом. Легалізація чи інші формальності можуть залежати від юрисдикції засновника.	Діючий нідерландський нотаріус підтверджує необхідну форму та відповідність процедури даному випадку.
In-person signing	Засновник присутній особисто, якщо цей спосіб узгоджено з нотаріусом.	Засновник підписує документи згідно з інструкціями нотаріуса. Нотаріус підтверджує, які документи потребують підпису і в який спосіб.	Діючий нотаріус підтверджує домовленості та документи відповідно до обставин засновника.
Video incorporation	Засновник може брати участь дистанційно, лише якщо цей спосіб доступний і засновник відповідає застосовним вимогам.	Будь-які етапи цифрової ідентифікації та підписання мають бути прийняті діючим нотаріусом для конкретної реєстрації.	Діючий нотаріус підтверджує, чи відповідає засновник вимогам і чи можна використовувати цей спосіб.

Коли легалізована довіреність є практичним дистанційним способом?

Для засновника не з ЄС, який бажає завершити створення BV без поїздок, варіант із легалізованою PoA є стандартним дистанційним рішенням, описаним у цьому посібнику. PoA уповноважує на вчинення відповідних дій; вона сама по собі не засновує компанію. Перед підписанням попросіть нотаріуса уточнити необхідні формулювання та формальності підписання, а також чи потрібні легалізація, переклад або оригінал документа. Вимоги можуть відрізнятися залежно від юрисдикції, тому не слід вважати, що цей спосіб або його формальності автоматично застосовуються до кожного резидента чи засновника з ЄС.

Коли засновнику слід дізнатися про підписання особисто або в цифровому форматі?

Запитайте нотаріуса про особисте підписання, якщо ви можете бути присутніми й бажаєте безпосередньо зрозуміти, що саме ви підписуєте. Запитайте про заснування компанії за допомогою відеозв'язку, якщо бажаєте перевірити, чи доступна ця процедура для ваших конкретних обставин. Заснування компанії через відеозв'язок не є стандартним варіантом для засновників-нерезидентів. Інструкції KVK щодо заснування BV надають загальний контекст, але діючий нотаріус повинен підтвердити процедуру та формальності для вашої справи. Роль нідерландського цивільного нотаріуса відрізняється від ролі нотаріуса в іншій країні.

Використовуйте процес нотаріального посвідчення для дистанційного заснування нідерландської компанії як послідовність дій для узгодження з нотаріусом, а не як гарантію того, що кожна справа передбачає однакові кроки. Якщо ви бажаєте обговорити процедуру заснування Dutch BV, зв'яжіться з командою із заснування бізнесу.

Документи та формальності, які необхідно підтвердити перед дистанційним нотаріальним посвідченням

Готуйте пакет документів відповідно до інструкцій діючого нідерландського цивільного нотаріуса, а не за контрольним списком, скопійованим з досвіду іншого засновника. Вимоги можуть залежати від місця видачі документа, місця його підписання та деталей запланованої BV. Перш ніж організовувати підписання за кордоном, попросіть нотаріуса підтвердити перелік документів, формати та послідовність дій, необхідні для вашої справи. Ця підготовка є практичною частиною процесу нотаріального посвідчення для дистанційного заснування нідерландської компанії.

Як підготувати документи, що посвідчують особу, та корпоративну інформацію

Почніть із документів, що посвідчують особу, запитаних для кожного засновника, та заповненого опитувальника нотаріуса. Потім уточніть, які корпоративні відомості та підтвердні дані необхідні щодо потенційних акціонерів, директорів і структури власності. Точний перелік необхідних підтвердних документів залежить від конкретної справи, тому не розглядайте цю схему як універсальний перелік.

• Підтвердження особи: з'ясуйте, які саме документи вимагає нотаріус для кожної відповідної особи, а також чи приймаються копії або інший формат.
• Заповнений контрольний список: використовуйте власний опитувальник нотаріуса та з'ясуйте всі невирішені питання до підписання чи подання документів.
• Корпоративні дані та структура власності: уточніть запитувану інформацію щодо BV, акціонерів, директорів і планованої структури власності.
• Перевірка узгодженості даних: зіставте імена та інші відомості в усіх документах. Узгодьте з нотаріусом розбіжності в написанні чи даних до остаточного формування пакета документів.

Запитайте, чи потрібні нотаріусу додаткові підтвердні документи щодо певного акціонера, директора або структури власності. Вимоги можуть відрізнятися для різних засновників, навіть у межах однієї реєстраційної справи. Роз'яснення KVK щодо відкриття BV містять загальну інформацію про реєстрацію, але діючий нотаріус повинен підтвердити документи та формальності саме для вашого випадку.

Легалізація, переклад і формат підписання

Не слід вважати, що документ, виданий або підписаний за кордоном, може використовуватися в Нідерландах у його поточному вигляді. Запитайте діючого нотаріуса, чи потребує кожен документ легалізації, перекладу, надання оригіналу або особливого формату підписання. Відповідь може залежати від походження документа та вимог нотаріуса. Правила щодо апостиля, консульської легалізації та перекладу не слід вважати універсальними.

Узгодьте послідовність кроків перед підписанням. Запитайте, чи повинен нотаріус спочатку перевірити проект документа, чи має документ підписуватися певним способом і чи потрібне додаткове формальне оформлення перед його відправленням до Нідерландів. Це допоможе уникнути підписання або засвідчення, яке не відповідає вказівкам нотаріуса. Зберігайте письмові інструкції нотаріуса разом із контрольним списком документів, щоб перевірити кожен пункт перед поданням.

Після підписання акта: реєстрація в KVK та практичні наступні кроки

Посвідчення нотаріусом установчого акта та реєстрація BV у Торговельній палаті Нідерландів (KVK) є окремими етапами. Посвідчення акта є ключовою частиною процесу нотаріального посвідчення для дистанційного заснування нідерландської компанії, але не слід вважати, що цим завершуються всі реєстраційні процедури. До посвідчення акта уточніть у діючого нотаріуса, хто подаватиме реєстраційні документи до KVK, які відомості чи документи ще потрібні та яке підтвердження ви отримаєте після опрацювання реєстрації.

Що відбувається після посвідчення акта нотаріусом?

Роз'яснення KVK щодо створення BV описують роль нотаріального акта та реєстрації в KVK у процесі створення Dutch BV. Нотаріус може підтвердити, як саме виконуватимуться ці кроки у вашій справі. Запитайте, чи організує нотаріус реєстрацію самостійно, чи вам необхідно вчинити окремі дії. Також з'ясуйте, коли очікувати підтвердження та відповідні реєстраційні дані. Переконайтеся, що черговість дій і зони відповідальності зрозумілі до підписання, особливо коли засновник перебуває за кордоном.

Перш ніж рухатися далі, уточніть:

• Хто подає реєстраційну інформацію до KVK і чи потрібно вам надавати додаткові відомості.
• Чи залишаються невирішені питання щодо даних чи документів після посвідчення акта.
• Яке підтвердження або відомості про реєстрацію компанії ви отримаєте та від кого.
• Чи очікує нотаріус від вас подальших дій після здійснення реєстраційного подання.

Ці перевірки відмежовують нотаріальний акт від наступного адміністративного етапу, не припускаючи, що кожен засновник дотримується однакових домовленостей. Для отримання актуальної інформації про реєстрацію зверніться до KVK та запитайте у нотаріуса, як його опубліковані роз'яснення застосовуються до заснування вашої компанії.

Де отримати підтримку щодо повної послідовності заснування

Дистанційна процедура заснування може передбачати координацію між засновником, нотаріусом та процесом реєстрації. Intercompany Solutions підтримує іноземних підприємців у дистанційному створенні Dutch BV, включаючи координацію юридичної документації та реєстрацію в KVK. Її посібник із заснування Dutch BV містить ширшу інформацію про процес заснування. Доступна безкоштовна первинна консультація, якщо ви бажаєте обговорити ваші обставини та кроки, які слід узгодити з нотаріусом.

Впевнено підготуйте наступні кроки для заснування

Дистанційне заснування не скасовує вимоги щодо нідерландського нотаріального акта. Для засновника з-поза меж ЄС, який використовує стандартний дистанційний спосіб, належним чином оформлена довіреність дозволяє нідерландському цивільному нотаріусу посвідчити акт без необхідності поїздки засновника до Нідерландів. Нотаріус має підтвердити, які саме формальності застосовуються до вашої юрисдикції та обставин.

Чітко розмежовуйте етапи: довіреність уповноважує на вчинення дій, нотаріус посвідчує установчий акт, а реєстрація в KVK є окремим етапом. Перед підписанням з'ясуйте перелік необхідних документів, вимоги до легалізації, перекладу та формату підписання, а також те, хто здійснюватиме реєстрацію після посвідчення акта.

Intercompany Solutions підтримує іноземних підприємців у дистанційному заснуванні Dutch BV, включаючи координацію юридичних документів та реєстрацію в KVK. Доступна безкоштовна первинна консультація для обговорення запланованого способу реєстрації та питань, які необхідно узгодити з нотаріусом.

Коли всі вимоги з'ясовано до моменту підписання, ви можете проходити кожен етап поінформовано та структуровано.

Поширені запитання

Чи потрібен нотаріус для Dutch BV, якщо засновник перебуває за кордоном?

Так. Для заснування Dutch BV все одно потрібен нідерландський цивільний нотаріус для посвідчення установчого акта, навіть якщо засновник проживає за кордоном. Для засновника з-поза меж ЄС, який використовує стандартний дистанційний спосіб, легалізована довіреність дозволяє уповноважити нотаріуса діяти без поїздки засновника до Нідерландів. Узгодьте необхідні формальності щодо довіреності з нотаріусом, який веде справу. В інструкціях KVK щодо заснування BV роз'яснено вимогу щодо нотаріального акта.

Чи можу я заснувати Dutch BV дистанційно без поїздки до Нідерландів?

Так, засновник з-поза меж ЄС зазвичай може скористатися дистанційним способом за довіреністю без поїздки до Нідерландів. Засновник надає запитану інформацію та оформлює довіреність відповідно до вказівок, а нідерландський нотаріус посвідчує установчий акт. Точний перелік документів і формальностей залежить від обставин засновника та юрисдикції, тому узгодьте процедуру з нотаріусом перед підписанням або легалізацією документів.

Чи є нотаріальне посвідчення через відеозв'язок стандартною процедурою для заснування Dutch BV нерезидентами?

Ні. Не слід вважати реєстрацію через відеозв'язок стандартним способом для засновників-нерезидентів. Для засновників з-поза меж ЄС звичайним дистанційним шляхом, описаним тут, є легалізована довіреність, на підставі якої нідерландський нотаріус посвідчує акт. Цифрове заснування може розглядатися лише в тому разі, якщо нотаріус підтвердить, що засновник і запланована процедура реєстрації відповідають застосовним вимогам. Проконсультуйтеся безпосередньо з нотаріусом, перш ніж покладатися на процедуру через відеозв'язок.

У чому різниця між довіреністю та установчим актом?

Довіреність є документом про надання повноважень. Вона дозволяє особі або фахівцю, зазначеному в ній, вчиняти певні дії від імені засновника. Установчий акт є окремим документом, що посвідчується нідерландським цивільним нотаріусом для заснування BV. Підписання або легалізація довіреності самі по собі не означають створення компанії та не завершують її реєстрацію в KVK. Узгодьте формулювання та обсяг повноважень із нотаріусом.

Чи потрібен апостиль або легалізація для документів, підписаних за кордоном, для Dutch BV?

Не завжди. Те, чи потребує документ апостиля, іншої легалізації, перекладу або певного формату підписання, залежить від країни його видачі та вимог нідерландського нотаріуса, який веде справу. Не оформлюйте засвідчення на основі загального чек-листа або досвіду інших засновників. Зверніться до нотаріуса для підтвердження необхідних формальностей для кожного документа та правильної послідовності дій перед тим, як підписувати або відправляти оригінали з-за кордону.

Які документи слід підготувати для дистанційного заснування нідерландської компанії?

Почніть з ідентифікаційних документів, запитаних нотаріусом, та заповненого опитувальника. Вам також може знадобитися надати відомості про заплановану компанію, акціонерів, директорів та структуру власності. Точний перелік підтверджень і формат залежать від конкретного випадку. Уточніть, чи потрібна нотаріусу додаткова інформація щодо будь-якого акціонера або директора, і перевірте відповідність імен та інших персональних даних у всіх документах перед їх підписанням чи поданням.

Чи всі типи нідерландських компаній вимагають нотаріального посвідчення?

Ні. Нотаріальний акт необхідний для створення BV, NV або stichting. Для заснування eenmanszaak, VOF, CV або maatschap нотаріус не потрібен. Ці організаційно-правові форми також відрізняються іншими характеристиками, тому вимога щодо участі нотаріуса сама по собі не визначає належну структуру. Щодо вимог до BV ознайомтеся з роз'ясненнями KVK щодо заснування BV.

Джерела

• KVK - Реєстрація в Торговому реєстрі Нідерландів
• Business.gov.nl - Закрите товариство з обмеженою відповідальністю (bv)
• Burgerlijk Wetboek Boek 2 (Цивільний кодекс Нідерландів, юридичні особи)
• Rijksoverheid - Підприємництво
• CJEU, Cadbury Schweppes, C-196/04 (ECLI:EU:C:2006:544)
• Hoge Raad, ECLI:NL:HR:2021:1152
• PwC Worldwide Tax Summaries - Нідерланди
• ICLG - Закони та регуляторні акти про корпоративне управління, Нідерланди