Реєстрація нідерландської компанії з-за кордону: практичний посібник на 2026 рік

Створення Dutch BV не завжди вимагає поїздки до Нідерландів. У багатьох випадках засновники можуть зареєструвати нідерландську компанію з-за кордону, підготувавши необхідні документи та домовившись із нотаріусом про посвідчення установчого акта. Для засновників з-поза меж ЄС стандартний дистанційний шлях передбачає використання легалізованої довіреності. Точний процес залежить від резидентства засновника та структури власності.

Цілком зрозуміло мати сумніви щодо того, які саме документи потребують нотаріального засвідчення чи легалізації, або чи можуть іноземні документи, що посвідчують особу, та корпоративні документи компанії вплинути на процес. Ви можете уникнути небажаних затримок, визначивши ці вимоги до організації підписання або легалізації.

Цей посібник пояснює, як обрати спосіб реєстрації, підготувати документи для нотаріуса та спланувати подальші кроки після реєстрації компанії. Він також охоплює реєстрацію в KVK, звітність щодо UBO, податкову реєстрацію та поточне ведення документації. Вимоги можуть різнитися залежно від ваших обставин, тому уточніть деталі для вашого випадку в нотаріуса та відповідних органах влади.

Що означає реєстрація нідерландської компанії з-за кордону?

Дистанційна реєстрація означає проходження відповідного процесу створення без поїздки до Нідерландів. Це не обов'язково означає, що кожен крок відбувається онлайн. Щоб заснувати нідерландську приватну компанію з обмеженою відповідальністю, або Besloten Vennootschap (BV), нідерландський цивільний нотаріус готує та посвідчує установчий акт. Цей посібник зосереджений на створенні BV, а не на процедурах реєстрації для кожної нідерландської організаційно-правової форми.

Спосіб залежить від резиденства засновника, структури власності та відповідних документів. Наприклад, якщо частками володітиме іноземна компанія, нотаріусу можуть знадобитися корпоративні документи компанії разом із документами, що посвідчують особу. Перш ніж організовувати підписання або легалізацію, попросіть нотаріуса підтвердити перелік документів і спосіб підписання, необхідні для вашого випадку. Вимоги, що застосовуються, визначають нотаріус та відповідні органи влади.

Чи потрібно іноземному засновнику відвідувати Нідерланди?

Не завжди. Стандартний дистанційний спосіб створення BV для засновників з-поза меж ЄС передбачає використання легалізованої довіреності. Тоді нотаріус може посвідчити акт без необхідності для засновника їхати до Нідерландів для цього етапу. Необхідна легалізація та супровідні документи залежать від того, де були видані документи, і від оцінки нотаріуса. Дистанційна реєстрація не обов'язково означає, що кожен крок відбувається через відеозв'язок або в онлайн-режимі.

Які нідерландські організаційно-правові форми вимагають участі нотаріуса?

Нотаріус обов'язковий для заснування BV, NV або stichting. Інші поширені форми, перелічені нижче, не вимагають участі нотаріуса для свого створення. Обирайте організаційно-правову форму на основі запланованої господарської діяльності та структури власності, а не просто виходячи з того, чи перебуває засновник за кордоном. Офіційний огляд дивіться у посібнику Business.gov.nl щодо вибору структури бізнесу.

Організаційно-правова форма	Чи потрібен нотаріус для створення?
BV	Так
NV	Так
Stichting	Так
Eenmanszaak	Ні
VOF	Ні
CV	Ні
Maatschap	Ні

Ці відмінності мають значення, оскільки дистанційний нотаріальний спосіб у цьому посібнику застосовується до створення BV. Перш ніж реєструвати нідерландську компанію з-за кордону, переконайтеся, що BV підходить для вашої планованої структури, а потім запитайте у нотаріуса, які документи та порядок підписання застосовуються саме до вашої ситуації.

Як працює дистанційна реєстрація Dutch BV для іноземних засновників?

Дистанційне створення зазвичай передбачає підготовку інформації, яку запитує нотаріус, проходження необхідної легалізації, посвідчення акта та організацію реєстрації в Торговельній палаті Нідерландів (KVK). Цивільний нотаріус готує та посвідчує акт BV. Реєстрація в KVK відбувається як окремий етап. Уточніть у нотаріуса, хто саме подаватиме документи на реєстрацію та чи потрібно надати щось іще. Офіційний контрольний список уряду містить ширший огляд започаткування бізнесу в Нідерландах.

Засновники з-поза меж ЄС, які використовують стандартний дистанційний спосіб, можуть завершити процес без поїздки до Нідерландів за допомогою легалізованої довіреності. Вимоги залежать від країни та обставин засновника. Уточніть їх у нотаріуса перед підписанням або відправленням документів. Єдиного розрахунку строків оформлення, який би підходив для кожного випадку, не існує.

Як працює спосіб із використанням легалізованої довіреності?

Довіреність уповноважує представника діяти від імені засновника під час процесу заснування. Документ має бути легалізований відповідно до вимог щодо країни засновника та прийнятий нотаріусом. Після цього нідерландський нотаріус посвідчує акт. Запитайте у нотаріуса, який метод легалізації застосовується, де має бути оформлений документ і чи потрібні будь-які інші формальності.

Які документи повинен підготувати засновник?

Почніть зі збору ідентифікаційних даних залучених осіб та чітких відомостей про запропоновану структуру власності. Якщо частками володітиме юридична особа, нотаріусу також може знадобитися інформація про це підприємство та структуру його власності. Це контрольний список для підготовки, а не універсальний перелік документів. Запитайте у нотаріуса, які саме документи потрібні, у якому форматі вони мають бути надані та чи вимагається засвідчення, легалізація або переклад.

• Зберіть: інформацію щодо осіб та структури власності, яку запитують для майбутньої BV.
• Перевірте: чи потребує будь-який документ, виданий за кордоном, легалізації, нотаріального засвідчення або перекладу.
• Узгодьте: порядок підписання та текст довіреності з нотаріусом до організації підписання.
• Виконайте: пункти контрольного списку зі створення для вашого випадку та усуньте відсутні або суперечливі дані до підготовки акта.

Завчасна підготовка документів допомагає виявити питання до того, як акт буде готовий. Якщо ви не впевнені, який спосіб або документи застосовуються, ви можете обговорити процес реєстрації, перш ніж переходити до наступних кроків.

Який спосіб реєстрації підходить для засновників з ЄС та з-поза меж ЄС?

Спосіб залежить від того, де проживає засновник, де були видані його документи та як буде структуровано володіння BV. Стандартний дистанційний спосіб для засновників з-поза меж ЄС передбачає використання легалізованої довіреності, тому нідерландський нотаріус може посвідчити акт без поїздки засновника. Для засновників з ЄС та в інших ситуаціях не слід вважати, що застосовується аналогічний пакет документів або процедура підписання. Попросіть нотаріуса розглянути ваш випадок перед підготовкою документів.

BV є нідерландською формою з обмеженою відповідальністю, проте вона не є автоматично придатною для кожного бізнесу. Проаналізуйте заплановану структуру власності та операційну модель, перш ніж рухатися далі. Цей посібник зі створення Dutch BV пояснює процес заснування, тоді як посібник із відкриття бізнесу в Нідерландах надає ширший контекст щодо організаційно-правових форм.

Спосіб	Що передбачає	Що слід уточнити
Засновник з-поза меж ЄС, який використовує дистанційний спосіб	Стандартний дистанційний спосіб передбачає використання легалізованої довіреності. Нотаріус посвідчує акт BV, і засновник не їде до Нідерландів для цього етапу.	Нотаріус підтверджує необхідні документи та спосіб легалізації для країни засновника, а також будь-які вимоги, що випливають зі структури власності.
Інші дистанційні випадки, включно із засновниками з ЄС	Дистанційне оформлення може бути можливим, проте не варто вважати, що спосіб оформлення довіреності для країн за межами ЄС застосовується без змін.	Уточніть у нотаріуса, який спосіб підписання, документи та формальності застосовуються до країни проживання та обставин засновника.
Особисте заснування	Засновник їде до Нідерландів, щоб особисто взяти участь у нотаріальній процедурі.	Уточніть у нотаріуса, чи підходить цей спосіб і які документи все одно необхідні. Особиста присутність не скасовує вимог щодо надання документів.

Що змінюється для засновника з-поза меж ЄС під час дистанційної реєстрації?

Легалізована довіреність є стандартним дистанційним способом для засновника з-поза меж ЄС. Місце проживання, походження документів та складніша структура володіння частками можуть вплинути на підготовку, тому нотаріус повинен підтвердити вимоги для вашого випадку. Питання імміграції чи перебування в країні є окремими від процесу заснування та не повинні розглядатися як обов'язкові вимоги для створення BV.

Коли засновнику слід порівнювати BV з іншою організаційно-правовою формою?

Порівнюйте структури, якщо для вашої планованої діяльності чи моделі власності створення BV може бути необов'язковим. BV, NV та stichting вимагають участі нотаріуса; eenmanszaak, VOF, CV та maatschap цього не потребують. Правильний вибір залежить від планованої структури та має оцінюватися окремо від того, чи можна здійснити реєстрацію дистанційно.

Щоб зареєструвати нідерландську компанію з-за кордону, узгодьте як обрану організаційно-правову форму, так і вимоги нотаріуса до вашого способу створення. Лише резиденство не визначає, яка структура чи процедура підходить саме вам.

Що засновники повинні організувати після реєстрації Dutch BV?

Створення компанії є початком адміністративних зобов'язань BV, а не кінцем процесу. Перевірте правильність даних компанії в KVK, підтвердьте внесення відомостей про її кінцевих бенефіціарних власників та визначте, які податкові реєстрації застосовуються до її діяльності. Внесіть реєстрацію в KVK, інформацію про UBO, ПДВ та постійне ведення обліку до свого контрольного списку подальших дій як окремі завдання.

Які зобов'язання щодо KVK та UBO виникають після створення компанії?

Переконайтеся, що BV внесено до реєстру Торгово-промислової палати Нідерландів (KVK) та що зареєстрована інформація є точною. Необхідне довідкове формулювання: «мінімальний капітал BV 0,01 євро» та «реєстраційний збір KVK 85,15 євро (2026 рік, одноразово)». Перегляньте інформацію KVK про реєстраційний збір для отримання актуальних відомостей.

Нотаріус здійснює первинну реєстрацію UBO в межах процесу заснування. Необхідне довідкове формулювання: «поріг UBO >25%». Ознайомтеся з роз'ясненнями KVK щодо UBO, щоб визначити, хто відповідає критеріям. Для подальших оновлень використовуйте формулювання «повідомлення про зміни щодо UBO протягом 7 днів». Підтримуйте актуальність інформації про власників та уточнюйте деталі звітності в KVK у разі зміни структури власності чи контролю компанії.

Які кроки щодо оподаткування та ведення обліку слід спланувати засновникам?

Реєстрація платником ПДВ залежить від діяльності та обставин BV. Ознайомтеся з роз'ясненнями Belastingdienst щодо ставок ПДВ перед виставленням рахунків-фактур. Необхідне формулювання щодо ставок: «ставки ПДВ 21%/9%/0%»; застосовна ставка залежить від конкретної операції. Для юридичних осіб, що належать іноземним власникам, використовуйте формулювання «реєстрація ПДВ для юридичних осіб у власності нерезидентів зазвичай 6-8 тижнів» під час планування реєстрації та підтверджуйте чинні вимоги в Belastingdienst.

Ведіть ділову документацію в належному порядку. Необхідне формулювання щодо зберігання: «зберігання документації 7 років (10 років для нерухомого майна)». Ознайомтеся з вимогами Belastingdienst щодо ведення обліку, щоб дізнатися правила, які застосовуються до ваших документів. BV також повинна складати та подавати річну фінансову звітність. Необхідне формулювання щодо подання: «річна звітність подається до KVK протягом 12 місяців після закінчення фінансового року».

Щодо податку на прибуток підприємств використовуйте необхідне формулювання «CIT 19% до 200 000 євро та 25,8% на суму понад цей поріг». Уточніть зобов'язання компанії щодо звітності та сплати податків у Belastingdienst, оскільки вони залежать від її обставин. Якщо ви реєструєте нідерландську компанію з-за кордону, заздалегідь призначте відповідальних за ці подальші завдання, особливо коли документація та відомості про власників зберігаються в різних країнах.

Як фахівець може допомогти з реєстрацією з-за кордону?

Координація може допомогти, коли засновники збирають документи, що посвідчують особу та підтверджують право власності, у різних країнах, займаються легалізацією та комунікують з нідерландським нотаріусом. Фахівець може допомогти оформити установчі документи, а також скоординувати процес заснування та подальші дії щодо реєстрації в KVK. Така підтримка не замінює ролі нотаріуса: нотаріус готує та посвідчує акт, а нотаріус і відповідні державні органи визначають вимоги для обставин кожного конкретного засновника.

Перед вибором підтримки з'ясуйте, які кроки координуватимуться, а які залишаються під вашою відповідальністю. Вимоги можуть залежати від вашого місця проживання, структури власності, країни походження документів та запланованої BV. Обговоріть строки після того, як ці деталі будуть розглянуті.

Що слід з'ясувати засновникам перед вибором підтримки у заснуванні компанії?

Запитайте, хто координуватиме роботу з нотаріусом, перевірятиме вимоги щодо легалізації документів та контролюватиме реєстрацію в KVK. Уточніть, що саме охоплює допомога, яку інформацію або підписи ви повинні надати, а також хто відповідатиме на запитання нотаріуса чи державних органів. Запитуйте актуальний графік після аналізу структури власності та вимог до документів, замість того щоб спиратися на загальну оцінку.

Що має прояснити перша консультація?

Підготуйте короткий опис вашого місця проживання, запланованих акціонерів і структури власності, передбачуваної господарської діяльності та бажаної організаційно-правової форми. Запитайте, які документи, що посвідчують особу або підтверджують право власності, необхідні, чи вимагають легалізації документи з вашої країни та чи може знадобитися переклад. Ці деталі допомагають сформулювати питання для нотаріуса, який підтверджує вимоги саме для вашого випадку.

Для засновників, які планують зареєструвати нідерландську компанію з-за кордону, Intercompany Solutions забезпечує супровід заснування Dutch BV, дистанційного створення компанії, юридичної документації та реєстрації в KVK; також доступні послуги з подання заяв на реєстрацію платником ПДВ і постійної підтримки відповідності вимогам. Оптимальний шлях залежить від ваших обставин. Консультація допоможе прояснити необхідні кроки до початку нотаріального процесу.

Чітко сплануйте свої наступні кроки

Щоб зареєструвати нідерландську компанію з-за кордону, спочатку переконайтеся, що BV відповідає вашій запланованій структурі власності та бізнесу. Потім визначте, який порядок заснування застосовується залежно від вашого місця проживання та документів. Для засновників з-поза меж ЄС стандартний дистанційний шлях передбачає використання легалізованої довіреності, при цьому нідерландський нотаріус оформлює установчий акт. Зверніться до нотаріуса, щоб підтвердити перелік документів і спосіб легалізації, необхідні для вашої ситуації.

Сплануйте також кроки, які слідують за заснуванням. Реєстрація в KVK, дані про UBO, реєстрація платником ПДВ за необхідності та поточне ведення обліку потребують уваги. Завчасний збір інформації щодо підтвердження особи та структури власності допоможе вам з'ясувати вимоги ще до початку нотаріального процесу.

Intercompany Solutions підтримує міжнародних підприємців у дистанційному заснуванні Dutch BV, включаючи юридичну документацію та реєстрацію в KVK. Початкова консультація допоможе визначити ваш порядок дій і питання, які слід узгодити з нотаріусом та органами влади.

Коли порядок дій і вимоги до документів визначені із самого початку, ви можете проходити процес створення компанії за чіткішим планом.

Поширені запитання

Чи можу я зареєструвати Dutch BV з-за кордону без поїздки до Нідерландів?

Так, Dutch BV зазвичай можна створити дистанційно, залежно від обставин засновника та вимог нотаріуса. Для засновників не з ЄС стандартний дистанційний шлях передбачає використання легалізованої довіреності, що дозволяє нотаріусу посвідчити установчий акт без приїзду засновника до Нідерландів. Дистанційне створення не обов'язково означає процес у режимі онлайн або через відеозв'язок. Узгодьте порядок підписання та вимоги до документів із нотаріусом, який оформлює заснування компанії.

Як діє легалізована довіреність для засновника не з ЄС?

Довіреність уповноважує представника діяти від імені засновника під час процесу заснування компанії. За стандартною дистанційною процедурою для засновників не з ЄС документ легалізується відповідно до встановлених вимог, після чого нідерландський цивільний нотаріус посвідчує установчий акт BV. Належний спосіб легалізації залежить від країни видачі документа. Перш ніж розпочинати легалізацію, зверніться до нотаріуса для підтвердження формулювань, процедури підписання та супровідних документів.

Які документи потрібні для реєстрації нідерландської компанії з-за кордону?

Перелік документів залежить від засновника, структури власності та країни походження. Будьте готові надати документи, що посвідчують особу, а також відомості про майбутніх акціонерів і структуру власності. Якщо акціями володітиме юридична особа, нотаріус також може вимагати інформацію щодо цієї компанії. Єдиного універсального переліку документів не існує. Уточніть у нотаріуса, чи потребують документи засвідчення, легалізації або перекладу, перш ніж надсилати їх чи підписувати довіреність.

Чи потрібен нотаріус для Dutch BV, якщо всі засновники проживають за кордоном?

Так. Для створення Dutch BV обов'язково потрібен нідерландський цивільний нотаріус для підготовки та посвідчення її установчого акта, незалежно від місця проживання засновників. Засновники, які проживають за кордоном, можуть скористатися дистанційною процедурою, проте нотаріальний етап залишається обов'язковим. Для засновників не з ЄС стандартна дистанційна процедура передбачає використання легалізованої довіреності. Узгодьте процедуру та формальні вимоги до документів із нотаріусом. Див. інструкції Business.gov.nl щодо вибору організаційно-правової форми.

Скільки часу займає дистанційна реєстрація Dutch BV?

Єдиного фіксованого строку для дистанційного створення компанії не існує. Необхідний час залежить від структури власності, повноти пакета документів, а також необхідності легалізації чи перекладу. Запитайте актуальну оцінку строків після того, як нотаріус розгляне ваші обставини та документи. Не варто покладатися на узагальнені часові рамки до завершення цих перевірок. Завчасний збір інформації щодо осіб та структури власності, а також своєчасне узгодження вимог до документів допоможуть прискорити підготовку.

Чи може Dutch BV з іноземними власниками зареєструватися платником ПДВ?

Так, Dutch BV у власності іноземних осіб може подати заявку на реєстрацію платником ПДВ, коли її діяльність та обставини вимагають такої реєстрації. Ставки ПДВ становлять 21%/9%/0%; застосовна ставка залежить від конкретної операції. Реєстрація платником ПДВ для юридичних осіб з іноземними власниками зазвичай триває 6-8 тижнів. Ознайомтеся з роз'ясненнями Belastingdienst щодо реєстрації платником ПДВ, щоб детально зрозуміти процес та з'ясувати, які саме вимоги застосовуються до компанії.

Що необхідно зробити після реєстрації нідерландської компанії?

Перевірте дані BV у KVK та відомості про UBO, після чого визначте, чи підлягає її діяльність обов'язковій реєстрації платником ПДВ. Поріг частки для визначення UBO становить >25%; повідомлення про зміни щодо UBO подаються протягом 7 днів. Зберігайте ділову та фінансову документацію відповідно до чинних правил зберігання та подавайте річну фінансову звітність до KVK протягом 12 місяців після закінчення фінансового року. Детальніше див. у роз'ясненнях KVK щодо UBO та інформації про річну звітність.

Sources

• KVK - Registering with the Dutch Business Register
• Business.gov.nl - Private limited company (bv)
• Burgerlijk Wetboek Boek 2 (Dutch Civil Code, legal entities)
• Rijksoverheid - Ondernemen
• Belastingdienst - Corporate income tax rates
• Belastingdienst - VAT (BTW) for entrepreneurs
• European Commission - VAT rules and rates
• IND - Highly skilled migrant
• IND - Start-up residence permit
• CJEU, Cadbury Schweppes, C-196/04 (ECLI:EU:C:2006:544)
• Hoge Raad, ECLI:NL:HR:2021:1152
• PwC Worldwide Tax Summaries - Netherlands
• ICLG - Corporate Governance Laws and Regulations, Netherlands