Послуги з розрахунку заробітної плати в Нідерландах для вашого малого бізнесу: як це працює?

Ви зараз володієте малим бізнесом у своїй іноземній країні і бажаєте розширити свою комерційну діяльність до Нідерландів? Або ви плануєте створити компанію, чи навіть розпочати тут бізнес? У всіх цих випадках вам потрібно буде враховувати, що вам доведеться сплачувати певні податки та витрати, коли ви захочете найняти персонал для свого бізнесу. Наприклад, представника для вашої компанії, співробітників служби підтримки клієнтів або менеджерів, щоб назвати лише декілька. Intercompany Solutions може значно спростити для вас весь процес найму та працевлаштування, взявши все на себе завдяки нашому широкому спектру послуг EOR та розрахунку заробітної плати. Ми гарантуємо, що ви завжди дотримуєтесь усіх застосовних голландських законів та нормативних актів, що ваші співробітники отримують саме ту заробітну плату, яку вони мають отримувати, і що ви можете приділяти весь свій час прогресу та зростанню вашої компанії, замість рутинних завдань, таких як адміністрування. Якщо ви бажаєте дізнатися більше, будь ласка, не соромтеся зв'язатися з нами безпосередньо для отримання додаткової інформації.

Замовити безкоштовну консультацію

Підсумок: Перехід від індивідуального підприємництва до малого бізнесу-роботодавця в Нідерландах вимагає реєстрації конкретного номера податку на заробітну плату («loonheffingsnummer») у голландських податкових органах до дати початку роботи співробітника. Крім валової заробітної плати, голландські роботодавці повинні управляти додатковими 20-30% накладних витрат на обов'язкові витрати роботодавця, які включають обов'язкову 8% відпускну надбавку (зазвичай виплачується в травні), 6.10% внесок роботодавця на медичне обслуговування (Zvw) та обов'язкові внески на соціальне страхування, обмежені максимальною преміальною заробітною платою в €79,409 у 2026 році. Щоб захистити себе від відповідальності за суворий голландський дворічний мандат щодо виплати лікарняних за законом, малим підприємствам настійно рекомендується інтегрувати страхування від непрацездатності («verzuimverzekering») безпосередньо у свої щомісячні цикли нарахування заробітної плати.

Що ви платите або робите	Деталі на 2026 рік
Номер податку на заробітну плату	Зареєструйте loonheffingsnummer у голландських податкових органах до першого дня роботи
Валова проти чистої	Утримуйте податок на заробітну плату та соціальні внески; бюджет 20-30% понад валову заробітну плату
8% відпускна надбавка	Нараховуйте щомісяця, зазвичай виплачується в травні
Лікарняні та страхування	До 2 років обов'язкових лікарняних; покривайте їх за допомогою verzuimverzekering та послуги Arbo
Щомісячна звітність	Подавайте декларацію з податку на заробітну плату щомісяця, навіть нульову декларацію
Вільний простір WKR	Близько 2% від фонду заробітної плати (перші €400,000) для податкових пільг; 80% податку понад ліміт

Перехід підприємця до статусу роботодавця

Зміна з компанії однієї особи на зареєстрованого роботодавця в Нідерландах є захоплюючим кроком, але це також момент, коли паперова робота стає величезною та складною. Для багатьох власників малого бізнесу в Голландії найняття першого співробітника відчувається як гігантський стрибок у плані складності. Ви більше не відповідаєте лише за власні рахунки-фактури та ПДВ; тепер ви також берете на себе роль збирача податків для голландського уряду. У Нідерландах система нарахування заробітної плати по суті побудована на основі високого рівня соціального забезпечення та коректної звітності.

Це, по суті, означає, що це не так просто, як просто періодично перераховувати суму на банківський рахунок ваших нових співробітників. Натомість, ви потрапляєте в структуроване середовище, де кожен євро має бути врахований і звітований до голландських податкових органів («Belastingdienst»). Незалежно від того, чи ви емігрант-підприємець, власник компанії за кордоном або місцевий житель, який відкриває бутик-агентство, розуміння того, що це професійне партнерство з голландською державою, є першим кроком, який вам потрібно буде зробити. Ви більше не просто платите зарплату; ви дійсно берете на себе велику соціальну відповідальність, і ви обов'язково повинні дуже добре усвідомлювати цей факт.

У Нідерландах це означає, що ви тепер відповідаєте за такі речі, як медичне страхування вашого співробітника, його майбутню пенсію і навіть систему соціального захисту, якщо він втратить роботу. Це здається величезним тягарем, коли ви вперше дивитеся на правила, але зрештою ви знайдете спосіб це зробити. Потрібно лише кілька місяців, щоб звикнути до голландського способу ведення справ. Основною вимогою є зміна того, як ви сприймаєте заробітну плату в цілому, тому що це не просто щомісячний рахунок або надокучливий обов'язок. Це адміністративна необхідність, яка підтримує ваш бізнес на правильному боці закону і водночас дозволяє вашій команді почуватися в безпеці. Якщо ви ставитеся до цього як до життєво важливої частини вашого бізнесу з першого дня, ви уникнете проблем, які спіткають багатьох роботодавців-початківців. Йдеться про професіоналізм, навіть якщо для початку ви – лише команда з двох осіб.

Податковий номер для нарахування заробітної плати та реєстрація в голландських податкових органах

Перш ніж ви зможете навіть подумати про нарахування заробітної плати, вам потрібно представитися вищезгаданим голландським податковим органам. Це стосується не лише вашої існуючої реєстрації бізнесу, оскільки вам потрібен податковий номер для нарахування заробітної плати («loonheffingsnummer»). Ви не можете просто використовувати свій номер ПДВ або реєстраційний номер Торгово-промислової палати для цього. Ви повинні заповнити форму, щоб повідомити податкову службу, що ви офіційно стаєте роботодавцем. Як тільки ви опинитеся в їхній системі, вони очікуватимуть від вас щомісячної звітності, незалежно від того, чи платили ви комусь, чи ні.

Складність для малого бізнесу полягає у термінах. Вам дійсно варто вирішити це питання за кілька тижнів до фактичного початку роботи вашого нового співробітника. Чому? Тому що без цього номера ви не зможете подати свою щомісячну податкову декларацію, а в Нідерландах затримка з поданням – це вірний спосіб отримати значний штраф, якого ви точно не просили. Вам також потрібно буде переконатися, що у вас є ідентифікаційний номер громадянина співробітника («BSN» голландською) та перевірена копія його посвідчення особи до того, як він відпрацює хоча б одну годину.

Це звучить як багато нудної адміністративної роботи, але це єдиний спосіб переконатися, що ви правильно дотримуєтеся всього процесу. Якщо ви іноземний власник бізнесу, це зазвичай той момент, коли ви розумієте, що місцевий постачальник послуг з розрахунку заробітної плати вартий ваших грошей, оскільки час, який ви заощадите, буде значним. Вони можуть оформити реєстрацію для вас, переконавшись, що всі пункти виконані, щоб ви не почали свій шлях як голландський роботодавець з величезною кількістю коригувальних документів.

Різниця та розрахунок між валовими та чистими виплатами

Коли ви сідаєте з кандидатом, щоб обговорити гроші, ви зазвичай обговорюєте валову зарплату. Але число, яке фактично покидає ваш банківський рахунок, і число, яке надходить на їхній рахунок, – це дві дуже різні речі. У Нідерландах розрив між валовою та чистою заробітною платою відомий своєю значною шириною. Як роботодавець, ви відповідаєте за утримання кількох речей, таких як податок на заробітну плату та внески на соціальне страхування, одразу на початку. Це означає, що ви по суті виступаєте посередником для голландських податкових органів.

Стає ще цікавіше, коли додати обов’язкові 8% відпускних. Більшість голландських працівників очікують, що вони будуть виплачені у травні, але як власник бізнесу, ви повинні нараховувати їх щомісяця у своїх книгах. Якщо ви говорите працівнику, що він зароблятиме 3 000 євро на місяць, ви повинні пам’ятати, що ваші фактичні витрати – це ці 3 000 євро, плюс відпускні, плюс податки, що сплачуються роботодавцем. Це поширена пастка для роботодавців-початківців, які планують бюджет лише на валову зарплату, а потім шокуються, коли загальна вартість фактичного працевлаштування на 20-30% вища.

Щоб зберегти ясність, ви завжди повинні надавати своєму новому співробітнику попередній розрахунковий листок до підписання контракту. Цей документ точно показує, скільки вони отримають після того, як голландські податкові органи візьмуть свою частку. Це також запобігає будь-яким незручним розмовам у день виплати зарплати та гарантує, що ви обидва точно знаєте, про що йдеться. Розуміння цієї головоломки відрахувань – єдиний спосіб зберегти передбачуваність грошового потоку вашого бізнесу та керовані очікування вашого співробітника.

Соціальне страхування та страховки

Однією з найбільших перешкод для будь-якого нового власника бізнесу в Нідерландах є усвідомлення того, що заробітна плата, яку ви повинні платити, є лише відправною точкою. Тому що, крім валової заробітної плати та відпускних, ви повинні сплачувати певні внески на соціальне страхування. Вони покривають такі речі, як державні пенсії, довгострокова непрацездатність та страхування на випадок безробіття. У 2026 році ці так звані податки на робочу силу становлять значну частину ваших накладних витрат. Ви по суті платите за право мати працівника в голландській системі, і ці витрати є обов'язковими з першої години їхньої роботи.

Потім є страховки. Хоча деякі з них технічно необов'язкові, більшість власників малого бізнесу в Нідерландах швидко усвідомлюють, що вони насправді необхідні. Великою є страхування на випадок непрацездатності («verzuimverzekering»). Оскільки ви за законом зобов'язані платити хворому працівнику до двох років, одна сильна застуда або довготривале вигорання можуть справді потопити невелику компанію. Оформлення цієї страховки є стандартним кроком для будь-якого розумного роботодавця. Це додає трохи більше до вашого щомісячного рахунку, але це дає вам спокій, що ви не збанкрутуєте, якщо ваш член команди переживе важкий період у своєму житті і не зможе працювати протягом тривалого періоду часу.

Вам також необхідно врахувати плату за послуги “Arbo”. Кожен роботодавець у Нідерландах повинен мати договір з сертифікованою службою охорони праці. Вони виступають як незалежні медичні експерти, які допомагають у реінтеграції, якщо працівник захворює. Коли ви підсумовуєте соціальні податки, страхові премії на випадок хвороби та плату за послуги Arbo, ваші загальні витрати на працевлаштування зазвичай становлять приблизно 1,3 валової заробітної плати, тобто приблизно на 30% більше, як ми вже згадували раніше. Це багато чого треба зрозуміти, але включення цих прихованих витрат до вашого бюджету на ранній стадії – єдиний спосіб розвивати ваш бізнес без неприємних фінансових сюрпризів у довгостроковій перспективі.

Обов'язкові щомісячні цикли звітності

Управління малим бізнесом у Нідерландах означає звикання до дуже специфічного щомісячного ритму. На відміну від деяких країн, де ви можете розрахуватися з податківцем раз на рік, голландські податкові органи хочуть чути від вас щомісяця. Після того, як ви виплатили зарплату своїм працівникам, ви повинні подати податкову декларацію із заробітної плати. Кінцевий термін для цього зазвичай припадає на кінець наступного місяця. Це означає, що ви завжди повинні надсилати звіти та платежі голландським податковим органам за зарплати, які ви виплатили попереднього місяця. Це жорсткий термін, тому що насправді немає пільгового періоду, а штрафи за затримку навіть на один день можуть бути напрочуд високими.

Крім того, навіть якщо ви фактично не виплачували жодної заробітної плати в певному місяці (можливо, ваш єдиний працівник був у неоплачуваній відпустці, або ви перебуваєте між наймами), ви все одно повинні подати «нульову» декларацію. Ви повинні повідомити системі, що немає чого звітувати, інакше вони припускатимуть, що ви забули, і надішлють нагадування, яке зазвичай супроводжується штрафом. Цей щомісячний цикл може бути складним для власника малого бізнесу, щоб самостійно впоратися з ним, особливо коли ви також намагаєтеся фактично керувати своєю компанією. Більшість власників виявляють, що налаштування повторюваного календарного сповіщення або автоматизованої системи є єдиним способом бути в курсі цих обов'язків.

Обов'язковий ритм звітності стосується не лише податкових органів. Він також стосується ваших працівників. У 2026 році голландські працівники очікують, що їхні розрахункові листки та гроші надходитимуть одночасно щомісяця, зазвичай між 20 і 25 числом. Якщо ви запізнюєтеся, це не просто юридична проблема: це проблема довіри. Збереження цього щомісячного циклу передбачуваним є найкращим способом зберегти всіх задоволеними, від вашого нового працівника до податкового інспектора.

Схема витрат, пов'язаних з роботою (WKR)

Як тільки ви розберетеся з основами заробітної плати та податків, ви захочете вивчити Схему витрат, пов'язаних з роботою (Work-Related Costs Scheme, "Werkkostenregeling" або "WKR"). По суті, це вільний простір, який уряд Нідерландів надає вам для надання вашій команді неоподатковуваних пільг. У 2026 році для малого бізнесу цей вільний простір зазвичай становить 2% від загальної суми оподатковуваної заробітної плати для перших 400 000 євро. В рамках цього бюджету ви можете надавати своїм співробітникам такі речі, як різдвяний подарунок, абонемент у спортзал або навіть невеликий бонус, при цьому ніхто не повинен сплачувати з нього податок на прибуток.

Це чудовий інструмент, але за ним потрібно уважно стежити. Якщо ви випадково витратите хоча б один євро понад виділений вільний простір, ви отримаєте податок у розмірі 80% на надлишок. Це величезний штраф, тому більшість малих роботодавців стежать за цим протягом року. Існують також цільові винятки, які взагалі не враховуються у вашому вільному просторі, наприклад, компенсація витрат на проїзд (яка становить 0,23 євро за кілометр у 2026 році) або витрати на навчання. Знання того, що вважається "пільгою" на відміну від "необхідних витрат", є секретом щасливої команди без проблем з бюджетом.

Для нового роботодавця WKR часто є найкращим способом виділитися серед конкурентів. Ви можете запропонувати додаткові послуги та такі речі, як щоденна доплата за роботу вдома в розмірі 2,45 євро, або оплатити новий ноутбук, і якщо ви правильно це класифікуєте, це безпрограшний варіант для всіх без оподаткування. Просто переконайтеся, що ваш постачальник послуг з розрахунку заробітної плати відстежує це для вас. Немає нічого гіршого, ніж намагатися бути хорошим керівником у грудні, лише щоб усвідомити, що ви отримали величезний податковий рахунок, тому що ви не стежили за лімітом у 2% раніше цього року.

Чому професійна допомога – завжди найкращий варіант

Розглядаючи всі ці рухомі частини, такі як щомісячні звіти, страхування на випадок хвороби та постійно змінювані податкові відсотки на 2026 рік, стає очевидним, чому більшість власників малого бізнесу в Нідерландах не займаються цим самостійно занадто довго. Спроба самостійно вести розрахунок заробітної плати може здатися способом заощадити кілька євро, але ризик однієї адміністративної помилки занадто високий. Одна пропущена дата або невелика помилка в соціальних відрахуваннях може призвести до штрафів, які значно перевищують вартість фактичної послуги з розрахунку заробітної плати. У нідерландській системі бути "здебільшого правим" просто недостатньо, оскільки нідерландські податкові органи очікують 100% точності щомісяця.

Отже, наймання місцевого постачальника послуг з розрахунку заробітної плати – це не просто передача паперової роботи комусь іншому. Це створення більшої кількості власного часу, щоб ви могли зосередитися на причині, з якої ви насправді заснували свій бізнес. Ці експерти знають все, що потрібно знати про нідерландське трудове законодавство, тому вони повідомлять вам, коли змінюється компенсація за проїзд, або чи потрібно вам змінювати ваші контракти відповідно до нових правил "VBAR". Вони діють як страхувальна сітка, забезпечуючи невидимість вашого бізнесу для податкових аудиторів, а ваші співробітники отримують заробітну плату вчасно.

Зрештою, наявність професіонала, який може взяти на себе всі ці справи, дозволяє вам бути кращим роботодавцем. Ви можете витрачати свою енергію на розвиток своєї команди замість того, щоб губитися в різноманітних таблицях та юридичному жаргоні. Коли ви наймаєте перших кількох людей, просто пам’ятайте, що вам не потрібно бути податковим експертом, щоб керувати успішною компанією, вам просто потрібно знати, коли передати обов’язки тому, хто є. Це найрозумніша інвестиція, яку ви можете зробити для власного спокою.

Ключові компоненти витрат на роботодавця для малого бізнесу в Нідерландах у 2026 році

• Обов'язкові відпускні: 8% від річної брутто-базової зарплати працівника
• Збір на медичне обслуговування роботодавця (Zvw): 6,10% від валової заробітної плати (річний максимум 79 409 євро)
• Премії за страхування працівників (AWf/Aof/Whk): Покриває безробіття, інвалідність та регіональні фонди професійних ризиків
• Обов'язкові операційні витрати: Плата за сертифіковану службу охорони праці ("Arbodienst") та опціональне страхування на випадок відсутності на роботі через хворобу ("verzuimverzekering")

Intercompany Solutions надає підприємцям усіх розмірів відмінні послуги з розрахунку заробітної плати

Не має значення, чи ви хочете найняти першу особу для вашої компанії, чи вже маєте багато співробітників: Intercompany Solutions – це ваш надійний діловий партнер у всіх питаннях, пов’язаних з наймом та розрахунком заробітної плати. Ми можемо взяти на себе весь процес для вас, або лише деякі частини розрахунку заробітної плати. Все залежить від вас та ваших особистих уподобань. Що ми можемо обіцяти, це те, що ви можете бути впевнені, що ваші співробітники отримають зарплату вчасно, всі податкові питання будуть вирішені належним чином, і у вас буде набагато більше часу, щоб зосередитися на основній діяльності вашого бізнесу та співробітниках. Хочете професіоналізувати свою компанію та найняти більше людей? І ви хочете, щоб хтось спеціалізований займався адміністративною стороною для вас? Будь ласка, не соромтеся зв'язатися з нами в будь-який час, ми із задоволенням пояснимо вам, як ми зможемо вам допомогти.

Для отримання додаткової інформації щодо питань розрахунку заробітної плати ви можете відвідати наш спеціалізований веб-сайт ICS Payroll & Staffing.

Замовити безкоштовну консультацію

Схожі публікації:

• Іноземні транснаціональні корпорації та річний бюджет Нідерландів
• Податковий договір між Нідерландами та Росією денонсовано з 1 січня 2022 року
• Значні зміни до законодавства Нідерландів у 2019 році
• Хочете інновацій у сфері зеленої енергетики або чистих технологій? Розпочніть свій бізнес у Нідерландах
• Як розпочати бізнес молодому підприємцю

Джерела

• Business.gov.nl - наймання персоналу в Нідерландах
• UWV - голландське страхування працівників та інформація про працю
• Burgerlijk Wetboek Boek 7, трудове право (wetten.overheid.nl)
• Wet op de vennootschapsbelasting 1969 (wetten.overheid.nl)
• PwC Netherlands - податкові огляди та публікації
• Hoge Raad 2025, розірвання трудового договору (ECLI:NL:HR:2025:1171)
• Hoge Raad 2022, звільнення з економічних підстав (ECLI:NL:HR:2022:276)
• EY Netherlands - податкові огляди
• Суд ЄС, CCOO щодо обліку робочого часу (C-55/18)
• Belastingdienst - розрахунок податків на заробітну плату