Реєстр компаній Нідерландів: як отримати доступ та використовувати Торговий реєстр KVK у 2026 році

Комерційна прозорість у Нідерландах регулюється суворим законодавчим наглядом, що робить корпоративну перевірку обов'язковою перед здійсненням будь-якої транскордонної транзакції. Пошук та ознайомлення з офіційними реєстраційними документами через торговий реєстр Нідерландів вимагає розуміння місцевих адміністративних процедур, особливо з огляду на те, що доступ до відомостей про бенефіціарну власність тепер вимагає підтвердження законного інтересу. Якщо ви керуєте міжнародним підприємством, взаємодія з незнайомими реєстраційними протоколами та системами подання звітності може легко призвести до адміністративних труднощів.

Ймовірно, вам потрібна чітка інформація про те, які корпоративні дані залишаються загальнодоступними, яку документацію ваш бізнес повинен подавати до комерційних органів і як уникнути значних штрафних санкцій за недотримання вимог. У цьому посібнику ви дізнаєтеся, як функціонує Торговий реєстр, як ефективно шукати відомості та як законодавчі вимоги щодо комплаєнсу застосовуються до компаній у Нідерландах. Ми описуємо процедурні кроки для перевірки офіційного профілю компанії, офіційну документацію, необхідну для комерційної реєстрації, а також точні строки подання річної фінансової звітності та розкриття структури власності.

Розуміння реєстру компаній Нідерландів: роль та правова основа

Handelsregister виступає офіційним встановленим законом комерційним реєстром Нідерландів, забезпечуючи правову визначеність для всіх видів комерційної діяльності. Перебуваючи під управлінням Kamer van Koophandel (KVK), реєстр містить вичерпні відомості про кожне діюче підприємство, господарське товариство та юридичну особу по всій країні. Комерційне право Нідерландів передбачає, що важливі корпоративні події, зокрема призначення директорів, зміна розміру капіталу та корпоративна реструктуризація, набувають остаточної обов'язкової юридичної сили для третіх осіб лише після офіційного внесення до реєстру компаній Нідерландів. За відсутності належного запису контрагенти можуть покласти особисту відповідальність за поточні корпоративні операції на колишніх директорів.

Законодавчі цілі Закону про торговий реєстр

Закон Нідерландів про торговий реєстр (Handelsregisterwet 2007) є основною нормативно-правовою базою, що регулює ведення комерційного обліку. Його головна функція полягає у забезпеченні правової безпеки через презумпцію обізнаності громадськості про зареєстровані дані. Щойно корпоративні дані вносяться до реєстру, закон передбачає презумпцію знання суспільством цих фактів. Така публічна автентифікація запобігає укладанню шахрайських правочинів шляхом офіційного підтвердження таких критеріїв:

• Правоздатність та встановлені законом повноваження на представництво зареєстрованих керуючих директорів.
• Точна організаційно-правова форма відповідно до корпоративного права Нідерландів, зі статусом юридичної особи або без нього.
• Діючий, призупинений або ліквідований правовий статус зареєстрованого суб'єкта господарювання.

Публічно розкрита інформація проти захищених персональних даних

Реєстр компаній Нідерландів забезпечує баланс між прозорістю бізнесу та законодавчо встановленим захистом конфіденційності відповідно до європейських директив щодо захисту даних. Хоча основні відомості про підприємство є доступними для проведення комерційної перевірки належної обачності (due diligence), механізми контролю за конфіденційністю персональних даних обмежують доступ до певних чутливих відомостей.

Будь-яка особа, яка переглядає профіль підприємства, може перевірити зареєстроване статутне найменування, організаційно-правову форму, офіційні торговельні найменування, дату реєстрації, унікальний восьмизначний номер KVK та місцезнаходження юридичної особи, зазначене в установчому акті компанії. У реєстрі також розкриваються відомості про уповноважених керуючих директорів та їхні конкретні повноваження щодо підписання, з розмежуванням одноосібного та спільного представництва. Подана річна фінансова звітність та статут залишаються доступними для ознайомлення за допомогою офіційних витягів із реєстру.

Навпаки, реєстр захищає особисті адреси проживання директорів компаній та уповноважених підписантів від загального публічного доступу. Лише уповноважені фахівці, такі як цивільні нотаріуси, судові службовці та призначені регуляторні органи, можуть переглядати дані про місце проживання для боротьби з фінансовими злочинами. Підприємці, які прагнуть розпочати діяльність, можуть завершити свою офіційну реєстрацію через відкриття бізнесу в Нідерландах, забезпечуючи суворе узгодження всіх корпоративних розкриттів інформації із законодавчими правилами прозорості зі збереженням меж особистої конфіденційності.

Як здійснювати пошук у реєстрі компаній Нідерландів та замовляти офіційні витяги

Проведення належної обачності (due diligence) щодо будь-якого нідерландського підприємства починається на офіційному онлайн-порталі kvk.nl. Пошукова система дозволяє користувачам робити запити до реєстру компаній Нідерландів без необхідності оформлення передплати або наявності внутрішнього облікового запису. Ввівши офіційне торговельне найменування суб'єкта господарювання, ви можете безоплатно переглянути базові зведені цифрові дані. Цей початковий перегляд підтверджує, чи є бізнес активно зареєстрованим, його організаційно-правову форму, місцезнаходження юридичної особи та офіційну дату заснування.

Основні пошукові ідентифікатори: номер KVK та RSIN

Для абсолютної точності здійснюйте пошук за точними адміністративними ідентифікаторами, а не за загальними комерційними торговельними назвами:

• 8-значний номер KVK: цей унікальний реєстраційний номер ідентифікує кожну окрему комерційну реєстраційну справу в реєстрі Нідерландів.
• RSIN: Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer ідентифікує зареєстровані юридичні особи та фіскальні партнерства для цілей корпоративного оподаткування.
• Статутні торговельні найменування: додаткові торговельні найменування дозволяють знайти суб'єктів, хоча точний юридичний пошук здійснюється швидше за допомогою числових ідентифікаторів.

Як зазначено в офіційному урядовому посібнику з реєстрації в KVK, точне встановлення відповідності зареєстрованої юридичної особи запобігає плутанині між корпоративними структурами, що діють під схожим комерційним брендингом.

Види офіційних витягів та поданої фінансової звітності

Коли комерційні операції з третіми сторонами, іноземне банківське обслуговування або офіційні судові процеси вимагають доказової бази, безкоштовного цифрового перегляду недостатньо. Хоча міжнародні розслідувальні агентства, такі як International Investigative Group, можуть проводити комплексні транскордонні корпоративні розслідування, офіційна встановлена законом перевірка починається безпосередньо з самого реєстру. KVK видає офіційні витяги (uittreksels), які слугують юридичним підтвердженням поточного правового статусу підприємства, зареєстрованого капіталу та повноважень директорів щодо підписання.

Ви можете придбати кілька окремих категорій документів безпосередньо через портал:

• Витяги з цифровим засвідченням: автентифіковані документи у форматі PDF, захищені цифровим підписом від KVK, вартістю 9,60 євро у 2026 році. Вони широко визнаються національними органами влади та європейськими фінансовими установами.
• Паперові засвідчені витяги: роздруковані на спеціальному папері реєстру із захистом від підробки та надіслані безпосередньо поштою, вартістю 19,20 євро.
• Подана річна фінансова звітність: історична фінансова звітність, яка розкриває задекларовані активи, баланси та встановлені законом відомості про директорів.

Якщо ви плануєте використовувати витяг в іноземних юрисдикціях за межами Європейського Союзу, стандартного засвідчення недостатньо; ви повинні звернутися за проставленням апостиля до окружного суду Нідерландів (rechtbank) для засвідчення справжності підпису реєстратора. Якщо вашому іноземному підприємству потрібна офіційна документація з Торгового реєстру або юридично-адміністративна підтримка, ви можете зв'язатися з нашою командою корпоративного адміністрування для отримання безпосередньої процедурної консультації.

Обов'язкові реєстраційні вимоги: нотаріальні та ненотаріальні суб'єкти господарювання

Кожна комерційна організація, яка веде діяльність у Нідерландах, повинна зареєструватися в Handelsregister. Корпоративне право Нідерландів встановлює чітку законодавчу межу між корпоративними юридичними особами, що вимагають нотаріального акта про заснування, та некорпоративними бізнес-структурами. Ця відмінність безпосередньо визначає особисту відповідальність, адміністративне налаштування та поточне дотримання вимог щодо звітності.

Корпоративні організаційно-правові форми вимагають участі нідерландського цивільного нотаріуса (notaris) для складання та посвідчення офіційних установчих актів перед комерційною реєстрацією. Ця процедура створює незалежну юридичну особу, відокремлену від засновників та керівників. Навпаки, некорпоративні партнерства реєструються безпосередньо в органах комерційної реєстрації без нотаріального втручання, залишаючи власників відкритими до відповідальності за комерційними боргами.

Організаційно-правові форми, що вимагають нотаріального акта про заснування

Такі корпоративні форми суворо вимагають посвідчення цивільним нотаріусом:

• Besloten Vennootschap (BV): приватна компанія з обмеженою відповідальністю зі статутним мінімальним розміром капіталу в 0,01 євро. Дізнайтеся більше про деталі структурування в нашому посібнику зі створення компанії Dutch BV.
• Naamloze Vennootschap (NV): публічна компанія з обмеженою відповідальністю, призначена для формування значного капіталу або публічного лістингу, з мінімальним оплаченим статутним капіталом у 45 000 євро.
• Stichting (фундація): зареєстрована юридична особа, заснована за нотаріальним актом, яка діє без акціонерів або членів.

Некорпоративні структури, що створюються без нотаріуса

Засновники можуть створювати некорпоративні форми безпосередньо через Торгову палату без нотаріальних актів. До них належать eenmanszaak (індивідуальне підприємство), де власник несе повну особисту відповідальність, та vennootschap onder firma (VOF), де генеральні партнери несуть солідарну відповідальність. Так само commanditaire vennootschap (CV) і maatschap (професійне партнерство) реєструються безпосередньо без нотаріуса.

Обов'язкові вимоги реєстру: річна звітність, подання відомостей про UBO та зберігання даних

Підтримка активного статусу організації в реєстрі компаній Нідерландів передбачає постійні адміністративні обов'язки згідно з комерційним і податковим законодавством Нідерландів. Створення юридичної особи не є одноразовою транзакцією; ради директорів несуть пряму відповідальність за своєчасне розкриття фінансової інформації, прозорість бенефіціарного володіння та зберігання даних відповідно до закону. Нехтування цими контрольними вимогами комплаєнсу тягне за собою офіційні санкції з боку реєстру, адміністративні штрафи або особисту відповідальність керівництва.

Ведення корпоративної документації в Нідерландах базується на трьох законодавчих вимогах:

• Подання річної фінансової звітності: фінансові звіти повинні бути подані до KVK протягом 12 місяців після завершення фінансового року.
• Подання відомостей про бенефіціарну власність: відповідні корпоративні власники повинні бути зареєстровані в національному реєстрі UBO під час заснування, а будь-які оновлення даних мають подаватися невідкладно.
• Вимоги щодо зберігання документації: комерційні записи, електронне листування та загальні бухгалтерські книги повинні зберігатися протягом 7 років, а для даних щодо нерухомого майна цей строк збільшується до 10 років.

Подання річної звітності та розкриття фінансової інформації

Кожна нідерландська юридична особа, включаючи стандартну BV, повинна готувати річну фінансову звітність, затверджену її акціонерами. Для мікро- та малих підприємств вимоги до звітності спрощені. Ці суб'єкти подають скорочений баланс і пояснювальні примітки в електронному вигляді за допомогою програмного забезпечення Standard Business Reporting (SBR) або через онлайн-портал KVK. Торгова палата не стягує реєстраційний збір за електронне подання балансу.

Неподання звітності у встановлений законом 12-місячний строк створює серйозні правові ризики. Згідно з корпоративним правом Нідерландів, несвоєчасне подання встановлює правову презумпцію неналежного управління. Якщо компанія коли-небудь зіткнеться з банкрутством, директори можуть нести особисту відповідальність за всіма корпоративними боргами, якщо звітність не була подана вчасно. Керування постійними вимогами до звітності є простим за умови співпраці з досвідченими фахівцями, які забезпечують виконання бухгалтерських і податкових зобов'язань.

Правила реєстрації кінцевих бенефіціарних власників (UBO)

Нідерландське законодавство про протидію відмиванню коштів вимагає від юридичних осіб реєструвати своїх кінцевих бенефіціарних власників. UBO є будь-яка фізична особа, яка має пряме або опосередковане право власності на акції, права голосу або економічний інтерес у розмірі понад 25% у юридичній особі. Якщо жодна особа не володіє часткою понад 25%, керівний склад має бути зареєстрований як псевдо-UBO.

Важливо, що про будь-які зміни у складі акціонерів, розподілі голосів або персональних даних необхідно повідомити KVK протягом 7 днів. Згідно з Законом про економічні правопорушення (Wet op de economische delicten), неподання відомостей для реєстрації або неналежне ведення записів про UBO є кримінальним економічним правопорушенням. На 2026 рік початкові адміністративні штрафи починаються від €2 750, подвоюючись у разі повторних порушень і потенційно зростаючи до €21 750 або кримінального переслідування у серйозних випадках недотримання вимог.

Registering a Dutch BV: дистанційні юридичні процедури та податкова інтеграція

Заснування нідерландської Besloten Vennootschap не вимагає від іноземного засновника поїздки до Нідерландів. Підприємці-нерезиденти створюють комерційні структури дистанційно через структуроване юридичне представництво. Для підприємців, які також планують забезпечити фізичну присутність або переїхати разом із заснуванням компанії, консультації з такими фахівцями, як 360 Global Immigration, можуть допомогти прояснити шляхи отримання посвідки на проживання для ведення бізнесу в Європі. Призначений нідерландський цивільний нотаріус посвідчує установчий акт на підставі довіреності, згодом подаючи офіційне досьє до торгового реєстру Нідерландів. Під час цієї електронної реєстрації нотаріус сплачує одноразовий реєстраційний збір KVK у розмірі €85,15 від імені компанії.

Процес оформлення легалізованої довіреності

Для іноземних засновників-нерезидентів стандартний механізм дистанційної інкорпорації базується на легалізованій довіреності (PoA). Дистанційна інкорпорація за допомогою відеозв'язку не є стандартною процедурою для засновників бізнесу-нерезидентів через специфічні вимоги до транскордонної ідентифікації згідно з нідерландськими нотаріальними правилами.

Засновники підписують документи довіреності (PoA) та надають легалізовані копії дійсних паспортів. Якщо юрисдикція вашого походження є учасницею Гаазької конвенції про апостиль, достатньо стандартної легалізації за допомогою штампа апостиль, проставленого місцевими органами влади. Для юрисдикцій, які не є учасницями конвенції, легалізація вимагає консульського засвідчення через посольство або консульство Нідерландів. Ви можете ознайомитися з повною послідовністю дистанційної реєстрації в нашому посібнику щодо відкриття бізнесу в Нідерландах.

Інтеграція з податковими органами та регуляторні погодження

Щойно цивільний нотаріус вносить нову юридичну особу до торгового реєстру Нідерландів, KVK автоматично передає дані компанії до Податкової та митної адміністрації Нідерландів (Belastingdienst). Цей міжвідомчий зв'язок запускає процес корпоративної податкової реєстрації без необхідності подання повторних адміністративних документів.

Податкові органи оцінюють комерційну справу та присвоюють встановлені законом податкові ідентифікаційні номери відповідно до наступної структури:

• Податок на прибуток підприємств (CIT): Номери платника корпоративного податку видаються оперативно, при цьому застосовуються ставки 19% на прибуток до €200 000 та 25,8% на прибуток, що перевищує цей поріг.
• Податок на додану вартість (VAT): Застосовні внутрішні ставки VAT становлять 21%, 9% або 0%. Присвоєння номера платника VAT для підприємств у власності іноземців зазвичай займає від 6 до 8 тижнів, оскільки інспектори оцінюють моделі транскордонної торгівлі та вимоги до операційної економічної присутності.
• Податкові банківські рахунки: Податкові розрахунки та корпоративні надходження проходять через державну клірингову інфраструктуру; зверніть увагу, що офіційним обслуговуючим банком Belastingdienst є Rabobank з 1 травня 2026 року.

Створіть і захистіть свою комерційну присутність у Нідерландах

Підтримання актуальних і точних даних у торговому реєстрі Нідерландів захищає ваше підприємство від операційних збоїв та відповідальності керівництва. Виконання встановлених законом вимог, від подання річної фінансової звітності протягом 12 місяців до повідомлення про зміни щодо бенефіціарної власності протягом 7 днів, забезпечує збереження бездоганного статусу вашої комерційної структури перед податковими органами Нідерландів та банківськими установами.

Вам не потрібно переїжджати або подорожувати для завершення реєстрації. Intercompany Solutions надала підтримку понад 1 000 іноземних засновників із більш ніж 50 країн, координуючи процес безпосередньо з нотаріусами цивільного права та KVK. Стандартна дистанційна реєстрація за легалізованою довіреністю здійснюється протягом від 2 до 5 робочих днів, забезпечуючи швидкий та повністю відповідний вимогам вихід на ринок.

Структурований підхід до корпоративного комплаєнсу забезпечує вашому бізнесу в Нідерландах надійну правову основу на європейському ринку.

Останній перегляд: вересень 2026 року

Поширені запитання

Яким є офіційний торговий реєстр компаній Нідерландів?

Офіційним встановленим законом реєстром є Handelsregister, ведення якого здійснює Торгова палата Нідерландів (KVK). Він забезпечує правову визначеність у комерційній діяльності, фіксуючи кожне діюче підприємство, товариство та юридичну особу в масштабах усієї країни. Реєстрація в нідерландському реєстрі компаній засвідчує повноваження директорів, організаційно-правові форми та офіційні повноваження на представництво, забезпечуючи презумпцію обізнаності для всіх комерційних договорів із третіми особами та транскордонних операцій.

Як знайти компанію в Торговому реєстрі Нідерландів?

Ви можете здійснити пошук безпосередньо на онлайн-порталі KVK за адресою kvk.nl, використовуючи 8-значний реєстраційний номер юридичної особи, RSIN або офіційне комерційне найменування. Портал надає безкоштовну цифрову виписку з інформацією про організаційно-правову форму, дату заснування та корпоративний статус. Для цілей офіційної юридичної перевірки або дью-ділідженс для іноземних банків користувачі можуть придбати цифровий завірений витяг за €9.60 або замовити засвідчений паперовий витяг за €19.20.

Яким є одноразовий реєстраційний збір KVK у 2026 році?

Встановлений законом одноразовий реєстраційний збір за внесення суб'єкта до Торгового реєстру становить €85.15 у 2026 році. Цей адміністративний збір передбачений комерційним законодавством Нідерландів і застосовується до всіх новозареєстрованих комерційних організацій, незалежно від того, чи це товариства без статусу юридичної особи, чи корпоративні утворення, такі як BV. Збір повністю вираховується з оподатковуваного прибутку як операційні витрати бізнесу і, як правило, сплачується безпосередньо нотаріусом цивільного права, який оформлює заснування компанії.

Чи може іноземний підприємець зареєструвати нідерландську компанію дистанційно?

Так, засновники-нерезиденти можуть заснувати Dutch BV дистанційно за допомогою легалізованої довіреності. За цією встановленою процедурою вам не потрібно особисто приїжджати; ви підписуєте передбачені законом довіреності та надаєте легалізовані копії паспортів з-за кордону. Потім нідерландський нотаріус цивільного права посвідчує установчий акт і вносить суб'єкт до нідерландського реєстру компаній. Стандартна дистанційна реєстрація завершується протягом 2-5 робочих днів.

Хто кваліфікується як кінцевий бенефіціарний власник (UBO) у Нідерландах?

Кінцевим бенефіціарним власником є будь-яка фізична особа, яка має пряму або опосередковану економічну власність, частку в капіталі або права голосу в нідерландській компанії в розмірі понад 25%. Якщо жодна фізична особа не досягає цього порогового значення, керівники вищої ланки реєструються як псевдо-UBO. Законодавство Нідерландів щодо комплаєнсу вимагає повідомляти KVK про будь-які зміни в структурі власності на частки або відомостях про бенефіціарних власників протягом 7 днів, щоб уникнути суворих фінансових штрафів, розмір яких починається від €2,750.

Якими є строки подання річної фінансової звітності до KVK?

Річна фінансова звітність має бути подана до KVK протягом 12 місяців після закінчення фінансового року. Для юридичних осіб, таких як BV, звітність повинна бути спершу складена директорами та затверджена загальними зборами акціонерів. Електронне подання через Standard Business Reporting або портал KVK не передбачає сплати державних зборів, однак пропуск встановленого законом 12-місячного строку наражає директорів на особисту відповідальність.

Протягом якого часу повинні зберігатися корпоративні та адміністративні документи відповідно до законодавства Нідерландів?

Комерційні підприємства зобов'язані зберігати корпоративну бухгалтерську документацію, кореспонденцію, договори та фінансові книги протягом встановленого законом мінімального строку в 7 років. Для документів, що безпосередньо стосуються нерухомого майна, обов'язковий строк зберігання в Нідерландах продовжується до 10 років. Як цифрові, так і паперові архіви повинні залишатися доступними та придатними для перевірки з боку Belastingdienst протягом усього цього періоду, забезпечуючи повну відповідність законодавчим вимогам під час аудиту або податкових перевірок.

Sources

• KVK - Registering with the Dutch Business Register
• Business.gov.nl - Private limited company (bv)
• Burgerlijk Wetboek Boek 2 (Dutch Civil Code, legal entities)
• Rijksoverheid - Ondernemen
• Belastingdienst - VAT (BTW) for entrepreneurs
• European Commission - VAT rules and rates
• IND - Highly skilled migrant
• IND - Start-up residence permit
• De Nederlandsche Bank - Supervision
• AFM - Licences and registers
• RVO - Doing business internationally
• Belastingdienst Douane - Customs
• CJEU, Cadbury Schweppes, C-196/04 (ECLI:EU:C:2006:544)
• Hoge Raad, ECLI:NL:HR:2021:1152
• PwC Worldwide Tax Summaries - Netherlands
• ICLG - Corporate Governance Laws and Regulations, Netherlands