Fiskalna obaveza zadržavanja prema holandskom zakonu

Kada pokrenete holandski biznis, moraćete da se pridržavate svih holandskih zakona koji regulišu poslovno okruženje. Jedan od takvih zakona je takozvana fiskalna obaveza zadržavanja. Ona vam u suštini govori da morate arhivirati svoju poslovnu administraciju na određeni broj godina. Zašto? Zato što ovo omogućava holandskim poreskim vlastima da provere vašu administraciju kad god to smatraju prikladnim. Obaveza poreskog zadržavanja je zakonska obaveza koja se primenjuje na sve preduzetnike u Holandiji. Ako ste navikli da radite sa prilično starim datotekama i načinima arhiviranja svoje administracije, ovo se može pokazati kao pravi izazov. Postoji čak i velika šansa da, ne znajući to, niste u skladu sa obavezom zadržavanja.

U suštini, fiskalna obaveza zadržavanja nalaže da su svi preduzetnici u Holandiji zakonski obavezni da čuvaju administraciju svoje kompanije sedam godina. Imajte na umu da za neke dokumente važi period zadržavanja od sedam godina, ali za druge deset godina. Dokumenti takođe moraju biti uskladišteni na način koji omogućava inspektorima holandskih poreskih vlasti da lako provere administraciju u razumnom roku. U ovom članku ćemo objasniti šta fiskalna obaveza zadržavanja znači za vašu kompaniju, kako se možete pridržavati nje i na koje zamke treba obratiti pažnju.

Informacije o fiskalnoj obavezi zadržavanja

Kao što smo već objasnili gore, svi holandski vlasnici biznisa imaju zakonsku obavezu da holandskim poreskim vlastima ponude mogućnost da provere administraciju do sedam godina unazad. Ovo se odnosi na osnovne podatke o vašoj finansijskoj potrošnji i zaradi, kao što su glavna knjiga, vaša administracija zaliha, potraživanja i obaveze, administracija kupovine i prodaje i administracija plata. Dakle, sav novac koji ulazi i izlazi tokom bilo koje fiskalne godine, koja traje od 1. januara do 31. decembra. Morate imati na umu da to znači da svaki holandski preduzetnik mora biti u mogućnosti da pokaže sve podatke iz proteklih sedam (ili deset) godina, tokom nasumične provere od strane poreskih vlasti. Nasumično znači da mogu doći nenajavljeni, tako da generalno uvek morate biti spremni.

Postoji mnogo mogućih razloga za proveru, iako se ponekad dešava samo kao opšta revizija. Poreske vlasti mogu jednostavno odlučiti da vam je potrebna periodična provera, kako bi se uverile da sve radite legalno i da vam je administracija ažurna. Ove provere se dešavaju nasumično, ali ne vrlo često. U drugim slučajevima, uglavnom postoji jasan razlog zašto poreske vlasti odlučuju da vas provere. Na primer, podneli ste prijave koje poreske vlasti smatraju sumnjivim. Ili možete pomisliti na istragu koju poreski inspektor sprovodi kod jednog od vaših dobavljača, poslovnog partnera ili druge uključene treće strane. Inspektor tada traži pristup vašoj administraciji i vidi da li može da otkrije greške ili nepravilnosti. Zbog toga knjigovođe i računovođe često ukazuju svojim klijentima da je veoma važno voditi dobro osmišljenu i konciznu administraciju.

Ne samo zato što poreske vlasti mogu doći i zaroniti u vašu administraciju, već i zbog drugih pogodnosti specifičnih za vas i vašu kompaniju. Ako vodite solidnu administraciju, to vam pruža uvid u vaše finansijske podatke. Možete to donekle videti paralelno sa kućnom knjigom: pratite sav novac koji ulazi i izlazi. To znači da tačno znate gde postoje problemi, na primer, kada trošite više na imovinu nego što zapravo ostvarujete profita. Uprkos činjenici da šansa možda nije velika da će inspektor pokucati na vaša vrata, ipak je mudro imati administraciju u redu. Za preduzetnike, računovodstvo je takođe pouzdan izvor podataka za donošenje informisanih odluka. To znači da je lakše odlučiti kada investirati u nešto novo, za razliku od toga da investirate manje i zarađujete više novca tokom određenog perioda. Daje vam opšti pregled profitabilnosti vaše kompanije, što je veoma važno ako želite da postignete pravi uspeh.

Kada primenjujete period obaveze zadržavanja od 10 godina?

Kao što smo ukratko spomenuli gore, redovni period zadržavanja je 7 godina. U nekim slučajevima, preduzetnici će morati da čuvaju informacije i podatke nekoliko godina duže, tačnije 10 godina. Jedna od situacija u kojoj se primenjuje ova produžena obaveza zadržavanja je kada posedujete ili iznajmljujete poslovnu zgradu, ili drugu vrstu poslovnog prostora. Podaci o nepokretnoj imovini podležu obavezi zadržavanja od deset godina, tako da ako posedujete bilo kakvu imovinu preko svoje kompanije, podležete dužem periodu zadržavanja. Isto važi i kada vaša kompanija pruža, ili je uključena u pružanje, usluga radio i televizijskog emitovanja, elektronskih usluga i/ili telekomunikacionih usluga, i takođe se opredelila za takozvanu OSS-šemu (One-Stop-Shop). Imajte na umu da je zapravo potpuno moguće dogovoriti se sa poreskim vlastima o određenim propisima ili aranžmanima, kao što su:

Koliko detaljna administracija treba da bude
Način na koji se vode evidencije
Čuvanje podataka osim osnovnih podataka na kraći vremenski period

Takođe čuvajte i ažurirajte, ako je primenljivo, "osnovne podatke" vremenske evidencije za godišnji odbitak poreza za preduzetnike. Ovo važi i za vođenje dobre evidencije kilometraže. Trebalo bi da je vodite za korišćenje vašeg privatnog automobila za posao, ili obrnuto: kada koristite svoj poslovni automobil samo za posao i nikada privatno.

Ko bi tačno trebalo da vodi administraciju?

Jedno od prvih pitanja koje biste mogli postaviti je, ko je obavezan da vodi administraciju najmanje 7 godina? U stvarnosti, svaki vlasnik preduzeća je to obavezan da radi. Nije važno koliko je vaše preduzeće veliko ili malo: obaveza se odnosi na svakog holandskog preduzetnika. Ne samo da morate voditi administraciju, već administracija mora biti vođena na način koji omogućava poreskim organima da je provere. Dakle, postoje određena pravila i propisi, što znači da vaša administracija mora biti pravilna u skladu sa holandskim zakonom. Ova administracija vam je potrebna da biste ispravno podneli prijavu PDV-a i deklaraciju o isporukama unutar Zajednice (ICP), ali i da biste mogli pravilno voditi svoje poslovanje. Generalno, to znači da morate čuvati sve originalne dokumente, kako biste ih mogli pokazati poreskom inspektoru kada on/ona izvrši proveru.

Ko je izuzet od vođenja kompletne PDV evidencije?

Postoje neki preduzetnici koji ne moraju da vode kompletnu PDV evidenciju:

Preduzetnici koji isporučuju samo dobra ili usluge oslobođene PDV-a
Pravna lica koja nisu preduzetnici, ali imaju PDV identifikacioni broj

Dodatne administrativne obaveze

Da li posedujete kompaniju koja trguje maržnom robom? Tada se na vas primenjuju dodatne administrativne obaveze. Šta je maržna roba? Maržna roba su uglavnom korišćena (polovna) dobra, koja ste kupili bez plaćanja PDV-a. Pod određenim uslovima, sledeće stavke se takođe mogu smatrati maržnom robom:

Umetnost
Antikviteti
Kolekcionarski predmeti koje kupujete ili uvozite sa PDV-om.

Šta spada u kategoriju polovne robe?

Polovna roba su sva dobra, koja možete ponovo koristiti, bilo nakon popravke ili ne. Imajte na umu da su sva dobra koja kupite od privatnog lica uvek polovna dobra, čak i ako nikada nisu korišćena. Polovna roba takođe uključuje dobra koja su uzgajana interno ili, kao u slučaju konja. Kada trgujete maržnom robom, morate voditi evidenciju. Ovo je zbog činjenice da je trgovina maržnom robom podložna opštim administrativnim obavezama. Pored toga, primenjuju se različita pravila na vašu administraciju maržne robe. Kupovina i prodaja maržne robe moraju se, naravno, voditi u vašoj evidenciji. Za ovu robu postoje dve različite metode za postizanje toga:

PDV izračunavate po pojedinačnom dobru, i pratite kupovine i prodaje po stavci u vašoj administraciji. Poreske vlasti ovo nazivaju individualnom metodom.
PDV izračunavate na ukupnu profitnu maržu u periodu deklaracije. Ovo nazivamo metodom globalizacije.

Obe metode su podložne dodatnim administrativnim obavezama. Dakle, koju metodu koristite? Na ovo pitanje se može odgovoriti konstatacijom da to zavisi od vrste robe koju metodu smete koristiti. Metoda globalizacije je obavezna za sledeću robu:

Prevozna sredstva, kao što su automobili, motocikli, bicikli, mopedi i kamp prikolice
Odeća
Nameštaj
Knjige i časopisi
Foto, filmska i video oprema
Video kasete, DVD-ovi, muzičke kasete, CD-ovi, ploče itd.
Muzički instrumenti
Kućni aparati
Električni aparati
Kućni ljubimci
Umetnost, antikviteti i kolekcionarski predmeti (pod određenim uslovima, kao što je prethodno pomenuto)

Metoda globalizacije je takođe obavezna za delove, pribor i potrošni materijal koji se koriste u ovim dobrima, jer čine sastavni deo same maržne robe. Dakle, čak i ako stavite novu izduvnu cev na svoj polovni automobil, to će biti deo maržnog dobra (automobila).

Roba koja nije kvalifikovana kao maržna roba

Da li trgujete drugim dobrima osim maržne robe? Što znači da vaša roba nije kvalifikovana kao polovna? Tada morate primeniti individualnu metodu, za razliku od metode globalizacije. Metoda globalizacije vam omogućava da negativne profitne marže kompenzujete pozitivnim profitnim maržama. Međutim, to nije dozvoljeno individualnom metodom. U svakom slučaju, sasvim je moguće zatražiti od holandskih poreskih vlasti promenu metoda, kad god smatrate da će to biti pravi izbor za vas. Samo u slučaju da ste aukcionar, ili posrednik koji deluje u vaše ime kao aukcionar, ne smete primeniti metodu globalizacije. To može biti zbog činjenice da aukcionar funkcioniše kao posrednik između kupaca i prodavaca, i stoga se ne može smatrati vlasnikom predmeta. Takođe, maržnu robu možete prodati sa PDV-om. Zapravo možete izabrati da prodate maržnu robu sa PDV-om. Šta treba da uradite u svojoj administraciji možete pročitati pod Administrativne posledice prilikom prodaje po redovnoj PDV šemi.

Tačni dokumenti koje treba da čuvate tokom određenog vremenskog perioda

Kao što smo prethodno pomenuli, sve osnovne podatke administracije vaše kompanije morate čuvati u periodu od 7 godina, kako bi poreske vlasti mogle da provere podatke. Period od 7 godina počinje kada istekne trenutna vrednost bilo kog dobra ili usluge. Da bismo objasnili šta „trenutno“ znači u ovom kontekstu, možemo koristiti primer ugovora o lizingu automobila. Zamislite da iznajmljujete automobil na period od 3 godine. Sve dok je ugovor aktivan, dobro ili usluga se smatraju trenutnim. Prekidom ugovora, međutim, dobro ili usluga se u tom trenutku više ne koriste i, stoga, kvalifikuju kao istekle. Isto važi i za situaciju kada izvršite konačnu uplatu da nešto platite. Od tog trenutka, morate čuvati podatke o ovom dobru ili usluzi 7 uzastopnih godina, jer tada počinje period zadržavanja. Naravno, želeli biste da znate koje dokumente i koje podatke ćete morati da arhivirate. Osnovni podaci se sastoje od sledećeg uopšteno:

Opšta knjigovodstvena knjiga
Administracija zaliha
Administracija kupovine i prodaje
Administracija potraživanja i obaveza
Administracija platnog spiska

Pored gore navedenih osnovnih podataka, morate uzeti u obzir činjenicu da takođe morate voditi sve master podatke. Master podaci se odnose na teme kao što su informacije o vašim dužnicima i poveriocima i datoteke artikala. Imajte na umu da sve izmene u master podacima moraju biti naknadno sledljive.

Pravilan način čuvanja računa

Važan deo obaveze čuvanja je specifičan način na koji se podaci primaju i čuvaju. Prema zakonskim odredbama koje pokrivaju ovu konkretnu temu, morate čuvati knjige, dokumenta i nosače podataka koji su važni za oporezivanje na potpuno isti način, kao što ste ih primili. Dakle, u njihovom izvornom stanju, što znači primarno snimanje izvornih podataka. To znači da se digitalno primljen dokument takođe mora čuvati digitalno, što u početku može izgledati kontraintuitivno, jer je fizičko čuvanje podataka dugo bilo norma. To više ne važi. Na primer, ponuda ili račun koji primite putem e-pošte, moraju se čuvati kao digitalni fajl, jer je originalni način na koji ste ga primili digitalan. Prema pravilima obaveze čuvanja, ovu ponudu ili račun smete čuvati samo digitalno.

Još jedna stvar koju treba da uradite je da, pored digitalnog čuvanja svakog digitalnog fajla, sačuvate i izvor fajla koji ste primili. Samo čuvanje samog računa nije dovoljno, jer poreske vlasti žele da budete u mogućnosti da dokažete da, nakon prijema, račun niste ručno prilagođavali. Dakle, to ostvarujete tako što ne čuvate samo sam račun, već i e-poštu u kojoj je račun bio priložen. To omogućava inspektoru da vidi da je račun koji ste sačuvali kao PDF ili Word fajl zaista isti kao onaj koji je prvobitno primljen putem e-pošte. Podaci u informacionom sistemu, takozvani izvedeni podaci, moraju biti sledljivi do izvornih podataka. Ovaj revizorski trag je važan uslov kada je reč o digitalnom čuvanju administracije. Takođe vam je dozvoljeno da tražite identifikaciju od svojih kupaca. Međutim, ono što nije dozvoljeno, prema GDPR pravilima, jeste da se ovaj oblik identifikacije kopira i, na primer, čuva u administraciji. To je dozvoljeno samo u slučajevima kada je to obavezno, kao što je prilikom zapošljavanja radnika, ili kada ljudi treba da dokažu svoj identitet kako bi postali pretplatnici (nekih) usluga koje nudite.

Pravilan način vođenja fizičke administracije

Račun ili drugi dokument koji primite poštom na papiru, a koji se mora čuvati, zapravo možete digitalizovati i digitalno čuvati prema poreskim vlastima. Dakle, suštinski, originalni fajl, koji je račun na papiru, zamenjujete digitalnim fajlom. To se naziva konverzija. Ali imajte na umu da u ovom scenariju takođe morate zadržati originalni fajl, kao što smo gore pomenuli, za zakonski obavezujući period. Prilikom digitalizacije, postoje neki važni faktori o kojima bi trebalo da budete informisani. Vlasnici preduzeća često digitalizuju skeniranjem računa, fotografisanjem dokumenata ili povezivanjem alata za digitalizaciju sa svojim računovodstvenim programom, što se takođe naziva 'skeniranje i prepoznavanje'. Samo ovim poslednjim načinom digitalizacije moguće je digitalizovati račune ne samo lakše, već i prema pravilnoj proceduri.

U brošuri o obavezi čuvanja, Dutch Tax Authorities se pozivaju na uslove koje konverzija mora ispuniti. Ovde je važno da se sigurnosne karakteristike originalnog dokumenta ne izgube. To znači da uvek čuvate papirne račune fizički (u papirnom obliku) tokom perioda od sedam godina. Naročito su potvrde o gotovinskim plaćanjima teške za poreske vlasti da provere autentičnost. Sa druge strane, postoje i primeri računovodstvenih firmi koje su postigle dogovore sa poreskim vlastima po ovom pitanju. Na primer, kancelarije su kolektivno dobile dozvolu za sve svoje klijente da digitalno čuvaju fizičke račune, tako da više ne moraju ništa da čuvaju na papiru. Mudro je da vi, kao preduzetnik, istražite svoje opcije i eventualno razgovarate sa poreskim vlastima o vašim specifičnim željama. Oni su često spremni da budu fleksibilni i da vam pomognu na određene načine, sve dok sve održavate čistim, transparentnim i legalnim.

Pravilan način čuvanja digitalnih podataka

Postoji nekoliko načina za pravilno čuvanje digitalnih podataka. Najvažniji uslov je, naravno, da se podaci moraju čuvati 7 (ili 10) godina. Da li čuvate sve svoje podatke i radite na sopstvenom serveru? Onda holandski fiskalni zakon nalaže da morate imati dobru proceduru za pravljenje rezervnih kopija, dok takođe morate dosledno obavljati te rezervne kopije. Pored toga, ove rezervne kopije moraju biti sačuvane na drugoj lokaciji, od lokacije gde se nalazi digitalna administracija. Za tu svrhu, na primer, možete koristiti eksterni hard disk. Takođe je dozvoljeno i moguće opredeliti se za rešenje u oblaku za čuvanje vaših podataka. Da li ste znali da računovodstveni softver baziran na oblaku ima mnoge prednosti, kao što su sledeće:

Vi i vaš knjigovođa ili računovođa možete pristupiti podacima sa bilo kog uređaja
Vaši podaci su sigurni i ne mogu biti izgubljeni ili oštećeni ako se računar ili drugi uređaj pokvari
Možete se informisati i upravljati svojom kompanijom na osnovu stvarnih trenutnih podataka
Možete takođe povezati druge programe sa računovodstvenim softverom

Ako imate na umu ova pravila, prilično ste sigurni da ćete svoju digitalnu administraciju čuvati na pravilan način. U nastavku ćemo izneti još nekoliko zanimljivih detalja u vezi sa digitalnom administracijom.

Dodatni uslovi i zahtevi u vezi sa digitalnim čuvanjem fajlova i podataka

Da li imate sačuvane podatke na zastareloj opremi? Obaveza zadržavanja takođe znači da sačuvani podaci moraju biti dostupni. Dakle, moraćete biti u mogućnosti da pristupite i otvorite originalni fajl. To znači da, na primer, stara oprema koja vam omogućava pristup podacima mora biti sačuvana, ako se određeni digitalni fajlovi mogu konsultovati samo na ovaj način. Možete pomisliti na stare medije za skladištenje, kao što je stara flopi disketa, ili ranija verzija Windows-a. Nadalje, većina računovodstvenih paketa podržava takozvani revizorski fajl finansijski. Revizorski fajl je izvod iz glavne knjige. Imajte na umu, međutim, da nije dovoljno čuvati samo revizorski fajl, jer on ne uključuje sve administrativne unose. Pored toga, imajte na umu sva elektronska sredstva komunikacije, kao što su vaš kalendar, aplikacije i SMS. Sve poruke putem e-pošte, WhatsApp-a, SMS-a, pa čak i Facebook-a, treba čuvati u meri u kojoj se smatraju delom kategorije „poslovne komunikacije“. U slučaju inspekcije, ove informacije moraju biti dostupne u obliku koji zatraži inspektor. Ovo pravilo se odnosi i na vođenje digitalnog kalendara.

Više o konverziji papirnog fajla u digitalni ili medijum za skladištenje

Pod određenim uslovima, možete preneti podatke sa jednog medijuma za skladištenje na drugi. Na primer, skeniranje papirnog dokumenta ili sadržaja CD-ROM-a na USB stik. Naravno, postoje određeni uslovi da bi se to moglo uraditi, a to su sledeći:

Konverzija je obavljena ispravno i potpuno
Konvertovani podaci su dostupni tokom celog perioda zadržavanja
U mogućnosti ste da reprodukujete podatke i učinite ih čitljivim i proverljivim u razumnom roku

Ako uspete da ovo ostvarite, više nećete biti obavezni da čuvate papirne dokumente. Dakle, ako uspete da ispunite pomenute uslove, više ne morate da čuvate originalni dokument. Ovo će vam uštedeti vreme i prostor, jer više nećete imati potrebu za fizičkom administracijom. Dakle, u osnovi, digitalna verzija će zauzeti mesto originala. U principu, konverzija je moguća za sve dokumente, sa izuzetkom:

Bilansa stanja
Izjave o imovini i obavezama
Određenih carinskih dokumenata.

Bez fizičke administracije, zapravo možete uštedeti mnogo kancelarijskog prostora i sebi mnogo dodatnog posla. Nema više pretraživanja starih arhiva ili kutija za cipele u prepunim ormarima. Kada pogledate digitalni razvoj u poslednjih 10 do 20 godina, mudro je preći na potpuno digitalnu administraciju. Gotovo je nemoguće ikada izgubiti fajl koji je digitalno sačuvan, pogotovo kada koristite rešenje bazirano na oblaku. Takođe, mnogo je lakše i brže pretraživati digitalne fajlove. Pomoći ćete i svom računovođi. Razgovarajte sa svojim računovođom s vremena na vreme i pokušajte da postavite administraciju na takav način da budete usklađeni sa zakonskom obavezom zadržavanja. Online računovodstveni programi ne samo da pružaju kontrolisanije administracije. Sa dobro čuvanim zaštitnim zidovima i sigurnim ključevima, dobri online računovodstveni programi automatski čuvaju vašu administraciju u oblaku. Možete to videti kao digitalni sef, na sigurnom mestu, kojem niko drugi ne može pristupiti osim vas i vašeg računovođe. Ili: poreske vlasti, kada inspektor mora da proveri vaše knjige.

Intercompany Solutions vas može dalje informisati o fiskalnoj obavezi zadržavanja

Kao što vidite, fiskalna obaveza zadržavanja obuhvata prilično mnogo toga. Mudro je uvek biti informisan o najnovijim zakonima koji se tiču ove teme, kako biste kao preduzetnik znali da poslujete u skladu sa svim primenljivim holandskim zakonima. Vaš računovođa bi vas zapravo trebao informisati o tome, kao i o svim opcijama za usklađivanje sa ovim zakonom na pravilan i siguran način. Ako nemate računovođu i ne znate kako da se uskladite, ili ste možda tek pokrenuli sopstveni posao i novi ste u ovakvim temama: u svim takvim slučajevima, uvek se možete obratiti Intercompany Solutions. Možemo vam pružiti opsežne finansijske i poreske savete, uključujući najbolji način za vas da vodite pravilnu administraciju. Takođe možemo ponuditi podršku i savete kada je u pitanju plaćanje poreza i sastavljanje vaše godišnje poreske prijave. Ne oklevajte da nas direktno kontaktirate za više informacija.

Izvori:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/

Slične objave:

Formation time	Dutch BV formation completed in 3 to 5 business days
Process	Fully remote setup with step-by-step guidance
Compliance	Expert support for registration, VAT and compliance
Aftercare	Accounting, tax and legal support included
One partner	All of the above through one trusted formation partner