Дистанционное учреждение компании в Нидерландах: руководство по нотариальному заверению на 2026 год

Нотариальный процесс дистанционной регистрации компании в Нидерландах обычно не означает подписание учредительного акта из-за рубежа. Для учредителя из страны, не входящей в ЕС, использующего стандартный дистанционный маршрут, доверенность (PoA), подписанная за рубежом, позволяет уполномочить голландского нотариуса оформить акт без поездки учредителя в Нидерланды. Главное - различать оформление доверенности и подписание нотариусом учредительного акта BV.

Вполне естественно сомневаться в том, какие документы требуют нотариального заверения, легализации или перевода. Требования к доверенности могут зависеть от страны ее подписания и указаний действующего нотариуса, поэтому уточните требования перед подписанием или организацией заверения. Регистрация по видеосвязи не является стандартным путем для учредителей-нерезидентов.

В этом руководстве объясняется стандартный дистанционный маршрут для учредителя не из ЕС, какие полномочия дает доверенность и что необходимо подтвердить перед подписанием. Также рассматривается, как гражданство, документы, удостоверяющие личность, и структура собственности могут повлиять на перечень запрашиваемых нотариусом документов.

Почему нотариальное заверение является частью дистанционной регистрации Dutch BV

Дистанционная регистрация меняет способ предоставления документов учредителем или способ передачи полномочий действовать от его имени. Она не отменяет нотариальный этап: голландский нотариус готовит и оформляет учредительный акт, учреждающий BV. В рамках стандартного дистанционного маршрута для учредителя не из ЕС доверенность (PoA) позволяет уполномочить нотариуса оформить акт без поездки учредителя в Нидерланды. Действующий нотариус подтверждает, какие формальности применяются в конкретных обстоятельствах учредителя.

Что именно заверяет голландский нотариус при учреждении BV?

Основным нотариальным документом является учредительный акт, а не каждый документ, подаваемый в процессе. Нотариус также может запросить подтверждение личности, декларации учредителя, сведения о компании и документы о полномочиях, но они отделены от акта. Попросите действующего нотариуса подтвердить, какие документы требуют определенной формы заверения и как эта форма называется. Руководство KVK по учреждению BV объясняет требование о нотариальном акте. Besloten Vennootschap (BV) - это голландская частная компания с ограниченной ответственностью, рассматриваемая в данном руководстве.

Это различие имеет ключевое значение для нотариального процесса дистанционной регистрации компании в Нидерландах: учредитель может оформить полномочия за рубежом, в то время как голландский нотариус подписывает учредительный акт. Требуемая форма доверенности может зависеть от юрисдикции учредителя и требований нотариуса. Подтвердите эти детали перед подписанием или организацией легализации.

Какие голландские правовые структуры требуют нотариального акта?

Нотариальный акт требуется для создания BV, NV или stichting. Для eenmanszaak, VOF, CV или maatschap нотариус при создании не требуется. Эти структуры различаются по своим правовым последствиям и ответственности, поэтому одно лишь требование о привлечении нотариуса не должно определять подходящую форму. Обзор процедуры учреждения BV можно найти в этом руководстве по созданию Dutch BV.

При дистанционной регистрации BV четко разделяйте документы: доверенность наделяет полномочиями, подтверждающие документы содержат запрашиваемую нотариусом информацию, а нотариальный акт учреждает компанию. Подтвердите необходимые формальности по доверенности и организацию подписания акта непосредственно у действующего нотариуса.

Как работает дистанционный нотариальный процесс Dutch BV по доверенности

Для учредителя не из ЕС, использующего стандартную дистанционную процедуру, легализованная доверенность позволяет нидерландскому нотариусу выполнить действия по инкорпорации без поездки учредителя в Нидерланды. Точные формальности зависят от юрисдикции учредителя и требований оформляющего сделку нотариуса. Уточните их до организации подписания или легализации. Нидерландские нотариусы играют особую роль в правовых процедурах Нидерландов, поэтому не следует исходить из того, что документ, заверенный нотариусом в другой стране, соответствует требованиям нидерландского нотариуса. Ознакомьтесь с информацией о нидерландских нотариусах, чтобы узнать больше об их роли.

Процесс нотариального удостоверения при дистанционном учреждении компании в Нидерландах обычно включает следующую последовательность этапов:

• 1. Предоставьте запрашиваемые сведения. Передайте нотариусу сведения о создаваемой компании и данные по каждому учредителю, акционеру и директору. Уточните, какие документы, удостоверяющие личность, и подтверждающие документы требуются для вашего случая.
• 2. Проверьте проекты документов. Сверьте имена, адреса, доли участия и другие реквизиты компании с предоставленными данными. Устраните расхождения до подписания, чтобы нотариус мог составить акт, используя непротиворечивые сведения.
• 3. Оформите полномочия. Подпишите доверенность в порядке, указанном оформляющим сделку нотариусом. Уточните, подлежит ли она легализации или переводу, требуется ли оригинал или подписание в определенном формате. Требования могут различаться в зависимости от юрисдикции и конкретного случая.
• 4. Нотариус совершает нотариальный акт. После того как нотариус изучит материалы дела и примет доверенность, он удостоверяет учредительный акт BV. При таком порядке учредитель не выезжает в Нидерланды. Доверенность дает полномочия на совершение действий; сама по себе она не учреждает и не регистрирует BV.

Что входит в обязанности учредителя и нидерландского нотариуса

Учредитель предоставляет достоверную информацию, отвечает на запросы о предоставлении документов и подписывает доверенность в соответствии с инструкциями. Нотариус проверяет материалы, подтверждает соответствие документов требованиям для конкретного случая, готовит учредительный акт и удостоверяет его. Перед подписанием доверенности попросите нотариуса указать, каких документов еще не хватает. Не следует полагать, что один и тот же перечень применим ко всем учредителям.

Как сведения о компании переходят от проверки к совершению нотариального акта

Информация о компании, акционерах и директорах должна совпадать во всех материалах, представленных нотариусу. Например, различие в написании имени акционера в документе, удостоверяющем личность, и в корпоративном документе может потребовать пояснений. Нотариус определяет, какие доказательства и какой формат являются допустимыми. Руководство KVK по учреждению BV предоставляет общую информацию об учреждении Dutch BV, тогда как оформляющий сделку нотариус утверждает требования для конкретного дела. Более подробные сведения об учреждении см. в этом руководстве по учреждению компании в Нидерландах.

Дистанционная доверенность, личное подписание или учреждение по видеосвязи: в чем разница?

Порядок подписания учредительных документов Dutch BV зависит от ваших обстоятельств и требований оформляющего сделку нотариуса. Для учредителей не из ЕС, использующих стандартный дистанционный порядок, легализованная доверенность (PoA) уполномочивает нотариуса совершить нотариальный акт без поездки учредителя в Нидерланды. Личное подписание и учреждение по видеосвязи могут рассматриваться как варианты, но нельзя считать, что они подойдут каждому учредителю.

Вариант	Присутствие учредителя	Способ подтверждения полномочий	Кто подтверждает возможность применения?
Легализованная доверенность	При стандартном дистанционном порядке для лиц не из ЕС учредитель не выезжает в Нидерланды.	Учредитель подписывает доверенность по форме, требуемой оформляющим сделку нотариусом. Легализация или иные формальности могут зависеть от юрисдикции учредителя.	Оформляющий сделку нидерландский нотариус подтверждает необходимую форму и соответствие данного варианта обстоятельствам дела.
Личное подписание	Учредитель присутствует лично, если этот вариант согласован с нотариусом.	Учредитель подписывает документы в соответствии с указаниями нотариуса. Нотариус подтверждает, какие документы подлежат подписанию и каким способом.	Оформляющий сделку нотариус согласовывает условия и перечень документов в зависимости от обстоятельств учредителя.
Учреждение по видеосвязи	Учредитель может участвовать дистанционно только при наличии такой возможности и при соответствии установленным требованиям.	Все действия по цифровой идентификации и подписанию должны быть приняты оформляющим сделку нотариусом для конкретной процедуры учреждения.	Оформляющий сделку нотариус подтверждает право учредителя воспользоваться данным порядком и принципиальную возможность его применения.

Когда легализованная доверенность является практичным дистанционным решением?

Для учредителя не из ЕС, желающего завершить учреждение BV без поездки, порядок с использованием легализованной доверенности представляет собой стандартный дистанционный вариант, описанный в данном руководстве. Доверенность наделяет полномочиями на совершение соответствующих действий; сама по себе она не учреждает компанию. Перед подписанием попросите нотариуса уточнить необходимые формулировки и правила подписания, а также требуется ли легализация, перевод или оригинал документа. Требования могут различаться в зависимости от юрисдикции, поэтому не следует полагать, что этот порядок или его формальности автоматически применимы к каждому учредителю из ЕС или резиденту.

Когда учредителю следует узнать о личном или цифровом подписании?

Уточните у нотариуса возможность личного подписания, если вы можете присутствовать лично и хотите непосредственно ознакомиться с тем, что подписываете. Узнайте об учреждении компании по видеосвязи, если хотите проверить, доступно ли оно для ваших конкретных обстоятельств. Учреждение по видеосвязи не является стандартной процедурой для учредителей-нерезидентов. Руководство KVK по учреждению BV предоставляет общий контекст, однако ведущий нотариус должен подтвердить порядок действий и формальности для вашего дела. Роль нидерландского нотариуса отличается от роли нотариуса в других странах.

Используйте процесс нотариального удостоверения для дистанционного учреждения нидерландской компании как последовательность действий для согласования с нотариусом, а не как гарантию того, что каждый случай проходит по абсолютно одинаковым этапам. Если вы хотите обсудить порядок учреждения Dutch BV, свяжитесь с командой по учреждению компаний.

Документы и формальности, которые необходимо согласовать до дистанционного нотариального удостоверения

Подготовьте пакет документов в соответствии с инструкциями ведущего нидерландского нотариуса, а не по контрольному списку другого учредителя. Требования могут зависеть от места выдачи документа, места его подписания и характеристик создаваемой BV. До организации подписания за рубежом попросите нотариуса подтвердить перечень документов, их формат и необходимую последовательность действий для вашего дела. Такая подготовка является практической частью процесса нотариального удостоверения для дистанционного учреждения нидерландской компании.

Как подготовить документы, удостоверяющие личность, и сведения о компании

Начните с документов, удостоверяющих личность каждого учредителя, и заполненного опросника нотариуса. Затем уточните, какие сведения о компании и подтверждающие документы требуются в отношении предполагаемых акционеров, директоров и структуры владения. Точный перечень необходимых подтверждений зависит от конкретного случая, поэтому не рассматривайте этот перечень как универсальный.

• Документы, удостоверяющие личность: Уточните, какие именно документы требуются нотариусу для каждого соответствующего лица, а также допустимы ли копии или иной формат.
• Заполненный контрольный список: Используйте форму опросника самого нотариуса и разрешите все оставшиеся вопросы до подписания или подачи документов.
• Сведения о компании и структуре собственности: Подтвердите запрашиваемую информацию о BV, акционерах, директорах и предполагаемой структуре владения.
• Проверка согласованности данных: Сверьте написание имен и другие данные во всех документах. Устраните любые расхождения в написании или информации вместе с нотариусом до окончательного формирования пакета документов.

Уточните, требуются ли нотариусу дополнительные подтверждающие документы по конкретному акционеру, директору или структуре владения. Требования могут различаться для разных учредителей даже в рамках одного дела об учреждении. Руководство KVK по созданию BV предоставляет общий контекст учреждения, однако ведущий нотариус должен подтвердить документы и формальности для вашего конкретного случая.

Легализация, перевод и формат подписания

Не следует исходить из того, что документ, выданный или подписанный за рубежом, может использоваться в Нидерландах в его текущем виде. Уточните у ведущего нотариуса, требуется ли для каждого документа легализация, перевод, оригинал или определенный формат подписания. Ответ зависит от страны происхождения документа и требований нотариуса. Правила апостилирования, консульской легализации и перевода не следует считать универсальными.

Согласуйте последовательность шагов до подписания. Узнайте, должен ли нотариус сначала проверить проект документа, требуется ли подписать его определенным способом и необходимо ли выполнить какие-либо формальности до его отправки в Нидерланды. Это позволит избежать ситуации, при которой подписание или удостоверение не соответствуют инструкциям нотариуса. Держите письменные инструкции нотариуса вместе с вашим контрольным списком документов, чтобы проверять каждый пункт перед отправкой.

После подписания акта: регистрация в KVK и практические дальнейшие шаги

Удостоверение нотариусом акта об учреждении и регистрация BV в Торговой палате Нидерландов (KVK) представляют собой отдельные этапы. Совершение нотариального акта является ключевой частью процесса нотариального удостоверения для дистанционного учреждения нидерландской компании, однако не стоит полагать, что оно автоматически завершает все регистрационные действия. До совершения акта согласуйте с ведущим нотариусом, кто будет подавать документы на регистрацию в KVK, какие данные или документы еще требуются, а также какое подтверждение вы получите после завершения регистрации.

Что происходит после удостоверения акта нотариусом?

Руководство KVK по созданию BV объясняет роль нотариального акта и регистрации в KVK при учреждении Dutch BV. Нотариус может подтвердить, как именно эти этапы будут реализованы в вашем случае. Узнайте, организует ли нотариус регистрацию самостоятельно или вам потребуется предпринять отдельные действия. Также уточните, когда можно ожидать подтверждения и регистрационных данных. Убедитесь, что последовательность действий и зоны ответственности ясны до подписания, особенно когда учредитель находится за границей.

Прежде чем продолжать процесс, подтвердите следующее:

• Кто подает регистрационные данные в KVK и нужно ли вам предоставлять что-либо дополнительно.
• Остаются ли непредоставленными какие-либо данные или документы после совершения акта.
• Какое подтверждение или регистрационные данные компании вы получите и от кого.
• Ожидает ли нотариус каких-либо последующих действий с вашей стороны после подачи документов.

Эти проверки разграничивают нотариальный акт и последующий административный этап, не предполагая, что каждый учредитель следует одинаковым процедурам. Для получения актуальной информации о регистрации обратитесь в KVK и уточните у нотариуса, как опубликованные им руководящие указания применяются к учреждению вашей компании.

Где получить поддержку на протяжении всей процедуры учреждения

Процедура дистанционного учреждения может потребовать координации между учредителем, нотариусом и процессом регистрации. Intercompany Solutions оказывает поддержку иностранным предпринимателям при дистанционном учреждении Dutch BV, включая координацию юридической документации и регистрацию в KVK. Ее руководство по учреждению Dutch BV содержит более подробную информацию о процессе учреждения. Доступна бесплатная первичная консультация, если вы хотите обсудить ваши обстоятельства и шаги, которые необходимо согласовать с нотариусом.

Уверенно подготовьте следующие шаги по учреждению

Дистанционная регистрация не отменяет требования о составлении нотариального акта в Нидерландах. Для учредителя из страны, не входящей в ЕС, использующего стандартный дистанционный способ, надлежащим образом оформленная доверенность позволяет нидерландскому нотариусу удостоверить акт без необходимости поездки учредителя в Нидерланды. Нотариус должен подтвердить, какие именно формальности применимы к вашей юрисдикции и обстоятельствам.

Четко разделяйте этапы: доверенность наделяет полномочиями, нотариус удостоверяет учредительный акт, а регистрация в KVK является отдельным этапом. Перед подписанием уточните требуемые документы, требования к легализации, переводу и формату подписания, а также то, кто будет заниматься регистрацией после удостоверения акта.

Intercompany Solutions оказывает поддержку иностранным предпринимателям при дистанционной регистрации Dutch BV, включая координацию юридических документов и регистрацию в KVK. Доступна бесплатная первичная консультация для обсуждения планируемого способа регистрации и вопросов, требующих согласования с нотариусом.

Зная все требования заранее до подписания документов, вы сможете пройти каждый этап осознанно и организованно.

Frequently Asked Questions

Does a Dutch BV need a notary if the founder is abroad?

Да. Для учреждения Dutch BV по-прежнему требуется участие нидерландского нотариуса для удостоверения учредительного акта, даже если учредитель проживает за границей. Для учредителя не из ЕС, использующего стандартный дистанционный порядок, легализованная доверенность позволяет уполномочить нотариуса действовать без поездки учредителя в Нидерланды. Уточните необходимые формальности для оформления доверенности у задействованного нотариуса. Разъяснения KVK по учреждению BV описывают требование о составлении акта.

Can I incorporate a Dutch BV remotely without travelling to the Netherlands?

Да, учредитель не из ЕС, как правило, может воспользоваться дистанционным способом по доверенности без поездки в Нидерланды. Учредитель предоставляет запрошенную информацию и оформляет полномочия в соответствии с инструкциями, в то время как нидерландский нотариус удостоверяет учредительный акт. Точный перечень документов и формальностей зависит от обстоятельств и юрисдикции учредителя, поэтому согласуйте процесс с задействованным нотариусом перед подписанием или организацией легализации документов.

Is video notarization the standard process for non-resident Dutch BV formation?

Нет. Регистрацию по видеосвязи не следует считать стандартным способом для учредителей-нерезидентов. Для учредителей не из ЕС описанным здесь стандартным дистанционным способом является легализованная доверенность, на основании которой нидерландский нотариус удостоверяет акт. Цифровая регистрация может рассматриваться только в том случае, если задействованный нотариус подтвердит, что учредитель и планируемая процедура учреждения соответствуют установленным требованиям. Проконсультируйтесь непосредственно с нотариусом, прежде чем рассчитывать на процедуру по видеосвязи.

What is the difference between a Power of Attorney and the incorporation deed?

Доверенность представляет собой документ, подтверждающий полномочия. Она позволяет лицу или специалисту, указанному в ней, совершать определенные действия от имени учредителя. Учредительный акт является отдельным документом, удостоверяемым нидерландским нотариусом для создания BV. Подписание или легализация доверенности сама по себе не означает учреждение компании и не завершает ее регистрацию в KVK. Согласуйте формулировки и объем полномочий с нотариусом.

Do documents signed abroad need an apostille or legalization for a Dutch BV?

Не всегда. Требуется ли для документа апостиль, иная легализация, перевод или определенный формат подписания, зависит от страны его происхождения и требований задействованного нидерландского нотариуса. Не оформляйте заверение на основании общего чек-листа или опыта другого учредителя. Попросите нотариуса подтвердить обязательные формальности для каждого документа и правильную последовательность действий перед тем, как подписывать или отправлять оригиналы из-за границы.

Which documents should I prepare for remote Dutch company formation?

Начните с документов, удостоверяющих личность, запрошенных нотариусом, и заполненного опросника. Вам также может потребоваться предоставить сведения о создаваемой компании, акционерах, директорах и структуре владения. Точный перечень подтверждающих документов и их формат определяются индивидуально. Уточните, требуется ли нотариусу дополнительная информация по какому-либо акционеру или директору, и убедитесь, что имена и другие данные совпадают во всех документах перед их подписанием или подачей.

Do all Dutch company types require notarization?

Нет. Нотариальный акт требуется для учреждения BV, NV или stichting. Для создания eenmanszaak, VOF, CV или maatschap нотариус не требуется. Эти организационно-правовые формы различаются и по другим параметрам, поэтому одно лишь требование о нотариальном удостоверении не определяет выбор подходящей структуры. Требования к BV приведены в руководстве KVK по созданию BV.

Sources

• KVK - Регистрация в торговом реестре Нидерландов
• Business.gov.nl - Закрытая компания с ограниченной ответственностью (bv)
• Burgerlijk Wetboek Boek 2 (Гражданский кодекс Нидерландов, юридические лица)
• Rijksoverheid - Предпринимательство
• Суд ЕС, Cadbury Schweppes, C-196/04 (ECLI:EU:C:2006:544)
• Hoge Raad, ECLI:NL:HR:2021:1152
• PwC Worldwide Tax Summaries - Нидерланды
• ICLG - Корпоративное управление: законы и нормативные акты, Нидерланды