Constituição Remota de Empresa Neerlandesa: Guia de Notarização de 2026

O processo de autenticação notarial para a constituição remota de empresas neerlandesas normalmente não significa assinar a escritura de constituição a partir do estrangeiro. Para um fundador não pertencente à UE que utilize a via remota padrão, uma Procuração (PoA) assinada no estrangeiro pode autorizar um notário neerlandês a outorgar a escritura sem que o fundador tenha de viajar para os Países Baixos. A chave é distinguir a formalização da PoA da outorga da escritura de constituição da BV pelo notário.

É natural ter dúvidas sobre quais documentos necessitam de reconhecimento notarial, legalização ou tradução. Os requisitos da PoA podem depender do país onde é assinada e das instruções do notário interveniente, pelo que deve confirmar os requisitos antes de assinar ou providenciar a certificação. A constituição por videoconferência não é a via padrão para fundadores não residentes.

Este guia explica a via remota habitual para um fundador não pertencente à UE, o que a PoA autoriza e o que confirmar antes de assinar. Também aborda como a nacionalidade, os documentos de identificação e a estrutura de propriedade podem afetar os documentos solicitados pelo notário.

Por que motivo a autenticação notarial faz parte da constituição remota de uma Dutch BV

A constituição remota altera a forma como o fundador apresenta documentos ou autoriza alguém a agir em seu nome. Não elimina a etapa notarial: um notário neerlandês elabora e outorga a escritura de constituição que institui uma BV. Na via remota habitual para um fundador não pertencente à UE, uma Procuração (PoA) pode autorizar o notário a outorgar a escritura sem que o fundador se desloque aos Países Baixos. O notário interveniente confirma quais as formalidades que se aplicam às circunstâncias do fundador.

O que é que o notário neerlandês autentica durante a constituição da BV?

O documento notarial central é a escritura de constituição, e não todos os documentos apresentados durante o processo. O notário também pode solicitar comprovativos de identidade, declarações do fundador, dados da empresa e documentação de autorização, mas estes são separados da escritura. Solicite ao notário interveniente que confirme quais os documentos que necessitam de uma forma específica de certificação e como essa forma é designada. As orientações de constituição de BV da KVK explicam a exigência da escritura notarial. A Besloten Vennootschap (BV) é a sociedade de responsabilidade limitada neerlandesa abordada neste guia.

Esta distinção é fundamental para o processo de autenticação notarial para a constituição remota de empresas neerlandesas: o fundador pode formalizar a autorização no estrangeiro, enquanto o notário neerlandês outorga a escritura de constituição. A forma exigida para a PoA pode depender da jurisdição do fundador e das exigências do notário. Confirme estes detalhes antes de assinar ou providenciar a legalização.

Quais as estruturas jurídicas neerlandesas que exigem uma escritura notarial?

É necessária uma escritura notarial para constituir uma BV, NV ou stichting. Uma eenmanszaak, VOF, CV ou maatschap não necessita de notário para a sua constituição. Estas estruturas diferem nas suas consequências jurídicas e de responsabilidade, pelo que a exigência de notário, por si só, não deve determinar qual a forma mais adequada. Para uma visão geral da via de constituição de uma BV, consulte este guia de constituição de Dutch BV.

Para uma BV remota, mantenha os documentos distintos: a PoA autoriza a atuação, os documentos comprovativos fornecem as informações solicitadas pelo notário e a escritura notarial constitui a empresa. Confirme as formalidades exigidas para a PoA e as disposições da escritura diretamente com o notário interveniente.

Como funciona o processo de autenticação notarial remota de uma Dutch BV com uma Procuração

Para um fundador de fora da UE que utiliza a via remota padrão, uma procuração legalizada (Power of Attorney) permite que o notário público neerlandês execute as etapas de constituição sem que o fundador se desloque aos Países Baixos. As formalidades exatas dependem da jurisdição do fundador e dos requisitos do notário interveniente. Confirme-as antes de providenciar assinaturas ou legalizações. Os notários públicos neerlandeses desempenham uma função específica nos procedimentos jurídicos dos Países Baixos, portanto, não presuma que um documento certificado por um notário noutro país satisfaz os requisitos do notário neerlandês. Consulte os Dutch civil-law notaries para obter mais informações sobre a respetiva função.

O processo notarial para a constituição remota de uma empresa neerlandesa segue habitualmente esta sequência:

• 1. Fornecer os dados solicitados. Forneça ao notário as informações sobre a empresa proposta e os dados de cada fundador, acionista e administrador. Pergunte quais comprovativos de identidade e documentos de suporte são necessários para o seu caso.
• 2. Rever as minutas dos documentos. Verifique nomes, moradas, participações sociais e outros dados da empresa em confronto com as informações fornecidas. Resolva eventuais discrepâncias antes de assinar, para que o notário possa lavrar a escritura com informações coerentes.
• 3. Formalizar a autorização. Assine a procuração (Power of Attorney) nos moldes especificados pelo notário interveniente. Confirme se deve ser legalizada ou traduzida, fornecida como original ou assinada num formato específico. Os requisitos podem variar consoante a jurisdição e o caso.
• 4. O notário outorga a escritura. Assim que o notário tiver revisto o processo e aceite a autorização, o notário outorga a escritura de constituição da BV. Através desta via, o fundador não viaja para os Países Baixos. A PoA autoriza a atuação; não constitui nem regista a BV por si própria.

O que fazem o fundador e o notário neerlandês

O fundador fornece informações precisas, responde aos pedidos de documentação e assina a autorização conforme instruído. O notário revê o processo, confirma se os documentos cumprem os requisitos aplicáveis ao caso, prepara a escritura de constituição e outorga-a. Antes de assinar a PoA, solicite ao notário que identifique eventuais documentos em falta. Não presuma que a mesma lista de verificação se aplica a todos os fundadores.

Como os dados da empresa passam da revisão para a outorga da escritura

As informações da empresa, dos acionistas e dos administradores devem coincidir em todos os materiais submetidos ao notário. Por exemplo, uma divergência na grafia do nome de um acionista entre o documento de identificação e um documento societário pode exigir esclarecimentos. O notário determina quais os meios de prova e o formato aceitáveis. As orientações da KVK sobre a constituição de BV fornecem um enquadramento geral sobre a constituição de uma Dutch BV, enquanto o notário interveniente confirma os requisitos específicos do processo. Para obter informações mais amplas sobre a constituição, consulte este guia de constituição de empresas nos Países Baixos.

Procuração remota (Power of Attorney), assinatura presencial ou constituição por vídeo: quais as diferenças?

A via para a assinatura dos documentos de constituição de uma Dutch BV depende das suas circunstâncias e dos requisitos do notário público interveniente. Para fundadores de fora da UE que utilizam a via remota padrão, uma procuração legalizada (Power of Attorney, PoA) autoriza o notário a outorgar a escritura sem que o fundador se desloque aos Países Baixos. A assinatura presencial e a constituição por vídeo podem ser opções a analisar, mas não se deve presumir que qualquer uma delas seja adequada a todos os fundadores.

Via	Presença do fundador	Método de autorização	Quem confirma a elegibilidade?
Procuração legalizada (Power of Attorney)	Na via remota padrão para cidadãos de fora da UE, o fundador não viaja para os Países Baixos.	O fundador assina uma PoA no formato exigido pelo notário interveniente. A legalização ou outras formalidades podem depender da jurisdição do fundador.	O notário público neerlandês interveniente confirma o formato exigido e se a via se adequa ao caso.
Assinatura presencial	O fundador comparece pessoalmente se esta via for acordada com o notário.	O fundador assina os documentos conforme instruído pelo notário. O notário confirma quais os documentos que exigem assinatura e de que forma.	O notário interveniente confirma os preparativos e os documentos adequados às circunstâncias do fundador.
Constituição por vídeo	O fundador pode participar remotamente apenas se a via estiver disponível e se o fundador cumprir os requisitos aplicáveis.	Quaisquer etapas de identificação e assinatura digitais devem ser aceites pelo notário interveniente para essa constituição específica.	O notário interveniente confirma se o fundador é elegível e se a via pode ser utilizada.

Quando é que uma procuração legalizada (Power of Attorney) é a via remota mais prática?

Para um fundador de fora da UE que pretenda concluir a constituição da BV sem viajar, a via da PoA legalizada é a opção remota padrão descrita neste guia. A PoA autoriza o ato relevante; não constitui a empresa por si própria. Antes de assinar, solicite ao notário que especifique o teor obrigatório e as formalidades de assinatura, bem como se é necessária legalização, tradução ou apresentação de documento original. Os requisitos podem divergir consoante a jurisdição, pelo que não deve presumir que esta via ou as suas formalidades se aplicam automaticamente a qualquer fundador residente ou da UE.

Quando deve o fundador consultar sobre a assinatura presencial ou digital?

Consulte o notário sobre a assinatura presencial caso possa comparecer e deseje compreender o que assinaria diretamente. Pergunte sobre a constituição por vídeo caso pretenda verificar se esta se encontra disponível para as suas circunstâncias específicas. A constituição por vídeo não é a opção padrão para fundadores não residentes. As orientações da KVK sobre a constituição de uma BV fornecem um contexto geral, mas o notário responsável deve confirmar a via e as formalidades para o seu processo. O papel do notário de direito civil neerlandês é distinto daquele de um notário noutro país.

Utilize o processo notarial para a constituição remota de empresas neerlandesas como uma sequência a verificar com o notário, e não como uma garantia de que todos os casos seguem passos idênticos. Se desejar discutir uma via de constituição de Dutch BV, contacte a equipa de constituição.

Documentos e formalidades a confirmar antes da formalização notarial remota

Prepare o processo utilizando as instruções do notário de direito civil neerlandês responsável, e não uma lista de verificação copiada do caso de outro fundador. Os requisitos podem depender do local onde o documento foi emitido, do local onde será assinado e dos detalhes da BV proposta. Antes de providenciar assinaturas no estrangeiro, solicite ao notário que confirme os documentos, formatos e sequência necessários para o seu processo. Esta preparação é uma parte prática do processo notarial para a constituição remota de empresas neerlandesas.

Como preparar a identificação e as informações da empresa

Comece com os documentos de identificação solicitados para cada fundador e a lista de verificação preenchida do notário. Em seguida, confirme quais os dados da empresa e as informações comprovativas necessárias para os acionistas, administradores e estruturas de participação societária propostas. Os elementos comprovativos exatos exigidos variam consoante o caso, portanto não considere esta estrutura como uma lista universal.

• Comprovação de identidade: Verifique quais os documentos que o notário exige para cada pessoa relevante e se cópias ou outro formato são aceitáveis.
• Lista de verificação preenchida: Utilize a lista de verificação do próprio notário e esclareça os itens pendentes antes de assinar ou submeter documentos.
• Detalhes da empresa e da titularidade: Confirme as informações solicitadas sobre a BV, acionistas, administradores e a estrutura de titularidade societária proposta.
• Verificação de coerência: Compare nomes e outros dados em todos os documentos. Resolva divergências de grafia ou de informações com o notário antes da finalização do processo.

Pergunte se o notário necessita de elementos comprovativos adicionais para um acionista, administrador ou estrutura de participação societária específico. Os requisitos podem variar entre os fundadores, inclusive dentro do mesmo processo de constituição. As orientações da KVK sobre a criação de uma BV fornecem um contexto geral de constituição, mas o notário responsável deve confirmar os documentos e formalidades para o seu caso.

Legalização, tradução e formato de assinatura

Não presuma que um documento emitido ou assinado no estrangeiro pode ser utilizado nos Países Baixos no seu formato atual. Pergunte ao notário responsável se cada documento necessita de legalização, tradução, via original ou um formato de assinatura específico. A resposta pode depender da origem do documento e das exigências do notário. As regras relativas a apostila, legalização consular e tradução não devem ser tratadas como universais.

Confirme a ordem dos passos antes de assinar. Pergunte se o notário deve rever uma minuta primeiro, se o documento deve ser assinado de uma forma específica e se alguma formalização deve ocorrer antes de ser enviado para os Países Baixos. Isto pode ajudar a evitar a obtenção de uma assinatura ou certificação que não corresponda às instruções do notário. Mantenha as orientações escritas do notário junto da sua lista de verificação de documentos para que possa conferir cada item antes do envio.

Após a escritura: Registo na KVK e próximos passos práticos

A outorga da escritura de constituição pelo notário e o registo da BV na Câmara de Comércio Holandesa (KVK) são etapas distintas. A outorga da escritura é uma parte fundamental do processo notarial para a constituição remota de empresas neerlandesas, mas não presuma que conclua todas as etapas do registo. Antes de a escritura ser outorgada, confirme com o notário responsável quem submeterá o registo na KVK, que informações ou documentos ainda são necessários e que confirmação receberá após o processamento do registo.

O que acontece depois de o notário outorgar a escritura?

As orientações da KVK sobre a criação de uma BV explicam o papel da escritura notarial e do registo na KVK na constituição de uma Dutch BV. O notário pode confirmar como essas etapas serão tratadas no seu processo. Pergunte se o notário providenciará o registo ou se terá de realizar uma ação separada. Esclareça também quando pode esperar a confirmação e quaisquer dados de registo. Certifique-se de que a sequência e as responsabilidades estão claras antes de assinar, especialmente quando o fundador se encontra no estrangeiro.

Antes de o processo avançar, confirme:

• Quem submete as informações de registo à KVK e se necessita de fornecer algo mais.
• Se algum dado ou documento permanece pendente após a outorga da escritura.
• Que confirmação ou informações de registo da empresa receberá e de quem.
• Se o notário aguarda algum seguimento da sua parte assim que o registo tiver sido efetuado.

Estas verificações distinguem o ato notarial da fase administrativa seguinte, sem presumir que todos os fundadores sigam disposições idênticas. Para informações de registo atualizadas, consulte a KVK e pergunte ao notário como as suas orientações publicadas se aplicam à sua constituição.

Onde obter apoio para toda a sequência de constituição

Um processo de constituição à distância pode envolver a coordenação entre o fundador, o notário e o processo de registo. A Intercompany Solutions apoia empresários estrangeiros na constituição remota de Dutch BV, incluindo a coordenação da documentação jurídica e o registo na KVK. O seu guia de constituição de Dutch BV fornece informações mais abrangentes sobre o processo de constituição. Está disponível uma consulta inicial gratuita caso pretenda discutir as suas circunstâncias e os passos a confirmar com o notário.

Prepare os seus próximos passos de constituição com confiança

A constituição à distância não elimina a exigência de escritura notarial neerlandesa. Para um fundador não pertencente à UE que utilize a via remota padrão, uma procuração devidamente formalizada permite que o notário neerlandês lavre a escritura sem que o fundador precise viajar para os Países Baixos. O notário deve confirmar quais formalidades se aplicam à sua jurisdição e circunstâncias.

Mantenha as etapas distintas: a procuração autoriza a atuação, o notário lavra a escritura de constituição e o registo na KVK é uma fase separada. Antes de assinar, confirme os documentos exigidos, a legalização, a tradução e o formato de assinatura, bem como quem tratará do registo após a lavratura da escritura.

A Intercompany Solutions apoia empresários estrangeiros na constituição remota de Dutch BV, incluindo a coordenação de documentos legais e o registo na KVK. Está disponível uma consulta inicial gratuita para discutir a sua via de constituição planeada e os pontos a confirmar com o notário.

Com os requisitos claros antes de assinar, pode avançar por cada fase de forma informada e organizada.

Perguntas Frequentes

Uma Dutch BV necessita de notário se o fundador estiver no estrangeiro?

Sim. Uma Dutch BV continua a exigir um notário neerlandês para lavrar a sua escritura de constituição, mesmo que o fundador resida no estrangeiro. Para um fundador de fora da UE que utilize a via remota padrão, uma procuração legalizada pode autorizar o notário a agir sem que o fundador tenha de viajar para os Países Baixos. Confirme as formalidades exigidas para a procuração com o notário responsável. As orientações de constituição de BV da KVK explicam a exigência da escritura.

Posso constituir uma Dutch BV remotamente sem viajar para os Países Baixos?

Sim, um fundador de fora da UE pode, em regra, utilizar a via da procuração à distância sem viajar para os Países Baixos. O fundador fornece as informações solicitadas e formaliza a autorização conforme instruído, enquanto o notário neerlandês lavra a escritura de constituição. Os documentos e formalidades exatos dependem das circunstâncias e da jurisdição do fundador, pelo que deve confirmar o processo com o notário responsável antes de assinar ou providenciar a legalização de documentos.

A notarização por vídeo é o processo padrão para a constituição de uma Dutch BV por não residentes?

Não. A constituição por vídeo não deve ser considerada a via padrão para fundadores não residentes. Para fundadores de fora da UE, a via remota habitual aqui descrita é uma procuração legalizada, lavrando o notário neerlandês a escritura. A constituição digital só pode ser considerada se o notário responsável confirmar que o fundador e a constituição proposta cumprem os requisitos aplicáveis. Consulte o notário diretamente antes de optar por um processo por vídeo.

Qual é a diferença entre uma procuração e a escritura de constituição?

Uma procuração é um documento de autorização. Permite que a pessoa ou profissional nela nomeado pratique atos específicos em nome do fundador. A escritura de constituição é um documento separado, lavrado pelo notário neerlandês para constituir a BV. Assinar ou legalizar uma procuração não constitui, por si só, a sociedade nem conclui o seu registo na KVK. Confirme a redação e o âmbito da autorização com o notário.

Os documentos assinados no estrangeiro necessitam de apostila ou legalização para uma Dutch BV?

Nem sempre. O facto de um documento necessitar de apostila, outra forma de legalização, tradução ou de um formato de assinatura específico depende da sua origem e das exigências do notário neerlandês responsável. Não proceda à certificação com base numa lista genérica ou na experiência de outro fundador. Solicite ao notário a confirmação das formalidades exigidas para cada documento e a sequência correta antes de assinar ou enviar originais a partir do estrangeiro.

Que documentos devo preparar para a constituição remota de uma empresa neerlandesa?

Comece pelos documentos de identificação solicitados pelo notário e pelo seu questionário preenchido. Poderá também ser necessário fornecer informações sobre a sociedade proposta, sócios, administradores e estrutura de participações sociais. Os elementos de prova exatos e o respetivo formato variam caso a caso. Pergunte se o notário necessita de informações adicionais relativas a qualquer sócio ou administrador e verifique se os nomes e demais dados coincidem em todos os documentos antes de os assinar ou submeter.

Todos os tipos de sociedades neerlandesas exigem intervenção notarial?

Não. É necessária uma escritura notarial para constituir uma BV, NV ou stichting. Uma eenmanszaak, VOF, CV ou maatschap não exige notário para a sua constituição. Estas formas jurídicas também diferem noutros aspetos, pelo que a exigência notarial por si só não determina qual a estrutura adequada. Para os requisitos da BV, consulte as orientações da KVK sobre a constituição de uma BV.

Fontes

• KVK - Registo no Registo Comercial Neerlandês
• Business.gov.nl - Sociedade de responsabilidade limitada (bv)
• Burgerlijk Wetboek Boek 2 (Código Civil Neerlandês, pessoas coletivas)
• Rijksoverheid - Ondernemen
• TJUE, Cadbury Schweppes, C-196/04 (ECLI:EU:C:2006:544)
• Hoge Raad, ECLI:NL:HR:2021:1152
• PwC Worldwide Tax Summaries - Países Baixos
• ICLG - Corporate Governance Laws and Regulations, Países Baixos