Rola holenderskich notariuszy w zakładaniu firm

Intercompany Solutions od dawna pomaga przedsiębiorcom z całego świata w zakładaniu holenderskich spółek. Ponieważ najczęściej wybieraną opcją jest holenderska BV, większość czasu współpracujemy z notariuszami. Notariusz to osoba, która zakłada Twoją spółkę, zanim zostanie ona zarejestrowana w holenderskiej Izbie Handlowej. W tym artykule szczegółowo wyjaśnimy, dlaczego będziesz potrzebować notariusza, jeśli chcesz założyć holenderską BV, co właściwie robi notariusz oraz jak nasza rola kształtuje się w całym procesie zakładania działalności gospodarczej.

Ponieważ świadczymy również różne dodatkowe usługi dla zagranicznych przedsiębiorców posiadających holenderską firmę, dysponujemy szeroką siecią doskonałych notariuszy, z których możesz skorzystać. Dzięki naszemu doświadczeniu, Twoja holenderska firma zostanie założona w ciągu zaledwie kilku dni roboczych. Umożliwi Ci to niemal natychmiatowe rozpoczęcie działalności gospodarczej. Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, co możemy dla Ciebie zrobić? A może chcesz otrzymać spersonalizowaną wycenę? W takim razie nie wahaj się skontaktować z nami za pomocą poniższego przycisku.

Poproś o bezpłatną konsultację

Podsumowanie: Chociaż wiele krajów zezwala na czysto cyfrową rejestrację działalności gospodarczej, prawo holenderskie nakłada obowiązek zaangażowania notariusza dla wszystkich spółek BV w celu zapobiegania oszustwom i zapewnienia przejrzystości korporacyjnej. Notariusz odpowiada za sporządzenie aktu założycielskiego, weryfikację tożsamości wszystkich interesariuszy oraz zapewnienie zgodności Statutu spółki z holenderskim prawem cywilnym. Ten proces tworzy dla Twojej firmy status „zaufanej”, co jest kluczowe dla otwierania rachunków bankowych i nawiązywania partnerstw w UE.

Obowiązki notariusza	Dlaczego to jest dla Ciebie ważne
Weryfikacja tożsamości	Zapobiega kradzieży tożsamości i zapewnia zdolność prawną
Sporządzanie Statutu	Tworzy „zasady gry” dotyczące głosowania, udziałów i dyrektorów
Rejestracja UBO	Zgodność z unijnymi przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML)
Zgłoszenie do KvK	Formalna rejestracja firmy w Rejestrze Handlowym
Porady prawne	Zapewnia, że rozumiesz swoje obowiązki i odpowiedzialność jako dyrektor

Dutch tax advisor

Jeśli przyjeżdżasz z innego kraju, aby założyć tu firmę, holenderskie zamiłowanie do notariuszy może początkowo wydawać się nieco niezwykłe. W niektórych miejscach zakładanie firmy to przede wszystkim zadanie administracyjne. Zasadniczo wypełniasz formularz online, płacisz opłatę i gotowe. W Holandii sprawy wyglądają nieco inaczej, jeśli chodzi o niektóre typy działalności, takie jak holenderska BV (Besloten Vennootschap), która jest odpowiednikiem prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. BV jest oficjalną strukturą prawną, ponieważ chroni Twój majątek osobisty, umożliwia elastyczne posiadanie udziałów i zapewnia profesjonalną obecność na rynku UE. Z tego powodu prawo holenderskie wymaga zaangażowania notariusza w jej tworzenie. Notariusz nie tylko stempluje dokumenty, ale faktycznie działa jako prawny gwarant. Jego zadaniem jest upewnienie się, że Twoja firma jest prawidłowo założona, że wszyscy rozumieją, co podpisują, oraz że przestrzegane są przepisy krajowe dotyczące własności, przejrzystości i ładu korporacyjnego.

Dla zagranicznych przedsiębiorców ta rola jest początkowo często myląca. Możesz zadać sobie pytanie: „Dlaczego potrzebuję notariusza tylko po to, żeby założyć firmę?”. Ale po przejściu przez proces, większość założycieli naprawdę to docenia. Uzyskujesz firmę, która jest prawnie solidna od pierwszego dnia i ma jasne zasady dotyczące takich kwestii jak udziały i podejmowanie decyzji. W tym artykule przedstawimy, co holenderscy notariusze faktycznie robią dla Twojej BV. Omówimy również pytania, takie jak: dlaczego prawo ich wymaga i jak współpraca z notariuszem sprawia, że założenie Twojej firmy jest płynniejsze, bezpieczniejsze i bardziej zaufane przez instytucje takie jak rząd, banki i partnerzy. Jeśli chcesz wyjść poza samą rejestrację i zamiast tego zbudować firmę z odpowiednim zapleczem prawnym, notariusz jest Twoim przewodnikiem.

Co faktycznie robi holenderski notariusz

Notariusz ma więc wiele zadań. Większość ludzi zazwyczaj kontaktuje się z notariuszem, gdy chce kupić nieruchomość lub sporządzić testament. Ale niektóre typy działalności wymagają również założenia przez notariusza, ponieważ te typy działalności są traktowane jako odrębne podmioty. To również tworzy ograniczoną odpowiedzialność osobistą, która wiąże się z BV. Krótko mówiąc, głównym zadaniem notariusza jest przygotowanie i wykonanie aktu notarialnego założenia spółki, który jest jak prawny akt urodzenia Twojej BV. Dokument ten zawiera dwie bardzo ważne części:

Wszystkie dane dotyczące założycieli i dyrektorów
Statut spółki, który określa zasady działania BV

Notariusz zawsze sprawdza Twoją tożsamość, a następnie weryfikuje, czy rzeczywiście masz prawo działać w imieniu jakichkolwiek zagranicznych firm, a następnie potwierdza, że wszystkie wybory strukturalne mają sens prawny. Następnie zgłasza BV do Izby Handlowej (KvK) w celu oficjalnej rejestracji i upewnia się, że Twoja firma otrzyma numer KvK i wniosek o rejestrację VAT tam, gdzie to konieczne. Duża część pracy notariusza to zasadniczo zapobieganie oszustwom. Ponadto, holenderscy notariusze są zobowiązani do przeprowadzania kontroli należytej staranności, w tym uzyskiwania informacji, które pomagają w uzyskaniu przejrzystości własności dla weryfikacji UBO, kontroli przeciwdziałania praniu pieniędzy i przeglądu ogólnej legalności Twojej działalności gospodarczej. Chroni to zarówno Ciebie, jak i Twoich przyszłych klientów, ponieważ holenderska BV jest zaufana, ponieważ notariusz upewnił się, że nie została utworzona z podejrzanych powodów. Inną użyteczną rolą notariuszy jest tłumaczenie i wyjaśnianie. Jeśli holenderskie prawo lub terminologia wydają się trudne do zrozumienia, notariusz może wszystko wyjaśnić po angielsku. Chcą oni upewnić się, że w pełni rozumiesz firmę, którą zamierzasz posiadać. Ta jasność pomaga uniknąć przyszłych nieporozumień między udziałowcami lub dyrektorami.

Dlaczego potrzebujesz notariusza do założenia holenderskiej BV

Więc oto wielkie pytanie: dlaczego właściwie potrzebujesz notariusza do założenia BV? Krótka odpowiedź: rząd holenderski chce, aby BV były traktowane poważnie. Holenderska BV może posiadać aktywa, podpisywać umowy, zatrudniać personel, a nawet pozyskiwać inwestycje. A jeśli firma upadnie, udziałowcy zazwyczaj chronią swój prywatny majątek. To jest potężne. Z tego powodu prawo mówi, że BV musi być założona aktem notarialnym, więc nie ma skrótów. Notariusz sprawdza, czy wszyscy zaangażowani naprawdę rozumieją, co podpisują. I to nie tylko podpis, ale zgoda. Weryfikują, kto posiada jakie udziały, kto podejmuje decyzje i jak problemy zostaną rozwiązane później. Pomyśl o notariuszu jako o sędzim, który upewnia się, że gra zaczyna się uczciwie.

Istnieje jednak kilka typów działalności, które można założyć bez notariusza. Na przykład jednoosobowa działalność gospodarcza lub VOF. Są one prostsze, ale tracisz bezpieczeństwo ograniczonej odpowiedzialności. Większość międzynarodowych przedsiębiorców nie chce tego ryzyka. Więc jeśli chcesz skorzystać z zalet BV, notariusz jest po prostu częścią pakietu. Ale szczerze? Uspokajające jest to, że ekspert prawny wszystko sprawdzi, zanim Twoja firma wystartuje.

Notariusz zajmuje się również takimi kwestiami jak kapitał zakładowy, struktura udziałowców i statut spółki

Kiedy notariusz sporządza statut spółki, zasadniczo pomaga Ci napisać „księgę zasad” Twojej firmy. To nie jest jakiś zakurzony, nudny dokument, który na zawsze leży w szufladzie. To kształtuje sposób, w jaki Twoja BV faktycznie działa w prawdziwym życiu. Na przykład:

Jak są emitowane nowe udziały?
Kto może być dyrektorem i co może robić samodzielnie?
Jak głosują udziałowcy i jaki rodzaj pytania wymaga jednomyślnej decyzji?
Czy udziały mogą być swobodnie sprzedawane, czy inni mają pierwszeństwo do zakupu?

Te zasady mają ogromne znaczenie później. Wyobraź sobie, że zaczynasz z zaufanym partnerem, ale po kilku latach ktoś chce odejść i sprzedać swoje udziały obcej osobie. Jeśli statut spółki Cię nie chroni, ta obca osoba może nagle zasiąść przy Twoim stole i podejmować decyzje dotyczące Twojej firmy. Notariusze pomagają również przełożyć Twoją wizję biznesową na coś konkretnego: plany rozwoju, opcje dla inwestorów, a nawet elastyczność dla przyszłej ekspansji. Słuchają tego, czego chcesz, a następnie przekładają to na język prawny, który faktycznie działa. To trochę jak mówienie krawcowi, jak ma dopasować garnitur. Notariusz kroi i szyje firmę, aby pasowała do Twoich celów zawodowych.

How to Secure Venture Capital for Your Dutch Startup

Rejestracja beneficjenta rzeczywistego (UBO)

Każda holenderska BV musi zarejestrować swoich beneficjentów rzeczywistych (często skracanych do UBO). Może to brzmieć skomplikowanie, ale oznacza to po prostu: kim są ludzie, którzy faktycznie posiadają lub kontrolują Twoją firmę za kulisami? Rząd nie chce anonimowych firm, w których nie można ustalić, kto jest odpowiedzialny. Tak właśnie utrzymują się oszustwa i pranie pieniędzy. Podczas procesu zakładania notariusz weryfikuje i rejestruje UBO. Jeśli udziałowiec posiada 25% lub więcej udziałów lub ma 25% lub więcej praw głosu, musi zostać zarejestrowany jako UBO. Jeśli nikt nie przekracza tej granicy, notariusz sprawdza, kto ma rzeczywisty wpływ. Zagraniczni przedsiębiorcy czasami uważają ten krok za zaskakujący i skomplikowany, a może nawet niepotrzebny. Martwią się o takie rzeczy, jak ujawnienie ich danych osobowych całemu światu. Ale w rzeczywistości tylko ograniczone informacje są publicznie widoczne na stronie Izby Handlowej. Naprawdę wrażliwe informacje są nadal ukryte w bezpiecznych systemach rządowych.

Banki, organy podatkowe i niektóre zawody związane z zgodnością mogą konsultować te systemy, ale przypadkowi ludzie na ulicy nie mogą przeglądać Twoich danych. Rola notariusza polega tu na utrzymaniu spójności i poprawności prawnej. Analizują paszporty, dowody adresu, dokumenty korporacyjne, jeśli wchodzi w grę zagraniczna firma, i potwierdzają łańcuch własności. Jeśli ktoś chce ukryć własność, notariusz wstrzyma proces założenia spółki, ponieważ jest to prawnie wymagane. Prosimy o informację, że ta przejrzystość również Cię chroni. Kiedy prowadzisz interesy w Holandii, partnerzy i banki widzą, że Twoja BV jest legalna i godna zaufania. To silny sygnał, który mówi: „Nic podejrzanego się tu nie dzieje, tylko prawdziwa przedsiębiorczość”. Bez notariusza koordynującego tę część, proces rejestracji UBO byłby znacznie bardziej mylący. Z nim to po prostu kolejne zadanie do odhaczenia na drodze do uruchomienia Twojej firmy.

Informacje szczególnie istotne dla zagranicznych założycieli

Oto duży plus dla międzynarodowych przedsiębiorców: nie musisz podróżować do Holandii, aby założyć BV. Notariusze dostosowali się do globalnego świata biznesu. Dziś wiele założeń firm odbywa się zdalnie za pośrednictwem weryfikacji wideo, dokumentów opatrzonych apostille lub pełnomocnictwa. Na przykład my działamy za pośrednictwem pełnomocnictwa, więc nie musisz podróżować do Holandii, aby założyć firmę. Oznacza to, że możesz siedzieć w domu, podczas gdy Twoja BV jest oficjalnie zakładana w Europie. Jak to dokładnie działa? Po pierwsze, notariusz zweryfikuje Twoją tożsamość za pośrednictwem bezpiecznej platformy cyfrowej lub za pomocą uwierzytelnionych kopii paszportu. Jeśli udziałowcem jest firma zamiast osoby prywatnej, musisz dostarczyć dokumenty korporacyjne (takie jak statut spółki lub wyciąg z rejestru) z apostille. Notariusz wszystko sprawdza, sporządza akt notarialny i albo umawia się na podpisanie wideo, albo podpisuje w Twoim imieniu, używając wcześniej podpisanego przez Ciebie pełnomocnictwa, co jest bardzo wydajne.

Ta elastyczność jest szczególnie przydatna, gdy wielu założycieli mieszka w różnych krajach. Zamiast konieczności koordynowania międzynarodowych podróży i innych skomplikowanych działań, wszyscy po prostu podpisują dokumenty cyfrowo. W ten sposób strefy czasowe stają się jedynym drobnym wyzwaniem. A gdy BV zostanie zarejestrowana w Izbie Handlowej (Chamber of Commerce), można natychmiast ubiegać się o firmowe konto bankowe i numer VAT, a także rozpocząć działalność, jeszcze zanim postawi się stopę w kraju. Notariusz zasadniczo działa jako Państwa przedstawiciel w systemie prawnym. Zapewnia on przestrzeganie holenderskich przepisów, podczas gdy Państwo mogą czuć się komfortowo, gdziekolwiek się znajdują. Jest to jeden z powodów, dla których Holandia jest uważana za tak przyjazne miejsce dla transgranicznej przedsiębiorczości. Otrzymują Państwo w pełni legalną firmę w UE bez stresu związanego z rezerwowaniem lotów czy osobistym poruszaniem się po lokalnych urzędach.

Możliwe zmiany w trakcie istnienia firmy i co notariusze mogą dla Państwa zrobić

Wielu zagranicznych przedsiębiorców uważa, że praca notariusza kończy się w momencie zarejestrowania BV. Akt jest podpisany, Izba Handlowa wydała dokumenty… zadanie wykonane, prawda? Nie do końca. BV to elastyczna struktura. Rośnie, zmienia właścicieli, dodaje nowych dyrektorów i dostosowuje swoje zasady, a wiele z tych zmian ponownie wymaga notariusza. Proszę myśleć o notariuszu jako o oficjalnym „strażniku” struktury BV. Za każdym razem, gdy zmienia się struktura prawna, notariusz dba o jej właściwe zarejestrowanie. Na przykład, jeśli chcą Państwo pozyskać inwestora, mogą Państwo wyemitować nowe udziały. Wymaga to aktu notarialnego. Lub jeśli jeden ze wspólników chce odejść, notariusz przeniesie jego udziały na nowego właściciela i prawidłowo to zarejestruje. Być może Państwa firma szybko się rozwija, a pierwotny statut jest teraz zbyt restrykcyjny: żaden problem, notariusz może go zmienić, aby zapewnić Państwu większą elastyczność.

Nawet tak prosta czynność jak powołanie nowego dyrektora zarządzającego lub usunięcie go musi być starannie zarejestrowana. Nie jest to biurokracja dla samej biurokracji. Chroni to stabilność i reputację firmy. Banki, dostawcy i partnerzy biznesowi chcą wiedzieć, że oficjalne zapisy Państwa BV odpowiadają rzeczywistości. Jeśli później dojdzie do sporu między wspólnikami, dokumenty notarialne stanowią jasny zapis tego, co się stało i kiedy. Krótko mówiąc, Państwa BV będzie ewoluować, a notariusz jest tam po to, aby upewnić się, że te zmiany są zawsze bezpieczne, legalne i uznawane przez wszystkich, którzy muszą zaufać Państwa firmie.

Koszty, harmonogramy i praktyczne oczekiwania

Oczywiście, zatrudnienie notariusza kosztuje. Ale dobra wiadomość jest taka, że założenie BV w Holandii stało się znacznie bardziej przystępne cenowo w ciągu ostatniej dekady. Minimalny kapitał zakładowy wynosił kiedyś 18 000 euro. A teraz? Można zacząć od 1 euro, jeśli się chce. Większość kosztów dotyczy teraz czasu i wiedzy notariusza. Ceny różnią się w zależności od złożoności. W przypadku prostej BV z jednym wspólnikiem cena jest zazwyczaj niższa. Jeśli w sprawę zaangażowanych jest kilka zagranicznych firm lub jeśli chcą Państwo niestandardowej struktury, należy spodziewać się nieco wyższych kosztów. Tak czy inaczej, w porównaniu do ochrony prawnej i zaufania, które Państwo zyskują, jest to dobra wartość. Czas realizacji jest również dość szybki. Po przygotowaniu wszystkich dokumentów osobistych i firmowych, BV często może zostać zarejestrowana w ciągu kilku dni roboczych.

Zdalna identyfikacja może nieco wydłużyć czas, ale i tak nie jest to długi proces. Największe opóźnienia występują, gdy założyciele zbyt długo czekają z dostarczeniem dokumentów, takich jak skany paszportów lub dokumenty apostille. Posiadanie wszystkiego gotowego z góry przyspiesza całą podróż. Jeszcze jedno oczekiwanie: notariusze są dokładni. Czasami mogą prosić o dokumenty lub wyjaśnienia, które mogą Państwo uznać za niepotrzebne. Ale proszę pamiętać, że notariusze są odpowiedzialni za zapobieganie oszustwom i zapewnienie zgodności z prawem holenderskim i unijnym. Jeśli więc zadają pytania, to po to, aby chronić Państwa i legalność Państwa nowej BV. Trochę cierpliwości podczas formalności bardzo się opłaca.

ivo-van-dijke-ICS

Jak Intercompany Solutions może sprawnie koordynować dla Państwa cały proces notarialny

Uzyskanie numeru rejestracyjnego to tylko część procesu zakładania holenderskiej BV. Muszą Państwo również zbudować strukturę biznesową, która Państwa chroni, pomaga się rozwijać i pozwala prowadzić działalność na poważnym rynku. Holenderscy notariusze odgrywają bardzo ważną rolę w realizacji tego celu. Od początku dbają o to, aby wszystko było w porządku: Państwa własność, standardy biznesowe i podstawa prawna. Pomagają zapobiegać oszustwom, wyjaśniać decyzje, udowadniać przejrzystość i przekształcać Państwa pomysły w strukturę, której mogą zaufać banki i inni. BV nie byłaby tak wiarygodna ani bezpieczna pod względem prawnym bez pomocy notariusza. W tym artykule dowiedzieli się Państwo, jak notariusz kieruje całym procesem tworzenia firmy: sprawdzaniem dokumentów, sporządzaniem aktu notarialnego, opracowywaniem Państwa statutu, składaniem rejestracji w KvK i upewnianiem się, że informacje o UBO są dokładnie zarejestrowane.

I nie odchodzą po zarejestrowaniu firmy; to oni pomagają Państwu, gdy coś się zmieni w Państwa firmie później. Czy pojawiają się nowi inwestorzy? Czy zmieniają się udziały? Czy dyrektorzy przychodzą lub odchodzą? Czy przepisy są zmieniane, aby umożliwić rozwój? Notariusz dba o to, aby te zmiany były legalne i oficjalne. Mogą Państwo skupić się na swojej firmie, podczas gdy ramy za nią pozostają silne. Notariusz nie jest problemem dla międzynarodowych założycieli; jest Państwa lokalnym sprzymierzeńcem. Nie muszą Państwo jeździć do Holandii, wchodzić do budynków rządowych ani samodzielnie poznawać systemu. Całość można zorganizować z dowolnego miejsca na świecie dzięki zdalnej weryfikacji, podpisywaniu wideo, certyfikowanym dokumentom i pełnomocnictwom. Holenderska BV może być oddalona o tysiące kilometrów od Państwa domu, ale z odpowiednią pomocą nie będzie się tak wydawać.

I właśnie tu wkraczamy my. Pomogliśmy wielu właścicielom firm z całego świata szybko i prawidłowo założyć ich holenderską BV. Pomagamy na każdym etapie procedury notarialnej, od uzyskania niezbędnych dokumentów, po zaplanowanie identyfikacji, przygotowanie informacji o wspólnikach, koordynację podpisów, zorganizowanie tłumaczeń w razie potrzeby i wysłanie wszystkiego do Izby Handlowej. Nasz zespół dokładnie wie, czego potrzebują notariusze i jak zapewnić płynny przebieg spraw, aby uniknęli Państwo opóźnień lub mnóstwa formalności. W dalszym ciągu pomagamy w praktycznych sprawach, takich jak ubieganie się o numer VAT, pomoc podatkowa i bieżąca zgodność z przepisami, aby Państwa firma pozostała zdrowa i szanowana po założeniu BV. Otrzymują Państwo sprawną holenderską strukturę biznesową, bez stresu i zamieszania prawnego. Pomożemy Państwu na każdym kroku, jeśli są Państwo gotowi przekształcić swoje marzenia w rzeczywistą, działającą firmę w Holandii. Notariusz zajmuje się stroną prawną, a my dbamy o to, aby wszystko poszło dobrze. Państwo mają pomysł, a my pomożemy Państwu stworzyć solidną holenderską podstawę.

Wiele usług, które możemy Państwu zaoferować

Intercompany Solutions pomogła setkom zagranicznych przedsiębiorców z ponad 50 różnych narodowości. Nasi klienci to zarówno małe jednoosobowe startupy, jak i międzynarodowe korporacje oraz wszystko pomiędzy. Nasze procesy są ukierunkowane na zagranicznych przedsiębiorców i dlatego znamy najbardziej praktyczne sposoby pomocy w rejestracji Państwa firmy. Możemy pomóc w pełnym pakiecie rejestracji firmy w Holandii, samodzielnie lub za pośrednictwem zaufanych i profesjonalnych partnerów, z którymi ściśle współpracujemy:

Założenie firmy w Holandii
Wniosek o numer VAT lub EORI
Wniosek o zagraniczne numery VAT
Wsparcie dla startupów
Usługi księgowe
Usługi administracyjne
Usługi sekretarskie
Pomoc prawna
Administracja płac
Usługi podatkowe
Deklaracje OSS
Deklaracje transakcji wewnątrzwspólnotowych (ICP)
Uzyskanie licencji Artykuł 23
Uzyskanie eHerkenning dla Państwa firmy
Uzyskanie lub zamknięcie kont G-accounts
Przeniesienie udziałów
Zamknięcie holenderskiej firmy
Ogólne doradztwo biznesowe

Nieustannie podnosimy nasze standardy jakości, aby stale dostarczać nienaganne usługi.

Jak Intercompany Solutions może Państwu pomóc we wszystkich sprawach podatkowych

Czy chcieliby Państwo założyć holenderską BV? Lub czy chcieliby Państwo rozszerzyć swoją istniejącą zagraniczną działalność na Holandię, na przykład za pośrednictwem struktury holdingowej? Zawsze jesteśmy gotowi Państwu pomóc. W ten sposób pomogliśmy tysiącom obcokrajowców, aby mogli rozszerzyć swoją działalność za granicę i w ten sposób generować większe dochody i sukces. Możemy również pomóc Państwu w dodatkowych usługach, takich jak te, które już wymieniliśmy powyżej. Nasze usługi są skierowane specjalnie do obcokrajowców, którzy chcą założyć tu swoją firmę. Prosimy o kontakt, jeśli chcieliby Państwo dowiedzieć się więcej o tym, co możemy Państwu zaoferować i jakie możliwości są w Państwa zasięgu.