Prawa, obowiązki i struktura holenderskiej prywatnej spół...

Kiedy rejestrujemy holenderskie spółki dla zagranicznych przedsiębiorców, zdecydowanie najwięcej zakładanych podmiotów prawnych to holenderskie BV. Jest to również znane jako prywatna spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w innych krajach. Powodów, dla których jest to tak popularna forma prawna, jest wiele, takich jak brak osobistej odpowiedzialności za ewentualne długi zaciągnięte przez spółkę oraz fakt, że można wypłacać sobie dywidendy, co często może być bardziej opłacalne pod względem podatkowym. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli przewidujesz generowanie co najmniej 200 000 euro rocznie, holenderska BV jest dla Ciebie najbardziej opłacalnym wyborem. Ponieważ holenderska BV jest podmiotem prawnym o określonej strukturze dyktowanej przez prawo, istnieją aspekty, o których powinieneś się poinformować. Na przykład, jakie są prawa i obowiązki oraz podział zadań między formalnymi (i nieformalnymi) organami w spółce prywatnej? W tym artykule przedstawiamy krótki przegląd, dostarczając wystarczających informacji, aby zapoznać się ze sposobem funkcjonowania holenderskiej BV. Jeśli chcesz założyć holenderską firmę w najbliższej przyszłości, Intercompany Solutions może pomóc Ci w założeniu holenderskiej BV w zaledwie kilka dni roboczych.

Czym jest holenderska BV?

Holenderska BV to jedna z wielu form prawnych, którą możesz wybrać dla swojej firmy w Holandii. W tym artykule omawiamy wszystkie formy prawne, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o wszystkich z nich, aby podjąć świadomą decyzję. Jak wspomniano wcześniej, holenderska BV jest porównywalna do prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W skrócie oznacza to, że mówimy o podmiocie prawnym z kapitałem zakładowym podzielonym na udziały. Udziały te są zarejestrowane i nie są swobodnie zbywalne. Ponadto, odpowiedzialność wszystkich udziałowców jest ograniczona do kwoty, z jaką uczestniczą w spółce. Członkowie zarządu i osoby ustalające politykę spółki mogą, w pewnych okolicznościach, odpowiadać za długi spółki swoim majątkiem prywatnym. Ograniczona odpowiedzialność udziałowców może zniknąć, gdy banki każą im podpisać osobiście zabezpieczenie kredytów. [1] Ciekawe stwierdzenie w Holandii mówi, że "jedna BV nie kwalifikuje się jako BV”.

Być może słyszałeś już to stwierdzenie w towarzystwie innych przedsiębiorców lub od doradcy. Nie jest niczym niezwykłym, że przedsiębiorcy zakładają drugą holenderską BV. Druga BV kwalifikuje się wówczas jako holding, podczas gdy pierwsza BV jest tak zwaną „work BV”, która jest spółką operacyjną. Spółka operacyjna angażuje się we wszystkie codzienne działania biznesowe, a holding jest jak spółka macierzysta. Tego typu struktury są tworzone w celu rozłożenia ryzyka, zwiększenia elastyczności lub z powodów podatkowych. Przykładem jest sytuacja, gdy chcesz sprzedać (część) swojej firmy. W takich przypadkach przedsiębiorcy często sprzedają spółkę operacyjną. Sprzedajesz tylko udziały spółki operacyjnej, po czym zyski ze sprzedaży spółki operacyjnej możesz wtedy bez podatku zaparkować w swoim holdingu. Inny przykład dotyczy wypłaty zysków. Wyobraź sobie, że jest dwóch udziałowców o różnych sytuacjach prywatnych i wzorcach wydatków. Jeden udziałowiec woli bez podatku zaparkować swoją część zysku ze spółki operacyjnej w swoim holdingu. Drugi udziałowiec chce natychmiast rozporządzić swoją częścią zysków i akceptuje podatek dochodowy. Możesz również rozłożyć ryzyko, tworząc strukturę holdingową. Cała nieruchomość, sprzęt lub zgromadzone emerytury znajdują się w bilansie holdingu, podczas gdy tylko codzienne działania Twojej firmy są w operacyjnej BV. W rezultacie nie musisz wkładać całego swojego kapitału w to samo miejsce. [2]

Jaka jest podstawowa struktura holenderskiej BV?

Biorąc pod uwagę powyższe informacje, optymalna struktura prawna dla przedsiębiorców wybierających BV jako podmiot prawny składa się z co najmniej dwóch spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, które są ze sobą powiązane. Założyciel lub przedsiębiorca nie posiada udziałów w rzeczywistej spółce, spółce operacyjnej, bezpośrednio, ale za pośrednictwem spółki holdingowej lub BV zarządzającej. Jest to struktura, w której istnieje jedna BV, której jesteś pełnym udziałowcem. Jest to spółka holdingowa. Jesteś właścicielem udziałów tej spółki holdingowej. Ta spółka holdingowa faktycznie nie robi nic więcej poza posiadaniem udziałów w innej operacyjnej BV, która znajduje się „pod nią”. W tej strukturze jesteś więc 100-procentowym udziałowcem własnej spółki holdingowej. A ta spółka holdingowa jest wtedy 100-procentowym udziałowcem spółki operacyjnej. W spółce operacyjnej prowadzone są codzienne działania biznesowe Twojej firmy, napędzane przez rachunek i ryzyko. Jest to podmiot prawny, który zawiera umowy, świadczy usługi i wytwarza lub dostarcza produkty. Możesz jednocześnie mieć wiele spółek operacyjnych, które wszystkie podlegają jednemu holdingowi. Może to być bardzo interesujące, gdy chcesz założyć wiele firm, jednocześnie zachowując między nimi pewną spójność.

Zarząd

Każda BV ma co najmniej jednego dyrektora (DGA w języku holenderskim) lub zarząd. Zadaniem zarządu BV jest zarządzanie podmiotem prawnym. Obejmuje to prowadzenie bieżącego zarządzania i określanie strategii firmy, w tym główne zadania, takie jak utrzymanie działalności firmy. Każdy podmiot prawny ma zarząd organizacyjny. Zadania i uprawnienia zarządu są w przybliżeniu takie same dla wszystkich podmiotów prawnych. Najważniejszym uprawnieniem jest to, że może działać w imieniu podmiotu prawnego. Na przykład, zawierać umowy zakupu, kupować aktywa firmy i zatrudniać pracowników. Podmiot prawny nie może tego zrobić sam, ponieważ jest to naprawdę tylko konstrukcja na papierze. Zarząd robi to wszystko w imieniu firmy. Jest to podobne do pełnomocnictwa. Zazwyczaj założyciele są również (pierwszymi) dyrektorami statutowymi, ale nie zawsze tak jest: nowi dyrektorzy mogą również dołączyć do firmy na późniejszym etapie. Jednak w momencie założenia zawsze musi być co najmniej jeden dyrektor. Ten dyrektor jest następnie powoływany w akcie założycielskim. Wszyscy ewentualni przyszli dyrektorzy mogą również podjąć działania przygotowawcze przed założeniem firmy. Dyrektorami mogą być osoby prawne lub osoby fizyczne. Jak stwierdzono powyżej, zarząd jest odpowiedzialny za zarządzanie firmą, ponieważ jej interesy są najważniejsze. Jeśli jest kilku dyrektorów, może nastąpić wewnętrzny podział zadań. Jednak obowiązuje również zasada zarządzania kolegialnego: każdy dyrektor jest odpowiedzialny za całość zarządzania. Dotyczy to w szczególności polityki finansowej firmy.

Powołanie, zawieszenie i odwołanie członków zarządu

Zarząd powoływany jest przez walne zgromadzenie udziałowców (AGM). Statut może przewidywać, że powołanie członków zarządu musi być dokonane przez określoną grupę udziałowców. Jednak każdy udziałowiec musi mieć możliwość głosowania w sprawie powołania co najmniej jednego członka zarządu. Osoby uprawnione do powołania są, co do zasady, również uprawnione do zawieszenia i odwołania członków zarządu. Głównym wyjątkiem jest to, że dyrektor może zostać odwołany w dowolnym momencie. Prawo nie ogranicza podstaw odwołania. Powodem odwołania może być zatem na przykład niewłaściwe funkcjonowanie, karygodne zachowanie lub okoliczności finansowo-ekonomiczne, ale nawet to nie jest ściśle konieczne. Jeśli w wyniku takiego odwołania stosunek korporacyjny między dyrektorem a BV zostanie zakończony, stosunek pracy również zostanie zakończony. W przeciwieństwie do tego, każdy zwykły pracownik ma ochronę przed zwolnieniem w postaci prewencyjnego przeglądu przez holenderski UWV lub sąd rejonowy, ale dyrektor nie ma tej ochrony.

Decyzja o odwołaniu

Gdy dyrektor ma zostać odwołany, obowiązują szczegółowe zasady dotyczące podejmowania decyzji przez AGM. Zasady te można znaleźć w statucie spółki. Istnieją jednak pewne główne zasady. Po pierwsze, zarówno udziałowcy, jak i dyrektor muszą zostać wezwani na spotkanie, i to w rozsądnym czasie. Po drugie, wezwanie musi wyraźnie wskazywać, że proponowana decyzja o rezygnacji będzie omawiana i głosowana. I wreszcie, dyrektor musi mieć możliwość przedstawienia swojej wizji dotyczącej decyzji o odwołaniu, zarówno jako dyrektor, jak i jako pracownik. Jeśli te zasady nie zostaną przestrzegane, decyzja jest nieważna.

Co robić w sytuacjach konfliktu interesów

Istnieją również sytuacje, w których występuje osobisty konflikt interesów. W takich sytuacjach dyrektorowi nie wolno uczestniczyć w obradach i podejmowaniu decyzji w zarządzie. Jeśli w rezultacie nie można podjąć decyzji zarządu, decyzję musi podjąć rada nadzorcza. Jeśli nie ma rady nadzorczej lub jeśli wszyscy członkowie rady nadzorczej również mają konflikt interesów, decyzję musi podjąć AGM. W tym ostatnim przypadku statut może również przewidywać rozwiązanie. Celem art. 2:256 holenderskiego kodeksu cywilnego jest zapobieganie kierowaniu się przez dyrektora spółki głównie swoimi osobistymi interesami zamiast wyłącznie interesami spółki, w której ma on pełnić funkcję dyrektora. Celem przepisu jest zatem przede wszystkim ochrona interesów spółki poprzez pozbawienie dyrektora uprawnień do jej reprezentowania. Dzieje się tak w przypadku wystąpienia osobistego interesu lub z powodu jego zaangażowania w inny interes, który nie jest równoległy z interesem podmiotu prawnego, a zatem nie jest on uważany za zdolnego do ochrony interesów spółki i jej powiązanych przedsiębiorstw w sposób, jakiego można oczekiwać od uczciwego i bezstronnego dyrektora. Jeśli masz pytanie dotyczące konfliktu interesów w prawie handlowym, możesz zapytać nasz zespół o takie kwestie, aby uzyskać fachową poradę.

W takich przypadkach pierwszym ważnym czynnikiem jest to, że musi być jasne, że istnieje konflikt interesów. Biorąc pod uwagę dalekosiężne konsekwencje skutecznego odwołania się do holenderskiego Kodeksu Cywilnego, nie do przyjęcia jest poprzestanie na samej możliwości konfliktu interesów bez sprecyzowania tego odwołania w sposób opisany powyżej. Nie leży to w interesie handlu i nie jest zgodne z duchem art. 2:256 holenderskiego Kodeksu Cywilnego, aby czynność prawna spółki mogła być następnie unieważniona poprzez powołanie się na ten przepis, bez wykazania, że leżące u podstaw podejmowanie decyzji przez danego dyrektora było faktycznie nieprawidłowe z powodu niedopuszczalnego zbiegu sprzecznych interesów. Pytanie, czy istnieje konflikt interesów, może być rozstrzygnięte jedynie w świetle wszystkich istotnych okoliczności danej sprawy.

Wypłata dywidendy na podstawie decyzji zarządu

Jedną z głównych korzyści płynących z posiadania holenderskiej spółki BV jest możliwość wypłacania sobie dywidend jako udziałowiec, w przeciwieństwie do pensji (lub w uzupełnieniu do niej), gdy jest się dyrektorem. Zagadnienie to szerzej omówiliśmy w tym artykule. Wypłata dywidend wiąże się z wypłaceniem (części) zysków udziałowcom. Buduje to zaufanie wśród udziałowców i przyciąga inwestorów. Co więcej, często jest to bardziej efektywne podatkowo w porównaniu ze zwykłym wynagrodzeniem. Jednak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie może po prostu wypłacać dywidend. W celu ochrony wierzycieli spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, podział zysków jest związany z przepisami prawnymi. Zasady wypłacania dywidend określone są w artykule 2:216 holenderskiego Kodeksu Cywilnego (BW). Zyski mogą być albo zarezerwowane na przyszłe wydatki, albo rozdysponowane między udziałowców. Czy decydujesz się na dystrybucję przynajmniej części zysków do udziałowców? Wówczas tylko walne zgromadzenie wspólników (AGM) może określić tę dystrybucję. Walne zgromadzenie może podjąć decyzję o podziale zysków tylko wtedy, gdy kapitał własny holenderskiej BV przekracza rezerwy ustawowe. Podział zysku może zatem dotyczyć tylko tej części kapitału własnego, która jest większa niż rezerwy ustawowe. Walne zgromadzenie musi sprawdzić, czy tak jest, zanim podejmie decyzję.

Należy również zauważyć, że decyzja walnego zgromadzenia nie ma żadnych konsekwencji, dopóki zarząd jej nie zatwierdzi. Zarząd może odmówić tego zatwierdzenia tylko wtedy, gdy wie lub powinien rozsądnie przewidzieć, że spółka nie będzie w stanie nadal spłacać swoich wymagalnych długów po wypłacie dywidendy. Dyrektorzy muszą zatem, przed dokonaniem podziału, sprawdzić, czy podział jest uzasadniony i czy nie zagraża ciągłości spółki. Nazywa się to testem korzyści lub płynności. W przypadku naruszenia tego testu, dyrektorzy są solidarnie zobowiązani do zrekompensowania spółce wszelkich ewentualnych niedoborów spowodowanych podziałem. Należy pamiętać, że udziałowiec powinien wiedzieć lub rozsądnie przewidzieć, że test nie został spełniony w momencie wypłaty dywidendy. Tylko wtedy dyrektor może odzyskać środki od udziałowca, do wysokości maksymalnej otrzymanej przez udziałowca wypłaty dywidendy. Jeśli udziałowiec nie może przewidzieć, że test nie został spełniony, nie może być pociągnięty do odpowiedzialności.

Odpowiedzialność administracyjna i niewłaściwe zarządzanie

Wewnętrzna odpowiedzialność dyrektorów odnosi się do odpowiedzialności dyrektora wobec BV. Czasami dyrektorzy mogą wziąć sprawy w swoje ręce i podejmować działania niezgodne z przyszłością firmy. W takich przypadkach może się zdarzyć, że spółka pozwie swoich dyrektorów. Często odbywa się to na podstawie artykułu 2:9 holenderskiego Kodeksu Cywilnego. Artykuł ten stanowi, że dyrektor jest zobowiązany do należytego wykonywania swoich obowiązków. Jeśli dyrektor wykonuje swoje obowiązki nienależycie, może ponosić osobistą odpowiedzialność wobec BV za wynikłe z tego konsekwencje. Kilka przykładów z orzecznictwa obejmuje podejmowanie pewnych ryzyk finansowych o dalekosiężnych konsekwencjach, działanie z naruszeniem prawa lub statutu oraz niewypełnienie obowiązku księgowego lub publikacyjnego. Oceniając, czy ma miejsce przypadek niewłaściwego zarządzania, sędzia bierze pod uwagę wszystkie okoliczności sprawy. Na przykład, sąd analizuje działalność BV i normalne ryzyka wynikające z tej działalności. Podział zadań w zarządzie również może odgrywać rolę. Po dokładnym rozważeniu sędzia ocenia, czy dyrektor wywiązał się z odpowiedzialności i dbałości, której można ogólnie oczekiwać od dyrektora. W przypadku niewłaściwego zarządzania, dyrektor może ponosić osobistą odpowiedzialność wobec spółki, jeśli można mu postawić wystarczająco poważne zarzuty. Należy wtedy rozważyć, co rozsądnie kompetentny i rozsądnie działający dyrektor zrobiłby w tej samej sytuacji.

Wszystkie indywidualne okoliczności sprawy odgrywają rolę w ocenie, czy dyrektor jest winny poważnego uchybienia. W takich przypadkach ważne są następujące okoliczności:

ryzyka wynikające ogólnie z pewnych działań
charakter działalności prowadzonej przez B.V.
podział zadań w zarządzie
wszelkie wytyczne mające zastosowanie do zarządu
informacje dostępne dyrektorowi
informacje, które powinny być dostępne dyrektorowi
odpowiedzialność i staranność oczekiwana od dyrektora, który jest na wysokości zadania i wykonuje je sumiennie

Poważny zarzut istnieje, na przykład, jeśli dyrektor działał z naruszeniem przepisów ustawowych mających na celu ochronę BV. Dyrektor może nadal powoływać się na fakty i okoliczności, na podstawie których można uznać, że nie jest on poważnie winny. Może to być trudne, ponieważ dostępne informacje muszą być rozważone w sposób pełny i dokładny. Dyrektor może również ponosić osobistą odpowiedzialność wobec osób trzecich, takich jak wierzyciele spółki. Obowiązujące kryteria są podobne, ale w tym przypadku pojawia się również pytanie, czy dyrektorowi można przypisać osobistą winę. W przypadku bankructwa, późne złożenie rocznych sprawozdań finansowych lub niewypełnienie ustawowego obowiązku administracyjnego prowadzi do prawnie niezaprzeczalnego domniemania, że doszło do widocznego nienależytego wykonywania obowiązków i że jest to ważna przyczyna bankructwa (to ostatnie może być obalone przez odpowiedniego dyrektora). Dyrektor może uniknąć wewnętrznej odpowiedzialności dyrektorów, wykazując dwa czynniki:

Nie ponoszą winy za swoje działania
Nie zaniedbali podjęcia środków w celu odwrócenia konsekwencji

Co do zasady, dyrektor będzie musiał interweniować, jeśli zauważy, że inny dyrektor dopuszcza się niewłaściwego zarządzania. W ten sposób dyrektorzy mogą sprawdzać wzajemnie swoje sposoby prowadzenia działalności, aby zapewnić, że żaden dyrektor nie nadużywa swojej pozycji w firmie dla osiągnięcia osobistych celów.

Walne zgromadzenie wspólników (AGM)

Innym ważnym organem w holenderskiej spółce BV jest walne zgromadzenie wspólników (AGM). Jak już wspomnieliśmy powyżej, walne zgromadzenie jest między innymi odpowiedzialne za powoływanie dyrektorów. Walne zgromadzenie jest jednym z obowiązkowych organów holenderskiej spółki BV i jako takie posiada ważne prawa i obowiązki. Walne zgromadzenie zasadniczo posiada całą władzę, której nie posiada zarząd, tworząc zrównoważony sposób podejmowania ważnych decyzji, który nie jest zbytnio scentralizowany.

Do zadań walnego zgromadzenia należą między innymi:

Powoływanie i odwoływanie zarządu
Określanie przeznaczenia dywidendy
Zmiana statutu
Rozwiązanie osoby prawnej w drodze uchwały o rozwiązaniu

Jak widać, walne zgromadzenie posiada sporą władzę do podejmowania bardzo ważnych decyzji dla firmy. Te prawa i obowiązki są określone zarówno w ustawie, jak i w statucie. Dlatego też walne zgromadzenie ostatecznie ma władzę nad holenderską BV. Zarząd jest również zobowiązany do przekazywania walnemu zgromadzeniu wszystkich istotnych informacji. Nawiasem mówiąc, nie myl walnego zgromadzenia z zebraniem akcjonariuszy. Zebranie akcjonariuszy to faktyczne spotkanie, na którym głosowane są decyzje i, na przykład, na którym zatwierdzane są roczne sprawozdania finansowe. To konkretne spotkanie powinno odbywać się co najmniej raz w roku. Poza tym, akcjonariusze mogą być osobami prawnymi lub fizycznymi. Co do zasady, walne zgromadzenie ma prawo do wszystkich uprawnień decyzyjnych, które nie zostały przyznane zarządom ani żadnemu innemu organowi w ramach BV. W przeciwieństwie do dyrektorów i dyrektorów nadzorczych (a zatem również dyrektorów niewykonawczych), akcjonariusz nie musi koncentrować się na interesach spółki. Akcjonariusze mogą w rzeczywistości stawiać swoje własne interesy na pierwszym miejscu, pod warunkiem, że zachowują się rozsądnie i uczciwie. Zarząd i rada nadzorcza muszą zawsze dostarczać walnemu zgromadzeniu wszystkich żądanych informacji, chyba że sprzeciwia się temu nadrzędny interes spółki. Ponadto, walne zgromadzenie może również wydawać instrukcje zarządowi. Zarząd musi postępować zgodnie z tymi instrukcjami, chyba że są one sprzeczne z interesami spółki. Może to również obejmować takie interesy, jak interesy pracowników i wierzycieli.

Podejmowanie decyzji przez walne zgromadzenie (AGM)

Proces podejmowania decyzji przez walne zgromadzenie wspólników (AGM) podlega ścisłym przepisom i regulacjom. Na przykład, decyzje w ramach walnego zgromadzenia podejmowane są zwykłą większością głosów, chyba że prawo lub statut wymagają większej większości dla niektórych decyzji. W niektórych przypadkach, niektórym akcjom mogą zostać przyznane większe prawa głosu. Ponadto, w statucie można zastrzec, że niektóre akcje nie podlegają prawu głosu. Zatem niektórzy akcjonariusze mogą posiadać prawa głosu, podczas gdy inni mogą mieć mniej praw głosu, a nawet żadnych. Możliwe jest również zastrzeżenie w statucie, że niektóre akcje nie mają prawa do zysku. Należy jednak pamiętać, że akcja nigdy nie może być pozbawiona zarówno praw głosu, jak i praw do zysku, zawsze do akcji przypisane jest jedno prawo.

Rada nadzorcza

Innym organem holenderskiej spółki BV jest Rada Nadzorcza (RvC). Różnica między zarządem (dyrektorów) a walnym zgromadzeniem polega jednak na tym, że RvC nie jest organem obowiązkowym, więc można wybrać, czy ten organ zostanie powołany, czy nie. W przypadku większych korporacji zaleca się powołanie RvC, między innymi, ze względów praktycznego zarządzania. RvC jest organem BV, który pełni funkcję nadzorczą nad polityką zarządu i ogólnym przebiegiem spraw w spółce oraz jej spółkach powiązanych. Członkowie RvC są nazywani komisarzami. Komisarzami mogą być wyłącznie osoby fizyczne, a zatem osoby prawne nie mogą być komisarzami, co różni się od akcjonariuszy, ponieważ akcjonariusze mogą być również osobami prawnymi. Można więc kupić akcje innej firmy za pośrednictwem własnego biznesu, ale nie można być komisarzem w RvC reprezentując swoją firmę. Zadaniem RvC jest nadzorowanie polityki zarządu i ogólnego przebiegu spraw w spółce. W tym celu RvC udziela zarządowi zarówno żądanych, jak i niezamówionych porad. Nie chodzi tu tylko o nadzór, ale także o ogólną linię polityki, która ma być realizowana w dłuższej perspektywie. Komisarze mają swobodę w wykonywaniu swoich obowiązków według własnego uznania i w sposób niezależny. Przy tym muszą również mieć na uwadze interesy firmy.

Zasadniczo nie jest obowiązkowe zakładanie RvC, gdy posiada się BV. Inaczej jest w przypadku spółki o charakterze strukturalnym, którą omówimy w późniejszym paragrafie. Ponadto, może to być również obowiązkowe w niektórych regulacjach sektorowych, takich jak te dla banków i ubezpieczycieli, zgodnie z Ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (holenderski: Wwft), którą obszernie omówiliśmy w tym artykule. Jakiekolwiek powołanie komisarzy jest możliwe tylko wtedy, gdy istnieje ku temu podstawa prawna. Możliwe jest jednak, że sąd powoła komisarza jako szczególne i ostateczne postanowienie w postępowaniu dochodzeniowym, dla którego taka podstawa nie jest wymagana. Jeśli zdecydujemy się na fakultatywne powołanie RvC, organ ten musi być zatem uwzględniony w statucie w momencie zakładania spółki lub na późniejszym etapie poprzez zmianę statutu. Można to zrobić, na przykład, poprzez bezpośrednie utworzenie organu w statucie lub poprzez uzależnienie jego powołania od uchwały organu spółki, takiego jak walne zgromadzenie.

Zarząd jest zobowiązany do stałego dostarczania SvB informacji niezbędnych do wykonywania jego zadań. Jeżeli istnieje ku temu powód, SvB jest zobowiązane do aktywnego samodzielnego pozyskiwania informacji. SvB jest również powoływane przez Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy (WZA). Statut spółki może przewidywać, że powołanie komisarza musi być dokonane przez określoną grupę akcjonariuszy. Osoby uprawnione do powoływania są zasadniczo również uprawnione do zawieszania i odwoływania tych samych komisarzy. W sytuacjach osobistego konfliktu interesów, członek SvB musi powstrzymać się od udziału w naradach i podejmowaniu decyzji w ramach SvB. Jeśli w rezultacie nie można podjąć decyzji, ponieważ wszyscy komisarze muszą się wstrzymać od głosu, decyzję musi podjąć WZA. W tym ostatnim przypadku statut może również przewidywać rozwiązanie. Podobnie jak dyrektor, członek SvB może w pewnych przypadkach ponosić osobistą odpowiedzialność wobec spółki. Może to mieć miejsce w przypadku zarzucalnie niewłaściwego nadzoru nad zarządem, za co komisarzowi można wystarczająco przypisać winę. Podobnie jak dyrektor, członek rady nadzorczej może również odpowiadać wobec osób trzecich, takich jak likwidator lub wierzyciele spółki. Tutaj również obowiązują w przybliżeniu te same kryteria, co w przypadku odpowiedzialności cywilnej wobec spółki.

„Rada jednokomórkowa” (ang. „one-tier board”)

Możliwe jest wybranie tzw. „monastycznego modelu zarządzania”, zwanego również strukturą „one-tier board” (rady jednokomórkowej). Oznacza to, że zarząd jest skonstruowany w taki sposób, iż oprócz jednego lub więcej dyrektorów wykonawczych, zasiada w nim również jeden lub więcej dyrektorów niewykonawczych. Ci dyrektorzy niewykonawczy faktycznie zastępują SvB, ponieważ mają takie same prawa i obowiązki jak dyrektorzy nadzorujący. W związku z tym do dyrektorów niewykonawczych mają zastosowanie te same zasady powoływania i odwoływania co do dyrektorów nadzorujących. Ten sam reżim odpowiedzialności dotyczy również dyrektorów nadzorujących. Zaletą tego rozwiązania jest brak konieczności tworzenia odrębnego organu nadzorczego. Wadą może być to, że ostatecznie mniej jest jasności co do podziału uprawnień i obowiązków. Ze względu na zasadę zbiorowej odpowiedzialności dyrektorów, należy pamiętać, że dyrektorzy niewykonawczy będą szybciej pociągnięci do odpowiedzialności za niewłaściwe wykonywanie obowiązków niż dyrektorzy nadzorujący.

Rada zakładowa

Prawo holenderskie stanowi, że każda firma zatrudniająca więcej niż 50 pracowników powinna mieć własną radę zakładową (niderl. Ondernemingsraad). Powinno to również obejmować pracowników tymczasowych agencji pracy i pracowników zatrudnionych na czas określony, którzy pracują w firmie przez okres co najmniej 24 miesięcy. Rada zakładowa między innymi dba o interesy personelu w firmie lub organizacji, ma prawo do zgłaszania pomysłów dotyczących kwestii biznesowych, ekonomicznych i społecznych oraz może wpływać na działalność firmy poprzez doradztwo lub zatwierdzanie. W swój własny, unikalny sposób ten organ również przyczynia się do prawidłowego funkcjonowania firmy. [3] Zgodnie z prawem, rada zakładowa ma podwójne zadanie:

Konsultowanie się z zarządem w interesie całej firmy
Reprezentowanie interesów pracowników firmy.

Zgodnie z prawem holenderskim rada zakładowa posiada pięć rodzajów uprawnień, a mianowicie prawo do informacji, konsultacji i inicjatywy, doradztwa, współdecyzji i decyzji. Zasadniczo obowiązek powołania rady zakładowej spoczywa na właścicielu przedsiębiorstwa, który niekoniecznie jest samą spółką. Jest to albo osoba fizyczna, albo osoba prawna prowadząca działalność gospodarczą. Jeśli przedsiębiorca nie wywiąże się z tego obowiązku, każda zainteresowana strona (taka jak pracownik) ma możliwość zwrócenia się do sądu rejonowego o stwierdzenie, że przedsiębiorca wypełnia swój obowiązek powołania rady zakładowej. Jeśli nie powołasz rady zakładowej, musisz wziąć pod uwagę, że wiąże się to z kilkoma konsekwencjami. Na przykład mogą wystąpić opóźnienia w rozpatrywaniu wniosku o zwolnienia grupowe w holenderskim UWV, a pracownicy mogą sprzeciwić się wprowadzeniu pewnych systemów, ponieważ rada zakładowa nie miała możliwości wyrazić na nie zgody. Z drugiej strony, pamiętaj, że utworzenie rady zakładowej z pewnością ma zalety. Na przykład pozytywna rada lub zatwierdzenie przez radę zakładową określonego tematu lub pomysłu zapewnia większe wsparcie i często ułatwia szybkie i skuteczne podejmowanie decyzji.

Rada doradcza

Początkujący przedsiębiorcy zazwyczaj nie przejmują się zbytnio tym konkretnym organem, a dopiero po kilku latach właściciele firm czasami odczuwają potrzebę omówienia i zastanowienia się nad treścią i jakością swojej pracy, najlepiej na spotkaniu dobrze poinformowanych i doświadczonych osób. Radę doradczą można traktować jako grupę zaufanych osób. Ciągłe skupienie połączone z niezwykle ciężką pracą w początkowym okresie przedsiębiorczości czasami powoduje widzenie tunelowe, w wyniku czego przedsiębiorcy przestają dostrzegać szerszy obraz i przeoczają proste rozwiązania tuż przed nimi. Co do zasady, przedsiębiorca nigdy nie jest niczym związany podczas konsultacji z radą doradczą. Jeśli rada doradcza sprzeciwia się jakiejś decyzji, przedsiębiorca może bez przeszkód wybrać własną drogę. Zatem zasadniczo firma może zdecydować się na powołanie rady doradczej. Rada doradcza nie podejmuje żadnych decyzji; co najwyżej formułuje jedynie rekomendacje. Powołanie rady doradczej ma następujące zalety:

Przedsiębiorca ma forum do omawiania pomysłów i inspiracji
Promowana jest przejrzystość i ciągłość podejmowania decyzji
Systematyczniej zwraca się uwagę na długoterminową wizję i strategię firmy
Monitorowana i analizowana jest równowaga między interesami firmy a interesami przedsiębiorcy i ewentualnych innych akcjonariuszy

W przeciwieństwie do SvB, rada doradcza nie nadzoruje zarządu. Rada doradcza jest przede wszystkim czymś w rodzaju think tanku, gdzie omawiane są główne wyzwania firmy. Główny nacisk kładzie się na dyskusję o strategii, mapowanie możliwości i tworzenie solidnego planu na przyszłość. Radę doradczą należy zwoływać wystarczająco regularnie, aby zapewnić jej ciągłość i zaangażowanie doradców. Przy tworzeniu składu rady doradczej zaleca się uwzględnienie charakteru firmy, co oznacza poszukiwanie osób, które są w stanie zapewnić dogłębną i specjalistyczną wiedzę dostosowaną do niszy, rynku lub branży firmy. Jak już wspomniano, rada doradcza nie jest organem statutowym. Oznacza to, że rada doradcza może być powołana bez żadnych zobowiązań, w sposób, który przedsiębiorca uzna za stosowny. W celu zarządzania wzajemnymi oczekiwaniami, mądrze jest opracować regulamin, który opisuje obowiązujące uzgodnienia dotyczące rady doradczej.

Uregulowania dotyczące struktury

W języku niderlandzkim nazywa się to „structuurregeling”. Struktura dwupoziomowa to system ustawowy wprowadzony około 50 lat temu w celu zapobiegania nadmiernemu gromadzeniu władzy przez zarządy w sytuacjach, gdy, biorąc pod uwagę rozproszenie udziałów, akcjonariusze byli uważani za mniej zdolnych do tego. Istotą uregulowań dotyczących struktury jest to, że duża spółka jest prawnie zobowiązana do powołania SvB. Zasady strukturalne mogą być obowiązkowe do zastosowania przez spółkę, ale mogą być również stosowane dobrowolnie przez spółkę. Spółka podlega systemowi strukturalnemu, jeśli spełnia szereg kryteriów wielkości. Ma to miejsce, gdy spółka:

Posiada kapitał własny równy lub przekraczający 16 milionów euro
Powołała radę zakładową
Zatrudnia co najmniej 100 osób w Holandii

Jeśli firma podlega reżimowi strukturalnemu, sama firma jest również nazywana firmą strukturalną. System strukturalny nie jest obowiązkowy dla holenderskiej spółki holdingowej, której większość pracowników pracuje za granicą. Jednakże te międzynarodowe korporacje mogą dobrowolnie zdecydować się na stosowanie systemu strukturalnego. W niektórych przypadkach może mieć miejsce obowiązkowe zastosowanie osłabionego reżimu strukturalnego. Jeśli te wymagania zostaną spełnione, firma będzie podlegać różnym specjalnym obowiązkom w stosunku do zwykłych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, w tym w szczególności obowiązkowemu SvB, które powołuje i odwołuje zarząd, i któremu muszą być również przedkładane niektóre ważne decyzje zarządcze.

Intercompany Solutions może założyć Twoją holenderską BV w ciągu zaledwie kilku dni roboczych

Jeśli poważnie myślisz o założeniu firmy za granicą, Holandia jest w rzeczywistości jednym z najbardziej korzystnych miejsc do wyboru. Holenderska gospodarka jest nadal bardzo stabilna w porównaniu do innych krajów na świecie, z kwitnącym sektorem przedsiębiorczości, który oferuje wiele możliwości ekspansji i innowacji. Przedsiębiorcy z całego świata są tu witani z otwartymi ramionami, co sprawia, że sektor biznesowy jest niezwykle zróżnicowany. Jeśli posiadasz już zagraniczną firmę i chciałbyś rozszerzyć działalność na Holandię, holenderska BV jest dla Ciebie najlepszą możliwą opcją, na przykład jako oddział. Możemy doradzić Ci w zakresie najbardziej optymalnego i skutecznego sposobu założenia firmy w Holandii. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w tej dziedzinie, możemy zapewnić Ci wyniki, które są specjalnie dostosowane do Twoich preferencji i sytuacji. Ponadto, możemy zająć się całym procesem rejestracji w ciągu zaledwie kilku dni roboczych, włączając w to możliwe dodatkowe usługi, takie jak otwarcie holenderskiego konta bankowego. Zapraszamy do kontaktu z nami w dowolnym momencie z wszelkimi pytaniami, a my upewnimy się, że wszystkie Twoje pytania zostaną udzielone. Jeśli chciałbyś otrzymać bezpłatną wycenę, skontaktuj się z nami, podając dane swojej firmy, a my skontaktujemy się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.

[1] https://www.cbs.nl/nl-nl/onze-diensten/methoden/begrippen/besloten-vennootschap--bv--

[2] https://www.kvk.nl/starten/de-besloten-vennootschap-bv/

[3] https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/ondernemingsraad/vraag-en-antwoord/wat-doet-een-ondernemingsraad-or

Formation time	Dutch BV formation completed in 3 to 5 business days
Process	Fully remote setup with step-by-step guidance
Compliance	Expert support for registration, VAT and compliance
Aftercare	Accounting, tax and legal support included
One partner	All of the above through one trusted formation partner

Prawa, obowiązki i struktura holenderskiej prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (BV)