Jak założyć Dutch BV z zagranicy: Przewodnik krok po kroku 2026

Zrozumienie, jak założyć Dutch BV z zagranicy, zaczyna się od procedury notarialnej. Założyciele spoza UE mogą zasadniczo skorzystać ze standardowej ścieżki zdalnej bez konieczności podróżowania do Holandii: udzielają zalegalizowanego pełnomocnictwa, co pozwala holenderskiemu notariuszowi sporządzić akt założycielski w ich imieniu. Holenderska Izba Handlowa (KVK) wyjaśnia proces rejestracji BV. Notariusz weryfikuje również wymagane dokumenty oraz tożsamość założyciela.

Przed rozpoczęciem należy ustalić, jakie informacje należy dostarczyć, w jaki sposób zostanie sporządzony akt oraz co dzieje się po rejestracji. Niniejszy przewodnik opisuje poszczególne kroki, od przygotowania danych wspólników i spółki po sfinalizowanie procedury notarialnej oraz rejestrację w KVK. Wyjaśnia również dalsze obowiązki, w tym rejestrację UBO, administrację podatkową oraz sprawozdania finansowe. Wymogi mogą zależeć od struktury własnościowej i działalności spółki, dlatego należy zaplanować proces z uwzględnieniem tych szczegółów.

Kluczowe wnioski

Dowiedz się, jak założyć Dutch BV z zagranicy oraz odróżnij posiadanie udziałów lub pełnienie funkcji dyrektora od mieszkania lub pracy w Holandii.
Postępuj zgodnie ze standardową procedurą zdalną dla założycieli spoza UE, od przygotowania dokumentów i upoważnienia pełnomocnika po akt notarialny i rejestrację w KVK.
Porównaj BV z innymi holenderskimi formami prawnymi i sprawdź, które struktury wymagają udziału notariusza.
Przygotuj kluczowe dane dotyczące tożsamości, spółki oraz struktury własnościowej i uwzględnij odpowiednie kwoty kapitału, opłat rejestracyjnych oraz podatków na 2026 rok.
Zaplanuj obowiązki w zakresie UBO, podatku VAT oraz rocznych sprawozdań. Utworzenie spółki może potrwać 2-5 dni, w zależności od złożoności struktury udziałowej.

Spis treści

Czy można założyć Dutch BV z zagranicy? Wyjaśnienie ścieżki zdalnej

Tak. Zagraniczny założyciel może utworzyć Dutch BV bez konieczności zamieszkiwania w Holandii, a standardowa ścieżka zdalna dla założycieli spoza UE nie wymaga podróży. BV, czyli prywatna spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, to holenderska forma prawna z kapitałem zakładowym podzielonym na udziały. Ogólny przegląd jej cech można znaleźć pod hasłem Dutch BV (Besloten Vennootschap). Założenie spółki wymaga udziału holenderskiego notariusza. W ramach standardowej ścieżki zdalnej dla założycieli spoza UE założyciel podpisuje zalegalizowane pełnomocnictwo upoważniające notariusza do sporządzenia aktu w Holandii.

Warto wziąć pod uwagę nie tylko to, czy można założyć spółkę zdalnie, ale także to, jakie działania planujesz po jej rejestracji. Posiadanie udziałów w spółce, zarządzanie nią, rezydencja w Holandii oraz praca świadczona na jej terytorium to odrębne kwestie. Wyjaśnienie tych kwestii to przydatny pierwszy krok w planowaniu założenia Dutch BV z zagranicy.

Co oznacza założenie Dutch BV z zagranicy?

W przypadku założyciela spoza UE korzystającego ze standardowej procedury zdalnej określenie „z zagranicy” oznacza sfinalizowanie utworzenia spółki bez konieczności podróżowania do Holandii. Założyciel dostarcza informacje oraz dokumenty tożsamości wymagane do przeprowadzenia weryfikacji notarialnej, a następnie podpisuje pełnomocnictwo w kraju, w którym przebywa. Dokument musi zostać zalegalizowany do celów holenderskiej procedury notarialnej. Notariusz wykorzystuje to upoważnienie do sporządzenia aktu w Holandii.

Procedura przechodzi od etapu przygotowań i weryfikacji tożsamości do sporządzenia aktu notarialnego, po czym następuje rejestracja spółki i powiązane czynności administracyjne. Pobyt za granicą nie eliminuje roli notariusza ani konieczności dostarczenia dokładnych informacji. Wytyczne rządu holenderskiego dotyczące zakładania prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością określają formalne wymogi utworzenia BV.

Którzy założyciele muszą wziąć pod uwagę przepisy dotyczące pobytu i imigracji?

Założenie spółki BV nie daje jej założycielowi zezwolenia na pobyt ani pracę w Holandii. Obywatele UE, EOG i Szwajcarii podlegają innym przepisom pobytowym niż obywatele państw spoza UE. Wytyczne IND wyjaśniają status pobytowy obywateli UE, EOG i Szwajcarii oraz osób, które potrzebują holenderskiego zezwolenia na pobyt. Wymogi wobec założyciela spoza UE zależą od jego sytuacji i planowanej działalności; samo posiadanie udziałów w spółce o nich nie decyduje.

Kwestie te należy rozpatrywać oddzielnie: utworzenie spółki lub posiadanie w niej udziałów to sprawa z zakresu prawa spółek, natomiast przeprowadzka do Holandii lub wykonywanie tam pracy może wiązać się z wymogami imigracyjnymi. Jeśli planujesz relokację lub pracę w Holandii, przed podjęciem działań zapoznaj się z odpowiednimi przepisami IND właściwymi dla Twojego obywatelstwa i sytuacji. Jeśli pozostajesz za granicą i zarządzasz spółką zdalnie, jej utworzenie nie zmienia Twojego statusu pobytowego ani prawa do pracy.

Jak przebiega proces zdalnego zakładania Dutch BV przez notariusza

W przypadku założycieli spoza UE korzystających ze standardowej procedury zdalnej, kolejne kroki obejmują dostarczenie informacji o spółce i udziałowcach, przejście weryfikacji tożsamości, podpisanie pełnomocnictwa, jego legalizację (tam, gdzie jest to wymagane) oraz przesłanie go do holenderskiego notariusza. Notariusz sporządza następnie akt założycielski w Holandii. Po podpisaniu aktu spółka BV jest rejestrowana w holenderskiej Izbie Handlowej (KVK), a następnie dokonywane są odpowiednie rejestracje podatkowe.

Jest to procedura notarialna, a nie zwykły wniosek online. Połączenie wideo lub cyfrowa weryfikacja tożsamości mogą stanowić element określonej procedury, lecz cyfrowe założenie spółki przez wideo nie jest domyślną ścieżką dla założyciela niebędącego rezydentem. Standardowa procedura dla osób spoza UE, opisana tutaj, opiera się na ustanowieniu umocowanego pełnomocnika i sporządzeniu aktu notarialnego przez holenderskiego notariusza. Wytyczne rządu holenderskiego dotyczące zakładania BV przedstawiają formalny proces tworzenia podmiotu.

Jak działa procedura z zalegalizowanym pełnomocnictwem?

Pełnomocnictwo upoważnia holenderskiego notariusza do działania w imieniu założyciela podczas procesu tworzenia spółki, w tym do podpisania aktu założycielskiego na rzecz założyciela. Założyciel podpisuje dokument za granicą i dopełnia wszelkich wymaganych czynności legalizacyjnych. To, czy wymagana jest klauzula apostille, czy inna forma legalizacji, zależy od kraju i dokumentu. Sprawdź rządowe wytyczne dotyczące legalizacji dla właściwej jurysdykcji i postępuj zgodnie z instrukcjami notariusza dotyczącymi formy oraz doręczenia dokumentu.

Zaplanuj ten krok z wyprzedzeniem. Podpisany dokument, który nie został należycie zalegalizowany, może nie zostać dopuszczony do holenderskiej procedury notarialnej. Założyciel nie musi podróżować, korzystając ze standardowej ścieżki dla osób spoza UE. Po skompletowaniu wymaganych dokumentów i zakończeniu weryfikacji notariusz może przystąpić do czynności w Holandii na podstawie udzielonego umocowania.

Co się dzieje, gdy holenderski notariusz sporządza akt założycielski?

Notariusz formalizuje powołanie BV poprzez sporządzenie aktu założycielskiego, który obejmuje statut spółki. Akt ten ustanawia spółkę zgodnie z prawem holenderskim. Następnie następuje rejestracja w KVK, należy zatem uwzględnić czas między podpisaniem aktu a pojawieniem się spółki w rejestrze przedsiębiorstw. Rejestracja stanowi odrębny etap od przygotowania i legalizacji pełnomocnictwa.

Po rejestracji spółka może wymagać kolejnych rejestracji podatkowych, w zależności od prowadzonej działalności i okoliczności. Przechowuj akt notarialny, dane rejestracyjne oraz dokumentację towarzyszącą w jednym miejscu na potrzeby czynności administracyjnych i zapewnienia zgodności z przepisami. Etapy te tworzą praktyczne ramy dla zdalnego zakładania spółki, zapobiegając myleniu procedury obiegu dokumentów z w pełni cyfrowym procesem. Aby uzyskać pomoc w zakresie dokumentacji i harmonogramu rejestracji, omów proces założenia Dutch BV.

Zdalne założenie spółki czy inna forma prawna: porównanie praktycznych różnic

Wybór formy prawnej wpływa na sposób utworzenia przedsiębiorstwa. W przypadku formalności rejestracyjnych kluczową różnicą jest to, czy dana struktura wymaga holenderskiego aktu notarialnego. BV, NV i stichting wymagają udziału notariusza. Eenmanszaak, VOF, CV oraz maatschap nie mają takiego wymogu. Rządowy przegląd struktur biznesowych stanowi punkt odniesienia do porównania dostępnych form.

Jak wypada BV w porównaniu z innymi holenderskimi formami prawnymi?

Niniejsze porównanie skupia się na wymogu udziału notariusza oraz ogólnym charakterze każdej z form. Nie ocenia ono kwestii odpowiedzialności, opodatkowania ani przydatności, które zależą od struktury i okoliczności danego przedsiębiorstwa.

Legal form	General description	Notary required to establish?
BV	Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością	Tak
NV	Spółka akcyjna	Tak
Stichting	Fundacja	Tak
Eenmanszaak	Jednoosobowa działalność gospodarcza	Nie
VOF	Spółka jawna	Nie
CV	Spółka komandytowa	Nie
Maatschap	Spółka partnerska	Nie

Tabela wyjaśnia jedną praktyczną różnicę: BV jest powoływana z udziałem notariusza, podczas gdy pozostałe wymienione formy nie wymagają aktu notarialnego do ich założenia. To rozróżnienie samo w sobie nie przesądza o tym, która struktura jest odpowiednia dla Twojej działalności. Przed podjęciem decyzji należy rozważyć planowaną działalność, strukturę własnościową oraz obowiązki powstające po rejestracji.

Czy podpisać dokumenty zdalnie, czy udać się do Holandii?

W przypadku założyciela spoza UE korzystającego ze standardowej ścieżki zdalnej, założyciel podpisuje za granicą zalegalizowane pełnomocnictwo i upoważnia holenderskiego notariusza do sporządzenia aktu założycielskiego. Założyciel nie musi podróżować, aby akt został sporządzony. Osobiste podpisanie to inne rozwiązanie, wymaga jednak obecności założyciela w Holandii w celu złożenia podpisu. W obu ścieżkach zachowana jest rola notariusza.

Zdalne podpisanie nie zwalnia z obowiązku przygotowania wymaganych informacji ani przejścia weryfikacji tożsamości. Nie należy zakładać, że cyfrowe założenie spółki przez połączenie wideo jest domyślnym rozwiązaniem dla założycieli niebędących rezydentami. Właściwa ścieżka zależy od sytuacji założyciela i procedury notarialnej. W przypadku założyciela mieszkającego poza Holandią standardowa ścieżka pełnomocnictwa spoza UE pozwala na sporządzenie aktu bez konieczności podróżowania.

Skorzystaj z porównania, aby rozdzielić dwie decyzje: która forma prawna odpowiada działalności oraz jak założyć Dutch BV z zagranicy, jeśli wybrano formę BV. Spółka BV wymaga udziału notariusza; ścieżka zdalna określa, w jaki sposób założyciel uczestniczy w tym procesie.

Co należy przygotować i jakie obowiązki Dutch BV następują po rejestracji

Przygotowanie obejmuje więcej niż tylko zgromadzenie dokumentów tożsamości. Przekazane informacje pomagają notariuszowi przygotować akt oraz ustalić, kto jest właścicielem spółki i kto nią zarządza. Stanowią one również punkt wyjścia do zorganizowania rejestracji oraz zadań z zakresu zgodności po utworzeniu spółki. Skorzystaj z tej listy kontrolnej, aby przygotować kluczowe informacje przed rozpoczęciem procedury notarialnej.

Jakie informacje i dokumenty powinni przygotować założyciele?

Tożsamość: Przygotuj dokumenty tożsamości wymagane dla każdego założyciela, udziałowca i dyrektora. Notariusz wykorzystuje je do weryfikacji tożsamości.
Dane spółki: Wybierz proponowaną nazwę spółki i przygotuj jasny opis działalności gospodarczej.
Własność i zarząd: Określ, kto obejmie udziały, jakie będą udziały procentowe oraz kto będzie pełnił funkcję dyrektora. Szczegóły te stanowią podstawę aktu i pomagają zidentyfikować UBO spółki.
Informacje notarialne: Podaj dane niezbędne do sporządzenia umowy spółki oraz aktu założycielskiego i odpowiadaj na zapytania informacyjne notariusza.

W przypadku założyciela spoza UE korzystającego ze ścieżki zdalnej, pełnomocnictwo musi zostać zalegalizowane zgodnie z wymogami. Forma legalizacji może zależeć od kraju, w którym dokument jest podpisywany. Sprawdź wytyczne rządu holenderskiego dotyczące legalizacji dokumentów i postępuj zgodnie z instrukcjami notariusza dla danej jurysdykcji.

Minimalny kapitał BV: 0,01 EUR. Opłata rejestracyjna KVK: 85,15 EUR (2026 r., jednorazowo). Koszty założenia to tylko jedna część planowania; kwestie podatkowe i obowiązki sprawozdawcze trwają po rejestracji.

Jakie terminy zgodności na 2026 rok powinni zaplanować założyciele?

Wprowadź powtarzające się obowiązki do ewidencji i kalendarza spółki od samego początku. Główne wymogi obejmują:

Rejestracja UBO: UBO to zazwyczaj osoba, która ostatecznie posiada lub kontroluje ponad 25% spółki. Próg UBO >25%; zmiany dotyczące UBO należy zgłaszać w ciągu 7 dni. Zobacz wytyczne KVK dotyczące UBO w zakresie rejestracji i zgłaszania zmian.
Księgi rachunkowe: Dokumentacja przechowywana przez 7 lat (10 lat w przypadku nieruchomości). Belastingdienst wyjaśnia zasady prowadzenia dokumentacji gospodarczej.
Sprawozdania finansowe: Roczne sprawozdania finansowe składane w KVK w ciągu 12 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Sprawdź wytyczne KVK dotyczące procesu składania sprawozdań.

W 2026 r. stawka CIT wynosi 19% do kwoty 200 000 EUR oraz 25,8% powyżej tej kwoty. Stawki VAT: 21%/9%/0%; właściwa stawka zależy od towarów lub usług oraz transakcji. Rejestracja do VAT dla podmiotów należących do cudzoziemców trwa zazwyczaj 6-8 tygodni. Należy uwzględnić ten okres przy planowaniu działalności operacyjnej. Wskazówki podatkowe można znaleźć w informacjach Belastingdienst dotyczących podatku dochodowego od osób prawnych oraz w wytycznych dotyczących VAT. Bankiem obsługującym Belastingdienst od 1 maja 2026 r. jest Rabobank.

Mając zaplanowane dokumenty i obowiązki, możesz zaplanować, jak założyć Dutch BV z zagranicy oraz przygotować się do jej bieżącej administracji.

Omów utworzenie Dutch BV

Sfinalizuj utworzenie Dutch BV i zaplanuj pierwsze kroki w zakresie zgodności

Założenie spółki to formalny punkt wyjścia, a nie koniec procesu tworzenia struktury. Po sporządzeniu aktu notarialnego i zarejestrowaniu BV w Holenderskiej Izbie Handlowej (KVK) należy ustalić właściwe rejestracje podatkowe i zorganizować administrację spółki. Kwestie te należy rozpatrywać łącznie: planowana działalność BV determinuje jej sytuację podatkową, natomiast ewidencja transakcji stanowi podstawę do prowadzenia księgowości i składania deklaracji.

Co dzieje się po rejestracji w KVK?

Przeanalizuj działalność spółki, aby ustalić, czy wymaga ona rejestracji do VAT oraz jakie zasady opodatkowania VAT mają zastosowanie do jej transakcji. Wytyczne Belastingdienst dotyczące VAT wyjaśniają odpowiednie zasady. Rejestracja jest procedurą odrębną od założenia spółki, dlatego należy uwzględnić ją w planowaniu operacyjnym, zamiast zakładać, że następuje automatycznie wraz z wpisem do KVK.

Wdróż procedury księgowe wraz z rozpoczęciem działalności przez BV. Dbaj o uporządkowaną dokumentację, aby umożliwić weryfikację transakcji oraz zapewnić dostęp do informacji na potrzeby deklaracji podatkowych i innych sprawozdań. Utworzenie spółki może potrwać 2-5 dni, w zależności od złożoności struktury udziałowej, jednak te ramy czasowe nie oznaczają, że każda rejestracja podatkowa czy zadanie administracyjne zostaną zakończone w tym samym czasie.

Jak Intercompany Solutions może pomóc w założeniu spółki?

Intercompany Solutions wspiera zagranicznych przedsiębiorców w zakładaniu Dutch BV, w tym w zakresie dokumentacji prawnej i rejestracji w KVK. Usługa obejmuje również wnioski o rejestrację do celów VAT oraz bieżącą księgowość i zgodność z przepisami, łącząc założenie spółki z następującymi po nim zadaniami administracyjnymi. Wymagane rejestracje zależą od działalności i okoliczności dotyczących BV.

Przed rozpoczęciem należy zebrać informacje o planowanej działalności, strukturze własnościowej oraz dane założycieli. Informacje te stanowią praktyczną podstawę procesu zakładania spółki i pomagają określić kolejne kroki w zakresie administracji spółką.

Omów założenie swojej Dutch BV

Przygotuj kolejne kroki z pewnością siebie

Przed podjęciem dalszych kroków zdecyduj, w jaki sposób BV wpisze się w Twoje plany biznesowe. Ustal, kto będzie jej właścicielem i zarządcą, jaką działalność będzie prowadzić oraz kiedy powinna rozpocząć działalność operacyjną. Decyzje te pomogą Ci uporządkować informacje wymagane do założenia spółki oraz zidentyfikować zadania administracyjne w ramach przygotowań do rozpoczęcia działalności.

Zdecyduj również, jak zarządzana będzie dokumentacja spółki, korespondencja podatkowa oraz okresowe sprawozdania i deklaracje. Wczesne przydzielenie odpowiedzialności ułatwia przejście od zawiązania spółki do bieżącej działalności operacyjnej, zwłaszcza gdy założyciele i osoby decyzyjne mają siedzibę w różnych krajach. Praktyczny plan utworzenia Dutch BV z zagranicy powinien obejmować zarówno założenie spółki, jak i odpowiedzialność za późniejsze działania.

Aby omówić strukturę właścicielską spółki, zakres działalności oraz harmonogram, skontaktuj się z Intercompany Solutions.

Przejrzysty plan stanowi solidny punkt wyjścia do założenia spółki i zarządzania kolejnymi krokami.

Często zadawane pytania

Czy zagraniczny założyciel może być jednocześnie jedynym udziałowcem i dyrektorem Dutch BV?

Tak. Zagraniczna osoba fizyczna może co do zasady posiadać wszystkie udziały i pełnić funkcję dyrektora BV. Są to odrębne role: udziałowiec posiada udziały, podczas gdy dyrektor zarządza spółką i ją reprezentuje. Ta sama osoba może pełnić obie funkcje. Notariusz wymaga dokładnych danych do aktu notarialnego i rejestracji spółki. Wymogi dotyczące założenia spółki znajdują się w wytycznych rządu holenderskiego dotyczących BV.

Czy Dutch BV musi posiadać dyrektora mieszkającego w Holandii?

Dutch BV co do zasady nie wymaga dyrektora mieszkającego w Holandii. Osoba mieszkająca za granicą może pełnić funkcję dyrektora, z zastrzeżeniem standardowych wymogów dotyczących powołania i rejestracji. Miejsce zamieszkania dyrektora jest kwestią odrębną od rejestracji spółki w Holandii. Jeżeli dyrektor planuje przeprowadzić się do Holandii lub tam pracować, należy odrębnie ocenić jego sytuację imigracyjną, korzystając z wytycznych IND dotyczących pobytu.

Czy Dutch BV musi posiadać holenderski adres prowadzenia działalności?

Tak, BV zarejestrowana w Holandii wymaga holenderskiego adresu fizycznego (visiting address) w celu wpisu do rejestru handlowego. Jest to wymóg formalny dotyczący rejestracji spółki, a nie wymóg zamieszkiwania udziałowca lub dyrektora w tym kraju. Należy zadbać o spójność danych adresowych między rejestracją w KVK a dokumentacją spółki oraz aktualizować rejestr w przypadku zmiany adresu spółki. Wymogi dotyczące adresu można znaleźć w wytycznych rejestracyjnych KVK.

Czy założenie Dutch BV oznacza automatyczny obowiązek rejestracji do VAT?

Nie. Samo zawiązanie spółki nie przesądza o tym, czy BV musi zarejestrować się do celów VAT. Obowiązek ten zależy od przedmiotu działalności spółki oraz od tego, czy kwalifikuje się ona jako podatnik VAT w świetle przepisów holenderskich. BV prowadząca opodatkowaną działalność gospodarczą może mieć obowiązek naliczania i rozliczania podatku VAT, podczas gdy traktowanie działalności zwolnionej jest odmienne. Rzeczywiste transakcje spółki należy zweryfikować z kryteriami uznania za podatnika VAT stosowanymi przez Belastingdienst.

Czy założyciel spoza UE może posiadać Dutch BV bez holenderskiego zezwolenia na pobyt?

Tak. Założyciel spoza UE może posiadać udziały w Dutch BV, mieszkając poza Holandią; samo posiadanie udziałów nie daje prawa do pobytu ani pracy w Holandii. W przypadku planów przeprowadzki do tego kraju lub wykonywania pracy osobiście, należy sprawdzić w IND przepisy dotyczące zezwoleń właściwe dla danego obywatelstwa i rodzaju działalności. Posiadanie udziałów w spółce oraz plany zamieszkania lub podjęcia pracy w Holandii należy traktować jako odrębne kwestie.

Ostatni przegląd: październik 2026

Formation time	Dutch BV formation completed in 3 to 5 business days
Process	Fully remote setup with step-by-step guidance
Compliance	Expert support for registration, VAT and compliance
Aftercare	Accounting, tax and legal support included
One partner	All of the above through one trusted formation partner