Co dzieje się z holenderską BV, gdy dyrektor umiera?

Niektóre pytania lepiej pozostawić bez odpowiedzi, zwłaszcza gdy temat jest dość ponury. Śmierć jakiejkolwiek osoby czy sukcesja firmy nigdy nie jest pozytywnym tematem rozmów, niemniej jednak zasługuje na uwagę, zwłaszcza w kontekście spraw biznesowych. Na przykład, jeśli jesteś właścicielem holenderskiej BV i umrzesz: czy wiesz, co stanie się z Twoją firmą, aktywami i pasywami? Czy wiesz, kto przejmie Twoją firmę? A może zamierzasz ją sprzedać po swojej śmierci, aby zostawić pieniądze ewentualnym spadkobiercom? Ogólnie rzecz biorąc, ilość czasu, jaką poświęcisz na odpowiedź na takie pytania i opracowanie przemyślanego planu, określi, jak sprawnie przebiegnie cały proces. W tym artykule przedstawimy więcej informacji na ten temat i wyjaśnimy, co dokładnie może się stać, gdy dyrektor umrze. Przedstawimy również, co możesz zrobić, aby zabezpieczyć swoją przyszłość i przyszłość swoich spadkobierców.

Czy wiesz, kim są spadkobiercy?

Jednym z najważniejszych pytań po śmierci jest to, kto odziedziczy to, co po sobie zostawiłeś. Powstaje więc pytanie, kim są spadkobiercy. Na to pytanie można dość prosto odpowiedzieć, jeśli sporządzono testament. W Holandii można to sprawdzić w Centralnym Rejestrze Testamentów (Central Wills Register - CTR). CTR to rejestr zawierający różne „dyspozycje majątkowe na wypadek śmierci” lub inne regulacje, które mają konsekwencje w przypadku śmierci. Możesz samodzielnie sprawdzić CTR, gdy ktoś umrze. Jeśli testament został sporządzony, zazwyczaj stosunkowo łatwo jest ustalić, kim są spadkobiercy. Jeśli jednak w ogóle nie ma testamentu, ustalenie tej kwestii może potrwać dłużej. Należy przeprowadzić dochodzenie, aby ustalić, kim są spadkobiercy, na przykład pisząc do gminy(gmin) i konsultując się z rejestrem ludności. Czasami spadkobiercą okazuje się osoba nieletnia, ubezwłasnowolniona, lub w ogóle nie można znaleźć spadkobiercy.

Jeśli testament został sporządzony, dochodzenie spadkowe nie zajmuje dużo czasu. Niemniej jednak, rzeczywistość pokazuje, że krótko po śmierci kogoś, osoby zaangażowane nie zawsze podejmują natychmiastowe działania. W niektórych przypadkach spadkobiercy mogą nawet nie wiedzieć, że ktoś zmarł. Spadkobiercy będą musieli skontaktować się z notariuszem, po czym nastąpi okres dochodzenia. W tym okresie należy skontaktować się z określonymi osobami, zanim zostanie wydane świadectwo spadkowe (certificate of inheritance). To świadectwo wyjaśnia, kto jest uprawniony do reprezentowania zmarłego. Nie zawsze jest jasne, kto jest uprawniony do działania w imieniu zmarłego dyrektora, stąd potrzeba przeprowadzenia dochodzenia.

Czy spadkobiercy automatycznie stają się nowymi dyrektorami?

Niestety, proces nie jest tak prosty. Jeśli testament nie określa jasno, co powinno stać się z firmą po śmierci jej dyrektora, istnieje wiele opcji, które należy rozważyć. Zatem po znalezieniu spadkobierców, nie oznacza to, że można powołać nowego dyrektora. Na przykład, jeśli małżeństwo zawarto w ustawowej wspólności majątkowej, niektórzy uważają, że pozostały przy życiu małżonek automatycznie staje się jedynym udziałowcem holenderskiej BV. Jest to nieprawidłowe, ponieważ zanim powstanie jedyny udziałowiec, notariusz musi najpierw sporządzić akt.

Pożądane i konieczne jest również, aby firmę przejął ktoś, kto wie, co z nią zrobić. Jeśli istnieje wielu kwalifikujących się spadkobierców, należy zbadać, kto będzie najlepszym następcą. Należy pamiętać, że następca nie może być powołany w testamencie. Wynika to z faktu, że powoływanie dyrektorów jest zadaniem zgromadzenia wspólników spółki. Nawet jeśli jesteś jednocześnie dyrektorem i jedynym udziałowcem, powoływanie dyrektorów jest zarezerwowane dla zgromadzenia wspólników. Sytuacja może stać się dość chaotyczna, jeśli nic nie wiadomo o osobie, która miałaby przejąć firmę, dlatego ważne jest, aby pomyśleć o sporządzeniu testamentu, gdy jest się właścicielem firmy.

Wyjaśnienie certyfikatu spadkowego

Certyfikat spadkowy to akt sporządzony przez notariusza, który wskazuje, kim są spadkobiercy i/lub wykonawca testamentu. Ponadto certyfikat spadkowy wskazuje, kto jest uprawniony do uregulowania spadku. Obejmuje to między innymi dokonywanie płatności. Jeśli okaże się, że istnieje wykonawca testamentu, zostanie sporządzony certyfikat spadkowy, w którym wymieniony zostanie tylko wykonawca. Wykonawca testamentu nie może wykonywać wszystkich czynności samodzielnie, ponieważ czasami czynność nadal wymaga współpracy spadkobierców. Może to dotyczyć zadań praktycznych, takich jak zamknięcie konta bankowego. Jeśli później okaże się, że do pewnych czynności wymagana jest współpraca spadkobierców, nadal można sporządzić rozszerzony certyfikat spadkowy.

Powołanie wykonawcy testamentu w testamencie

Aby uniknąć wspomnianej wcześniej chaotycznej sytuacji, jako dyrektor możesz powołać wykonawcę testamentu w swoim testamencie. Wykonawca testamentu to osoba, która reprezentuje spadkobierców po śmierci danej osoby, a także może wykonywać prawa głosu z udziałów w swojej funkcji. Może również powołać dyrektora zastępcę na to stanowisko, na okres przejściowy, dopóki spadkobiercy nie osiągną porozumienia w tej sprawie. Należy jednak pamiętać, że powołanie wykonawcy testamentu w testamencie nie jest prawdziwym rozwiązaniem, jeśli jest wielu udziałowców. Udziałowiec, który umieszcza powołanie wykonawcy testamentu w swoim testamencie, czyni to jednostronnie, podczas gdy inni udziałowcy nie mają wpływu na tę sprawę. Ponadto, może się zdarzyć, że wykonawca testamentu nie ma żadnych związków z firmą, a zatem ma mniejszy wgląd w odpowiedniego dyrektora. W takich przypadkach powinny pomóc osoby bardziej zaangażowane. Ponadto, w sytuacji kilku udziałowców zazwyczaj odgrywa rolę klauzula blokująca, którą omówimy poniżej.

Czy statut spółki może zapewnić dodatkowy wgląd?

Wiele firm zawiera w statutach spółek zapis, że w przypadku śmierci jedna osoba musi zostać wyznaczona do reprezentowania spadkobierców. To rozwiązanie jest szczególnie praktyczne dla samej BV, ponieważ tylko jedna osoba działa jako przedstawiciel spadkobierców, a nie wszyscy spadkobiercy. To znacznie ułatwia komunikację. Ponadto, jeśli w rodzinie panuje mniej dobra atmosfera, na przykład z powodu nieporozumień co do tego, który z członków rodziny powinien zostać mianowany dyrektorem, to rozwiązanie przenosi (ewentualny) problem wyłącznie na spadkobierców. Zamiast pytania, kto powinien zostać mianowany dyrektorem, teraz pojawia się pytanie, kto powinien zostać wyznaczony jako głosujący. Zatem, zapis ten może w rzeczywistości powodować więcej zamieszania niż rozwiązań.

Holenderskie prawo nakłada obowiązek uregulowania sposobu (tymczasowego) zapewnienia zarządu w przypadku nieobecności dyrektora. Powinno to być jasno określone w statucie BV. Ponadto, statut może również opisywać, jakie przypadki kwalifikują się jako nieobecność. Zazwyczaj statuty stanowią, że w przypadku nieobecności wszystkich dyrektorów (w przypadku tylko jednego dyrektora, jedynego dyrektora), zgromadzenie wspólników musi powołać osobę. W takich przypadkach zgromadzenie wspólników tworzą spadkobiercy. Zatem, jeśli spadkobiercy nie są w stanie ustalić, kogo chcą przedstawić jako dyrektora, pojawiają się problemy. Jedną z możliwości uniknięcia tego impasu jest włączenie do statutu zapisu, że niezależnej osobie trzeciej przyznaje się uprawnienie do powołania dyrektora.

Zaleca się oczywiście, aby ta osoba trzecia znała firmę, a wszelkie życzenia zmarłego dyrektora były jej znane. Dzięki temu właściwa osoba na to stanowisko zostanie dyrektorem. Inną możliwością jest powołanie przez zgromadzenie wspólników, z wyprzedzeniem, zamierzonego następcy na stanowisko dyrektora, w przypadku czyjejś nieobecności. W tym momencie zgromadzenie wspólników jest nadal tworzone przez dyrektora, ponieważ dyrektor jeszcze żyje. Dyrektor może zatem zapewnić swoje – tymczasowe – następstwo w przypadku śmierci. Ta ostatnia opcja wydaje się najbardziej pożądana, ponieważ sam dyrektor wie więcej o firmie, jej ideologii i pracownikach niż ktokolwiek inny.

Korzyści ze statutu spółki

Dużą zaletą uregulowania sukcesji dyrektorów w statucie każdej holenderskiej BV jest to, że postanowienie statutu ma pierwszeństwo przed ewentualnym uregulowaniem testamentowym. Dotyczy to również ewentualnej klauzuli blokującej w statucie. Zapewnia to pewność, zwłaszcza dla pozostałych udziałowców, że nie muszą obawiać się konfrontacji ze spadkobiercą, który chce zająć miejsce dyrektora. Ponadto decyzja o powołaniu dyrektora podejmowana jest przez samych urzędujących dyrektorów. Natomiast testament może sporządzić tylko jeden dyrektor i może on zostać również odwołany.

Co się dzieje, gdy jest wielu udziałowców?

Do tej pory omawialiśmy sytuację, w której jest tylko jeden dyrektor. Ale możliwe jest również, że holenderska BV ma wielu udziałowców/dyrektorów. Czy wspomniana regulacja w statucie jest praktyczna również w takich przypadkach? Zazwyczaj nie jest pożądane, aby jakikolwiek pozostały przy życiu udziałowiec konfrontował się z dyrektorem powołanym przez spadkobierców zmarłego udziałowca. Kiedy coś takiego się zdarzy, wydaje się wskazane, aby udziałowcy wspólnie powołali dyrektora zastępcę, zanim w ogóle powstanie taka sytuacja. Możliwe jest również poprzestanie na regulacji, która, jeśli jeden z dyrektorów jest nieobecny lub zmarły, pozwala pozostałemu przy życiu dyrektorowi utworzyć zarząd. Innymi słowy: nie będzie zastępstwa dla zmarłego dyrektora. Ten przepis jest również często zawarty w statucie.

Czym dokładnie jest holenderska klauzula blokująca?

Szczególnie w sytuacji, gdy występuje wielu udziałowców, w statucie zazwyczaj stosowana jest tzw. klauzula blokująca (blocking arrangement). Chociaż ta blokada nie jest już oczywista wraz z wprowadzeniem Flex-BV, sama regulacja nadal może występować w praktyce. Regulacja ta blokuje przeniesienie udziałów, co oznacza, że jeśli udziałowiec chce przenieść jeden lub więcej swoich udziałów, muszą one najpierw zostać zaoferowane do sprzedaży współudziałowcom. Ta klauzula blokująca sprawia, że holenderska BV jest spółką prywatną, ponieważ istnieje tylko zamknięte grono udziałowców.

Regulacja ta zapewnia, że w przypadku śmierci jednego z udziałowców, posiadane przez niego udziały muszą być oferowane przez spadkobierców pozostałym udziałowcom. W ten sposób zapewnia się, że prawa głosu – a tym samym również prawo do powołania dyrektora – pozostają u (pierwotnych) udziałowców. Oczywiście, nabywca będzie musiał zapłacić za udziały. Jednakże, jeśli pozostałemu udziałowcowi(om) brakuje środków finansowych na sfinansowanie nabycia udziałów, jest bardzo możliwe, że pakiet udziałów zmarłego udziałowca nie trafi do pozostałego udziałowca(ów).

Aby zapobiec kłótniom między pozostałymi udziałowcami a spadkobiercami o stanowisko dyrektora, zdecydowanie zaleca się wczesne zapewnienie przez zgromadzenie wspólników regulacji na wypadek nieobecności. W tym kontekście pożądane może być umieszczenie w statucie klauzuli bezpieczeństwa, która stanowi, że dyrektorzy są uprawnieni do reprezentowania BV tylko wspólnie. Zapewni to, że dyrektor powołany przez spadkobierców nie będzie mógł działać samodzielnie, bez zaangażowania pozostałych dyrektorów. Taka wspólna kompetencja może być również zawarta dla "określonych" działań.

Co jeśli jesteś właścicielem spółki holdingowej?

Jeśli posiadasz holenderskie BV z strukturą holdingową, sprawa staje się nieco bardziej skomplikowana. Jeśli nie posiadasz udziałów w BV bezpośrednio, lecz poprzez spółkę holdingową, ważne jest, aby statuty obu BV uwzględniały tę kwestię. Na przykład, jeśli w statucie spółki zależnej zawarto klauzulę o nieobecności, rozsądne jest uwzględnienie, czy dotyczy ona również wspólnika spółki zależnej, jeśli nie jest on osobą fizyczną, lecz samą BV. To samo dotyczy również klauzuli blokującej: BV jako wspólnik nie może umrzeć, ale jeśli umrze wspólnik spółki holdingowej, która z kolei posiada udziały w spółce zależnej, musi być jasne, że klauzula blokująca ma zastosowanie również w takim przypadku. Warto zatem wskazać, czy zamiarem jest, aby pozostali wspólnicy uzyskali pełną kontrolę, jeśli kontrola nad innym wspólnikiem zmieni się w wyniku jego śmierci.

Odwołanie członka zarządu

Należy pamiętać, że zgromadzenie wspólników ma prawo powoływać, ale także odwoływać członków zarządu. Oznacza to, że jeśli członek zarządu został już powołany przed śmiercią, może zostać ponownie odwołany, jeśli udziały z prawem głosu ostatecznie trafią do spadkobierców. Rozwiązanie tego problemu można znaleźć w zapisie w statucie, że do powołania i odwołania członków zarządu wymagana jest kwalifikowana większość. Jednakże, zgodnie z prawem, ta większość nie może przekraczać dwóch trzecich. Ponadto, wskazane jest uwzględnienie dalszych życzeń dotyczących następczego zarządu w decyzji obecnych członków zarządu: czy zamiarem jest, aby następny członek zarządu pełnił swoją funkcję tylko tymczasowo i sam szukał odpowiedniego kandydata? Czy też następca powinien pozostać na czas nieokreślony? Sporządzenie takich zapisów może zaoszczędzić wiele pracy i problemów w przypadku śmierci osoby.

Co może zrobić dla Ciebie Intercompany Solutions?

Intercompany Solutions może pomóc Ci we wszystkich aspektach zakładania firmy w Holandii. Obejmuje to również doradztwo prawne i finansowe, zwłaszcza w kwestiach, które mogą być trudne do zrozumienia dla zagranicznych inwestorów i/lub przedsiębiorców. Zdecydowanie doradzamy każdemu właścicielowi firmy, aby rozważył tematy takie jak sukcesja w przypadku śmierci. Powinieneś również zapisać swoje życzenia w statucie lub w formalnej uchwale. Następnie notariusz może zająć się oficjalną rejestracją. Zaletą oficjalnej rejestracji tych informacji jest jasność, jaką będziesz miał w przypadku śmierci. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, skontaktuj się z naszym zespołem. Możemy również poinformować Cię o dobrych notariuszach w Holandii, którzy mogą Ci dalej pomóc.

Źródła:

https://vbcnotarissen.nl/

Formation time	Dutch BV formation completed in 3 to 5 business days
Process	Fully remote setup with step-by-step guidance
Compliance	Expert support for registration, VAT and compliance
Aftercare	Accounting, tax and legal support included
One partner	All of the above through one trusted formation partner