Holenderska ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i...

Kiedy aspirujesz do założenia firmy za granicą, powinieneś wziąć pod uwagę, że będziesz podlegać całkowicie nowym międzynarodowym przepisom i regulacjom, które często znacznie różnią się od tych obowiązujących w Twoim kraju. Oznacza to, że zawsze powinieneś zbadać kraj, w którym chciałbyś założyć nową firmę, ponieważ będziesz musiał przestrzegać przepisów krajowych i międzynarodowych, jeśli chcesz prowadzić pomyślną i legalną działalność. Istnieje kilka ważnych holenderskich przepisów, które dotyczą (niektórych) właścicieli firm. Jednym z takich przepisów jest ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu („Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme”, Wwft). Charakter tej ustawy jest dość jasny, patrząc na jej tytuł: ma ona na celu zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu organizacji terrorystycznych poprzez zakładanie lub posiadanie holenderskiej firmy. Niestety, wciąż istnieją organizacje przestępcze, które próbują przekazywać pieniądze w wątpliwy sposób. Prawo to ma na celu zapobieganie takim działaniom, ponieważ zapewnia również, że holenderskie pieniądze podatników trafiają tam, gdzie ich miejsce: do Holandii. Jeśli jesteś zainteresowany założeniem holenderskiej firmy (lub już posiadasz taką firmę), która generalnie zajmuje się przepływami pieniężnymi lub kupnem i sprzedażą (drogich) towarów, to Wwft będzie również obowiązywać Ciebie jako właściciela firmy.

W tym artykule przedstawimy Wwft, dostarczymy wszystkich niezbędnych szczegółów, a także listę kontrolną, aby sprawdzić, czy przestrzegasz prawa. Ze względu na naciski ze strony Unii Europejskiej (UE), kilka holenderskich organów nadzorczych, takich jak DNB, AFM, BFT i Belastingdienst Bureau Wwft) musi ściślej monitorować zgodność, stosując Wwft i ustawę o sankcjach. Te holenderskie przepisy dotyczą nie tylko dużych, notowanych instytucji finansowych i międzynarodowych korporacji, ale także małych i średnich przedsiębiorstw świadczących usługi finansowe, takich jak zarządcy aktywów czy doradcy podatkowi. Zwłaszcza dla tych mniejszych firm, Wwft może wydawać się nieco abstrakcyjna i trudna do zrozumienia. Ponadto, przepisy mogą również wydawać się dość onieśmielające dla mniej doświadczonych przedsiębiorców, dlatego dążymy do wyjaśnienia wszystkich wymagań, abyś wiedział, na czym stoisz.

Czym jest ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu i co oznacza dla Ciebie jako przedsiębiorcy?

Holenderska ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu ma głównie na celu zapobieganie praniu pieniędzy przez przestępców, pochodzących z nielegalnych działań, poprzez należytą staranność wykonywaną przez banki i inne instytucje finansowe. Pieniądze te mogły zostać zarobione w wyniku różnych nikczemnych działań przestępczych, takich jak handel ludźmi czy narkotykami, oszustwa i włamania, między innymi. Kiedy przestępcy chcą następnie wprowadzić pieniądze do legalnego obiegu, zazwyczaj wydają je na nadmiernie drogie zakupy, takie jak domy, hotele, jachty, restauracje i inne przedmioty, które mogą „prać” pieniądze. Innym celem przepisów jest zapobieganie finansowaniu terrorystów. W niektórych przypadkach terroryści otrzymują pieniądze od osób prywatnych, aby kontynuować swoje działania, bardzo podobnie jak kampanie polityczne są subsydiowane przez zamożne osoby. Oczywiście, regularne kampanie polityczne są legalne, podczas gdy terroryści działają nielegalnie. Wwft zapewnia w ten sposób większy wgląd w nielegalne przepływy finansowe, a ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu jest w ten sposób ograniczane.

Wwft koncentruje się głównie na należytej staranności w stosunku do klienta i obowiązku zgłaszania przez firmy, gdy zauważą nietypową aktywność. Oznacza to, że niezwykle ważne jest, aby wiedzieć, z kim prowadzi się interesy i mapować swoje obecne relacje. Zapobiega to niespodziewanemu prowadzeniu interesów z firmą lub osobą, która znajduje się na tak zwanej liście sankcji (którą szczegółowo wyjaśnimy później w tym artykule). Ustawa nie określa dosłownie, w jaki sposób należy przeprowadzić tę należytą staranność w stosunku do klienta, ale określa wynik, do którego dochodzenie musi prowadzić. Nie trzeba dodawać, że jako właściciel firmy decydujesz, jakie środki podejmiesz w kontekście należytej staranności w stosunku do klienta. Będzie to zależeć od ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu w przypadku konkretnego klienta, relacji biznesowej, produktu lub transakcji. To ryzyko oceniasz sam, wdrażając solidny proces należytej staranności, gdy tylko dążysz do pozyskania nowych klientów. Idealnie, proces ten powinien być zarówno dokładny, jak i praktyczny, ułatwiając skanowanie nowych klientów w rozsądnym czasie.

Rodzaje firm, które bezpośrednio podlegają Wwft

Jak już krótko omówiliśmy powyżej, Wwft nie dotyczy wszystkich firm w Holandii. Na przykład, piekarz lub właściciel sklepu z używanymi rzeczami nie będzie narażony na ryzyko współpracy z organizacjami przestępczymi, które chciałyby prać pieniądze za pośrednictwem jego lub jej firmy ze względu na niskie ceny oferowanych produktów. Pranie pieniędzy w ten sposób oznaczałoby, że organizacja przestępcza musiałaby kupić całą piekarnię lub sklep, a to po prostu przyciągnęłoby zbyt wiele uwagi. Dlatego Wwft dotyczy zasadniczo tylko firm i osób, które zajmują się dużymi przepływami finansowymi i/lub kupnem i sprzedażą drogich towarów. Niektóre jasne przykłady to:

Banki
Brokerzy
Notariusze
Doradcy podatkowi
Księgowi
Prawnicy
Pracownicy sektora publicznego
Sprzedawcy (drogich) samochodów
Handlarze sztuką
Sklepy jubilerskie
Popularne restauracje i sieci hotelowe
Wszystkie inne firmy i organizacje, przez które mogą przepływać duże sumy gotówki bez zauważenia rozbieżności przez organy podatkowe.

Ci dostawcy usług i firmy zazwyczaj mają dobry obraz swoich klientów ze względu na charakter swojej pracy. Często też mają do czynienia z dużymi sumami pieniędzy. Dlatego mogą aktywnie zapobiegać wykorzystywaniu przez przestępców ich usług do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, badając nowych klientów i upewniając się, że wiedzą, z kim mają do czynienia. Dokładne instytucje i osoby objęte tym prawem są określone w artykule 1a Wwft.

Instytucje nadzorujące Wwft

Istnieje wiele holenderskich instytucji, które współpracują ze sobą, aby móc nadzorować prawidłowe stosowanie tej ustawy. Jest to podzielone według sektorów, aby upewnić się, że organizacja nadzorcza jest zaznajomiona z pracą firm i organizacji, które nadzoruje. Lista przedstawia się następująco:

Ministerstwo Finansów odpowiada za tworzenie polityk i przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terrorystów. Dla każdego sektora, organ nadzorczy sprawdza, czy wszystkie strony przestrzegają Wwft.
Ministerstwo Sprawiedliwości i Bezpieczeństwa jest wspólnie odpowiedzialne za tworzenie polityk i przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terrorystów. Dla każdego sektora, organ nadzorczy sprawdza, czy wszystkie strony przestrzegają Wwft.
Biuro Nadzoru Wwft Holenderskich Organów Podatkowych nadzoruje brokerów, rzeczoznawców, handlowców, lombardy i dostawców usług domicylowania. Są to podmioty, które umożliwiają prowadzenie działalności pod adresem innym niż adres domowy lub firmowy, lub oferują adres pocztowy dla działalności biznesowej. Ułatwia to osobom prywatnym zachowanie anonimowości, dlatego jest to sprawdzane.
Holenderski Bank nadzoruje wszystkie banki, instytucje kredytowe, instytucje wymiany walut, instytucje pieniądza elektronicznego, instytucje płatnicze, ubezpieczycieli na życie, biura powiernicze i wynajmujących skrytki.
Holenderski Urząd ds. Rynków Finansowych nadzoruje firmy inwestycyjne, instytucje inwestycyjne, banki i dostawców usług finansowych, którzy zawierają ubezpieczenia na życie.
Biuro Nadzoru Finansowego nadzoruje księgowych, doradców podatkowych i notariuszy.
Holenderska Izba Adwokacka nadzoruje prawników.
Urząd ds. Gier nadzoruje kasyna gier.

Jak widać, instytucje nadzorujące są dobrze dopasowane do organizacji i firm, które nadzorują, co pozwala na specjalistyczne podejście. Ułatwia to również właścicielom firm kontaktowanie się z jedną z tych instytucji nadzorczych, ponieważ zazwyczaj wiedzą wszystko o swojej specyficznej niszy i rynku. Jeśli masz wątpliwości co do kroków, które musisz podjąć, zawsze możesz skontaktować się z jedną z tych instytucji w celu uzyskania pomocy i porady.

Jakie konkretne obowiązki wiążą się z Wwft, gdy jesteś holenderskim właścicielem firmy?

Jak już krótko omówiliśmy powyżej, jeśli należysz do kategorii firm wyraźnie wymienionych w artykule 1a Wwft, masz obowiązek badać swoich klientów i pochodzenie ich pieniędzy poprzez należytą staranność w stosunku do klienta. Jeśli zauważysz coś niezwykłego, musisz zgłosić nietypowe transakcje. Oczywiście, aby móc przestrzegać tych przepisów, musisz wiedzieć, co właściwie oznacza należyta staranność zgodnie z Wwft. W ramach należytej staranności w stosunku do klienta, instytucje podlegające Wwft zawsze muszą badać następujące informacje:

Tożsamość klienta
Źródło pieniędzy klienta
Na co dokładnie klienci wydają pieniądze?

Nie tylko jesteś zobowiązany do badania tych kwestii, ale musisz również stale monitorować postępy swoich klientów w tych sprawach. Pozwoli to, między innymi, Twojej organizacji uzyskać niezbędny wgląd w nietypowe płatności dokonywane przez klientów. Jednakże, prawidłowy sposób przeprowadzania należytej staranności zależy wyłącznie od Ciebie, nie ma ścisłych standardów. W dużej mierze zależy to od Twoich obecnych procesów, sposobu, w jaki możesz wdrożyć należytą staranność, aby pasowała do tych procesów, oraz od liczby osób, które będą w stanie przeprowadzić należytą staranność. Sposób, w jaki to przeprowadzasz, zależy również od konkretnego klienta i potencjalnych ryzyk, które Ty, jako instytucja, dostrzegasz. Jeśli należyta staranność nie zapewnia wystarczającej jasności, usługodawca nie może wykonywać żadnych prac dla klienta. Zatem końcowy wynik musi być zawsze rozstrzygający, aby zapobiec ułatwianiu nielegalnych działań za pośrednictwem Twojej firmy.

Definicja nietypowych transakcji wyjaśniona

Aby móc przeprowadzić należytą staranność, logiczne jest, aby wiedzieć, jakich nietypowych transakcji szukasz. Nie każda nietypowa transakcja jest nielegalna, dlatego ważne jest, aby znać różnicę, zanim oskarżysz klienta o coś, czego potencjalnie nigdy nie zrobił. Może to kosztować Cię klientów, więc staraj się zachować równowagę w swoim podejściu, aby przestrzegać prawa, ale nadal być atrakcyjnym dla potencjalnych klientów jako instytucja. W końcu chcesz nadal osiągać zyski. Nietypowe transakcje zazwyczaj obejmują (duże) wpłaty, wypłaty lub płatności, które nie pasują do normalnego przebiegu konta. To, czy płatność jest nietypowa, instytucja określa na podstawie listy ryzyk. Lista ta różni się w zależności od instytucji. Niektóre typowe ryzyka, na które większość instytucji i firm zwraca uwagę, to:

Niezwykle duże wypłaty gotówki, wpłaty i płatności gotówkowe
Transakcje wymiany walut o niezwykle dużych kwotach
Duże transakcje, których nie można wytłumaczyć zwykłą działalnością gospodarczą klienta
Płatności do kraju wysokiego ryzyka lub strefy wojny
Transakcje, których celem jest nabycie nietypowych towarów lub produktów, odbiegające od zwykłych nabyć.

Jest to raczej surowa lista, ponieważ są to podstawowe rzeczy, na które każda firma powinna zwracać uwagę. Jeśli chciałbyś mieć bardziej obszerną listę, powinieneś skontaktować się z instytucją nadzorującą, której podlega Twoja organizacja, ponieważ prawdopodobnie mogą oni zaoferować bardziej obszerne podsumowanie nietypowej aktywności klienta, na którą należy zwracać uwagę.

Czego klienci mogą oczekiwać w zakresie należytej staranności zgodnie z Wwft?

Jak już obszernie wyjaśnialiśmy, Wwft zobowiązuje instytucje i firmy do poznania i weryfikacji każdego klienta. Oznacza to, że prawie wszyscy klienci muszą zmierzyć się ze standardową procedurą należytej staranności (due diligence) wobec klienta. Dotyczy to zawsze, gdy chcesz zostać klientem banku, ubiegasz się o pożyczkę lub dokonujesz zakupu z wysoką ceną – w każdym razie chodzi o czynności związane z pieniędzmi. Banki i inne instytucje oferujące usługi objęte Wwft mogą na początek poprosić Cię o ważny dokument tożsamości, aby znać Twoją tożsamość. W ten sposób instytucje mogą mieć pewność, że to Ty jesteś osobą, z którą potencjalnie prowadzą interesy. To od instytucji zależy, jaki dowód tożsamości zażądają. Na przykład, czasami możesz przedstawić tylko paszport, a nie prawo jazdy. W niektórych przypadkach proszą o zrobienie zdjęcia z dokumentem tożsamości i aktualną datą, aby mieć pewność, że to Ty wysyłasz prośbę i że nie ukradłeś czyjejś tożsamości. Wiele giełd kryptowalut działa w ten sposób. Instytucje są prawnie zobowiązane do dokładnego przetwarzania Twoich informacji, co oznacza, że nie wolno im wykorzystywać podanych przez Ciebie informacji do innych celów. Rząd ma dla Ciebie wskazówki, jak wydać bezpieczną kopię dokumentu tożsamości.

Instytucja lub firma objęta Wwft zawsze może również poprosić Cię o wyjaśnienie pewnej płatności, którą uzna za nietypową. Instytucja (finansowa) może zapytać Cię, skąd pochodzą Twoje pieniądze lub na co zamierzasz je przeznaczyć. Weźmy pod uwagę, na przykład, dużą kwotę, którą wpłaciłeś na swoje konto, podczas gdy nie jest to dla Ciebie regularna ani normalna aktywność. Dlatego pamiętaj, że pytania od instytucji mogą być bardzo bezpośrednie i delikatne. Niemniej jednak, zadając te pytania, dana instytucja wywiązuje się ze swojego zadania badania nietypowych płatności. Zauważ również, że każda instytucja może częściej prosić o dane. Na przykład, aby aktualizować swoją bazę danych lub aby móc przeprowadzić należytą staranność wobec klienta. To od instytucji zależy, jakie środki są w tym celu rozsądne. Co więcej, jeśli instytucja zgłosi Twoją sprawę do Jednostki Analityki Finansowej (FIU), nie zostaniesz o tym natychmiast powiadomiony. Instytucje finansowe i dostawcy usług mają obowiązek zachowania poufności. Oznacza to, że nie mogą nikogo informować o zgłoszeniu do Jednostki Analityki Finansowej. Nawet Ciebie. W ten sposób instytucje zapobiegają wczesnemu dowiedzeniu się przez klientów, że FIU może badać podejrzane transakcje, co mogłoby umożliwić wspomnianym klientom zmianę transakcji lub cofnięcie niektórych transakcji, aby spróbować uniknąć konsekwencji swoich działań.

Czy można odmawiać klientom lub wypowiadać relacje biznesowe z klientami?

Często zadajemy pytanie, czy instytucja lub organizacja może odmówić klientowi lub wypowiedzieć już istniejącą relację lub umowę z klientem. Jeśli występują jakiekolwiek rozbieżności, na przykład w aplikacji lub w ostatniej aktywności klienta w kontaktach z tą instytucją, każda instytucja finansowa może zdecydować, że relacja biznesowa z tym klientem jest zbyt ryzykowna. Istnieją pewne standardowe przypadki, w których ma to zastosowanie, na przykład gdy klient nie dostarcza żadnych lub dostarcza niewystarczające dane, gdy o nie poproszono, podaje nieprawidłowe dane identyfikacyjne lub oświadcza, że chce pozostać anonimowy. To bardzo utrudnia w ogóle przeprowadzenie jakiejkolwiek należytej staranności, ponieważ istnieje minimalna ilość danych potrzebnych do identyfikacji osoby. Inną dużą czerwoną flagą jest bycie na liście sankcji, na przykład na krajowej liście sankcji terrorystycznych. Oznacza to, że jesteś potencjalnym zagrożeniem, co może skutkować odmową ze strony wielu instytucji od samego początku, ze względu na ryzyko, jakie potencjalnie stwarzasz dla ich firmy. Jeśli kiedykolwiek byłeś zamieszany w jakąkolwiek (finansową) działalność przestępczą, pamiętaj, że bardzo trudno będzie zostać klientem instytucji finansowej lub założyć taką organizację dla siebie w Holandii. Generalnie tylko osoba z całkowicie czystą kartoteką może to zrobić.

Co zrobić, gdy instytucja lub FIU nieprawidłowo przetwarza Twoje dane osobowe

Wszystkie instytucje, w tym FIU, muszą prawidłowo przetwarzać dane osobowe, oprócz posiadania prawidłowych powodów do ich wykorzystywania. Jest to określone w ustawie o ochronie prywatności – ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO). Najpierw skontaktuj się ze swoim dostawcą usług finansowych, jeśli nie zgadzasz się z decyzją opartą na Wwft lub jeśli masz dodatkowe pytanie. Czy nie jesteś zadowolony z odpowiedzi i chciałbyś złożyć skargę? Jeśli uważasz, że Twoje dane osobowe są wykorzystywane w sposób sprzeczny z przepisami prawa o ochronie prywatności, możesz złożyć skargę do holenderskiego organu ochrony danych. W takim przypadku ten ostatni może zbadać skargę dotyczącą prywatności.

Jak przestrzegać przepisów Wwft jako właściciel firmy

Rozumiemy, że sposób przestrzegania tego prawa jest dość obszerny i wymaga wiele uwagi. Jeśli jesteś obecnie właścicielem firmy lub instytucji objętej Wwft, bardzo ważne jest, abyś przestrzegał zasad. Jeśli tego nie zrobisz, istnieje duże ryzyko, że możesz zostać współodpowiedzialny za wszelkie działania przestępcze, które mają miejsce z „pomocą” Twojej instytucji. Masz w zasadzie obowiązek przeprowadzenia należytej staranności i poznania swoich klientów, ponieważ ignorancja nie będzie tolerowana, ze względu na fakt, że poprzez przeprowadzenie należytej staranności nietypowe działania są przewidywalne. Dlatego stworzyliśmy listę kroków, które możesz podjąć, aby przestrzegać holenderskiej ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Jeśli będziesz tego przestrzegać, szanse na wciągnięcie w czyjeś nielegalne działania są bliskie zeru.

1. Ustal, czy jesteś podmiotem objętym Wwft jako instytucja

Pierwszym krokiem jest oczywiście ustalenie, czy jesteś jedną z instytucji objętych Wwft. Na podstawie terminu „instytucja” art. 1 lit. a) Wwft wymienia, które podmioty podlegają tej ustawie. Ustawa ma zastosowanie między innymi do banków, ubezpieczycieli, instytucji inwestycyjnych, biur administracyjnych, księgowych, doradców podatkowych, biur powierniczych, prawników i notariuszy. Artykuł 1a, który wymienia wszystkie zobowiązane instytucje, można znaleźć na tej stronie. Jeśli nie masz pewności, zawsze możesz skontaktować się z Intercompany Solutions w celu wyjaśnienia, czy Wwft dotyczy Twojej firmy.

2. Zidentyfikuj swoich klientów i zweryfikuj dostarczone dane

Zawsze, gdy otrzymasz nową aplikację od klienta, musisz poprosić go o dane identyfikacyjne, zanim zaczniesz oferować swoje usługi. Musisz również przechwytywać i zapisywać te dane. Przed rozpoczęciem usługi upewnij się, że podana tożsamość zgadza się z faktyczną tożsamością. Jeśli klient jest osobą fizyczną, możesz poprosić o paszport, dowód osobisty lub prawo jazdy. W przypadku holenderskiej firmy powinieneś poprosić o wyciąg z holenderskiej Izby Handlowej. Jeśli jest to firma zagraniczna, sprawdź, czy ma również siedzibę w Holandii, ponieważ możesz również poprosić o wyciąg z Izby Handlowej. Czy nie mają siedziby w Holandii? Wtedy poproś o wiarygodne dokumenty, dane lub informacje, które są zwyczajowo używane w ruchu międzynarodowym.

3. Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego (UBO) osoby prawnej

Czy Twój klient jest osobą prawną? W takim razie musisz zidentyfikować UBO i również zweryfikować jego tożsamość. UBO to osoba fizyczna, która może wykonywać ponad 25% udziałów lub praw głosu w spółce, lub jest beneficjentem 25% lub więcej aktywów fundacji lub trustu. Więcej o beneficjencie rzeczywistym przeczytasz w tym artykule. Posiadanie „znaczącego wpływu” to również punkt, w którym ktoś może być UBO. Ponadto powinieneś zbadać strukturę kontroli i własności Twojego klienta. To, co musisz zrobić, aby ustalić UBO, zależy od oszacowanego przez Ciebie ryzyka. Ogólnie rzecz biorąc, UBO jest osobą (lub osobami), która ma największy wpływ w firmie i dlatego może być pociągnięta do odpowiedzialności za wszelkie działania przestępcze lub nielegalne, które powstaną. Gdy oszacowałeś niskie ryzyko, zazwyczaj wystarczy mieć oświadczenie podpisane przez klienta o prawidłowości podanej tożsamości UBO. W przypadku profilu średniego lub wysokiego ryzyka, rozsądne jest przeprowadzenie dalszych badań. Możesz to zrobić samodzielnie przez internet, pytając znajomych w kraju pochodzenia klienta, konsultując się z holenderską Izbą Handlową lub zlecając badania wyspecjalizowanej agencji.

4. Sprawdź, czy klient jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne (PEP)

Zbadaj, czy Twój klient obecnie zajmuje lub zajmował określone stanowisko publiczne za granicą, lub do roku wstecz. Uwzględnij także członków rodziny i osoby bliskie. Sprawdź internet, międzynarodową listę PEP lub inne wiarygodne źródło. Kiedy ktoś jest sklasyfikowany jako PEP, istnieje prawdopodobieństwo, że miał kontakt z konkretnymi typami osób, takimi jak osoby oferujące łapówki. Ważne jest, aby wiedzieć, czy ktoś jest podatny na korupcję, ponieważ może to być potencjalna czerwona flaga dotycząca ryzyka działań przestępczych i/lub nielegalnych.

5. Sprawdź, czy klient znajduje się na międzynarodowej liście sankcji

Oprócz sprawdzania statusu PEP danej osoby, konieczne jest również wyszukiwanie klientów na międzynarodowych listach sankcji. Listy te zawierają osoby i/lub firmy, które były w przeszłości zaangażowane w działalność przestępczą lub terrorystyczną. Może to dać wyobrażenie o czyimś tle. Ogólnie rzecz biorąc, rozsądnie jest odmawiać współpracy z kimkolwiek, kto jest wymieniony na takiej liście, ze względu na ich niestabilny charakter i zagrożenie, jakie może to stanowić dla Twojej firmy.

6. (Ciągła) ocena ryzyka

Po zidentyfikowaniu i sprawdzeniu klienta, niezwykle ważne jest również bieżące monitorowanie jego działań. Oznacza to, że powinieneś stale monitorować ich transakcje, zwłaszcza gdy coś wydaje się nietypowe. Sformułuj racjonalną opinię na temat celu i charakteru relacji biznesowej, charakteru transakcji oraz pochodzenia i przeznaczenia zasobów, aby dokonać oceny ryzyka. Upewnij się również, że uzyskujesz informacje od swojego klienta. Czego chce Twój klient? Dlaczego i jak tego chce? Czy jego działania mają sens? Nawet po początkowej ocenie ryzyka, musisz nadal zwracać uwagę na profil ryzyka swojego klienta. Sprawdź, czy transakcje odbiegają od normalnego wzorca zachowania Twojego klienta. Czy Twój klient nadal spełnia sporządzony przez Ciebie profil ryzyka?

7. Przekazywanie klientów i jak to obsługiwać

Jeśli klient zostanie Ci przedstawiony przez innego doradcę lub kolegę z Twojej firmy, możesz przejąć identyfikację i weryfikację od tej drugiej strony. Musisz jednak sprawdzić, czy identyfikacja i weryfikacja zostały prawidłowo przeprowadzone przez innych kolegów, więc poproś o szczegóły w tej sprawie, ponieważ gdy przejmiesz klienta lub konto, to Ty jesteś odpowiedzialny. Oznacza to, że będziesz musiał samodzielnie wykonać te kroki, aby upewnić się, że przeprowadziłeś niezbędną należytą staranność. Słowo kolegi nie wystarczy, upewnij się, że masz dowód.

8. Co zrobić, gdy zauważysz nietypową transakcję?

W przypadku obiektywnych wskaźników można zapoznać się z ich listą. Jeśli wskaźniki wydają się raczej subiektywne, należy polegać na własnym profesjonalnym osądzie, ewentualnie w porozumieniu z kolegami, nadzorującą organizacją zawodową lub zaufanym notariuszem. Należy upewnić się, że zapisano i zachowano swoje rozważania. Jeśli stwierdzi się, że transakcja jest nietypowa, należy niezwłocznie zgłosić nietypową transakcję do FIU. W ramach Wwft, Financial Intelligence Unit Netherlands jest organem, do którego należy zgłaszać podejrzane transakcje lub klientów. Instytucja niezwłocznie po uzyskaniu wiedzy o nietypowym charakterze transakcji powiadamia jednostkę informacji finansowej o każdej nietypowej transakcji dokonanej lub planowanej do dokonania. Można to łatwo zrobić za pośrednictwem portalu internetowego.

Intercompany Solutions może pomóc w opracowaniu polityki należytej staranności

Zdecydowanie najważniejszym aspektem Wwft jest wiedza o tym, z kim prowadzi się działalność. Postępując zgodnie z powyższymi krokami, można stworzyć stosunkowo prostą politykę, która spełnia wymogi prawne określone przez Wwft. Wgląd w prawidłowe informacje, rejestrowanie podjętych kroków i stosowanie jednolitej polityki są niezbędne do szybkiego i skutecznego wykrywania ryzykownych i nietypowych zachowań. Niemniej jednak, wciąż zbyt często zdarza się, że inspektorzy i pracownicy ds. zgodności pracują ręcznie, wykonując wiele niepotrzebnych czynności. Doradzamy, aby zastanowić się nad możliwością opracowania jednolitego podejścia w ramach organizacji. Jeśli obecnie zastanawiają się Państwo nad założeniem firmy, która podlega ramom prawnym Wwft, możemy pomóc w całym procesie rejestracji firmy w Holandii. Zajmuje to tylko kilka dni roboczych, dzięki czemu mogą Państwo niemal natychmiast rozpocząć działalność gospodarczą. Możemy również zająć się dodatkowymi zadaniami, takimi jak założenie holenderskiego konta bankowego i wskazanie interesujących partnerów. Zachęcamy do kontaktu w przypadku wszelkich pytań. Odpowiemy na Państwa zapytanie tak szybko, jak to możliwe, zazwyczaj w ciągu kilku dni roboczych.

Źródła:

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/financiele-sector/aanpak-witwassen-en-financiering-terrorisme/veelgestelde-vragen-wwft

Formation time	Dutch BV formation completed in 3 to 5 business days
Process	Fully remote setup with step-by-step guidance
Compliance	Expert support for registration, VAT and compliance
Aftercare	Accounting, tax and legal support included
One partner	All of the above through one trusted formation partner

Holenderska ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Anti-Money Laundering and Terrorist Financing Act) – i jak się do niej zastosować