Uloga nizozemskih javnih bilježnika u osnivanju poduzeća

Intercompany Solutions već dugo pomaže poduzetnicima iz cijelog svijeta u osnivanju nizozemskih tvrtki. Budući da je nizozemski BV najčešće birana opcija, većinu vremena surađujemo s javnim bilježnicima. Javni bilježnik je osoba koja osniva vašu tvrtku prije nego što bude registrirana u Nizozemskoj gospodarskoj komori. U ovom ćemo članku detaljno objasniti zašto će vam trebati javni bilježnik ako želite osnovati nizozemski BV, što javni bilježnik zapravo radi te kako se naša uloga uklapa u cjelokupni proces osnivanja tvrtke.

Budući da također pružamo razne dodatne usluge za strane poduzetnike s nizozemskom tvrtkom, imamo široku mrežu izvrsnih javnih bilježnika koje možete koristiti. Zahvaljujući našem iskustvu, vaša će nizozemska tvrtka biti osnovana za samo nekoliko radnih dana. To će vam omogućiti da gotovo odmah započnete s poslovanjem. Želite saznati više o tome što možemo učiniti za vas? Ili možda želite dobiti personaliziranu ponudu? Tada se slobodno obratite nam putem donjeg gumba.

Zatražite besplatne konzultacije

Sažetak: Iako mnoge zemlje dopuštaju čisto digitalnu registraciju poslovanja, nizozemski zakon nalaže obveznu uključenost javnog bilježnika za sve BV tvrtke kako bi se spriječila prijevara i osigurala korporativna transparentnost. Javni bilježnik je odgovoran za izradu osnivačkog akta, provjeru identiteta svih dionika i osiguranje usklađenosti Statuta tvrtke s nizozemskim građanskim pravom. Ovaj proces stvara status "pouzdane" za vašu tvrtku, što je ključno za otvaranje bankovnih računa i uspostavljanje partnerstava unutar EU-a.

Obaveze javnog bilježnika	Zašto je to važno za vas
Provjera identiteta	Sprječava krađu identiteta i osigurava pravnu sposobnost
Izrada Statuta	Stvara "pravila igre" za glasanje, dionice i direktore
UBO registracija	Sukladnost s propisima EU-a o sprječavanju pranja novca (AML)
Prijava KvK-u	Formalna registracija tvrtke u Trgovačkom registru
Pravni savjeti	Osigurava da razumijete svoje obaveze i odgovornosti kao direktora

Dutch tax advisor

Ako dolazite iz druge zemlje kako biste ovdje osnovali tvrtku, nizozemska sklonost javnim bilježnicima u početku vam se može činiti neobičnom. Na nekim mjestima osnivanje tvrtke je uglavnom administrativni zadatak. U osnovi ispunite online obrazac, platite naknadu i to je to. U Nizozemskoj su stvari malo drugačije kada je riječ o određenim vrstama poslovanja, kao što je nizozemski BV (Besloten Vennootschap), što je ekvivalent privatnoj tvrtki s ograničenom odgovornošću. BV je službena pravna struktura jer štiti vašu osobnu imovinu, omogućuje fleksibilno vlasništvo dionica i pruža profesionalnu prisutnost na tržištu EU-a. Iz tog razloga, nizozemski zakon zahtijeva uključenost javnog bilježnika u njegovo osnivanje. Javni bilježnik ne samo da ovjerava dokumente, već zapravo djeluje kao pravni jamac. Njegov je zadatak osigurati da je vaša tvrtka ispravno osnovana, da svi razumiju što potpisuju i da se poštuju nacionalni propisi o vlasništvu, transparentnosti i korporativnom upravljanju.

Za strane poduzetnike ova je uloga u početku često zbunjujuća. Možda se pitate: "Zašto mi treba javni bilježnik samo da bih osnovao tvrtku?" Ali nakon što prođu kroz proces, većina osnivača to zaista cijeni. Dobivate tvrtku koja je pravno čvrsta od prvog dana i ima jasna pravila o pitanjima kao što su dionice i donošenje odluka. U ovom ćemo članku predstaviti što nizozemski javni bilježnici zapravo rade za vaš BV. Također ćemo razgovarati o pitanjima poput: zašto ih zakon zahtijeva i kako suradnja s javnim bilježnikom čini osnivanje vaše tvrtke glađim, sigurnijim i pouzdanijim institucijama kao što su vlada, banke i partneri. Ako želite ići dalje od same registracije i umjesto toga izgraditi tvrtku s odgovarajućim pravnim okvirom, javni bilježnik je vaš vodič.

Što zapravo radi nizozemski javni bilježnik

Javni bilježnik, dakle, ima mnogo zadataka. Većina ljudi obično kontaktira javnog bilježnika kada želi kupiti nekretninu ili sastaviti oporuku. Ali neke vrste poslovanja također zahtijevaju osnivanje od strane javnog bilježnika, jer se te vrste poslovanja tretiraju kao zasebni subjekti. To također stvara ograničenu osobnu odgovornost, koja je povezana s BV-om. Ukratko, glavni zadatak javnog bilježnika je pripremiti i izvršiti javnobilježnički akt o osnivanju tvrtke, koji je poput pravnog rodnog lista vašeg BV-a. Ovaj dokument sadrži dva vrlo važna dijela:

Sve podatke o osnivačima i direktorima
Statut tvrtke, koji određuje pravila djelovanja BV-a

Javni bilježnik uvijek provjerava vaš identitet, a zatim provjerava imate li doista pravo djelovati u ime bilo koje strane tvrtke, a zatim potvrđuje da sve strukturne odluke imaju pravni smisao. Zatim prijavljuje BV Trgovačkoj komori (KvK) radi službene registracije i osigurava da vaša tvrtka dobije KvK broj i zahtjev za registraciju PDV-a gdje je to potrebno. Velik dio posla javnog bilježnika u osnovi je sprječavanje prijevara. Osim toga, nizozemski javni bilježnici dužni su provoditi provjere due diligence-a, uključujući prikupljanje informacija koje pomažu u dobivanju transparentnosti vlasništva za provjeru UBO-a, provjere protiv pranja novca i pregled opće zakonitosti vašeg poslovanja. To štiti i vas i vaše buduće klijente, jer se nizozemska BV smatra pouzdanom, budući da se javni bilježnik pobrinuo da nije osnovana iz sumnjivih razloga. Još jedna korisna uloga javnih bilježnika je prevođenje i objašnjavanje. Ako nizozemski zakon ili terminologija izgledaju teški za razumijevanje, javni bilježnik može sve objasniti na engleskom. Žele se uvjeriti da u potpunosti razumijete tvrtku koju namjeravate posjedovati. Ova jasnoća pomaže u izbjegavanju budućih nesporazuma između dioničara ili direktora.

Zašto vam je potreban javni bilježnik za osnivanje nizozemske BV

Dakle, evo velikog pitanja: zašto vam je uopće potreban javni bilježnik za osnivanje BV-a? Kratak odgovor: nizozemska vlada želi da se BV-ovi shvate ozbiljno. Nizozemska BV može posjedovati imovinu, potpisivati ugovore, zapošljavati osoblje, pa čak i prikupljati ulaganja. A ako tvrtka propadne, dioničari obično štite svoju privatnu imovinu. To je moćno. Iz tog razloga zakon kaže da BV mora biti osnovana javnobilježničkim aktom, tako da nema prečaca. Javni bilježnik provjerava da svi uključeni doista razumiju što potpisuju. I to nije samo potpis, već suglasnost. Provjeravaju tko posjeduje koje udjele, tko donosi odluke i kako će se problemi riješiti kasnije. Zamislite javnog bilježnika kao suca koji se brine da igra počne pošteno.

Međutim, postoji nekoliko vrsta poslova koji se mogu osnovati bez javnog bilježnika. Na primjer, samostalna djelatnost ili VOF. Oni su jednostavniji, ali gubite sigurnost ograničene odgovornosti. Većina međunarodnih poduzetnika ne želi taj rizik. Dakle, ako želite iskoristiti prednosti BV-a, javni bilježnik je jednostavno dio paketa. Ali iskreno? Uvjeravajuće je što će pravni stručnjak sve provjeriti prije nego što vaša tvrtka krene.

Javni bilježnik se bavi i pitanjima poput temeljnog kapitala, strukture dioničara i statuta tvrtke

Kada javni bilježnik sastavlja statut tvrtke, on vam u osnovi pomaže da napišete „knjigu pravila“ vaše tvrtke. To nije neki prašnjavi, dosadni dokument koji zauvijek leži u ladici. On oblikuje način na koji vaša BV zapravo funkcionira u stvarnom životu. Na primjer:

Kako se izdaju novi udjeli?
Tko može biti direktor i što samostalno može činiti?
Kako dioničari glasaju i koja vrsta pitanja zahtijeva jednoglasnu odluku?
Mogu li se udjeli slobodno prodavati, ili drugi imaju prednost pri kupnji?

Ova pravila imaju ogroman značaj kasnije. Zamislite da počinjete s pouzdanim partnerom, ali nakon nekoliko godina netko želi otići i prodati svoje udjele strancu. Ako vas statut tvrtke ne štiti, ta stranka može iznenada sjesti za vaš stol i donositi odluke o vašoj tvrtki. Javni bilježnici također pomažu prevesti vašu poslovnu viziju u nešto konkretno: planove rasta, opcije za ulagače, pa čak i fleksibilnost za buduće širenje. Slušaju što želite, a zatim to prevode u pravni jezik koji zapravo funkcionira. To je pomalo kao da krojaču kažete kako da vam prilagodi odijelo. Javni bilježnik kroji i šije tvrtku tako da odgovara vašim profesionalnim ciljevima.

How to Secure Venture Capital for Your Dutch Startup

Registracija stvarnog vlasnika (UBO)

Svaka nizozemska BV mora registrirati svoje stvarne vlasnike (često skraćeno UBO). To možda zvuči komplicirano, ali to jednostavno znači: tko su ljudi koji zapravo posjeduju ili kontroliraju vašu tvrtku iza kulisa? Vlada ne želi anonimne tvrtke u kojima se ne može utvrditi tko je odgovoran. Tako se održavaju prijevare i pranje novca. Tijekom postupka osnivanja, javni bilježnik provjerava i registrira UBO. Ako dioničar posjeduje 25% ili više udjela ili ima 25% ili više prava glasa, mora biti registriran kao UBO. Ako nitko ne prelazi taj prag, javni bilježnik provjerava tko ima stvarni utjecaj. Strani poduzetnici ponekad smatraju ovaj korak iznenađujućim i kompliciranim, a možda čak i nepotrebnim. Brinu se o stvarima poput otkrivanja svojih osobnih podataka cijelom svijetu. Ali u stvarnosti, samo su ograničene informacije javno vidljive na stranicama Trgovačke komore. Zaista osjetljive informacije i dalje su skrivene u sigurnim vladinim sustavima.

Banke, porezne uprave i određene profesije vezane uz usklađenost mogu provjeravati ove sustave, ali obični ljudi na ulici ne mogu pregledavati vaše podatke. Uloga bilježnika ovdje je održati dosljednost i pravnu ispravnost. Oni analiziraju putovnice, dokaze o adresi, korporativne dokumente ako je uključena strana tvrtka i potvrđuju lanac vlasništva. Ako netko želi sakriti vlasništvo, bilježnik će zaustaviti proces osnivanja tvrtke, jer je to zakonski propisano. Želimo vas obavijestiti da vas ta transparentnost također štiti. Kada poslujete u Nizozemskoj, partneri i banke vide da je vaš BV legalan i pouzdan. To je snažan signal koji kaže: „Ovdje se ne događa ništa sumnjivo, samo pravo poduzetništvo.” Bez bilježnika koji bi koordinirao ovaj dio, proces registracije UBO-a bio bi znatno zbunjujući. S njim je to samo još jedan zadatak za označiti na putu do pokretanja vaše tvrtke.

Informacije posebno važne za strane osnivače

Ovo je veliki plus za međunarodne poduzetnike: ne morate putovati u Nizozemsku da biste osnovali BV. Bilježnici su se prilagodili globalnom poslovnom svijetu. Danas se mnoge osnivačke tvrtke obavljaju daljinski putem video verifikacije, dokumenata s apostilleom ili punomoći. Na primjer, mi radimo putem punomoći, tako da ne morate putovati u Nizozemsku da biste osnovali tvrtku. To znači da možete sjediti kod kuće, dok se vaš BV službeno osniva u Europi. Kako to točno funkcionira? Prvo, bilježnik će provjeriti vaš identitet putem sigurne digitalne platforme ili pomoću ovjerenih kopija putovnice. Ako je dioničar tvrtka umjesto fizičke osobe, morate dostaviti korporativne dokumente (poput statuta tvrtke ili izvoda iz registra) s apostilleom. Bilježnik sve provjerava, sastavlja javnobilježnički akt i ili dogovara potpisivanje putem videa, ili potpisuje u vaše ime, koristeći punomoć koju ste prethodno potpisali, što je vrlo učinkovito.

Ova fleksibilnost posebno je korisna kada mnogo osnivača živi u različitim zemljama. Umjesto da moraju koordinirati međunarodna putovanja i druge komplicirane aktivnosti, svi jednostavno potpisuju dokumente digitalno. Na taj način vremenske zone postaju jedini manji izazov. A kada BV bude registriran u Gospodarskoj komori (Chamber of Commerce), možete odmah podnijeti zahtjev za poslovni bankovni račun i PDV broj, te započeti s poslovanjem, čak i prije nego što zakoračite u zemlju. Bilježnik u osnovi djeluje kao vaš predstavnik u pravnom sustavu. On osigurava poštivanje nizozemskih zakona, dok se vi možete osjećati ugodno, gdje god se nalazili. To je jedan od razloga zašto se Nizozemska smatra tako prijateljskim mjestom za prekogranično poduzetništvo. Dobivate potpuno legalnu tvrtku u EU bez stresa oko rezerviranja letova ili osobnog snalaženja po lokalnim uredima.

Moguće promjene tijekom postojanja tvrtke i što bilježnici mogu učiniti za vas

Mnogi strani poduzetnici smatraju da posao bilježnika završava u trenutku registracije BV-a. Akt je potpisan, Gospodarska komora je izdala dokumente- zadatak obavljen, zar ne? Ne baš. BV je fleksibilna struktura. Raste, mijenja vlasnike, dodaje nove direktore i prilagođava svoja pravila, a mnoge od tih promjena ponovno zahtijevaju bilježnika. Molimo vas da bilježnika smatrate službenim „čuvarom” BV strukture. Svaki put kada se pravna struktura promijeni, bilježnik se brine da je ona pravilno registrirana. Na primjer, ako želite privući investitora, možete izdati nove dionice. To zahtijeva javnobilježnički akt. Ili ako jedan od partnera želi otići, bilježnik će njegove dionice prenijeti na novog vlasnika i to pravilno registrirati. Možda vaša tvrtka brzo raste, a izvorni statut je sada previše restriktivan: nema problema, bilježnik ga može promijeniti kako bi vam pružio veću fleksibilnost.

Čak i tako jednostavna radnja kao što je imenovanje novog izvršnog direktora ili njegovo uklanjanje mora biti pažljivo zabilježena. To nije birokracija radi same birokracije. To štiti stabilnost i reputaciju tvrtke. Banke, dobavljači i poslovni partneri žele znati da službeni zapisi vašeg BV-a odgovaraju stvarnosti. Ako kasnije dođe do spora između partnera, javnobilježnički dokumenti čine jasan zapis o tome što se dogodilo i kada. Ukratko, vaš BV će se razvijati, a bilježnik je tu da osigura da su te promjene uvijek sigurne, legalne i priznate od svih koji moraju vjerovati vašoj tvrtki.

Troškovi, rokovi i praktična očekivanja

Naravno, angažiranje bilježnika košta. Ali dobra vijest je da je osnivanje BV-a u Nizozemskoj postalo znatno pristupačnije u posljednjem desetljeću. Minimalni temeljni kapital nekada je iznosio 18 000 eura. A sada? Možete početi s 1 eurom, ako želite. Većina troškova sada se odnosi na vrijeme i znanje bilježnika. Cijene variraju ovisno o složenosti. U slučaju jednostavnog BV-a s jednim partnerom, cijena je obično niža. Ako je u pitanju nekoliko stranih tvrtki ili ako želite prilagođenu strukturu, trebali biste očekivati nešto veće troškove. U svakom slučaju, u usporedbi s pravnom zaštitom i povjerenjem koje stječete, to je dobra vrijednost. Vrijeme obrade je također prilično brzo. Nakon što su svi osobni i korporativni dokumenti pripremljeni, BV se često može registrirati u roku od nekoliko radnih dana.

Daljinska identifikacija može malo produljiti vrijeme, ali ipak nije dug proces. Najveća kašnjenja nastaju kada osnivači predugo čekaju s dostavom dokumenata, kao što su skenovi putovnica ili apostille dokumenti. Priprema svega unaprijed ubrzava cijeli proces. Još jedno očekivanje: bilježnici su temeljiti. Ponekad mogu tražiti dokumente ili objašnjenja koja Vama možda izgledaju nepotrebna. Ali imajte na umu da su bilježnici odgovorni za sprječavanje prijevara i osiguravanje usklađenosti s nizozemskim i EU zakonima. Dakle, ako postavljaju pitanja, to je kako bi zaštitili Vas i zakonitost Vaše nove BV tvrtke. Malo strpljenja tijekom formalnosti se isplati.

ivo-van-dijke-ICS

Kako Intercompany Solutions može za Vas učinkovito koordinirati cijeli notarski proces

Dobivanje registracijskog broja samo je dio procesa osnivanja nizozemske BV tvrtke. Također morate izgraditi poslovnu strukturu koja Vas štiti, pomaže Vam da rastete i omogućuje Vam poslovanje na ozbiljnom tržištu. Nizozemski bilježnici igraju vrlo važnu ulogu u ostvarenju tog cilja. Od početka se brinu da sve bude u redu: Vaše vlasništvo, poslovni standardi i pravna osnova. Pomažu u sprječavanju prijevara, razjašnjavanju odluka, dokazivanju transparentnosti i pretvaranju Vaših ideja u strukturu kojoj banke i drugi mogu vjerovati. BV ne bi bila tako pouzdana niti pravno sigurna bez pomoći bilježnika. U ovom članku ste saznali kako bilježnik vodi cijeli proces osnivanja tvrtke: provjeravanje dokumenata, sastavljanje notarskog akta, izradu Vašeg statuta, podnošenje registracije KvK-u i osiguravanje točne registracije informacija o UBO-u.

I ne odlaze nakon registracije tvrtke; oni Vam pomažu kada se nešto kasnije promijeni u Vašoj tvrtki. Pojavljuju li se novi investitori? Mijenjaju li se udjeli? Dolaze li ili odlaze direktori? Mijenjaju li se propisi kako bi se omogućio rast? Bilježnik se brine da te promjene budu zakonite i službene. Možete se usredotočiti na svoju tvrtku, dok okvir iza nje ostaje čvrst. Bilježnik nije problem za međunarodne osnivače; on je Vaš lokalni saveznik. Ne morate putovati u Nizozemsku, ulaziti u vladine zgrade niti samostalno učiti sustav. Sve se može organizirati s bilo kojeg mjesta na svijetu zahvaljujući daljinskoj provjeri, video potpisivanju, ovjerenim dokumentima i punomoćima. Nizozemska BV tvrtka može biti tisućama kilometara udaljena od Vašeg doma, ali uz pravu pomoć neće se tako činiti.

I tu mi uskačemo. Pomogli smo mnogim vlasnicima tvrtki iz cijelog svijeta da brzo i ispravno osnuju svoju nizozemsku BV tvrtku. Pomažemo u svakoj fazi notarskog postupka, od pribavljanja potrebnih dokumenata, do planiranja identifikacije, pripreme informacija o partnerima, koordinacije potpisa, organiziranja prijevoda po potrebi i slanja svega Trgovačkoj komori. Naš tim točno zna što bilježnici trebaju i kako osigurati nesmetan tijek stvari, kako biste izbjegli kašnjenja ili mnoštvo birokracije. Nastavljamo pomagati u praktičnim pitanjima, poput podnošenja zahtjeva za PDV broj, porezne pomoći i tekuće usklađenosti s propisima, kako bi Vaša tvrtka ostala zdrava i poštovana nakon osnivanja BV-a. Dobivate učinkovitu nizozemsku poslovnu strukturu, bez stresa i pravne zbrke. Pomoći ćemo Vam na svakom koraku, ako ste spremni pretvoriti svoje snove u stvarnu, funkcionalnu tvrtku u Nizozemskoj. Bilježnik se bavi pravnom stranom, a mi se brinemo da sve prođe dobro. Vi imate ideju, a mi ćemo Vam pomoći stvoriti čvrste nizozemske temelje.

Mnoge usluge koje Vam možemo ponuditi

Intercompany Solutions pomogla je stotinama stranih poduzetnika iz više od 50 različitih nacionalnosti. Naši klijenti kreću se od malih samostalnih startupa do međunarodnih korporacija i svega između. Naši su procesi usmjereni na strane poduzetnike i zato poznajemo najpraktičnije načine za pomoć pri registraciji Vaše tvrtke. Možemo pomoći s punim paketom registracije tvrtke u Nizozemskoj, samostalno ili putem pouzdanih i profesionalnih partnera s kojima blisko surađujemo:

Osnivanje tvrtke u Nizozemskoj
Zahtjev za PDV ili EORI broj
Zahtjev za strane PDV brojeve
Podrška za startupe
Računovodstvene usluge
Administrativne usluge
Tajničke usluge
Pravna pomoć
Administracija plaća
Porezne usluge
OSS deklaracije
Deklaracije o unutarnjoj trgovini (ICP)
Dobivanje licence po članku 23
Dobivanje eHerkenninga za Vašu tvrtku
Dobivanje ili zatvaranje G-računa
Prijenos udjela
Zatvaranje nizozemske tvrtke
Opće poslovno savjetovanje

Stalno podižemo naše standarde kvalitete kako bismo neprestano pružali besprijekorne usluge.

Kako Vam Intercompany Solutions može pomoći u svim poreznim pitanjima

Želite li osnovati nizozemsku BV tvrtku? Ili biste željeli proširiti svoje postojeće strano poslovanje u Nizozemsku, na primjer putem holding strukture? Uvijek smo spremni pomoći Vam. Na taj smo način pomogli tisućama stranaca da prošire svoje poslovanje u inozemstvu i tako ostvare veće prihode i uspjeh. Također Vam možemo pomoći s dodatnim uslugama, poput onih koje smo već naveli. Naše su usluge usmjerene posebno na strance koji ovdje žele osnovati svoju tvrtku. Molimo kontaktirajte nas ako želite saznati više o tome što Vam možemo ponuditi i koje su Vam mogućnosti nadohvat ruke.