Fiskalna obveza čuvanja dokumentacije prema nizozemskom z...

Kada osnivate nizozemsku tvrtku, morate se pridržavati svih nizozemskih propisa koji reguliraju poslovno okruženje. Jedan od takvih propisa je takozvana obveza poreznog zadržavanja. U osnovi, nalaže arhiviranje poslovne dokumentacije tijekom određenog broja godina. Zašto? Zato što to omogućuje nizozemskim poreznim vlastima da provjere vašu administraciju kad god to smatraju prikladnim. Obveza poreznog zadržavanja je zakonska obveza koja se odnosi na sve poduzetnike u Nizozemskoj. Ako ste navikli raditi s relativno starim datotekama i metodama arhiviranja dokumentacije, to se može pokazati kao prilično velik izazov. Štoviše, postoji velika vjerojatnost da nesvjesno ne poštujete obvezu zadržavanja.

U osnovi, obveza poreznog zadržavanja nalaže da su svi poduzetnici u Nizozemskoj zakonski obvezni čuvati dokumentaciju svoje tvrtke sedam godina. Važno je napomenuti da za neke dokumente vrijedi sedmogodišnji rok zadržavanja, dok za druge – desetogodišnji. Dokumenti se također moraju čuvati na način koji će inspektorima nizozemskih poreznih vlasti omogućiti jednostavnu provjeru dokumentacije u razumnom roku. U ovom članku ćemo predstaviti što obveza poreznog zadržavanja znači za vašu tvrtku, kako je možete poštovati i na koje zamke treba pripaziti.

Informacije o obvezi poreznog zadržavanja

Kao što smo već objasnili, svi nizozemski vlasnici tvrtki imaju zakonsku obvezu omogućiti nizozemskim poreznim vlastima provjeru dokumentacije do sedam godina unatrag. To se odnosi na osnovne podatke o vašim financijskim izdacima i prihodima, kao što su glavna knjiga, evidencija zaliha, potraživanja i obveze, evidencija kupnje i prodaje te evidencija plaća. Dakle, sav novac koji ulazi i izlazi u određenoj poreznoj godini, koja traje od 1. siječnja do 31. prosinca. Važno je napomenuti da to znači da svaki nizozemski poduzetnik mora biti u stanju predočiti sve podatke iz posljednjih sedam (ili deset) godina tijekom nasumične kontrole od strane poreznih vlasti. "Nasumično" znači da se mogu pojaviti bez najave, tako da općenito uvijek morate biti spremni.

Postoji mnogo mogućih razloga za kontrolu, iako je ponekad to jednostavno opća revizija. Porezne vlasti mogu jednostavno odlučiti da vam je potrebna povremena kontrola kako bi se uvjerile da sve radite u skladu sa zakonom i da imate ažurnu dokumentaciju. Takve se kontrole provode nasumično, ali ne prečesto. U drugim slučajevima, najčešće postoji jasan razlog zbog kojeg se porezne vlasti odlučuju kontrolirati vas. Na primjer, podnijeli ste deklaracije koje porezne vlasti smatraju sumnjivima. Može se pomisliti i na istragu koju porezni inspektor provodi kod jednog od vaših dobavljača, poslovnog partnera ili druge uključene treće strane. Inspektor tada traži pristup vašoj dokumentaciji i provjerava može li otkriti pogreške ili nepravilnosti. Zato računovođe i revizori često svojim klijentima ističu da je vrlo važno voditi dobro osmišljenu i sažetu administraciju.

Ne samo zato što porezne vlasti mogu doći i dubinski se pozabaviti vašom dokumentacijom, već i zbog drugih prednosti, posebno za vas i vašu tvrtku. Ako vodite solidnu administraciju, to vam pruža uvid u vaše financijske podatke. To se donekle može usporediti s kućnim budžetom: pratite sav novac koji ulazi i izlazi. To znači da točno znate gdje postoje problemi, na primjer kada trošite više na imovinu nego što zapravo zarađujete na dobiti. Unatoč činjenici da šansa da inspektor pokuca na vaša vrata možda nije velika, ipak je razumno imati dokumentaciju u redu. Za poduzetnike je računovodstvo također pouzdan izvor podataka za donošenje informiranih odluka. To znači da je lakše odlučiti kada investirati u nešto novo, za razliku od toga da manje investirate i neko vrijeme zarađujete više novca. To vam daje opći pregled profitabilnosti vaše tvrtke, što je vrlo važno ako želite postići pravi uspjeh.

Kada se primjenjuje 10-godišnji rok zadržavanja?

Kao što smo već ukratko spomenuli, standardni rok zadržavanja je 7 godina. U nekim slučajevima poduzetnici će morati čuvati informacije i podatke nekoliko godina duže, odnosno 10 godina. Jedna od situacija u kojoj se primjenjuje ova produljena obveza zadržavanja je posjedovanje ili najam poslovnog prostora ili druge vrste poslovnog objekta. Podaci o nekretninama podliježu desetogodišnjoj obvezi zadržavanja, tako da ako posjedujete bilo koju nekretninu putem svoje tvrtke, podliježete duljem roku zadržavanja. Isto vrijedi i za situacije kada vaša tvrtka pruža ili je uključena u pružanje usluga radijskog i televizijskog emitiranja, elektroničkih usluga i/ili telekomunikacijskih usluga, te je također odabrala takozvani sustav OSS (One-Stop-Shop). Imajte na umu da je zapravo sasvim moguće sklapati sporazume s poreznim vlastima o određenim propisima ili aranžmanima, kao što su:

Koliko detaljna administracija treba biti
Način vođenja evidencije
Čuvanje podataka osim osnovnih podataka tijekom kraćeg vremenskog razdoblja

Također je potrebno voditi i ažurirati, ako je primjenjivo, "osnovnu evidenciju" radnog vremena za godišnji porezni odbitak za poduzetnike. To se također odnosi na vođenje dobre evidencije kilometraže. Trebali biste je voditi kada koristite svoj privatni automobil u poslovne svrhe, ili obrnuto: kada koristite svoj službeni automobil samo u poslovne svrhe i nikada privatno.

Tko točno treba voditi administraciju?

Jedno od prvih pitanja koje si možete postaviti jest: tko je obvezan voditi administraciju najmanje 7 godina? Zapravo, svaki je vlasnik tvrtke obvezan to učiniti. Nije važno koliko je velika ili mala vaša tvrtka: obveza se odnosi na svakog nizozemskog poduzetnika. Ne samo da morate voditi administraciju, već se administracija mora voditi na način koji omogućuje poreznim vlastima da je provjere. Postoje određena pravila i propisi, što znači da vaša administracija mora biti u skladu s nizozemskim zakonom. Ova vam je administracija potrebna za ispravno podnošenje PDV deklaracija i deklaracija o isporukama unutar EU (ICP), ali i za ispravno vođenje poslovanja. Općenito, to znači da morate čuvati sve originalne dokumente kako biste ih mogli predočiti poreznom inspektoru kada provede kontrolu.

Tko je izuzet od vođenja pune evidencije PDV-a?

Postoje poduzetnici koji ne moraju voditi punu evidenciju PDV-a:

Poduzetnici koji isporučuju isključivo robu ili usluge oslobođene PDV-a
Pravne osobe koje nisu poduzetnici, ali posjeduju PDV identifikacijski broj

Dodatne administrativne obveze

Imate li tvrtku koja trguje robom s maržom? U tom slučaju vas se tiču dodatne administrativne obveze. Što je roba s maržom? Roba s maržom obično je rabljena roba (iz druge ruke) koju ste nabavili bez plaćanja PDV-a. Pod određenim uvjetima sljedeći se predmeti također mogu tretirati kao roba s maržom:

Umjetnine
Antikviteti
Kolekcionarski predmeti koje kupujete ili uvozite s PDV-om.

Što se ubraja u kategoriju rabljene robe?

Rabljena roba je sva roba koja se može ponovno koristiti, bez obzira je li popravljena ili ne. Treba napomenuti da je sva roba koju kupujete od privatne osobe uvijek rabljena roba, čak i ako nikada nije korištena. Rabljena roba također uključuje robu koja je uzgojena u vlastitoj režiji ili, kao u slučaju konja. Kada trgujete robom s maržom, morate voditi evidenciju. To proizlazi iz činjenice da je trgovanje robom s maržom podložno općim administrativnim obvezama. Nadalje, na administraciju robe s maržom primjenjuju se različita pravila. Kupnja i prodaja robe s maržom, naravno, moraju biti zabilježene u vašim knjigama. Za ovu robu postoje dvije različite metode za postizanje toga:

Izračunavate PDV za svaku pojedinu robu i pratite kupnje i prodaje za svaki predmet u svojoj administraciji. Porezne vlasti to nazivaju individualnom metodom.
Izračunavate PDV od ukupne dobitne marže u poreznom razdoblju. To nazivamo metodom globalizacije.

Obje metode podliježu dodatnim administrativnim obvezama. Dakle, koju metodu primijeniti? Na to se pitanje može odgovoriti tvrdnjom da to ovisi o vrsti robe, koju metodu smijete primijeniti. Metoda globalizacije obvezna je za sljedeću robu:

Prijevozna sredstva, kao što su automobili, motocikli, bicikli, mopedi i kamp prikolice
Odjeća
Namještaj
Knjige i časopisi
Foto, filmska i video oprema
Video kasete, DVD-ovi, glazbene kasete, CD-ovi, LP-ovi itd.
Glazbeni instrumenti
Kućanski aparati
Električni uređaji
Kućni ljubimci
Umjetnine, antikviteti i kolekcionarski predmeti (pod određenim uvjetima, kao što je ranije spomenuto)

Metoda globalizacije također je obvezna za dijelove, pribor i potrošni materijal koji se koriste u ovoj robi, jer čine sastavni dio same robe s maržom. Dakle, čak i ako ugradite novi prigušivač u svoj rabljeni automobil, to će biti dio robe s maržom (automobila).

Roba koja se ne kvalificira kao roba s maržom

Trgujete li drugom robom osim robe s maržom? Što znači da vaša roba ne ispunjava uvjete za rabljenu robu? Tada morate primijeniti individualnu metodu, za razliku od metode globalizacije. Metoda globalizacije omogućuje kompenzaciju negativnih dobitnih marži s pozitivnim dobitnim maržama. Međutim, to nije dopušteno u individualnoj metodi. U svakom slučaju, potpuno je moguće obratiti se nizozemskim poreznim vlastima za promjenu metoda kada smatrate da će to biti prikladno za vas. Samo u slučaju da ste aukcionar ili posrednik koji djeluje u vaše ime kao aukcionar, ne možete primijeniti metodu globalizacije. To može proizaći iz činjenice da aukcionar funkcionira kao posrednik između kupaca i prodavača i stoga se ne može smatrati vlasnikom predmeta. Robu s maržom također možete prodavati s PDV-om. Zapravo možete odabrati prodaju robe s maržom s PDV-om. Što je potrebno učiniti u vašoj administraciji, možete pročitati u Administrativne posljedice prodaje u okviru normalnog sustava PDV-a.

Točni dokumenti koje morate čuvati određeno vrijeme

Kao što je ranije spomenuto, sve osnovne administrativne podatke svoje tvrtke morate čuvati 7 godina kako bi porezne vlasti mogle provjeriti te podatke. Razdoblje od 7 godina počinje kada istekne tekuća vrijednost bilo koje robe ili usluge. Kako bismo objasnili što u ovom kontekstu znači "tekuća", možemo upotrijebiti primjer ugovora o leasingu automobila. Zamislite da iznajmljujete automobil na razdoblje od 3 godine. Sve dok je ugovor aktivan, roba ili usluga smatra se tekućom. Završetkom ugovora, roba ili usluga se u tom trenutku prestaje koristiti i stoga se kvalificira kao istekla. Isto vrijedi i kada izvršite posljednju uplatu za nešto. Od tog trenutka, podatke o toj robi ili usluzi morate čuvati sljedećih 7 godina, jer tada zapravo počinje razdoblje zadržavanja. Naravno, željeli biste znati koje dokumente i koje podatke ćete morati arhivirati. Osnovni podaci općenito se sastoje od:

Glavne knjige
Evidencije zaliha
Evidencije kupnji i prodaja
Evidencije potraživanja i obveza
Evidencije plaća

Osim gore navedenih osnovnih podataka, morate imati na umu i potrebu čuvanja svih master podataka. Master podaci se odnose na pitanja kao što su podaci o dužnicima i vjerovnicima te kartice artikala. Važno je napomenuti da sve promjene u master podacima moraju biti moguće pratiti naknadno.

Pravilan način čuvanja računa

Važan dio obveze čuvanja je specifičan način na koji se podaci primaju i čuvaju. Prema pravnim propisima koji reguliraju ovo pitanje, knjige, dokumenti i nositelji podataka važni za porezne svrhe moraju se čuvati na potpuno isti način na koji su primljeni. Odnosno, u njihovom izvornom obliku, što znači izvorno pohranjivanje izvornih podataka. To znači da dokument primljen digitalno mora biti i digitalno pohranjen, što se isprva može činiti neintuitivnim, jer je fizičko pohranjivanje podataka dugo vremena bilo norma. To više ne vrijedi. Na primjer, ponuda ili račun koji primite e-poštom mora biti pohranjen kao digitalna datoteka, jer je izvorni način njegovog primanja bio digitalan. Prema pravilima obveze čuvanja, takva ponuda ili račun smije se pohranjivati isključivo digitalno.

Sljedeća stvar koju trebate učiniti je pohraniti izvor primljene datoteke, pored pohranjivanja svake digitalne datoteke u digitalnom obliku. Samo spremanje računa nije dovoljno, jer porezne vlasti zahtijevaju da možete dokazati da nakon primitka račun niste ručno mijenjali. To ostvarujete tako što ne pohranjujete samo sam račun, već i e-mail u kojem je račun bio priložen. To inspektoru omogućuje da vidi da je račun koji ste spremili kao PDF ili Word datoteku doista isti kao onaj izvorno primljen e-poštom. Podaci u informacijskom sustavu, takozvani izvedeni podaci, moraju biti mogući pratiti do izvornih podataka. Ovaj revizijski trag važan je uvjet u slučaju digitalnog pohranjivanja administracije. Dopušteno vam je i tražiti od klijenata identifikaciju. Ono što nije dopušteno, prema pravilima GDPR-a, je kopiranje tog oblika identifikacije i, na primjer, pohranjivanje u administraciji. To je dopušteno samo u slučajevima kada je obvezno, na primjer, pri zapošljavanju zaposlenika ili kada ljudi moraju dokazati svoj identitet kako bi postali pretplatnik (nekih) usluga koje nudite.

Pravilan način vođenja fizičke administracije

Račun ili drugi dokument koji primite poštom u papirnatom obliku i koji se mora pohraniti, zapravo možete digitalizirati i digitalno pohraniti, prema poreznim vlastima. Dakle, u biti zamjenjujete izvornu datoteku, koja je papirnati račun, digitalnom datotekom. To se naziva konverzijom. Međutim, imajte na umu da u ovom scenariju također morate zadržati izvornu datoteku, kao što je gore spomenuto, tijekom zakonski obvezujućeg razdoblja. Pri digitalizaciji postoje određeni važni čimbenici o kojima biste trebali biti informirani. Vlasnici tvrtki često digitaliziraju skeniranjem računa, fotografiranjem dokumenata ili korištenjem alata za digitalizaciju povezanog s njihovim računovodstvenim programom, što se naziva i "skeniraj i prepoznaj". Samo s ovim potonjim načinom digitalizacije moguće je ne samo lakše digitalizirati račune, već i u skladu s pravilnom procedurom.

U brošuri o obvezi čuvanja, nizozemske porezne vlasti (Belastingdienst) pozivaju se na uvjete koje konverzija mora ispuniti. Važno je da sigurnosne značajke izvornog dokumenta ne budu izgubljene. To znači da papirnate račune uvijek fizički (u papirnatom obliku) čuvate tijekom sedmogodišnjeg razdoblja. Posebno su računi plaćeni gotovinom teški za provjeru autentičnosti od strane poreznih vlasti. S druge strane, postoje i primjeri računovodstvenih tvrtki koje su u vezi s tim sklopile sporazume s poreznim vlastima. Na primjer, uredi su kolektivno dobili dopuštenje za sve svoje klijente da digitalno pohranjuju fizičke račune, tako da više ne moraju ništa čuvati na papiru. Mudro je, kao poduzetnik, istražiti svoje mogućnosti i eventualno razgovarati s poreznim vlastima o svojim specifičnim željama. Često su voljni biti fleksibilni i pomoći u određenim pitanjima, pod uvjetom da je sve čisto, transparentno i zakonito.

Pravilan način pohranjivanja digitalnih podataka

Postoji nekoliko načina za pravilno pohranjivanje digitalnih podataka. Najvažniji uvjet je, naravno, da se podaci moraju čuvati 7 (ili 10) godina. Pohranjujete li sve svoje podatke i radite na vlastitom poslužitelju? Tada nizozemski porezni zakon nalaže da morate imati dobar postupak izrade sigurnosnih kopija, a te sigurnosne kopije morate dosljedno izvoditi. Nadalje, te sigurnosne kopije moraju se pohraniti na drugom mjestu od lokacije na kojoj se nalazi digitalna administracija. U tu svrhu možete, primjerice, koristiti vanjski tvrdi disk. Također je dopušteno i moguće odabrati rješenje u oblaku za pohranu podataka. Znate li da softver za računovodstvo u oblaku ima mnogo prednosti, kao što su:

Vi i vaš računovođa ili ovlašteni revizor možete pristupiti podacima s bilo kojeg uređaja
Vaši su podaci sigurni i ne mogu se izgubiti ili oštetiti u slučaju kvara računala ili drugog uređaja
Možete se informirati i upravljati svojim poslovanjem na temelju stvarnih trenutnih podataka
Na računovodstveni softver mogu se povezati i drugi programi

Ako budete imali na umu ova pravila, bit ćete prilično sigurni da je vaša digitalna administracija pravilno pohranjena. U nastavku ćemo predstaviti neke zanimljivije detalje o digitalnoj administraciji.

Dodatni uvjeti i zahtjevi za digitalno pohranjivanje datoteka i podataka

Pohranjujete li podatke na starom hardveru? Obveza pohrane također znači da pohranjeni podaci moraju biti dostupni. Stoga morate imati mogućnost pristupa i otvaranja originalne datoteke. To znači da, na primjer, stari hardver koji omogućuje pristup podacima mora biti sačuvan ako se samo na taj način mogu konzultirati određene digitalne datoteke. Možete misliti na stare medije za pohranu, poput stare diskete, ili stariju verziju sustava Windows. Osim toga, većina računovodstvenih paketa podržava takozvanu financijsku revizorsku datoteku. Revizorska datoteka je izvod iz glavne knjige. Međutim, imajte na umu da nije dovoljno pohraniti samo revizorsku datoteku, jer ona ne sadrži sve administrativne zapise. Nadalje, imajte na umu sva elektronička sredstva komunikacije, poput vašeg kalendara, aplikacija i SMS poruka. Sve poruke putem e-pošte, WhatsAppa, SMS-a, pa čak i Facebooka trebale bi biti pohranjene, pod uvjetom da se smatraju dijelom kategorije „poslovne komunikacije“. U slučaju inspekcije, te informacije moraju biti dostupne u obliku koji zahtijeva inspektor. Ovo pravilo vrijedi i za vođenje digitalnog kalendara.

Više o pretvaranju papirnatih datoteka u digitalne medije ili pohranu

Pod određenim uvjetima možete prenositi podatke s jednog medija za pohranu na drugi. Na primjer, skeniranje papirnatog dokumenta ili sadržaja CD-ROM-a na USB memoriju. Naravno, postoje određeni uvjeti da biste to mogli učiniti, a to su:

Konverzija je ispravno i potpuno izvršena
Konvertirani podaci su dostupni tijekom cijelog razdoblja pohrane
Podatke ste u mogućnosti reproducirati i učiniti ih čitljivim i provjerljivim u razumnom roku

Ako to uspijete, više nećete biti obvezni čuvati papirnate dokumente. Dakle, ako ispunjavate gore navedene uvjete, više nećete morati čuvati originalni dokument. To će vam uštedjeti vrijeme i prostor, jer više nećete trebati fizičku administraciju. U načelu, digitalna verzija će zamijeniti original. U načelu, konverzija je moguća za sve dokumente, osim za:

Bilancu
Izjavu o imovini i obvezama
Određene carinske dokumente.

Bez fizičke administracije zaista možete uštedjeti mnogo uredskog prostora i mnogo dodatnog posla. Nema više pretraživanja starih arhiva ili kutija za cipele u pretrpanim ormarima. Gledajući digitalna dostignuća posljednjih 10 do 20 godina, razumno je napraviti korak prema potpuno digitalnoj administraciji. Gotovo je nemoguće izgubiti digitalno pohranjenu datoteku, pogotovo kada koristite rješenje temeljeno na oblaku. Osim toga, puno je lakše i brže pregledavati digitalne datoteke. Pomozite i svom računovođi. Razgovarajte sa svojim računovođom s vremena na vrijeme i pokušajte organizirati administraciju tako da ispunjava zakonsku obvezu pohrane. Internetski računovodstveni programi ne samo da osiguravaju kontroliraniju administraciju. Zahvaljujući dobro čuvanim vatrozidima i sigurnim ključevima, dobri internetski računovodstveni programi automatski pohranjuju vašu administraciju u oblaku. To možete tretirati kao digitalni sef, na sigurnom mjestu, kojem nitko osim vas i vašeg računovođe nema pristup. Ili: porezne vlasti, kada inspektor mora provjeriti vaše knjige.

Intercompany Solutions može pružiti daljnje informacije o obvezi pohrane fiskalnih podataka

Kao što vidite, obveza pohrane fiskalnih podataka uključuje mnoge stvari. Uvijek je dobro biti u toku s najnovijim propisima o ovoj temi, kako biste kao poduzetnik bili sigurni da djelujete u skladu sa svim važećim nizozemskim propisima. Vaš računovođa bi vas trebao informirati o tome, kao i o svim mogućnostima za poštivanje ovog zakona na pravilan i siguran način. Ako nemate računovođu i ne znate kako postupiti, ili ste možda tek osnovali vlastitu tvrtku i novi ste u tim stvarima: u svim takvim slučajevima uvijek se možete obratiti Intercompany Solutions. Možemo vam pružiti opsežne financijske i fiskalne savjete, uključujući najbolji način vođenja pravilne administracije. Također nudimo podršku i savjete u vezi s plaćanjem poreza i izradom godišnje porezne prijave. Ne oklijevajte nas izravno kontaktirati za daljnje informacije.

Izvori:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/

Formation time	Dutch BV formation completed in 3 to 5 business days
Process	Fully remote setup with step-by-step guidance
Compliance	Expert support for registration, VAT and compliance
Aftercare	Accounting, tax and legal support included
One partner	All of the above through one trusted formation partner

Fiskalna obveza čuvanja dokumentacije prema nizozemskom zakonu