Constitución a distancia de empresas neerlandesas: Guía de notarización de 2026

El proceso notarial para la constitución a distancia de empresas neerlandesas no suele implicar la firma de la escritura de constitución desde el extranjero. Para un fundador no perteneciente a la UE que utilice la vía remota habitual, un poder notarial (PoA) firmado en el extranjero puede autorizar a un notario neerlandés a otorgar la escritura sin que el fundador tenga que viajar a los Países Bajos. La clave reside en distinguir la formalización del PoA del otorgamiento de la escritura de constitución de la BV por parte del notario.

Es comprensible tener dudas sobre qué documentos requieren legitimación notarial, legalización o traducción. Los requisitos del PoA pueden variar según el país en el que se firme y las instrucciones del notario interviniente, por lo que conviene confirmar las exigencias antes de firmar o gestionar cualquier certificación. La constitución por videoconferencia no es la vía predeterminada para fundadores no residentes.

Esta guía explica la vía remota habitual para un fundador no perteneciente a la UE, el alcance de la autorización del PoA y qué aspectos deben confirmarse antes de firmar. Asimismo, detalla cómo la nacionalidad, los documentos de identidad y la estructura de propiedad pueden incidir en la documentación que solicite el notario.

Por qué la protocolización notarial forma parte de la constitución a distancia de una Dutch BV

La constitución a distancia modifica la manera en que un fundador presenta los documentos o autoriza a un tercero a actuar en su nombre. Sin embargo, no elimina la intervención notarial: un notario neerlandés prepara y otorga la escritura de constitución que da origen a una BV. En la vía remota habitual para fundadores no pertenecientes a la UE, un poder notarial (PoA) permite autorizar al notario a otorgar la escritura sin necesidad de viajar a los Países Bajos. El notario interviniente confirma qué formalidades resultan aplicables según las circunstancias del fundador.

¿Qué formaliza notarialmente el notario neerlandés durante la constitución de una BV?

El documento notarial principal es la escritura de constitución, y no todos los documentos aportados durante el proceso. El notario también puede requerir pruebas de identidad, declaraciones del fundador, datos de la sociedad y documentos de autorización, pero todos ellos son independientes de la escritura. Solicite al notario interviniente que confirme qué documentos requieren un tipo de certificación específico y cómo se denomina dicha formalidad. La guía de constitución de una BV de la KVK detalla el requisito de la escritura notarial. La Besloten Vennootschap (BV) es la sociedad de responsabilidad limitada neerlandesa analizada en esta guía.

Esta distinción resulta fundamental en el proceso notarial para la constitución a distancia de empresas neerlandesas: el fundador puede formalizar la autorización en el extranjero, mientras que el notario neerlandés otorga la escritura de constitución. La forma exigida para el PoA puede variar en función de la jurisdicción del fundador y de los criterios del notario. Confirme estos extremos antes de firmar o gestionar la legalización.

¿Qué formas jurídicas neerlandesas requieren escritura notarial?

Se requiere una escritura notarial para constituir una BV, NV o stichting. Una eenmanszaak, VOF, CV o maatschap no exige la intervención de un notario para su constitución. Estas estructuras difieren en sus implicaciones legales y de responsabilidad, por lo que el mero requisito notarial no debe determinar qué forma resulta más adecuada. Para consultar una descripción general de la constitución de una BV, consulte esta guía de constitución de una Dutch BV.

En el caso de una BV a distancia, diferencie claramente los documentos: el PoA autoriza la actuación, los documentos justificativos aportan la información que solicita el notario y la escritura notarial constituye la sociedad. Confirme las formalidades exigidas para el PoA y las gestiones relativas a la escritura directamente con el notario interviniente.

Cómo funciona el proceso notarial a distancia de una Dutch BV con un poder notarial

Para un fundador no perteneciente a la UE que utilice la vía remota estándar, un poder notarial legalizado (Power of Attorney) permite al notario de derecho civil neerlandés llevar a cabo los trámites de constitución sin que el fundador tenga que desplazarse a los Países Bajos. Las formalidades exactas dependen de la jurisdicción del fundador y de los requisitos del notario interviniente. Confírmelas antes de gestionar las firmas o la legalización. Los notarios de derecho civil neerlandeses desempeñan una función específica en los procedimientos jurídicos neerlandeses, por lo que no debe asumir que un documento certificado por un notario de otro país cumpla los requisitos del notario neerlandés. Consulte Dutch civil-law notaries para obtener más información sobre su función.

El proceso notarial para la constitución remota de una empresa neerlandesa suele seguir esta secuencia:

• 1. Proporcionar la información solicitada. Facilite al notario la información de la sociedad propuesta y los datos de cada fundador, accionista y administrador. Pregunte qué documentos de acreditación de identidad y justificantes son necesarios para su caso.
• 2. Revisar los borradores de los documentos. Verifique nombres, direcciones, participaciones sociales y demás datos societarios cotejándolos con la información suministrada. Resuelva cualquier discrepancia antes de firmar para que el notario pueda preparar la escritura con información coherente.
• 3. Formalizar la autorización. Firme el poder notarial (Power of Attorney) en la forma indicada por el notario interviniente. Confirme si debe ser legalizado o traducido, aportado como original o firmado en un formato específico. Los requisitos pueden variar según la jurisdicción y el caso.
• 4. El notario otorga la escritura. Una vez que el notario ha revisado el expediente y aceptado la autorización, procede a otorgar la escritura de constitución de la BV. Por esta vía, el fundador no viaja a los Países Bajos. El PoA autoriza la actuación; por sí mismo no constituye ni inscribe la BV.

Funciones correspondientes del fundador y del notario neerlandés

El fundador suministra información precisa, responde a las solicitudes de documentación y firma la autorización según las instrucciones recibidas. El notario revisa el expediente, confirma si los documentos cumplen con los requisitos para el caso, prepara la escritura de constitución y la otorga. Antes de firmar el PoA, solicite al notario que señale los documentos pendientes. No asuma que la misma lista de verificación aplica a todos los fundadores.

Cómo pasan los datos societarios desde la revisión hasta el otorgamiento de la escritura

La información de la sociedad, de los accionistas y de los administradores debe coincidir en todos los documentos presentados al notario. Por ejemplo, una discrepancia en la ortografía del nombre de un accionista entre el documento de identidad y un documento societario puede requerir una aclaración. El notario determina qué justificantes y qué formato son admisibles. La guía de constitución de la BV de la KVK proporciona un contexto general sobre la constitución de una Dutch BV, mientras que el notario interviniente confirma los requisitos para el expediente específico. Para obtener información más detallada sobre la constitución, consulte esta guía de constitución de empresas en los Países Bajos.

Poder notarial a distancia (Power of Attorney), firma presencial o constitución por videoconferencia: ¿cuáles son las diferencias?

La vía para firmar los documentos de constitución de una Dutch BV depende de sus circunstancias y de los requisitos del notario de derecho civil interviniente. Para los fundadores no pertenecientes a la UE que utilizan la vía remota estándar, un poder legalizado (Power of Attorney o PoA) autoriza al notario a otorgar la escritura sin necesidad de que el fundador se desplace a los Países Bajos. La firma presencial y la constitución por videoconferencia pueden ser opciones a considerar, pero no debe asumirse que resulten adecuadas para todos los fundadores.

Vía	Presencia del fundador	Método de autorización	¿Quién confirma la admisibilidad?
Poder legalizado (Power of Attorney)	En la vía remota estándar para ciudadanos no pertenecientes a la UE, el fundador no se desplaza a los Países Bajos.	El fundador firma un PoA en el formato requerido por el notario interviniente. La legalización u otras formalidades pueden depender de la jurisdicción del fundador.	El notario de derecho civil neerlandés interviniente confirma la forma exigida y si la vía resulta adecuada para el caso.
Firma presencial	El fundador comparece en persona si se acuerda esta vía con el notario.	El fundador firma los documentos conforme a las instrucciones del notario. El notario confirma qué documentos requieren firma y cómo deben firmarse.	El notario interviniente confirma los trámites y documentos necesarios para las circunstancias del fundador.
Constitución por videoconferencia	El fundador puede participar de forma remota únicamente si la vía está disponible y el fundador cumple con los requisitos aplicables.	Cualquier paso de identificación y firma digital debe ser admitido por el notario interviniente para esa constitución específica.	El notario interviniente confirma si el fundador reúne los requisitos y si la vía puede utilizarse.

¿Cuándo resulta ser un poder legalizado (Power of Attorney) la vía remota más práctica?

Para un fundador no perteneciente a la UE que desee completar la constitución de la BV sin desplazarse, la vía del PoA legalizado es la opción remota estándar descrita en esta guía. El PoA autoriza la actuación pertinente; por sí mismo no constituye la sociedad. Antes de firmar, solicite al notario que precise la redacción exigida y las formalidades de firma, así como si se requiere legalización, traducción o un documento original. Los requisitos pueden diferir según la jurisdicción, por lo que no debe asumir que esta vía o sus formalidades se apliquen automáticamente a todos los fundadores residentes o de la UE.

¿Cuándo debería un fundador consultar sobre la firma presencial o digital?

Consulte al notario sobre la firma presencial si puede asistir y desea comprender directamente lo que firmaría. Pregunte sobre la constitución por videoconferencia si desea comprobar si está disponible para sus circunstancias específicas. La constitución por videoconferencia no es la opción predeterminada para los fundadores no residentes. La guía de constitución de una BV de la KVK proporciona un contexto general, pero el notario interviniente debe confirmar la vía y las formalidades para su expediente. La función del notario de derecho civil neerlandés es distinta de la de un notario en otro país.

Utilice el proceso de notarización para la constitución remota de empresas neerlandesas como una secuencia a verificar con el notario, no como una garantía de que cada caso siga pasos idénticos. Si desea analizar una vía de constitución de una Dutch BV, póngase en contacto con el equipo de constitución.

Documentos y formalidades a confirmar antes de la notarización remota

Prepare el expediente siguiendo las instrucciones del notario de derecho civil neerlandés interviniente, no una lista de verificación copiada del caso de otro fundador. Los requisitos pueden depender del lugar donde se emitió el documento, de dónde se firmará y de los detalles de la BV propuesta. Antes de organizar las firmas en el extranjero, solicite al notario que confirme los documentos, formatos y la secuencia requerida para su expediente. Esta preparación es una parte práctica del proceso de notarización para la constitución remota de empresas neerlandesas.

Cómo preparar la identificación y la información de la empresa

Comience con los documentos de identidad solicitados para cada fundador y la lista de verificación completada por el notario. Luego, confirme qué datos de la empresa e información justificativa se necesitan para los accionistas, directores y estructuras de propiedad propuestos. Las pruebas exactas requeridas son específicas para cada caso, por lo que no debe tratar este marco como una lista universal.

• Acreditación de identidad: Compruebe qué documentos exige el notario para cada persona pertinente y si se aceptan copias u otro formato.
• Lista de verificación completada: Utilice la propia lista de verificación del notario y resuelva los puntos pendientes antes de firmar o presentar los documentos.
• Datos de la empresa y de la titularidad: Confirme la información solicitada sobre la BV, los accionistas, los directores y la estructura de propiedad propuesta.
• Comprobación de coherencia: Compare los nombres y otros datos en todos los documentos. Resuelva las discrepancias ortográficas o de información con el notario antes de que se finalice el expediente.

Pregunte si el notario necesita pruebas adicionales para un accionista, director o estructura de titularidad en particular. Los requisitos pueden variar entre los fundadores, incluso dentro del mismo expediente de constitución. La orientación de la KVK sobre la creación de una BV proporciona un contexto general de constitución, pero el notario interviniente debe confirmar los documentos y formalidades para su caso.

Legalización, traducción y formato de firma

No asuma que un documento emitido o firmado en el extranjero pueda utilizarse en los Países Bajos en su forma actual. Consulte al notario interviniente si cada documento requiere legalización, traducción, una copia original o un formato de firma específico. La respuesta puede depender del origen del documento y de los requisitos del notario. Las normas sobre apostilla, legalización consular y traducción no deben considerarse universales.

Confirme el orden de los pasos antes de firmar. Pregunte si el notario debe revisar un borrador primero, si el documento debe firmarse de una forma específica y si debe realizarse alguna formalización antes de enviarlo a los Países Bajos. Esto puede ayudar a evitar la tramitación de una firma o certificación que no se ajuste a las instrucciones del notario. Conserve las directrices por escrito del notario junto con su lista de verificación de documentos para poder comprobar cada elemento antes de la presentación.

Después de la escritura: registro en la KVK y siguientes pasos prácticos

El otorgamiento de la escritura de constitución por parte del notario y el registro de la BV en la Cámara de Comercio neerlandesa (KVK) son etapas distintas. El otorgamiento de la escritura es una parte fundamental del proceso de notarización para la constitución remota de empresas neerlandesas, pero no asuma que concluye cada paso del registro. Antes de que se otorgue la escritura, confirme con el notario interviniente quién presentará la solicitud de registro ante la KVK, qué información o documentos quedan pendientes y qué confirmación recibirá una vez tramitado el registro.

¿Qué sucede después de que el notario otorgue la escritura?

La guía de la KVK sobre la creación de una BV explica la función de la escritura notarial y el registro en la KVK al constituir una Dutch BV. El notario puede confirmar cómo se gestionarán dichos pasos para su expediente. Pregunte si el notario se encargará del registro o si usted debe realizar alguna gestión por separado. Aclare también cuándo puede esperar la confirmación y los datos de registro. Asegúrese de que la secuencia y las responsabilidades estén claras antes de firmar, en particular cuando el fundador se encuentre en el extranjero.

Antes de que el proceso avance, confirme:

• Quién envía la información de registro a la KVK y si usted debe aportar algo más.
• Si queda algún dato o documento pendiente tras el otorgamiento de la escritura.
• Qué confirmación o información sobre el registro de la empresa recibirá, y de parte de quién.
• Si el notario espera algún seguimiento por su parte una vez efectuada la presentación.

Estas comprobaciones distinguen el acto notarial de la siguiente etapa administrativa sin asumir que cada fundador sigue disposiciones idénticas. Para obtener información de registro actualizada, consulte a la KVK y pregunte al notario cómo se aplica su guía publicada a su constitución.

Dónde obtener apoyo para toda la secuencia de constitución

Un expediente de constitución a distancia puede implicar la coordinación entre el fundador, el notario y el proceso de registro. Intercompany Solutions asiste a empresarios extranjeros en la constitución a distancia de una Dutch BV, incluida la coordinación de la documentación legal y el registro en la KVK. Su guía de constitución de una Dutch BV proporciona información más amplia sobre el proceso de constitución. Se ofrece una consulta inicial gratuita si desea analizar sus circunstancias y los pasos que debe confirmar con el notario.

Prepare sus próximos pasos de constitución con confianza

La constitución a distancia no elimina el requisito de la escritura notarial neerlandesa. Para un fundador no perteneciente a la UE que utilice la vía remota estándar, un poder notarial debidamente formalizado permite al notario de derecho civil neerlandés otorgar la escritura sin que el fundador tenga que viajar a los Países Bajos. El notario debe confirmar qué formalidades se aplican a su jurisdicción y circunstancias.

Mantenga los pasos diferenciados: el poder notarial autoriza la actuación, el notario otorga la escritura de constitución y el registro en la KVK es una etapa independiente. Antes de firmar, confirme los documentos requeridos, la legalización, la traducción y el formato de firma, así como quién se encargará del registro una vez otorgada la escritura.

Intercompany Solutions asiste a empresarios extranjeros con la constitución a distancia de una Dutch BV, incluida la coordinación de documentos legales y el registro en la KVK. Se ofrece una consulta inicial gratuita para analizar la vía de constitución prevista y los aspectos a confirmar con el notario.

Con los requisitos claros antes de firmar, podrá avanzar en cada etapa de manera informada y organizada.

Preguntas frecuentes

¿Requiere una Dutch BV un notario si el fundador se encuentra en el extranjero?

Sí. Una Dutch BV sigue requiriendo un notario de derecho civil neerlandés para otorgar su escritura de constitución, incluso si el fundador reside en el extranjero. Para un fundador no perteneciente a la UE que utilice la vía remota habitual, un poder notarial legalizado puede facultar al notario para actuar sin que el fundador viaje a los Países Bajos. Confirme con el notario interviniente las formalidades requeridas para el poder. La guía de constitución de una BV de la KVK detalla el requisito de la escritura.

¿Puedo constituir una Dutch BV a distancia sin viajar a los Países Bajos?

Sí, por lo general, un fundador no perteneciente a la UE puede utilizar la vía remota mediante poder notarial sin viajar a los Países Bajos. El fundador facilita la información solicitada y formaliza la autorización según lo indicado, mientras que el notario neerlandés otorga la escritura de constitución. La documentación exacta y las formalidades dependen de las circunstancias y la jurisdicción del fundador, por lo que se debe confirmar el procedimiento con el notario interviniente antes de firmar o gestionar la legalización de documentos.

¿Es la notarización por videoconferencia el proceso habitual para la constitución de una Dutch BV por parte de no residentes?

No. No se debe dar por sentado que la constitución por videoconferencia sea la vía habitual para fundadores no residentes. Para los fundadores ajenos a la UE, la vía remota común descrita aquí es un poder notarial legalizado, actuando el notario neerlandés en el otorgamiento de la escritura. La constitución digital solo puede contemplarse si el notario interviniente confirma que el fundador y la constitución propuesta cumplen con los requisitos aplicables. Consulte directamente al notario antes de basarse en un trámite por videoconferencia.

¿Cuál es la diferencia entre un poder notarial y la escritura de constitución?

Un poder es un documento de autorización. Permite a la persona o profesional designado en él realizar actos específicos en nombre del fundador. La escritura de constitución es un documento independiente otorgado por el notario de derecho civil neerlandés para constituir la BV. Firmar o legalizar un poder no constituye por sí mismo la sociedad ni completa su registro en la KVK. Confirme con el notario la redacción y el alcance de la autorización.

¿Necesitan los documentos firmados en el extranjero una apostilla o legalización para una Dutch BV?

No siempre. El hecho de que un documento requiera una apostilla, otra forma de legalización, traducción o un formato de firma particular depende de su origen y de las exigencias del notario neerlandés interviniente. No tramite certificaciones basándose en listas de verificación genéricas o en la experiencia de otro fundador. Solicite al notario que confirme las formalidades requeridas para cada documento y la secuencia correcta antes de firmar o enviar originales desde el extranjero.

¿Qué documentos debo preparar para la constitución a distancia de una empresa neerlandesa?

Comience con los documentos de identificación solicitados por el notario y su lista de verificación debidamente cumplimentada. También es posible que deba aportar datos sobre la sociedad propuesta, los accionistas, los administradores y la estructura de titularidad. La documentación probatoria exacta y el formato son específicos para cada caso. Pregunte si el notario precisa información adicional sobre algún accionista o administrador, y compruebe que los nombres y demás datos coincidan en todos los documentos antes de firmarlos o enviarlos.

¿Requieren intervención notarial todos los tipos de sociedades neerlandesas?

No. Se requiere una escritura notarial para constituir una BV, NV o stichting. Una eenmanszaak, VOF, CV o maatschap no requiere de un notario para su constitución. Estas formas jurídicas también difieren en otros aspectos, por lo que el requisito notarial por sí solo no determina cuál es la estructura adecuada. Para los requisitos de la BV, consulte la guía de la KVK sobre la creación de una BV.

Fuentes

• KVK - Registering with the Dutch Business Register
• Business.gov.nl - Private limited company (bv)
• Burgerlijk Wetboek Boek 2 (Dutch Civil Code, legal entities)
• Rijksoverheid - Ondernemen
• TJUE, Cadbury Schweppes, C-196/04 (ECLI:EU:C:2006:544)
• Hoge Raad, ECLI:NL:HR:2021:1152
• PwC Worldwide Tax Summaries - Países Bajos
• ICLG - Corporate Governance Laws and Regulations, Netherlands