Registrar una empresa neerlandesa desde el extranjero: una guía práctica para 2026

Constituir una Dutch BV no siempre requiere viajar a los Países Bajos. En muchos casos, los fundadores pueden registrar una empresa holandesa desde el extranjero preparando los documentos requeridos y disponiendo que un notario otorgue la escritura de constitución. Para los fundadores de fuera de la UE, la vía remota estándar utiliza un poder notarial legalizado. El proceso exacto depende de la residencia del fundador y de la estructura de propiedad.

Es comprensible tener dudas sobre qué documentos necesitan protocolización notarial o legalización, o sobre si los registros de identidad y de sociedades extranjeros podrían afectar al proceso. Puede evitar retrasos previsibles identificando dichos requisitos antes de organizar las firmas o la legalización.

Esta guía explica cómo elegir una vía de registro, preparar los documentos para el notario y planificar los pasos posteriores a la constitución. También cubre el registro en la KVK, la declaración del UBO, los registros fiscales y el mantenimiento continuo de registros. Los requisitos pueden variar según sus circunstancias, por lo que debe confirmar los detalles para su caso con el notario y las autoridades pertinentes.

Puntos clave

Para registrar una empresa holandesa desde el extranjero, identifique primero la vía que se adapte a su residencia y estructura de propiedad. Para los fundadores de fuera de la UE, la vía remota estándar para una BV utiliza un poder notarial legalizado.
Prepare los documentos de identidad y de propiedad antes de que comience el proceso notarial. Confirme con el notario qué documentos necesitan protocolización notarial o legalización.
Una Dutch BV requiere una escritura notarial. En la vía remota estándar para fundadores de fuera de la UE, el notario otorga la escritura sin que el fundador viaje a los Países Bajos.
Tras la constitución, considere el registro en la KVK, la declaración del UBO, cualquier registro de IVA aplicable y el mantenimiento continuo de registros como tareas de seguimiento independientes.
Presupueste el capital mínimo de la BV de 0,01 € y la tasa de registro en la KVK de 85,15 € (2026, pago único). Confirme cómo se aplican estos requisitos a sus circunstancias.

Índice de contenidos

¿Qué significa registrar una empresa holandesa desde el extranjero?
¿Cómo funciona el registro a distancia de una Dutch BV para fundadores en el extranjero?
¿Qué vía de registro se adapta a fundadores de la UE y de fuera de la UE?
¿Qué deben gestionar los fundadores tras el registro de una Dutch BV?
¿Cómo puede un especialista respaldar el registro desde el extranjero?

¿Qué significa registrar una empresa holandesa desde el extranjero?

El registro a distancia significa completar el proceso de constitución aplicable sin viajar a los Países Bajos. No significa necesariamente que todos los pasos se realicen por internet. Para constituir una sociedad de responsabilidad limitada neerlandesa, o Besloten Vennootschap (BV), un notario de derecho civil neerlandés prepara y otorga la escritura de constitución. Esta guía se centra en la constitución de una BV, en lugar de en los procedimientos de registro de cada forma jurídica neerlandesa.

La vía depende de la residencia del fundador, de la estructura de propiedad y de los documentos implicados. Por ejemplo, si una sociedad extranjera poseerá acciones, el notario puede necesitar los registros societarios además de la identificación personal. Antes de organizar las firmas o la legalización, solicite al notario que confirme los documentos y el método de firma requeridos para su caso. El notario y las autoridades pertinentes determinan los requisitos aplicables.

¿Debe un fundador extranjero visitar los Países Bajos?

No siempre. La vía estándar de constitución a distancia de una BV para fundadores de fuera de la UE utiliza un poder notarial legalizado. El notario puede entonces otorgar la escritura sin que el fundador viaje a los Países Bajos para ese paso. La legalización requerida y los documentos justificativos dependen de dónde se emitieron los documentos y de la evaluación del notario. El registro a distancia no significa necesariamente que cada paso se realice por videoconferencia o mediante un proceso telemático.

¿Qué formas jurídicas neerlandesas requieren un notario?

Se requiere un notario para constituir una BV, NV o stichting. Las otras formas comunes enumeradas a continuación no requieren un notario para su constitución. Elija una forma jurídica basada en la actividad comercial prevista y el acuerdo de propiedad, no simplemente en si un fundador se encuentra en el extranjero. Consulte la guía de Business.gov.nl sobre la elección de una estructura empresarial para obtener una descripción general oficial.

Forma jurídica	¿Se requiere notario para la constitución?
BV	Sí
NV	Sí
Stichting	Sí
Eenmanszaak	No
VOF	No
CV	No
Maatschap	No

Estas distinciones son importantes porque la vía notarial a distancia descrita en esta guía se aplica a la constitución de una BV. Antes de registrar una empresa holandesa desde el extranjero, compruebe que una BV se ajuste a su estructura planificada y, a continuación, pregunte al notario qué documentos y disposiciones para la firma se aplican a sus circunstancias.

¿Cómo funciona el registro a distancia de una Dutch BV para fundadores en el extranjero?

La constitución a distancia implica generalmente preparar la información solicitada por el notario, completar cualquier legalización requerida, otorgar la escritura y gestionar el registro en la Cámara de Comercio neerlandesa (KVK). El notario de derecho civil prepara y otorga la escritura de la BV. El registro en la KVK le sigue como un paso independiente. Confirme con el notario quién presentará el registro y si necesita proporcionar algo más. La lista de verificación oficial del gobierno ofrece una visión general más amplia sobre cómo iniciar un negocio en los Países Bajos.

Los fundadores no pertenecientes a la UE que utilizan la vía a distancia estándar pueden completar el proceso sin viajar a los Países Bajos mediante un poder notarial legalizado. Los requisitos dependen del país del fundador y de sus circunstancias. Confírmelos con el notario antes de firmar o enviar documentos. No existe un plazo estimado único aplicable a todos los casos.

¿Cómo funciona la vía del poder notarial legalizado?

Un poder notarial autoriza a un representante a actuar en nombre del fundador durante el proceso de constitución. El documento debe legalizarse según lo exigido para el país del fundador y ser aceptado por el notario. A continuación, el notario neerlandés otorga la escritura. Pregunte al notario qué método de legalización corresponde, dónde debe completarse el documento y si se requiere alguna otra formalidad.

¿Qué documentos debe preparar un fundador?

Comience recopilando la información de identidad de las personas involucradas y los detalles precisos de la estructura de propiedad propuesta. Si una sociedad va a ser titular de acciones, el notario también puede requerir información sobre esa entidad y su titularidad. Esta es una lista de verificación preparatoria, no una lista universal de documentos. Pregunte al notario qué registros se requieren, en qué formato deben presentarse y si procede la certificación, legalización o traducción.

Recopilar: la información de identidad y propiedad solicitada para la BV propuesta.
Verificar: si algún documento emitido en el extranjero requiere legalización, certificación o traducción.
Confirmar: los trámites de la firma y la redacción del poder notarial con el notario antes de proceder con las firmas.
Completar: la lista de verificación de constitución para su caso y resolver los datos faltantes o inconsistentes antes de preparar la escritura.

Preparar los documentos con anticipación ayuda a plantear posibles dudas antes de que la escritura esté lista. Si no está seguro de qué vía o documentos corresponden, puede consultar su proceso de constitución antes de continuar.

¿Qué vía de registro se adapta a fundadores de la UE y de fuera de la UE?

La vía depende de dónde resida el fundador, de dónde se hayan emitido sus documentos y de cómo esté constituida la titularidad de la BV. La vía a distancia estándar para fundadores de fuera de la UE utiliza un poder notarial legalizado, de modo que el notario neerlandés puede otorgar la escritura sin que el fundador tenga que viajar. Para fundadores de la UE y otras circunstancias, no debe asumirse que se aplique el mismo proceso documental o de firma. Solicite al notario que revise su caso antes de preparar los documentos.

Una BV es una forma neerlandesa de responsabilidad limitada, pero no necesariamente se adapta a todas las empresas. Considere la estructura de propiedad y operativa prevista antes de continuar. Esta guía de constitución de una Dutch BV explica el proceso de constitución, mientras que la guía para iniciar un negocio en los Países Bajos proporciona un contexto más amplio sobre las formas jurídicas.

Vía	Qué se establece	Qué confirmar
Fundador de fuera de la UE que utiliza la vía a distancia	La vía a distancia estándar utiliza un poder notarial legalizado. El notario otorga la escritura de la BV y el fundador no viaja a los Países Bajos para ese paso.	El notario confirma los documentos requeridos y el método de legalización para el país del fundador, así como cualquier requisito derivado de la estructura de propiedad.
Otros casos a distancia, incluidos fundadores radicados en la UE	La gestión a distancia puede ser posible, pero no debe asumirse que la vía del poder notarial para no pertenecientes a la UE se aplique sin cambios.	Pregunte al notario qué método de firma, documentos y formalidades se aplican a la residencia y circunstancias del fundador.
Constitución presencial	El fundador viaja a los Países Bajos para participar en el proceso notarial en persona.	Confirme con el notario si esta vía es adecuada y qué documentos siguen siendo necesarios. La asistencia presencial no exime de los requisitos documentales.

¿Qué cambia para un fundador de fuera de la UE que se registra a distancia?

El poder notarial legalizado es la vía a distancia estándar para un fundador de fuera de la UE. La residencia, el origen de los documentos y una estructura accionarial más compleja pueden influir en la preparación, por lo que el notario debe confirmar los requisitos correspondientes a su caso. Las cuestiones relativas a inmigración o estancia son independientes de la vía de constitución y no deben considerarse requisitos automáticos para constituir una BV.

¿Cuándo debería un fundador comparar una BV con otra forma jurídica?

Compare estructuras si su actividad prevista o estructura de titularidad puede no requerir una BV. Una BV, NV y stichting requieren un notario; una eenmanszaak, VOF, CV y maatschap no lo requieren. La elección correcta depende de la estructura planificada y debe evaluarse de forma independiente a si la constitución puede gestionarse a distancia.

Para registrar una empresa holandesa desde el extranjero, confirme tanto la forma jurídica prevista como los requisitos del notario para su vía. La residencia por sí sola no determina qué estructura o proceso es el adecuado para usted.

¿Qué deben tramitar los fundadores tras el registro de una Dutch BV?

La constitución es el inicio de las obligaciones administrativas de la BV, no el final del proceso. Compruebe que los datos de la sociedad en la KVK sean correctos, confirme cómo están registrados sus titulares reales y evalúe qué registros fiscales corresponden a sus actividades. Mantenga el registro en la KVK, la información de los UBO, el IVA y la conservación continuada de registros en su lista de tareas de seguimiento como trámites independientes.

¿Qué obligaciones relativas a la KVK y los UBO siguen a la constitución?

Confirme que la BV haya sido inscrita en el registro de la Cámara de Comercio neerlandesa (KVK) y que sus datos registrados sean exactos. La redacción de referencia requerida es «capital mínimo de la BV: 0,01 €» y «tasa de registro en la KVK: 85,15 € (2026, pago único)». Consulte la información sobre las tasas de registro de la KVK para conocer los datos actualizados.

El notario tramita el registro inicial de los UBO como parte del proceso de constitución. La redacción de referencia requerida es «umbral de UBO >25 %». Revise la guía sobre UBO de la KVK para determinar quién reúne las condiciones. Para modificaciones posteriores, utilice la redacción «cambios de UBO notificados en un plazo de 7 días». Mantenga actualizada la información sobre la titularidad y confirme los detalles de notificación con la KVK si se producen modificaciones en la propiedad o el control de la sociedad.

¿Qué trámites fiscales y de conservación de registros deben planificar los fundadores?

El registro a efectos del IVA depende de las actividades y circunstancias de la BV. Consulte las directrices de la Belastingdienst relativas a los tipos de IVA antes de emitir facturas. La redacción obligatoria para los tipos es «tipos de IVA del 21 %/9 %/0 %»; el tipo aplicable depende de la operación realizada. Para entidades de propiedad extranjera, utilice la redacción «IVA para entidades de propiedad extranjera normalmente de 6 a 8 semanas» al planificar el registro y confirme con la Belastingdienst los requisitos que correspondan.

Conserve los registros comerciales de manera ordenada. La redacción obligatoria para el plazo de conservación es «registros conservados durante 7 años (10 para bienes inmuebles)». Consulte la guía sobre conservación de registros de la Belastingdienst para conocer la normativa aplicable a su documentación contable. Una BV también debe formular y depositar cuentas anuales. La redacción obligatoria para la presentación es «cuentas anuales depositadas ante la KVK en un plazo de 12 meses desde el cierre del ejercicio».

Para el impuesto sobre sociedades, utilice la redacción requerida «impuesto sobre sociedades del 19 % hasta 200.000 € y del 25,8 % para el exceso». Confirme las obligaciones de presentación de declaraciones y de pago de la sociedad con la Belastingdienst, ya que dependen de su situación particular. Si constituye una empresa neerlandesa desde el extranjero, asigne con antelación las responsabilidades sobre estas tareas de seguimiento, especialmente cuando los registros y la información relativa a la titularidad se ubiquen en países distintos.

Consulte sobre los pasos de registro y cumplimiento normativo de su Dutch BV

¿Cómo puede un especialista prestar apoyo en el registro desde el extranjero?

La coordinación resulta de gran utilidad cuando los fundadores deben reunir documentos de identidad y de titularidad procedentes de varios países, tramitar su legalización y comunicarse con un notario neerlandés. Un especialista puede asistir en la organización de los documentos constitutivos y en la coordinación del seguimiento de la constitución y la inscripción en la KVK. Esta asistencia no sustituye la función del notario: el notario redacta y otorga la escritura, y son el notario y las autoridades competentes quienes determinan las exigencias aplicables según las circunstancias de cada fundador.

Antes de contratar un servicio de apoyo, aclare qué trámites se coordinarán y cuáles continuarán bajo su responsabilidad. Los requisitos pueden variar según su lugar de residencia, la estructura de la propiedad, la procedencia de la documentación y la BV proyectada. Acuerde un cronograma una vez examinados todos estos detalles.

¿Qué deben confirmar los fundadores antes de elegir asistencia para la constitución?

Pregunte quién coordinará las gestiones con el notario, revisará los requisitos de legalización de documentos y efectuará el seguimiento de la inscripción en la KVK. Constate el alcance del servicio, qué información o firmas debe suministrar y quién responderá ante las consultas planteadas por el notario o por los organismos oficiales. Solicite una previsión temporal actualizada una vez analizada la estructura de titularidad y las exigencias documentales, evitando depender de presupuestos temporales genéricos.

¿Qué aspectos debe esclarecer la primera consulta?

Prepare una breve descripción de su residencia, la composición prevista de los socios y la titularidad, la actividad económica que se proyecta desarrollar y la forma societaria elegida. Consulte qué documentos identificativos o de titularidad se exigen, si los emitidos en su país requieren legalización y si es preceptivo aportar traducciones juradas. Estos elementos permiten delimitar las consultas pertinentes para el notario, quien definirá las obligaciones formales aplicables a su supuesto concreto.

Para los fundadores que deseen registrar una sociedad neerlandesa desde el extranjero, Intercompany Solutions ofrece soporte en la constitución de Dutch BV, tramitación a distancia, preparación de documentación legal y registro en la KVK, disponiendo asimismo de asistencia para la solicitud del IVA y la gestión continua del cumplimiento legal y fiscal. La vía correspondiente dependerá de su situación. Una consulta inicial permite definir con precisión los pasos a seguir antes de dar comienzo al procedimiento notarial.

Solicite una consulta inicial sobre la constitución de su Dutch BV

Prepare sus próximos pasos con claridad

Para registrar una sociedad neerlandesa desde el extranjero, confirme primero que una BV se ajusta a su estructura societaria y comercial prevista. Luego, determine qué vía de constitución se aplica a su residencia y documentos. Para los fundadores no pertenecientes a la UE, la vía a distancia estándar utiliza un poder notarial legalizado, actuando el notario neerlandés en el otorgamiento de la escritura. Solicite al notario que confirme los documentos y el método de legalización requeridos para sus circunstancias.

Planifique también los pasos posteriores a la constitución. El registro en la KVK, los datos del UBO, cualquier registro del IVA aplicable y la llevanza continua de registros contables requieren atención. Recopilar la información sobre la identidad y la titularidad con antelación puede ayudarle a esclarecer los requisitos antes de que comience el proceso notarial.

Intercompany Solutions asiste a empresarios internacionales en la constitución a distancia de una Dutch BV, incluyendo la documentación jurídica y el registro en la KVK. Una consulta inicial puede ayudar a aclarar su vía y las cuestiones que debe confirmar con el notario y las autoridades.

Consulte los requisitos de registro de su Dutch BV

Con la vía y los requisitos documentales determinados desde el principio, podrá avanzar en el proceso de constitución con un plan más claro.

Preguntas frecuentes

¿Puedo registrar una Dutch BV desde el extranjero sin viajar a los Países Bajos?

Sí, por lo general, una Dutch BV puede constituirse a distancia, según las circunstancias del fundador y los requisitos del notario. Para los fundadores no pertenecientes a la UE, la vía estándar a distancia utiliza un poder notarial legalizado, lo que permite al notario otorgar la escritura sin que el fundador tenga que viajar a los Países Bajos. La constitución a distancia no significa necesariamente un proceso en línea o por vídeo. Confirme los trámites de firma y documentación con el notario que gestione la constitución.

¿Cómo funciona un poder notarial legalizado para un fundador no perteneciente a la UE?

Un poder notarial autoriza a un representante a actuar en nombre del fundador durante el proceso de constitución. Conforme a la vía estándar a distancia para fundadores no pertenecientes a la UE, el documento se legaliza según proceda y el notario de derecho civil neerlandés otorga la escritura de la BV. El método de legalización correcto depende del país de emisión del documento. Antes de tramitar la legalización, solicite al notario que confirme la redacción, el proceso de firma y la documentación acreditativa.

¿Qué documentos necesito para registrar una empresa neerlandesa desde el extranjero?

Los documentos dependen del fundador, de la estructura societaria y del país de origen. Esté preparado para proporcionar información de identidad y datos de los socios propuestos y de la titularidad. Si una sociedad mercantil será titular de participaciones, el notario también puede solicitar información sobre dicha entidad. No existe una lista universal de documentos. Pregunte al notario si los documentos requieren certificación, legalización o traducción antes de enviarlos o de firmar un poder notarial.

¿Requiere un notario una Dutch BV si todos los fundadores residen en el extranjero?

Sí. Una Dutch BV requiere un notario de derecho civil neerlandés para redactar y otorgar su escritura de constitución, con independencia de dónde residan los fundadores. Los fundadores que residen en el extranjero pueden recurrir a una vía a distancia, pero el trámite notarial sigue siendo preceptivo. Para los fundadores no pertenecientes a la UE, la vía estándar a distancia utiliza un poder notarial legalizado. Confirme el procedimiento y las formalidades documentales con el notario. Consulte la guía de estructuras empresariales de Business.gov.nl.

¿Cuánto tiempo lleva el registro a distancia de una Dutch BV?

No existe un plazo de tramitación único y fiable para todas las constituciones a distancia. El tiempo necesario puede depender de la estructura de propiedad, de si los documentos están completos y de si se precisa legalización o traducción. Solicite una estimación actualizada una vez que el notario haya revisado sus circunstancias y documentos. Evite confiar en un plazo general estimado antes de que finalicen esas comprobaciones. Recopilar la información de identidad y de propiedad y confirmar los requisitos documentales con antelación puede facilitarle la preparación.

¿Puede registrarse a efectos del IVA una Dutch BV de titularidad extranjera?

Sí, una Dutch BV de titularidad extranjera puede solicitar el registro a efectos del IVA cuando sus actividades y circunstancias hagan aplicable dicho registro. Tipos de IVA: 21%/9%/0%; el tipo aplicable depende de la operación. El registro a efectos del IVA para entidades de titularidad extranjera suele tardar entre 6 y 8 semanas. Consulte la guía de registro de IVA de Belastingdienst para comprender el procedimiento y confirmar qué requisitos se aplican a la sociedad.

¿Qué debo hacer después de que mi empresa neerlandesa esté registrada?

Compruebe los datos de la BV en KVK y la información del UBO; a continuación, confirme si el registro a efectos del IVA es aplicable a sus actividades. El umbral de UBO es >25%; las modificaciones del UBO deben notificarse en un plazo de 7 días. Conserve los registros mercantiles de conformidad con las normas de conservación aplicables y deposite las cuentas anuales en KVK en un plazo de 12 meses a partir del cierre del ejercicio. Consulte la guía sobre UBO de KVK y su información sobre cuentas anuales para obtener más información.

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