Ролята на холандските нотариуси при учредяване на бизнес

Intercompany Solutions помага на предприемачи от цял свят с учредяването на холандски компании. Тъй като най-често избираната опция е холандската BV, през повечето време работим с нотариуси. Нотариус е лице, което учредява вашата компания, преди тя да може да бъде регистрирана в Холандската търговска камара. В тази статия ще обясним подробно защо ще ви е необходим нотариус, ако искате да учредите холандска BV, какво всъщност прави нотариусът и как нашата роля се вписва в целия процес по учредяване на бизнес.

Тъй като ние също така се грижим за различни допълнителни услуги за чуждестранни предприемачи с холандски бизнес, разполагаме с широка мрежа от отлични нотариуси, от които можете да се възползвате. С нашия опит вашата холандска компания ще бъде учредена само за няколко работни дни. Това ще ви позволи да започнете бизнес дейностите си почти веднага. Искате ли да научите повече за това какво можем да направим за вас? Или бихте искали да получите лична оферта? Тогава, моля, не се колебайте да се свържете с нас чрез бутона по-долу.

Заявете безплатна консултация

Резюме: Докато много страни позволяват чисто дигитална регистрация на фирми, холандското законодателство изисква участието на нотариус за всички BV, за да се предотврати измама и да се осигури корпоративна прозрачност. Нотариусът е отговорен за изготвянето на Учредителния акт, проверката на самоличността на всички заинтересовани страни и гарантирането, че Уставът на дружеството спазва холандското гражданско право. Този процес създава "надежден" статут за вашия бизнес, което е жизненоважно за откриване на банкови сметки и създаване на партньорства в рамките на ЕС.

Отговорност на нотариуса	Защо е важно за вас
Проверка на самоличността	Предотвратява кражба на самоличност и осигурява правна дееспособност
Изготвяне на устави	Създава „правилника“ за гласуване, акции и директори
UBO регистрация	Съответствие с разпоредбите на ЕС за борба с изпирането на пари (AML)
Подаване в KvK	Официално регистрира бизнеса в Търговския регистър
Правен съвет	Гарантира, че разбирате своите задължения и отговорности като директор

Холандски данъчен консултант

Ако идвате от друга страна, за да създадете бизнес тук, холандската любов към нотариусите може да изглежда малко необичайна отначало. На някои места стартирането на компания е предимно административна задача. По принцип попълвате формуляр онлайн, плащате такса и сте готови. В Нидерландия нещата работят малко по-различно, когато става въпрос за определени видове бизнес, като холандската BV (Besloten Vennootschap), която е еквивалент на частна ограничена отговорност. BV е официална правна структура, тъй като защитава личните ви активи, позволява гъвкаво акционерно участие и ви дава професионално присъствие на пазара на ЕС. Поради това холандското законодателство изисква нотариус да участва в създаването ѝ. Нотариусът не просто заверява документи, но всъщност действа като правна защита. Тяхната работа е да гарантират, че вашата компания е правилно учредена, че всички разбират какво подписват и че националните закони относно собствеността, прозрачността и корпоративното управление се спазват.

За чуждестранните предприемачи тази роля често е объркваща отначало. Може да се запитате: „Защо ми е нужен нотариус само за да започна бизнеса си?“. Но след като преминат през процеса, повечето основатели наистина го оценяват. Получавате компания, която е законосъобразна от първия ден и има ясни правила относно неща като акции и вземане на решения. Така че, в тази статия ще ви преведем през това какво всъщност правят холандските нотариуси за вашата BV. Ще разгледаме и въпроси като защо законът ги изисква и как работата с нотариус прави учредяването на вашия бизнес по-гладко, по-безопасно и по-надеждно за институции като правителството, банките и партньорите. Ако искате да отидете отвъд обикновената регистрация и вместо това да изградите компания с подходящ правен статут, нотариусът е вашият водач.

Какво всъщност прави холандският нотариус

И така, нотариусът всъщност има много задачи. Повечето хора обикновено се свързват с нотариус, когато искат да купят недвижим имот или да направят завещание. Но някои видове бизнес също изискват учредяване от нотариус, тъй като тези видове бизнес се разглеждат като отделни субекти. Това също така създава ограничената лична отговорност, която идва с BV. Накратко, основната задача на нотариуса е да подготви и изпълни нотариалния акт за учредяване, който е като правен акт за раждане на вашата BV. Този документ включва две много важни части:

Всички подробности за учредителите и директорите
Уставът, който определя правилата за функционирането на BV

Нотариусът винаги проверява вашата самоличност и след това проверява дали наистина имате право да действате от името на участващите чуждестранни компании, а след това също така потвърждава, че всички структурни избори са правно обосновани. След това той подава BV в Търговската камара (KvK) за официална регистрация и се уверява, че вашата компания получава KvK номер и заявка за регистрация по ДДС, където е необходимо. Голяма част от работата на нотариуса е по същество предотвратяване на измами. Освен това, холандските нотариуси са задължени да извършват надлежни проверки, включително получаване на информация, която помага за получаване на прозрачност на собствеността за проверка на UBO, проверки за борба с изпирането на пари и преглед на цялостната законосъобразност на вашите бизнес дейности. Това защитава както вас, така и бъдещите ви клиенти, тъй като холандска BV е надеждна, защото нотариусът се е уверил, че не е създадена с нечестни цели. Друга полезна роля на нотариусите е преводът и обяснението. Ако холандското законодателство или терминология ви се струват трудни за разбиране, нотариусът може да ви преведе през всичко на английски език. Те искат да гарантират, че напълно разбирате компанията, която предстои да притежавате. Тази яснота помага да се избегнат бъдещи недоразумения между акционери или директори.

Защо ви е необходим нотариус за учредяване на холандска BV

И така, ето големият въпрос: защо всъщност ви е нужен нотариус, за да учредите BV? Кратък отговор: холандското правителство иска BV да бъдат приемани сериозно. Холандска BV може да притежава активи, да подписва договори, да наема персонал и дори да привлича инвестиции. И ако компанията фалира, акционерите обикновено запазват личните си активи в безопасност. Това е мощно. Поради това законът гласи, че BV трябва да бъде учредена чрез нотариален акт, така че няма преки пътища. Нотариусът проверява дали всички участващи наистина разбират какво подписват. И това не е просто подпис, а съгласие. Той проверява кой притежава какви акции, кой взема решения и как ще бъдат решавани проблемите по-късно. Мислете за нотариуса като за съдия, който гарантира, че играта започва честно.

Има няколко вида бизнес, които можете да създадете без нотариус. Например еднолично дружество или VOF. Те са по-опростени, но губите безопасността на ограничената отговорност. Повечето международни предприемачи не искат този риск. Така че, ако искате предимствата на BV, нотариусът е просто част от пакета. Но честно казано? Успокояващо е да имате правен експерт, който да проверява всичко, преди вашата компания да започне дейност.

Нотариусът урежда и въпроси като акционерния капитал, структурата на акционерите и устава

Когато нотариусът изготвя устава, той по същество ви помага да напишете правилника на вашата компания. Това не е някакъв прашен, скучен документ, който завинаги седи в чекмедже. Той оформя начина, по който вашата BV всъщност работи в реалния живот. Например:

Как се издават нови акции?
Кой може да бъде директор и какво може да прави сам?
Как гласуват акционерите и кой тип въпрос изисква единодушно решение?
Могат ли акциите да се продават свободно или други имат първи права за покупка?

Тези правила имат голямо значение по-късно. Представете си, че започвате с доверен партньор, но след няколко години някой иска да напусне и да продаде акциите си на непознат. Ако уставът не ви защитава, този непознат може изведнъж да седне на вашата маса и да взема решения относно вашата компания. Нотариусите също така помагат да превърнете вашата бизнес визия в нещо солидно: планове за растеж, опции за инвеститори и дори гъвкавост за бъдещо разширяване. Те изслушват какво искате и след това го превръщат в правен език, който действително работи. Малко е като да кажете на шивач как искате да ви стои костюмът. Нотариусът изрязва и шие компанията, за да отговаря на вашите професионални цели.

Как да осигурите рисков капитал за вашия холандски стартъп

Регистрация на действителен собственик (UBO)

Всяка холандска BV трябва да регистрира своите действителни собственици (често съкратено UBO). Това може да звучи сложно, но просто означава: кои са хората, които всъщност притежават или контролират вашата компания зад кулисите? Правителството не иска анонимни компании, където не можете да кажете кой е отговорен. Така се поддържат измамите и прането на пари. Така че по време на процеса на учредяване нотариусът проверява и регистрира UBO. Ако акционер притежава 25% или повече от акциите или има 25% или повече права на глас, той трябва да бъде вписан като UBO. Ако никой не пресече тази граница, нотариусът разглежда кой има истинско влияние. Чуждестранните предприемачи понякога намират тази стъпка за изненадваща и сложна, или може би дори ненужна. Те се притесняват за неща като излагането на личните им данни пред целия свят. Но в действителност само ограничена информация е публично видима на уебсайта на Търговската камара. Наистина чувствителната информация все още е скрита в защитени правителствени системи.

Банките, данъчните власти и някои професии, свързани със спазването на нормативната уредба, могат да правят справки в тези системи, но случайни хора на улицата не могат да ровят в данните ви. Ролята на нотариуса тук е да поддържа всичко съгласувано и правно коректно. Той проверява паспорти, доказателства за адрес, корпоративни документи, ако е замесена чуждестранна компания, и потвърждава веригата на собственост. Ако някой иска да скрие собствеността, нотариусът ще спре учредяването, тъй като е законово задължен да го направи. Моля, имайте предвид, че тази прозрачност всъщност защитава и вас. Когато правите бизнес в Нидерландия, партньорите и банките могат да видят, че вашата BV е легитимна и надеждна по този начин. Това е силен сигнал, който казва: „Тук не се случва нищо съмнително, а само истинско предприемачество.“ Без нотариус, който да координира тази част, процесът на регистрация на UBO би бил много по-объркващ. С него това е просто още една отметка по пътя към стартирането на вашата компания.

Информация, която е особено актуална за чуждестранни учредители

Ето един голям плюс за международните предприемачи: не е необходимо да пътувате до Нидерландия, за да учредите BV. Нотариусите са се адаптирали към световния бизнес свят. Днес много учредявания се извършват дистанционно чрез видео идентификация, апостилирани документи или пълномощно. Например, ние работим чрез пълномощно, така че не е нужно да пътувате до Нидерландия, за да създадете бизнес. Това означава, че можете да седите у дома, докато вашата BV е официално учредена в Европа. И така, как точно работи това? Първо, нотариусът ще провери самоличността ви чрез защитена цифрова платформа или със заверени копия на паспорта ви. Ако акционер е компания, а не физическо лице, трябва да предоставите корпоративни документи (като учредителен акт или извлечение от регистър) с апостил. Нотариусът преглежда всичко, изготвя нотариалния акт и или насрочва видео подписване, или подписва от ваше име, използвайки пълномощно, което сте подписали по-рано, което всъщност е много ефективно.

Тази гъвкавост е особено полезна, когато няколко учредители живеят в различни страни. Вместо да се налага да координират международни пътувания и други сложни действия, всеки просто подписва цифрово. По този начин часовите зони стават единственото незначително предизвикателство. И след като BV е регистрирана в Търговската камара, можете незабавно да кандидатствате за бизнес банкова сметка и ДДС номер и да започнете дейност, дори преди да сте стъпили в страната. Нотариусът по същество действа като ваш представител в правната система. Той гарантира, че холандските правила се спазват, докато вие оставате спокойни, където и да се намирате. Това е една от причините Холандия да се счита за толкова приятелско място за трансгранично предприемачество. Получавате напълно легална компания от ЕС без стреса от резервиране на полети или лично навигиране из местните офиси.

Възможни промени по време на живота на компанията и какво могат да направят нотариусите за вас

Много чуждестранни предприемачи смятат, че работата на нотариуса приключва в момента, в който BV е регистрирана. Документът е подписан, Търговската камара е издала документите… работата е свършена, нали? Не съвсем. BV е гъвкава структура. Тя расте, сменя собствеността си, добавя нови директори и коригира правилата си, като много от тези промени отново изискват намесата на нотариус. Мислете за нотариуса като за официален „пазител“ на структурата на BV. Всеки път, когато правната структура се променя, той се уверява, че това е правилно регистрирано. Например, ако искате да привлечете инвеститор, може да издадете нови акции. Това изисква нотариален акт. Или ако един акционер иска да напусне, нотариусът ще прехвърли акциите му на новия собственик и ще го регистрира правилно. Може би вашата компания расте бързо и първоначалният устав вече е твърде ограничаващ: няма проблем, нотариусът може да го измени, за да ви даде повече гъвкавост.

Дори нещо толкова просто като назначаването на нов изпълнителен директор или освобождаването на такъв трябва да бъде регистрирано внимателно. Това не е бюрокрация само заради документите. То защитава стабилността и репутацията на компанията. Банки, доставчици и бизнес партньори искат да знаят, че официалните записи на вашата BV отговарят на реалността. Ако по-късно възникне спор между акционери, документите на нотариуса стават ясен запис на случилото се и кога. Така че, просто казано, вашата BV ще се развива, а нотариусът е там, за да гарантира, че тези промени винаги са безопасни, законни и признати от всички, които трябва да се доверят на вашия бизнес.

Разходи, срокове и практически очаквания

Разбира се, наемането на нотариус струва пари. Но добрата новина е, че създаването на BV в Холандия е станало много по-достъпно през последното десетилетие. Минималният акционерен капитал преди беше €18 000. Сега? Можете да започнете с €1, ако желаете. Повечето разходи сега са свързани с времето и експертизата на нотариуса. Цените варират в зависимост от сложността. За проста BV с един акционер цената обикновено е по-ниска. Ако са включени няколко чуждестранни компании или ако искате структура по поръчка, очаквайте малко повече. Във всеки случай, в сравнение с правната защита и доверието, които получавате, това е добра стойност. Времето също е доста бързо. След като всички лични и фирмени документи са готови, една BV често може да бъде регистрирана в рамките на няколко работни дни.

Дистанционната идентификация може да добави малко време, но все пак е далеч от дълъг процес. Най-големите забавяния възникват, когато учредителите чакат твърде дълго, за да предоставят документи, като сканирани паспорти или апостилирани документи. Наличието на всичко готово предварително ускорява целия процес. Още едно очакване: нотариусите са щателни. Понякога може да ви поискат документи или обяснения, които може да сметнете за ненужни. Но помнете, че нотариусите са отговорни за предотвратяване на измами и осигуряване на съответствие с холандското и европейското законодателство. Така че, ако задават въпроси, това е за да защитят вас и легитимността на вашата нова BV. Малко търпение по време на формалностите е от голямо значение.

ivo-van-dijke-ICS

Как Intercompany Solutions може да координира целия нотариален процес безпроблемно за вас

Получаването на регистрационен номер е само част от учредяването на холандска BV. Необходимо е също така да изградите бизнес структура, която ви защитава, помага ви да се разширявате и ви позволява да правите бизнес на сериозен пазар. Холандските нотариуси са много важни за осъществяването на това. От самото начало те се уверяват, че всичко е наред: вашето притежание, вашите бизнес стандарти и вашата правна база. Те помагат да се спрат измамите, да се изяснят решенията, да се докаже прозрачността и да се превърнат вашите идеи в структура, на която банките и другите могат да се доверят. BV не би била толкова надеждна или правно безопасна без помощта на нотариус. В тази статия видяхте как нотариусът ръководи целия процес на създаване на бизнес: проверка на документи, изготвяне на нотариален акт, разработване на вашия устав, подаване на регистрации в KvK и гарантиране, че информацията за UBO е точно записана.

И те не си отиват, след като се регистрирате; те са тези, които ви помагат, когато по-късно нещо се промени във вашия бизнес. Има ли нови инвеститори? Прехвърлят ли се акции? Идват или си отиват директори? Променят ли се законите, за да позволят растеж? Нотариусът гарантира, че тези промени са законни и официални. Можете да се съсредоточите върху бизнеса си, докато рамката зад него остава силна. Нотариусът не е проблем за международните учредители; той е ваш местен съюзник. Не е нужно да ходите в Холандия, да влизате в държавни сгради или да разбирате системата сами. Можете да настроите всичко от всяка точка на света с дистанционна проверка, видео подписване, заверени документи и пълномощни. Холандска BV може да е на хиляди километри от дома ви, но с подходящата помощ няма да се усеща така.

И точно тук идваме ние. Ние помогнахме на много собственици на бизнес от цял свят бързо и правилно да създадат своя холандска BV. Ние помагаме с всяка стъпка от нотариалната процедура, от набавянето на необходимите документи до планирането на идентификация, подготовката на информация за акционерите, координирането на подписи, уреждането на превод, ако е необходимо, и изпращането на всичко до Търговската камара. Нашият екип знае точно от какво се нуждаят нотариусите и как да поддържа нещата гладки, така че да не се налага да се справяте със забавяния или много документация. Продължаваме да помагаме с практически неща като кандидатстване за ДДС номер, данъчна помощ и непрекъснато съответствие, за да поддържаме бизнеса ви здрав и уважаван след учредяването на BV. Получавате холандска бизнес структура, която работи, без никакъв стрес или объркване относно закона. Ние ще ви помогнем на всяка стъпка от пътя, ако сте готови да превърнете мечтите си в реален, работещ бизнес в Холандия. Нотариусът се грижи за правната страна, а ние се грижим всичко да върви добре. Вие измисляте идеята, а ние ще ви помогнем да я превърнете в солидна холандска база.

Многото услуги, които можем да ви предложим

Intercompany Solutions е помогнала на стотици чуждестранни предприемачи от над 50 различни националности. Нашите клиенти варират от малки стартиращи компании с един човек до мултинационални корпорации и всичко между тях. Нашите процеси са насочени към чуждестранни предприемачи и като такива, ние знаем най-практичните начини за съдействие при регистрацията на вашата компания. Можем да съдействаме с пълния пакет от регистрация на компания в Холандия, както сами, така и чрез доверени и професионални партньори, с които работим в тясно сътрудничество:

Учредяване на компания в Холандия
Кандидатстване за ДДС или EORI номер
Кандидатстване за чуждестранни ДДС номера
Помощ при стартиране на бизнес
Счетоводни услуги
Административни услуги
Секретарски услуги
Правна помощ
Администриране на заплати
Данъчни услуги
OSS декларации
Декларации за вътреобщностни сделки (ICP)
Придобиване на лиценз по член 23
Получаване на E-herkenning за вашата компания
Придобиване или закриване на G-сметки
Прехвърляне на акции
Закриване на холандски компании
Общи бизнес консултации

Ние постоянно подобряваме нашите стандарти за качество, за да предоставяме непрекъснато безупречни услуги.

Как Intercompany Solutions може да ви помогне по всички данъчни въпроси

Искате ли да създадете холандска BV? Или бихте искали да разширите съществуващия си чуждестранен бизнес в Холандия, например чрез холдингова структура? Тогава ние винаги сме готови да ви съдействаме. Помогнали сме на хиляди чужденци по този начин, така че да могат да разширят дейността си в чужбина и да генерират повече доходи и успех по този начин. Можем да ви помогнем и с допълнителни услуги, като тези, които вече споменахме по-горе. Нашите услуги са специално насочени към чужденци, които искат да установят бизнес присъствие тук. Моля, обадете ни се, ако искате да научите повече за това какво можем да ви предложим и възможностите, които са на една ръка разстояние.

Поискайте безплатна консултация

Formation time	Dutch BV formation completed in 3 to 5 business days
Process	Fully remote setup with step-by-step guidance
Compliance	Expert support for registration, VAT and compliance
Aftercare	Accounting, tax and legal support included
One partner	All of the above through one trusted formation partner