Задължението за фискално съхранение съгласно нидерландското законодателство

Когато стартирате нидерландски бизнес, ще трябва да спазвате всички нидерландски закони, които регулират бизнес средата. Един от тези закони е така нареченото фискално задължение за съхранение. По същество то гласи, че трябва да архивирате вашата бизнес администрация за определен брой години. Защо? Защото това позволява на Нидерландските данъчни власти (Belastingdienst) да проверяват вашата администрация, когато намерят за добре. Задължението за данъчно съхранение е законово задължение, което се отнася за всички предприемачи в Нидерландия. Ако сте свикнали да работите с доста стари файлове и начини за архивиране на вашата администрация, това може да се окаже доста голямо предизвикателство. Дори има голям шанс, без да знаете, да не спазвате задължението за съхранение.

По същество, фискалното задължение за съхранение гласи, че всички предприемачи в Нидерландия са законово задължени да съхраняват администрацията на своята компания в продължение на седем години. Моля, обърнете внимание, че за някои документи се прилага срокът на съхранение от седем години, но за други - десет години. Документите също така трябва да се съхраняват по начин, който позволява на инспекторите от Нидерландските данъчни власти лесно да проверят администрацията в разумен срок. В тази статия ще очертаем какво означава фискалното задължение за съхранение за вашата компания, как можете да го спазвате и какви клопки да внимавате.

Информация относно задължението за фискално съхранение

Както вече обяснихме по-горе, всички нидерландски собственици на бизнес имат законовото задължение да предоставят на Нидерландските данъчни власти възможност да проверяват администрацията до седем години назад. Това се отнася за основни данни относно вашите финансови разходи и приходи, като главната книга, вашата стокова администрация, вземания и задължения, администрация на покупки и продажби и администрация на заплати. Тоест, всички пари, които влизат и излизат през която и да е фискална година, която продължава от 1 януари до 31 декември. Трябва да имате предвид, че това означава, че всеки нидерландски предприемач трябва да може да покаже всички данни от последните седем (или десет) години по време на случайна проверка от данъчните власти. Случайна означава, че те могат да се появят без предизвестие, така че обикновено винаги трябва да сте подготвени.

Има много възможни причини за извършване на проверка, въпреки че понякога това се случва просто като общ одит. Данъчните власти могат просто да решат, че се нуждаете от периодична проверка, за да се уверят, че правите всичко законно и че вашата администрация е актуална. Тези проверки се случват на случаен принцип, но не много често. В други случаи, обикновено има ясна причина, поради която данъчните власти решават да ви проверят. Например, подали сте декларации, които данъчните власти намират за подозрителни. Или може да става дума за разследване, което данъчният инспектор извършва при един от вашите доставчици, или бизнес партньор, или друга заинтересована трета страна. Тогава инспекторът изисква достъп до вашата администрация и проверява дали може да открие грешки или нередности. Ето защо счетоводителите често посочват на своите клиенти, че е много важно да се поддържа добре проектирана и точна администрация.

Не само защото данъчните власти могат да дойдат и да се ровят във вашата администрация, но и заради други ползи конкретно за вас и вашата компания. Ако поддържате солидна администрация, това ви дава представа за вашите финансови показатели. Можете донякъде да го сравните с домашна книга: следите всички пари, които влизат и излизат. Това означава, че знаете точно къде има проблеми, например, когато харчите повече за активи, отколкото всъщност печелите. Въпреки че шансът инспектор да почука на вратата ви може да не е голям, все пак е разумно администрацията да е в ред. За предприемачите счетоводството е и надежден източник на данни за вземане на информирани решения. Това означава, че е по-лесно да се реши кога да се инвестира в нещо ново, за разлика от инвестирането по-малко и правенето на повече пари за определен период от време. То ви дава цялостна перспектива за рентабилността на вашата компания, което е много важно, ако искате да постигнете истински успех.

Кога се прилага периодът на задължение за съхранение от 10 години?

Както накратко споменахме по-горе, стандартният период на съхранение е 7 години. В някои случаи предприемачите ще трябва да съхраняват информация и данни за няколко години по-дълго, а именно 10 години. Една от ситуациите, в които се прилага това удължено задължение за съхранение, е когато притежавате или наемате офис сграда или друг вид бизнес помещения. Данните за недвижимо имущество подлежат на задължение за съхранение от десет години, така че ако притежавате какъвто и да е вид имот чрез вашата компания, вие сте обект на по-дългия период на съхранение. Същото важи и когато вашата компания предоставя или участва в предоставянето на радио и телевизионни излъчващи услуги, електронни услуги и/или телекомуникационни услуги и също така е избрала така наречената схема OSS (One-Stop-Shop). Имайте предвид, че всъщност е напълно възможно да се сключват споразумения с данъчните власти относно определени регулации или договорености, като например:

• Колко подробна трябва да бъде администрацията
• Начинът, по който се съхраняват записите
• Съхраняване на данни, различни от основните данни, за по-кратък период от време

Също така съхранявайте и актуализирайте, ако е приложимо, времевия запис на „основните данни“ за годишния данъчен приспадане за предприемачи. Това важи и за поддържането на добър запис на изминатия пробег. Трябва да водите такъв, когато използвате личния си автомобил за бизнес, или обратното: когато използвате служебния си автомобил само за бизнес и никога лично.

Кой точно трябва да поддържа администрация?

Един от първите въпроси, които може да зададете, е кой е задължен да поддържа администрация за поне 7 години? В действителност, всеки собственик на бизнес е длъжен да го прави. Няма значение колко голям или малък е вашият бизнес: задължението тежи на всеки нидерландски предприемач. Не само трябва да поддържате администрация, но и администрацията трябва да се поддържа по начин, който позволява на данъчните власти да я проверяват. Така че има някои правила и разпоредби, което означава, че вашата администрация трябва да е правилна съгласно нидерландското законодателство. Нуждаете се от тази администрация, за да подадете правилно декларация по ДДС и декларация за вътреобщностни доставки (ICP), но също така и за да можете да извършвате бизнеса си правилно. Като цяло това означава, че трябва да съхранявате всички оригинални документи, за да можете да ги покажете на данъчния инспектор, когато той/тя извършва проверка.

Кой е освободен от воденето на пълна документация за ДДС?

Има някои предприемачи, които не е необходимо да водят пълна документация по ДДС:

• Предприемачи, които доставят само стоки или услуги, освободени от ДДС
• Юридически лица, които не са предприемачи, но имат идентификационен номер по ДДС

Допълнителни административни задължения

Притежавате ли компания, която търгува с маржови стоки? Тогава за вас важат допълнителни административни задължения. Какво представляват маржовите стоки? Маржовите стоки обикновено са използвани (втора ръка) стоки, които сте закупили без да плащате ДДС. При определени условия, следните артикули също могат да се считат за маржови стоки:

• Изкуство
• Антики
• Колекционерски предмети, които купувате или внасяте с ДДС.

Какво попада в категорията „използвани стоки“?

Използваните стоки са всички стоки, които можете да използвате отново, независимо дали след ремонт. Моля, обърнете внимание, че всички стоки, които купувате от частно лице, винаги са използвани стоки, дори ако никога не са били използвани. Използваните стоки включват и стоки, които са били отглеждани вътрешно или, както в случая с коне. Когато търгувате с маржови стоки, трябва да водите записи. Това се дължи на факта, че търговията с маржови стоки подлежи на общи административни задължения. В допълнение към това, за вашата администрация на маржови стоки важат различни правила. Покупката и продажбата на маржови стоки, разбира се, трябва да се съхраняват във вашите записи. За тези стоки има два различни метода за постигане на това:

• Изчислявате ДДС за всяка отделна стока и следите покупките и продажбите за артикул във вашата администрация. Данъчните власти наричат това индивидуален метод.
• Изчислявате ДДС върху общата маржа на печалбата за период на деклариране. Ние наричаме това метод на глобализация.

И двата метода подлежат на допълнителни административни задължения. И така, кой метод използвате? На този въпрос може да се отговори, като се посочи, че зависи от вида на стоките кой метод ви е позволено да използвате. Методът на глобализация е задължителен за следните стоки:

• Транспортни средства, като автомобили, мотоциклети, велосипеди, мотопеди и каравани
• Облекло
• Мебели
• Книги и списания
• Фото, филмова и видео техника
• Видеокасети, DVD-та, музикални касети, CD-та, плочи и т.н.
• Музикални инструменти
• Домакински уреди
• Електрически уреди
• Домашни любимци
• Изкуство, антики и колекционерски предмети (при определени условия, както беше споменато по-рано)

Методът на глобализация е задължителен и за частите, аксесоарите и консумативите, използвани в тези стоки, тъй като те представляват неразделна част от самите маржови стоки. Така че, дори ако поставите нова изпускателна тръба на употребявания си автомобил, тя ще бъде част от маржовата стока (автомобила).

Стоки, които не се квалифицират като маржови стоки

Търгувате ли с други стоки освен маржови стоки? Тоест, вашите стоки не могат да бъдат квалифицирани като употребявани? Тогава трябва да приложите индивидуалния метод, вместо метода на глобализация. Методът на глобализация ви позволява да компенсирате отрицателни маржове на печалба срещу положителни маржове на печалба. Това обаче не е позволено при индивидуалния метод. Във всеки случай е напълно възможно да поискате от Нидерландските данъчни власти да променят методите, когато смятате, че това ще бъде правилното решение за вас. Само в случай, че сте аукционер, или посредник, действащ от ваше име като аукционер, не можете да приложите метода на глобализация. Това може да се дължи на факта, че аукционерът функционира като посредник между купувачи и продавачи и по този начин не може да се разглежда като собственик на артикула. Също така, можете да продавате маржови стоки с ДДС. Всъщност можете да изберете да продавате маржови стоки с ДДС. Можете да прочетете какво трябва да направите във вашата администрация под Административни последици при продажба по нормалната схема за ДДС.

Точните документи, които трябва да съхранявате през определен период от време

Както споменахме по-рано, трябва да съхранявате всички основни данни от администрацията на вашата компания за период от 7 години, за да могат данъчните власти да проверяват данните. Периодът от 7 години започва, когато изтече текущата стойност на която и да е стока или услуга. За да обясним какво означава „текуща“ в този контекст, можем да използваме примера с договор за лизинг на автомобил. Представете си, че лизирате автомобил за период от 3 години. Докато договорът е активен, стоката или услугата се счита за текуща. С прекратяването на договора обаче стоката или услугата вече не се използва в този момент и по този начин се квалифицира като изтекла. Същото се отнася и за ситуацията, когато правите окончателно плащане, за да изплатите нещо. От този момент нататък трябва да съхранявате данни относно тази стока или услуга за 7 последователни години, тъй като това е моментът, когато всъщност започва периодът на съхранение. Разбира се, бихте искали да знаете кои документи и какви данни ще трябва да архивирате. Основните данни обикновено се състоят от следното:

• Главна книга
• Стокова администрация
• Администрация на покупки и продажби
• Администрация на вземания и задължения
• Администрация на заплати

В допълнение към горепосочените основни данни, трябва да вземете предвид факта, че трябва да съхранявате и всички основни данни (master data). Основните данни се отнасят до теми като информация за вашите длъжници и кредитори и файлове с артикули. Моля, обърнете внимание, че всички промени в основните данни трябва да могат да бъдат проследени впоследствие.

Правилният начин за съхранение на фактури

Важна част от задължението за съхранение е специфичният начин, по който данните се получават и съхраняват. Съгласно законовите разпоредби, обхващащи тази конкретна тема, трябва да съхранявате счетоводни книги, документи и носители на данни, които са важни за данъчното облагане, точно по същия начин, по който сте ги получили. Тоест, в оригиналния им вид, което означава първичен запис на изходните данни. Това означава, че цифрово полученият документ също трябва да бъде съхраняван цифрово, което в началото може да изглежда нелогично, тъй като физическото съхранение на данни е било норма толкова дълго време. Това вече не се прилага. Например, оферта или фактура, която получавате по имейл, трябва да бъде съхранявана като цифров файл, тъй като оригиналният начин, по който сте я получили, е цифров. Според правилата на задължението за съхранение, можете да съхранявате тази оферта или фактура само цифрово.

Друго нещо, което трябва да направите, е да съхранявате източника на получения файл, в допълнение към съхранението на всеки цифров файл цифрово. Самото запазване на фактурата не е достатъчно, защото данъчните власти искат да можете да докажете, че след получаването ѝ фактурата не е била коригирана от вас на ръка. Така че, осъзнавате това, като съхранявате не само самата фактура, но и имейла, към който е била прикачена фактурата. Това позволява на инспектора да види, че фактурата, която сте запазили като PDF или Word файл, е наистина същата като тази, получена първоначално по имейл. Данните в информационната система, така наречените производни данни, трябва да могат да бъдат проследени до изходните данни. Тази контролна следа е важно условие, когато става въпрос за цифрово съхранение на администрацията. Можете също така да поискате идентификация от клиентите си. Това, което не е разрешено, съгласно правилата на GDPR, обаче, е тази форма на идентификация да бъде копирана и, например, съхранявана в администрация. Това е разрешено само в случаи, когато е задължително, например когато наемате служител, или хората трябва да докажат самоличността си, за да станат абонати на (някои от) услугите, които предлагате.

Правилният начин за поддържане на физическа администрация

Фактура или друг документ, който получавате по пощата на хартия и който трябва да се съхранява, всъщност можете да дигитализирате и съхранявате цифрово според данъчните власти. Така че по същество заменяте изходния файл, който е фактурата на хартия, с цифров файл. Това се нарича конверсия. Но имайте предвид, че в този сценарий също трябва да запазите оригиналния файл, както споменахме по-горе, за законово задължителния период. При дигитализацията има някои важни фактори, за които трябва да бъдете информирани. Собствениците на бизнес често дигитализират, като сканират фактури, правят снимки на документи или като имат инструмент за дигитализация, свързан с тяхната счетоводна програма, който също се нарича „сканиране и разпознаване“. Само чрез този последен начин на дигитализация е възможно да се дигитализират фактури не само по-лесно, но и според правилната процедура.

В брошура относно задължението за съхранение, нидерландските данъчни власти посочват условията, на които трябва да отговаря една конверсия. Тук е важно функциите за сигурност на оригиналния документ да не бъдат изгубени. Това означава, че винаги съхранявате хартиени фактури физически (в хартиен вид) за период от седем години. Особено разписките за плащания в брой са трудни за проверка от данъчните власти за автентичност. От друга страна, има и примери за счетоводни фирми, които са постигнали споразумения с данъчните власти по този въпрос. Например, офисите са получили колективно разрешение за всички свои клиенти да съхраняват физически фактури цифрово, така че вече да не трябва да съхраняват нищо на хартия. За вас, като предприемач, е разумно да проучите възможностите си и евентуално да разговаряте с данъчните власти относно вашите специфични желания. Те често са склонни да бъдат гъвкави и да ви помогнат по определени начини, стига да поддържате всичко чисто, прозрачно и законно.

Правилният начин за съхранение на цифрови данни

Има няколко начина за правилно съхранение на цифрови данни. Най-важното условие, разбира се, е данните да се съхраняват за 7 (или 10) години. Съхранявате ли всичките си данни и работите ли на собствен сървър? Тогава нидерландското фискално право диктува, че трябва да имате добра процедура за архивиране, като същевременно трябва да извършвате тези архивирания последователно. Освен това тези архивирания трябва да се съхраняват на различно място от мястото, където се намира цифровата администрация. Можете например да използвате външен твърд диск за тази цел. Също така е разрешено и възможно да изберете облачно решение за съхранение на вашите данни. Знаете ли, че облачният счетоводен софтуер има много предимства, като например следните:

• Вие и вашият счетоводител или одитор можете да получите достъп до данните от всяко устройство
• Вашите данни се пазят в безопасност и не могат да бъдат загубени или повредени, ако компютър или друго устройство се срине
• Можете да се информирате и да управлявате компанията си въз основа на реални текущи данни
• Можете също така да свържете други програми към счетоводния софтуер

Когато имате предвид тези правила, сте доста сигурни, че съхранявате цифровата си администрация по правилния начин. По-долу ще очертаем някои по-интересни подробности относно цифровата администрация.

Допълнителни условия и изисквания относно цифровото съхранение на файлове и данни

Имате ли съхранени данни на старомодно оборудване? Задължението за съхранение означава също, че съхраняваните данни трябва да са достъпни. Така че ще трябва да можете да получите достъп и да отворите оригиналния файл. Това означава, че например старо оборудване, което ви позволява достъп до данни, трябва да бъде запазено, ако определени цифрови файлове могат да бъдат консултирани само по този начин. Можете да мислите за стари носители за съхранение, като стара дискета или по-ранна версия на Windows. Освен това повечето счетоводни пакети поддържат така наречения одитен файл финансово. Одитният файл е извадка от главната книга. Моля, обърнете внимание обаче, че не е достатъчно да съхранявате само одитния файл, защото той не включва всички административни записи. Освен това, имайте предвид всички електронни средства за комуникация, като вашия календар, приложения и SMS. Всички съобщения по имейл, WhatsApp, SMS и дори Facebook трябва да се съхраняват дотолкова, доколкото се считат за попадащи в категорията „бизнес комуникация“. В случай на проверка, тази информация трябва да бъде предоставена във формата, поискан от инспектора. Това правило се отнася и за поддържането на цифров дневен ред.

Повече за преобразуването на хартиен файл в цифров или носител за съхранение

При определени условия можете да прехвърляте данни от един носител за съхранение на друг. Например, сканиране на хартиен документ или съдържанието на CD-ROM на USB флаш памет. Разбира се, има определени условия, за да можете да направите това, които са както следва:

• Преобразуването е извършено правилно и пълно
• Преобразуваните данни са достъпни през целия период на съхранение
• Можете да възпроизвеждате данните и да ги правите четими и контролируеми в разумен срок

Ако успеете да реализирате това, няма да сте задължени повече да съхранявате хартиени документи. Така че, ако успеете да отговорите на гореспоменатите условия, вече не е необходимо да пазите оригиналния документ. Това ще ви спести време и място, тъй като вече няма да имате нужда от физическа администрация. Така че по същество цифровата версия ще заеме мястото на оригинала. По принцип преобразуването е възможно за всички документи, с изключение на:

1. Счетоводния баланс
2. Отчета за активи и пасиви
3. Определени митнически документи.

Без физическа администрация всъщност можете да спестите много офис пространство и на себе си много допълнителна работа. Край на търсенето в стари архиви или кутии за обувки в препълнени гардероби. Когато погледнете дигиталното развитие през последните 10 до 20 години, е разумно да направите стъпката към напълно дигитална администрация. Почти невъзможно е някога да загубите файл, съхраняван цифрово, особено когато използвате облачно решение. Също така, много по-лесно и бързо е да търсите цифрови файлове. Помогнете и на вашия счетоводител. Разговаряйте с вашия счетоводител от време на време и се опитайте да настроите администрацията по такъв начин, че да спазвате законовото задължение за съхранение. Онлайн счетоводните програми не само осигуряват по-контролируеми администрации. С добре защитени защитни стени и сигурни ключове, добрите онлайн счетоводни програми автоматично съхраняват вашата администрация в облака. Можете да го разглеждате като цифров сейф, на сигурно място, до което никой друг освен вас и вашия счетоводител няма достъп. Или: данъчните власти, когато инспекторът трябва да провери вашите счетоводни книги.

Intercompany Solutions може да ви информира допълнително относно фискалното задължение за съхранение

Както виждате, фискалното задължение за съхранение е доста сложно. Разумно е винаги да сте информирани за най-новото законодателство по темата, така че като предприемач да знаете, че действате в съответствие с всички приложими нидерландски закони. Вашият счетоводител всъщност трябва да ви информира за това, както и за всички възможности за спазване на този закон по правилен и безопасен начин. Ако нямате счетоводител и не знаете как да се съобразите, или може би току-що сте започнали собствен бизнес и сте нови в такива теми: във всички такива случаи винаги можете да се свържете с Intercompany Solutions. Ние можем да ви предоставим обширни финансови и фискални съвети, включително най-добрия начин за вас да поддържате правилна администрация. Можем също така да предложим подкрепа и съвети, когато става въпрос за плащане на данъци и изготвяне на годишната ви данъчна декларация. Не се колебайте да се свържете директно с нас за повече информация.

Източници:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/

Подобни публикации:

• Чуждестранни мултинационални корпорации и годишния бюджет на Нидерландия
• Акциз и мита в Нидерландия
• Директиви за противодействие на избягването на данъци в Холандия
• Могат ли данъчните власти да идентифицират собствениците на криптовалути?
• Искате да иновирате в сектора на зелената енергия или чистите технологии? Започнете бизнеса си в Нидерландия

Източници

• EUR-Lex - Директива за ДДС 2006/112/ЕО
• Европейска комисия - Валидиране на ДДС номер във VIES
• Европейска комисия - Единен портал за ДДС (One Stop Shop)
• Европейска комисия - данъчно облагане и митнически съюз
• Wet op de omzetbelasting 1968 (wetten.overheid.nl)
• PwC Netherlands - данъчни анализи и публикации
• Hoge Raad 2021, данъчна ставка и Директива за ДДС (ECLI:NL:HR:2021:456)
• Hoge Raad 2024, ДДС, предварителни въпроси относно оценката (ECLI:NL:HR:2024:1177)
• EY Netherlands - данъчни анализи
• Belastingdienst - ДДС тарифи в Нидерландия (21%, 9% и 0%)
• Belastingdienst - подаване на ДДС декларация и плащане или възстановяване на ДДС