Податкове зобов'язання зі зберігання документації згідно...

Коли ви починаєте голландський бізнес, вам потрібно буде дотримуватися всіх голландських законів, що регулюють ділове середовище. Одним із таких законів є так зване фіскальне зобов'язання щодо зберігання. По суті, це означає, що ви повинні архівувати свою ділову адміністрацію протягом певної кількості років. Чому? Тому що це дозволяє податковим органам Нідерландів перевіряти вашу адміністрацію, коли вони вважатимуть за потрібне. Зобов'язання щодо зберігання податкової документації є юридичним зобов'язанням, яке поширюється на всіх підприємців у Нідерландах. Якщо ви звикли працювати з досить старими файлами та способами архівування вашої адміністрації, це може стати справжнім викликом. Існує навіть велика ймовірність того, що, не знаючи цього, ви не дотримуєтеся зобов'язання щодо зберігання.

По суті, фіскальне зобов'язання щодо зберігання стверджує, що всі підприємці в Нідерландах юридично зобов'язані зберігати адміністрацію своєї компанії протягом семи років. Зверніть увагу, що для деяких документів застосовується термін зберігання сім років, але для інших - десять років. Документи також повинні зберігатися таким чином, щоб інспектори податкових органів Нідерландів могли легко перевірити адміністрацію протягом розумного періоду часу. У цій статті ми розповімо, що означає фіскальне зобов'язання щодо зберігання для вашої компанії, як ви можете його дотримуватися та на які підводні камені слід звернути увагу.

Інформація про фіскальне зобов'язання щодо зберігання

Як ми вже пояснювали вище, всі власники голландського бізнесу мають юридичний обов'язок надати податковим органам Нідерландів можливість перевіряти адміністрацію за період до семи років. Це стосується основних даних про ваші фінансові витрати та доходи, таких як головна книга, ваша адміністрація запасів, дебіторська та кредиторська заборгованість, адміністрація закупівель та продажів, а також розрахунок заробітної плати. Тобто всі гроші, що надходять і виходять протягом будь-якого конкретного фінансового року, який триває з 1 січня по 31 грудня. Ви повинні мати на увазі, що це означає, що кожен голландський підприємець повинен мати можливість показати всі дані за останні сім (або десять) років під час випадкової перевірки податковими органами. Випадкова означає, що вони можуть прийти без попередження, тому вам, як правило, завжди потрібно бути готовим.

Існує багато можливих причин для проведення перевірки, хоча іноді це просто відбувається як загальний аудит. Податкові органи можуть просто вирішити, що вам потрібна періодична перевірка, щоб переконатися, що ви робите все законно і ваша адміністрація оновлена. Ці перевірки відбуваються випадково, але не дуже часто. В інших випадках, як правило, є чітка причина, чому податкові органи вирішують вас перевірити. Наприклад, ви подали декларації, які податкові органи вважають підозрілими. Або ви можете подумати про розслідування, яке податковий інспектор проводить в одного з ваших постачальників, або ділового партнера чи іншої залученої третьої сторони. Тоді інспектор вимагає доступ до вашої адміністрації та перевіряє, чи може він виявити помилки або порушення. Ось чому бухгалтери та аудитори часто вказують своїм клієнтам, що дуже важливо вести добре розроблену та лаконічну адміністрацію.

Не лише тому, що податкові органи можуть прийти та зануритися у вашу адміністрацію, а й через інші переваги саме для вас та вашої компанії. Якщо ви ведете надійну адміністрацію, це надає вам уявлення про ваші фінансові показники. Ви можете дещо паралельно це розглядати як домашню книгу: ви відстежуєте всі гроші, які надходять і виходять. Це означає, що ви точно знаєте, де є проблеми, наприклад, коли ви витрачаєте більше на активи, ніж насправді отримуєте прибутку. Незважаючи на те, що ймовірність того, що інспектор постукає у ваші двері, може бути невеликою, все ж розумно мати адміністрацію в порядку. Для підприємців бухгалтерський облік також є надійним джерелом цифр для прийняття обґрунтованих рішень. Це означає, що легше вирішити, коли інвестувати в щось нове, на відміну від менших інвестицій та отримання більшого прибутку протягом певного періоду часу. Це дає вам загальний прогноз прибутковості вашої компанії, що дуже важливо, якщо ви хочете досягти справжнього успіху.

Коли застосовується період зобов'язання щодо зберігання 10 років?

Як ми коротко зазначили вище, звичайний термін зберігання становить 7 років. У деяких випадках підприємцям потрібно буде зберігати інформацію та дані на кілька років довше, а саме 10 років. Одна з ситуацій, коли застосовується це продовжене зобов'язання щодо зберігання, це коли ви володієте або орендуєте офісну будівлю чи інший тип бізнес-приміщення. Дані про нерухоме майно підлягають зобов'язанню щодо зберігання протягом десяти років, тому, якщо ви володієте будь-яким видом нерухомості через свою компанію, ви підпадаєте під довший період зберігання. Те саме стосується, коли ваша компанія надає або бере участь у наданні послуг радіо- та телевізійного мовлення, електронних послуг та/або телекомунікаційних послуг, а також обрала так звану схему OSS (One-Stop-Shop). Майте на увазі, що насправді цілком можливо укладати угоди з податковими органами щодо певних регулювань або домовленостей, таких як:

Наскільки деталізованою має бути адміністрація
Спосіб ведення обліку
Зберігання даних, відмінних від основних даних, протягом коротшого періоду часу

Також зберігайте та оновлюйте, якщо застосовно, часову реєстрацію "основних даних" для щорічного податкового відрахування для підприємців. Це також стосується ведення хорошої реєстрації пробігу. Ви повинні вести її для використання вашого приватного автомобіля в бізнесі, або навпаки: коли ви використовуєте свій службовий автомобіль лише для бізнесу і ніколи в особистих цілях.

Хто саме має вести адміністрацію?

Одне з перших питань, яке ви можете поставити, це хто зобов'язаний вести адміністрацію принаймні 7 років? Насправді, кожен власник бізнесу зобов'язаний це робити. Не має значення, наскільки великим чи малим є ваш бізнес: це зобов'язання лежить на кожному голландському підприємці. Ви не тільки повинні вести адміністрацію, але адміністрація також повинна вестися таким чином, щоб податкові органи могли її перевірити. Отже, існують певні правила та положення, що означає, що ваша адміністрація повинна бути належною згідно з голландським законодавством. Вам потрібна ця адміністрація, щоб правильно подавати декларацію з ПДВ та декларацію про внутрішньоспільнотові поставки (ICP), а також для належного ведення вашого бізнесу. Загалом, це означає, що вам потрібно зберігати всі оригінальні документи, щоб ви могли показати їх податковому інспектору, коли він/вона проводить перевірку.

Хто звільнений від ведення повного обліку ПДВ?

Є деякі підприємці, яким не потрібно вести повний облік ПДВ:

Підприємці, які постачають лише товари або послуги, звільнені від ПДВ
Юридичні особи, які не є підприємцями, але мають ідентифікаційний номер платника ПДВ

Додаткові адміністративні зобов'язання

Чи володієте ви компанією, яка торгує маржинальними товарами? Тоді до вас застосовуються додаткові адміністративні зобов'язання. Що таке маржинальні товари? Маржинальні товари – це, як правило, вживані (вторинні) товари, які ви придбали без сплати ПДВ. За певних умов, наступні предмети також можуть вважатися маржинальними товарами:

Мистецтво
Антикваріат
Предмети колекціонування, які ви купуєте або імпортуєте з ПДВ.

Що відноситься до категорії вживаних товарів?

Вживані товари – це всі товари, які ви можете використовувати знову, незалежно від того, чи були вони відремонтовані. Будь ласка, зверніть увагу, що всі товари, які ви купуєте у приватної особи, завжди є вживаними, навіть якщо вони ніколи не використовувалися. До вживаних товарів також відносяться товари, які були вирощені всередині компанії або, як у випадку з кіньми. Коли ви торгуєте маржинальними товарами, вам потрібно вести записи. Це пов'язано з тим, що торгівля маржинальними товарами підпадає під загальні адміністративні зобов'язання. Крім того, до вашої адміністрації маржинальних товарів застосовуються різні правила. Купівля та продаж маржинальних товарів, звичайно, повинні зберігатися у ваших записах. Для цих товарів існують два різні методи для досягнення цього:

Ви розраховуєте ПДВ за кожним окремим товаром і відстежуєте покупки та продажі за кожним предметом у вашій адміністрації. Податкові органи називають це індивідуальним методом.
Ви розраховуєте ПДВ на загальну маржу прибутку за деклараційний період. Ми називаємо це методом глобалізації.

Обидва методи підлягають додатковим адміністративним зобов'язанням. Отже, який метод ви використовуєте? На це питання можна відповісти, зазначивши, що це залежить від типу товарів, який метод вам дозволено використовувати. Метод глобалізації є обов'язковим для наступних товарів:

Транспортні засоби, такі як автомобілі, мотоцикли, велосипеди, мопеди та каравани
Одяг
Меблі
Книги та журнали
Фото-, кіно- та відеообладнання
Відеокасети, DVD, музичні касети, CD, LP тощо.
Музичні інструменти
Побутова техніка
Електроприлади
Домашні тварини
Мистецтво, антикваріат та предмети колекціонування (за певних умов, як згадувалося раніше)

Метод глобалізації також є обов'язковим для частин, аксесуарів та витратних матеріалів, що використовуються в цих товарах, оскільки вони є невід'ємною частиною самих маржинальних товарів. Отже, навіть якщо ви встановлюєте нову вихлопну трубу на свій вживаний автомобіль, вона буде частиною маржинального товару (автомобіля).

Товари, які не кваліфікуються як маржинальні

Ви торгуєте іншими товарами, ніж маржинальні? Це означає, що ваші товари не можуть бути кваліфіковані як вживані? Тоді вам потрібно застосовувати індивідуальний метод, на відміну від методу глобалізації. Метод глобалізації дозволяє компенсувати негативні маржі прибутку позитивними маржами прибутку. Однак, це не дозволяється за індивідуальним методом. У будь-якому випадку, цілком можливо звернутися до Податкової служби Нідерландів з проханням змінити методи, коли ви вважаєте, що це буде правильним для вас. Лише у випадку, коли ви є аукціоністом, або посередником, що діє від вашого імені як аукціоніста, ви не можете застосовувати метод глобалізації. Це може бути пов'язано з тим, що аукціоніст функціонує як посередник між покупцями та продавцями, і, таким чином, не може розглядатися як власник предмета. Також ви можете продавати маржинальні товари з ПДВ. Ви дійсно можете вибрати продаж маржинальних товарів з ПДВ. Ви можете прочитати, що вам потрібно зробити у вашій адміністрації, за посиланням Адміністративні наслідки при продажу за звичайною схемою ПДВ.

Точні документи, які потрібно зберігати протягом певного періоду

Як ми вже згадували раніше, ви повинні зберігати всі основні дані адміністрації вашої компанії протягом 7 років, щоб податкові органи могли перевірити дані. Період у 7 років починається, коли закінчується поточна вартість будь-якого товару чи послуги. Щоб пояснити, що означає "поточна" в цьому контексті, ми можемо використати приклад договору лізингу автомобіля. Уявіть, що ви лізингуєте автомобіль протягом 3 років. Поки договір є дійсним, товар або послуга вважається поточною. Однак, з припиненням договору, товар або послуга більше не використовуються в цей момент і, таким чином, кваліфікуються як закінчені. Те саме стосується ситуації, коли ви робите остаточний платіж, щоб щось (ви)платити. З цього моменту вам потрібно зберігати дані щодо цього товару чи послуги протягом 7 послідовних років, оскільки саме тоді починається термін зберігання. Звичайно, ви хотіли б знати, які документи та які дані вам потрібно буде архівувати. Основні дані, як правило, складаються з наступного:

Головна бухгалтерська книга
Складський облік
Облік закупівель і продажів
Облік дебіторської та кредиторської заборгованості
Розрахунок заробітної плати

Крім вищезгаданих базових даних, ви повинні враховувати той факт, що ви також повинні зберігати всі основні дані. Основні дані стосуються таких об'єктів, як інформація про ваших дебіторів і кредиторів, а також файли статей. Зверніть увагу, що всі зміни в основних даних повинні бути простежуваними після їх внесення.

Правильний спосіб зберігання рахунків-фактур

Важливою частиною зобов'язання щодо зберігання є специфічний спосіб отримання та зберігання даних. Відповідно до правових положень, що регулюють це конкретне питання, ви повинні зберігати книги, документи та носії даних, важливі для оподаткування, точно так само, як ви їх отримали. Тобто, в їхньому оригінальному стані, що означає первинний запис вихідних даних. Це означає, що отриманий у цифровому вигляді документ також має зберігатися в цифровому вигляді, що спочатку може здатися нелогічним, оскільки фізичне зберігання даних було нормою протягом такого довгого часу. Це більше не застосовується. Наприклад, комерційна пропозиція або рахунок-фактура, отримані вами електронною поштою, повинні зберігатися як цифровий файл, оскільки оригінальний спосіб їх отримання був цифровим. Згідно з правилами зобов'язання щодо зберігання, ви можете зберігати цю комерційну пропозицію або рахунок-фактуру лише в цифровому вигляді.

Ще одна річ, яку ви повинні робити, це зберігати джерело отриманого файлу, крім зберігання кожного цифрового файлу в цифровому вигляді. Просто зберегти сам рахунок-фактуру недостатньо, тому що податкові органи хочуть, щоб ви могли довести, що після отримання рахунок-фактура не був вручну скоригований вами. Отже, ви це здійснюєте, зберігаючи не тільки сам рахунок-фактуру, а й електронний лист, до якого був доданий рахунок-фактура. Це дозволяє інспектору побачити, що рахунок-фактура, збережений вами як PDF або Word файл, дійсно такий самий, як той, що був спочатку отриманий електронною поштою. Дані в інформаційній системі, так звані похідні дані, повинні бути простежувані до вихідних даних. Цей аудиторський слід є важливою умовою, коли йдеться про цифрове зберігання адміністрації. Вам також дозволено запитувати ідентифікацію у своїх клієнтів. Однак те, що не дозволено відповідно до правил GDPR, це копіювання цієї форми ідентифікації та, наприклад, її зберігання в адміністрації. Це дозволено лише у випадках, коли це є обов'язковим, наприклад, при наймі працівника або коли людям потрібно підтвердити свою особу, щоб стати абонентом (деяких) послуг, які ви пропонуєте.

Правильний спосіб ведення фізичної адміністрації

Рахунок-фактура або інший документ, який ви отримуєте поштою на папері і який повинен зберігатися, ви, за фактом, можете оцифрувати та зберігати в цифровому вигляді відповідно до податкових органів. Отже, по суті, ви замінюєте вихідний файл, який є рахунком-фактурою на папері, на цифровий файл. Це називається конверсією. Але майте на увазі, що в цьому сценарії вам також потрібно зберігати оригінальний файл, як ми згадували вище, протягом юридично обов'язкового терміну. При оцифруванні є кілька важливих факторів, про які ви повинні бути поінформовані. Власники бізнесу часто оцифровують, скануючи рахунки-фактури, фотографуючи документи або використовуючи інструмент оцифрування, пов'язаний з їхньою бухгалтерською програмою, що також називається "сканування та розпізнавання". Тільки за допомогою останнього способу оцифрування можна оцифрувати рахунки-фактури не тільки простіше, але й відповідно до правильної процедури.

У брошурі про зобов'язання щодо зберігання Податкова служба Нідерландів посилається на умови, яким повинна відповідати конверсія. Важливо, щоб функції безпеки оригінального документа не були втрачені. Це означає, що ви завжди зберігаєте паперові рахунки-фактури фізично (у паперовій формі) протягом семи років. Особливо важко податковим органам перевіряти на автентичність чеки, оплачені готівкою. З іншого боку, є також приклади бухгалтерських фірм, які уклали угоди з податковими органами щодо цього. Наприклад, офіси колективно отримали дозвіл для всіх своїх клієнтів зберігати фізичні рахунки-фактури в цифровому вигляді, щоб їм більше не доводилося зберігати нічого на папері. Вам, як підприємцю, розумно вивчити свої можливості та, можливо, поговорити з податковими органами про ваші конкретні побажання. Вони часто готові бути гнучкими та допомагати вам у певних питаннях, якщо ви дотримуєтеся чистоти, прозорості та законності.

Правильний спосіб зберігання цифрових даних

Існує кілька способів правильного зберігання цифрових даних. Найважливішою умовою, звичайно, є те, що дані повинні зберігатися протягом 7 (або 10) років. Чи зберігаєте ви всі свої дані та працюєте на власному сервері? Тоді голландське податкове законодавство вимагає, щоб ви мали хорошу процедуру резервного копіювання, а також повинні послідовно виконувати ці резервні копії. Крім того, ці резервні копії повинні зберігатися в іншому місці, ніж місце, де знаходиться цифрова адміністрація. Наприклад, ви можете використовувати зовнішній жорсткий диск для цієї мети. Також дозволено та можливо вибрати хмарне рішення для зберігання ваших даних. Чи знали ви, що хмарне бухгалтерське програмне забезпечення має багато переваг, таких як наступні:

Ви та ваш бухгалтер або аудитор можете отримати доступ до даних з будь-якого пристрою
Ваші дані зберігаються в безпеці і не можуть бути втрачені або пошкоджені, якщо комп'ютер або інший пристрій виходить з ладу
Ви можете інформувати себе та керувати своєю компанією на основі реальних поточних даних
Ви також можете пов'язати інші програми з бухгалтерським програмним забезпеченням

Пам'ятаючи про ці правила, ви досить впевнені у правильному зберіганні своєї цифрової адміністрації. Нижче ми розповімо про деякі більш цікаві деталі щодо цифрової адміністрації.

Додаткові умови та вимоги щодо цифрового зберігання файлів та даних

У вас є дані, що зберігаються на старому обладнанні? Зобов'язання щодо збереження також означає, що збережені дані повинні бути доступними. Отже, ви повинні мати можливість отримати доступ до вихідного файлу та відкрити його. Це означає, що, наприклад, старе обладнання, яке дозволяє отримувати доступ до даних, повинно бути збережене, якщо певні цифрові файли можуть бути переглянуті лише таким чином. Йдеться про старі носії даних, такі як старі дискети, або попередні версії Windows. Крім того, більшість бухгалтерських програм підтримують так званий аудиторський файл у фінансовому плані. Аудиторський файл – це витяг з головної книги. Однак зверніть увагу, що недостатньо зберігати лише аудиторський файл, оскільки він не включає всі адміністративні записи. Крім того, пам'ятайте про всі електронні засоби зв'язку, такі як ваш календар, програми та SMS. Всі повідомлення через електронну пошту, WhatsApp, SMS і навіть Facebook повинні зберігатися настільки, наскільки вони вважаються такими, що підпадають під категорію "ділового спілкування". У разі перевірки ця інформація повинна бути надана у формі, запитаній інспектором. Це правило також стосується ведення цифрового щоденника.

Більше про перетворення паперового файлу на цифровий або носій даних

За певних умов ви можете переносити дані з одного носія даних на інший. Наприклад, сканування паперового документа або вмісту компакт-диска на USB-накопичувач. Звичайно, для цього існують певні умови, а саме:

Перетворення виконано правильно та повністю
Перетворені дані доступні протягом усього терміну зберігання
Ви можете відтворити дані та зробити їх читабельними та контрольованими протягом розумного часу

Якщо вам вдасться це реалізувати, ви більше не будете зобов'язані зберігати паперові документи. Отже, якщо вам вдасться виконати вищезгадані умови, вам більше не потрібно зберігати оригінальний документ. Це заощадить ваш час та простір, оскільки вам більше не знадобиться фізичне адміністрування. Отже, по суті, цифрова версія займе місце оригіналу. В принципі, перетворення можливе для всіх документів, за винятком:

Балансу
Звіту про активи та зобов'язання
Певних митних документів.

Без фізичного адміністрування ви можете заощадити багато офісного простору та собі багато додаткової роботи. Більше не потрібно шукати в старих архівах або коробках для взуття в забитих шафах. З огляду на цифрові розробки останніх 10-20 років, розумно зробити крок до повністю цифрового адміністрування. Майже неможливо втратити файл, що зберігається в цифровому вигляді, особливо якщо ви використовуєте хмарне рішення. Крім того, набагато легше та швидше шукати цифрові файли. Також допоможіть своєму бухгалтеру. Розмовляйте зі своїм бухгалтером час від часу і намагайтеся налаштувати адміністрування таким чином, щоб ви дотримувалися встановленого законом обов'язку щодо зберігання. Онлайн-бухгалтерські програми не тільки забезпечують більш контрольоване адміністрування. Завдяки добре захищеним брандмауерам та безпечним ключам, хороші онлайн-бухгалтерські програми автоматично зберігають вашу адміністрацію в хмарі. Ви можете розглядати це як цифровий сейф, у безпечному місці, до якого ніхто інший, окрім вас та вашого бухгалтера, не може отримати доступ. Або: податкові органи, коли інспектор повинен перевірити ваші книги.

Intercompany Solutions може надати вам додаткову інформацію про фіскальне зобов'язання щодо зберігання

Як бачите, фіскальне зобов'язання щодо зберігання включає досить багато аспектів. Розумно завжди бути в курсі останніх законодавчих актів щодо цієї теми, щоб ви як підприємець знали, що дієте відповідно до всіх застосовних голландських законів. Ваш бухгалтер повинен інформувати вас про це, а також про всі можливості дотримання цього закону належним та безпечним способом. Якщо у вас немає бухгалтера і ви не знаєте, як дотримуватися, або, можливо, ви тільки що почали свій бізнес і для вас це нові теми: у всіх таких випадках ви завжди можете звернутися до Intercompany Solutions. Ми можемо надати вам вичерпні фінансові та податкові консультації, включаючи найкращий спосіб ведення належного адміністрування для вас. Ми також можемо запропонувати підтримку та консультації щодо сплати податків та складання щорічної податкової декларації. Не соромтеся звертатися до нас безпосередньо для отримання додаткової інформації.

Джерела:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/

Схожі дописи:

<a href="/blog/foreign-multinational-netherlands "Foreign multinational corporations & the Netherlands annual budget">Іноземні транснаціональні корпорації та річний бюджет Нідерландів
<a href="/blog/customs-import-netherlands "Excise duty and customs in Netherlands">Акцизний збір та мито в Нідерландах
<a href="/blog/directives-tax-avoidance-holland "Directives to counter tax avoidance in Holland">Директиви щодо протидії ухиленню від сплати податків у Голландії
<a href="/blog/can-tax-authorities-identify-cryptocurrency-owners "Can Tax Authorities Identify Cryptocurrency Owners?">Чи можуть податкові органи ідентифікувати власників криптовалют?
<a href="/blog/innovate-green-energy-netherlands "Want to innovate in the green energy or clean tech sector? Start your business in the Netherlands">Бажаєте впроваджувати інновації в секторі зеленої енергії чи чистих технологій? Розпочніть свій бізнес у Нідерландах

Formation time	Dutch BV formation completed in 3 to 5 business days
Process	Fully remote setup with step-by-step guidance
Compliance	Expert support for registration, VAT and compliance
Aftercare	Accounting, tax and legal support included
One partner	All of the above through one trusted formation partner

Податкове зобов'язання зі зберігання документації згідно з нідерландським законодавством