Uzaktan Hollanda Şirket Kuruluşu: 2026 Noter Onayı Kılavuzu

Uzaktan Hollanda şirketi kuruluşu için noter tasdiki süreci genellikle kuruluş senedinin yurt dışından imzalanması anlamına gelmez. Standart uzaktan yolu kullanan AB dışı bir kurucu için, yurt dışında imzalanan bir Vekaletname (PoA), kurucunun Hollanda'ya seyahat etmesine gerek kalmadan senedi düzenlemesi için Hollanda noterini yetkilendirebilir. Önemli olan nokta, PoA'nın usulüne uygun hale getirilmesi ile noterin BV'nin kuruluş senedini tanzim etmesini birbirinden ayırt etmektir.

Hangi belgelerin noter tasdiki, yasallaştırma veya tercüme gerektirdiği konusunda emin olamamak doğaldır. PoA gereklilikleri, imzalandığı ülkeye ve görevli noterin talimatlarına bağlı olarak değişebilir; bu nedenle imzalamadan veya tasdik işlemlerini ayarlamadan önce gereklilikleri teyit edin. Video aracılığıyla kuruluş, yerleşik olmayan kurucular için varsayılan yol değildir.

Bu rehber, AB dışı bir kurucu için mutat uzaktan yolu, PoA'nın neleri yetkilendirdiğini ve imzalamadan önce nelerin teyit edilmesi gerektiğini açıklamaktadır. Ayrıca uyruğun, kimlik belgelerinin ve mülkiyet yapısının noterin talep ettiği belgeleri nasıl etkileyebileceğini de ele almaktadır.

Noter tasdiki neden uzaktan Dutch BV şirket kuruluşunun bir parçasıdır

Uzaktan kuruluş, bir kurucunun belgeleri sunma veya kendi adına hareket etmesi için birini yetkilendirme şeklini değiştirir. Noterlik adımını ortadan kaldırmaz: bir BV'yi tesis eden kuruluş senedini bir Hollanda noteri hazırlar ve tanzim eder. AB dışı bir kurucu için mutat uzaktan yolda, bir Vekaletname (PoA), kurucunun Hollanda'ya seyahat etmesine gerek kalmadan noteri senedi düzenlemesi için yetkilendirebilir. Görevli noter, kurucunun durumuna hangi formalitelerin uygulanacağını teyit eder.

Hollanda noteri BV kuruluşu sırasında neyi tasdik eder?

Merkezi noterlik belgesi, süreç boyunca sunulan her belge değil, kuruluş senedidir. Noter ayrıca kimlik kanıtı, kurucu beyanları, şirket bilgileri ve yetkilendirme evrakları da talep edebilir; ancak bunlar senetten ayrıdır. Görevli noterden hangi belgelerin belirli bir tasdik şekline ihtiyaç duyduğunu ve bu şeklin nasıl adlandırıldığını teyit etmesini isteyin. KVK'nın BV kuruluşu rehberi resmi senet gerekliliğini açıklamaktadır. Besloten Vennootschap (BV), bu rehberde ele alınan Hollanda kapalı limited şirketidir.

Bu ayrım, uzaktan Hollanda şirketi kuruluşu için noter tasdiki süreci açısından temel önemdedir: kurucu yetkilendirmeyi yurt dışında usulüne uygun hale getirebilirken, Hollanda noteri kuruluş senedini tanzim eder. PoA'nın gerekli şekli kurucunun yargı yetkisi alanına ve noterin gerekliliklerine bağlı olabilir. İmzalamadan veya yasallaştırma işlemlerini ayarlamadan önce bu ayrıntıları teyit edin.

Hangi Hollanda hukuki yapıları resmi senet gerektirir?

Bir BV, NV veya stichting kurmak için resmi senet gereklidir. Bir eenmanszaak, VOF, CV veya maatschap'ın kuruluşu için noter gerekmez. Bu yapılar hukuki ve sorumlulukla ilgili sonuçları bakımından farklılık gösterir; bu nedenle hangi şeklin uygun olduğunu tek başına noter gerekliliği belirlememelidir. BV kuruluş yoluna genel bir bakış için bu Dutch BV kuruluş rehberine bakın.

Uzaktan bir BV için belgeleri ayrı tutun: PoA işlem yapma yetkisi verir, destekleyici belgeler noterin talep ettiği bilgileri sağlar ve resmi senet şirketi kurar. Gerekli PoA formalitelerini ve senet düzenlemelerini doğrudan görevli Hollanda noteri ile teyit edin.

Uzaktan Dutch BV noter tasdiki süreci bir Vekaletname ile nasıl işler

Standart uzaktan yöntemi kullanan AB dışı bir kurucu için tasdikli bir Vekaletname, kurucunun Hollanda'ya seyahat etmesine gerek kalmadan Hollandalı noterinin (civil-law notary) kuruluş işlemlerini gerçekleştirmesine olanak tanır. Kesin formaliteler kurucunun yetki alanına ve yetkili noterin gereksinimlerine bağlıdır. İmzaları veya tasdiki ayarlamadan önce bunları teyit edin. Hollandalı noterler Hollanda yasal süreçlerinde belirgin bir role sahiptir, bu nedenle başka bir ülkedeki bir noter tarafından onaylanan bir belgenin Hollandalı noterin gereksinimlerini karşıladığını varsaymayın. Rolleri hakkında daha fazla bilgi için Hollandalı noterler sayfasına bakın.

Uzaktan Hollanda şirketi kuruluşu için noterlik süreci genellikle şu sırayı takip eder:

• 1. Talep edilen detayları iletin. Notere önerilen şirket bilgilerini ve her kurucu, hissedar ve müdür için detayları verin. Dosyanız için hangi kimlik kanıtlarının ve destekleyici belgelerin gerekli olduğunu sorun.
• 2. Taslak belgeleri inceleyin. İsimleri, adresleri, hisse oranlarını ve diğer şirket detaylarını sağlanan bilgilerle karşılaştırarak kontrol edin. Noterin tutarlı bilgileri kullanarak senedi hazırlayabilmesi için imzalamadan önce tutarsızlıkları giderin.
• 3. Yetkilendirmeyi resmileştirin. Vekaletnameyi yetkili noterin belirttiği şekilde imzalayın. Tasdik edilmesi veya tercüme edilmesi gerekip gerekmediğini, asıl olarak sunulması gerekip gerekmediğini veya belirli bir biçimde imzalanması gerekip gerekmediğini teyit edin. Gereksinimler yetki alanına ve duruma göre değişebilir.
• 4. Noter senedi düzenler. Noter dosyayı inceleyip yetkilendirmeyi kabul ettikten sonra, BV'nin kuruluş senedini düzenler. Bu yöntem kapsamında kurucu Hollanda'ya seyahat etmez. Vekaletname işlem yapma yetkisi verir; kendi başına BV'yi kurmaz veya tescil ettirmez.

Kurucu ve Hollandalı noterin her birinin yaptıkları

Kurucu doğru bilgileri sağlar, belge taleplerine yanıt verir ve yetkilendirmeyi talimat verildiği şekilde imzalar. Noter dosyayı inceler, belgelerin durumun gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını teyit eder, kuruluş senedini hazırlar ve düzenler. Vekaletnameyi imzalamadan önce noterden eksik belgeleri belirlemesini isteyin. Her kurucu için aynı kontrol listesinin geçerli olduğunu varsaymayın.

Şirket detayları incelemeden senet düzenlemeye nasıl aktarılır

Şirket, hissedar ve müdür bilgileri notere sunulan materyaller arasında birbiriyle eşleşmelidir. Örneğin, bir hissedarın adının kimlik belgesi ile şirket belgesi arasındaki yazım farkı açıklama gerektirebilir. Hangi delillerin ve biçimin kabul edilebilir olduğunu noter belirler. KVK'nın BV kuruluş rehberi, bir Dutch BV kurma konusunda genel bir bağlam sağlarken yetkili noter belirli dosya için gereksinimleri teyit eder. Daha kapsamlı kuruluş bilgileri için bu Hollanda şirket kuruluşu rehberi sayfasına bakın.

Uzaktan Vekaletname, şahsen imzalama veya video ile kuruluş: farklar nelerdir?

Bir Dutch BV'nin kuruluş belgelerini imzalama yöntemi, koşullarınıza ve yetkili noterin (civil-law notary) gereksinimlerine bağlıdır. Standart uzaktan yöntemi kullanan AB dışı kurucular için tasdikli bir Vekaletname (PoA), kurucunun Hollanda'ya seyahat etmesine gerek kalmadan notere senedi düzenleme yetkisi verir. Şahsen imzalama ve video ile kuruluş görüşülebilecek seçenekler olabilir, ancak hiçbirinin her kurucuya uygun olduğu varsayılmamalıdır.

Yöntem	Kurucunun fiziki varlığı	Yetkilendirme yöntemi	Uygunluğu kim teyit eder?
Tasdikli Vekaletname	Standart AB dışı uzaktan yöntemde kurucu Hollanda'ya seyahat etmez.	Kurucu, yetkili noterin talep ettiği şekilde bir PoA imzalar. Tasdik veya diğer formaliteler kurucunun yetki alanına bağlı olabilir.	Yetkili Hollandalı noter, gerekli biçimi ve yöntemin duruma uygun olup olmadığını teyit eder.
Şahsen imzalama	Bu yöntem üzerinde noterle anlaşılmışsa kurucu şahsen katılır.	Kurucu, belgeleri noterin talimatına göre imzalar. Noter, hangi belgelerin nasıl imzalanması gerektiğini teyit eder.	Yetkili noter, kurucunun koşullarına göre düzenlemeleri ve belgeleri teyit eder.
Video ile kuruluş	Kurucu yalnızca bu yöntem mevcutsa ve kurucu geçerli gereksinimleri karşılıyorsa uzaktan katılabilir.	Tüm dijital kimlik tespiti ve imzalama adımları, o özel kuruluş için yetkili noter tarafından kabul edilmelidir.	Yetkili noter, kurucunun uygun olup olmadığını ve yöntemin kullanılıp kullanılamayacağını teyit eder.

Tasdikli bir Vekaletname ne zaman pratik bir uzaktan yöntemdir?

Seyahat etmeden BV kuruluşunu tamamlamak isteyen AB dışı bir kurucu için tasdikli PoA yöntemi, bu rehberde açıklanan standart uzaktan seçenektir. PoA ilgili işlem için yetki verir; şirketi kendi başına kurmaz. İmzalamadan önce noterden gerekli metni ve imza formalitelerini, ayrıca tasdik, tercüme veya asıl belgenin gerekli olup olmadığını belirtmesini isteyin. Gereksinimler yetki alanına göre farklılık gösterebilir, bu nedenle bu yöntemin veya formalitelerinin her AB vatandaşına veya yerleşik kurucuya otomatik olarak uygulanacağını varsaymayın.

Bir kurucu şahsen veya dijital olarak imzalama konusunu ne zaman sormalıdır?

Bizzat katılabiliyorsanız ve neyi imzalayacağınızı doğrudan anlamak istiyorsanız notere şahsen imzalama hakkında danışın. Özel durumunuz için geçerli olup olmadığını öğrenmek istiyorsanız görüntülü şirket kuruluşu hakkında bilgi alın. Görüntülü şirket kuruluşu, mukim olmayan kurucular için standart yöntem değildir. KVK'nın BV kuruluşu rehberi genel bir çerçeve sunar, ancak işlemi yürüten noterin dosyanız için izlenecek yolu ve formaliteleri onaylaması gerekir. Hollanda medeni hukuk noterinin rolü, başka bir ülkedeki noterin rolünden farklıdır.

Uzaktan Hollanda şirketi kuruluşu için noter tasdik sürecini, her dosyanın aynı adımları izleyeceğinin bir garantisi olarak değil, noterle teyit edilecek bir işlem sırası olarak değerlendirin. Bir Dutch BV kuruluş sürecini görüşmek isterseniz, kuruluş ekibiyle iletişime geçin.

Uzaktan noter tasdiki öncesinde teyit edilmesi gereken belgeler ve formaliteler

Dosyayı başka bir kurucunun dosyasından kopyalanmış bir kontrol listesine göre değil, işlemi yürüten Hollanda medeni hukuk noterinin talimatlarına göre hazırlayın. Gereksinimler belgenin nerede düzenlendiğine, nerede imzalanacağına ve kurulması planlanan BV'nin ayrıntılarına bağlı olarak değişebilir. Yurt dışında imza işlemlerini organize etmeden önce, noterden dosyanız için gerekli belgeleri, formatları ve işlem sırasını teyit etmesini isteyin. Bu hazırlık, uzaktan Hollanda şirketi kuruluşu için noter tasdik sürecinin pratik bir parçasıdır.

Kimlik tespiti ve şirket bilgileri nasıl hazırlanır

Her bir kurucu için talep edilen kimlik belgeleri ve noterin doldurulmuş kontrol listesi ile başlayın. Ardından, önerilen hissedarlar, yöneticiler ve mülkiyet yapıları için hangi şirket detaylarının ve destekleyici bilgilerin gerekli olduğunu teyit edin. Talep edilen kesin kanıtlar somut duruma özeldir, bu nedenle bu çerçeveyi evrensel bir liste olarak değerlendirmeyin.

• Kimlik kanıtı: Noterin ilgili her bir kişi için hangi belgeleri talep ettiğini ve suretlerin ya da başka bir formatın kabul edilip edilmediğini kontrol edin.
• Doldurulmuş kontrol listesi: Noterin kendi kontrol listesini kullanın ve belgeleri imzalamadan veya sunmadan önce yanıtlanmamış maddeleri çözüme kavuşturun.
• Şirket ve ortaklık detayları: BV, hissedarlar, yöneticiler ve önerilen mülkiyet yapısı hakkında talep edilen bilgileri teyit edin.
• Tutarlılık kontrolü: Belgeler genelinde isimleri ve diğer ayrıntıları karşılaştırın. Yazım veya bilgi farklılıklarını dosya kesinleşmeden önce noter ile birlikte giderin.

Noterin belirli bir hissedar, yönetici veya mülkiyet düzenlemesi için ek kanıtlara ihtiyaç duyup duymadığını sorun. Şartlar, aynı kuruluş dosyası içinde dahi kurucular arasında farklılık gösterebilir. KVK'nın BV kurma konusundaki rehberi genel bir kuruluş çerçevesi sunar, ancak işlemi yürüten noterin durumunuza özel belgeleri ve formaliteleri teyit etmesi gerekir.

Yasallaştırma, tercüme ve imza formatı

Yurt dışında düzenlenen veya imzalanan bir belgenin Hollanda'da mevcut haliyle kullanılabileceğini varsaymayın. İşlemi yürüten notere her bir belgenin yasallaştırma, tercüme, ıslak imzalı asıl nüsha veya belirli bir imza formatı gerektirip gerektirmediğini sorun. Cevap, belgenin menşeine ve noterin gereksinimlerine göre değişebilir. Apostil, konsolosluk tasdiki ve tercüme kuralları herkes için geçerli tek tip kurallar olarak değerlendirilmemelidir.

İmza atmadan önce işlem adımlarının sırasını teyit edin. Noterin öncelikle bir taslağı incelemesinin gerekip gerekmediğini, belgenin belirli bir şekilde imzalanmasının zorunlu olup olmadığını ve Hollanda'ya gönderilmeden önce herhangi bir resmi tasdikten geçmesi gerekip gerekmediğini sorun. Bu, noterin talimatlarıyla uyuşmayan bir imza veya tasdik sürecini organize etmenin önüne geçebilir. Belgeleri sunmadan önce her bir maddeyi kontrol edebilmek için noterin yazılı talimatlarını belge kontrol listenizle birlikte saklayın.

Kuruluş senedinden sonra: KVK kaydı ve sonraki pratik adımlar

Noterin kuruluş senedini imzalaması ve BV'nin Hollanda Ticaret Odası'na (KVK) tescil edilmesi ayrı aşamalardır. Senedin imzalanması, uzaktan Hollanda şirketi kuruluşu için noter tasdik sürecinin temel bir parçasıdır; ancak tüm tescil adımlarını tamamladığı varsayılmamalıdır. Senet imzalanmadan önce, KVK tescil başvurusunu kimin yapacağını, hala hangi bilgi veya belgelerin gerektiğini ve tescil işlendikten sonra size hangi teyidin verileceğini işlemi yürüten noter ile netleştirin.

Noter kuruluş senedini imzaladıktan sonra ne olur?

KVK'nın BV kurma rehberi, bir Dutch BV kurulurken noter senedinin ve KVK kaydının rolünü açıklamaktadır. Noter, dosyanız için bu adımların nasıl yürütüleceğini teyit edebilir. Tescil işlemlerini noterin mi ayarlayacağını yoksa sizin ayrı bir işlem yapmanız gerekip gerekmediğini sorun. Ayrıca, teyidin ve tescil detaylarının ne zaman iletileceğini açıklığa kavuşturun. Özellikle kurucu yurt dışındayken, imza atmadan önce işlem sırasının ve sorumlulukların net olduğundan emin olun.

Süreç ilerlemeden önce şunları teyit edin:

• Tescil bilgilerini KVK'ya kimin sunacağını ve ilave bir şey sağlamanız gerekip gerekmediğini.
• Kuruluş senedinin imzalanmasından sonra eksik kalan herhangi bir ayrıntı veya belge olup olmadığını.
• Hangi teyit veya şirket tescil bilgilerini kimden alacağınızı.
• Başvuru yapıldıktan sonra noterin sizden herhangi bir takip işlemi bekleyip beklemediğini.

Bu kontroller, her kurucunun aynı düzenlemeleri takip ettiğini varsaymaksızın noter senedini bir sonraki idari aşamadan ayırır. Güncel tescil bilgileri için KVK'ya başvurun ve yayımlanan kılavuz ilkelerin şirket kuruluşunuza nasıl uygulanacağını notere danışın.

Tüm kuruluş süreci için nereden destek alınabilir

Uzaktan kuruluş dosyası; kurucu, noter ve tescil süreci arasında koordinasyon gerektirebilir. Intercompany Solutions, yasal belgelerin ve KVK tescilinin koordinasyonu da dahil olmak üzere uzaktan Dutch BV kuruluşu konusunda yabancı girişimcileri desteklemektedir. Hazırladığı Dutch BV kuruluş kılavuzu, kuruluş süreci hakkında daha kapsamlı bilgi sunmaktadır. Durumunuzu ve noter ile teyit edilecek adımları görüşmek isterseniz, ücretsiz bir ilk danışmanlık hizmeti mevcuttur.

Bir sonraki kuruluş adımlarınızı güvenle hazırlayın

Uzaktan kuruluş, Hollanda noter senedi zorunluluğunu ortadan kaldırmaz. Standart uzaktan yöntemi kullanan AB dışı bir kurucu için, usulüne uygun olarak resmileştirilmiş bir Vekaletname, Hollandalı noterin kurucu Hollanda'ya seyahat etmeksizin senedi tanzim etmesine olanak tanır. Noter, yargı alanınıza ve koşullarınıza hangi formalitelerin uygulanacağını teyit etmelidir.

Adımları birbirinden ayrı tutun: Vekaletname işlem yetkisi verir, noter kuruluş senedini tanzim eder ve KVK kaydı ayrı bir aşamadır. İmzalamadan önce gerekli belgeleri, tasdiki, tercümeyi ve imza biçimini, ayrıca senet tanzim edildikten sonra tescil işlemlerini kimin yürüteceğini teyit edin.

Intercompany Solutions, yasal belgelerin koordinasyonu ve KVK kaydı da dahil olmak üzere uzaktan Dutch BV kuruluşu konusunda yabancı girişimcileri desteklemektedir. Planlanan kuruluş yönteminizi ve noterle teyit edilmesi gereken hususları görüşmek için ücretsiz bir ilk danışmanlık mevcuttur.

İmzalamadan önce şartların netleşmesi sayesinde her aşamada bilinçli ve düzenli bir şekilde ilerleyebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Kurucu yurtdışındaysa bir Dutch BV için notere ihtiyaç var mıdır?

Evet. Kurucu yurtdışında yaşasa dahi, bir Dutch BV kuruluş senedinin tanzim edilmesi için yine de bir Hollandalı notere ihtiyaç duyar. Standart uzaktan yöntemi kullanan AB dışı bir kurucu için, tasdik edilmiş bir Vekaletname, kurucunun Hollanda'ya seyahat etmesine gerek kalmadan notere hareket etme yetkisi verebilir. Vekaletname için gerekli formaliteleri işlemi yürüten noterle teyit edin. KVK'nin BV kuruluş rehberi senet şartını açıklamaktadır.

Hollanda'ya seyahat etmeden uzaktan bir Dutch BV kurabilir miyim?

Evet, AB dışı bir kurucu genellikle Hollanda'ya seyahat etmeksizin uzaktan Vekaletname yolunu kullanabilir. Kurucu talep edilen bilgileri sağlar ve talimatlara uygun şekilde yetkilendirmeyi resmileştirirken, Hollandalı noter kuruluş senedini tanzim eder. Gerekli kesin belgeler ve formaliteler kurucunun durumuna ve yargı alanına bağlıdır; bu nedenle imzalamadan veya belge tasdiki ayarlamadan önce süreci işlemi yürüten noterle teyit edin.

Mukim olmayanlar için Dutch BV kuruluşunda video ile noter tasdiki standart süreç midir?

Hayır. Video ile kuruluşun, mukim olmayan kurucular için standart yol olduğu varsayılmamalıdır. AB dışı kurucular için burada açıklanan olağan uzaktan yöntem, senedin Hollandalı noter tarafından tanzim edildiği tasdikli bir Vekaletnamedir. Dijital kuruluş, yalnızca işlemi yürüten noterin kurucunun ve teklif edilen kuruluşun geçerli şartları karşıladığını teyit etmesi durumunda değerlendirilebilir. Bir video sürecine güvenmeden önce doğrudan notere danışın.

Vekaletname ile kuruluş senedi arasındaki fark nedir?

Vekaletname bir yetkilendirme belgesidir. İçinde adı geçen kişinin veya uzmanın kurucu adına belirtilen işlemleri yapmasına izin verir. Kuruluş senedi ise BV'yi kurmak için Hollandalı noter tarafından tanzim edilen ayrı bir belgedir. Bir Vekaletname imzalamak veya tasdik ettirmek, tek başına şirketi kurmaz ya da KVK kaydını tamamlamaz. Yetkilendirmenin metnini ve kapsamını noterle teyit edin.

Yurtdışında imzalanan belgelerin bir Dutch BV için apostil veya tasdike ihtiyacı var mıdır?

Her zaman değil. Bir belgenin apostil, diğer tasdikler, tercüme veya belirli bir imza biçimine ihtiyaç duyup duymadığı, belgenin menşeine ve işlemi yürüten Hollandalı noterin gereksinimlerine bağlıdır. Genel bir kontrol listesine veya başka bir kurucunun deneyimine dayanarak tasdik ayarlamayın. İmzalamadan veya orijinalleri yurtdışından göndermeden önce noterden her belge için gereken formaliteleri ve doğru sırayı teyit etmesini isteyin.

Uzaktan Hollanda şirketi kuruluşu için hangi belgeleri hazırlamalıyım?

Noter tarafından talep edilen kimlik belgeleri ve doldurulmuş kontrol listesi ile başlayın. Ayrıca kurulması planlanan şirket, hissedarlar, yöneticiler ve mülkiyet yapıları hakkında ayrıntılar sağlamanız gerekebilir. Kesin tevsik edici belgeler ve format duruma özeldir. Noterin herhangi bir hissedar veya yönetici için ek bilgiye ihtiyacı olup olmadığını sorun ve imzalamadan veya ibraz etmeden önce isimlerin ve diğer ayrıntıların belgeler arasında eşleştiğini kontrol edin.

Tüm Hollanda şirket türleri noter tasdiki gerektirir mi?

Hayır. Bir BV, NV veya stichting kurmak için noter senedi gereklidir. Eenmanszaak, VOF, CV veya maatschap kuruluşu için noter gerekmez. Bu tüzel formlar diğer açılardan da farklılık gösterir, bu nedenle tek başına noter zorunluluğu hangi yapının uygun olduğunu belirlemez. BV gereksinimleri için KVK'nin bir BV kurmaya ilişkin rehberine başvurun.

Kaynaklar

• KVK - Hollanda Ticaret Siciline Kayıt
• Business.gov.nl - Private limited company (bv)
• Burgerlijk Wetboek Boek 2 (Hollanda Medeni Kanunu, tüzel kişiler)
• Rijksoverheid - Ondernemen
• CJEU, Cadbury Schweppes, C-196/04 (ECLI:EU:C:2006:544)
• Hoge Raad, ECLI:NL:HR:2021:1152
• PwC Worldwide Tax Summaries - Hollanda
• ICLG - Kurumsal Yönetim Kanunları ve Düzenlemeleri, Hollanda