Как иностранцу соблюдать требования при наличии Dutch BV

Intercompany Solutions может помочь вам со всеми вопросами, связанными с созданием бизнеса в Нидерландах. Мы можем зарегистрировать вашу голландскую BV в Торгово-промышленной палате всего за несколько рабочих дней, что позволит вам начать вести бизнес в Нидерландах практически сразу, что выгодно, если вы уже владеете иностранной компанией и хотите расшириться, например. Но стартапы также выигрывают от этого быстрого процесса, поскольку он позволяет сосредоточиться на основном бизнесе и меньше на побочных задачах, таких как администрирование и налоги.

Поскольку мы не только регистрируем голландские компании для иностранцев; мы также предлагаем широкий спектр дополнительных услуг, которые значительно упрощают ведение бизнеса в Нидерландах для вас. Например, вы можете обратиться к нам за юридической консультацией, когда не можете решить проблему самостоятельно. Мы также можем решить все вопросы, связанные с налогами, гарантируя, что вы соблюдаете все законы и постановления в этом отношении. Кроме того, мы предлагаем некоторые другие специализированные услуги, которые вам может быть трудно выполнить самостоятельно, поскольку крайне важно знать голландские законы, чтобы справляться с определенными вещами. Если вы хотите узнать больше о том, что мы делаем, пожалуйста, свяжитесь с нами для получения индивидуальной консультации для вашего бизнеса.

Запросите бесплатную консультацию

Краткое описание: Регистрация голландской BV- это только первый шаг; для поддержания ее "жизнеспособности" необходимо соблюдать ряд юридических и налоговых обязательств. Как директор, вы несете юридическую ответственность за подачу годовой отчетности в Торгово-промышленную палату (KvK), подачу ежеквартальных деклараций по НДС и ведение точного реестра акционеров. Несоблюдение этих обязанностей может привести к потере ограниченной ответственности, что сделает вас лично ответственным за долги компании, даже если вы проживаете за границей. Профессиональное соблюдение законодательства гарантирует, что ваша BV останется надежным лицом для банков, партнеров и налоговых органов.

Область соответствия	Частота	Ключевая ответственность
Подача документов в KvK	Ежегодно / При изменении	Публикация годовой отчетности и обновление информации о бенефициарных владельцах/директорах
НДС (BTW)	Ежеквартально / Ежемесячно	Подача деклараций даже при нулевом обороте
Корпоративный налог	Ежегодно	Отчет о прибыли/убытках (Vennootschapsbelasting)
Администрирование	Постоянно	Хранение всех финансовых документов не менее 7 лет
Заработная плата	Ежемесячно	Удержание налога на заработную плату и социального страхования для сотрудников

Голландский налоговый консультант

Создание голландской компании BV

Поздравляем: вы создали голландскую BV или планируете сделать это в ближайшем будущем. Сам по себе это большой шаг, особенно если вы управляете делами из другой страны. Но как только ваша голландская BV создана, начинается другая важная часть пути- соблюдение требований. Соблюдение требований может показаться скучным или чрезмерно формальным, но на самом деле именно оно защищает вашу ограниченную ответственность, поддерживает доверие банков и партнеров к вашей компании и предотвращает дорогостоящие проблемы с голландскими властями. Другими словами, соблюдение требований- это то, что поддерживает жизнеспособность и доверие к вашей BV. Многие иностранные предприниматели предполагают, что как только нотариус зарегистрировал BV, бумажная работа завершена.

Но вы можете рассматривать BV как живой организм в системе. Она должна постоянно взаимодействовать с Голландской торговой палатой (KvK) и налоговыми органами, своевременно подавать финансовую информацию и обновлять корпоративные записи. Если вы игнорируете эти обязательства, последствия могут быть серьезными- от штрафов до пени за просрочку платежей и, в худшем случае, личной ответственности директоров. Это, безусловно, противоположно тому, чего вы хотели, когда выбирали BV. Хорошая новость заключается в том, что соблюдение требований в Нидерландах очень управляемо, если вы остаетесь организованным или получаете поддержку от профессионалов, которые понимают правила. В этой статье мы расскажем вам о ключевых обязанностях, которые вы несете как иностранный владелец BV, например, что нужно делать ежемесячно, ежегодно или только при изменении чего-либо. Вы увидите, что при небольшой структуре ваша компания остается юридически здоровой и готовой к росту.

Обязанности и юридическая ответственность директоров

Как директор голландской BV, даже если вы живете за границей, вы несете юридическую обязанность действовать в наилучших интересах компании. Это означает, что вы должны ответственно управлять BV, избегать рискованных решений, которые могут нанести вред кредиторам, и внимательно следить за финансовым положением компании. Голландское законодательство очень серьезно относится к этому. Когда директора пренебрегают соблюдением требований или действуют безответственно, они могут потерять защиту ограниченной ответственности и стать лично ответственными за любые долги, которые они создают. Да, это происходит, даже если вы находитесь за тысячи километров. Помимо этого, существует также концепция надлежащего администрирования. Директора должны обеспечивать правильное ведение бухгалтерского учета, правильную подачу документов и правильную отчетность в KvK и голландские налоговые органы.

Если что-то пойдет не так, например, годовая отчетность не будет подана в течение длительного периода, BV считается управляемой ненадлежащим образом. В этом случае, если возникнут долги, директорам, возможно, придется платить из собственного кармана. Это звучит строго, но на самом деле это система безопасности, потому что менеджеры должны управлять надлежащим образом. Иностранные директора, поэтому, часто делегируют задачи бухгалтерам или налоговым консультантам. Это умно, но всегда помните, что вы остаетесь ответственными в любое время. Вы все равно должны осуществлять надзор, поэтому обязательно задавайте вопросы, просматривайте отчеты и знайте юридические сроки. Думайте о соблюдении требований как о регулярных медицинских осмотрах для вашего бизнеса. Вам не обязательно быть врачом, но вы должны убедиться, что осмотры проводятся.

Обязанности Торгово-промышленной палаты и деловая документация

После того как ваш BV будет официально зарегистрирован в Торгово-промышленной палате Нидерландов (KvK), вы не можете просто забыть об этом факте и об их существовании. Они отслеживают основную информацию о вашей компании: директоров, акционеров, юридический адрес и торговую деятельность, то есть, по сути, идентичность вашего BV. Если что-то меняется, KvK должна быть обновлена. Новый директор? Новый юридический адрес? Появление нового акционера? Эти изменения должны быть поданы вовремя, чтобы публичные записи всегда отражали реальное положение дел в вашем бизнесе. Банки и партнеры полагаются на эту информацию, когда проверяют надежность компании, поэтому устаревшие записи могут вызвать проблемы быстрее, чем вы ожидаете. Еще одна вещь, которую многие иностранные учредители упускают из виду, , это реестр акционеров. Он не публикуется публично, но по закону должен существовать и быть точным в любое время.

Каждая передача или выпуск акций должны быть надлежащим образом зафиксированы. Обычно нотариус помогает в этом, когда происходят изменения, но BV должна хранить и вести реестр сама. Потеряйте его, и позже вы можете столкнуться с настоящей головной болью, пытаясь доказать, кто на самом деле владеет компанией. Есть также вопрос об изменениях 'UBO'. Если кто-то новый становится "Конечным бенефициарным владельцем" (Ultimate Beneficial Owner), это обновление должно быть незамедлительно передано властям. Так что да, это много бумажной работы. Но это бумажная работа, которая защищает как вас, так и деловую среду, в которой работает ваш BV. Общее правило таково: если что-то фундаментальное меняется в структуре или контроле BV, KvK должна знать об этом, и, как правило, немедленно.

Бухгалтерский учет и ваша финансовая администрация

Даже если в вашем BV нет сотрудников, пока нет большого оборота или даже вообще нет выручки в первый год, ваша финансовая администрация все равно должна быть полной и актуальной. Нидерланды строги в отношении бухгалтерского учета, но в то же время справедливы. Правила ясны, и если вы будете им следовать, все будет гладко. Это означает, что вы должны хранить все счета-фактуры, квитанции, выписки из банка, контракты и любые документы, которые показывают, откуда пришли деньги и куда они ушли. Цифровое бухгалтерское программное обеспечение очень помогает, и многие иностранные предприниматели полагаются на голландских бухгалтеров или налоговых консультантов, которые занимаются всем ежемесячно. Это совершенно нормально, пока вы тоже остаетесь в курсе событий.

Итак, почему так много внимания уделяется записям? Это потому, что если налоговые органы когда-либо зададут вопросы, вы должны быть в состоянии доказать, что все декларации верны. Если ваши книги в беспорядке или если информация отсутствует, директора могут снова столкнуться с личной ответственностью. Кроме того, правильное ведение бухгалтерского учета облегчает ведение вашего бизнеса, потому что вы всегда знаете свое финансовое положение и можете принимать более разумные решения. Хороший налоговый консультант делает больше, чем просто перекладывает цифры: он также помогает вам избежать просроченных подач НДС, упущенных вычетов или административного хаоса, который может привести к штрафам. И самое приятное то, что вам не обязательно физически присутствовать в Нидерландах, чтобы поддерживать финансовое здоровье вашего BV. С помощью облачных инструментов и четкой коммуникации вы можете управлять своей администрацией из любого места, показывая голландскому правительству, что вы играете по правилам. И, конечно же, вы также можете нанять специалиста, например, Intercompany Solutions, чтобы он позаботился обо всех этих вопросах вместо вас.

Соблюдение налогового законодательства

Налоги - это большая часть соблюдения требований, особенно когда ваш BV начинает вести реальный бизнес. В Нидерландах существует несколько различных налогов, с которыми может столкнуться ваш BV. Самый распространенный из них - НДС (BTW). Если вы продаете товары или услуги, вам обычно нужно начислять НДС, подавать декларации (ежемесячно, ежеквартально или ежегодно) и вовремя платить то, что вы должны. Даже если вы собираете больше НДС с клиентов, чем платите по расходам, налоговая служба ожидает эту разницу без задержек. И даже если вы ничего не должны, вам все равно нужно подавать декларацию, потому что нулевые декларации также имеют значение. Затем идет налог на прибыль организаций (vennootschapsbelasting). Ваш голландский BV ежегодно платит налог на свою прибыль. Поэтому даже небольшой BV с ограниченным доходом должен подавать декларацию по корпоративному налогу. Это означает, что в случае отсутствия прибыли вы все равно подаете декларацию. Налоговые органы хотят видеть цифры, а не догадки.

Если у вас есть сотрудники, даже один, то начисление заработной платы добавляет еще один уровень. Это означает, что вы должны удерживать такие вещи, как налог на заработную плату и взносы на социальное страхование из зарплат и ежемесячно перечислять их правительству. Ошибки в расчете заработной платы могут очень быстро стать очень дорогими, поэтому большинство BV передают эту часть на аутсорсинг специалистам по расчету заработной платы. Это не роскошь; это, по сути, более или менее самозащита. Таким образом, коротко говоря, налоги - это не необязательные обновления, которые вы делаете когда угодно. Это постоянные обязанности, которые вы должны выполнять всегда. И голландские налоговые органы проявляют мало терпения, когда сроки пропускаются. Хороший налоговый консультант - это ваша спасательная линия здесь, особенно когда вы работаете из-за границы.

Годовая отчетность и определенные требования к публикации

Каждый голландский BV должен готовить годовую отчетность (так называемую 'jaarrekening'). Представьте себе годовую отчетность как финансовую фотографию вашей компании в конце каждого финансового года: что вы заработали, что вы потратили, что у вас есть и что вы должны. Затем эти отчеты должны быть представлены в Торгово-промышленную палату Нидерландов в течение установленного законом срока, который обычно составляет 12 месяцев после окончания финансового года. Более мелкие BV могут подавать упрощенные версии, что облегчает работу, но тот же срок по-прежнему имеет значение. И вот в чем большая опасность: если BV не опубликует отчетность вовремя, правительство предполагает недобросовестное управление. И если позже компания не сможет выплатить свои долги, директора могут стать лично ответственными. Неважно, что вы живете в Испании или Сингапуре, потому что как директор вы всегда несете ответственность.

Иностранные учредители иногда думают: «Но мой налоговый консультант знает, что делать». Это отлично, но все же директорам следует отслеживать и подтверждать прогресс. Короткое сообщение вроде: «Эй, годовая отчетность уже подана?» может буквально защитить ваши личные активы. Ответственность владельцев бизнеса состоит в том, чтобы фактически проверять, хорошо ли их бухгалтер, аудитор или налоговый консультант выполняют свою работу. Если вы не уверены, вы всегда можете обратиться за вторым мнением; наша команда, например, может помочь с этим. Еще один совет: синхронизируйте свои календари учета и публикации с графиками вашей родной страны. Разные финансовые годы или разные традиции отчетности могут привести к случайным задержкам. Соблюдение сроков означает меньше стресса и BV, которое остается в хорошем состоянии без каких-либо проблем.

Изменения в управлении, акциях и уставе

Нидерландское BV по своей сути гибко. Со временем вы можете приветствовать новых инвесторов, передавать акции, назначать нового управляющего директора или обновлять устав. Всякий раз, когда внутри BV происходит что-то важное, это должно быть надлежащим образом зафиксировано и сообщено. Например, изменение директора должно быть быстро зарегистрировано в Торгово-промышленной палате Нидерландов. Банки и партнеры проверяют официальные записи, прежде чем одобрять что-либо серьезное, поэтому устаревшие документы могут внезапно заблокировать прогресс, например, открытие банковского счета, подписание контракта или подачу заявки на субсидию. Передача акций еще более деликатна. В BV акции – это не просто листки бумаги; они представляют собой права, обязанности и право голоса.

Также обратите внимание, что смена владельца всегда требует найма нидерландского нотариуса. Они обновляют реестр акционеров и убеждаются, что все соответствует нидерландскому корпоративному праву. Но что, если передача акций происходит неофициально и никогда не фиксируется? Тогда эта сделка юридически не существует. Спустя годы это может даже превратиться в кошмар. И затем есть правила самого BV: устав. Возможно, они идеально работали, когда вы начинали, но бизнес развивается. Если вы планируете расти, привлекать капитал или менять правила управления, нотариус может скорректировать ваш устав в соответствии с вашей следующей главой. По сути, это означает, что BV не высечено в камне; это живая структура, как мы говорили ранее. Главное – убедиться, что юридические документы соответствуют реальности бизнеса.

Соответствие требованиям при найме сотрудников: трудовое законодательство и начисление заработной платы

Если ваше BV нанимает сотрудников, будь то в Нидерландах или иногда даже за рубежом, соблюдение требований становится необходимостью. Нидерландское трудовое законодательство известно своей защитой работников. Это неплохо; это просто означает, что вам нужно убедиться в наличии правильных документов. Такие вещи, как трудовые договоры, администрирование заработной платы, взносы на социальное страхование, страхование и обязательства по отпускам по болезни, – все это серьезные обязанности. Один забытый платеж или отсутствующий документ может привести к штрафам или спорам, которые быстро истощат вашу энергию. Существуют также правила относительно таких тем, как условия труда, безопасность и отпускные. Даже если вы нанимаете всего одного сотрудника на неполный рабочий день, BV должно соблюдать эти требования. К счастью, вам не нужно изучать каждое правило самостоятельно.

Большинство компаний сразу же передают на аутсорсинг начисление заработной платы и управление персоналом, особенно иностранным BV, потому что это экономит много стресса. И честно? Это позволяет вам сосредоточиться на самой интересной части вашего бизнеса: его росте и достижении максимально возможного успеха. Если вы работаете с фрилансерами вместо сотрудников, внимательно проверьте отношения. Нидерландские власти смотрят на то, как происходит сотрудничество, а не на то, как вы его называете. Если фрилансер ведет себя как сотрудник (фиксированные часы, строгие инструкции, долгосрочная лояльность), могут последовать налоговые корректировки. Быстрая беседа со специалистом по начислению заработной платы перед наймом кого-либо может предотвратить долгие нотации от налоговой инспекции позже. В Нидерландах найм – это увлекательно, если вы делаете это правильно с самого начала.

Самые распространенные ошибки в соблюдении требований

Большинство проблем с соблюдением требований возникают не из-за чьей-то небрежности; они возникают потому, что иностранные директора полагают, что в Нидерландах все происходит автоматически. Например, одна распространенная ошибка – игнорирование сроков годовой отчетности. Даже если BV небольшое или только создается, годовая отчетность должна быть подана вовремя, потому что пропуск этого срока может быстро привести к предупреждениям, штрафам и даже личной ответственности. Еще одна проблема – отношение к BV как к хобби-проекту на начальном этапе: отсутствие надлежащего бухгалтерского учета, отслеживания чеков и четкого разделения личных и деловых расходов. Какое-то время это кажется безвредным, пока налоговая инспекция не пришлет письмо с запросом записей, которые вы не можете предоставить.

Существует также недопонимание относительно изменений. Многие учредители забывают сообщать о новых акционерах, новых адресах или смене директоров. Торгово-промышленная палата Нидерландов не узнает волшебным образом, когда ваша ситуация меняется, поэтому вы должны сообщить им об этом. Если публичные записи не соответствуют реальности, банки и партнеры могут поставить под сомнение легитимность вашего BV. Пробелы в общении с бухгалтерами и поставщиками услуг – еще одна ловушка. Некоторые директора предполагают, что эти другие позаботятся обо всем, но никогда фактически не проверяют прогресс. Всегда помните, что, если что-то пойдет не так, директор остается полностью ответственным, а не третья сторона. Короткая ежемесячная проверка предотвращает большие сюрпризы. И наконец: начисление заработной платы. Наем кого-либо в качестве фрилансера, когда он на самом деле действует как сотрудник, – это быстрый путь к корректировкам заработной платы и штрафам. Нидерландские власти серьезно относятся к этой классификации. Спросите, прежде чем нанимать, и не импровизируйте. Соблюдение требований BV гораздо проще, чем исправление ошибок позже.

Как Intercompany Solutions может помочь вам избежать ошибок

Соблюдение нормативов для Dutch BV , это не только способ избежать проблем, но и защита тех преимуществ, которые изначально привлекли вас к BV: ограниченная ответственность, доверие со стороны партнеров и свобода роста на рынке ЕС. Когда вы внимательно следите за такими обязательствами, как бухгалтерский учет, налоговая отчетность, годовая отчетность, обновления UBO и надлежащая регистрация, ваша компания становится надежной в глазах банков, поставщиков и властей. Комплаенс , это, по сути, другое слово для обозначения уверенности, что означает, что ваша BV находится в хорошем состоянии и готова к любым деловым возможностям, которые вам выпадут.

Конечно, это может показаться сложным, когда вы управляете делами из-за рубежа. Именно поэтому мы помогаем иностранным предпринимателям бесперебойно вести их Dutch BV, не теряясь в правилах или бумажной волоките. Мы берем на себя текущее администрирование: бухгалтерский учет, декларации по НДС, декларации по корпоративному подоходному налогу, расчет заработной платы, если вы нанимаете персонал, и всю коммуникацию с налоговой службой. Если вы продаете товары через границы ЕС, мы занимаемся декларациями OSS или ICP, чтобы все было точно. Мы также помогаем с обновлениями UBO, подачей документов в Торговую палату и поддержанием вашей правовой структуры в целости. Привлекаете нового акционера? Мы координируем нотариальную передачу акций. Нужно назначить нового директора или изменить адрес? Мы обновляем записи, чтобы все оставалось чистым и официальным. Для компаний, торгующих товарами, мы можем запросить номера EORI и даже лицензию Article 23, что означает, что вам не нужно предварительно финансировать импортный НДС, что является огромным преимуществом для денежного потока.

Если государственные порталы вас сбивают с толку (и, поверьте, многих они сбивают), мы организуем E-herkenning, чтобы ваша BV могла безопасно входить в голландские государственные системы. А для Dutch BV, принадлежащих иностранцам, которым нужна местная база, мы предоставляем зарегистрированный бизнес-адрес и секретарскую поддержку для обеспечения бесперебойного общения. Другими словами, вы сосредоточены на ведении бизнеса. Мы гарантируем, что ваша BV соответствует требованиям на каждом этапе, от создания до повседневной деятельности, на протяжении всего роста, реструктуризации и даже закрытия однажды в далеком будущем. Это то спокойствие, которого заслуживает каждый предприниматель. Ваша Dutch BV получает сильного партнера по бэк-офису, а вы получаете свободу строить историю успеха, ради которой вы сюда пришли.

Множество услуг, которые мы можем вам предложить

Intercompany Solutions помогла сотням иностранных предпринимателей из более чем 50 различных стран. Среди наших клиентов как небольшие стартапы из одного человека, так и транснациональные корпорации и все, что между ними. Наши процессы ориентированы на иностранных предпринимателей, и поэтому мы знаем самые практичные способы оказания помощи в регистрации вашей компании. Мы можем помочь с полным пакетом услуг по регистрации компании в Нидерландах, либо сами, либо через доверенных и профессиональных партнеров, с которыми мы тесно сотрудничаем:

Учреждение компании в Нидерландах
Подача заявки на номер VAT или EORI
Подача заявки на иностранные номера VAT
Помощь стартапам
Бухгалтерские услуги
Административные услуги
Секретарские услуги
Юридическая помощь
Расчет заработной платы
Налоговые услуги
Декларации OSS
Декларации о внутриобщинных операциях (ICP)
Получение лицензии Article 23
Получение E-herkenning для вашей компании
Открытие или закрытие G-счетов
Передача акций
Закрытие голландских компаний
Общие бизнес-консультации

Мы постоянно совершенствуем наши стандарты качества, чтобы постоянно предоставлять безупречные услуги.

Как Intercompany Solutions может помочь вам со всеми вопросами, связанными с налогами

Как компания, мы не просто учреждаем голландские компании для иностранцев. Наши услуги простираются гораздо дальше, поскольку наша цель состоит не только в том, чтобы помочь вам с инкорпорацией вашего голландского бизнеса, но и помочь вам бесперебойно вести дела с самого начала. Это включает в себя дополнительные услуги, такие как юридические и налоговые консультации, а также очень специфические услуги, упомянутые выше. Если вам нужна помощь по каким-либо вопросам, связанным с налогами, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам в любое время. Мы можем помочь вам в различных вопросах, от разовых проблем до периодической помощи с налоговыми декларациями и советов об изменениях, которые могут повлиять на ваш бизнес. Просто позвоните нам, и мы поможем вам наилучшим образом.

Запросить бесплатную консультацию

Нужна практическая помощь с расчетом заработной платы в Нидерландах? Наш специализированный бренд по расчету заработной платы ICS Payroll занимается регистрацией налогов на заработную плату, ежемесячными расчетными листками и подачей документов по социальному страхованию для международных работодателей.

Formation time	Dutch BV formation completed in 3 to 5 business days
Process	Fully remote setup with step-by-step guidance
Compliance	Expert support for registration, VAT and compliance
Aftercare	Accounting, tax and legal support included
One partner	All of the above through one trusted formation partner