Обязательство фискального хранения согласно голландскому...

При открытии нидерландского бизнеса вам придется соблюдать все нидерландские законы, регулирующие деловую среду. Одним из таких законов является так называемое налоговое обязательство по хранению документов. По сути, оно гласит, что вы должны архивировать свою деловую документацию в течение определенного количества лет. Почему? Потому что это позволяет Налоговым органам Нидерландов проверять вашу документацию, когда они сочтут это нужным. Обязательство по хранению налоговой документации является юридическим обязательством, применимым ко всем предпринимателям в Нидерландах. Если вы привыкли работать с довольно старыми файлами и способами архивирования своей документации, это может оказаться довольно сложной задачей. Есть даже большая вероятность того, что, не зная об этом, вы не соблюдаете обязательство по хранению.

По сути, налоговое обязательство по хранению документов гласит, что все предприниматели в Нидерландах юридически обязаны хранить документацию своей компании в течение семи лет. Обратите внимание, что для некоторых документов срок хранения составляет семь лет, а для других- десять лет. Документы также должны храниться таким образом, чтобы инспекторы Налоговых органов Нидерландов могли легко проверить документацию в разумные сроки. В этой статье мы расскажем, что налоговое обязательство по хранению документов означает для вашей компании, как вы можете его соблюдать и каких ловушек следует избегать.

Информация о налоговом обязательстве по хранению документов

Как мы уже объясняли выше, все нидерландские владельцы бизнеса имеют юридическое обязательство предоставлять Налоговым органам Нидерландов возможность проверять документацию до семи лет назад. Это относится к основным данным о ваших финансовых расходах и доходах, таким как главная книга, учет запасов, дебиторская и кредиторская задолженность, учет закупок и продаж, а также расчет заработной платы. То есть все деньги, которые поступают и уходят в течение любого конкретного финансового года, который длится с 1 января по 31 декабря. Вы должны помнить, что это означает, что каждый нидерландский предприниматель должен быть в состоянии предоставить все данные за последние семь (или десять) лет во время случайной проверки налоговыми органами. Случайная означает, что они могут прийти без предупреждения, поэтому вы, как правило, всегда должны быть готовы.

Есть много возможных причин для проверки, хотя иногда это просто происходит как общий аудит. Налоговые органы могут просто решить, что вам нужна периодическая проверка, чтобы убедиться, что вы делаете все законно и что ваша документация актуальна. Эти проверки происходят случайно, но не очень часто. В других случаях, как правило, есть четкая причина, по которой налоговые органы решают проверить вас. Например, вы подали отчетность, которую налоговые органы считают подозрительной. Или вы можете подумать о расследовании, которое налоговый инспектор проводит у одного из ваших поставщиков, или делового партнера, или другой вовлеченной третьей стороны. Затем инспектор запрашивает доступ к вашей документации и проверяет, может ли он обнаружить ошибки или нарушения. Вот почему бухгалтеры и аудиторы часто указывают своим клиентам на то, что очень важно вести хорошо разработанную и лаконичную документацию.

Не только потому, что налоговые органы могут прийти и углубиться в вашу документацию, но и из-за других преимуществ, конкретно для вас и вашей компании. Если вы ведете надежную документацию, то это дает вам представление о ваших финансовых показателях. Вы можете в некоторой степени сравнить это с домашней бухгалтерией: вы отслеживаете все поступающие и уходящие деньги. Это означает, что вы точно знаете, где есть проблемы, например, когда вы тратите больше на активы, чем фактически получаете прибыли. Несмотря на то, что вероятность того, что инспектор постучит в вашу дверь, может быть невелика, все же разумно иметь документацию в порядке. Для предпринимателей бухгалтерский учет также является надежным источником данных для принятия обоснованных решений. Это означает, что легче решить, когда инвестировать во что-то новое, в отличие от меньших инвестиций и получения большей прибыли в течение определенного периода времени. Это дает вам общий обзор рентабельности вашей компании, что очень важно, если вы хотите добиться подлинного успеха.

Когда применяется срок хранения 10 лет?

Как мы кратко упоминали выше, обычный срок хранения составляет 7 лет. В некоторых случаях предпринимателям придется хранить информацию и данные на несколько лет дольше, а именно 10 лет. Одна из ситуаций, в которой применяется это продленное обязательство по хранению, - это когда вы владеете или арендуете офисное здание или другой тип коммерческого помещения. Данные о недвижимом имуществе подлежат обязательству по хранению в течение десяти лет, поэтому, если вы владеете какой-либо собственностью через свою компанию, вы подпадаете под более длительный срок хранения. То же самое относится, когда ваша компания предоставляет или участвует в предоставлении услуг радио- и телевещания, электронных услуг и/или телекоммуникационных услуг, а также выбрала так называемую схему OSS (One-Stop-Shop). Имейте в виду, что на самом деле вполне возможно заключать соглашения с налоговыми органами о некоторых правилах или договоренностях, таких как:

Насколько подробной должна быть документация
Способ ведения учета
Хранение данных, отличных от основных, в течение более короткого периода времени

Также ведите и обновляйте, если применимо, учет рабочего времени "основных данных" для ежегодного вычета предпринимательского налога. Это также относится к ведению хорошего учета пробега. Вы должны вести его для использования личного автомобиля в деловых целях, или наоборот: когда вы используете свой служебный автомобиль только в деловых целях и никогда в личных.

Кто именно должен вести документацию?

Один из первых вопросов, который может у вас возникнуть: кто обязан вести администрирование в течение как минимум 7 лет? В действительности, каждый владелец бизнеса обязан это делать. Неважно, насколько крупным или малым является ваш бизнес: это обязательство распространяется на каждого голландского предпринимателя. Вы не только должны вести администрирование, но и вести его таким образом, чтобы налоговые органы могли его проверить. Таким образом, существуют определенные правила и положения, означающие, что ваше администрирование должно быть надлежащим в соответствии с голландским законодательством. Вам необходимо это администрирование для правильной подачи декларации по НДС и декларации внутрисоюзных поставок (ICP), а также для правильного ведения вашего бизнеса. В целом, это означает, что вам необходимо хранить все оригиналы документов, чтобы вы могли предъявить их налоговому инспектору при проверке.

Кто освобожден от ведения полного учета по НДС?

Есть некоторые предприниматели, которым не обязательно вести полный учет по НДС:

Предприниматели, которые поставляют только товары или услуги, освобожденные от НДС
Юридические лица, не являющиеся предпринимателями, но имеющие идентификационный номер НДС

Дополнительные административные обязательства

Вы владеете компанией, торгующей маржинальными товарами? Тогда к вам применяются дополнительные административные обязательства. Что такое маржинальные товары? Маржинальные товары – это, как правило, бывшие в употреблении (подержанные) товары, которые вы приобрели без уплаты НДС. При определенных условиях следующие товары также могут считаться маржинальными:

Искусство
Антиквариат
Предметы коллекционирования, которые вы приобретаете или импортируете с НДС.

Что относится к категории бывших в употреблении товаров?

Бывшие в употреблении товары – это все товары, которые можно использовать снова, независимо от того, были ли они отремонтированы. Обратите внимание, что все товары, которые вы покупаете у частного лица, всегда являются бывшими в употреблении, даже если они никогда не использовались. К бывшим в употреблении товарам также относятся товары, выращенные собственными силами, или, как в случае с лошадьми. При торговле маржинальными товарами вам необходимо вести учет. Это связано с тем, что торговля маржинальными товарами подпадает под общие административные обязательства. Кроме того, к вашему учету маржинальных товаров применяются другие правила. Покупка и продажа маржинальных товаров, конечно, должны быть отражены в ваших записях. Для этих товаров существуют два различных метода достижения этой цели:

Вы рассчитываете НДС на каждый отдельный товар и отслеживаете покупки и продажи по каждому наименованию в вашей бухгалтерии. Налоговые органы называют это индивидуальным методом.
Вы рассчитываете НДС от общей валовой прибыли за декларационный период. Мы называем это методом глобализации.

Оба метода подлежат дополнительным административным обязательствам. Итак, какой метод вы используете? На этот вопрос можно ответить, заявив, что это зависит от типа товаров, какой метод вам разрешено использовать. Метод глобализации является обязательным для следующих товаров:

Транспортные средства, такие как автомобили, мотоциклы, велосипеды, мопеды и караваны
Одежда
Мебель
Книги и журналы
Фото, кино и видеооборудование
Видеокассеты, DVD, музыкальные кассеты, компакт-диски, пластинки и т.д.
Музыкальные инструменты
Бытовые приборы
Электроприборы
Домашние животные
Искусство, антиквариат и предметы коллекционирования (при определенных условиях, как упоминалось ранее)

Метод глобализации также является обязательным для частей, аксессуаров и принадлежностей, используемых в этих товарах, поскольку они являются неотъемлемой частью самих маржинальных товаров. Таким образом, даже если вы установите новую выхлопную трубу на свой подержанный автомобиль, она будет частью маржинального товара (автомобиля).

Товары, не квалифицируемые как маржинальные товары

Вы торгуете другими товарами, кроме маржинальных? То есть ваши товары не квалифицируются как бывшие в употреблении? Тогда вам необходимо применять индивидуальный метод, в отличие от метода глобализации. Метод глобализации позволяет компенсировать отрицательные валовые прибыли положительными валовыми прибылями. Однако это не допускается при индивидуальном методе. В любом случае, вполне возможно обратиться в Налоговую службу Нидерландов с просьбой изменить методы, когда вы считаете, что это будет правильным решением для вас. Только в случае, если вы являетесь аукционистом или посредником, действующим от вашего имени как аукциониста, вы не можете применять метод глобализации. Это может быть связано с тем, что аукционист функционирует как посредник между покупателями и продавцами и, таким образом, не может рассматриваться как владелец предмета. Также вы можете продавать маржинальные товары с НДС. Вы действительно можете выбрать продажу маржинальных товаров с НДС. Вы можете прочитать, что вам нужно делать в вашем администрировании, в разделе Административные последствия при продаже по обычной схеме НДС.

Точные документы, которые необходимо хранить в течение определенного периода времени

Как мы упоминали ранее, вам необходимо хранить все основные данные администрирования вашей компании в течение 7 лет, чтобы налоговые органы могли проверить эти данные. Период в 7 лет начинается, когда истекает текущая стоимость любого товара или услуги. Чтобы объяснить, что означает «текущий» в этом контексте, мы можем использовать пример договора аренды автомобиля. Представьте, что вы арендуете автомобиль на 3 года. Пока договор активен, товар или услуга считаются текущими. Однако с расторжением договора товар или услуга больше не используются в этот момент и, следовательно, квалифицируются как истекшие. То же самое относится к ситуации, когда вы производите окончательный платеж для оплаты чего-либо (полностью). С этого момента вам необходимо хранить данные относительно этого товара или услуги в течение 7 последовательных лет, так как именно тогда начинается период хранения. Конечно, вы хотели бы знать, какие документы и какие данные вам нужно будет архивировать. Основные данные в целом состоят из следующего:

Главную бухгалтерскую книгу
Учет складских запасов
Учет закупок и продаж
Учет дебиторской и кредиторской задолженности
Расчет заработной платы

В дополнение к вышеупомянутым базовым данным, вам необходимо учитывать, что вы также должны хранить все основные данные. Основные данные относятся к таким вопросам, как информация о ваших дебиторах и кредиторах и файлы статей. Обратите внимание, что все изменения в основных данных должны быть отслеживаемыми впоследствии.

Правильный способ хранения счетов-фактур

Важной частью обязанности по хранению является конкретный способ получения и хранения данных. Согласно законодательным положениям, касающимся этого конкретного вопроса, вы должны хранить книги, документы и носители данных, важные для налогообложения, точно так же, как вы их получили. То есть в их первоначальном состоянии, что означает первичную запись исходных данных. Это означает, что полученный в цифровом виде документ также должен храниться в цифровом виде, что поначалу может показаться нелогичным, поскольку физическое хранение данных было нормой так долго. Это больше не применимо. Например, ценовое предложение или счет-фактура, полученные вами по электронной почте, должны быть сохранены в виде цифрового файла, поскольку исходный способ их получения является цифровым. Согласно правилам обязанности по хранению, вы можете хранить это ценовое предложение или счет-фактуру только в цифровом виде.

Еще одна вещь, которую вы должны сделать, это сохранить источник полученного вами файла, помимо сохранения каждого цифрового файла в цифровом виде. Простого сохранения самого счета-фактуры недостаточно, потому что налоговые органы хотят, чтобы вы могли доказать, что после получения счет-фактура не был вами изменен вручную. Таким образом, вы достигаете этого, сохраняя не только сам счет-фактуру, но и электронное письмо, к которому был прикреплен счет-фактура. Это позволяет инспектору видеть, что счет-фактура, сохраненный вами в формате PDF или Word, действительно является тем же, что и первоначально полученный по электронной почте. Данные в информационной системе, так называемые производные данные, должны быть прослеживаемы до исходных данных. Этот аудиторский след является важным условием при цифровом хранении документации. Вам также разрешено запрашивать у клиентов удостоверение личности. Однако, согласно правилам GDPR, не допускается копирование этой формы идентификации и, например, хранение ее в администрации. Это разрешено только в тех случаях, когда это является обязательным, например, при найме сотрудника или когда людям необходимо подтвердить свою личность, чтобы стать подписчиком (некоторых) предлагаемых вами услуг.

Правильный способ ведения физической документации

Счет-фактуру или другой документ, который вы получаете по почте на бумаге и который должен быть сохранен, вы фактически можете оцифровать и хранить в цифровом виде в соответствии с налоговыми органами. То есть, по сути, вы заменяете исходный файл, которым является счет-фактура на бумаге, цифровым файлом. Это называется преобразованием. Но имейте в виду, что в этом сценарии вам также необходимо сохранить исходный файл, как мы упоминали выше, в течение юридически обязательного срока. При оцифровке есть несколько важных факторов, о которых вы должны быть проинформированы. Владельцы бизнеса часто оцифровывают счета-фактуры путем сканирования, фотографирования документов или с помощью инструмента оцифровки, связанного с их бухгалтерской программой, что также называется «сканирование и распознавание». Только благодаря этому последнему способу оцифровки можно оцифровывать счета-фактуры не только проще, но и в соответствии с правильной процедурой.

В брошюре об обязанности по хранению Налоговая служба Нидерландов ссылается на условия, которым должно соответствовать преобразование. Важно, чтобы функции безопасности исходного документа не были утеряны. Это означает, что вы всегда храните бумажные счета-фактуры физически (в бумажной форме) в течение семи лет. Особенно сложно налоговым органам проверить подлинность квитанций, оплаченных наличными. С другой стороны, есть также примеры бухгалтерских фирм, которые заключили соглашения с налоговыми органами по этому поводу. Например, офисы коллективно получили разрешение для всех своих клиентов хранить физические счета-фактуры в цифровом виде, чтобы им больше не приходилось хранить что-либо на бумаге. Вам, как предпринимателю, разумно изучить свои возможности и, возможно, поговорить с налоговыми органами о ваших конкретных пожеланиях. Они часто готовы проявить гибкость и помочь вам определенными способами, если вы будете поддерживать все в чистоте, прозрачности и законности.

Правильный способ хранения цифровых данных

Существует несколько способов правильного хранения цифровых данных. Самое важное условие, конечно, заключается в том, что данные должны храниться в течение 7 (или 10) лет. Вы храните все свои данные и работаете на собственном сервере? Тогда нидерландское налоговое законодательство диктует, что вам необходимо иметь хорошую процедуру резервного копирования, при этом вы также должны выполнять эти резервные копии последовательно. Кроме того, эти резервные копии должны храниться в другом месте, чем место, где находится цифровая администрация. Вы могли бы, например, использовать внешний жесткий диск для этой цели. Также разрешено и возможно выбрать облачное решение для хранения ваших данных. Знаете ли вы, что облачное бухгалтерское программное обеспечение имеет много преимуществ, таких как следующие:

Вы и ваш бухгалтер или аудитор можете получить доступ к данным с любого устройства
Ваши данные хранятся в безопасности и не могут быть утеряны или повреждены в случае сбоя компьютера или другого устройства
Вы можете информировать себя и управлять своей компанией на основе реальных текущих данных
Вы также можете связывать другие программы с бухгалтерским программным обеспечением

Когда вы помните эти правила, вы достаточно уверены в правильном хранении своей цифровой администрации. Ниже мы рассмотрим еще несколько интересных деталей, касающихся цифровой администрации.

Дополнительные условия и требования, касающиеся цифрового хранения файлов и данных

У вас есть данные, хранящиеся на устаревшем оборудовании? Обязательство по хранению также означает, что хранимые данные должны быть доступны. Таким образом, вам нужно будет иметь возможность получить доступ и открыть исходный файл. Это означает, что, например, старое оборудование, которое позволяет получить доступ к данным, должно быть сохранено, если определенные цифровые файлы могут быть доступны только таким образом. Речь идет о старых носителях информации, таких как старая дискета, или более ранняя версия Windows. Кроме того, большинство бухгалтерских программ поддерживают так называемый финансовый аудиторский файл. Аудиторский файл - это выписка из главной книги. Однако обратите внимание, что недостаточно хранить только аудиторский файл, поскольку он не включает все административные записи. Кроме того, помните обо всех электронных средствах связи, таких как ваш календарь, приложения и SMS. Все сообщения по электронной почте, WhatsApp, SMS и даже Facebook должны храниться в той мере, в какой они считаются относящимися к категории "деловая переписка". В случае проверки эта информация должна быть предоставлена в форме, затребованной инспектором. Это правило также распространяется на ведение цифрового календаря.

Подробнее о преобразовании бумажного файла в цифровой или на носитель информации

При определенных условиях вы можете переносить данные с одного носителя информации на другой. Например, сканирование бумажного документа или содержимого CD-ROM на USB-накопитель. Конечно, для этого существуют определенные условия, которые заключаются в следующем:

Преобразование выполнено правильно и полностью
Преобразованные данные доступны в течение всего срока хранения
Вы можете воспроизвести данные и сделать их читаемыми и проверяемыми в разумные сроки

Если вам удастся это реализовать, вы больше не будете обязаны хранить бумажные документы. Так что, если вы сможете выполнить вышеупомянутые условия, вам больше не нужно будет хранить оригинальный документ. Это сэкономит ваше время и пространство, поскольку вам больше не понадобится физическая администрация. Таким образом, по сути, цифровая версия займет место оригинала. В принципе, преобразование возможно для всех документов, за исключением:

Бухгалтерского баланса
Отчета об активах и пассивах
Определенных таможенных документов.

Без физического администрирования вы можете значительно сэкономить офисное пространство и избежать множества лишней работы. Больше не нужно искать в старых архивах или обувных коробках в забитых шкафах. Глядя на цифровое развитие последних 10-20 лет, разумно сделать шаг к полностью цифровому администрированию. Практически невозможно потерять файл, хранящийся в цифровом виде, особенно если вы используете облачное решение. Кроме того, гораздо проще и быстрее искать цифровые файлы. Также помогите своему бухгалтеру. Время от времени общайтесь со своим бухгалтером и старайтесь настроить администрирование таким образом, чтобы оно соответствовало установленным законом требованиям по хранению. Онлайн-бухгалтерские программы не только обеспечивают более контролируемое администрирование. Благодаря хорошо защищенным брандмауэрам и безопасным ключам хорошие онлайн-бухгалтерские программы автоматически сохраняют вашу администрацию в облаке. Вы можете рассматривать это как цифровой сейф в безопасном месте, к которому никто, кроме вас и вашего бухгалтера, не имеет доступа. Или: налоговые органы, когда инспектору нужно проверить ваши книги.

Intercompany Solutions может предоставить вам дополнительную информацию о налоговом обязательстве по хранению

Как вы видите, с налоговым обязательством по хранению связано довольно много. Разумно всегда быть в курсе последних законодательных актов по этому вопросу, чтобы как предприниматель вы знали, что действуете в соответствии со всеми применимыми голландскими законами. Ваш бухгалтер должен информировать вас об этом, а также обо всех вариантах соблюдения этого закона надлежащим и безопасным образом. Если у вас нет бухгалтера и вы не знаете, как соблюдать требования, или, возможно, вы только начали свой бизнес и новичок в таких вопросах: во всех таких случаях вы всегда можете связаться с Intercompany Solutions. Мы можем предоставить вам обширные финансовые и налоговые консультации, включая лучший способ ведения надлежащего администрирования. Мы также можем предложить поддержку и консультации по вопросам уплаты налогов и составления годовой налоговой декларации. Не стесняйтесь обращаться к нам напрямую для получения дополнительной информации.

Источники:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/

Formation time	Dutch BV formation completed in 3 to 5 business days
Process	Fully remote setup with step-by-step guidance
Compliance	Expert support for registration, VAT and compliance
Aftercare	Accounting, tax and legal support included
One partner	All of the above through one trusted formation partner

Обязательство фискального хранения согласно голландскому законодательству