Come costituire una Dutch BV dall'estero: Guida passo dopo passo 2026

Comprendere come costituire una Dutch BV dall'estero inizia con la procedura notarile. I fondatori extra-UE possono generalmente utilizzare la procedura standard a distanza senza recarsi nei Paesi Bassi: rilasciano una procura legalizzata, consentendo a un notaio olandese di stipulare l'atto costitutivo per loro conto. La Camera di Commercio olandese (KVK) illustra la procedura di registrazione della BV. Il notaio esamina inoltre i documenti richiesti e verifica l'identità del fondatore.

Prima di iniziare, è opportuno chiarire quali informazioni fornire, come verrà stipulato l'atto e cosa accade dopo la registrazione. Questa guida illustra le fasi, dalla preparazione dei dati dei soci e della società al completamento della procedura notarile e dell'iscrizione presso la KVK. Spiega inoltre gli adempimenti successivi, tra cui la registrazione UBO, la gestione fiscale e il bilancio d'esercizio. I requisiti possono dipendere dall'assetto proprietario e dalle attività della società, pertanto è consigliabile pianificare la procedura in base a tali elementi.

Punti chiave

Comprendere come costituire una Dutch BV dall'estero e distinguere la titolarità di quote o la carica di amministratore dal vivere o lavorare nei Paesi Bassi.
Seguire la procedura standard a distanza per i fondatori extra-UE, dalla preparazione dei documenti e dal conferimento della procura alla stipula dell'atto notarile e all'iscrizione presso la KVK.
Confrontare una BV con altre forme giuridiche olandesi e individuare quali strutture richiedono l'intervento di un notaio.
Preparare i dati anagrafici essenziali, i dettagli societari e sull'assetto proprietario, tenendo conto delle cifre relative a capitale, diritti di registrazione e imposte per il 2026.
Pianificare gli obblighi relativi a UBO, IVA e deposito annuale. La costituzione può richiedere da 2 a 5 giorni, a seconda della complessità della compagine sociale.

Indice dei contenuti

È possibile costituire una Dutch BV dall'estero? La procedura a distanza spiegata

Sì. Un fondatore straniero può costituire una Dutch BV senza risiedere nei Paesi Bassi, e la procedura standard a distanza per i fondatori extra-UE non richiede viaggi. Una BV, o società a responsabilità limitata di diritto olandese, è una forma giuridica dotata di capitale azionario. Per una panoramica generale delle sue caratteristiche, consultare Dutch BV (Besloten Vennootschap). La costituzione richiede l'intervento di un notaio olandese. In base alla procedura standard a distanza per i fondatori extra-UE, il fondatore sottoscrive una procura legalizzata che autorizza il notaio a stipulare l'atto nei Paesi Bassi.

Occorre valutare non solo se sia possibile costituire la società a distanza, ma anche le attività pianificate dopo la costituzione. La proprietà della società, la gestione amministrativa, la residenza nei Paesi Bassi e l'attività lavorativa svolta in loco costituiscono aspetti distinti. Chiarire questi punti rappresenta un primo passo fondamentale nella pianificazione della costituzione di una Dutch BV dall'estero.

Cosa significa costituire una Dutch BV dall'estero?

Per un fondatore extra-UE che adotta la procedura standard a distanza, "dall'estero" significa completare la costituzione senza recarsi nei Paesi Bassi. Il fondatore fornisce le informazioni e i documenti di identità necessari per le verifiche notarili, quindi firma una procura nel proprio Paese di residenza o permanenza. Il documento deve essere legalizzato per l'uso nella procedura notarile olandese. Il notaio si avvale di tale procura per stipulare l'atto nei Paesi Bassi.

Il processo si articola dalla fase preparatoria e di verifica dell'identità fino alla stipula dell'atto notarile, seguita dall'iscrizione della società nel registro delle imprese e dai relativi adempimenti amministrativi. Trovarsi all'estero non esclude il ruolo del notaio né l'obbligo di fornire informazioni accurate. Le linee guida del governo olandese sulla costituzione di una società a responsabilità limitata illustrano i requisiti formali per l'istituzione della BV.

Quali fondatori devono considerare le norme in materia di residenza e immigrazione?

La costituzione di una BV non conferisce al suo fondatore il permesso di vivere o lavorare nei Paesi Bassi. I cittadini dell'UE, del SEE e svizzeri sono soggetti a norme sul soggiorno diverse rispetto ai cittadini non UE. Le linee guida dell'IND illustrano la posizione in materia di soggiorno per i cittadini dell'UE, del SEE e svizzeri e per coloro che necessitano di un permesso di soggiorno olandese. I requisiti per un fondatore non UE dipendono dalle sue circostanze specifiche e dalle attività previste; la sola titolarità dell'azienda non è determinante.

È importante tenere distinte queste decisioni: la costituzione o il possesso della società è una questione di diritto societario, mentre trasferirsi nei Paesi Bassi o svolgervi un'attività lavorativa può comportare requisiti in materia di immigrazione. Se intendi trasferirti o lavorare nei Paesi Bassi, verifica le norme IND applicabili alla tua nazionalità e situazione prima di organizzare il trasferimento. Se rimani all'estero e gestisci la società da remoto, la costituzione non modifica il tuo status di residenza o di lavoro.

Come funziona la procedura di costituzione a distanza di una Dutch BV tramite notaio

Per i fondatori non UE che utilizzano la procedura standard a distanza, i passaggi prevedono la trasmissione delle informazioni sulla società e sui soci, il completamento delle verifiche d'identità, la sottoscrizione di una procura, la sua legalizzazione ove richiesta e l'invio al notaio olandese. Il notaio provvede quindi a stipulare l'atto costitutivo nei Paesi Bassi. Dopo la firma dell'atto, la BV viene iscritta presso la Camera di Commercio olandese (KVK), operazione a cui seguono le relative registrazioni fiscali.

Si tratta di una procedura notarile, non di una semplice domanda online. Una videochiamata o un controllo digitale dell'identità possono fare parte di una determinata procedura, ma la costituzione digitale a distanza non rappresenta la modalità ordinaria per un fondatore non residente. La procedura standard per soggetti non UE qui descritta prevede l'intervento di un rappresentante autorizzato e la stipula dell'atto da parte del notaio olandese. Le linee guida del governo olandese sulla costituzione di una BV delineano la procedura formale di costituzione.

Come funziona la procedura con procura legalizzata?

La procura autorizza il notaio olandese ad agire per conto del fondatore durante la costituzione, compresa la stipula dell'atto in nome e per conto del fondatore. Il fondatore sottoscrive il documento all'estero e completa i passaggi di legalizzazione previsti. L'applicazione dell'apostille o di un'altra forma di legalizzazione varia a seconda del Paese e del documento. Consulta le linee guida sulla legalizzazione del governo olandese per la giurisdizione di riferimento e segui le istruzioni del notaio in merito al formato e alla trasmissione del documento.

Pianifica questa fase con anticipo. Un documento firmato che non sia stato debitamente legalizzato potrebbe non essere idoneo per l'iter notarile olandese. Con la procedura standard per soggetti non UE, il fondatore non deve viaggiare. Una volta completati i documenti e le verifiche richieste, il notaio può procedere nei Paesi Bassi in forza dei poteri conferiti.

Cosa succede quando il notaio olandese stipula l'atto?

Il notaio formalizza la BV stipulandone l'atto costitutivo, che include lo statuto sociale. L'atto costituisce la società ai sensi del diritto olandese. Segue l'iscrizione presso la KVK; occorre pertanto considerare i tempi tecnici tra la stipula e la comparsa della società nel Registro delle Imprese. L'iscrizione costituisce una fase separata rispetto alla redazione e legalizzazione della procura.

Dopo l'iscrizione, la società potrebbe necessitare di ulteriori registrazioni fiscali, in base alle sue attività e alle sue circostanze specifiche. Conserva l'atto costitutivo, gli estremi di iscrizione e i documenti giustificativi per la gestione amministrativa e gli adempimenti di conformità. Questi passaggi offrono un quadro pratico per la costituzione a distanza, evitando di confondere la gestione documentale con una procedura interamente digitale. Per ricevere supporto sulla documentazione e sull'iter di iscrizione, richiedi informazioni sulla costituzione della tua Dutch BV.

Costituzione a distanza o un'altra forma giuridica: confronto tra le differenze pratiche

La scelta della forma giuridica incide sulle modalità di costituzione di un'attività. Per quanto riguarda le formalità di costituzione, la differenza principale consiste nel fatto che la struttura richieda o meno un atto notarile olandese. Una BV, una NV e una stichting richiedono un notaio. Una eenmanszaak, una VOF, una CV e una maatschap non lo richiedono. La panoramica delle strutture aziendali fornita dal governo olandese offre il contesto necessario per confrontare le forme disponibili.

Come si confronta una BV con le altre forme giuridiche olandesi?

Questo confronto si concentra sull'obbligo di ricorso al notaio e sulla natura generale di ciascuna forma. Non valuta la responsabilità, il regime fiscale o l'adeguatezza, che dipendono dalla struttura e dalle circostanze dell'attività commerciale.

Legal form	General description	Notary required to establish?
BV	Società a responsabilità limitata	Sì
NV	Società per azioni	Sì
Stichting	Fondazione	Sì
Eenmanszaak	Impresa individuale	No
VOF	Società in nome collettivo	No
CV	Società in accomandita semplice	No
Maatschap	Società tra professionisti	No

La tabella evidenzia una differenza pratica essenziale: una BV si costituisce mediante atto notarile, mentre per le altre forme elencate non è richiesto un atto notarile per la costituzione. Questa distinzione, da sola, non basta a stabilire quale struttura sia più adatta alla tua attività. Prima di decidere, valuta le attività previste, gli assetti proprietari e gli obblighi che subentrano dopo l'iscrizione.

È preferibile firmare a distanza o recarsi nei Paesi Bassi?

Per un fondatore non UE che utilizza la procedura standard a distanza, il fondatore firma una procura legalizzata all'estero e autorizza il notaio olandese a stipulare l'atto di costituzione. Il fondatore non deve viaggiare affinché l'atto venga stipulato. La firma di persona è un'altra modalità, ma richiede la presenza del fondatore nei Paesi Bassi per la sottoscrizione. Entrambe le procedure mantengono il ruolo del notaio.

La firma a distanza non elimina la necessità di predisporre le informazioni richieste o di completare le verifiche di identità. La costituzione digitale via video non deve essere considerata l'opzione predefinita per i fondatori non residenti. La procedura applicabile dipende dalle circostanze del fondatore e dalla prassi notarile. Per un fondatore che risiede al di fuori dei Paesi Bassi, la procedura standard con procura per soggetti non UE consente di perfezionare l'atto senza dover viaggiare.

Utilizzi il confronto per distinguere due decisioni: quale forma giuridica corrisponde all'attività e come costituire una Dutch BV dall'estero se viene scelta una BV. Una BV richiede un notaio; la procedura a distanza determina le modalità con cui il fondatore partecipa a tale processo.

Come costituire una Dutch BV dall'estero

Cosa preparare e quali obblighi della Dutch BV seguono la registrazione

La preparazione comporta molto più della semplice raccolta dei documenti di identità. Le informazioni fornite aiutano il notaio a redigere l'atto e a stabilire chi detiene la proprietà e la direzione della società. Offrono inoltre un punto di partenza per organizzare le registrazioni e gli adempimenti di conformità successivi alla costituzione. Utilizzi questa checklist per preparare i dettagli fondamentali prima dell'inizio della procedura notarile.

Quali informazioni e documenti devono preparare i fondatori?

Identificazione: Preparare i documenti di identità richiesti per ciascun fondatore, azionista e amministratore. Il notaio li utilizza per le verifiche di identità.
Dati societari: Scegliere la denominazione sociale proposta e preparare una descrizione chiara delle attività aziendali.
Proprietà e gestione: Indicare chi deterrà le quote, le rispettive percentuali di partecipazione e chi ricoprirà la carica di amministratore. Questi dettagli confluiscono nell'atto e aiutano a identificare gli UBO della società.
Informazioni notarili: Fornire i dettagli necessari per lo statuto sociale e l'atto di costituzione, e rispondere alle richieste di informazioni del notaio.

Per un fondatore non UE che utilizza la procedura a distanza, la procura deve essere legalizzata come prescritto. La forma di legalizzazione può dipendere dal Paese in cui viene firmata. Consulti la guida alla legalizzazione dei documenti del governo olandese e segua le istruzioni del notaio per la giurisdizione di riferimento.

Capitale minimo della BV: 0,01 €. Diritti di iscrizione presso la KVK: 85,15 € (2026, una tantum). I costi di costituzione sono solo una parte della pianificazione; il trattamento fiscale e gli obblighi di dichiarazione proseguono dopo la registrazione.

Quali scadenze di conformità per il 2026 devono pianificare i fondatori?

Integri gli obblighi periodici nei registri e nel calendario della società sin dall'inizio. I requisiti principali includono:

Registrazione UBO: Un UBO è generalmente una persona che detiene in ultima istanza la proprietà o il controllo di oltre il 25% della società. Soglia UBO >25%; variazioni di UBO da comunicare entro 7 giorni. Consulti la guida UBO della KVK per la registrazione e la notifica delle variazioni.
Scritture contabili: Documenti da conservare per 7 anni (10 per i beni immobili). La Belastingdienst fornisce chiarimenti sulla tenuta della contabilità aziendale.
Bilancio d'esercizio: Bilancio depositato presso la KVK entro 12 mesi dalla chiusura dell'esercizio. Consulti la guida al deposito della KVK per la procedura di deposito.

Per il 2026, l'imposta sulle società (CIT) è pari al 19% fino a 200.000 € e al 25,8% per la quota eccedente. Aliquote IVA al 21%/9%/0%; l'aliquota applicabile dipende dai beni o servizi e dall'operazione. L'attribuzione della partita IVA per le entità a proprietà estera richiede in genere 6-8 settimane. Tenga conto di queste tempistiche nella pianificazione operativa. Per indicazioni fiscali, fare riferimento alle informazioni sull'imposta sulle società della Belastingdienst e alla sua guida sull'IVA. La banca di riferimento della Belastingdienst è Rabobank dal 1° maggio 2026.

Una volta definiti i documenti e gli obblighi, è possibile pianificare come costituire una Dutch BV dall'estero e prepararsi alla sua gestione amministrativa ordinaria.

Discuta della costituzione della sua Dutch BV

Completare la costituzione della Dutch BV e pianificare i primi adempimenti di conformità

La costituzione è il punto di partenza legale, non la conclusione del processo di costituzione. Una volta stipulato l'atto e registrata la BV presso la Camera di Commercio olandese (KVK), occorre individuare le registrazioni fiscali applicabili e organizzare l'amministrazione societaria. Valuti questi passaggi nel loro insieme: le attività pianificate dalla BV determinano la sua posizione fiscale, mentre la documentazione delle operazioni costituisce la base per la contabilità e le dichiarazioni.

Cosa succede dopo la registrazione presso la KVK?

Esamini le attività della società per determinare se sia necessaria la registrazione ai fini IVA e quale trattamento IVA si applichi alle sue operazioni. La guida IVA della Belastingdienst illustra le norme applicabili. La registrazione è distinta dalla costituzione, pertanto è opportuno includerla nella pianificazione operativa anziché presumere che sia completata con l'iscrizione presso la KVK.

Imposti le procedure di tenuta contabile non appena la BV inizia a operare. Mantenga le registrazioni ordinate in modo da poter verificare le transazioni e disporre delle informazioni necessarie per le dichiarazioni fiscali e gli altri adempimenti. La costituzione può richiedere 2-5 giorni, a seconda della complessità della compagine sociale, ma tale tempistica non implica che ogni registrazione fiscale o adempimento amministrativo sia completato entro lo stesso arco di tempo.

In che modo Intercompany Solutions può supportare la costituzione?

Intercompany Solutions supporta gli imprenditori stranieri nella costituzione di una Dutch BV, compresa la documentazione legale e la registrazione presso la KVK. Il servizio copre inoltre le richieste di partita IVA e la contabilità e conformità continuative, collegando la costituzione societaria agli adempimenti amministrativi successivi. Le registrazioni richieste dipendono dalle attività e dalle circostanze della BV.

Prima di iniziare, raccogliete le attività previste, i dettagli sull'assetto proprietario e le informazioni sui fondatori. Questi dati forniscono una base pratica per il processo di costituzione e aiutano a identificare i passi successivi per l'amministrazione della società.

Discutete della costituzione della vostra Dutch BV

Preparate i vostri prossimi passi con sicurezza

Prima di procedere, decidete come la BV si inserirà nei vostri piani aziendali. Verificate chi ne deterrà la proprietà e la gestione, quali attività svolgerà e quando dovrà iniziare a operare. Queste decisioni aiutano a organizzare le informazioni richieste per la costituzione e a individuare le attività amministrative da predisporre per il lancio.

Decidete inoltre come saranno gestiti i libri sociali e contabili, la corrispondenza fiscale e gli adempimenti periodici della società. Assegnare le responsabilità fin dall'inizio può chiarire la transizione dalla costituzione alle attività quotidiane, in particolare quando fondatori e soggetti decisori risiedono in paesi diversi. Un piano pratico su come costituire una Dutch BV dall'estero dovrebbe coprire sia la costituzione che la responsabilità per le fasi successive.

Per discutere della struttura proprietaria, delle attività e delle tempistiche della vostra società, contattate Intercompany Solutions.

Un piano chiaro offre un valido punto di partenza per costituire la vostra società e gestirne i passaggi successivi.

Domande frequenti

Un fondatore straniero può essere sia l'unico socio che l'amministratore di una Dutch BV?

Sì. Una persona fisica straniera può generalmente detenere tutte le azioni e ricoprire la carica di amministratore della BV. Si tratta di ruoli distinti: l'azionista detiene le azioni, mentre l'amministratore gestisce e rappresenta la società. La stessa persona può ricoprire entrambi i ruoli. Il notaio necessita di dati precisi per l'atto costitutivo e l'iscrizione societaria. Consultate le linee guida del governo olandese sulla BV per i requisiti di costituzione.

Una Dutch BV ha bisogno di un amministratore residente nei Paesi Bassi?

Una Dutch BV non necessita generalmente di un amministratore residente nei Paesi Bassi. Una persona residente all'estero può operare come amministratore, nel rispetto dei consueti requisiti di nomina e iscrizione. La residenza dell'amministratore è indipendente dalla registrazione olandese della società. Se un amministratore prevede di trasferirsi nei Paesi Bassi o di lavorarvi, valutate la sua posizione in materia di immigrazione separatamente consultando le linee guida di soggiorno dell'IND.

Una Dutch BV necessita di un indirizzo aziendale olandese?

Sì, una BV registrata nei Paesi Bassi necessita di un indirizzo fisico di sede olandese per l'iscrizione nel Registro delle Imprese. Si tratta di un dato ai fini della registrazione societaria, non di un requisito che impone all'azionista o all'amministratore di risiedere nel paese. Mantenete coerenti le informazioni sull'indirizzo tra la registrazione presso la KVK e i registri aziendali, e aggiornate il registro in caso di variazione dell'indirizzo della società. Consultate le linee guida di registrazione della KVK per i requisiti relativi all'indirizzo.

La costituzione di una Dutch BV comporta automaticamente l'obbligo di registrazione ai fini IVA?

No. La costituzione da sola non determina se la BV debba registrarsi ai fini IVA. L'obbligo dipende dalle attività della società e dall'eventuale qualifica di soggetto passivo IVA in base alle norme olandesi. Una BV che svolge attività economiche imponibili potrebbe dover applicare e dichiarare l'IVA, mentre il trattamento delle attività esenti è differente. Verificate le transazioni effettive della società rispetto ai criteri per i soggetti passivi IVA della Belastingdienst.

Un fondatore non UE può possedere una Dutch BV senza un permesso di soggiorno olandese?

Sì. Un fondatore non UE può detenere azioni in una Dutch BV pur risiedendo fuori dai Paesi Bassi; la titolarità in sé non conferisce diritti di soggiorno o di lavoro nei Paesi Bassi. Se pianificate di trasferirvi nel paese o di lavorarvi di persona, verificate con l'IND le regole sui permessi applicabili alla vostra nazionalità e alle vostre attività. Considerate la titolarità della società e i piani per vivere o lavorare nei Paesi Bassi come questioni distinte.

Ultima revisione: ottobre 2026

Formation time	Dutch BV formation completed in 3 to 5 business days
Process	Fully remote setup with step-by-step guidance
Compliance	Expert support for registration, VAT and compliance
Aftercare	Accounting, tax and legal support included
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