Come assumere dipendenti nei Paesi Bassi: Guida 2026

La prima decisione quando si assumono dipendenti nei Paesi Bassi riguarda chi sarà il loro datore di lavoro. Costituire un'entità olandese è un'opzione. Anche il supporto per la gestione paghe o un accordo di Employer of Record (EOR) possono essere rilevanti, a seconda della propria attività e della mansione. È opportuno decidere prima la struttura, in modo da poter individuare quali requisiti in materia di lavoro, gestione paghe e autorizzazione al lavoro verificare.

È comprensibile concentrarsi inizialmente sui permessi per un'assunzione internazionale o sul costo della gestione paghe locale. Tali questioni sono importanti, ma le norme applicabili dipendono da fattori quali la nazionalità del dipendente e la struttura di assunzione adottata. Una pianificazione chiara aiuta a valutare entrambi gli aspetti prima di concordare una data di inizio o i termini del rapporto di lavoro.

Questa guida del 2026 illustra i principali percorsi di assunzione, le modalità di gestione dell'autorizzazione al lavoro e gli obblighi del datore di lavoro da considerare, inclusi contratti, gestione paghe e requisiti sul luogo di lavoro. Definisce inoltre i passaggi pratici successivi e rimanda alle autorità olandesi quali l'IND e l'UWV per i requisiti vigenti. Utilizzatela per individuare il percorso più idoneo e le questioni da risolvere prima dell'assunzione.

Come assumere dipendenti nei Paesi Bassi: scegliere prima il percorso corretto

Iniziate decidendo chi assumerà formalmente il lavoratore. Un'impresa può valutare l'assunzione diretta tramite una società estera, l'assunzione mediante un'entità olandese o un accordo di intermediazione come un Employer of Record (EOR). Il percorso idoneo dipende dalla presenza esistente, dallo status del lavoratore, dalla mansione e dai piani strategici per il mercato olandese.

Distinguete la decisione sul datore di lavoro dall'amministrazione paghe. Un fornitore di servizi paghe può gestire le attività amministrative senza diventare il datore di lavoro del dipendente. In un accordo EOR, il fornitore funge da datore di lavoro contrattuale secondo la struttura concordata, mentre le responsabilità della vostra impresa dipendono dal suo ruolo operativo e dall'accordo contrattuale.

Percorso	Datore di lavoro contrattuale	Amministrazione paghe	Aspetti da valutare prima della scelta
Assunzione diretta da parte di una società estera	La società estera	Gestita dalla società o da un fornitore di servizi amministrativi	Se la configurazione solleva questioni di registrazione, payroll o fiscali nei Paesi Bassi.
Assunzione diretta tramite un'entità olandese	L'entità olandese	Gestita dall'entità o da un fornitore di servizi amministrativi	Se lo stabilimento locale è conforme ai piani aziendali della società.
Accordo di Employer of Record	Il fornitore EOR secondo l'accordo stabilito	Tipicamente gestita dal fornitore come concordato	Le modalità con cui il contratto ripartisce le responsabilità tra il fornitore e la vostra impresa.

Una società estera può assumere direttamente qualcuno nei Paesi Bassi?

Una società estera potrebbe essere in grado di assumere direttamente una persona, ma la risposta dipende dalle sue circostanze legali e operative. Un'entità olandese non è automaticamente richiesta in ogni caso e non si dovrebbe presumere che sia superflua senza aver prima esaminato i fatti. Valuta le possibili implicazioni olandesi in materia di registrazione, buste paga e fiscalità con l'amministrazione fiscale olandese e con consulenti professionali competenti. Se stai valutando uno stabilimento locale, consulta questa guida per avviare un'attività nei Paesi Bassi.

Assunzione diretta, supporto per la gestione paghe o Employer of Record

Con l'assunzione diretta, la tua società rimane il datore di lavoro anche se un fornitore esterno elabora le buste paga. Un EOR diventa invece il datore di lavoro contrattuale in base all'accordo stipulato. Non scegliere tra queste opzioni basandoti esclusivamente sulla comodità amministrativa. Chiarisci chi assume il lavoratore, chi gestisce le buste paga e quali responsabilità rimangono in capo alla tua impresa. Per un confronto più dettagliato delle opzioni di amministrazione delle buste paga, esamina la soluzione proposta e richiedi una consulenza specifica per la tua situazione.

I contratti di lavoro olandesi e gli obblighi del datore di lavoro spiegati

Se prevedi di assumere dipendenti nei Paesi Bassi, definisci chiaramente i termini di assunzione e individua chi sia responsabile per ciascun obbligo del datore di lavoro. Un accordo scritto aiuta entrambe le parti a comprendere l'intesa, ma non esonera dal verificare quali informazioni obbligatorie per legge debbano essere fornite o quali norme di settore si applichino.

Cosa deve prevedere un contratto di lavoro olandese?

Indica la mansione concordata, i compiti, l'orario di lavoro, la retribuzione, la data di inizio, la durata del contratto ed eventuali clausole relative al periodo di prova o al preavviso. Questo è un punto di partenza pratico, non un elenco di controllo legale esaustivo. I datori di lavoro olandesi devono fornire ai dipendenti informazioni scritte sulle condizioni di impiego fondamentali. Verifica i requisiti vigenti nelle linee guida del governo olandese sui contratti di lavoro. Verifica inoltre l'eventuale applicazione di un contratto collettivo di lavoro (CAO), poiché potrebbe stabilire condizioni aggiuntive.

Prima di firmare, verifica che il documento corrisponda all'effettivo accordo lavorativo. Qualora la mansione o l'orario dovessero cambiare, ad esempio, valuta se sia necessario aggiornare il contratto e i dati per le buste paga. Le responsabilità del datore di lavoro possono dipendere anche dalle circostanze personali del dipendente e dai termini concordati.

Quali obblighi relativi a buste paga e oneri sociali devono pianificare i datori di lavoro?

Stabilisci come verrà gestita l'amministrazione delle buste paga e determina quali imposte e contributi previdenziali si applicano. Se la tua impresa è responsabile per le buste paga nei Paesi Bassi, verifica gli obblighi di ritenuta e dichiarazione consultando le linee guida dell'amministrazione fiscale olandese sulle imposte sui salari. Il trattamento esatto può variare in base al datore di lavoro, al dipendente e alla tipologia di accordo.

• Buste paga e previdenza sociale: Conferma chi elabora le buste paga e gestisce le ritenute applicabili e i contributi a carico del datore di lavoro. L'esternalizzazione dell'amministrazione delle buste paga non comporta, di per sé, il trasferimento del rapporto di lavoro.
• Pensione: Verifica se si applica un fondo pensione di settore o un diverso piano pensionistico. I requisiti possono dipendere dal settore del datore di lavoro e dalla qualifica del dipendente. Consulta le linee guida governative sui regimi pensionistici.
• Congedo per malattia: I datori di lavoro hanno generalmente l'obbligo di continuare a corrispondere la retribuzione in caso di malattia del dipendente. Il governo olandese illustra le regole applicabili, inclusi la durata e i requisiti minimi di retribuzione, nelle sue linee guida sull'indennità di malattia.

Questi obblighi non sono identici per ogni assunzione. Verificare il contratto del lavoratore, l'eventuale CAO applicabile e la struttura del datore di lavoro prima di impostare l'elaborazione delle buste paga. Per un esame più approfondito delle opzioni di amministrazione, consultare la panoramica dei servizi di gestione paghe nei Paesi Bassi. Se è necessario valutare in che modo tali obblighi si applicano alla configurazione prevista, è possibile discutere la propria situazione di assunzione con uno specialista.

Permessi di lavoro per l'assunzione di dipendenti stranieri nei Paesi Bassi

L'autorizzazione al lavoro dipende innanzitutto dalla cittadinanza del dipendente. I cittadini dell'UE, dello SEE e della Svizzera generalmente non necessitano di un permesso di lavoro olandese. Per chi non è cittadino di uno di questi paesi, il datore di lavoro deve stabilire quale procedura di autorizzazione si applichi prima che la persona inizi a lavorare. La mansione e le circostanze specifiche del dipendente sono determinanti, pertanto non bisogna dare per scontato che un unico tipo di permesso sia valido per ogni assunzione internazionale.

I cittadini di UE, SEE e Svizzera hanno bisogno di un permesso di lavoro olandese?

Come regola generale, i dipendenti con cittadinanza di un paese dell'UE, dello SEE o della Svizzera possono lavorare nei Paesi Bassi senza un permesso di lavoro. Verificare la cittadinanza del lavoratore e controllare le linee guida vigenti dell'UWV sui permessi di lavoro prima di confermare gli accordi di assunzione. Questa regola generale riguarda l'autorizzazione al lavoro. Non determina se si applichino altri requisiti al dipendente o al datore di lavoro.

Cosa dovrebbero verificare i datori di lavoro prima di assumere un cittadino extra-UE?

Per un cittadino di un paese terzo, ovvero una persona che non ha la cittadinanza di UE, SEE o Svizzera, è necessario individuare i requisiti di autorizzazione al lavoro e al soggiorno applicabili prima dell'inizio dell'attività lavorativa. A seconda dei casi, il datore di lavoro potrebbe dover richiedere un'autorizzazione o soddisfare le condizioni collegate al permesso del dipendente. Consultare le linee guida dell'IND sui permessi di soggiorno per motivi di lavoro e le informazioni aggiornate dell'UWV sui permessi di lavoro, anziché affidarsi a una descrizione generica delle procedure autorizzative.

Seguire questa sequenza operativa prima di concordare una data di inizio:

• Confermare la cittadinanza e lo status attuale. Verificare a quale cittadinanza o status di soggiorno farà riferimento il dipendente, quindi accertarne le implicazioni attraverso le linee guida ufficiali.
• Descrivere la mansione in modo accurato. Le mansioni e le modalità contrattuali possono influire sulla procedura da prendere in considerazione. Assicurarsi che la domanda o le condizioni del permesso corrispondano all'impiego effettivo.
• Verificare a chi spetta intervenire. Verificare se gli adempimenti debbano essere espletati dal datore di lavoro, dal dipendente o da entrambi, e se sia necessaria una domanda o un'approvazione prima dell'inizio del lavoro.
• Mantenere la data di inizio vincolata a condizione. Non considerare la presentazione della domanda come una conferma che l'attività lavorativa possa iniziare. Verificare la decisione ed eventuali condizioni stabilite con l'autorità competente.

Un permesso per migranti altamente qualificati può rappresentare un'opzione per alcune assunzioni di cittadini extra-UE, ma non è una procedura applicabile a tutti i casi. Il datore di lavoro e il dipendente devono soddisfare le condizioni IND applicabili, compresi gli eventuali requisiti relativi allo status del datore di lavoro e alla mansione. Verificare l'idoneità direttamente consultando le linee guida dell'IND per i migranti altamente qualificati prima di fare affidamento su questa procedura.

Per le imprese che intendono assumere dipendenti nei Paesi Bassi, è opportuno documentare la cittadinanza del dipendente, la mansione, la data di inizio proposta e la struttura del datore di lavoro. Successivamente, verificare i requisiti applicabili con l'UWV o l'IND. Ciò contribuisce a distinguere le verifiche relative all'autorizzazione al lavoro dai distinti obblighi contrattuali e di gestione delle buste paga.

Un processo di assunzione pratico: dalla definizione del ruolo alla prima elaborazione paghe

Utilizzare un flusso di lavoro documentato per monitorare decisioni, conferme e adempimenti prima del primo pagamento del dipendente. Assegnare un responsabile a ogni fase, in particolare quando l'entità datrice di lavoro, lo status del candidato o le responsabilità di gestione paghe incidono sugli elementi da verificare.

Cosa dovrebbe preparare un datore di lavoro prima di formulare un'offerta?

Preparare la descrizione del ruolo, i termini proposti, l'entità datrice di lavoro, la cittadinanza del candidato, lo status lavorativo noto e la data di inizio prevista. Utilizzare questi dettagli per individuare gli aspetti che richiedono una conferma da parte dell'autorità competente o di un consulente. Non considerare una domanda presentata o una tempistica di elaborazione presunta come un'approvazione. Verificare tutte le condizioni applicabili prima di confermare la data in cui il lavoro può iniziare.

In che modo i datori di lavoro dovrebbero predisporre l'elaborazione paghe e la gestione continuativa?

Prima del primo pagamento, stabilire chi gestirà l'elaborazione delle buste paga e si occuperà degli adempimenti applicabili. Se si sta valutando un'entità olandese, analizzare congiuntamente la costituzione societaria e la pianificazione del personale. Questa guida alla costituzione di società nei Paesi Bassi illustra il processo di insediamento locale.

1. Definire il ruolo e i termini. Documentare le mansioni, il luogo di lavoro, l'orario, la retribuzione proposta e la tipologia contrattuale. Verificare se l'accordo effettivo solleva questioni di diritto del lavoro o specifiche di settore.
2. Confermare la struttura datrice di lavoro. Registrare quale entità o intermediario sarà il datore di lavoro contrattuale. Se una società estera assume direttamente, valutare se le sue attività comportino obblighi di registrazione, fiscali o di gestione paghe nei Paesi Bassi.
3. Completare le verifiche specifiche sul candidato. Verificare la cittadinanza del candidato e l'attuale status lavorativo. Laddove possa essere richiesta un'autorizzazione, verificare la procedura e le condizioni applicabili con l'IND o l'UWV prima dell'inizio dell'attività lavorativa.
4. Perfezionare i termini scritti. Assicurarsi che il contratto di lavoro rifletta il ruolo e gli accordi tra le parti. Verificare se sia necessario prendere in considerazione un contratto collettivo di lavoro o un regime pensionistico.
5. Predisporre la prima elaborazione paghe. Predisporre le informazioni e le procedure necessarie per il calcolo delle retribuzioni, le ritenute applicabili, la previdenza sociale e qualsiasi gestione pensionistica pertinente. Definire le modalità di registrazione delle assenze e delle variazioni dei dati contrattuali.
6. Conservare la documentazione e riesaminare gli obblighi. Mantenere organizzata la documentazione di lavoro e contabile, assegnando la responsabilità per gli aggiornamenti e gli adempimenti continuativi. Per la documentazione fiscale, lo standard richiesto è: conservazione dei registri per 7 anni (10 per i beni immobili). Verificare i requisiti di conservazione documentale specifici per il proprio caso con l'amministrazione fiscale olandese.

Prima della data di inizio, esaminare il flusso di lavoro per confermare che le responsabilità siano state assegnate, le verifiche obbligatorie siano completate e la gestione paghe sia pronta. Mantenere attivo il processo dopo l'inserimento registrando le variazioni rilevanti e confrontando gli obblighi correnti con le linee guida ufficiali vigenti.

Scegliere una configurazione di assunzione conforme e pianificare i passaggi successivi

La struttura adeguata dipende dalla durata prevista del rapporto di lavoro, dall'intenzione dell'impresa di stabilire una presenza nei Paesi Bassi e dal soggetto preposto alla gestione del personale e all'amministrazione delle paghe. Prima di assumere dipendenti nei Paesi Bassi, verificare chi sarà il datore di lavoro contrattuale. Successivamente, valutare gli obblighi connessi a tale assetto e la situazione specifica del candidato.

Opzione da valutare	Può essere indicata per un'impresa che	Aspetto fondamentale da verificare
Assunzione diretta da parte di una società estera	Dispone di un'entità datrice di lavoro estera e sta valutando un'assunzione nei Paesi Bassi.	L'eventuale applicabilità di obblighi di registrazione, fiscali, di gestione paghe o di altri adempimenti datoriali nei Paesi Bassi.
Assunzione diretta tramite un'entità olandese	Prevede di sviluppare una presenza aziendale continuativa nei Paesi Bassi.	Che l'entità sia pronta ad assumere il lavoratore e a gestire gli obblighi applicabili.
Soluzione con Employer of Record	Sta prendendo in considerazione un intermediario come datore di lavoro contrattuale.	Quali responsabilità competono al fornitore e quali restano a carico della propria impresa.

Il supporto per la gestione paghe costituisce una fattispecie amministrativa distinta: un fornitore può elaborare le paghe senza assumere il ruolo di datore di lavoro contrattuale. Intercompany Solutions offre supporto per la gestione paghe a favore di entità olandesi e datori di lavoro internazionali, unitamente alla costituzione di società Dutch BV e a servizi contabili e fiscali. Esaminare attentamente l'accordo proposto, in particolare in caso di sovrapposizione tra aspetti giuslavoristici, di immigrazione e di fiscalità transfrontaliera. L'autorizzazione al lavoro dipende dalla cittadinanza e dallo status del lavoratore, mentre gli obblighi del datore di lavoro dipendono dalla struttura assuntiva e dalla specifica articolazione del rapporto. Verificare i requisiti vigenti presso le competenti autorità olandesi, tra cui l'IND, l'UWV e l'amministrazione fiscale olandese.

Quali informazioni è opportuno fornire per una consulenza iniziale?

Predisporre un riepilogo sintetico affinché l'opzione proposta possa essere valutata in base ai fatti. Includere:

• Il Paese del datore di lavoro e l'eventuale presenza di un'entità olandese già esistente.
• Il ruolo proposto, la sede di lavoro, la durata prevista e la data di inizio pianificata.
• La cittadinanza del candidato e lo status noto di soggiorno o di lavoro.
• Eventuali accordi di gestione paghe già attivi nei Paesi Bassi e il soggetto attualmente incaricato dell'amministrazione.
• L'eventuale preferenza per un'assunzione diretta o per una soluzione tramite intermediario.

Utilizzate queste informazioni per identificare quali punti necessitano di conferma prima di formulare un'offerta o fissare una data di inizio. Una consulenza iniziale con Intercompany Solutions può aiutarvi a chiarire quali questioni sottoporre a specialisti in materia di buste paga, fiscalità, lavoro o immigrazione, senza presumere che un unico percorso di assunzione sia adatto a ogni caso.

Scegliere il giusto percorso di assunzione e procedere

Un piano di assunzione chiaro inizia con l'individuazione del datore di lavoro contrattuale, per poi verificare i requisiti applicabili a tale struttura e al lavoratore. L'assunzione diretta tramite un'entità estera o olandese e un accordo di intermediazione comportano ciascuno responsabilità diverse. Anche l'autorizzazione al lavoro dipende dalla nazionalità e dallo status del candidato, pertanto è necessario verificare i requisiti pertinenti prima di concordare una data di inizio.

Mentre vi preparate ad assumere dipendenti nei Paesi Bassi, raccogliete i dettagli fondamentali: il Paese della vostra società, il ruolo, la nazionalità del candidato, la data di inizio prevista ed eventuali entità olandesi o accordi di payroll già in essere. Ciò fornisce una base pratica per valutare le questioni relative all'assunzione, all'autorizzazione e all'amministrazione che richiedono ancora una risposta.

Intercompany Solutions ha assistito oltre 1.000 imprenditori stranieri nella costituzione di società. Il suo supporto per il payroll può comprendere contratti di lavoro e l'amministrazione delle buste paga, offrendo un'opzione da valutare per le esigenze di gestione continuativa.

Disponendo dei dati pertinenti, potrete valutare le vostre opzioni e compiere il passo successivo con maggiore chiarezza.

Domande frequenti

Una società estera può assumere dipendenti nei Paesi Bassi senza costituire una Dutch BV?

In alcune situazioni, una società estera può assumere personale nei Paesi Bassi senza costituire una Dutch BV, ma dovrebbe prima valutare se si applicano obblighi di registrazione, di payroll o fiscali olandesi. La risposta dipende dalle attività del datore di lavoro e dallo specifico accordo di lavoro. Consultate la guida sulle imposte sui salari dell'amministrazione tributaria olandese e richiedete una consulenza sui fatti specifici prima di avanzare un'offerta o stabilire una data di inizio.

I cittadini dell'UE hanno bisogno di un permesso di lavoro per lavorare nei Paesi Bassi?

I cittadini dell'UE generalmente non hanno bisogno di un permesso di lavoro olandese. Anche i cittadini del SEE e svizzeri ricevono di norma un trattamento diverso rispetto ai cittadini di Paesi terzi per quanto riguarda l'autorizzazione al lavoro. Verificate la nazionalità del candidato e controllate le linee guida aggiornate dell'UWV sui permessi di lavoro per la situazione specifica. Questa regola generale riguarda l'autorizzazione al lavoro. Essa non risolve gli altri requisiti giuslavoristici, fiscali o di registrazione eventualmente applicabili al dipendente o al datore di lavoro.

I dipendenti non UE hanno bisogno di un permesso di lavoro nei Paesi Bassi?

Alcuni dipendenti non UE necessitano di un'autorizzazione al lavoro prima di iniziare a lavorare nei Paesi Bassi. L'iter richiesto dipende dalle circostanze del dipendente e dalla mansione, pertanto non si deve presumere che una singola tipologia di permesso si applichi a ogni assunzione. I datori di lavoro devono verificare i requisiti e le eventuali condizioni prima di fissare una data di inizio. Consultate la guida per i datori di lavoro dell'UWV e le informazioni sui permessi di soggiorno e di lavoro dell'IND.

Cosa deve includere un contratto di lavoro olandese?

Un contratto di lavoro olandese deve formalizzare i termini concordati tra datore di lavoro e dipendente, compresi il ruolo, la data di inizio, l'orario di lavoro, la retribuzione e la durata del contratto. I datori di lavoro devono inoltre fornire informazioni scritte sulle condizioni di impiego essenziali. I termini applicabili possono dipendere dall'accordo e dall'eventuale applicazione di un contratto collettivo di lavoro. Consultate le linee guida del governo olandese sui contratti di lavoro e assicuratevi che i termini scritti rispecchino l'effettivo rapporto di lavoro.

Chi versa le imposte sui salari quando una società assume un dipendente nei Paesi Bassi?

Il datore di lavoro gestisce generalmente le ritenute fiscali applicabili sulle retribuzioni e versa le imposte sui salari all'amministrazione tributaria olandese. Le imposte e i contributi specifici dipendono dal datore di lavoro, dal dipendente e dalla tipologia contrattuale. Un fornitore di servizi payroll può gestire gli adempimenti amministrativi senza diventare il datore di lavoro. Per un accordo di tipo Employer of Record, occorre chiarire quale parte sia il datore di lavoro contrattuale e come vengano ripartite le funzioni di payroll. Consultate la guida sulle imposte sui salari dell'amministrazione tributaria per i requisiti pertinenti.

Un datore di lavoro internazionale può utilizzare un Employer of Record nei Paesi Bassi?

Un datore di lavoro internazionale può prendere in considerazione una soluzione Employer of Record (EOR), in cui il fornitore funge da datore di lavoro contrattuale del dipendente in base alla struttura concordata. Esaminate il contratto per comprendere le responsabilità di ciascuna parte. Il ricorso a un EOR non risolve automaticamente ogni questione giuslavoristica, fiscale o di autorizzazione al lavoro per l'impresa internazionale. Verificate le implicazioni dell'accordo e controllate i requisiti per i permessi presso l'IND o l'UWV, a seconda dei casi.

Fonti

• ICS Payroll - Servizi di payroll olandesi
• KVK - Registrazione presso il registro delle imprese olandese
• Business.gov.nl - Società a responsabilità limitata (bv)
• Burgerlijk Wetboek Boek 2 (Codice civile olandese, persone giuridiche)
• Rijksoverheid - Fare impresa
• Belastingdienst - Imposte sui salari (loonheffingen)
• UWV - Obblighi del datore di lavoro
• SVB - Previdenza sociale nei Paesi Bassi
• IND - Lavoratori altamente qualificati
• IND - Permesso di soggiorno per start-up
• CGUE, Cadbury Schweppes, C-196/04 (ECLI:EU:C:2006:544)
• Hoge Raad, ECLI:NL:HR:2021:1152
• PwC Worldwide Tax Summaries - Paesi Bassi
• ICLG - Leggi e regolamenti sulla corporate governance, Paesi Bassi