Comment créer une Dutch BV depuis l'étranger : guide étape par étape 2026

Comprendre comment créer une Dutch BV depuis l'étranger commence par la procédure notariale. Les fondateurs non ressortissants de l'UE peuvent généralement recourir à la procédure à distance standard sans se déplacer aux Pays-Bas : ils accordent une procuration légalisée, permettant à un notaire néerlandais de passer l'acte de constitution en leur nom. La Chambre de commerce néerlandaise (KVK) explique le processus d'immatriculation de la BV. Le notaire examine également les documents requis et vérifie l'identité du fondateur.

Avant de commencer, précisez quelles informations fournir, comment l'acte sera reçu et ce qui se passe après l'immatriculation. Ce guide couvre les étapes, de la préparation des informations relatives aux actionnaires et à la société jusqu'à l'achèvement de la procédure notariale et de l'immatriculation auprès de la KVK. Il explique également les obligations consécutives, notamment l'enregistrement des UBO, la gestion fiscale et les comptes annuels. Les exigences peuvent dépendre de l'actionnariat et des activités de la société, il convient donc de planifier le processus en fonction de ces éléments.

Pouvez-vous créer une Dutch BV depuis l'étranger ? La procédure à distance expliquée

Oui. Un fondateur étranger peut constituer une Dutch BV sans résider aux Pays-Bas, et la procédure standard à distance pour les fondateurs non ressortissants de l'UE ne requiert aucun déplacement. Une BV, ou société à responsabilité limitée, est une forme juridique néerlandaise avec actions. Pour une vue d'ensemble de ses caractéristiques, consultez Dutch BV (Besloten Vennootschap). La constitution requiert l'intervention d'un notaire néerlandais. Dans le cadre de la procédure standard à distance pour les fondateurs non ressortissants de l'UE, le fondateur signe une procuration légalisée autorisant le notaire à passer l'acte aux Pays-Bas.

Considérez non seulement la possibilité de créer la société à distance, mais également ce que vous prévoyez d'entreprendre après sa constitution. La détention d'une société, la gestion, la résidence aux Pays-Bas et l'exercice d'une activité professionnelle sur place constituent des sujets distincts. Clarifier ces points représente une première étape utile pour planifier la création d'une Dutch BV depuis l'étranger.

Que signifie créer une Dutch BV depuis l'étranger ?

Pour un fondateur non ressortissant de l'UE recourant à la procédure standard à distance, « depuis l'étranger » signifie mener à bien la constitution sans se déplacer aux Pays-Bas. Le fondateur fournit les informations et les documents d'identité requis pour les vérifications notariales, puis signe une procuration dans son pays de résidence. Ce document doit être légalisé pour être utilisé dans le cadre de la procédure notariale néerlandaise. Le notaire utilise cette habilitation pour passer l'acte aux Pays-Bas.

Le processus progresse de la préparation et des contrôles d'identité jusqu'à l'acte notarié, suivi de l'immatriculation de la société et des démarches administratives associées. Se trouver à l'étranger ne supprime ni le rôle du notaire, ni la nécessité de fournir des informations exactes. Les directives du gouvernement néerlandais relatives à la création d'une société à responsabilité limitée exposent les conditions formelles d'établissement d'une BV.

Quels fondateurs doivent prendre en compte les règles relatives à la résidence et à l'immigration ?

La constitution d'une BV ne confère pas à son fondateur l'autorisation de vivre ou de travailler aux Pays-Bas. Les ressortissants de l'UE, de l'EEE et de la Suisse sont soumis à des règles de séjour différentes de celles des ressortissants non européens. Les directives de l'IND expliquent les conditions de séjour pour les citoyens de l'UE, de l'EEE et de la Suisse et pour les personnes ayant besoin d'un permis de séjour néerlandais. Les exigences applicables à un fondateur non européen dépendent de sa situation personnelle et des activités prévues ; la simple détention de parts de la société ne suffit pas à les déterminer.

Distinguez bien ces démarches : la constitution ou la détention de la société relève du droit des sociétés, tandis que s'installer aux Pays-Bas ou y exercer une activité professionnelle peut impliquer des exigences en matière d'immigration. Si vous prévoyez de vous installer ou de travailler aux Pays-Bas, examinez les règles de l'IND applicables à votre nationalité et à votre situation avant de prendre vos dispositions. Si vous restez à l'étranger et gérez la société à distance, la constitution ne modifie pas votre statut de résidence ou de travail.

Comment fonctionne le processus de constitution à distance d'une Dutch BV par l'intermédiaire d'un notaire

Pour les fondateurs non européens qui recourent à la procédure standard à distance, les étapes consistent à fournir les informations relatives à la société et aux actionnaires, à effectuer les vérifications d'identité, à signer une procuration (Power of Attorney), à la légaliser le cas échéant et à la transmettre au notaire néerlandais. Le notaire passe ensuite l'acte de constitution aux Pays-Bas. Une fois l'acte signé, la BV est immatriculée auprès de la Chambre de commerce néerlandaise (KVK), puis fait l'objet des enregistrements fiscaux applicables.

Il s'agit d'une procédure notariale, et non d'une simple démarche en ligne. Un appel vidéo ou un contrôle d'identité numérique peut faire partie d'une procédure spécifique, mais la constitution numérique par vidéo n'est pas la voie par défaut pour un fondateur non résident. La procédure standard pour les non-ressortissants de l'UE décrite ici fait appel à un représentant autorisé et à la passation de l'acte par le notaire néerlandais. Les directives du gouvernement néerlandais relatives à la constitution d'une BV décrivent la procédure formelle d'établissement.

Comment fonctionne la procédure par procuration (Power of Attorney) légalisée ?

La procuration habilite le notaire néerlandais à agir pour le compte du fondateur lors de la constitution, notamment pour passer l'acte au nom du fondateur. Le fondateur signe le document à l'étranger et accomplit les démarches de légalisation requises. L'application d'une apostille ou d'une autre forme de légalisation dépend du pays et du document. Consultez les directives de légalisation du gouvernement néerlandais pour la juridiction concernée et suivez les instructions du notaire concernant la forme et la transmission du document.

Anticipez cette étape. Un document signé qui n'a pas été légalisé conformément aux exigences peut ne pas être recevable pour la procédure notariale néerlandaise. Le fondateur ne se déplace pas lorsqu'il utilise la procédure standard hors UE. Une fois les documents requis et les vérifications terminés, le notaire peut procéder aux démarches aux Pays-Bas en vertu des pouvoirs conférés.

Que se passe-t-il lorsque le notaire néerlandais passe l'acte ?

Le notaire officialise la BV en passant son acte de constitution, qui inclut les statuts. L'acte établit la société en vertu du droit néerlandais. L'immatriculation auprès de la KVK suit, prévoyez donc un délai entre la signature et l'apparition de la société au registre du commerce. L'immatriculation est une étape distincte de la préparation et de la légalisation de la procuration.

Après l'immatriculation, la société peut devoir effectuer d'autres enregistrements fiscaux, selon ses activités et sa situation. Conservez ensemble l'acte, les coordonnées d'immatriculation et les pièces justificatives pour les tâches administratives et de conformité. Ces étapes fournissent un cadre pratique pour la constitution à distance sans confondre le traitement des documents avec un processus entièrement numérique. Pour obtenir de l'aide concernant la documentation et la séquence d'immatriculation, échangez au sujet de la constitution de votre Dutch BV.

Constitution à distance ou autre forme juridique : comparez les différences pratiques

Le choix de la forme juridique influe sur la manière dont une entreprise est établie. Concernant les formalités de constitution, la distinction clé réside dans le fait que la structure requiert ou non un acte notarié néerlandais. Une BV, une NV et une stichting requièrent un notaire. Une eenmanszaak, une VOF, une CV et une maatschap n'en requièrent pas. L'aperçu des structures d'entreprise du gouvernement néerlandais fournit des éléments de contexte pour comparer les formes disponibles.

Comment la BV se compare-t-elle aux autres formes juridiques néerlandaises ?

Cette comparaison se concentre sur l'exigence d'un notaire et la nature générale de chaque forme. Elle n'évalue pas la responsabilité, la fiscalité ou la pertinence, qui dépendent de la structure et de la situation de l'entreprise.

Forme juridique	Description générale	Notaire requis pour la constitution ?
BV	Société à responsabilité limitée	Oui
NV	Société anonyme	Oui
Stichting	Fondation	Oui
Eenmanszaak	Entreprise individuelle	Non
VOF	Société en nom collectif	Non
CV	Société en commandite	Non
Maatschap	Société civile professionnelle	Non

Le tableau clarifie une différence pratique : une BV est constituée par l'intermédiaire d'un notaire, tandis que les autres formes mentionnées ne requièrent pas d'acte notarié pour leur constitution. Cette distinction ne suffit pas à elle seule pour déterminer la structure qui convient à votre entreprise. Examinez les activités envisagées, la répartition du capital et les obligations applicables après l'immatriculation avant de prendre une décision.

Faut-il signer à distance ou se rendre aux Pays-Bas ?

Pour un fondateur hors UE utilisant la procédure standard à distance, le fondateur signe une procuration légalisée à l'étranger et autorise le notaire néerlandais à passer l'acte de constitution. Le fondateur n'a pas besoin de se déplacer pour que l'acte soit passé. La signature en personne constitue une autre modalité, mais elle exige que le fondateur soit présent aux Pays-Bas pour la signature. Les deux voies maintiennent le rôle du notaire.

La signature à distance ne supprime pas la nécessité de préparer les informations requises ni d'effectuer les contrôles d'identité. La constitution numérique par vidéo ne doit pas être considérée comme l'option par défaut pour les fondateurs non-résidents. La procédure applicable dépend de la situation du fondateur et du processus notarial. Pour un fondateur résidant hors des Pays-Bas, la procédure standard de procuration hors UE permet de finaliser l'acte sans déplacement.

Utilisez la comparaison pour distinguer deux décisions : quelle forme juridique correspond à l'entreprise, et comment créer une Dutch BV depuis l'étranger si une BV est choisie. Une BV nécessite l'intervention d'un notaire ; la procédure à distance détermine la manière dont le fondateur participe à ce processus.

Que préparer et quelles obligations incombent à la Dutch BV après l'immatriculation

La préparation ne se limite pas à rassembler des pièces d'identité. Les informations que vous fournissez aident le notaire à préparer l'acte et à établir qui détient et dirige la société. Elles vous offrent également un point de départ pour organiser les immatriculations et les obligations de conformité après la constitution. Utilisez cette liste de contrôle pour préparer les éléments essentiels avant le début de la procédure notariale.

Quels informations et documents les fondateurs doivent-ils préparer ?

• Identification : Préparez les pièces d'identité demandées pour chaque fondateur, actionnaire et administrateur. Le notaire les utilise pour les contrôles d'identité.
• Informations sur la société : Choisissez un nom de société envisagé et préparez une description claire des activités de l'entreprise.
• Actionnariat et direction : Déterminez qui détiendra des actions, leurs pourcentages de détention et qui exercera les fonctions d'administrateur. Ces éléments alimentent l'acte et aident à identifier les UBO de la société.
• Informations notariales : Fournissez les renseignements nécessaires pour les statuts et l'acte de constitution, et répondez aux demandes d'informations du notaire.

Pour un fondateur hors UE utilisant la procédure à distance, la procuration doit être légalisée conformément aux exigences. La forme de la légalisation peut dépendre du pays dans lequel elle est signée. Consultez les instructions de légalisation des documents du gouvernement néerlandais et suivez les consignes du notaire pour la juridiction concernée.

Capital minimum de la BV : 0,01 €. Frais d'immatriculation à la KVK : 85,15 € (2026, paiement unique). Les frais de constitution ne représentent qu'une partie de la planification ; le traitement fiscal et les obligations déclaratives se poursuivent après l'immatriculation.

Quelles échéances de conformité 2026 les fondateurs doivent-ils anticiper ?

Intégrez les obligations récurrentes dans les registres et le calendrier de la société dès le départ. Les principales exigences comprennent :

• Enregistrement UBO : Un UBO est généralement une personne qui détient ou contrôle en dernier ressort plus de 25 % de la société. Seuil UBO >25 % ; modifications des UBO déclarées sous 7 jours. Consultez les instructions relatives aux UBO de la KVK pour l'enregistrement et la déclaration des modifications.
• Documents comptables : Documents conservés 7 ans (10 ans pour les biens immobiliers). La Belastingdienst précise les règles de tenue des registres commerciaux.
• Comptes annuels : Comptes annuels déposés auprès de la KVK dans les 12 mois suivant la clôture de l'exercice. Consultez les instructions de dépôt de la KVK pour la procédure de dépôt.

Pour 2026, l'impôt sur les sociétés est de 19 % jusqu'à 200 000 € et de 25,8 % au-delà. Taux de TVA : 21 % / 9 % / 0 % ; le taux applicable dépend des biens ou services et de la transaction. L'immatriculation à la TVA pour les entités détenues par des capitaux étrangers prend généralement 6 à 8 semaines. Prévoyez ce délai lors de la planification des opérations. Pour les orientations fiscales, reportez-vous aux informations sur l'impôt sur les sociétés de la Belastingdienst et à ses directives sur la TVA. La banque attitrée de la Belastingdienst est Rabobank depuis le 1er mai 2026.

Une fois les documents et les obligations répertoriés, vous pouvez planifier la création d'une Dutch BV depuis l'étranger et préparer son administration continue.

Finaliser la constitution de votre Dutch BV et planifier les premières démarches de conformité

La constitution est le point de départ juridique, et non l'aboutissement du processus de création. Une fois l'acte passé et la BV immatriculée auprès de la Chambre de commerce néerlandaise (KVK), identifiez les enregistrements fiscaux applicables et organisez l'administration de la société. Envisagez ces étapes de manière globale : les activités prévues de la BV déterminent sa situation fiscale, tandis que les pièces comptables fournissent la base de la comptabilité et des déclarations.

Que se passe-t-il après l'immatriculation à la KVK ?

Examinez les activités de la société pour déterminer si elle doit s'immatriculer à la TVA et quel traitement de TVA s'applique à ses transactions. Les directives relatives à la TVA de la Belastingdienst expliquent les règles applicables. L'immatriculation fiscale étant distincte de la constitution, intégrez-la dans la planification opérationnelle au lieu de présumer qu'elle est finalisée lors de l'inscription à la KVK.

Mettez en place des procédures comptables dès que la BV commence son activité. Veillez à bien organiser les pièces justificatives afin que les transactions puissent être vérifiées et que les informations soient disponibles pour les déclarations fiscales et autres dépôts. La constitution peut prendre de 2 à 5 jours, selon la complexité de l'actionnariat, mais ce délai ne signifie pas que chaque enregistrement fiscal ou tâche administrative soit accompli dans ce même laps de temps.

Comment Intercompany Solutions peut-elle accompagner la constitution ?

Intercompany Solutions accompagne les entrepreneurs étrangers dans la constitution d'une Dutch BV, y compris la documentation juridique et l'enregistrement auprès de la KVK. Le service couvre également les demandes de TVA ainsi que la comptabilité et la conformité courantes, reliant la constitution aux formalités administratives qui suivent. Les enregistrements requis dépendent des activités et de la situation de la BV.

Avant de commencer, rassemblez les activités prévues, les détails relatifs à l'actionnariat et les informations sur les fondateurs. Ces éléments constituent une base pratique pour le processus de constitution et aident à identifier les prochaines étapes de la gestion de l'entreprise.

Préparez vos prochaines étapes en toute confiance

Avant d'aller de l'avant, déterminez comment la BV s'intégrera dans vos projets d'entreprise. Confirmez qui la détiendra et la gérera, quelles activités elle exercera et quand elle devra commencer ses opérations. Ces décisions vous aident à organiser les informations requises pour la constitution et à identifier les démarches administratives à préparer pour le lancement.

Déterminez également la manière dont les registres de la société, la correspondance fiscale et les déclarations périodiques seront gérés. L'attribution précoce des responsabilités permet de clarifier la transition entre la constitution et les opérations quotidiennes, en particulier lorsque les fondateurs et les décideurs sont établis dans des pays différents. Un plan pratique pour la constitution d'une Dutch BV depuis l'étranger doit couvrir à la fois la formation et la responsabilité des étapes ultérieures.

Pour discuter de la structure de détention de votre société, de ses activités et de son calendrier, contactez Intercompany Solutions.

Un plan précis vous offre un point de départ solide pour constituer votre société et gérer les étapes suivantes.

Foire aux questions

Un fondateur étranger peut-il être à la fois l'actionnaire unique et le dirigeant d'une Dutch BV ?

Oui. Une personne physique étrangère peut généralement détenir l'ensemble des actions et exercer les fonctions de dirigeant de la BV. Il s'agit de rôles distincts : l'actionnaire détient les actions, tandis que le dirigeant gère et représente la société. La même personne peut exercer les deux rôles. Le notaire a besoin d'informations précises pour l'acte et l'immatriculation de la société. Consultez les directives du gouvernement néerlandais relatives à la BV pour connaître les conditions de constitution.

Une Dutch BV a-t-elle besoin d'un dirigeant résidant aux Pays-Bas ?

Une Dutch BV n'a généralement pas besoin d'un dirigeant résidant aux Pays-Bas. Une personne résidant à l'étranger peut exercer les fonctions de dirigeant, sous réserve des exigences habituelles de nomination et d'immatriculation. La résidence du dirigeant est distincte de l'immatriculation néerlandaise de la société. Si un dirigeant prévoit de s'installer aux Pays-Bas ou d'y travailler, évaluez sa situation au regard de l'immigration séparément en consultant les directives de l'IND relatives au séjour.

Une Dutch BV a-t-elle besoin d'une adresse professionnelle aux Pays-Bas ?

Oui, une BV immatriculée aux Pays-Bas a besoin d'une adresse physique néerlandaise pour son inscription au registre du commerce. Il s'agit d'une modalité d'immatriculation de la société et non d'une obligation pour l'actionnaire ou le dirigeant de résider dans le pays. Veillez à ce que les informations relatives à l'adresse soient concordantes entre l'immatriculation à la KVK et les registres de la société, et mettez le registre à jour en cas de changement d'adresse de la société. Consultez les directives d'immatriculation de la KVK pour connaître les exigences relatives à l'adresse.

La constitution d'une Dutch BV entraîne-t-elle automatiquement l'obligation de s'immatriculer à la TVA ?

Non. La constitution à elle seule ne détermine pas si la BV doit s'immatriculer à la TVA. Cette obligation dépend des activités de la société et du fait qu'elle ait ou non la qualité d'assujetti à la TVA selon les règles néerlandaises. Une BV exerçant des activités économiques taxables peut être tenue de facturer et de déclarer la TVA, tandis que le traitement des activités exonérées diffère. Comparez les opérations réelles de la société avec les critères d'assujettissement à la TVA de la Belastingdienst.

Un fondateur non ressortissant de l'UE peut-il détenir une Dutch BV sans titre de séjour néerlandais ?

Oui. Un fondateur non ressortissant de l'UE peut détenir des actions dans une Dutch BV tout en résidant en dehors des Pays-Bas ; la détention d'actions ne confère pas en soi de droit de séjour ou de travail aux Pays-Bas. Si vous prévoyez de vous installer dans le pays ou d'y travailler en personne, vérifiez auprès de l'IND les règles relatives aux titres de séjour applicables à votre nationalité et à vos activités. Considérez la détention de la société et les projets de résidence ou de travail aux Pays-Bas comme deux aspects distincts.

Dernière révision : octobre 2026

Sources

• KVK - Inscription au registre du commerce néerlandais
• Business.gov.nl - Société à responsabilité limitée (bv)
• Burgerlijk Wetboek Boek 2 (Code civil néerlandais, personnes morales)
• Rijksoverheid - Ondernemen
• Belastingdienst - Taux de l'impôt sur les sociétés
• Belastingdienst - TVA (BTW) pour les entrepreneurs
• Commission européenne - Règles et taux de TVA
• IND - Migrant hautement qualifié
• IND - Titre de séjour start-up
• CJUE, Cadbury Schweppes, C-196/04 (ECLI:EU:C:2006:544)
• Hoge Raad, ECLI:NL:HR:2021:1152
• PwC Worldwide Tax Summaries - Pays-Bas
• ICLG - Lois et réglementations sur la gouvernance d'entreprise, Pays-Bas